Funções de uma administradora de condomínio: veja as principais atribuições

por Denys Hupel | mar 8, 2019 | Síndicos

Administração condominial é um assunto que rende muitas dúvidas. Quais as funções de uma administradora de condomínio? Que papel a prestadora de serviço exerce dentro da gestão? Quanto cobra uma administradora de condomínio? Essas e muitas outras perguntas fazem síndicos de todo o país refletirem se realmente vale a pena contratar o serviço desse tipo de empresa
Com esta publicação, entenda quais são as funções de uma administradora de condomínio:

Responsabilidades da administradora de condomínio

Para começar, precisamos determinar quais são as principais funções de uma administradora de condomínio. Em síntese as responsabilidades da administradora de condomínios consistem em cuidar da gestão financeira, de recursos humanos, jurídica e administrativa do condomínio
A seguir, vamos abordar cada uma dessas áreas de atuação:

Funções de uma administradora de condomínio na gestão financeira

A gestão financeira do condomínio é um dos principais motivos que levam condomínios a contratar ajuda especializada
Na parte das finanças, as principais funções de uma administradora de condomínio são:

• • Gerenciar o fundo de reserva do condomínio;
  • Cuidar das contas a pagar;
  • Elaborar os demonstrativos de receitas e despesas;
  • Fornecer assessoria na prestação de contas e previsão orçamentária;
  • Fazer o controle da inadimplência no condomínio, realizando cobranças e desenvolvendo relatórios;
  • Administrar a conta pool, caso o condomínio opte por essa modalidade de serviço

Funções de uma administradora de condomínio na gestão de recursos humanos

A gestão de recursos humanos é parte imprescindível na administração condominial. E não há condomínio que sobreviva sem uma boa equipe profissionais qualificados ou com problemas nas obrigações trabalhistas
As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos recursos humanos são:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários
• Desenvolver e armazenar contratos de trabalho
• Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;

As administradoras poderão ficar responsáveis pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários. Porém, essas atividades são tidas como adicionais e, por isso, aumentam o valor do contrato de acordo com as necessidades do condomínio

Funções de uma administradora de condomínio na gestão jurídica

No âmbito jurídico, a principal função de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico. Nesse quesito, a empresa administradora deve oferecer suporte jurídico em casos de inadimplência
Por exemplo, a administradora possui todo o conhecimento e pessoal necessário para entrar com uma cobrança judicial de condomínio rapidamente, antes que o problema tome maiores proporções

Funções de uma administradora de condomínio na gestão administrativa

Por fim, uma das principais funções de uma administradora de condomínio está relacionada ao lado burocrático da vida em condomínio. Faz parte da gestão administrativa oferecida pela empresa:

• Emitir e enviar boletos para o pagamento da taxa condominial
• Organizar os documentos do condomínio
• Organizar a pasta de prestação de contas
• Cumprir as obrigações fiscais e contábeis do condomínio.

Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio

Uma solução alternativa para resolver problemas na administração condominial é contratar um administrador de condomínio. Esse tipo de profissional autônomo realiza as mesmas funções de uma administradora do condomínio. Porém, por um preço geralmente mais em conta
Dessa forma, muitas pessoas ficam na dúvida sobre qual a diferença entre síndico e administrador de condomínio. Compreenda quais são as funções de cada prestador de serviço:

Funções do síndico

Em resumo, o síndico é o encarregado pela gestão do condomínio no dia a dia. Essas atribuições são determinadas pelo Art. 1.348 do novo Código Civil brasileiro, instaurado em 2002. Saiba quais são elas:

• Organizar e convocar reuniões de assembleia geral
• Ser representante do condomínio e atuar como porta-voz dos interesses dos condôminos
• Cumprir e garantir que sejam cumpridas as normas da legislação interna do condomínio
• Zelar pela conservação das áreas comuns
• Realizar os serviços de manutenção no empreendimento
• Fazer a prestação de contas anualmente e sempre que requisitada
• Elaborar a previsão orçamentária uma vez por ano

Conforme à lei, o síndico é o principal responsável pelo condomínio. Isso significa que o gestor tem responsabilidade civil e criminal. Logo, ele pode responder judicialmente por problemas que ocorrerem ao longo de seu mandato
No entanto, isso não quer dizer que a culpa jogada apenas no síndico. O prestador de serviço também pode ser responsabilizado judicialmente pelos erros caso seja comprovado negligência ou má fé da sua parte. O termo utilizado para definir isso é responsabilidade solidária entre condomínio e administradora e que garante que ambas as partes terão de responder civil ou criminalmente se houver má administração

Funções do administrador de condomínio

Enfim, vamos ressaltar quais são as atribuições de um administrador do condomínio. Resumidamente, esse profissional cuida exclusivamente da parte administrativa e burocrática bem como as funções de uma administradora de condomínio
Confira a relação de funções de um administrador de condomínio:

