Borderô financeiro: entenda o que é e como usar esta ferramenta

Borderô financeiro: entenda o que é e como usar esta ferramenta

Manter o controle financeiro é essencial para o sucesso de qualquer empresa, incluindo as administradoras de condomínios, e o borderô financeiro pode ser um grande aliado nesse processo. 

Essa ferramenta organiza informações sobre contas a pagar e a receber, ajudando a monitorar entradas e saídas de valores de forma estruturada. 

Com uma gestão financeira mais eficiente, sua empresa pode alcançar maior saúde financeira e aumentar as chances de sucesso no mercado. 

Neste artigo, você vai descobrir o que é o borderô, como ele funciona, suas vantagens e desvantagens, além de conhecer os diferentes tipos e como utilizá-lo. Continue lendo!

O que é um borderô financeiro? 

O borderô é uma ferramenta essencial na gestão financeira de empresas, servindo como um documento que registra e controla todas as operações financeiras relacionadas a contas a pagar e a receber. 

Originado do francês “bordereau”, que significa “registro”, o borderô facilita a organização e o acompanhamento das transações financeiras, contribuindo para um planejamento financeiro mais eficiente

Qual é a função do borderô? 

O borderô agrupa informações detalhadas sobre pagamentos e recebimentos em um único documento. Cada transação é registrada com dados como data, valor, beneficiário ou pagador, e descrição. 

Esse agrupamento simplifica a conciliação bancária e proporciona uma visão clara das finanças da empresa.

Como funciona o borderô financeiro? 

O borderô organiza e registra as transações financeiras de uma empresa, centralizando informações de diversas operações realizadas em um mesmo dia. 

Ele é dividido em duas categorias principais: contas a pagar e contas a receber, facilitando a gestão e o controle dessas movimentações. 

Processo de funcionamento: 

Registro das operações: 

Todas as transações do dia, como pagamentos, recebimentos, duplicatas e outros títulos, são agrupadas e registradas no borderô. 

Consolidação em uma conta: 

As operações são unificadas em uma mesma conta bancária, permitindo maior clareza e organização. 

Envio para processamento: 

Após finalizado, o borderô é encaminhado ao banco ou à instituição responsável, que dará continuidade ao processamento e à cobrança. 

Cobrança de encargos: 

O banco realiza a cobrança dos encargos financeiros e despesas bancárias relacionadas às operações. 

Esse processo torna o borderô uma ferramenta essencial para empresas que buscam eficiência no controle financeiro, simplificando a conciliação bancária e o acompanhamento das finanças.

Por que usar o borderô? 3 principais vantagens 

  • Organização Financeira: Ao centralizar todas as transações em um único documento, o borderô facilita o controle financeiro e a tomada de decisões estratégicas; 
  • Transparência: Com registros detalhados, torna-se mais fácil identificar possíveis erros ou inconsistências nas transações; 
  • Eficiência Operacional: A utilização do borderô reduz a necessidade de múltiplos documentos, agilizando processos e diminuindo a probabilidade de erros. 

E quais são as desvantagens do borderô financeiro? 

O borderô, apesar de ser uma ferramenta útil para gestão financeira, apresenta algumas desvantagens e desafios que as empresas precisam considerar:

Vulnerabilidade a erros

Como o borderô representa um conjunto de títulos, um erro em apenas um título pode comprometer toda a operação, atrasando pagamentos ou recebimentos e gerando retrabalho.

Problemas no envio

Erros no envio do borderô ao banco ou à empresa de processamento podem causar prejuízos, como cobranças duplicadas, atrasos ou até a não efetivação das transações.

Dependência de precisão

O correto preenchimento dos dados é essencial. Pequenos deslizes, como informações incorretas ou incompletas, podem gerar impacto negativo em toda a gestão financeira.

Tempo e esforço manual

Se o processo de criação e envio do borderô não for automatizado, ele pode demandar muito tempo e esforço manual, aumentando as chances de falhas humanas.

Custos operacionais

O processamento do borderô pode envolver cobrança de taxas bancárias e encargos financeiros que, acumulados, podem representar um custo significativo para a empresa. 

Para minimizar essas desvantagens, é importante adotar boas práticas, como o uso de sistemas automatizados, a revisão criteriosa dos dados e a capacitação da equipe responsável pelo preenchimento e envio do documento. 

Abandone os processos manuais e escolha uma tecnologia para otimizar os seus processos 

Embora o borderô seja uma ferramenta tradicional e útil para a gestão financeira, utilizá-lo de forma manual pode trazer desafios significativos. 

O risco de erros humanos no preenchimento e envio dos documentos, a dificuldade de integração com outros sistemas e o tempo gasto na conferência de dados são apenas alguns exemplos. 

A boa notícia é que, com o avanço da tecnologia, existem soluções que automatizam e aprimoram o uso do borderô. Utilizar um sistema financeiro, como o TownSq Administração Digital, permite centralizar todas as informações em um único lugar, reduzindo erros e otimizando processos. 

Além disso, um sistema tecnológico oferece: 

  • Agilidade: Processos que antes levavam horas podem ser concluídos em minutos; 
  • Integração: Conexão direta com bancos e outros sistemas financeiros, eliminando etapas manuais; 
  • Segurança: Armazenamento de dados em plataformas protegidas contra perdas ou acessos indevidos; 
  • Relatórios em tempo real: Acompanhe o desempenho financeiro e tome decisões mais embasadas. 

Ao trocar o borderô manual por uma tecnologia, a sua empresa ganha eficiência e evita prejuízos causados por falhas no processo. 

Investir em ferramentas digitais é um passo estratégico para quem busca profissionalizar a gestão financeira e se destacar no mercado. 

Quer saber mais? Inscreva-se no formulário abaixo e agende uma reunião com o nosso time.

Assumindo as rédeas: por onde começar a organizar as finanças do condomínio?

Assumindo as rédeas: por onde começar a organizar as finanças do condomínio?

