por Aline Oelrich | jan 31, 2019 | Legislação
A portaria de condomínio é a porta de entrada por onde transitam tanto moradores quanto visitantes e prestadores de serviço. Exatamente por isso, esse local deve receber atenção redobrada. Um personagem essencial nesse ambiente é o porteiro, grande responsável pela segurança e ordem da portaria de condomínio.
A sua posição na portaria faz do porteiro o principal alvo caso haja alguma tentativa de assalto ao condomínio. Por causa disso, é essencial que esse profissional esteja preparado para agir em casos de perigo, seguindo os deveres atribuídos ao seu cargo.
Nesta publicação, vamos falar sobre quais são os deveres do porteiro e quais são as funções deste cargo dentro do condomínio. Confira:
As funções do porteiro
As atividades do porteiro dentro do condomínio dividem-se em três principais focos: correspondência, autorização de entrada/saída e ordem do local. A seguir, vamos explicar cada ponto detalhadamente:
Correspondência
Tanto as correspondências convencionais, quanto pacotes e demais entregas, chegarão na portaria de condomínio. E o porteiro deve estar a postos para receber e distribuí-las.
É recomendável evitar ao máximo a entrada de estranhos no condomínio. Portanto, no caso de entregas, o porteiro deve entrar em contato com o morador e solicitar que venha buscar a encomenda direto na portaria. Desta forma, evita-se que um estranho tenha acesso ao interior do condomínio, garantindo a segurança de todos.
Autorização de entrada/saída
É função do porteiro permitir a entrada e saída de pessoas que não moram ou trabalham no condomínio. Sempre que houver uma visita ou presença de um prestador de serviço, deve-se pedir a identificação do indivíduo antes de permitir a sua entrada no condomínio. E, apenas após a confirmação por parte do morador e devida identificação, poderá ser liberada a entrada da pessoa ao condomínio.
Mesmo que o indivíduo visite o local com frequência, é dever do porteiro fazer a conferência todas as vezes. É importante flexibilizar o mínimo possível e sempre confirmar se há realmente à espera por parte do morador.
Ordem do local
Faz parte das atribuições do porteiro manter a ordem na portaria. O funcionário deve permanecer na portaria de condomínio o máximo de tempo possível, mantendo-se alerta ao que ocorre no entorno do empreendimento.
O porteiro também pode ser escalado para notificar os moradores sobre qualquer anormalidade dentro do condomínio, como um corte na tubulação de água ou interrupção do funcionamento dos elevadores.
É fundamental que o síndico e os moradores tenham consciência de nunca desvirtuar o porteiro de sua função na portaria. Ajudar com as compras ou manobrar um carro na garagem não fazem parte das funções do profissional e ainda prejudicam a segurança do condomínio.
por Denys Hupel | jan 28, 2019 | Legislação
As associações de moradores exercem um papel extremamente importante dentro da esfera política e social das cidades brasileiras. Além de ser uma forma de unir forças para reivindicar direitos, essas iniciativas também podem contribuir para tornar a vida em comunidade ainda mais prazerosa.
Preparamos este artigo para que você compreenda qual a função das associações de moradores, quais são as obrigações destas organizações e também tirar as dúvidas sobre o tema:
Qual a função da associação de moradores?
Basicamente, uma associação de moradores é uma iniciativa em que um grupo de pessoas que moram em um mesmo local se reúne para criar regras e combinar estratégias de como melhorar o bem estar na comunidade. Existem associações de bairros ou ruas, bem como associações dos moradores de condomínios fechados. Cada uma dessas organizações apresenta características específicas.
Uma associação de bairro busca solucionar problemas e gerenciar o dia a dia no local. Em geral, esse tipo de grupo trabalha em conjunto com as autoridades locais para melhorar as condições de vida na região. Auxiliam resolvendo questões como: falta de policiamento, iluminação precária, ruas sem asfaltamento ou até mesmo a criação de uma escola, creche ou posto de saúde no bairro.
Já uma associação de moradores de um condomínio fechado exerce um papel diferente na comunidade. O grupo legisla e aprimora a vida dos moradores daquele ambiente privado, trabalhando em conjunto com o síndico. Cada associado pode contribuir com uma taxa mensal extra que é utilizada para contratar serviços de manutenção como: portaria, segurança, limpeza, jardinagem e também para realizar reparos no empreendimento.