• Gerenciar a conta corrente, inclusive o fundo de reserva
• Montar balancetes e demonstrativos de receitas e despesas
• Organizar os documentos e a pasta de prestação de contas
• Pagar as despesas mensais do condomínio
• Emitir os boletos para o pagamento da taxa condominial
• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio, além dos contratos de trabalho
• Gerenciar todas as obrigações fiscais e contábeis do condomínio
• Assessorar o síndico em questões judiciais, contábeis, financeiras e trabalhistas

Além disso, uma grande diferença entre o trabalho do síndico e do administrador condominial está na remuneração. Enquanto que o cargo do síndico pode ser ocupado por um morador do condomínio, o administrador de condomínio recebe salário, obrigatoriamente
Para finalizar, é importante falar também sobre as funções de auxiliar administrativo de condomínio. Apesar de parecer similar, as atribuições desse profissional são de nível mais prático, como:

• Escrever cartas de advertências ou multas
• Auxiliar em reuniões de assembleias gerais
• Organizar documentos administrativos, contas e contratos
• Redigir comunicados ou circulares
• Organizar a reserva de áreas comuns, como salão de festas

Dessa forma, os auxiliares administrativos de condomínio devem estar abaixo do síndico e do administrador de condomínio, como uma espécie de ajudante

Benefícios da administradora para o condomínio

Antes de fechar contrato com a primeira empresa que você encontrar, existem coisas que os síndicos devem analisar, uma vez que nem todos os condomínios precisam de mão de obra externa para ajudar na administração. E, em uma época de crise, é importante realizar apenas gastos necessários
Saiba quais são as vantagens e desvantagens de contratar uma administradora para o condomínio:

Vantagens da contratação da administradora de condomínio

Alguns benefícios de contar com as funções de uma administradora de condomínio são:

• Melhor controle da inadimplência
• Síndico tem mais tempo para focar em outras demandas
• Contar com o auxílio especializado em questões contábeis, jurídicas e burocráticas
• Receber reduções nas taxas bancárias, visto que administradoras conseguem fazer acordos melhores com bancos
• Possível redução de despesas e diminuição do preço da taxa condominial.

Desvantagens da contratação da administradora de condomínio

Por outro lado, o síndico deve ter conhecimento sobre alguns pontos sobre o serviço da administradora de condomínio:

• Gasto mensal para o condomínio
• O síndico perde o controle total sobre as finanças e as contas bancárias do condomínio, principalmente quando se utiliza conta pool
• Como todos os processos são realizados pela empresa, a burocracia pode se tornar um empecilho no dia a dia do condomínio
• Nem sempre há transparência quanto às taxas cobradas pela administradora
• Condomínio pode sofrer com fraudes, desvios de dinheiro e outros tipos de irregularidades
• As ações são realizadas de forma manual, o que pode resultar em problemas e erros

Se contratar uma administradora não é prioridade para o condomínio que você gerencia, uma dica é fazer a autoadministração. Dessa maneira, o síndico e o conselho fiscal ficam responsáveis por realizar as funções de uma administradora de condomínio. Nessas situações, é essencial contar com aparelhos que facilitam o trabalho, como softwares de gestão condominial

Gestão do síndico: Como fazer, Riscos, Prazo e Reeleição

por Denys Hupel | fev 25, 2019 | Síndicos

Apesar de cada vez mais pessoas morarem em condomínios, ainda existem muitas dúvidas sobre como funciona a gestão do síndico. Seja pela falta de regulamentação ou pela carência de conhecimento em legislação, nem sempre as atribuições do síndico ficam claras para quem está assumindo o cargo.
Pensando nisso, resolvemos elaborar esta publicação para explicar como é feita a gestão do síndico, quais são os seus benefícios e riscos, além de explicar como funciona a reeleição e remuneração de síndico. Acompanhe este artigo para aprender sobre todas estas questões e muito mais!
Aqui você vai aprender sobre:

Gestão do síndico: como fazer?

Rolou a eleição do condomínio e você foi eleito o novo síndico. E agora? Quando se assume o papel de síndico do condomínio, é necessário estar preparado para lidar com uma série de detalhes e atividades que precisam ser realizadas com excelência.
Para início de conversa, é importante ressaltar qual o papel do síndico e o que este profissional faz. Em resumo, o síndico é o responsável pela administração do condomínio, seja ele residencial, comercial ou misto. É dever dele manter a saúde financeira e contábil do condomínio, bem como garantir a harmonia da vida em comunidade.
Conforme estabelece o Art. 1348 do Código Civil, o síndico é o responsável legal pelo condomínio e possui uma série de atribuições, como:

• Convocar reuniões de assembleia;
• Representar o condomínio ativa e passivamente;
• Agir como porta-voz dos interesses dos condôminos;
• Cumprir e fazer cumprir as normas internas do condomínio e as deliberações da assembleia;
• Garantir a conservação e a segurança das áreas comuns;
• Elaborar a prestação de contas do condomínio e o orçamento da receita e despesa relativa a cada ano;
• Realizar o seguro da edificação;
• Notificar os condôminos sobre a existência de processos judiciais ou administrativos de interesse do condomínio.

