Os condomínios não são todos iguais. Eles variam muito em finalidade, tipos de unidade, estrutura e tamanho. E é claro que, por consequência, os desafios que o gestor enfrentará também vão variar de acordo com essas diferenças.
Em live do nosso canal do YouTube, nós discutimos a temática “Gestão de condomínios pequenos: como vencer os desafios e fazer uma gestão eficiente” com a síndica profissional Kelly Ribeiro, parceira certificada pela TownSq e atuante no Vale do Paraíba Paulista.
Neste artigo, confira os principais pontos sobre esse assunto, conheça as vantagens e se prepare para gerenciar condomínios de pequeno porte. Continue lendo.
Quem é a síndica Kelly Ribeiro?
A síndica profissional Kelly Ribeiro, certificada pela TownSq desde 2020, atua no mercado condominial desde 2016. Com condomínios na Região do Vale do Paraíba, a sua empresa atende a cidade de Jacareí e de São José dos Campos, em São Paulo.
Antes de iniciar a sua carreira como síndica, Kelly exerceu sua formação de Engenheira Mecânica por aproximadamente 15 anos, e em 2015 decidiu fazer algo diferente: se tornou subsíndica do condomínio em que morava.
Gostando da função, decidiu se especializar para o mercado, largou a área de formação e se aprimorou nas habilidades necessárias para trabalhar com gestão condominial. “Acho que o bichinho da área condominial me mordeu e de lá para cá eu comecei a atuação no exclusivamente no mercado condominial”, conta.
Nestes quase 9 anos, Kelly se transformou numa empresa e começou a trazer para a sua carteira de clientes os mais diversos tipos de condomínio. Posteriormente, definiu sua especialização em condomínios menores.
O que consideramos para classificar um condomínio como “pequeno”?
Na TownSq, entendemos que condomínios pequenos são aqueles com até 50 unidades. Mas a resposta pode variar, pois depende da perspectiva da comparação com outros condomínios.
Muitas vezes também, o que normalmente chamamos de “condomínios de pequeno porte” são aqueles que possuem alguns desafios característicos.
Kelly explica que, apesar de pensarmos que são pequenos apenas os condomínios de 9, 12, 15 unidades, para muitas pessoas um condomínio de até 100 unidades pode ser pequeno, por passar pelas mesmas situações que condomínios menores.
Quais são as diferenças na gestão de condomínios pequenos e grandes?
Quando falamos em gestão condominial, já imaginamos ali o porteiro, o zelador, os auxiliares de serviços gerais… E aí começam as diferenças: condomínios menores, muitas vezes, não geram receita o suficiente para contratar tantos funcionários.
“Hoje eu posso falar que dos condomínios que eu gerencio, 60% ou 70% não tem portaria. Alguns deles têm tecnologia avançada, como de portaria virtual ou de um atendimento autônomo”, contou Kelly.
Com o baixo número de funcionários em horário comercial, algumas adaptações na rotina do síndico e do condomínio precisam ser feitas.
“Quando vamos receber o produto de limpeza pro condomínio, por exemplo, vai ter que adequar a agenda e ter toda essa logística, porque você não tem todos os recursos na mão assim como em condomínios maiores”, explicou a síndica.
Como gerenciar o condomínio pequeno à distância?
Mesmo que o condomínio menor exija um esforço maior do síndico para fazer algumas atividades funcionarem, ele não exige que o gestor esteja lá o tempo todo. O gerenciamento à distância é possível para condomínios de todos os tamanhos. A diferença é que, para aqueles de pequeno porte, alguns cuidados são fundamentais.
Segundo Kelly, o primeiro desafio está em conseguir mostrar o seu potencial para as pessoas, especialmente quando o síndico acaba de iniciar as suas atividades no condomínio. “Essas pessoas não te conhecem, (ainda) não sabem da qualidade do trabalho”.
O condomínio maior, por sua vez, tem mais recursos para que a equipe apoie a gestão à distância. Quando o síndico deseja atuar em condomínios menores, precisa conhecer esse mercado, para saber passar confiança do seu bom trabalho. Para Kelly, isso significa “dinamismo para conhecer a maioria ou todos os moradores” e uma “proximidade, não de amizade, mas de tratar (os moradores) de forma mais próxima”.
Outro ponto fundamental que permite um bom gerenciamento a distância é construir ao longo do tempo uma rede de prestadores de serviço confiável. O síndico vai precisar ter uma boa lista de contatos para ser ajudado em determinadas situações.
Kelly aconselha que cada gestor conheça a realidade do condomínio e suas limitações, e busque prestadores de serviço e empresas capacitadas. Assim, em determinadas emergências, mesmo de longe, o síndico consegue resolver.
“O síndico não precisa estar lá, porque não é ele quem vai colocar um portão de volta para funcionar. Mas ele tem que saber o prestador de serviço que vai conseguir solucionar o problema”, exemplificou.
Além disso, as manutenções preventivas precisam estar sempre em dia. Essa prática, além de fundamental para a segurança dos moradores e estrutura, é a melhor forma de prevenir gastos maiores no futuro. Esse cuidado antecipado é fundamental para evitar grandes prejuízos em caixas que já têm a arrecadação mais limitada.