A gestão financeira do condomínio está entre os maiores desafios enfrentados por síndicos atualmente. E é natural que seja um assunto de relevância, afinal, esses cuidados financeiros impactam a qualidade de vida dos moradores e a valorização do patrimônio. 

Além disso, o despreparo do profissional ao lidar com o dinheiro do condomínio pode ter graves consequências na vida do síndico, que pode responder com o seu patrimônio pessoal caso seja comprovada má-fé, negligência grave ou abuso de poder na gestão dos recursos do condomínio (artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro). 

A live “Assumindo as rédeas: por onde começar a organizar as finanças do condomínio?” foi a primeira aula da Semana da Gestão Financeira Sem Crise de 2024, e abordou as medidas imediatas que os síndicos precisam conhecer para lidar com problemas financeiros. 

Contamos com a participação do advogado condominial Eduardo Rachid e do Síndico Profissional Wigo Ribeiro para falar sobre análises da situação financeira, a identificar causa de problemas, elaboração de planos de ação, cortes de gastos, negociações, incentivo de regularização da inadimplência, comunicação transparente e mais. 

Confira os destaques dessa aula e domine as principais medidas de reorganização financeira condominial. 

O Artigo 1.348 e as responsabilidades do síndico quanto à gestão financeira 

O Artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro traz o síndico como responsável pela administração do condomínio, incluindo a cobrança das contribuições devidas pelos condôminos, a gestão do fundo de reserva e a prestação de contas. Ele deve agir com diligência e transparência, podendo ser responsabilizado civilmente se causar prejuízos ao condomínio por má gestão ou omissão.  

Wigo Ribeiro, síndico profissional, menciona a elaboração de um bom orçamento como a base da boa gestão financeira do condomínio. 

Para exercer suas responsabilidades, o síndico deve começar por um planejamento adequado daquilo que efetivamente vai gastar mensalmente, incluindo manutenção, segurança, administração, consumo, seguros obrigatórios, reserva para emergências e melhorias.  

“É de suma importância se organizar, e obviamente, prestar conta de tudo o que vem fazendo, o dinheiro que entrou e o que saiu no dia a dia”, explica o profissional. 

E para garantir esse fluxo do dinheiro chegando mensalmente no caixa do condomínio, o síndico também exerce o papel de fiscalizador e arrecadador das taxas condominiais. 

Segundo o advogado condominial Eduardo Rachid, entre as responsabilidades financeiras do síndico está cobrar dos condôminos suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas necessárias, segundo artigo 1348, inciso do VII do Código Civil.  

Caso o síndico falhe em exercer esse papel, ele está negligenciando sua responsabilidade. “Além disso, se porventura ele deixar prescrever o débito condominial, precisará ressarcir o condomínio de um dinheiro que ele deixou de cobrar”, explica o advogado.  

O síndico que se vê numa situação financeira delicada ou sobrecarregado pelas suas demandas, pode e deve contar com parceiros. Na área financeira, ele pode contar com diversos profissionais, entre eles, uma empresa especializada em cobrança e assessoria jurídica. 

Como o planejamento resolve os principais desafios enfrentados pelos síndicos ao lidar com questões financeiras 

Um grande erro dos síndicos está em não apenas não realizar um planejamento, mas principalmente na falta de capacidade de respeitar e acompanhar o que foi previsto.  

Como solução, Rachid comenta sobre os “três pilares do planejamento”: o planejamento, em si; o monitoramento do planejamento; e os dados e resultados do que foi executado.  

“O síndico deve monitorar para ver se está tendo evolução dentro daquilo que ele propôs na previsão orçamentária”. Por exemplo, é importante verificar não apenas as manutenções realizadas, mas a qualidade do que está sendo feito.  

Não apenas para o seu controle, mas o monitoramento também deve ser compartilhado com os condôminos, bem como suas conclusões. 

O síndico deve se preparar para chegar com resultados nas reuniões de assembleia. “Ele vai justificar o porquê será necessário readequar a taxa condominial. O condômino pode até não gostar do síndico, mas os seus resultados serão difíceis de contestar”. 

Munido de números e com uma boa organização, o síndico supera o desafio de ganhar a confiança e ter uma boa base para diálogo com os condôminos, podendo trazer argumentos com precisão. “Ele já eliminou 80% dos problemas mostrando os resultados”, observa o advogado. 

Para realizar uma previsão orçamentária adequada, Wigo Ribeiro orienta a fazer um cálculo realista, pensando nas particularidades do condomínio. “Deve-se entender as necessidades e expectativas dos condôminos”, orienta.  

Em que o síndico deveria ser aconselhado a desistir de tentar recuperar a saúde financeira de um condomínio? 

Determinadas situações financeiras podem ser tão complexas que o síndico pode se sentir desesperançoso e inclinado a abandonar o cargo. 

Perguntados sobre a possibilidade de desistência, Eduardo Rachid e Wigo Ribeiro apontam caminhos alternativos para o gestor. Renunciar à responsabilidade para com o condomínio deve ser a última opção. 

Para Rachid, o síndico é um agente de transformação social. Sua função na sociedade tem impacto de transformação. 

Transformação de um local, de uma comunidade. “A pessoa, a partir do momento em que ela busca ser síndica, tem a responsabilidade de procurar soluções para os problemas. Se não conseguir a solução, buscar minimizar”.  

O conselho é procurar soluções e profissionais competentes. O advogado aponta como primeira saída a contratação de um novo diagnóstico da situação predial, para que o síndico tenha mais controle e noção do que precisa ser feito ou deixar de ser feito. 

Para condomínios com passivo financeiro elevado, uma ideia é sempre contar com empresas de cobrança, consultorias financeiras, empresas de recuperação de crédito e garantidoras.  

Nos momentos de dificuldade, o síndico precisa também lembrar que não está sozinho. Ele pode construir uma rede de apoio com bons parceiros, capazes de dar suporte e atendimento qualificado quando necessário. 