Todas essas funções estão listadas Lei 10406/02, no Capítulo Do Condomínio Edilício. Por conter todas as normas relacionadas à atuação do síndico, esta parte do Código Civil pode ser considerada uma espécie de Lei do Síndico.
Agora que você já compreende o básico sobre as atribuições do síndico, vamos abordar alguns temas que causam dúvidas frequentes quando o assunto é gestão do síndico.
Remuneração de síndico
A legislação brasileira não determina a exigência do pagamento de salário ou ajuda de custo ao síndico. Nesse sentido, o que determina se o síndico recebe ou não algum tipo de remuneração ou recompensa é a convenção do condomínio.

Síndico tem PIS e demais benefícios?
Mesmo que o síndico receba remuneração, ele não é considerado um funcionário do condomínio e, portanto, não recebe os benefícios resguardados aos trabalhadores com carteira assinada. Logo, o síndico não tem direito a PIS.

Riscos que o síndico corre durante a gestão

Ao mesmo tempo em que o Art. 1348 determina que o síndico é o responsável legal pelo condomínio, a legislação também deixa claro que o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente por erros e crimes cometidos durante a sua gestão.
Os processos mais comuns contra síndicos são por casos de:

• Crimes contra a honra (calúnia, difamação, injúria);
• Prejuízo aos condôminos ou a terceiros;
• Apropriação indébita de fundos do condomínio;
• Apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários;
• Exposição de condôminos inadimplentes (danos morais);
• Realização de obras sem a devida autorização da assembleia, quando necessária;
• Acidentes com funcionários em horário de trabalho;
• Negligência na manutenção do condomínio e de equipamentos;
• Omissão de informações;
• Ausência de fiscalização do trabalho realizado por administradoras condominiais.

Saiba mais:
Processo contra o síndico: ações mais comuns e direitos do gestor
Salário de síndico? Lei, tributação e obrigações do condomínio

Plano de gestão síndico

No início, a gestão do síndico pode parecer confusa, especialmente para quem está começando a carreira agora. Mas não se preocupe! É normal se sentir assim no começo, ainda mais quando não há uma organização.
Para resolver esse problema, uma ótima saída é montar um plano de gestão. Esse documento auxilia no planejamento das tarefas que envolvem o trabalho do síndico e facilita a visualização das demandas que são prioridades no dia a dia.
Para isto, você pode utilizar uma Planilha de Controle do Condomínio com todas as atividades  que você não pode esquecer. Ao montar o seu plano de gestão do síndico, divida-o em três categorias: gestão administrativa, gestão financeira e gestão de infraestrutura.

Gestão administrativa

Neste item, deve-se listar todas as atividades administrativas que o síndico tem de realizar. Alguns exemplos são:

• Organizar e realizar as reuniões de assembleia;
• Coordenar o trabalho dos funcionários do condomínio;
• Resguardar as normas da convenção e do regimento interno;
• Aplicar advertências e multas;
• Manter os condôminos informados sobre o andamento dos processos judiciais existentes;
• Organizar os documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;
• Garantir que o condomínio esteja com seguro e AVCB em dia.

Gestão financeira

No quesito gestão financeira, o síndico deve anotar todas as demandas financeiras do empreendimento, desde conferência de extratos bancários até a contabilidade do condomínio.
Além disso, fazem parte da gestão financeira:

• Pagamento das contas mensais do condomínio (água, energia elétrica, gás, etc);
• Pagamento de reformas, manutenções e serviços contratados;
• Folha de pagamento dos funcionários;
• Gerar boletos da taxa condominial;
• Realizar cobranças judiciais de taxas condominiais em atraso;
• Arcar com todas as obrigações contábeis e previdenciárias;
• Elaboração do demonstrativo financeiro do condomínio;
• Fiscalização da inadimplência no condomínio;
• Administrar o fundo de reserva;
• Gerenciar investimentos e aplicações realizadas pelo condomínio;
• Realizar auditorias frequentes nas contas condominiais.

Gestão de infraestrutura

Parte importantíssima do trabalho do síndico, a gestão de infraestrutura do condomínio deve estar dentro do planejamento da sua gestão. Somente assim é possível saber quais são as obras e reformas que ficaram pendentes durante a gestão do síndico anterior e providenciar verba suficiente para bancá-las.
Para não se esquecer de nenhuma manutenção importante, confira os seguintes artigos:

• Manutenção do condomínio: 7 coisas que você não pode esquecer
• Manutenção preventiva predial online no TownSq
• Manutenção de para-raios: como funciona e qual é sua importância?
• Manutenção e economia de elevadores em condomínios: mitos e verdades
• Piscina do condomínio: cuidados na hora de fazer a manutenção