Além de buscar melhorar a infraestrutura da região, associações de grupos de moradores também podem buscar promover a interação entre vizinhos. Como por exemplo, organizar atividades de lazer, eventos culturais ou festas para a comunidade. Essas iniciativas são importantes porque estimulam a convivência entre a vizinhança, além de incentivar o consumo do comércio da região.
Associação de comunidades: direitos e deveres
Para que seja reconhecida legalmente, uma associação de moradores deve seguir as regras estabelecidas pelo Código Civil – Capítulo II, artigos 53 ao 61. Para isso, a iniciativa precisa cumprir os seguintes deveres:
- Criar um estatuto;
- Eleger uma diretoria;
- Ter registro em cartório;
- Possuir registro público como pessoa jurídica;
- Tomar decisões apenas em assembleias.
Todas as decisões tomadas por uma associação de moradores devem ser feitas em conjunto, em reuniões de assembleia. Esses encontros devem ocorrer periodicamente e podem ser frequentados por todos moradores do local. Apesar de serem muito parecidas com assembleia de condomínio, reuniões de associações de moradores seguem regras próprias, de acordo com as definições do estatuto.
Uma pergunta recorrente sobre esse assunto é: associação de moradores recebe verba? A legislação determina que esse tipo de organização precisa ter cunho social, portanto não pode ter fins lucrativos. Sendo assim, associações de moradores só podem receber verbas desde que o dinheiro seja oferecido de forma voluntária.
Ou seja, nenhum morador ou associado é obrigado a contribuir e pagar taxas. Do mesmo modo, todo o dinheiro arrecadado deve ser utilizado exclusivamente para melhorar a vida e a infraestrutura do ambiente, além de cobrir gastos gerados pelo trabalho em prol dos objetivos do grupo de moradores.
Também é importante destacar que ninguém pode ser obrigado a se associar ou permanecer associado à uma associação de moradores, seja de bairro ou de condomínio. Assim como cada indivíduo tem o direito de optar por doar ou não dinheiro, a pessoa também pode optar ou não se envolver com a iniciativa.
Apenas quando a organização estiver com tudo de acordo com as regras, ela poderá fazer solicitações aos órgãos públicos e empresas privadas em nome dos moradores do local.
Qual o papel do presidente de uma associação de moradores?
Existe muita dúvida acerca da função do presidente de uma associação. Portanto, preparamos uma lista com as obrigações de quem exerce o cargo:
- Cumprir e fazer cumprir o estatuto;
- Planejar ações e atividades para melhorar a vida no bairro ou condomínio;
- Ser o intermediador entre a comunidade e os órgãos públicos;
- Indicar à prefeitura quais são as obras prioritárias que devem ser feitas na região;
- Cobrar ações de órgãos municipais, como recolhimento de lixo, asfaltamento das vias, segurança da região, melhorias no transporte público, etc.;
- Incentivar a comunidade a participar das assembleias, das atividades de lazer e a se envolverem com a associação;
- Administrar os recursos financeiros da associação.
Como citamos anteriormente, a verba arrecadada por uma associação de moradores deve ser adquirida através de doações totalmente voluntárias e só pode ser utilizada para fins não econômicos. Mas, o trabalho do presidente de associação de moradores pode ser remunerado? A resposta é não. O cargo de presidente e de diretoria de uma associação de moradores deve ser exercido de forma voluntária.
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por Denys Hupel | jan 24, 2019 | Financeiro
Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:
- Agilidade na emissão dos boletos;
- Proteção contra fraudes;
- Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
- Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
- Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
- Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.
O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?
O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.
Como operacionalizar tudo isso?
Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.
Como é o controle de pagamento?
Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.
Como os clientes recebem os boletos?
Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.
Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.
por Aline Oelrich | jan 23, 2019 | Financeiro
Manter a contabilidade de condomínio em dia é uma das questões fundamentais na administração condominial. Por ser um assunto um tanto quanto complexo, com diversos princípios contábeis aplicados, muitos síndicos não sabem muito bem como proceder nessa área.
Pensando nisso, preparamos esse artigo sobre contabilidade para condomínios (atualizado em 2019). Você aprenderá sobre como manter a contabilidade do condomínio organizada e quem é o responsável por essa atividade. Vamos lá?
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Uma dúvida recorrente sobre esse tema é: quem é o responsável pela contabilidade do condomínio? O Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro determina que:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
Logo, a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de ninguém menos do que do próprio síndico. Mesmo que seja contratado o serviço de uma administradora, de um escritório de contabilidade ou contador autônomo, ainda será o síndico o responsável final pela contabilidade de condomínio edifício.
Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade ou pelo Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Desta forma, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade para condomínios. Do mesmo modo, não há nenhuma regra que determine que condomínio com CNPJ precisa de contador. Entretanto, o síndico deve apostar na contratação de um profissional confiável para lidar com a contabilidade de condomínio.
Contudo, é importante relembrar que o síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Isso significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive na parte de administração de condomínios e contabilidade. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.
Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Exatamente por isso o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.
Contabilidade do condomínio: como fazer?
Ao fazer a contabilidade de condomínio, é necessário que o síndico se dedique a duas importantes questões: a organização e às obrigações tributárias. Entenda mais sobre essas demandas:
Contabilidade de condomínio: mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos
Em primeiro lugar, é preciso organizar todos os documentos. Afinal, um condomínio com a contabilidade organizada já é meio caminho andado para garantir uma boa administração financeira do condomínio.
Os documentos fiscais que devem ser mantidos por ao menos cinco anos pela administração são:
Além destes, existem alguns documentos que não devem ser colocados fora:
- Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
- Escrituração contábil do condomínio;
- Plantas da edificação;
- Documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
- Contrato de seguro condominial;
- Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Para evitar confusão, é imprescindível armazenar tudo da maneira certa. As opções mais recomendáveis são através de pastas físicas ou então com softwares para condomínios. Qualquer desleixo do síndico e do conselho fiscal na organização contábil pode causar desconfiança por parte dos condôminos. O custo disso pode se tornar alto, resultando até mesmo em auditoria por um profissional da área contábil ou ações judiciais contra o condomínio.
Com os documentos contábeis do condomínio organizados, é possível estabelecer um plano de contas de condomínio e assim contabilizar as despesas do condomínio.
Contabilidade de condomínio: obrigações tributárias de um condomínio
Já no âmbito tributário, existem algumas contribuições que são obrigatórias para condomínios. São elas:
- Arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados;
- Recolhimento do INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
- Pagar o PIS sobre folha de pagamento;
- Reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município;
- Reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
Por outro lado, também existe a contribuição sindical em condomínio. Esse encargo é feito tanto para o sindicato patronal quanto para o sindicato das categorias. Porém, a Reforma Trabalhista tirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto, em novembro de 2017.
Contabilidade para condomínio: como contabilizar fundo de reserva de condomínio
Por último, mas não menos importante, está o fundo de reserva. Saber como gerenciá-lo corretamente fazer parte de uma boa contabilidade para condomínios. Normalmente, o cálculo da contribuição para o fundo de reserva é feito com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial paga mensalmente pelo condômino. Em geral, a porcentagem equivale de 5% a 10% do valor da cota condominial. No entanto, isso não é uma regra e cada condomínio determina o valor da sua contribuição ao fundo de reserva com base na convenção.
A contabilidade do fundo de reserva engloba também o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro. Para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado, o condomínio pode aproveitar para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Já o gerenciamento divide-se em cobrança, aplicação e utilização do dinheiro. Esta última, só poderá ser feita em casos emergenciais ou com base na previsão orçamentária aprovada em assembleia geral.
Leia também:
Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a atuação do síndico no condomínio. Com organização e é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre e aprimorar a vida dos moradores!
por Denys Hupel | jan 22, 2019 | Obras e Manutenções
Infiltração no apartamento é um dos principais vilões para os moradores de condomínios. Inclusive, elas incomodam ainda mais do que o barulho dos vizinhos ou do salão de festas. Os vazamentos danificam a estrutura da edificação e ainda aumentam os custos com a água. Além disso, esse é um problema que, se não for resolvido logo no início, pode trazer muito prejuízo para o condômino e para todo o condomínio.
Por isso, é importante estar bastante atento aos primeiros indícios de infiltração no apartamento, para descobrir qual a origem do vazamento, bem como comunicar o síndico do condomínio. Com esta publicação, aprenda como identificar uma infiltração no apartamento e, ainda, quais orientações você deve seguir para solucionar este problema.
Sinais de infiltração no apartamento
Em um primeiro momento, identificar uma infiltração não é nenhuma tarefa muito complicada. Alguns indícios que sinalizam a existência de infiltração na parede apartamento são:
- Umidade nas paredes;
- Manchas escuras no teto, especialmente no caso de infiltração no banheiro do apartamento;
- Pintura descascando;
- Presença de mofo.