Outro conselho do síndico profissional Wigo é envolver os condôminos no processo de recuperação da saúde financeira: “A responsabilidade é de todo mundo”.  

Análise completa da situação financeira do condomínio para começar a resolver os problemas: Onde começar a buscar informações? 

Para iniciar a resolução dos problemas financeiros de um condomínio, realizar uma análise completa da situação financeira é fundamental.  

Para isso, o síndico deve mergulhar numa coleta e avaliação detalhada de informações financeiras essenciais, como extratos bancários, registros contábeis, relatórios de receitas e despesas, e a situação das dívidas. 

Esse é um bom ponto de partida para o desenvolvimento de estratégias de recuperação financeira e reestruturação, pois o síndico poderá identificar as principais fontes de problemas e áreas de desperdício. 

A advogado condominial Rachid explica que o momento de análise conta com dois “jogadores” importantes: a administradora e a auditoria. “Essas duas ferramentas trarão um norte financeiro, as saídas de curto, médio e longo prazo”, explica.    

Quanto às soluções comuns aos casos mais emergenciais, uma decisão de curto prazo possível no mercado seria vender o crédito ou procurar uma empresa de garantia de receita. 

Esse movimento é capaz de aliviar rapidamente a pressão financeira sobre o condomínio, garantindo fluxo de caixa imediato e estabilidade financeira temporária. 

A médio e a longo prazo, Rachid aconselha a busca por uma empresa especializada em cobranças e normatizar o procedimento da cobrança no condomínio. 

“Instalar processos de como que vai ser feita a cobrança é fundamental. Mostrar mecanismos de ação para que ele (o condômino) possa falar ‘deixa eu me movimentar aqui, porque senão posso perder meu imóvel’”, orienta o advogado condominial. 

>>> Régua de cobrança para condomínios: confira o passo a passo completo para implementar no seu condomínio 

Outro pensamento que o síndico precisa ter nesse momento é a noção de que sua gestão é como uma maratona: ele tem que saber dosar seus recursos e esforços. 

E neste processo, é fundamental tornar todos cientes das escolhas financeiras e do motivo por trás de cada uma. 

“Sempre jogando de maneira transparente com os condôminos: ‘eu quero fazer isso, mas eu não consigo em virtude desse aspecto financeiro’, ou ‘eu gostaria de fazer isso agora, mas há uma urgência, conforme o engenheiro me passou, e tem que se fazer aquilo’”, exemplifica. 

O síndico profissional Wigo também preza pela transparência em todo o processo, e conta com a Administração Digital da TownSq para ter uma gestão financeira mais organizada e acessível. 

“Eu dei uma viciada na forma de trabalho da TownSq. Você tem uma facilidade muito grande de fazer e acessar a previsão orçamentária, de modo que as coisas ficam bem claras até para os condôminos. Fácil acesso do que foi gasto, como foi gasto, o que entrou e saiu”.  

>>> Mais sobre o TownSq Administração Digital 

Quais são os profissionais com quem o síndico pode contar neste processo?  

Para enfrentar os desafios de recuperação e gestão financeira condominial, o síndico poderá ter o apoio de diversos profissionais especializados. 

Esses especialistas serão responsáveis por trazer conhecimentos técnicos e estratégicos essenciais, ajudando a analisar a situação financeira, implementar soluções e garantir a conformidade com as normas legais. 

Rachid explicou que o síndico pode e deve montar o seu “time dos sonhos”. 

“No gol, os advogados. Na zaga, a administradora com o auditor. Nas laterais, os engenheiros, que eu vejo como de suma importância. No meio de campo, eu colocaria profissionais responsáveis por manutenções, zeladoria, portaria, limpeza, pois estão na linha de frente. No ataque, eu colocaria o síndico, de forma isolada para marcar os gols”, escalou.  

Rachid ainda explica que esses profissionais todos não precisam, necessariamente, ser contratados mensalmente. Alguns podem ser chamados de forma pontual.  

Além de reforçar a necessidade do síndico se cercar do conhecimento jurídico, contábil e de bons especialistas, Wigo Ribeiro reforçou que além da questão técnica é importante avaliar se há confiança nesses profissionais. 

Ele relembra que pôde contar com a TownSq na ocasião em que teve dificuldades numa questão fiscal e precisou de apoio.  

O condomínio que assumira não havia realizado o pagamento de alguns tributos, o que estava comprometendo a regularidade fiscal do condomínio. 

“Algumas DARFs (Documentos de Arrecadação de Receitas Federais) não tinham sido pagas, e quem me ajudou foi própria TownSq, que tem uma equipe qualificada de contabilidade, e a gente fez as declarações necessárias”. 

Cuidados para realizar cortes de gastos no condomínio 

Uma análise das despesas do condomínio é fundamental para o gerenciamento da saúde financeira. Mas ao considerar cortes de gastos, o síndico precisa ter cautela e estratégia, priorizando a eficiência sem comprometer a qualidade dos serviços e a segurança dos moradores. 

Avaliar as despesas de maneira criteriosa e planejar as reduções com transparência são passos fundamentais para garantir a sustentabilidade financeira do condomínio sem gerar impactos negativos para a comunidade. 

Para Wigo Ribeiro, o primeiro passo é entender quais são os serviços essenciais, aquilo não pode de jeito nenhum ser cortado. 

Neste caso, manutenções são um tópico que merece muito cuidado. 

Em geral, é perigoso economizar nesse aspecto, pois a qualidade deve ser priorizada e as opções mais baratas, muitas vezes, não são as mais adequadas. O síndico pode estar economizando hoje e precisando pagar mais caro amanhã. 

Mesmo com as dificuldades, o síndico profissional afirma que não podemos duvidar da capacidade de cooperação da comunidade. 

“Às vezes, você vai se surpreender, pois durante um período os condôminos podem aceitar pagar um pouco mais que você não precise cortar alguns gastos”. 

Rachid lembra que, na maioria das vezes, o condômino não faz ideia do que está dentro da planilha da previsão orçamentária. É papel do síndico apresentar e estar recapitulando nas assembleias. 

