Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Uma ata é um material importante para o condomínio, pois ajuda a comprovar o que foi decidido e discutido nas reuniões de assembleia. Neste artigo, você encontra como criar uma ata + modelo de ata de condomínio gratuito.

Você nunca fez uma ata de condomínio antes e não sabe por onde começar? Ou então, precisa de um modelo urgente, mas não encontrou o ideal?

Neste artigo, você encontra os dois.

Fazer uma ata de condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças, mas exige que você siga alguns passos básicos para que ela seja válida para todos os condomínios.

Por isso, continue lendo e veja o que é, vantagens e como fazer uma ata de condomínio. Ao final deste artigo, você também encontrará três modelos gratuitos de atas para utilizar no seu condomínio.

O que é uma ata de condomínio?

A ata de condomínio é um documento oficial que tem o objetivo de registrar tudo o que acontece durante uma reunião de assembleia, bem como o que ficou registrado pelos condôminos, como votações e decisões, por exemplo.

Esse é um documento importante que deverá ser usado para validar as ações do síndico, servir como prova do que foi deliberado nas reuniões de assembleia e ser utilizado como base para as tomadas de decisões do síndico.

Uma ata de condomínio deverá conter informações relevantes sobre a reunião, as deliberações e as tarefas atribuídas a cada um. Por fim, a linguagem usada deve ser formal, evitando o uso excessivo de adjetivos ou muitas gírias, por exemplo.

Vantagens de contar com a ata durante uma reunião de assembleia

A ata de condomínio é importante, pois se trata de um documento que contém todas as informações relevantes da reunião de assembleia.

O registro da ata em cartório não é determinado pelo Código Civil, porém pode ser necessário caso a convenção do condomínio exija.

Este documento, portanto, pode ser consultado sempre que necessário, gerando tranquilidade para os condôminos e maior confiança no trabalho do síndico, com a certeza de que o assunto não será esquecido no dia a dia.

Se as reuniões de assembleia não tiverem uma ata, então será difícil ter um atestado confiável que comprove o que foi decidido em assembleia.

Como fazer uma ata do condomínio

Para criar a ata do condomínio durante a reunião de assembleia, siga o passo a passo:

  1. Distribua uma lista de presença para os condôminos;
  2. Preencha o máximo de informações que conseguir antes do início da reunião;
  3. Registre todas as ações e deliberações da assembleia;
  4. Caso seja necessário, anote um resumo das discussões que ocorreram durante a reunião;
  5. Ao final da reunião, você poderá transcrever a ata para o formato utilizado pelo condomínio, como o digital, por exemplo;
  6. Em seguida, leia a ata para todos os participantes da reunião, que deverão aprová-la;
  7. Em seguida, a ata deverá ser assinada pelo presidente da reunião de assembleia e o secretário. Enquanto, os condôminos assinam a lista de presença;
  8. Por fim, você deve disponibilizar para todos os condôminos, deixando o arquivo no sistema do condomínio, por exemplo.

A melhor opção é deixar o documento final em um local onde todos poderão ter fácil acesso, como um sistema para condomínio, por exemplo.

Isso porque, além do acesso se tornar mais rápido, prático e econômico, essa é uma forma segura de manter a ata do condomínio, uma vez que, dentro do aplicativo, as chances de perda ou extravio diminuem.

O que deve constar na ata de condomínio

A ata do seu condomínio deve constar as seguintes informações:

  • O nome do condomínio;
  • O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou extraordinária;
  • Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados);
  • Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos);
  • Lista de “presentes” e “ausentes”. Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação);
  • Um espaço para a sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará o seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata;
  • E, por fim, a pauta da reunião, que já foi definida anteriormente.

Modelo de ata de condomínio gratuita

Para ajudar você a construir as atas das reuniões do condomínio com maestria, nós criamos três modelos e os disponibilizamos gratuitamente para você baixar e utilizar sempre que precisar.

Para conferir todos os modelos, é só preencher o formulário abaixo e nós enviaremos este material gratuito para o seu e-mail:

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Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo síndico e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.

No entanto, com o passar dos anos, alguns síndicos sentem a necessidade de realizar a troca da administradora e contratar uma nova empresa.

Durante este processo, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, nós criamos este artigo completo para ajudar você a realizar esta transição de maneira segura e seguindo as melhores práticas do mercado. Continue lendo!

Antes de tudo, o síndico pode mudar a administradora do condomínio?

Para responder a esta pergunta, é necessário entender sobre os poderes do síndico. 

O artigo 1.348 do Código Civil diz:

“o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Isso significa que a decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico e, portanto, cabe somente a ele tomar esta decisão.

Como mudar a administradora do condomínio? Veja as melhores práticas

Ainda que não seja necessária uma reunião de assembleia, é uma boa prática levar esta questão ao conselho do condomínio e, juntos, analisar e decidir sobre a possível troca e os seus motivos.

Caso o síndico decida realizar a troca sem autorização da assembleia, ele terá o apoio do conselho e não tomará uma decisão unilateral.

Para justificar esta decisão, veja algumas das razões mais comuns para a troca de uma administradora:

  • custos elevados, principalmente em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados;
  • má prestação dos serviços, tais quais ineficiência ou demora no atendimento;
  • serviços e ferramentas ultrapassadas, além de processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
  • falta de transparência na gestão condominial, por conta de uma comunicação e os processos demorados, por exemplo.

O síndico deve aprovar a troca da administração em reunião de assembleia?

Como você já sabe, se houver essa previsão na convenção, não é necessário convocar uma reunião somente para aprovar a troca da administradora do condomínio.

Ou seja: geralmente, o síndico realiza a troca da empresa e, somente depois, faz a validação da mudança com a assembleia.

Portanto, essa validação pode ser feita na reunião seguinte à mudança, seja ela ordinária ou extraordinária. Para ratificar, basta que 50% + 1 dos condôminos estejam presentes na reunião.

No entanto, caso a empresa escolhida não seja aprovada, o síndico deverá realizar uma nova busca, considerando as cotações realizadas e a análise do conselho do condomínio.

Importante lembrar: o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.

O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.

Quais são os documentos necessários para realizar a troca da administradora do condomínio?

Durante a transição, a administradora atual deverá entregar todos os documentos do condomínio que estão sob posse dela.

Esta documentação deve ser repassada para a nova empresa, junto a uma carta com a listagem de todos os documentos que foram entregues, protocolada pelo síndico.

Além disso, Renata Mota, Digital Management da TownSq com mais de 10 anos de experiência no mercado condominial, comenta que:

“É bem importante estar atento aos contratos, tanto ao que está sendo assinado, quanto ao que está sendo rescindido, respeitando os prazos e principalmente se assegurando sobre quais serviços está contratando e garantir que eles estejam todos sinalizados de forma clara, assim como os valores pagos pelos serviços.”