Papel da administradora durante a gestão do síndico

Mais do que uma prestadora de serviços, a administradora deve exercer o papel de aliada do síndico. Em outras palavras, pode-se dizer que a relação entre a administradora e o síndico se resume em parceria, visto que ambos trabalham em conjunto pelo bom funcionamento do condomínio.
Quando o condomínio conta com os serviços de uma administradora, a gestão do síndico passa a ter caráter de gerenciamento e fiscalização. Ou seja, o síndico se torna o responsável por repassar as demandas dos moradores para a empresa e também fiscalizar se a administração condominial está sendo feita corretamente.
Por causa disso, é necessário que exista confiança entre as duas partes, especialmente porque o síndico sempre será o responsável legal pelo condomínio. Logo, uma falha ou fraude realizada pela empresa durante a gestão condominial pode gerar graves problemas para o síndico.

Saiba mais:
Responsabilidade síndico e administradora: entenda as diferenças
Administradora de condomínios: informações que todo o síndico deve saber
Funções de uma administradora de condomínio: veja as principais atribuições

Gestão do síndico: o que o síndico não pode fazer

Muitas vezes ficamos sabendo sobre algum síndico que se acha o “dono do condomínio” ou ouvimos reclamações de moradores que insistem que o síndico está pegando no pé deles. Para evitar esse tipo de queixa, é imprescindível que se entenda o que o síndico não pode fazer de maneira nenhuma durante a sua gestão.
Para simplificar, preparamos uma lista com todas as coisas que o síndico não pode fazer. Confira:

• • Desobedecer às regras do condomínio: é obrigação do síndico respeitar as diretrizes da convenção e do regimento interno do condomínio, bem como fiscalizar se os moradores também estão seguindo-as.
  • Invadir a privacidade dos moradores: o síndico não pode entrar em uma unidade ou abrir correspondências sem a permissão do condômino. Esta prática é considerada ilegal e pode trazer sérios problemas ao gestor. Se houver uma emergência como vazamento de gás ou água, é recomendável entrar em contato com um advogado ou especialista antes de fazer qualquer coisa.
  • Proibir a entrada de visitantes: se a visita foi autorizada por um morador, o síndico não possui o direito de proibir a entrada de alguém no condomínio. Essa medida só é legal quando a convenção garante este direito ao síndico.
  • Não prestar contas aos condôminos: o Código Civil determina que o síndico deve realizar a prestação de contas ao menos uma vez a cada doze meses e sempre quando exigido.
  • Multar sem provas: todas as multas dadas pelo síndico precisam ser munidas de provas que comprovem a infração, além de serem aplicadas conforme o indicado pela convenção do condomínio.
  • Não respeitar o quórum das votações em assembleia: além de antiético, esta prática pode levar à impugnação de uma reunião de condomínio.
  • Ser parcial na mediação de conflitos: o síndico não deve tomar lados ao lidar com conflitos entre vizinhos.
  • Expor inadimplentes: o condomínio não pode divulgar os nomes nem expor os moradores devedores.
  • Ignorar solicitações: é tarefa do síndico ouvir as perguntas e pedidos dos moradores e funcionários e buscar resolver os problemas que fazem parte de sua alçada.
  • Contratar obras voluptuárias sem aval da assembleia: é proibida a realização de reformas no condomínio que tem como foco a estética ou lazer sem a aprovação aprovadas por dois terços dos condôminos.
  • Não entregar documentos ao final da gestão: ao final da gestão do síndico, é seu dever entregar ao síndico eleito todos os documentos referentes ao condomínio.
  • Não comunicar sobre ações judiciais contra o condomínio: conforme o Código Civil, o síndico tem de notificar os condôminos sobre problemas judiciais que envolvam o condomínio.
  • Não realizar a contratação do seguro condominial: é obrigação do síndico contratar um seguro para o condomínio.

Se você é condômino ou morador e não sabe onde reclamar do síndico do seu condomínio, entre em contato com o conselho condominial ou com a empresa administradora. Dependendo do caso, é possível entrar com um processo na justiça ou até mesmo criar um abaixo-assinado para a destituição do síndico. Porém, recomendamos que a sua primeira opção sempre deve ser uma conversa amigável com o síndico para explicar quais são os problemas que você está percebendo na gestão dele.

Saiba mais:
Guia do Síndico: o que o síndico faz e o que não pode fazer?
Responsabilidades do síndico: conheça todas as funções e obrigações

Reeleição e prazo da gestão do síndico

Quantas vezes o síndico pode ser reeleito?

De acordo com o Art. 1347, a gestão do síndico não pode ultrapassar o período de dois anos. No entanto, o gestor, seja ele morador ou síndico profissional, tem o direito de se candidatar novamente desde que a convenção do condomínio autorize. A eleição do síndico deve ser resguardada pelas regras estabelecidas pelo Código Civil e pelas normas internas do condomínio.
Para se reeleger síndico do condomínio, é necessário convocar uma reunião de assembleia específica para a eleição e receber os votos da maioria dos condôminos presentes.