“A orientação que a gente sempre passa para o síndico é dizer ‘dentro desses serviços ofertados, o que dá para retirar daqui? O que dá para otimizar?’, e a gente vai falando linha por linha”. 

Dessa forma, os condôminos terão a ciência do que é necessário no condomínio, o que deve ser priorizado e o custo de cada coisa. 

O advogado também orienta que o síndico cuide com as palavras. “Não é corte de gastos, é otimização de investimento”. 

Dessa forma, o morador entende que aquela ação também é uma forma de investir em conforto, bem-estar e segurança da comunidade, uma realocação mais eficiente dos recursos. 

Como incentivar a regularização da inadimplência dos condôminos de forma eficaz?  

Assim como um cidadão paga impostos e espera que o Estado, em contrapartida, ofereça bons serviços de saúde, educação e segurança, o condômino deve entender que o pagamento da taxa condominial visa manter e melhorar os benefícios dentro do condomínio para a comunidade. 

É essa a analogia utilizada pelo advogado Eduardo Rachid para explicar a luta pela diminuição da inadimplência. 

Ele orienta que o síndico explique aos moradores o que deixará de ser feito caso o dinheiro não entre no caixa. “Você vai ter que chegar e falar: ‘Olha, se continuar nessa linha de inadimplência, as consequências serão essas’”. 

Para apoiar seu trabalho, o síndico pode contar com profissionais jurídicos, contábeis, além das soluções de crédito e cobrança disponíveis no mercado. 

Rachid orienta que a situação da inadimplência seja primeiramente gerenciada de forma administrativa, antes de envolver o setor jurídico. 

Para isso, é fundamental que o condomínio siga uma regra de cobrança, com um procedimento padrão em casos de atraso. 

>>> Régua de cobrança para condomínios: confira o passo a passo completo para implementar no seu condomínio 

O advogado alerta para uma conduta comum e perigosa no combate à inadimplência: a concessão de descontos não permitidos juridicamente, que vai contra o Código Civil, contra a convenção e contra a assembleia. 

O síndico que conceder descontos a inadimplentes por conta própria, irá pagar a conta. “Caso isso venha acontecer, soma-se a responsabilidade civil do síndico de ter que ressarcir aquele montante ao condomínio, pois o dinheiro pertence a uma coletividade, não pertence a ele”.     

Wigo Ribeiro aconselha que o síndico se responsabilize pelo primeiro contato com o condômino inadimplente, nestes casos, oferecendo auxílio e se colocando à disposição caso o condômino tenha alguma dificuldade de acesso ao boleto ou algo parecido. 

“Com o tempo você percebe quais são aqueles moradores que sempre são pontuais, outros que eventualmente atrasam um pouco e aqueles que realmente passam por maiores problemas. É tudo uma questão de de saber como se relacionar com cada um”, observa. 

Outro grande aliado do síndico é a tecnologia. Um sistema que permita a visualização completa da situação do condomínio, agilize acordos e a gestão como um todo se torna imprescindível. 

“O síndico do século XXI precisa investir em tecnologia. Com a tecnologia ele otimiza recursos, otimiza gastos e tem uma ferramenta para ajudar a diminuir na inadimplência”.

 

Como envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio 

Envolver a comunidade na transformação financeira do condomínio é fundamental para alcançar resultados duradouros. 

A participação ativa dos condôminos não apenas fortalece o senso de responsabilidade da comunidade, mas também facilita a implementação de medidas necessárias para reverter a situação financeira.  

Para Wigo Ribeiro, o fortalecimento do senso de pertencimento na comunidade é o que fará toda a diferença, e o síndico, como líder, precisa agir para inspirar esse sentimento. 

“As pessoas precisam entender a sua honestidade, a sua transparência, a vontade de fazer a coisa dar certo juntamente com a equipe”. 

Também para ele, fomentar o diálogo numa comunidade tão diversa é outra iniciativa fundamental. “O condomínio é um recorte da sociedade. Cada pessoa tem um entendimento, e essa divergência, que muita gente acha ruim, é boa para o síndico começar a ter visões diferenciadas. 

Essa troca de conhecimento com pessoas é que vai fazer essa mudança ali dentro do teu condomínio”. 

>>> Comunicação não violenta: o que é e como praticar no seu condomínio? 

Rachid finaliza as orientações falando sobre três chaves de conhecimento que o síndico precisa ter: educação financeira, gestão emocional o terceiro ponto é a comunicação, que vai permitir um bom envolvimento com a comunidade. “A comunicação é o fermento do bolo no condomínio para o síndico crescer”. 

As condições para a boa comunicação são que seja clara, objetiva, direta e, sobretudo, humana. 

A gestão humanizada seria a “cereja do bolo”. “Não adianta ele ter todo o tecnicismo e não dar bom dia aos condôminos ou perguntar se o porteiro está bem ou precisa de algo”, alerta o advogado.  

Veja a live completa:

Semana da Gestão Financeira 2024 

A Semana da Gestão Financeira foi um evento 100% online e gratuito realizado pela TownSq dos dias 19 a 22 de março de 2024. 

As aulas formam uma imersão completa nas finanças condominiais, passando por diferentes desafios e abordando temas como organização das finanças, prevenção de problemas, valorização do patrimônio e facilitadores tecnológicos para o síndico. 

Assistir à playlist completa do evento 

A imobiliária pode cobrar taxa de emissão de boleto? Veja o que diz a legislação

A imobiliária pode cobrar taxa de emissão de boleto? Veja o que diz a legislação

A cobrança de taxas nos boletos de aluguel e taxas condominiais é um tema que gera muitas dúvidas. Mas afinal, é legal ou não cobrar essa taxa? Vamos esclarecer essa questão. Continue lendo! 

O que diz a lei sobre isso? 

De acordo com a Resolução nº 3.693, não é permitido cobrar despesas de emissão de boletos, carnês e similares de pessoas que possuem um vínculo negocial contínuo com uma instituição.  