Além dos contratos, veja outros principais documentos que devem integrar a pasta de prestação de contas:

  • guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
  • benefícios trabalhistas e tributos;
  • comprovantes de pagamentos de contas;
  • circulares entregues;
  • cartas de comunicação;
  • cadastro atualizado dos condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
  • livro de atas;
  • cartão do CNPJ;
  • convenção do condomínio e especificação;
  • relatório da última emissão de boletos;
  • livro de registros de empregadores e balancetes;
  • extratos das contas correntes;
  • relação de inadimplentes.

Os documentos do condomínio devem ser arquivados corretamente. Por isso, nós criamos um artigo completo ensinando a organizar e por quanto tempo guardar cada documento. Aproveite para ler também!

Se o condomínio suspeitar de alguma irregularidade conduzida por má fé da administradora, poderá acionar uma auditoria externa com aprovação em reunião de assembleia.

Fique atento durante a mudança de administradora

Durante esta troca, alguns problemas podem ocorrer, como:

  • retenção de informações e documentos pela administradora que está sendo destituída;
  • falta de organização durante o processo de transição;
  • falta de informações por parte do síndico, tornando o início do trabalho com a nova empresa bastante difícil.

Além disso, o síndico também deve garantir que a nova empresa contratada não irá negligenciar demandas obrigatórias e importantes para garantir a saúde, segurança e salubridade da comunidade.

A omissão e negligência em algumas atividades, como impostos não pagos ou atrasos nos pagamentos dos funcionários, podem gerar sérios danos à gestão financeira do condomínio, além de afetar a reputação do síndico.

*Este post foi construído em conjunto com Renata Mota, Digital Management da TownSq, e Alana Almeida, Customer Success Onboarding da TownSq.

Se você gostou deste artigo, aproveite para conhecer o TownSq Administração Digital e ganhar maior agilidade, transparência e economia na gestão do seu condomínio. Clique para saber mais!

[MATERIAL GRATUITO] Modelo de Convenção de Condomínio

[MATERIAL GRATUITO] Modelo de Convenção de Condomínio

A Convenção de Condomínio é um documento que reúne as principais regras de convivência e administração do condomínio, além de determinar como ele será gerenciado pelo síndico. Continue lendo para baixar um modelo de convenção de condomínio grátis!

Como você já deve saber, a Convenção de Condomínio é um documento muito importante para a gestão condominial, que, além de ser uma obrigação legal de acordo com o Código Civil, também ajuda a preservar o bem-estar da comunidade.

Antes de sair escrevendo a sua convenção, lembre-se que o documento não pode ter pontos que vão contra a legislação vigente.

Em ambos os casos, se ocorrer, então o que foi determinado na convenção acabará invalidado.

Pensando em ajudar você a construir a Convenção do Condomínio da maneira correta, nós criamos um modelo simples e eficiente que você poderá baixar gratuitamente e utilizar nos seus condomínios.

Para baixar o modelo de convenção de condomínio, é só se inscrever no formulário abaixo e enviaremos o material direto para o seu e-mail:

MATERIAL GRATUITO: Modelo de Convenção de Condomínio

Neste conteúdo você vai:

  • definir as funções e deveres do síndico;
  • determinar o modelo de administração do condomínio;
  • estipular quais serão as sanções condominiais, em caso de desobediência Às regras do regimento interno;
  • definir detalhes sobre cobranças judiciais e cobrança de inadimplentes;
  • determinar como será o pagamento pelos condôminos para cobrir as despesas de manutenção e demais contas do condomínio;
  • determinar quais são as obrigações da diretoria e conselho do condomínio;
  • informar sobre como deve ser feita a realização de obras estruturais, de manutenção ou qualquer contratação de serviço para melhorias de infraestrutura;
  • definir o modo de uso dos itens coletivos e serviços comuns aos condôminos;
  • e, por fim, detalhar os tipos de reuniões de assembleia, bem como as regras para convocações e procurações.

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Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a uma lista de documentos do condomínio que devem ser guardados por um período específico, organizados e categorizados corretamente, evitando extravios ou subtrações. Veja mais a seguir!

Muitos documentos, ainda que pareçam irrelevantes, devem ser guardados corretamente, caso contrário, você (ou o futuro síndico do condomínio) poderá precisar de uma informação que está impossível de ser acessada, devido à bagunça de papéis e pastas.

Em outros casos, poderá ocorrer uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel e você, novamente, ficará sem saber onde encontrar tais papéis.

E se você ainda não se convenceu, especialistas afirmam que, em uma situação onde, por exemplo, há um processo trabalhista e o síndico perde a ação por não ter os documentos necessários devidamente armazenados, ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo da indenização paga.

Continue lendo e veja mais sobre como e por quanto tempo guardar os documentos do condomínio.

Como guardar os documentos do condomínio corretamente?

Separe os documentos por categorias

Como você já sabe, uma gestão condominial precisa de uma quantidade bastante diversa de documentos para funcionar bem, o que pode ser um problema se você não souber organizá-los corretamente.

Neste caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento dos documentos, você pode adotar uma classificação por categorias.

Veja alguns exemplos possíveis:

  • documentos do mês;
  • documentos financeiros;
  • documentos relacionados aos moradores (identificação, dados importantes);
  • relacionados à constituição do condomínios (plantas, regulamento interno, convenção);
  • obrigações do condomínio (seguros, contratos);
  • atas de reunião de assembleia;
  • boletos, orçamentos e/ou comprovantes;
  • entre outros.

Armazene os documentos em um local seguro

Perder documentos importantes é um pesadelo que nenhum síndico deseja passar, certo?

Logo, é muito importante armazenar os documentos em um local seguro, seja na administradora ou em uma sala restrita no próprio condomínio.

Entre as principais recomendações para guardar os documentos do jeito certo, nós destacamos:

  • escolha uma sala arejada, evitando a proliferação de fungos e bactérias e protegida da chuva, umidade e mofo;
  • evite dividir a sala de documentos com outras salas, como a garagem, sala de máquinas ou onde guardam-se os produtos de limpeza, por exemplo;
  • guarde os documentos em pastas facilmente identificáveis;
  • mantenha sempre a sala trancada, a fim de evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
  • disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador, por exemplo;
  • informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.

Tenha a Certificação Digital

Um outro detalhe que, geralmente, passa despercebido por alguns síndicos é a certificação digital do condomínio.

A certificação digital se trata de um documento eletrônico que serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.