Saiba mais:
Destituição de Síndico: como pode ser feita
Inquilino pode ser síndico? Saiba de uma vez por todas como isso funciona

2 curiosidades sobre o papel do síndico

Para fechar com chave de ouro esse super guia sobre gestão do síndico, separamos 2 curiosidades muito comuns sobre o papel do síndico:

O que é preciso para ser síndico?

Não existem características obrigatórias para tornar-se síndico. Contudo, para ser um bom síndico é necessário conhecer sobre a legislação, ter um conhecimento profundo sobre o condomínio e todas suas instalações, noções de finanças e bons antecedentes.

Qual o papel de um síndico de condomínio?

De acordo com o Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembléia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.

Enfim, aprender a atuar como síndico é algo que leva tempo e prática. Problemas podem aparecer ao longo da sua gestão, mas você pode ter certeza de que a trajetória será muito vantajosa.

Como fazer gestão condominial? Função do síndico e da administradora

por Denys Hupel | fev 20, 2019 | Síndicos

Quando se fala em gestão condominial, é bem normal que surjam algumas dúvidas sobre quais são as funções do síndico e da administradora. Além disso, é natural que muitos síndicos de primeira viagem tenham dificuldade em visualizar todo o escopo do que envolve o trabalho como gestor de condomínio ou como montar um plano de gestão condominial adequado.
Pensando nisto, preparamos este artigo sobre gestão condominial com as questões mais frequentes sobre o assunto. Se quiser, você pode utilizar este conteúdo como uma introdução à sua experiência na área, antes de fazer o nosso curso de gestão condominial, combinado? Pois vamos lá!
Você vai aprender sobre:

Mas, como fazer gestão condominial?

Que atire a primeira pedra o síndico que nunca se perguntou: como fazer a gestão do condomínio? De fato a gestão condominial é um assunto repleto de detalhes, portanto é comum que apareçam algumas dúvidas durante o processo. Vamos começar falando sobre os tipos de gestão condominial utilizados no país:

Tipos de gestão condominial

Para início de conversa, precisamos compreender quais são os tipos de gestão de condomínio que existem e quais são as particularidades de cada um.
Autogestão de condomínio: quando a administração do condomínio é realizada pelo síndico. Nesta situação, o gestor realiza todas as tarefas sozinho, desde as operacionais e burocráticas até as trabalhistas, contábeis, etc.
Autogestão assistida: neste tipo de gestão condominial ainda é o síndico quem realiza todas as tarefas da administração do condomínio, mas desta vez ele conta com uma equipe que lhe dá suporte. Essa ajuda pode vir do conselho fiscal ou de profissionais de diversas áreas que auxiliam em questões pontuais da vida administrativa.
Co-gestão de condomínio: diferente da autogestão assistida, a co-gestão é caracterizada por um serviço fixo prestado por uma empresa ao condomínio. Nesse caso, ainda é o síndico quem cuida da administração condominial, mas certas questões burocráticas são gerenciadas exclusivamente por uma prestadora de serviços, geralmente uma administradora ou escritório de contabilidade.
Gestão terceirizada para condomínio: como o próprio nome já diz, a gestão terceirizada para condomínio acontece quando o síndico e os conselheiros optam por eleger uma terceira pessoa (jurídica ou física) para realizar a administração condominial. As opções mais comuns são contratar um síndico profissional, uma administradora de condomínios ou um administrador de condomínios.
Gestão com empresa administradora: neste tipo de gestão condominial, toda a administração do empreendimento é repassada para uma boa administradora de condomínio. É a prestadora de serviços que, nesse caso, arca com todas as tarefas administrativas, desde a contabilidade, manutenção, recursos humanos, cobrança das taxas de condomínio, fiscalização da inadimplência e muito mais.

Gestão de condomínios corporativos

Para realizar uma máxima gestão condominial de condomínios corporativos é preciso prestar atenção em alguns pontos, como:
Segurança: por ser um ambiente com mais circulação de pessoas e com muitos recursos tecnológicos e monetários, é fundamental possuir um sistema de vigilância eficiente e funcionários capacitados.
Limpeza: a alta quantidade de visitantes diários também pede uma atenção maior à higienização do local. Use planilhas de limpeza de condomínio para garantir a eficiência.
Automatização de condomínio: aproveite para facilitar o seu trabalho e o dia a dia do condomínio ao utilizar portarias remotas, catracas eletrônicas ou  sistemas de gestão condominial.