Além de saber como fazer uma gestão eficiente, o síndico precisa saber comunicar com constância e clareza tudo o que está acontecendo.
Compartilhar os detalhes da gestão com os moradores é um caminho para gerar mais confiança. Uma boa opção – utilizada também pela síndica Kelly – é um aplicativo de condomínio como o TownSq. Por lá, o síndico poderá apresentar todas as ações operacionais que foram executadas dentro do condomínio. Essa iniciativa transmite mais transparência, gera confiança e pode garantir o reconhecimento desse profissional, às vezes refletido numa reeleição.
Aproveitar os benefícios da tecnologia é para qualquer tipo de condomínio. E para quem acredita que um aplicativo pode não ser bem aceito em um condomínio com idosos, por exemplo, Kelly conta uma história que prova o contrário.
A filha de uma condômina idosa de um prédio de 40 unidades em que Kelly atua demonstrou receio quanto à comunicação pelo aplicativo, já que sua mãe poderia não saber usar. Demonstrando cuidado e empatia, a síndica passou o acesso ao aplicativo para todos os filhos da moradora, que agora têm também recebem todas as informações do condomínio e podem ajudar a mãe com os avisos, como de reunião e manutenções. A síndica foi parabenizada pela preocupação com a experiência da moradora.
A conclusão é de que a tecnologia pode ajudar o gerenciamento à distância, mas cabe ao síndico estar interessado em ajudar os moradores a engajarem nas mudanças positivas para o condomínio.
Como evitar problemas financeiros em um condomínio com pouca arrecadação?
Para fazer uma boa gestão financeira em qualquer condomínio, Kelly recomenda que o síndico conheça os espaços e suas limitações. E quando o assunto é inadimplência, o maior entre os problemas financeiros, o impacto pode ser ainda maior para condomínios pequenos. Em um edifício de 10 unidades, um morador que deixa de pagar é 10% da arrecadação prevista, algo que pode prejudicar o pagamento das contas básicas daquele edifício.
Uma das técnicas que Kelly aplica para incentivar o pagamento correto da taxa condominial é educar os moradores quanto à importância de estar em dia com o condomínio. “Eu sempre tento trazer o condômino para a realidade da gestão. (…) Isso incluir mantê-los informados, seja da pequena melhoria que você faz, seja do andamento da instalação da cerca elétrica, ou do número de chamados.” Mostrar o impacto do trabalho que está sendo realizado é uma forma de conscientização.
Como o síndico profissional pode conquistar uma assembleia de condomínio pequeno concorrendo com um síndico morador?
Muitas vezes, os moradores de um condomínio menor podem preferir que o gestor seja um morador ou conhecido. Para ter mais chances de conquistar esses moradores, Kelly orienta que o síndico profissional estude o condomínio para o qual deseja se candidatar. “Entender qual que é a dor, o que que eles estão querendo. Nem todo condomínio é igual, então entender o que que eles estão desejando é importante”.
Além disso, um grande ponto destacado por Kelly foi o da imparcialidade. Essa é uma característica única do síndico profissional, e uma vantagem que pode ser usada em sua vantagem.
Depois de entender o condomínio e apresentar seus diferenciais, o síndico já eleito pode promover outras ações para conquistar os moradores. Poder conhecer todos ou a maioria dos moradores é uma das vantagens de trabalhar em um condomínio de pequeno porte.
Kelly citou como exemplo uma ação que conseguiu promover de Dia das Mães em um dos condomínios que atende: ela convidou uma consultora para levar uma aula de maquiagem e autocuidado para as moradoras. O resultado foi muito positivo. “Que seja um café simples, ou levar uma determinada palestra. São formas de conseguir trazer as pessoas mais próximas”.
Essa é uma prova de que a capacidade técnica conquista o condomínio, mas a capacidade de criar confiança e relacionamentos é o que pode manter o profissional ali. Unir a gestão eficiente com boas iniciativas de conexão é o casamento perfeito.
Os desafios em atuar num condomínio com poucos moradores
Aproximar o público na medida certa e saudável pode ser um desafio para síndicos de condomínios menores. Isso porque o morador não pode confundir a boa conexão com o síndico com uma amizade que “fecha os olhos” para o desrespeito às normas do condomínio.
Neste momento, Kelly orienta os profissionais a agirem com respeito e clareza. Ela explica que o regimento interno e a convenção condominial são documentos que precisam ser seguidos, e relembra os moradores do motivo do condomínio ter contratado um profissional. “Você fez uma contratação de um profissional para te ajudar aí no condomínio. Não sou eu que desenhei o regimento interno, já é do nosso prédio. Então se ali está determinado tal horário, eu não tenho essa autonomia de mudar”.
Essa é uma forma de fazer com que o condômino compreenda as obrigações do síndico de fazer com que as regras sejam respeitadas, e o gestor consegue manter a ordem com uma boa comunicação.
Como garantir uma boa gestão quando síndico precisa tirar férias?