Por meio desta certificação, o síndico pode realizar diversos serviços de maneira totalmente digital, o que contribui para a agilidade nos processos e redução de custos e burocracia.

Desde 2013, esta certificação digital tornou-se obrigatória para os condomínios e deve ser solicitada pelo síndico por meio de Autoridades Certificadoras, a fim de tornar a gestão condominial e a emissão de documentos mais eficaz.

Além disso, é com o certificado digital que se consulta diversos documentos de forma online, não sendo necessário manter a versão física de alguns deles.

Digitalize os documentos

Além de guardar os documentos em um local seguro, ter uma versão deles digitalizada também ajuda a tornar a gestão condominial mais eficaz e garante a segurança de dados e arquivos relacionados à gestão.

Os documentos serão salvos em formato digital, criando-se automaticamente um backup de toda a documentação, e danos e perdas serão diminuídos, além de facilitar a busca por uma informação.

Afinal de contas, para encontrar um dado o síndico não precisará ir até uma sala específica e passar vários minutos procurando em pastas e papéis, deixando esta ação somente em casos que, realmente, seja necessário ter o documento físico.

Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?

Veja a seguir quais são os principais documentos do condomínio e por quanto eles devem ser guardados.

Tipo de documento Tempo de guarda
Cartão de CNPJ Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB a qualquer momento.
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Processos trabalhistas Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Prontuários de funcionários Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Dossiê (Convenção / Especificação) Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Livros de atas de reuniões de assembleia Permanente
Plantas do condomínio Permanente
Extratos Bancários Não precisa guardar
AVCB Renovar a cada 3 anos
Seguros de Incêndio – Apólice 5 anos após a vigência
Apólices de Seguro de Vida 5 anos após a vigência
DIRF 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Formulário CAGED 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Transporte 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
GR Contribuição Sindical / Assistencial 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Holerite / Recibo de Pagamento 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Folha de ponto 6 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
DARF IRRF Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
DARF PIS Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
GPS (Guia da Previdência Social) 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Pastas de Prestação de Contas 10 anos
GPS – Seguridade Social 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Laudo PPRA 20 anos (É atualizado anualmente e, por isso, alguns contadores não veem a necessidade de guardar os laudos antigos)
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) 20 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Folha de pagamento 10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) 30 anos
RAIS 5 anos
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia

Este artigo ajudou você a entender melhor a importância de guardar corretamente os documentos do condomínio? Caso tenha restado alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo.

Agressão física dentro do condomínio: como o síndico deve agir nesses casos?

Agressão física dentro do condomínio: como o síndico deve agir nesses casos?

Casos de agressão física dentro do condomínio, infelizmente, têm se tornado recorrentes nos últimos meses. As notícias mostram situações de violência na vizinhança, afetando o bem-estar do restante da comunidade. Como o síndico pode agir nesses casos? Veja a seguir.

O papel do síndico é representar, ativa e passivamente, o condomínio e promover o bem-estar das pessoas que vivem lá, por meio da conservação e guarda das partes comuns e também do zelo pela prestação dos serviços.

No âmbito criminal, o síndico, como representante do condomínio, responde por suas ações e omissões, conforme o art. 13, do Código Penal:

Art. 13 – O resultado, de que depende a existência do crime, somente é imputável a quem lhe deu causa. Considera-se causa a ação ou omissão sem a qual o resultado não teria ocorrido.

2º – A omissão é penalmente relevante quando o omitente devia e podia agir para evitar o resultado. O dever de agir incumbe a quem:

a) tenha por lei obrigação de cuidado, proteção ou vigilância;

b) de outra forma, assumiu a responsabilidade de impedir o resultado;

c) com seu comportamento anterior, criou o risco da ocorrência do resultado.

Neste caso, como o síndico tem o dever de zelar pelo condomínio, ele também tem o dever de agir em casos de agressão física dentro do condomínio, por exemplo. A seguir, vamos discutir sobre o papel do síndico nestes casos. Continue lendo!

O que é considerado agressão física dentro do condomínio?

De forma geral, existe a agressão física e a violência doméstica.

A agressão física é definida assim quando ocorre um ato violento, seja ele físico ou psicológico, contra qualquer pessoa.

Já a violência doméstica se refere a todo ato de violência, seja ele físico, psíquico, moral, sexual e/ou patrimonial, que venha a acontecer entre duas pessoas com algum tipo de vínculo familiar.

Leia também: Violência doméstica em condomínio: Entenda o PL 2510/200

O que o síndico deve fazer em caso de agressão física ou violência doméstica no condomínio?

Em casos de agressão física ou violência nas dependências do condomínio, o síndico pode e deve intervir.

Em situações de agressão comprovada ou pedido de socorro, o síndico deve acionar um dos canais de emergência e informar a ocorrência às autoridades competentes:

  • 190, Polícia Militar: em caso de atos de violência ou atividade suspeita;
  • Disque 100: para realizar denúncias de violação dos direitos humanos, de maneira gratuita e confidencial. Neste caso, o número atende casos envolvendo também crianças, adolescentes, idosos, pessoas com deficiência, pessoas LGBTQIA+, casos de discriminação étnica ou racial, entre outros;
  • 180, Central de Atendimento à Mulher em Situação de Violência: para realizar denúncias em casos de violência doméstica, também de maneira gratuita e confidencial.

Em ambos os casos, ainda que a vítima prefira não realizar a denúncia, é importante que o síndico não se omita e siga o procedimento para que a situação não se agrave.

Além disso, o síndico também deve manter sigilo e discrição sobre a ocorrência, evitando fazer comentários nas áreas comuns do condomínio, em reuniões de assembleia ou corredores, a fim de evitar a exposição da vítima e agravamento da situação.

5 ações que o síndico pode tomar para ajudar a promover a harmonia no condomínio

Um condomínio é como uma pequena cidade. Existe uma grande diversidade de pessoas, pensamentos e opiniões coexistindo em um mesmo espaço.

Existem regras, um regimento a ser seguido e, é claro, também podem existir conflitos.

É, também por este motivo, que o síndico é reconhecido como o líder dessa pequena cidade e assume a responsabilidade de representar os moradores e trabalhar pelos interesses da comunidade.

Portanto, a fim de evitar que essas pessoas tão diferentes entrem em conflito, o síndico precisa agir a fim de promover a harmonia e o bem-estar, para que a relação de todos seja saudável e a vida em comunidade seja agradável. 