Gestão de condomínios residenciais

Condomínios residenciais possuem uma rotina totalmente diferente dos condomínios corporativos. Logo, o síndico deve dar maior importância às seguintes demandas:
Bem-estar dos moradores: por ser um ambiente residencial, o gestor do condomínio precisa contribuir para manter a harmonia entre os moradores. Para isso, garanta o cumprimento das regras do regimento interno.
Apaziguar brigas: uma parte essencial na gestão condominial é a mediação de conflitos. O gestor precisa trabalhar na solução dos problemas entre moradores, sempre com profissionalismo e idoneidade.
Obras: faz parte da gestão de condomínios residenciais autorizar e fiscalizar as reformas realizadas dentro das unidades individuais. Para isso, os moradores precisam notificar o síndico de antemão sobre a obra que gostariam de fazer dentro do apartamento ou casa. Afinal, uma reforma malfeita (ou feita em horário impróprio) pode atrapalhar a vida de todos os moradores.
Gerenciamento das áreas comuns: motivo de muita discórdia em condomínios residenciais, a supervisão e manutenção de locais como playground, piscinas, salão de festas, quadras esportivas é extremamente importante.

Gestão condominial: funções da administradora de condomínio

É inevitável falar sobre gestão condominial sem abordar o tema “administradora de condomínio”. Muito populares entre síndicos e condomínios Brasil afora, este tipo de empresa oferece o serviço de cuidar da administração condominial, muitas vezes substituindo o papel do próprio síndico.
Apesar de ser uma prática muito difundida, ainda existe muita gente que não entende quais são as funções exercidas por uma administradora condominial. Ter esse tipo de conhecimento é fundamental para que você entenda quais são as atribuições da administradora e, assim, evitar cair em furadas ou fraudes.
Resumidamente, as funções das administradoras de condomínio se dividem em: gestão administrativa, gestão de Recursos Humanos (RH), gestão financeira, assessoria jurídica e gestão operacional. A seguir, entenda cada um destes tópicos:

Gestão administrativa

No quesito gestão administrativa, as principais incumbências das administradoras são:

• Realizar todos os trâmites do pagamento da taxa de condomínio;
• Organizar os documentos do empreendimento;
• Cumprir as obrigações fiscais do condomínio;
• Organizar a pasta de prestação de contas.

Gestão de RH

A gestão de recursos humanos realizada pelas administradoras de condomínio normalmente envolve as seguintes funções:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
• Fazer o pagamento dos encargos previdenciários;
• Montar, armazenar e organizar os contratos de trabalho;
• Também é possível que a administradora seja responsável pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio.

Gestão financeira

Na área da gestão financeira, é recorrente que as administradoras de condomínio ofereçam os serviços de:

• Gerenciar as contas a serem pagas;
• Administrar o fundo de reserva do condomínio;
• Montar e distribuir os demonstrativos financeiros de condomínio;
• Emitir os boletos para o pagamento da cota condominial por parte dos moradores;
• Realizar cobranças de taxa de condomínio em atraso;
• Fornecer assessoria durante a elaboração da prestação de contas e previsão orçamentária anual;
• Gerenciar a conta pool do condomínio;
• Desenvolver relatórios.

Assessoria jurídica

Parte essencial da gestão condominial realizada pelas administradoras consiste em fornecer suporte jurídico ao síndico e ao condomínio em casos de processos judiciais ou cobranças por inadimplência.

Gestão operacional

Apesar de não ser obrigatório, muitas administradoras oferecem pacotes que incluem a gestão operacional do condomínio. Isso significa que a prestadora de serviço irá cuidar das tarefas rotineiras da administração do condomínio, como:

• Atendimento às solicitações e questionamentos dos moradores;
• Organização, convocação e acompanhamento de reuniões de assembleia;
• Redação e envio das atas de reunião de condomínio;
• Coordenar a comunicação interna com moradores e funcionários;
• Enviar circulares e avisos aos condôminos;
• Organizar as reservas das áreas comuns, como o salão de festa;
• Controle da entrada e saída de visitantes no condomínio;
• Realizar pesquisas de satisfação.

Gestão condominial: funções do síndico

Agora que você já sabe quais são as funções mais comuns exercidas pelas administradoras de condomínio, provavelmente deve estar se questionando: “Tá… Mas e o síndico?”
O papel do síndico é essencial para o empreendimento, independentemente do tipo de gestão condominial escolhida. Ainda que o condomínio conte com os serviços de uma administradora, administrador autônomo, escritório de contabilidade ou demais profissionais, ainda é o síndico quem deve fiscalizar o trabalho desse pessoal todo. De acordo com a lei, é obrigação do síndico supervisionar o que acontece com a administração do condomínio como um todo.
É fundamental ressaltar que o síndico é o profissional mais importante em todo o condomínio. Além disso, o gestor também possui responsabilidade civil e criminal sobre o condomínio. Isso significa que ele atua como porta-voz dos interesses dos condôminos e também pode responder judicialmente por problemas durante a sua gestão.
Dito isto, vamos explicar qual a função do síndico na gestão administrativa, gestão financeira e gestão de infraestrutura do condomínio.

Gestão administrativa

Toda a administração do condomínio é de responsabilidade do síndico. Algumas funções exercidas por ele são:

• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
• Convocar reuniões de condomínio;
• Impor e cobrar multas e advertências quando necessário;
• Garantir a contratação do seguro condominial;
• Guardar a documentação relativa ao condomínio pelo tempo necessário.

