Funções de uma administradora de condomínio: veja as principais atribuições

Administração condominial é um assunto que rende muitas dúvidas. Quais as funções de uma administradora de condomínio? Que papel a prestadora de serviço exerce dentro da gestão? Quanto cobra uma administradora de condomínio? Essas e muitas outras perguntas fazem síndicos de todo o país refletirem se realmente vale a pena contratar o serviço desse tipo de empresa.

A administradora do condomínio vai oferecer uma série de soluções que ajudam o síndico a cumprir com as suas obrigações. Ou seja, elas auxiliam na gestão do condomínio. Administradoras costumam oferecer serviços financeiros, de gestão de recursos humanos, gestão fiscal e da folha de pagamento, assessoria de comunicação e auxílio na reunião de assembleia, para citar alguns exemplos.

Com esta publicação, entenda quais são as funções de uma administradora de condomínio:

• Responsabilidades da administradora de condomínio

• Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio

• Benefícios da administradora para o condomínio

Responsabilidades da administradora de condomínio

Para começar, precisamos determinar quais são as principais funções de uma administradora de condomínio. Em síntese as responsabilidades da administradora de condomínios consistem em cuidar da gestão financeira, de recursos humanos, jurídica e administrativa do condomínio
A seguir, vamos abordar cada uma dessas áreas de atuação:

Funções de uma administradora de condomínio na gestão financeira

A gestão financeira do condomínio é um dos principais motivos que levam condomínios a contratar ajuda especializada

Na parte das finanças, as principais funções de uma administradora de condomínio são:

• • Gerenciar o fundo de reserva do condomínio;
  • Cuidar das contas a pagar;
  • Elaborar os demonstrativos de receitas e despesas;
  • Fornecer assessoria na prestação de contas e previsão orçamentária;
  • Fazer o controle da inadimplência no condomínio, realizando cobranças e desenvolvendo relatórios;
  • Administrar a conta pool, caso o condomínio opte por essa modalidade de serviço

Funções de uma administradora de condomínio na gestão de recursos humanos

A gestão de recursos humanos é parte imprescindível na administração condominial. E não há condomínio que sobreviva sem uma boa equipe profissionais qualificados ou com problemas nas obrigações trabalhistas

As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos recursos humanos são:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários
• Desenvolver e armazenar contratos de trabalho
• Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;

As administradoras poderão ficar responsáveis pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários. Porém, essas atividades são tidas como adicionais e, por isso, aumentam o valor do contrato de acordo com as necessidades do condomínio

Funções de uma administradora de condomínio na gestão jurídica

No âmbito jurídico, a principal função de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico. Nesse quesito, a empresa administradora deve oferecer suporte jurídico em casos de inadimplência

Por exemplo, a administradora possui todo o conhecimento e pessoal necessário para entrar com uma cobrança judicial de condomínio rapidamente, antes que o problema tome maiores proporções

Funções de uma administradora de condomínio na gestão administrativa

Por fim, uma das principais funções de uma administradora de condomínio está relacionada ao lado burocrático da vida em condomínio. Faz parte da gestão administrativa oferecida pela empresa:

• Emitir e enviar boletos para o pagamento da taxa condominial
• Organizar os documentos do condomínio
• Organizar a pasta de prestação de contas
• Cumprir as obrigações fiscais e contábeis do condomínio.

Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio

Uma solução alternativa para resolver problemas na administração condominial é contratar um administrador de condomínio. Esse tipo de profissional autônomo realiza as mesmas funções de uma administradora do condomínio. Porém, por um preço geralmente mais em conta

Dessa forma, muitas pessoas ficam na dúvida sobre qual a diferença entre síndico e administrador de condomínio. Compreenda quais são as funções de cada prestador de serviço:

Funções do síndico

Em resumo, o síndico é o encarregado pela gestão do condomínio no dia a dia. Essas atribuições são determinadas pelo Art. 1.348 do novo Código Civil brasileiro, instaurado em 2002. Saiba quais são elas:

• Organizar e convocar reuniões de assembleia geral
• Ser representante do condomínio e atuar como porta-voz dos interesses dos condôminos
• Cumprir e garantir que sejam cumpridas as normas da legislação interna do condomínio
• Zelar pela conservação das áreas comuns
• Realizar os serviços de manutenção no empreendimento
• Fazer a prestação de contas anualmente e sempre que requisitada
• Elaborar a previsão orçamentária uma vez por ano