Mas é claro que isso não é assim tão fácil, por isso listamos algumas sugestões para você começar a aplicar no seu condomínio. Veja:

  1. Leve esta discussão para uma reunião de assembleia. Promova a conscientização entre os moradores e mostre que uma eventual atitude ilícita pode gerar prejuízos para quem a cometer ou para o condomínio, em caso de pagamento de indenizações, por exemplo. Além disso, discuta a possibilidade de incluir penalidades no regimento interno do condomínio, como advertências ou multas, para quem cometer atos ilícitos;
  2. Mantenha a postura. Se possível mantenha uma postura firme, segura e imparcial ao aplicar as penalidades, advertências ou multas, evitando favorecimentos;
  3. Conscientize os condôminos acerca dos seus direitos. Porém, além de falar sobre direitos, lembre-se também de abordar os deveres dos condôminos, seja por meio de palestras, circulares, informativos, cartazes, regras de boa convivência, entre outros;
  4. Promova eventos coletivos no condomínio. Esse tipo de evento não necessariamente precisa ser uma palestra, também podem ser festas de fim de ano, natal, junina ou outros meios de socialização entre os moradores;
  5. Oriente os funcionários do condomínio. Treine e oriente os funcionários para lidar com situações desse tipo.

Caso em seu condomínio os casos sejam mais graves, veja também quais casos deve acontecer a expulsão no condomínio e como proceder. Boa leitura!

Gestão do tempo para síndicos: táticas infalíveis para otimizar a sua rotina

Gestão do tempo para síndicos: táticas infalíveis para otimizar a sua rotina

A gestão do tempo é um processo de organização e planejamento das tarefas, que envolve estratégias para dividir melhor o tempo entre diferentes atividades, resultando em maior produtividade e eficiência. Continue lendo!

Como você tem adotado a gestão do tempo na sua rotina profissional?

Com a correria do dia a dia de um síndico profissional, os imprevistos e as dores de cabeça, a impressão é de que as 24 horas não são suficientes para finalizar tudo o que precisa ser feito.

E o pior disso tudo: a falta de gestão do tempo pode ocasionar problemas graves, como estresse e burnout.

Não é à toa que a International Stress Management Association (Isma – Brasil), revelou que o Brasil é o país mais estressado do mundo e uma das causas é a escassez de tempo.

Isso tudo parece familiar demais pra você? Talvez este seja o momento certo para você dar uma pausa, analisar a sua rotina e começar a adotar estratégias para ajudar a otimizar o seu tempo de trabalho.

Por isso, neste artigo você confere os principais benefícios da gestão do tempo, por onde começar e as principais práticas, metodologias e ferramentas. Veja!

O que é gestão do tempo?

A gestão do tempo se trata de organizar e planejar as suas tarefas, evitando perder tempo com atividades que não fazem sentido para a sua rotina.

No entanto, gerir bem o seu tempo não significa adotar truques milagrosos que vão transformar as suas 24 horas diárias em 48 horas.

Certamente não faltam conselhos em livros, blogs, cursos, aplicativos ou nas redes sociais, porém só isso não é suficiente.

Alguns estudos afirmam que um bom gerenciamento de tempo envolve tomar decisões que vão estruturar e ajustar o tempo de uma pessoa às mudanças que acontecem na sua rotina.

Neste sentido, três habilidades específicas separam o sucesso na gestão do tempo do fracasso:

  • Conscientização: pensar realisticamente sobre o seu tempo, entendendo que este é um recurso limitado;
  • Organização: projetar e organizar as suas metas, planos, agendas e tarefas para usar o tempo com eficácia;
  • Adaptação: monitorar o uso do tempo durante a execução das atividades, possibilitando ajustar ou alterar as prioridades.

Quais são os benefícios de planejar e organizar corretamente o seu tempo?

#01: Menos estresse

Fazer uma boa gestão do tempo reduz o nível de estresse, de ansiedade e ainda aumenta a sua confiança para assumir o controle das suas tarefas e saber exatamente onde investir o tempo.

Além disso, gerenciar bem o seu tempo evita que você se sobrecarregue e se sinta cansado o tempo todo, permitindo mais produtividade durante o tempo que dispõe, menos dor de cabeça e um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a profissional.

#02: Maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

Um dos benefícios mais importantes de uma boa gestão do tempo é a possibilidade de manter um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, possibilitando produtividade no trabalho e tempo de qualidade com as pessoas que mais importam na sua vida.

Quanto mais tempo você passa dedicado ao seu trabalho, maior o risco de se sentir esgotado e cansado o tempo todo, impedindo que você consiga parar e estar presente com a família e amigos, por exemplo.

Por isso, com uma boa gestão do tempo você consegue atingir os seus objetivos em menos tempo e se organiza melhor para poder fazer suas atividades particulares também.

#03: Maior liberdade de tempo

As técnicas de gestão do tempo garantem que você tenha liberdade para fazer mais coisas que importam para você, além do trabalho, como ler um livro, ver um filme, começar a desenhar ou apenas ficar deitado numa rede aproveitando o ócio.

Quando você entende o valor da gestão do tempo, começa a trabalhar com prioridades e a priorização é o que garante maior liberdade de tempo.

E tem mais: liberdade garante mais tempo com a família, espaço para aprofundar relacionamentos e horas para gastar em busca de um novo hobbie ou propósito de vida.

#04: Aumento do seu foco

Quando você não faz a menor ideia de por onde começar a gerenciar o seu tempo, acaba se perdendo em milhares de atividades diferentes, sem saber onde começa e onde termina o seu trabalho.

Portanto, gestão do tempo também é uma medida eficaz para aumentar o seu foco, permitindo que você dedique mais tempo a cada tarefa, projeto, meta ou pessoa.

Desta forma, você assume o controle do seu dia e começa a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil e com mais tarefas.

#05: Aumento dos níveis de produtividade

Já dissemos, mas vale repetir: gestão do tempo significa mais produtividade.

Quando você entende como gerenciar bem o seu tempo, é possível saber o que priorizar, os objetivos ficam claros e as tarefas são finalizadas com mais rapidez.

Como resultado, você garante mais tempo para obter resultados maiores e melhores.

Mas lembre-se: para ser mais produtivo com o seu tempo, é preciso identificar as prioridades diárias e focar nelas com atenção plena, sem se preocupar com atividades irrelevantes, como ficar olhando as notificações do celular.

#06: Menos procrastinação

A procrastinação acontece quando você não administra bem o seu tempo e não tem clareza de quais são os seus objetivos e prioridades do dia.

Por isso, a gestão do tempo garante que você não se sinta sobrecarregado ou fora do controle da sua carga de trabalho, fazendo com que sinta desanimado, desmotivado e com menos vontade de finalizar as tarefas. Você se identifica com isso?

Por outro lado, quando você se sente focado e no controle do seu tempo, é menos provável que procrastine.