Isso inclui contratos de depósito, operações de crédito, arrendamento mercantil, prestação de serviços ou aplicação financeira. 

O Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor (IDEC) também se opõe a essa prática. 

Segundo o IDEC, os custos de processamento, emissão e envio de boletos são inerentes à atividade da empresa prestadora de serviços e, portanto, não devem ser repassados ao consumidor. 

E, por fim, a Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), por meio do Ato nº 6.087, determinou que as empresas de TV por assinatura não podem cobrar a taxa de emissão de boletos, baseando-se no Código de Defesa do Consumidor (CDC), que proíbe práticas abusivas, incluindo a exigência de vantagem excessiva do consumidor. 

Decisões do Superior Tribunal de Justiça 

Apesar dessas orientações, a Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu que não é ilegal repassar o custo de emissão de boletos bancários para os locatários, desde que o contrato de locação com a imobiliária inclua instruções sobre como efetuar o pagamento sem a cobrança da tarifa.  

O mesmo entendimento se aplica aos boletos emitidos para condôminos. 

Em um caso específico, o STJ reformou uma decisão do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS), que considerava ilegal a cobrança da tarifa. 

O STJ argumentou que o Código de Defesa do Consumidor não proíbe a estipulação contratual que impõe ao consumidor o pagamento dos custos de cobrança. 

Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) 

Em 2008, um Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) foi firmado entre o Ministério Público e o Sindicato de Habitação do Rio Grande do Sul (Secovi/RS). 

Este TAC exige que as imobiliárias informem aos condôminos e locatários sobre a possibilidade de utilizar outras formas de pagamento para evitar a tarifa de emissão de boleto. 

A controvérsia sobre a cobrança de taxas de emissão de boletos em contratos de locação e taxas condominiais tem fundamentos legais e decisões judiciais diversas.  

Portanto, não é permitido cobrar essas taxas indiscriminadamente, mas, se houver cláusula contratual que ofereça alternativas de pagamento sem a tarifa, a cobrança pode ser considerada legal. 

Este artigo foi útil para você? Aproveite para conferir até quando o condomínio pode cobrar pelo atraso no pagamento das taxas condominiais. Boa leitura!

Sistema financeiro para imobiliária: a chave para economizar tempo e dinheiro

Sistema financeiro para imobiliária: a chave para economizar tempo e dinheiro

De acordo com uma pesquisa realizada com imobiliárias do Brasil, pelo menos 90% das empresas consideram a tecnologia indispensável para o seu bom funcionamento. 

Dito isso, não dá para negar: sem a presença da tecnologia, o sucesso de uma imobiliária pode não ser possível. 

E quando falamos de gestão financeira, a eficiência e a precisão para lidar com um grande volume de transações, contratos, despesas e operações diárias se torna um desafio cada vez mais complexo. 

É aqui que o sistema financeiro para imobiliária entra em cena, oferecendo uma solução que não apenas facilita o trabalho, mas também proporciona uma vantagem competitiva significativa. 

Se você está procurando maneiras de otimizar as operações financeiras da sua imobiliária, reduzir custos e melhorar a tomada de decisões, então este post é para você. Continue lendo para entender melhor!

Impacto da tecnologia na gestão financeira das imobiliárias 

A incorporação de novas tecnologias na gestão financeira proporciona uma série de vantagens que permitem às imobiliárias melhorarem a eficiência, reduzir custos e tomar decisões mais eficientes. 

Veja algumas das principais tecnologias que têm causado um impacto significativo na gestão financeira desse setor: 

Inteligência artificial e Machine learning 

Esses avanços tecnológicos permitem a automação de processos repetitivos, como a entrada de dados e a reconciliação de transações, reduzindo assim o risco de erros humanos e economizando tempo e dinheiro. 

Além disso, estas duas tecnologias também permitem: 

  • Previsão de tendências: é possível analisar dados históricos e prever tendências futuras, ajudando a antecipar flutuações de mercado e ajustar as estratégias; 
  • Detecção de fraudes: os sistemas baseados em IA podem monitorar transações em tempo real e identificar padrões incomuns que podem indicar atividades fraudulentas. Isso aumenta a segurança financeira e protege a empresa contra perdas significativas; 
  • Mais eficiência e menos custos com recursos humanos: esta tecnologia também proporciona maior eficiência na análise dos dados financeiro, geração de relatórios e inserção de informações, reduzindo o número necessário de pessoas para exercer essas tarefas. 

Mobilidade e acesso remoto 

Com a crescente adoção de dispositivos móveis e soluções baseadas em nuvem, a mobilidade se tornou um componente essencial da gestão financeira moderna. 

As imobiliárias agora podem acessar informações financeiras críticas de qualquer lugar do mundo e a qualquer momento, permitindo: 

  • Trabalhar remotamente: acessar dados de qualquer lugar sem comprometer a produtividade ou a segurança, proporcionando mais flexibilidade para trabalhar fora do escritório; 
  • Acesso em tempo real: acessar dados financeiros em tempo real, facilitando a tomada de decisões rápidas e informadas. 

Segurança de dados 

A segurança dos dados financeiros se tornou uma prioridade para as imobiliárias, especialmente com o aumento das ameaças cibernéticas, golpes e fraudes online.  

Tecnologias avançadas oferecem soluções robustas para proteger informações sensíveis contra estes tipos de ataques e garantir a conformidade com a legislação, como a Lei Geral de Proteção de Dados. 

  • Criptografia: a criptografia de ponta a ponta protege os dados durante a transmissão e o armazenamento, garantindo que apenas usuários autorizados possam acessá-los; 
  • Backup e recuperação de dados: soluções baseadas em nuvem frequentemente incluem recursos automáticos de backup e recuperação de dados, garantindo que as informações financeiras possam ser restauradas rapidamente em caso de falhas ou ataques. 

Automação de processos 

A automação de processos financeiros é uma das áreas onde a tecnologia tem o maior impacto. 