Quando o síndico conhece o andamento e necessidades do condomínio, seja qual for o seu tamanho, ele consegue se organizar e preparar todos os envolvidos para poder tirar férias. Mesmo em condomínios menores, que exigem algumas particularidades do gestor, isso é possível com a preparação adequada.
Quando começou na profissão, Kelly fazia de tudo. Como estava iniciando na carreira de síndica, passava muito tempo adquirindo conhecimento, buscando clientes, tomando conta do processo. Uma vida comum de empreendedor e gestor iniciante. Atualmente, com 11 condomínios, ela acha difícil poder tirar muitos dias de férias, como muitos outros trabalhos permitem. “Não existe ‘30 dias de férias, e eu vou ficar viajando e o condomínio vai rodar, ou alguém vai fazer no meu lugar com a qualidade que eu faço.’”
No entanto, conhecendo bem cada condomínio, o síndico pode se planejar e garantir que tudo esteja em dia para que uma viagem seja possível. Sempre com muita organização, antecedência e responsabilidade.
Hoje, Kelly já pode contar com uma funcionária contratada para ajudar na organização e solução de problemas dos condomínios que atende, que auxilia a síndica para que tudo funcione bem em caso de ausência.
Outra grande aliada nos momentos de descanso do síndico é a tecnologia. Por meio do aplicativo o síndico consegue ter controle das manutenções e até ficar mais tranquilo podendo visualizar a situação de cada condomínio, mesmo que de longe. Também é possível direcionar algumas demandas para funcionários. “Sem tecnologia, de maneira geral, eu não conseguiria trabalhar. Ela não veio para substituir, em nenhum momento. Ela veio para agregar”, explicou.
Quais são as vantagens em atender condomínios menores?
Kelly conta que conseguiu se encontrar meio condominial com a gestão de condomínios menores.
Para ela, a primeira vantagem dessa escolha é ter uma carteira com muitos clientes que garante mais segurança no trabalho do síndico. Perdendo um cliente, o impacto financeiro não será tão grande. Quando o profissional aposta em poucos condomínios maiores, qualquer mudança pode interferir muito.
Outra vantagem é o tempo dedicado a resolução de problemas. Em condomínios menores, Kelly acredita que as situações são mais gerenciáveis. Especialmente para quem está começando, iniciar com um público pequeno pode ser uma boa ideia. Tanto para se apresentar para uma assembleia na eleição quanto para gerenciar.
Confira a live completa sobre gestão de condomínios pequenos com a síndica profissional Kelly Ribeiro e outras dicas da TownSq para uma gestão de sucesso.
Seja por um curto momento ou por um período maior, viver de aluguel é a realidade de muitos brasileiros. De acordo com a PNAD (Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio) em 2022, cerca de 20% da população brasileira morava em imóvel alugado. Para que tanto o locatário quanto o proprietário do imóvel se sintam seguros com a locação do imóvel, é importante assinar um contrato de locação detalhando os direitos e deveres de ambos.
Neste artigo, você vai conferir tudo o que deve conter em um contrato de locação, qual a importância e se muda algo quando se trata de alugar um imóvel em condomínio. Acompanhe a leitura!
Contrato de locação para imóveis – qual a importância?
Alugar um novo imóvel em um condomínio pode ser uma etapa importante da vida, mas também exige atenção para garantir uma experiência tranquila. O contrato de locação é a maneira mais segura de respaldar tanto o inquilino quanto o proprietário do imóvel, pois é nesse documento que está listado as condições físicas do imóvel, quais os direitos e deveres do inquilino e do proprietário, data de início e término de locação, entre outros detalhes.
Apesar de parecer algo complexo, o contrato de locação é a garantia que nenhuma das partes sairá com prejuízos, além de garantir a segurança e a harmonia das partes envolvidas.
Para que um contrato de locação tenha valor legal e garanta os direitos e deveres das partes envolvidas, é fundamental conter as partes abaixo:
Dados básicos: como qualquer documento, o contrato feito durante a locação de um imóvel deve conter o nome completo, CPF, RG, endereço e estado civil tanto do locador quanto do inquilino.
Descrição do imóvel: para assegurar a responsabilidade sobre a estrutura e objetos disponíveis o imóvel durante a locação, bem como garantir que o imóvel onde o inquilino está morando é realmente o que foi mostrado pelo locador, no contrato deve ter a localização correta do imóvel, área, cômodos, dependências e benfeitorias.
Valor do aluguel: talvez seja essa a parte mais importante do contrato de locação, já que o valor do aluguel muitas vezes é motivo de embates entre inquilinos e proprietários. Além do valor do aluguel no contrato deve constar a mensalidade, forma de pagamento, data de vencimento e qual o indexador do reajuste.
Prazo da locação: tempo mínimo que o inquilino fica no imóvel.
Garantias: para garantir que o proprietário irá receber o valor do aluguel, deve constar no contrato alguma garantia, como a caução (espécie de adiantamento que cobre possíveis valores atrasados ou danos no imóvel) ou fiador (pessoa responsável por pagar o aluguel em caso de atraso por parte do inquilino).
Em caso de imóvel alugado em condomínio, tem alguma diferença?
Encargos: nesse item, deve ficar claro quem paga o quê (aluguel, condomínio, IPTU, luz, água, gás, entre outros).