#07: As coisas ficam mais simples e fáceis

Quando você não gerencia bem o seu tempo, qualquer atividade parece grande e difícil demais, fazendo com que você se sinta inseguro, cansado e exausto em relação às atividades do seu trabalho.

No entanto, quando você assume o controle do seu tempo, essa situação muda e você se sente mais confiante, capaz de assumir responsabilidades e menos estressado ou frustrado.

#08: Menos distrações

Além dos benefícios anteriores, a gestão do tempo também elimina as distrações e aumenta a concentração e o foco nas atividades essenciais à sua rotina.

Isso acontece simplesmente porque você começa a planejar melhor o seu dia e priorizar aquilo que faz sentido para alcançar os seus objetivos, ignorando tudo o que for irrelevante.

E mais: pessoas que sabem gerenciar bem o seu tempo também passam a impor limites em torno do seu tempo, garantindo que o foco esteja concentrado nas tarefas e reduzindo a sobrecarga e distração.

#09: Aumento da energia

Quando você não sabe por onde começar o seu dia, acaba se distraindo em diversas tarefas ao mesmo tempo, não consegue finalizar uma atividade sem já iniciar outra em seguida e perde horas em tarefas que são simples do que parecem.

O resultado disso: desmotivação e falta de energia, além de sentir que você está cansado o tempo todo.

Por isso, a gestão do tempo também é uma maneira de ajudar a gerenciar os seus níveis de energia e ajudá-lo a se concentrar no trabalho mais importante.

Os vilões mais comuns da falta de uma boa gestão do tempo

Vilão #1: A procrastinação

Um dos principais vilões da execução de tarefas é a procrastinação. É aquele famoso “empurrar com a barriga” ou “deixa que eu faço depois”.

A procrastinação é um mal que atinge todos os profissionais, incluindo os síndicos. E, geralmente, isso acontece quando não queremos enfrentar tarefas chatas, desagradáveis ou muito longas.

Por isso, quem tem o costume de adiar as tarefas, acaba virando uma vítima da procrastinação e quando a data de entrega da atividade se aproxima, o prazo aperta e o estresse e ansiedade surgem.

Mas como resolver?

  1. Se a tarefa parece grande demais, divida ela em blocos e distribua ao longo dos dias;
  2. A tarefa parece chata e burocrática demais? Em vez de começar pelas tarefas mais fáceis, elimine a tarefa mais difícil primeiro;
  3. É possível delegar tarefas? Faça isso;
  4. Estipule um horário de início e de término da tarefa e coloque na sua agenda;
  5. Utilize o método de recompensas. Pode ser uma pausa de 10 minutos quando você finalizar a tarefa ou um chocolate, por exemplo;
  6. Foque no objetivo por trás da finalização daquela tarefa.

Vilão #2: Desorganização

Outro grande vilão da gestão do tempo e da produtividade é a desorganização. 

Quantas vezes você se perdeu nos milhares de grupos de WhatsApp do condomínio? Ou perdeu um documento importante, porque esqueceu onde guardou?

Olhe agora para a sua mesa e seja sincero: você tem a impressão de que passou um furacão ali?

A desorganização, seja visível sobre a sua mesa ou nos arquivos do computador, é um vilão que rouba parte do seu tempo e faz com que você precise sempre colocar mais energia em atividades sem importância, como passar meia hora procurando o lembrete que ficou debaixo daquela pilha de papéis.

Para dar os primeiros passos no caminho da organização, você precisa:

  • Definir um local para cada coisa. Se for preciso, tenha pastas com etiquetas que indicam o que deve ser guardado ali, crie pastas diferentes para os tipos de arquivo no computador ou crie categorias dentro do aplicativo do condomínio;
  • Crie o hábito de registrar tudo. Precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio? Anote. A data de manutenção dos elevadores se aproxima? Anote também. Isso aumenta o foco sobre o que precisa ser feito e ajuda a administrar o tempo;
  • Não deixe nada para depois. Quando tiver que fazer algo, faça agora. Se não puder, volte para a dica anterior e deixe anotado quando precisará fazer esta tarefa;
  • Utilize a tecnologia como aliada da sua gestão. A tecnologia surgiu para facilitar a sua rotina, possibilitar maior qualidade no seu dia e promover uma melhor administração do seu tempo, garantindo que você possa se dedicar a outras atividades no condomínio.

Vilão #3: Falta de objetivo

Foi Henry Kissinger, um diplomata muito importante na política dos EUA, que disse:

“Se você não sabe para onde vai, todos os caminhos o levarão a lugar nenhum.”

Em outras palavras, ter objetivos não significa que eles serão 100% alcançados. No entanto, não tê-los é bem pior.

Quando você trabalha no escuro, sem saber para onde está indo, acaba sendo levado pelas circunstâncias e a sensação de não ter tempo, motivação ou de estar fazendo algo inútil é inevitável.

Por onde começar, então?

  1. Comece decidindo o que você deseja atingir;
  2. Pense em um plano de ação para atingir essa meta;
  3. Quebre a meta em blocos e distribua em um cronograma;
  4. Defina em quanto tempo você deseja alcançar essa meta;
  5. Faça uma lista de tudo o que você vai precisar para alcançar essa meta, seja dinheiro, pessoas, estudo ou outros;
  6. Como você vai identificar se a meta está sendo alcançada? Planilhas? Papéis? Por meio de uma tecnologia? Defina como você irá mensurar os resultados.

Por mais que a tarefa seja difícil e o caminho seja longo, você perceberá que tendo um objetivo, o trajeto até o destino será muito mais claro e eficiente.

Vilão #4: Falta de disciplina

Alguém falou pra você que é legal ser multitarefas, mas, no fundo, isso só é uma desculpa para não ter disciplina, afinal de nada adianta querer fazer tudo de uma vez e, no final das contas, não fazer nada.

Ter disciplina significa fazer as atividades no tempo ideal para atingir aquele seu objetivo dentro do prazo que foi estipulado no seu planejamento.

Quando você faz uma atividade de cada vez, sem atropelar nada, a sua disciplina se fortalece e é mais difícil “colocar a carroça na frente dos bois”. 

Mas, calma, isso não significa que não exista um trabalho dinâmico e que em algum momento você não precise fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Na rotina de síndico profissional, isso é mais comum do que imaginamos.

No entanto, apesar de ser comum, não pode ser um hábito. E a solução existe: crie uma programação do seu dia, do momento de acordar até dormir, e tente seguir a risca, com foco e atenção plena.

Desta forma, é mais fácil ter disciplina e, consequentemente, ter mais tempo.

Vilão #5: O medo de dizer “não”

É impossível agradar todos os moradores, condôminos, inquilinos, funcionários e o restante do mundo, certo? Então, por que continuar dizendo “sim” para tudo e matar a sua produtividade?