Agora, se o condomínio possui contrato com uma administradora, é função do síndico fiscalizar o trabalho feito pela prestadora de serviço.

Gestão financeira

Já na gestão financeira, é função do síndico:

• Elaborar previsão orçamentária anual;
• Realizar a prestação de contas obrigatória – anualmente e quando exigida;
• Fiscalizar o pagamento das taxas condominiais, buscando evitar a inadimplência;
• Manter o arquivo e as contas do condomínio organizadas;
• Trabalhar em conjunto com o conselho fiscal do condomínio;
• Guardar todas as contas pagas e notas fiscais.

Se o condomínio contar com uma administradora ou semelhante, é obrigação do síndico analisar todas as movimentações nas contas do condomínio e exigir relatórios e extratos.

Gestão de infraestrutura

Quando o tema é obras e reformas no condomínio, existem uma série de funções que o síndico deve exercer. Essas questões podem ser resumidas em:

• Obedecer às regras e quóruns estabelecidos pelo Código Civil a respeito de obras e manutenções no condomínio;
• Respeitar as deliberações tomadas em assembleia;
• Exigir que os moradores entreguem os documentos exigidos pela NBR 16280;
• Pedir o orçamento de ao menos 3 empresas antes de fechar negócio;
• Conferir se a empresa contratada possui seguro de vida e contra acidentes para os funcionários;
• Controlar o acesso dos prestadores de serviço ao condomínio.

Importância das assembleias na gestão condominial

Para finalizar, vamos abordar a importância das reuniões de assembleia na gestão condominial. Apesar de serem consideradas como uma fonte de dor de cabeça para muitos síndicos, as reuniões de condomínio são momentos essenciais para o convívio, a administração e a comunicação entre moradores, condôminos e gestor.
Além disso, a realização de reuniões de assembleias é obrigatória, conforme explica o Art. 1.350 do capítulo Do Condomínio Edilício do Novo Código Civil. A própria legislação divide as assembleias em duas categorias: ordinárias e extraordinárias.

Assembleia Ordinária

Também conhecida como Assembleia Geral Ordinária (AGO) ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas. Nela, são aprovadas as despesas dos últimos 12 meses e é apresentada uma previsão orçamentária para o próximo ano. É normal que os condomínios realizem esta assembleia no final ou início do ano, bem como aproveitem o momento para realizar a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.

Assembleia Extraordinária

A Assembleia Geral Extraordinária (AGE) são as reuniões de condomínio que acontecem ao longo do ano para discutir assuntos gerais que não foram contemplados na AGO. Elas também são utilizadas para aprovar despesas emergenciais ou realizar alterações no regulamento interno do condomínio.
Pronto! Agora você sabe tudo sobre gestão condominial! Administrar um condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças quando se tem todas as informações necessárias.

Se você tem interesse em aprender mais sobre o assunto, confira o nosso passo a passo detalhado com tudo o que você precisa saber sobre administração de condomínio.

Autogestão condominial ou administradora? Diferença, riscos e benefícios

por Denys Hupel | fev 5, 2019 | Síndicos

Contratar os serviços de uma administradora não é uma realidade viável para todos os condomínios. Seja por causa de falta de verba ou até mesmo receio de envolver uma empresa terceirizada na administração do empreendimento, muitos síndicos optam pela autogestão condominial. Você sabe como funciona a prática de auto administração do condomínio? Aproveite esta publicação para se atualizar sobre o assunto!

O que é autogestão condominial?

Autogestão condominial é quando toda a administração do condomínio é realizada pelo próprio síndico. Nesses casos, o gestor não conta com a ajuda de ninguém além dos integrantes do conselho fiscal do condomínio, muito menos de uma empresa administradora condominial.
Isso significa que toda a parte de prestação de contas, emissão de boletos, cumprimento das obrigações fiscais, folha de pagamento dos funcionários e todas as demais questões administrativas do condomínio são gerenciadas pelo síndico e pelo corpo diretivo.
Por outro lado, também existe a opção da autogestão assistida. Em resumo, esse tipo de administração condominial ainda tem o síndico como principal encarregado, mas ele conta com o auxílio de profissionais especializados da área. Um exemplo de autogestão assistida é quando o síndico contrata os serviços de um contador autônomo para revisar a contabilidade do condomínio.

Diferença entre autogestão condominial e administradora de condomínio

Em síntese, pode-se dizer que a autogestão condominial é o oposto a possuir um contrato com uma administradora de condomínio. Afinal, a principal função de uma empresa de administração condominial é auxiliar ou então assumir essa responsabilidade pelo síndico. Enquanto que a autogestão significa que é o síndico quem deverá realizar todas as atividades burocráticas do condomínio.
Conforme o novo Código Civil brasileiro, ambas as opções são válidas. O Art. 1.348 determina que o síndico pode transferir as funções administrativas do condomínio para outra pessoa de forma total ou parcial. Isso é válido desde que a convenção não possua nenhuma cláusula contra a medida e pode ser aprovado em assembleia, para garantir transparência.
Logo, optar entre a autogestão ou a contratação de uma administradora é uma medida que deve ser tomada pelo síndico em conjunto com a assembleia geral, sempre levando em consideração as particularidades do condomínio.