Regras do condomínio: o condomínio possui todas as regras listadas no regimento interno; assim, o inquilino deve ter acesso a esse documento e se informar com relação às normas do local.
Cláusulas contratuais: outros direitos e deveres específicos, como reformas, animais de estimação, utilização dos espaços comuns, lei do silêncio e antifumo, entre demais determinações.
Dicas extras para garantir um contrato de locação justo
As partes envolvidas no contrato de locação devem ler o documento com atenção, pois cada palavra é importante. Se for o caso, esclareça as dúvidas com um advogado especialista da área e NUNCA fique a mercê de acordos verbais pois, em caso de algum problema, ficará difícil estabelecer de quem é a responsabilidade.
A negociação também deve fazer parte da formulação de um contrato de aluguel, onde os termos podem ser ajustados de acordo com a realidade das partes envolvidas. Além disso, quanto mais detalhado, melhor para evitar problemas futuros.Por último, é importante registrar o contrato na imobiliária ou no cartório de registro de imóveis para dar mais segurança jurídica.
Depois de observadas todos esses detalhes, basta assinar o documento e aproveitar com a família o novo lar, com segurança e tranquilidade!
Quer saber mais como desfrutar da convivência no âmbito condominial? Confira os vídeos exclusivos que a equipe da TownSq preparou para você. Acesse o canal no YouTube e saiba mais!
O condomínio, apesar de não ser uma empresa, possui obrigações passíveis de sanções caso não sejam cumpridas, como impostos, taxas, tributos e outros. Para garantir que essas obrigações serão cumpridas de maneira certa, o síndico deve realizar uma gestão fiscal do condomínio minuciosa, reunindo tudo o que precisa ser pago, garantindo que o caixa do condomínio esteja em dia para cumprir essas obrigações e deixando claro para os condôminos todo esse processo.
Neste artigo, a gente dá dicas importantes sobre uma gestão fiscal eficiente e como o síndico pode trabalhar para que isso aconteça. Acompanhe a leitura!
Antes de tudo, saiba o que é uma gestão fiscal eficiente
A gestão fiscal do condomínio é um conjunto de medidas que objetivo garantir a saúde financeira do empreendimento. Ela envolve o planejamento, controle e acompanhamento das receitas e despesas, bem como o pagamento de tributos e obrigações fiscais.
Para que a gestão fiscal seja feita de maneira correta, o síndico deve estar atento às obrigações, pedindo ajuda para profissionais capacitados e especialistas no assunto, como contadores, para que essas obrigações sejam cumpridas corretamente.
Como fazer uma gestão fiscal do condomínio com eficiência?
Para realizar uma gestão fiscal eficiente no condomínio, o síndico e a administradora precisam ficar atentos aos detalhes, documentações e demandas, para que nenhuma obrigação passe batido e não haja prejuízo posteriormente.
Uma gestão fiscal de excelência deve conter:
Planejamento: o síndico ou administradora deve elaborar um orçamento anual detalhado, incluindo receitas e despesas, com previsão de tributos e fundo de reserva. Esse orçamento deve ser revisado periodicamente e, caso necessário, ajustes devem ser feitos.
Outro ponto que deve fazer parte do planejamento é a criação de metas financeiras para o condomínio, com acompanhamento do progresso e foco para que as metas sejam alcançadas.
Controle de caixa: o caixa do condomínio é um ponto que exige atenção, visto que muitos administradores possuem dificuldade para manter as contas em dia. Assim, o controle de caixa é fundamental para a gestão fiscal eficiente, já que, sem recursos, as obrigações ficam para trás e as sanções aparecem.
É importante manter as contas do condomínio em dia, pagando tributos e fornecedores dentro dos prazos. Para isso, a sugestão é realizar um acompanhamento rigoroso do fluxo de caixa, monitorando receitas e despesas.
Inadimplência: um dos problemas que mais tira o sono de síndicos e administradores é a inadimplência, que impacta diretamente na arrecadação e, consequentemente, na gestão fiscal.
Para reduzir a inadimplência, é necessário adotar medidas como cobranças amigáveis, acordos de pagamento e ações judiciais, enviando comunicados periódicos aos inadimplentes e informando sobre as consequências da falta de pagamento.
Assessoria profissional: com tantos detalhes e burocracia, é normal o síndico se sentir perdido com relação às obrigações fiscais e como mantê-las em dia. Então, pedir ajuda capacitada para essa questão deve ser considerada.
O síndico pode contar com o auxílio de um contador especializado em condomínios para auxiliar na gestão fiscal que, por sua vez, pode ajudar na elaboração do orçamento, controle de caixa, pagamento de tributos e outras tarefas.
Mas atenção: o síndico deve ficar atento e buscar profissionais experientes e com boa reputação no mercado, para não ter uma dor de cabeça a mais.
Transparência: comunicação, diálogo e clareza devem fazer parte da gestão condominial. Uma gestão que não é transparente com relação à situação fiscal e demais questões condominiais atrai conflitos desnecessários com os condôminos.