Tecnologias financeiras reduzem a necessidade de intervenção manual em tarefas rotineiras, como processamento de pagamentos e gestão de despesas, por exemplo. 

  • Automação de faturamento: Sistemas automatizados podem gerar e enviar faturas automaticamente, acompanhar pagamentos e enviar lembretes para clientes inadimplentes, melhorando a eficiência e a pontualidade no recebimento de receitas; 
  • Processamento de pagamentos: A integração com sistemas bancários permite que os pagamentos sejam processados com maior rapidez, reduzindo o tempo e os erros associados ao processamento manual; 
  • Gestão de despesas: Ferramentas de automação podem rastrear despesas, categorizar transações e gerar relatórios detalhados, proporcionando uma visão clara e precisa das finanças; 
  • Controle financeiro e fiscal: um sistema financeiro também facilita a rotina de emissão e gerenciamento de notas fiscais, emitir títulos de cobranças e tornar a operação diária mais eficiente. 

Por que adotar um sistema financeiro na imobiliária? 

Adotar um sistema financeiro na imobiliária é uma decisão estratégica que pode trazer inúmeros benefícios operacionais e financeiros. Veja alguns: 

Eficiência operacional 

Um sistema financeiro automatiza tarefas rotineiras, como lançamento de despesas, emissão de boletos, e reconciliação bancária. 

Isso reduz o tempo gasto em atividades manuais e permite que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas. 

E, além disso, também permite centralizar todas estas informações em um único sistema facilitando a gestão e o acesso rápido a dados precisos e atualizados. 

Precisão de dados e redução de erros 

A automação e a digitalização de processos também reduzem a incidência de erros manuais que podem ocorrer na entrada de dados e nas transações financeiras. 

Esta automação assegura que todas as transações sejam registradas de forma consistente e precisa, facilitando a auditoria e a conformidade com as leis. 

Melhoria na gestão de fluxo de caixa 

O acesso às informações financeiras em tempo real permite um melhor controle do fluxo de caixa, ajudando a prever períodos de maior necessidade de liquidez, tomar decisões mais informadas e realizar planejamentos mais precisos a longo prazo. 

Tomada de decisões estratégicas 

Um sistema financeiro permite gerar relatórios detalhados que fornecem insights valiosos sobre a performance financeira da imobiliária, ajudando na identificação de áreas que necessitam de melhorias e oportunidades de crescimento, além de uma compreensão mais rápida das finanças. 

Conformidade e transparência 

Um sistema financeiro também ajuda a garantir que todas as transações estejam em conformidade com as normas contábeis e fiscais, evitando problemas legais e penalidades. 

Otimização de recursos 

Com a melhoria da eficiência e precisão, a equipe financeira também pode ser realocada para atividades que agregam mais valor ao negócio, como inovação e adaptação às mudanças no mercado, tornando a imobiliária mais competitiva, por exemplo. 

Sistema financeiro para imobiliária: conheça o TownSq Administração Digital 

Gerenciar uma imobiliária com eficiência e precisão requer ferramentas que facilitem o acesso a dados financeiros, a centralização da gestão de clientes e a automação de processos. 

O TownSq Administração Digital é uma solução completa que oferece tudo isso e muito mais, garantindo uma gestão financeira otimizada e uma experiência superior para clientes e moradores. Veja: 

Facilidade para acessar dados e relatórios financeiros 

Com o TownSq Administração Digital, a prestação de contas se torna um processo simples e transparente. 

A plataforma permite que você acesse extratos e balancetes a qualquer momento, facilitando a análise financeira e a tomada de decisões. 

Essa acessibilidade garante que você tenha sempre à mão as informações necessárias para manter a saúde financeira da sua empresa. 

Mais eficiência para todos os clientes de maneira centralizada 

Centralizar as demandas dos moradores, as atividades das equipes e a comunicação em um único lugar é essencial para uma gestão eficiente. 

O TownSq proporciona uma plataforma integrada onde todas essas funcionalidades estão disponíveis, permitindo que você gerencie seus clientes de maneira mais eficaz.  

Isso não só melhora a organização interna, mas também aumenta a satisfação dos clientes ao garantir respostas rápidas e precisas. 

Serviços contábeis e folha de pagamento 

Além da gestão financeira, o TownSq oferece serviços contábeis completos e gestão de folha de pagamento. 

Essa funcionalidade permite que a sua imobiliária delegue tarefas fiscais e de pagamento, reduzindo a carga administrativa e garantindo conformidade com as regulamentações. 

Desta forma, você pode se concentrar no crescimento do seu negócio enquanto confia que as obrigações contábeis estão sendo cumpridas corretamente. 

Prestação de serviços eficiente e clientes satisfeitos 

A eficiência na prestação de serviços é fundamental para manter os clientes satisfeitos. 

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Como calcular a fração ideal de um imóvel de maneira simples

Como calcular a fração ideal de um imóvel de maneira simples

Todos os meses é cobrada uma taxa condominial que serve para bancar manutenções e melhorias na edificação e pagar os salários dos funcionários que trabalham no local. Em muitos condomínios, também é incluso o valor da água e da energia no custo total da taxa condominial. Existem diferentes formas de calcular tudo isso; entretanto, o modelo mais tradicional é através da fração ideal do condomínio. Mas você sabe o que é e como calcular a fração ideal de um imóvel?

Nesta publicação você compreenderá o que é fração ideal de imóvel, como calculá-la de maneira correta e qual a normativa que define o cálculo da fração ideal. Continue a leitura e compartilhe com seus amigos!

O que é fração ideal de um imóvel?

A legislação reconhece que dentro das edificações existem partes que são de propriedade exclusiva e outras que são de propriedade comum dos condôminos. Apartamentos, casas e salas comerciais são consideradas áreas privativas e de uso exclusivo de seus proprietários. Estas também são consideradas unidades autônomas, ou seja, são partes da edificação vinculadas a frações ideais e assinaladas por designação numérica ou alfabética. Por outro lado, áreas comuns como piscina, salão de festas e academia, são tidas como propriedade comum dividida entre os condôminos.