Autogestão condominial: riscos e benefícios

Optar pelo serviço de uma administradora ou pela autogestão é uma questão bastante polêmica dentro do setor condominial e do direito imobiliário. Para que você possa tomar a sua própria decisão, é importante conhecer os dois lados da moeda. Assim, conheça os riscos e os benefícios de aderir à autogestão condominial:

Riscos da autogestão condominial

• Lidar com administração condominial pode ser perigoso, especialmente quando o síndico não possui conhecimentos na área;
• Erros cometidos podem resultar em prejuízos financeiros, judiciais e contábeis para o condomínio;
• Síndico pode ficar sobrecarregado e não ter tempo para lidar com outras demandas, como atender os moradores;
• A inadimplência pode fugir do controle;
• O condomínio pode passar a pagar taxas bancárias mais caras, visto que administradoras geralmente conseguem melhores acordos com bancos.

Benefícios da autogestão condominial

• Menos gastos mensais para o condomínio;
• Menor o risco de sofrer com fraudes por parte das administradoras;
• Síndico tem total controle sobre a conta bancária do condomínio (ao contrário do que ocorre quando se usa contas pool, algo recorrente por administradoras);
• É possível contratar profissionais autônomos para dar suporte em questões que o síndico não tem conhecimento suficiente;
• O condomínio possui mais autonomia e transparência em relação a parte de finanças e contabilidade.

No geral, o sistema de autogestão acaba sendo mais vantajoso para condomínios pequenos, com poucas unidades. Nesses casos, contratar uma administradora resulta em um fardo financeiro para os condôminos, que acabam tendo de pagar uma taxa condominial mais cara.
Saiba mais:
Como administrar um condomínio: guia completo
Responsabilidade síndico e administradora: entenda as diferenças

Tipos de gestão condominial

Para finalizar, vamos dar uma breve descrição sobre quais são os tipos de administração de condomínio existentes. Essa questão é importante, pois apenas assim o síndico poderá compreender qual a melhor opção para o condomínio que gerencia. Preparado? Então vamos lá.

Autogestão de condomínio

Como explicamos anteriormente, na autogestão a administração é realizada pelo síndico. Por sua vez, o profissional pode optar por realizar todas as tarefas sozinho, com o auxílio do conselho fiscal ou então com o suporte de profissionais de diferentes áreas. Esta última prática também é conhecida como autogestão assistida.

Co-gestão de condomínio

A co-gestão é quando a administração é realizada pelo síndico, mas parte das questões burocráticas são feitas por uma administradora ou empresa de contabilidade. Ou seja, questões como folha de pagamento, emissão de boletos, pagamento de encargos são feitas pela empresa, enquanto que todo o resto é feito internamente pelo síndico e conselheiros. Essa prática permite que a taxa da administradora seja mais barata do que no caso de uma gestão completa.
Apesar de semelhantes, a co-gestão se diferencia da autogestão assistida. Na co-gestão, o condomínio tem um vínculo permanente com uma empresa por um período estipulado por contrato. Já a autogestão assistida representa um suporte externo dado por uma empresa ou profissional autônomo, com um intuito voltado para a fiscalização e não a execução.

Gestão terceirizada para condomínio

A gestão terceirizada para condomínio ocorre quando é contratado o serviço integral de uma empresa para realizar a administração do condomínio. As duas opções mais comuns são: contratar uma empresa administradora de condomínios, os serviços de um administrador autônomo de condomínio ou um síndico profissional.

Gestão com empresa administradora

Na gestão de condomínio com administradora, a empresa se torna a encarregada por todas as tarefas administrativas do condomínio. É a prestadora de serviços que deverá cumprir todos os prazos, controlar as questões tributárias, cobrar as taxas de condomínio, gerenciar os funcionários, cuidar de toda a documentação do empreendimento, etc. Além disso, é obrigação da administradora cumprir as regras da legislação interna condominial.
Nesse caso, o papel do síndico é fiscalizar as atividades da administradora, bem como cuidar das outras demandas do condomínio.

Síndico profissional para gestão de condomínio

Uma novidade que vem ganhando força nos últimos anos é a contratação de um síndico profissional para gerenciar condomínios, tanto residenciais quanto comerciais. O síndico profissional é um gestor que não possui vínculos com o condomínio, ajudando condomínios que preferem contratar uma mão de obra especializada ao invés de depender de moradores incapacitados. Desse modo, a gestão administrativa do condomínio pode ficar a cargo de um síndico profissional qualificado.

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