Quando se trata de uma gestão fiscal eficiente, a transparência é fundamental. Os moradores devem ser informados sobre a situação fiscal do condomínio, com prestação de contas divulgada pelo síndico periodicamente.
O síndico deve também divulgar receitas, despesas e investimentos e realizar assembleias para discutir assuntos financeiros e responder dúvidas dos moradores.
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Você sabe o que é um ERP financeiro? Um ERP é uma plataforma que auxilia na unificação de processos, indicadores de performance e análise de dados, criando uma central de administração em um ambiente único de trabalho. Trazendo para o contexto financeiro, o ERP financeiro tem por objetivo oferecer uma versão especializada para administrar a entrada e saída de recursos, sendo uma ferramenta que organiza e disponibiliza informações sobre faturamento, despesas, fluxo de caixa, retorno de investimentos, entre outros.
Neste artigo, vamos falar sobre os benefícios de contar com essa tecnologia no condomínio e como o ERP financeiro auxilia a vida do síndico e das administradoras de condomínio. Continue a leitura!
O que é um ERP financeiro para condomínios?
Um ERP financeiro para condomínios é um software que integra e automatiza diversas áreas da gestão condominial, como financeiro, contábil, administrativo, patrimônio, entre outros.
O ERP financeiro pode auxiliar os condomínios de diversas maneiras, como:
Redução de custos: é possível realizar a automatização de tarefas manuais, o que reduz a necessidade de mão de obra, negociação de melhores preços com fornecedores, controle de gastos e otimização do orçamento.
Aumento da eficiência: ao adotar a utilização de um ERP financeiro, o condomínio pode usufruir da agilização de processos, como emissão de boletos e relatórios, melhoria na comunicação entre moradores e síndico e um maior controle sobre as atividades do condomínio.
Transparência: a transparência é outro benefício que o condomínio usufrui ao adquirir um ERP financeiro, pois é possível ter acesso às informações financeiras para os moradores em tempo real, maior clareza na gestão do condomínio e redução de conflitos entre moradores e síndico.
Como escolher um ERP financeiro para condomínios?
Na hora de escolher um ERP financeiro para condomínios, é importante considerar fatores como as funcionalidades (o sistema deve atender às necessidades específicas do condomínio), facilidade de uso (o sistema deve ser intuitivo e fácil de usar), suporte técnico (a empresa deve oferecer suporte técnico de qualidade) e, claro, o custo, que deve ser compatível com o orçamento do condomínio.
Um ERP financeiro pode ser uma ferramenta valiosa para a gestão de condomínios. O sistema pode ajudar a reduzir custos, aumentar a eficiência, melhorar a comunicação, aumentar a segurança e fornecer dados para a tomada de decisões.
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Quando estamos em um contexto empresarial, o setor de contas a receber sempre entra em pauta. Não é para menos: é por meio dos boletos emitidos que as organizações captam recursos para arcar com os compromissos e potencializar o caixa. Mas você sabia que, quando se trata de condomínios, o conceito é o mesmo?
As contas a receber do condomínio são cruciais para manter o empreendimento com o fluxo de caixa em dia, sem gerar preocupações para o síndico quando precisar de alguma manutenção, reforma ou lidar com algum imprevisto. Se você administra um condomínio, continue a leitura desse artigo para aprender a administrar com sucesso as contas a receber!
O que são as contas a receber no contexto condominial?
As contas a receber em um condomínio representam as receitas provenientes dos condôminos, como o pagamento das cotas condominiais mensais, multas, aluguéis de áreas comuns e outras receitas geradas. A gestão eficiente das contas a receber é fundamental para a saúde financeira do condomínio, pois garante a disponibilidade de recursos para o pagamento de despesas e a realização de obras e benfeitorias.
Em grande parte, os recursos que compõe as contas a receber, ou seja, as fontes de receita, vêm das cotas condominiais, multa por inadimplência, aluguel de áreas comuns, fundo de reserva, venda de garagem, taxa de mudança, etc.
Qual a importância de ter uma gestão eficiente das contas a receber?
A gestão eficiente das contas a receber é importante para garantir a saúde financeira do condomínio, permitindo o pagamento de despesas em dia e evitando juros e multas.
Outro ponto é poder realizar obras e benfeitorias, tendo uma reserva de recursos para investimentos no condomínio, além de promover a valorização do imóvel, já que um condomínio com boa gestão financeira é mais atrativo para novos moradores.
Com uma gestão eficiente do setor de contas a receber, ajuda a evitar inadimplência, reduzindo o número de condôminos inadimplentes e protegendo o patrimônio do condomínio. Sem esquecer da melhora da comunicação com os condôminos, aumentando a transparência na gestão das receitas e despesas.
Conheça quatro dicas para administrar as contas a receber do condomínio
Agora que você já entende a importância de uma gestão eficiente das contas a receber do condomínio, é hora de saber como aplicar algumas estratégias no dia a dia. A seguir, você confere quatro dicas para administrar esse setor com mais fluidez e organização.
Cobrança eficiente e controle rigoroso: foque na emissão de boletos em dia para facilitar o pagamento pelos condôminos e no envio de comunicados para informar sobre datas de vencimento e valores das cotas.