Apesar de existirem exceções, dizer “não” não significa que você é um síndico mal, egoísta e sem coração.

Pois é, eu sei que você não quer parecer mal educado, mas, na verdade, ao dizer “não”, você só está escolhendo fazer aquilo que está ao seu alcance e focar nas coisas certas.

Para facilitar, aqui vão algumas frases que você pode começar a dizer, caso tenha receio em dizer “não” de cara:

  • Eu tenho outras atividades urgentes para finalizar e não posso me comprometer com essa tarefa;
  • Eu posso te dar uma resposta amanhã? Tenho interesse, mas não posso dar uma resposta agora;
  • Eu entendo que isso seja importante para você, mas realmente não pode ser feito/eu não posso fazer.

Por outro lado, dizer “não” para tudo e recusar ser solícito, gentil e empático com os problemas alheios, também não é o melhor caminho para uma boa gestão condominial e ainda pode somar pontos negativos na sua reputação.

O melhor caminho, no fim das contas, é buscar o equilíbrio entre evitar dizer “sim” para qualquer coisa sem priorizar nada ou dizer “não” para qualquer coisa e ser grosseiro.

Pareceu difícil? Apesar de parecer complicado, é necessário. Desta forma, você foca nas tarefas que são mais importantes e relevantes para o condomínio, finaliza elas mais rápido e ainda sobra um tempo livre.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Certo, depois de tudo isso, fica a pergunta: como se preparar para ser um melhor gestor do tempo?

A resposta não é tão direta ao ponto, porém pode ser resumida em descobrir onde você deseja focar. Por isso, entender a sua rotina é uma ótima maneira de começar a fazer essa descoberta.

Para isso, existem algumas etapas que podem ajudar você a se tornar um profissional em gestão do tempo. Veja:

#01: Encontre o horário em que você se sente mais motivado

Encontre aquele horário do dia em que você sente um pico de produtividade. Pode ser pela manhã ao acordar ou quem sabe durante a madrugada.

Ao ter isso em mente, você poderá dividir o seu dia em blocos e, ao longo de uma semana, classificar esses blocos do mais para o menos produtivo.

Na hora de planejar as suas tarefas da semana, é só distribuir as atividades mais importantes ou urgentes nos horários de maior produtividade e deixar as outras em outros horários.

Percebe como vai ser mais fácil concluir aquelas tarefas que parecem monstros de 7 cabeças?

#02: Evite tratar todas as tarefas como urgentes

Urgentes e importantes são conceitos relacionados, mas completamente diferentes.

Tarefas urgentes precisam de atenção imediata, enquanto tarefas importantes têm consequências a longo prazo, mas podem aguardar.

Tarefas urgentes devem ser feitas agora, mas enquanto você tratar todas as suas tarefas como urgentes, provavelmente, você nunca conseguirá se planejar o suficiente para realizá-las com calma e foco.

#03: Utilize um aplicativo de calendário

Não confie 100% na sua mente para lembrar de datas, vencimentos ou compromissos importantes.

Com um aplicativo de calendário, você poderá registrar as datas de vencimento de cada tarefa e quando acontecerão os seus compromissos, além de possibilitar criar categorias para cada evento e organizar todos os acontecimentos do seu dia.

#04: Comece a criar hábitos

Uma das maneiras de garantir uma boa gestão do seu tempo é amarrar hábitos às suas tarefas importantes, possibilitando que tarefas de alta pressão possam ser resolvidas naturalmente, sem que você se sinta ansioso ou distraído.

Como fazer isso? Se você precisa, diariamente, analisar números específicos, por que não programar um horário específico e fazer isso enquanto toma um café?

O hábito de tomar o café das 16h pode ser atrelado à análise dos números importantes da sua gestão, sem que você sinta que isso é um grande esforço.

#05: Faça pausas programadas

Quando as tarefas parecem grandes demais ou você começar a sentir que está quase sendo engolido pela rotina, faça um intervalo de 15 a 30 minutos e procure não pensar em nada.

Apesar de parecer difícil, isso pode ajudar você a tirar o foco, relaxar a mente e retornar com mais energia do que antes.

Se você conseguir, tente programar essas pausas de tempos em tempos ao longo do dia, evitando passar o dia inteiro na mesma posição e sem olhar para os lados.

#06: Agende um tempo para imprevistos

Os imprevistos fazem parte da rotina de um síndico. Por isso, não adianta tentar controlá-los ou se estressar por conta deles, pois há coisas que, simplesmente, podem acontecer e você não tem como prever, como:

  • vazamentos;
  • manutenções de última hora;
  • infiltrações;
  • problemas na segurança do condomínio;
  • entre outros imprevistos.

No entanto, você deve planejar a sua semana e reservar um período livre todos os dias para que, em caso de imprevistos, você possa tratá-los com a atenção que merecem.

Principais ferramentas para ajudar na sua gestão do tempo

Depois de entender o que é gestão do tempo, qual a sua importância, benefícios, vilões mais comuns e ainda o passo a passo para administrar o seu tempo e ter mais produtividade, a seguir você confere uma lista com ferramentas, métodos e tecnologias que vão ajudar a sua rotina a ser mais produtiva.

Método GTD – Getting Things Done

método gtd

O método GTD, ou Getting Things Done, se trata de um método de produtividade criado pelo norte-americano David Allen, que reuniu diversos aprendizados e técnicas ao longo da vida e publicou um livro sobre a metodologia chamado “A arte de fazer acontecer”, em português.

O GTD se baseia em cinco passos simples para fazer as suas tarefas:

  1. Capturar: tire todas as ideias e coisas a fazer da sua cabeça e transfira para um lugar mais confiável (uma agenda, um aplicativo, planilha, etc);
  2. Esclarecer: dedique-se, com foco e atenção, em analisar cada uma dessas tarefas e decidir se demandam alguma ação ou não;
  3. Organizar: tenha listas organizadas para que você consiga acessá-las na hora certa e lugar certo;
  4. Refletir: revise todo o sistema para não perder nenhuma tarefa de vista, atualize as informações e obtenha perspectiva;
  5. Engajar: é hora de executar com significado, ou seja, saber que o que você está fazendo, naquele momento, é realmente a coisa mais importante que você deveria estar fazendo, em vez de ficar distraído com outras coisas.

O GTD é um método que garante fazer as suas atividades com tranquilidade e certeza de que aquilo que você não está fazendo está sob controle e pode ser feito depois.

Não é à toa que este método é baseado em um conceito chamado “mind like water”, ou “a mente como água”, em português, e trata-se de uma analogia às artes marciais, fazendo jus à tranquilidade de ter tudo sob controle.