A fração ideal é o quanto de um terreno pertence a cada condômino. Ou seja, é feito um cálculo que soma as áreas de propriedade exclusiva com as de propriedade comum. O resultado define qual a porção do terreno do condomínio que pertence a cada proprietário. Ao realizar a compra de uma unidade dentro de um condomínio, o proprietário recebe a escritura de fração ideal.

Sem a determinação da fração ideal, o incorporador não pode registrar o condomínio no cartório de imóveis. O artigo 32 da Lei 4.591 determina que o profissional, responsável pela construção e comercialização da edificação, poderá negociar unidades autônomas apenas após fazer o Registro de Incorporação no Registro de Imóveis, apresentando, entre outros documentos, a discriminação das frações ideais de cada unidade.

Toda a matemática é determinada pelo novo Código Civil, art. 1.331, que explica:

  • 3º A fração ideal no solo e nas outras partes comuns é proporcional ao valor da unidade imobiliária, o qual se calcula em relação ao conjunto da edificação.
  • 3º A cada unidade imobiliária caberá, como parte inseparável, uma fração ideal no solo e nas outras partes comuns, que será identificada em forma decimal ou ordinária no instrumento de instituição do condomínio. (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004)

Agora que já analisamos qual o significado de fração de ideal, vamos analisar como a fração ideal de condomínio é utilizada no dia a dia.

O que é fração ideal de condomínio?

Fração ideal de condomínio é o quanto um imóvel (a unidade exclusiva do proprietário) corresponde dentro do empreendimento. Ou seja, fração ideal é quantos por cento do espaço do condomínio aquela unidade representa.

Condomínios contam com imóveis de diferentes dimensões. Uns têm três ou mais quartos, outros têm coberturas. Por terem tamanhos diferentes, a fração ideal de cada imóvel será diferente.

Em boa parte dos condomínios, o cálculo da taxa condominial é feito de acordo com o tamanho da unidade. Nesses casos, é a fração ideal que determinará o valor que o proprietário pagará ao condomínio todos os meses. Assim, a divisão dos gastos mensais do condomínio é calculada pela proporção do quanto a fração ideal da unidade corresponde no total dos gastos do condomínio. Em outras palavras, unidades que têm o metro quadrado maior pagam uma taxa de condomínio maior.

De acordo com especialistas, mais de 90% dos condomínios brasileiros fazem uso da cobrança por fração ideal. Essa medida é garantida pelo Artigo 1.336 do Código Civil, que diz:

Art. 1.336. São deveres do condômino:
I – Contribuir para as despesas do condomínio, na proporção de suas frações ideais;
I – contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção; (Redação dada pela Lei nº 10.931, de 2004) (…)

Em resumo, a lei determina que os condôminos paguem a taxa de acordo com a fração ideal de suas unidades. Entretanto, a norma também destaca que a cobrança poderá ser feita de forma diferente desde que estipulado pela convenção do condomínioInclusive, tal documento deve especificar qual é a fração ideal de cada unidade, apresentando a área útil, área comum e área total do imóvel.

Assim sendo, os condomínios não são obrigados a calcular a cota condominial de acordo com fração ideal. Alguns optam por realizar a divisão com base em outro método de cobrança. Muitas optam pelo cálculo baseado no número de unidades, em que o rateio das despesas é feito de forma igualitária. Porém, se a convenção do seu condomínio não apresenta nenhuma informação sobre o assunto, a cobrança deverá seguir o que está estipulado no Código Civil. Desta forma, o cálculo deverá ser feito a partir da fração ideal dos imóveis.

No entanto, a legislação também sugere o funcionamento do condomínio de acordo com a fração ideal paga por cada morador. Caso seja decidido basear-se nas sugestões do Código Civil, calcular a fração ideal de cada unidade torna-se essencial para os momentos de tomada de decisões.

Na primeira convocação para votações em assembleias que não exigirem quorum especial, o artigo 1.352 da Lei 10.406 determina que as deliberações sejam tomadas pela maioria de votos dos moradores presentes, que devem representar, no mínimo, metade das frações ideais. Os votos também serão proporcionais ao espaço ocupado pelos moradores, a não ser que a convenção do condomínio estabeleça um processo diferente.

Caso os moradores tenham interesse em modificar essa medida do condomínio, é necessário realizar uma votação em assembleia. Para isso, é preciso conquistar o quórum de dois terços dos condôminos. Se a assembleia não resultar em consenso, a discussão pode ser levada à Justiça.

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Como calcular a fração ideal de um imóvel de acordo com a norma da ABNT?

Para calcular a fração ideal de um imóvel, é necessário utilizar as recomendações da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas). O órgão conta com a Norma de nº 12.721 (NBR 12721), instaurada em 2005. Essa regra explica quais são os critérios para a avaliação de custos de incorporação imobiliária e outras questões para condomínios edilícios.

Imagine que todos os gastos mensais do condomínio somem R$10.000. Pelo cálculo da fração ideal, o proprietário de uma unidade que ocupa 2,5% do empreendimento deve pagar uma taxa condominial correspondente ao espaço ocupado. Deste modo, a cada mês lhe é cobrado R$250,00.

Para calcular a fração ideal de um imóvel é necessário entender os seguintes itens:

  • Fração Ideal da unidade (FI);
  • A área total do terreno (Ater);
  • A área da unidade residencial em questão (Aund);
  • A área total construída das unidades (At und).

Levando isso em consideração, a fórmula para calcular fração ideal é:

FI = (Ater x Aund) / At und

Após obter o valor da fração ideal (FI), também é importante descobrir qual a porcentagem correta de cada unidade. Para isso, deve-se:

  • Pegar o resultado do FI da equação;
  • Dividir o valor pela área total do terreno (Ater);
  • Multiplicar por 100.