Quando aplicável, coloque em prática a negociação de débitos para facilitar o pagamento para inadimplentes e a cobrança judicial (último recurso para casos de inadimplência persistente), caso necessário.
O controle rigoroso fica por conta do registro de todas as receitas, da conferência dos valores recebidos com os lançamentos bancários e de uma auditoria interna, verificando a regularidade das contas a receber.
Tecnologia como aliada: a tecnologia faz parte de quase todas as áreas da nossa vida, então aproveite para utilizá-la também na gestão do condomínio. Alguns softwares de gestão condominial permitem a automatização de tarefas, como emissão de boletos e controle de inadimplência.
Já os aplicativos para celular facilitam o pagamento das cotas pelos condôminos, a consulta de débitos e histórico de pagamentos online. Um dos pioneiros e mais utilizados aplicativos condominiais é o TownSq, que já se tornou a principal referência no setor e está presente em quatro países. Conheça tudo o que esse aplicativo faz pelo seu condomínio neste link.
Profissionalismo na administração: um síndico qualificado, com experiência em gestão financeira e conhecimento da legislação condominial faz toda a diferença na hora de administrar o setor de contas a receber.
Caso seja necessário, conte com uma administradora profissional: e/ou assessoria especializada na gestão das contas a receber, para sanar dúvidas e aplicar os conceitos da gestão de maneira eficiente.
Comunicação transparente: uma comunicação transparente é fundamental quando se trata da gestão do contas a receber, visto que os condôminos ficam a par de como está o fluxo de caixa do condomínio, a importância de pagar as obrigações em dia, aproveitam para esclarecer dúvidas sobre as receitas e despesas do condomínio.
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Gerenciar eficientemente as contas a pagar é uma peça-chave na administração bem-sucedida de um condomínio.
Para garantir a estabilidade financeira, a transparência administrativa e o bom convívio entre os condôminos, é fundamental adotar práticas organizacionais sólidas no gerenciamento das obrigações financeiras.
Este guia abrangente oferecerá insights valiosos sobre como estruturar e otimizar a gestão de contas a pagar em um condomínio, abordando desde a compreensão dos documentos até a implementação de ferramentas e estratégias que facilitam o controle financeiro.
Descubra as melhores práticas para manter as finanças do condomínio em ordem e promover uma administração transparente e eficaz. Continue lendo!
O que é o contas a pagar?
O contas a pagar constitue o conjunto de compromissos financeiros assumidos por uma empresa, abrangendo diversos tipos de desembolsos.
Estas obrigações incluem pagamentos destinados a colaboradores, bem como despesas relacionadas a serviços e fornecimentos essenciais para a operação do negócio.
Por exemplo:
pagamento regular dos salários dos funcionários;
quitação mensal do aluguel do espaço comercial;
despesas de consumo de água e luz;
valores destinados à conectividade;
ou gastos relativos à aquisição de insumos para a produção.
Quais são principais atividades do contas a pagar?
O trabalho de contas a pagar desempenha um papel vital na gestão financeira de um condomínio, sendo responsável por diversas atividades essenciais para manter a saúde financeira em dia. Veja quais são estas:
Conciliação e baixa do pagamento: envolve a comparação entre os registros internos de pagamento e as informações fornecidas pelos extratos bancários;
Conciliação bancária: envolve a comparação dos registros contábeis com as transações bancárias, para garantir a precisão dos dados financeiros e evitar divergências;
Cadastro e atualização de fornecedores: criação, manutenção e atualização constante dos registros de fornecedores para facilitar a comunicação;
Transferência para pagamento de fornecedores: coordenação das transferências necessárias para pagamentos de fornecedores;
Envio de comprovantes de pagamentos: emissão e envio de documentos comprovantes de pagamentos e registros adequados destas transações;
Folha de pagamentos: processamento e gestão dos pagamentos de colaboradores, cálculo de benefícios e descontos e cumprimentos de obrigações legais;
Conferência de notas fiscais: verificação detalhada das notas fiscais recebidas, garantindo a autenticidade e conformidade dos documentos;
Controle de disponibilidade financeiras no caixa e banco: monitoramento constante dos saldos disponíveis tanto em caixa quanto em contas bancárias;
Inclusão de boletos e impostos para pagamento: inserção e programação de boletos e impostos a serem pagos, assegurando que tudo seja feito dentro do prazo;
Cobrança e negociação com condôminos inadimplentes: abordagem proativa para recuperar valores em atraso, incluindo negociações e planos de pagamentos;
Lançamento e controle de vencimento de contas, prazos e programação de pagamentos: registro e monitoramento das datas de vencimento das contas a pagar, para evitar atrasos e garantir o cumprimento dos compromissos financeiros;
Manter o sistema de contas a pagar atualizado: atualização constante do sistema, garantindo precisão e integridade das informações.
E o que faz da parte das contas a pagar no condomínio?
Dentro do contexto de um condomínio, as “contas a pagar” referem-se às obrigações financeiras assumidas pela administração para garantir o funcionamento adequado do condomínio e o bem-estar dos moradores.