Mas atenção:

Ter tudo sob controle não significa que a sua rotina é chata e entediante, mas sim que você sabe se organizar e se recompor, caso tudo dê errado.

E, por outro lado, ter controle das suas atividades não significa ter 100% de controle sobre a vida, pois, é claro, tudo pode acontecer e não existe um dia igual ao outro.

Técnica Pomodoro

técnica pomodoro

A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que incentiva as pessoas a trabalharem com o tempo que têm e não contra o tempo.

Funciona da seguinte forma:

  • Primeiro, você divide o seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos;
  • Cada intervalo é chamado de pomodoro;
  • Depois de 4 pomodoros (4 períodos de 25 minutos, com um espaço de 5 minutos entre eles), você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.

A ideia por trás dessa técnica é instalar um senso de urgência. Em vez de sentir que você tem um tempo infinito de trabalho e acabar desperdiçando essas horas procrastinando ou se distraindo com as notificações do celular ou e-mails, você foca nos 25 minutos que possui para progredir.

Além disso, as pausas forçadas ajudam a curar a sensação de esgotamento e exaustão que a maioria dos síndicos profissionais experimenta no final do dia.

E tem mais: com o pomodoro, é impossível passar horas na frente do computador sem perceber, pois o cronômetro lembra você de se levantar e respirar fundo.

Método Kanban

técnica kanban

O método Kanban é um conjunto de princípios e práticas para gerenciar melhor o fluxo de trabalho e promover melhorias graduais.

O Kanban funciona com 4 princípios básicos:

  • Comece com o que você está fazendo agora: O método explica que, inicialmente, você não deve fazer mudanças imediatas na configuração do seu trabalho, mas sim de maneira gradual ao longo de um período de tempo e em um ritmo que todos se sintam confortáveis;
  • Concorde em buscar uma mudança evolutiva na sua rotina: o Kanban encoraja você a fazer pequenas mudanças ao invés de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência da equipe;
  • Inicialmente, respeite as funções, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional e afirma que a equipe vai identificar e implementar, de forma colaborativa, todas as mudanças necessárias;
  • Incentive atos de liderança em todos os níveis: por fim, e para que o tópico anterior funcione, você deve abrir espaços para que todos forneçam ideias e mostrem liderança para implementar mudanças que melhorem o trabalho de todos e a entrega dos serviços.

Todoist

todoist

Agora falando de tecnologia, temos o Todoist, que é um aplicativo que permite planejar o dia e a semana. Você pode usar a ferramenta para adicionar tarefas simples, como no exemplo acima, e ir marcando à medida que as finalizar.

Para usar o Todoist, você pode criar uma conta gratuita e poderá:

  • criar até 300 tarefas ativas por projeto;
  • criar até 20 sessões ativas por projeto;
  • adicionar, no máximo, 5 colaboradores em cada projeto.

Além da conta gratuita, também é possível fazer um upgrade para um plano pago e ter acesso a outras funcionalidades.

Google Keep

google keep

O Google Keep é a versão do Google de um aplicativo de anotação. No entanto, ele possui mais do que apenas listas de tarefas básicas e ainda é integrado com o Google Drive, permitindo que você acesse pelo celular, computador ou tablet.

Veja como você pode utilizar o Keep:

  • fazendo anotações por voz, pra quando você não tiver tempo de parar para anotar um lembrete ou uma ideia;
  • compartilhar com outras pessoas e fazer anotações em grupo;
  • definir lembretes e uma data e horário para que o Keep te envie uma notificação;
  • ir além do texto simples e adicionar imagens, desenhos, gravações, checklist e mais dentro de uma mesma anotação.

Trello

trello

O Trello é um aplicativo de gerenciamento de trabalho colaborativo projetado para rastrear projetos de equipe, destacar tarefas em andamento, mostrar quem são os responsáveis por cada tarefa e detalhar o andamento da conclusão do projeto.

Em sua essência, o Trello se baseia nos princípios do Kanban, que já falamos por aqui, para visualizar os fluxos de trabalho, fornecendo ao gestor das tarefas e membros da equipe uma visão geral e simples de todas as tarefas, do início ao fim.

Por fim, os principais componentes dessa ferramenta são as listas, cartões e os quadros.

Técnica LAR

Esta técnica, explicada no livro “Tempo e Razão”, do escritor Jaime Wagner, apresenta uma maneira fácil de identificar as tarefas/informações que são consideradas “lixo” e descartá-las imediatamente, informações que não pedem ação, mas sim apenas guardar as informações e, por fim, tarefas que precisam de alguma ação. Veja:

  1. Lixo (L): estas são ações que podem ser descartadas imediatamente e não precisam da sua atenção;
  2. Ação (A): aqui são as tarefas que precisam de alguma ação imediata;
  3. Referência (R): e, por fim, aqui são as tarefas de referência pura, que são apenas mensagens, por exemplo, e não precisa de alguma ação específica, porém interessa que sejam arquivadas.

Ao identificar as suas tarefas, é indicado que você faça logo todas as atividades rápidas, aquelas que levam menos de 3 minutos, ou as emergenciais, que são urgentes e importantes. O restante que puder esperar, deve ser agendado para um tratamento em outro momento.

TownSq

atividades da gestão

O TownSq é o maior aplicativo para condomínios do mundo e possui uma tela especialmente para síndicos que desejam organizar as suas atividades da gestão e as demandas dos condomínios.

A tela fica dividida entre “suas tarefas” e “tarefas do condomínio”, contendo as tarefas pessoais do síndico, que só podem ser vistas pelo usuário do sistema, e tarefas da comunidade, que podem ser vistas por todos, respectivamente.

O processo para adicionar novas tarefas é muito simples, basta clicar no botão “Criar atividade” e, em seguida, adicionar as informações de título, categoria, descrição, data prevista para realização da atividade, se é pública e, por fim, se a atividade foi concluída ou não.

Além disso, existem outras funcionalidades visíveis nas tarefas, como categorias, status da atividade e um filtro para visualizar somente as atividades pendentes, em andamento, completas ou todas.

5 livros para ajudar na sua gestão do tempo e produtividade

#01: O Poder do Hábito – Charles Duhigg

livro o poder do hábito

Segundo Charles Duhigg, autor deste livro, conhecer os seus hábitos e saber quais deles não estão contribuindo com a sua rotina, pode ser uma excelente maneira promover uma melhor gestão de tempo e produtividade. A ideia principal do livro é mostrar que nós somos comandados pelos nossos hábitos e, portanto, é imprescindível entender:

  1. como eles impactam a nossa rotina;
  2. como eles podem ser transformados;
  3. como identificar os hábitos nocivos;
  4. como dar espaço aos hábitos saudáveis;
  5. e, por fim, como é possível, a partir dos nossos hábitos, gerar ferramentas eficazes contra a procrastinação.