Conforme à lei, o síndico é o principal responsável pelo condomínio. Isso significa que o gestor tem responsabilidade civil e criminal. Logo, ele pode responder judicialmente por problemas que ocorrerem ao longo de seu mandato

No entanto, isso não quer dizer que a culpa jogada apenas no síndico. O prestador de serviço também pode ser responsabilizado judicialmente pelos erros caso seja comprovado negligência ou má fé da sua parte. O termo utilizado para definir isso é responsabilidade solidária entre condomínio e administradora e que garante que ambas as partes terão de responder civil ou criminalmente se houver má administração

Funções do administrador de condomínio

Enfim, vamos ressaltar quais são as atribuições de um administrador do condomínio. Resumidamente, esse profissional cuida exclusivamente da parte administrativa e burocrática bem como as funções de uma administradora de condomínio

Confira a relação de funções de um administrador de condomínio:

• Gerenciar a conta corrente, inclusive o fundo de reserva
• Montar balancetes e demonstrativos de receitas e despesas
• Organizar os documentos e a pasta de prestação de contas
• Pagar as despesas mensais do condomínio
• Emitir os boletos para o pagamento da taxa condominial
• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio, além dos contratos de trabalho
• Gerenciar todas as obrigações fiscais e contábeis do condomínio
• Assessorar o síndico em questões judiciais, contábeis, financeiras e trabalhistas

Além disso, uma grande diferença entre o trabalho do síndico e do administrador condominial está na remuneração. Enquanto que o cargo do síndico pode ser ocupado por um morador do condomínio, o administrador de condomínio recebe salário, obrigatoriamente

Para finalizar, é importante falar também sobre as funções de auxiliar administrativo de condomínio. Apesar de parecer similar, as atribuições desse profissional são de nível mais prático, como:

• Escrever cartas de advertências ou multas
• Auxiliar em reuniões de assembleias gerais
• Organizar documentos administrativos, contas e contratos
• Redigir comunicados ou circulares
• Organizar a reserva de áreas comuns, como salão de festas

Dessa forma, os auxiliares administrativos de condomínio devem estar abaixo do síndico e do administrador de condomínio, como uma espécie de ajudante

Benefícios da administradora para o condomínio

Antes de fechar contrato com a primeira empresa que você encontrar, existem coisas que os síndicos devem analisar, uma vez que nem todos os condomínios precisam de mão de obra externa para ajudar na administração. E, em uma época de crise, é importante realizar apenas gastos necessários

Saiba quais são as vantagens e desvantagens de contratar uma administradora para o condomínio:

Vantagens da contratação da administradora de condomínio

Alguns benefícios de contar com as funções de uma administradora de condomínio são:

• Melhor controle da inadimplência
• Síndico tem mais tempo para focar em outras demandas
• Contar com o auxílio especializado em questões contábeis, jurídicas e burocráticas
• Receber reduções nas taxas bancárias, visto que administradoras conseguem fazer acordos melhores com bancos
• Possível redução de despesas e diminuição do preço da taxa condominial.

Desvantagens da contratação da administradora de condomínio

Por outro lado, o síndico deve ter conhecimento sobre alguns pontos sobre o serviço da administradora de condomínio:

• Gasto mensal para o condomínio
• O síndico perde o controle total sobre as finanças e as contas bancárias do condomínio, principalmente quando se utiliza conta pool
• Como todos os processos são realizados pela empresa, a burocracia pode se tornar um empecilho no dia a dia do condomínio
• Nem sempre há transparência quanto às taxas cobradas pela administradora
• Condomínio pode sofrer com fraudes, desvios de dinheiro e outros tipos de irregularidades
• As ações são realizadas de forma manual, o que pode resultar em problemas e erros

Se contratar uma administradora não é prioridade para o condomínio que você gerencia, uma dica é fazer a autoadministração. Dessa maneira, o síndico e o conselho fiscal ficam responsáveis por realizar as funções de uma administradora de condomínio. Nessas situações, é essencial contar com aparelhos que facilitam o trabalho, como softwares de gestão condominial