Essas obrigações podem ser diversas e incluem uma variedade de despesas relacionadas à manutenção, infraestrutura e serviços prestados. Veja:
Pagamentos relacionados à operação diária do condomínio, como salários dos funcionários, serviços de portaria, limpeza, jardinagem e conservação das áreas comuns;
Custos para a manutenção preventiva e corretiva das instalações do condomínio, como elevadores, sistema de segurança, rede elétrica, encanamento, pintura e reparos em geral;
Pagamentos de contas de consumo, como água, energia elétrica e gás, que são rateadas entre os condôminos de acordo com a sua participação nas despesas comuns;
Pagamentos relacionados a seguros obrigatórios, como seguro contra incêndio, responsabilidade civil, e outros seguros necessários para proteger o condomínio e seus moradores;
Pagamentos de taxas e tributos municipais, estaduais ou federais incidentes sobre o condomínio, como o IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) e taxas de coleta de lixo;
Custos associados a serviços terceirizados contratados pelo condomínio, como empresas de segurança, empresas de manutenção especializada, entre outros;
Contribuições para o fundo de reserva destinado a obras emergenciais ou de longo prazo, garantindo a sustentabilidade financeira do condomínio.
A gestão eficiente das contas a pagar em um condomínio é essencial para manter a qualidade de vida dos moradores, a conservação das instalações e o cumprimento das obrigações legais.
A transparência na prestação de contas e a comunicação efetiva entre a administração e os condôminos são fundamentais para garantir a confiança e o bom funcionamento do condomínio.
Qual a importância da gestão de contas a pagar do condomínio?
A gestão de contas a pagar em um condomínio é de extrema importância, desempenhando um papel crucial na manutenção da saúde financeira, na transparência administrativa e no bom convívio entre os condôminos.
Confira a seguir quais são os principais benefícios e vantagens de uma boa gestão de contas a pagar do condomínio.
Evita atrasos e penalidades
Uma gestão eficaz de contas a pagar evita atrasos nos pagamentos, garantindo que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos e evitando possíveis penalidades por inadimplência.
Preserva a saúde financeira do condomínio
Ao organizar e planejar os pagamentos, a gestão de contas a pagar preserva a saúde financeira do condomínio, evitando situações de déficit e contribuindo para a estabilidade econômica.
Transparência na administração
Uma gestão transparente das contas a pagar promove a confiança entre os condôminos e a administração do condomínio. O acesso claro e organizado às informações financeiras demonstra responsabilidade e comprometimento.
Facilita o planejamento orçamentário
Permite o planejamento antecipado das despesas, facilitando a elaboração de orçamentos e evitando surpresas financeiras, o que contribui para uma administração mais previsível e eficiente.
A transparência na gestão financeira, especialmente nas contas a pagar, ajuda a prevenir conflitos entre condôminos, pois todos têm acesso às informações e compreendem como os recursos são utilizados.
Monitorando de perto as contas a pagar, o condomínio pode antecipar possíveis desafios financeiros e tomar medidas preventivas para mitigar impactos, como a implementação de fundos de reserva.
Contribui para a eficiência operacional
A gestão eficiente de contas a pagar permite a automatização de processos, reduzindo a carga de trabalho administrativo, evitando erros manuais e aumentando a eficiência operacional.
Facilita a negociação com fornecedores
O conhecimento antecipado das obrigações financeiras permite uma melhor negociação de prazos e condições com fornecedores, otimizando os recursos do condomínio.
Promove a sustentabilidade financeira
Uma gestão sólida de contas a pagar contribui para a sustentabilidade financeira do condomínio a longo prazo, garantindo recursos para manutenções, melhorias e imprevistos.
No final das contas, a gestão de contas a pagar é essencial para a estabilidade financeira, a harmonia entre os condôminos e o bom funcionamento do condomínio como um todo.
Ela representa um aspecto fundamental da administração condominial, impactando diretamente a qualidade de vida e a satisfação dos moradores.
Como classificar o contas a pagar?
A classificação do contas a pagar é uma prática fundamental para organizar e categorizar as obrigações financeiras de uma empresa de maneira clara e compreensível.
Veja a seguir uma lista de categorias comuns para classificar o contas a pagar:
Por tipo de despesa
Separar as contas a pagar com base na natureza da despesa, como aluguel, utilities (água, luz, gás), matéria-prima, despesas operacionais, entre outros.
Por fornecedor
Classificar as contas de acordo com os fornecedores específicos, facilitando o acompanhamento individual e a gestão de relacionamentos comerciais.
Por período de vencimento
Organizar as contas a pagar com base nos prazos de vencimento, como contas mensais, trimestrais ou anuais, facilitando o planejamento financeiro.
Por centro de custo ou departamento
Classificar as despesas de acordo com os centros de custo ou departamentos responsáveis, proporcionando uma visão mais detalhada do uso de recursos em diferentes áreas da empresa.
Por projeto
Se a empresa estiver envolvida em projetos específicos, a classificação por projeto permite uma alocação precisa de despesas relacionadas a cada iniciativa.
Por prioridade ou urgência
Classificar as contas a pagar com base na prioridade ou urgência, garantindo que as contas mais críticas sejam atendidas primeiro em situações de recursos limitados.