#02: Tríade do tempo – Christian Barbosa

livro a triade do tempo

O autor de “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, é considerado o maior especialista em gestão do tempo do Brasil e, a partir de uma pesquisa realizada com 42 mil pessoas ao redor do mundo, ele desenvolveu um método de planejamento pessoal a fim de ajudar todas as pessoas a organizarem a sua vida e se tornarem mais produtivas.

Basicamente, o conceito criado se divide em três grandes esferas: importante, urgente e circunstancial. No livro, você aprende a equilibrá-las para melhorar o seu desempenho e também como agir caso você esteja desperdiçando o seu tempo na esfera errada.

A Tríade do Tempo traz ferramentas modernas, ações práticas e uma metodologia facilmente aplicável, que permitirá encontrar um tempo livre e se dedicar ao que realmente importa na sua vida profissional e pessoal.

#03: A Arte de Fazer Acontecer – David Allen

livro A Arte de Fazer Acontecer

De acordo com David Allen, autor deste livro, a sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Pensando nisso, ele aplicou a ciência cognitiva na gestão de tarefas e desenvolveu um método chamado Getting Things Done (GTD), que ajuda na organização do fluxo de trabalho, fazendo com que ele se torne o mais natural possível.

Por meio de cinco passos e inúmeros exemplos, você vai aprender a:

  1. Aplicar a regra dos Dois Minutos (faça, delegue, adie ou jogue fora) para esvaziar a sua caixa de entrada;
  2. Reavaliar as metas e manter o foco;
  3. Planejar projetos de longo prazo e revisá-los semanalmente;
  4. Controlar a ansiedade e a sobrecarga de trabalho;
  5. Aceitar que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo e que algumas coisas podem ficar para depois.

#04: Trabalhe 4 Horas por Semana – Timothy Ferriss

livro trabalhe 4 horas por semana

Diferente dos outros livros, neste aqui o autor Timothy Ferriss procura apresenta um novo conceito de trabalho. De acordo com ele, é possível:

  1. Ensinar o seu chefe a valorizar o seu desempenho, em vez da sua presença no escritório;
  2. Trocar uma longa carreira com aposentadoria somente ao final, por pequenos períodos de trabalho e mini aposentadorias frequentes;
  3. Cultivar a chamada ignorância seletiva e gerar tempo com uma dieta de pouca informação;
  4. Preencher o vazio e criar uma vida plena.

O livro apresenta mais de 50 dicas práticas, truques, ferramentas e estudos de caso de pessoas que superaram obstáculos em comum e se reinventaram usando as dicas do autor como ponto de partida.

#05: Tempo e Razão – Jaime Wagner

livro tempo e razão

Neste livro, o autor apresenta o Método PowerSelf das Três Disciplinas para a Gestão do Tempo, reflexões e dicas práticas para a definição de prioridades, organização da rotina, gestão de projetos, resiliência emocional e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.

Ao longo do livro, você entenderá sobre:

  1. Organização – a disciplina do Foco: o que faço agora?
  2. Planejamento – a disciplina da Realização: o que vou realizar?
  3. Reflexão – a disciplina da Sabedoria: como viver?

Gestão do tempo do síndico: por que é importante?

Depois de tudo isso que já falamos, ficou claro o quanto a gestão do tempo é importante para a rotina de qualquer pessoa.

E quando falando de um síndico, então, o gerenciamento do tempo pode ser o que faltava para garantir que a sua rotina de tarefas e responsabilidades seja mais tranquila, focada e eficiente.

Afinal, como você já deve saber, o dia a dia de um síndico possui tantas demandas complexas, mensagens de moradores, reuniões, visitas à condomínios, análises e números que, no final, a bagunça pode se instalar rapidamente e atrapalhar o desempenho e a entrega dos serviços.

Então, por que a gestão do tempo não seria importante para os síndicos? Se você ainda tem dúvidas, nós trouxemos 6 benefícios de adotar a gestão do tempo na gestão condominial.

  1. Bem-estar: a saúde, mental e física, é uma das principais beneficiadas quando o síndico adere a gestão do tempo na sua rotina, pois ela tem ligação direta com a diminuição do risco de problemas cardiovasculares. Além disso, gerenciamento do tempo garante mais tempo livre para comer melhor, praticar atividades físicas, estar com a família e amigos e ter hobbies;
  2. Produtividade e eficiência: com certeza você já deve ter percebido que, em dias de muitas atividades, parece que você não consegue fazer nada direito e produz menos do que gostaria. A gestão do tempo permite reverter essa situação, fazendo com que você dê prioridade às tarefas mais relevantes para o condomínio e seja mais produtivo na sua rotina;
  3. Melhoria da reputação do síndico: imagina só se você esquece de pagar um imposto e o condomínio recebe multas por isso, ou se você acaba por esquecer de convocar uma assembleia ou se perde nos números financeiros e não consegue apresentar a prestação de contas do condomínio? Nada disso é bom para a reputação do síndico, mas tudo isso pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
  4. Mais tempo livre: uma boa gestão do seu tempo como síndico, garante que você consiga focar em projetos pessoais, tenha tempo para prospectar novos condomínios ou consiga planejar como poderia melhorar o atual condomínio. Isso tudo faz sentido pra você?
  5. Menos estresse: não é raro encontrarmos síndicos irritados, cansados e estressados com a sua rotina de trabalho, além de se sentirem frustrados por não conseguirem cumprir prazos ou ter uma rotina menos agitada. Novamente, isso tudo pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
  6. Menos problemas: sabe aquela manutenção que você já deveria ter solicitado, mas esqueceu? E aqueles moradores que ainda não foram respondidos? Ou os inadimplentes que você não teve tempo de cobrar? Tudo isso também pode ser resolvido quando você adota a gestão do tempo e planeja as suas tarefas, sem ficar deixando a vida te levar.

Conclusão

Chegamos ao final deste artigo e a lição que fica é: não importa a ferramenta ou metodologia, mas sim o que faz mais sentido para você.

Existem muitas, e excelentes, dicas ao redor do mundo, mas elas só farão sentido se fizerem sentido na sua rotina diária nos condomínios.

Portanto, depois de ler este texto, lembre-se de parar um pouco e refletir sobre qual o principal objetivo ao gerir melhor o seu tempo e qual a melhor forma de fazer isso, seja em uma ferramenta online ou em uma agenda e caneta, à moda antiga.

Então, depois de tudo isso, este artigo ajudou você a entender a importância da gestão do tempo na sua rotina? Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe nos comentários.