Para simplificar, vamos explicar o cálculo utilizando valores hipotéticos. Vamos calcular a fração ideal de um apartamento de 100 m². A área total do terreno do condomínio tem 1.000 m², enquanto que o edifício tem 4.000 m² de área total. Logo:

  • Ater = 1.000
  • Aund = 100
  • At und = 4.000

Assim, a fórmula fica:

FI = (1.000 x 100) / 4.000

Desta forma, o resultado final é FI = 25. Ao calcular a porcentagem que a fração ideal desse apartamento representa no condomínio, obtém-se 2,5%. Portanto, esse imóvel tem fração ideal de 2,5% do condomínio. Consequentemente, o proprietário deverá pagar uma parcela equivalente a 2,5% do rateio dos gastos mensais do condomínio.

Sabemos que matemática pode ser motivo de apreensão para muitos síndicos. Porém, utilizando a fórmula correta e seguindo as normas da convenção do condomínio, não há muito com o que se preocupar.

 

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O condomínio pode cobrar fundo de reserva do inquilino? Veja a resposta

O condomínio pode cobrar fundo de reserva do inquilino? Veja a resposta

Alugar um imóvel pode trazer diversas dúvidas tanto para inquilinos quanto para os condôminos, e uma das questões mais comuns é sobre quem deve pagar o fundo de reserva do condomínio. 

Afinal, essa taxa adicional é uma responsabilidade do locador ou do locatário?  Compreender as obrigações de cada parte é essencial para evitar conflitos e garantir uma convivência harmoniosa. 

Neste artigo, vamos esclarecer quem é responsável pelo pagamento do fundo de reserva e como a legislação brasileira aborda essa questão. Veja a seguir!

É obrigação do inquilino pagar fundo de reserva? 

O fundo de reserva é, por padrão, de responsabilidade do condômino. 

Contudo, se usado para despesas ordinárias durante a locação, o inquilino deve reembolsar esse valor. 

O contrato de locação deve especificar o que o inquilino arcará com o fundo de reserva, mesmo não sendo para despesas ordinárias. 

O que diz a lei sobre o fundo de reserva? 

O fundo de reserva é uma cobrança extra, além da taxa condominial, destinada a cobrir despesas imprevistas, emergências, obras futuras, e até mesmo realizar investimentos. 

É uma reserva de longo prazo que pode acumular uma quantia significativa, e tem como principal objetivo servir como suporte financeiro para o condomínio. 

A lei nº 4.591 de 1964, no Capítulo II, diz: 

“§ 3º – Além de outras normas aprovadas pelos interessados, a convenção deverá conter: (…) j) a forma de contribuição para a constituição de fundo de reserva;” 

A legislação estipula que o fundo de reserva é obrigação do condômino, e não do inquilino. 

A Lei do Inquilinato, no artigo 22º, reforça isso: 

“Art. 22º. O locador é obrigado a: (…) X – pagar as despesas extraordinárias de condomínio. (…) g) constituição de fundo de reserva.” 

Por outro lado, se o fundo de reserva for utilizado para pagar uma despesa ordinária, o inquilino deve repor o valor: 

“Art. 23º. O locatário é obrigado a: (…) XII – pagar as despesas ordinárias de condomínio. (…) i) reposição do fundo de reserva, total ou parcialmente utilizado no custeio ou complementação das despesas referidas nas alíneas anteriores, salvo se referentes a período anterior ao início da locação.” 

O que o inquilino não deve pagar no condomínio? 

Ao alugar um imóvel, é fundamental entender que o inquilino não deve arcar com despesas que vão além das essenciais para o dia a dia do condomínio. 

De acordo com a Lei do Inquilinato, o inquilino é responsável pelas despesas de manutenção, enquanto as melhorias no prédio são responsabilidade do condômino. 

Para facilitar a compreensão, pense nas despesas em duas categorias: ordinárias e extraordinárias. 

Despesas ordinárias 

As despesas ordinárias, que são de responsabilidade do inquilino, incluem custos essenciais para a manutenção diária do condomínio. Por exemplo: 

  • Taxa condominial; 
  • Salário e encargos trabalhistas dos porteiros, profissionais da limpeza e zelador; 
  • Serviços de limpeza e manutenção das áreas comuns; 
  • Reparos fundamentais para o funcionamento diário do prédio; 
  • Pintura das áreas internas e comuns. 

Essas despesas são parte do uso cotidiano e quem vive no imóvel, ou seja, o inquilino, deve arcar com esses custos. 

Despesas extraordinárias 

As despesas extraordinárias são de responsabilidade do condômino, pois geralmente se referem à valorização do imóvel ou a melhorias que beneficiam a propriedade a longo prazo. Por exemplo: 

  • Reformas na estrutura do prédio; 
  • Pintura da fachada; 
  • Instalação de equipamentos de segurança; 
  • Alteração de paisagismo; 
  • Construção de áreas de lazer. 

Essas melhorias beneficiam o condômino, pois aumentam o valor do imóvel e são mais duradouras, enquanto o inquilino pode se mudar a qualquer momento. 

O que cobrar do inquilino no condomínio? 

A legislação define que algumas despesas são obrigatórias para o inquilino, mesmo sem estar especificado no contrato de locação. 

Vamos esclarecer isso: 

Ao alugar um imóvel, o inquilino deve pagar o aluguel e as contas de consumo, como água, luz e gás. 

Se o imóvel faz parte de um condomínio, o inquilino também deve pagar as despesas ordinárias do condomínio, que incluem: 

  • Limpeza; 
  • Salário dos funcionários; 
  • Água; 
  • Luz; 
  • Esgoto; 
  • Manutenção. 

Esses valores são cobrados mensalmente no condomínio. 

Por outro lado, as despesas extraordinárias, como pintura de fachada e reformas, são de responsabilidade do condômino. 

Se você entendeu melhor sobre as responsabilidades do inquilino e condômino, mas ainda tem dúvidas sobre cobrança indevida de fundo de reserva. Confira o nosso artigo completo sobre este tema e saiba o que fazer. Boa leitura!