Por categoria contábil
Seguir as categorias contábeis padrão, como despesas operacionais, despesas financeiras, custos de produção, para uma classificação alinhada com as práticas contábeis.
A escolha da melhor abordagem de classificação dependerá da natureza e complexidade das operações da empresa. Muitas vezes, uma combinação dessas categorias é adotada para fornecer uma visão abrangente e facilitar a gestão eficiente do contas a pagar.
Como organizar o contas a pagar do condomínio?
Organizar as contas a pagar em um condomínio é uma tarefa que demanda planejamento estratégico e eficiência.
O síndico desempenha um papel fundamental nesse processo, garantindo transparência, controle financeiro e uma gestão eficaz.
Neste contexto, as seguintes dicas apresentam diretrizes práticas para otimizar a administração financeira do condomínio, desde a compreensão dos documentos a realização de reuniões periódicas para promover a participação dos condôminos. Veja!
Conheça os documentos do condomínio: Síndicos devem se familiarizar com gestões anteriores para compreender problemas e recursos. Essa informação facilita a comunicação com os moradores e está acessível online;
Separe o dinheiro do condomínio: Disponha de uma conta bancária exclusiva para centralizar arrecadações e pagamentos. Isso facilita o acesso à informação e clareza na comprovação de gastos;
Estude os síndicos anteriores: Analise a gestão passada para identificar melhorias e evitar repetição de erros. Contas existentes simplificam a compreensão da saúde financeira;
Controle o fluxo de caixa e contas a pagar: Registre despesas para mapear gastos e criar planilhas de planejamento com auxílio de software de gestão. Demonstra controle sobre a saúde financeira do condomínio;
Conte com o inesperado: Reserve fundos para despesas não usuais, evitando aumentos nas taxas condominiais. Uma boa gestão permite organizar despesas e economizar para emergências;
Conheça os inadimplentes: Utilize software para identificar inadimplentes e facilitar cobranças. Aborde a situação com empatia, evitando exposição e potenciais ações legais;
Faça reuniões periódicas: Realize reuniões mensais, divulgando sua importância. Esclareça dúvidas, preste contas e promova a participação dos condôminos, fortalecendo a transparência;
Tenha uma ata atualizada: Mantenha uma ata física ou online atualizada para consulta fácil. A versão física é essencial para condôminos que preferem esse formato;
Apresente opções para obras: Ao realizar obras, pesquise e apresente opções. Envolver os condôminos na decisão evita discordâncias futuras e esclarece as ações do síndico;
Seja cordial: Mantenha uma postura cordial com os condôminos, criando um ambiente respeitoso e saudável no condomínio.
Como uma plataforma de gestão pode ajudar a otimizar o contas a pagar do condomínio?
Mesmo o mais organizado dos síndicos precisa da tecnologia para otimizar a sua rotina, afinal uma plataforma de gestão, por exemplo, permite:
Aprimorar a eficiência da gestão condominial;
Proporcionar maior transparência financeira;
E melhorar a reputação do síndico.
Veja quais são as outras melhorias que uma plataforma de gestão pode fornecer para a sua gestão, especialmente no contas a pagar do condomínio.
Automatização de processos: Automatiza tarefas manuais, como o registro de contas, agendamento de pagamentos e conciliação bancária, economizando tempo e reduzindo erros;
Controle eficiente de despesas: Permite um rastreamento detalhado das despesas, categorizando-as e oferecendo insights sobre os padrões de gastos do condomínio.
Alertas de vencimento: Envia alertas automáticos sobre datas de vencimento iminentes, evitando atrasos nos pagamentos e potenciais penalidades;
Integração bancária: Integra-se às instituições bancárias, facilitando a conciliação bancária e proporcionando uma visão unificada das transações financeiras;
Emissão de relatórios detalhados: Gera relatórios personalizados que oferecem uma visão abrangente da saúde financeira do condomínio, facilitando a análise e tomada de decisões;
Cadastro organizado de fornecedores: Mantém um cadastro organizado de fornecedores, simplificando a gestão de relacionamentos comerciais e facilitando a negociação de prazos e condições;
Arquivamento seguro de documentos: Oferece um sistema seguro para o arquivamento de documentos importantes, como faturas e comprovantes de pagamento, facilitando auditorias futuras;
Controle e gestão de inadimplências: Monitora de perto os pagamentos dos condôminos, identificando rapidamente inadimplências e automatizando processos de cobrança;
Facilidade de acesso remoto: Permite o acesso remoto a partir de dispositivos variados, proporcionando flexibilidade para o síndico gerenciar as contas a pagar de qualquer lugar;
Segurança e conformidade: Garante a segurança dos dados e cumpre normas de conformidade, protegendo informações sensíveis do condomínio.
Ao adotar uma plataforma de gestão especializada, o condomínio pode aproveitar essas funcionalidades para simplificar processos, reduzir possíveis problemas e garantir uma administração financeira eficaz e transparente.
A tecnologia moderna desempenha um papel crucial na otimização do contas a pagar, permitindo uma gestão mais eficiente e focada no bem-estar do condomínio.