Seu apartamento apresenta algum dos itens dessa lista acima, seja nas paredes ou no teto? Neste caso, é aconselhável que você procure auxílio de um profissional capacitado com urgência.
Normalmente, o zelador do condomínio possui conhecimento prévio suficiente e pode fazer essa identificação inicial. Da mesma forma, é natural que o síndico ou a administradora tenham o contato de prestadores de serviços autorizados que possam fazer o conserto do problema.
Infiltração no teto: como resolver?
Preparamos um passo a passo sobre como você pode lidar com infiltração no teto do apartamento. Confira:
- As paredes apresentam manchas em tom esverdeado, acinzentado ou esbranquiçado? Pode ser bolor! Nesse caso, é necessário investigar se o fungo é causado por infiltração ou por causa de umidade. Para isso, verifique se há fissuras por onde a água pode estar vindo, o que pode indicar um vazamento d’água. Esse é um passo importante para quem suspeita de infiltração no teto do banheiro do apartamento, por exemplo;
- Chame o zelador do condomínio ou uma prestadora de serviços autorizada para identificar de onde vem o vazamento e montar um relatório formal do problema;
- Com a origem da infiltração no apartamento identificada, envie um ofício ao síndico ou a administradora do condomínio informado o problema. Se o foco inicial do vazamento for em outra unidade do condomínio, esse ofício também deve ser encaminhado para o condômino responsável para que este dê os encaminhamentos necessários para resolução.
Enviado o ofício, deverá ser iniciada a reforma de conserto da infiltração no apartamento. A seguir, entenda de quem é a responsabilidade pela obra e quem deverá arcar com os custos.
Leia também:
Quem paga pela infiltração?
Muitas vezes, a análise determina que a origem da infiltração não é no seu apartamento. Como por exemplo:
- Quando a infiltração vem do apartamento de um vizinho, como no caso de um vazamento no banheiro do apartamento de cima;
- Se a infiltração for resultado da má impermeabilização do condomínio, normal em casos de infiltração na laje do apartamento;
- Quando o vazamento ocorre por causa de algum problema na rede que conduz água e esgoto do condomínio, tanto nas tubulações verticais, quanto horizontais.
É comum que os moradores não saibam muito bem quem é o responsável por pagar a conta do conserto da infiltração e dos problemas ocasionados por ela. Para acabar com as dúvidas, recomendamos sempre chamar um técnico para garantir que a identificação seja precisa.
Além disso, preparamos o seguinte guia para compreensão geral:
Quando o condômino paga pela infiltração:
É o condômino quem paga pela infiltração quando a origem é na tubulação da área interna do apartamento, geralmente devido a mal uso das dependências.
Quando o condomínio paga pela infiltração:
Caso a infiltração tenha se originado na tubulação central ou da laje do condomínio, a administração terá de arcar com os reparos e danos.
Quando o vizinho paga pela infiltração:
Quando o problema tem início na tubulação ou na unidade do vizinho, ele será o responsável pelos custos.
No caso de imóvel alugado, o proprietário deve arcar com as despesas quando a infiltração no apartamento ocorrer devido ao desgaste natural da estrutura.
Se o inquilino fizer alguma reforma e acabar perfurando o encanamento, então ele terá que pagar o conserto.
Infiltração no apartamento gera muita dor de cabeça, portanto é preciso atenção redobrada de todos. Manutenções e vistorias constantes na estrutura do condomínio são importantes para evitar essas infiltrações.
Assim, fazer a troca de encanamentos muito antigos também pode ajudar a evitar que ocorra infiltração no apartamento. E, embora essas ações devam partir da equipe gestora, é possível que o morador faça sua parte cobrando que seja dada extrema atenção para essa parte estrutural do condomínio, especialmente nas assembleias.
por Denys Hupel | jan 21, 2019 | Gestão Condominial
Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria, que podem ocorrer em qualquer condomínio. Confira:
Antes de tudo, o que é uma portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde moradores e visitantes entram no empreendimento.
Muitas vezes apelidada de recepção ou até mesmo hall de entrada, a portaria é o ambiente onde fica o porteiro. Por sua vez, esse profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no recinto.
A portaria de um condomínio pode ser tradicional, com um porteiro físico presente no local. No entanto, diversos condomínios brasileiros optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao edifício.
Agora, vamos aos 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
Erro 1: Não definir as regras para funcionamento da portaria
Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
Erro 2: Não qualificar e orientar o porteiro
Após a falta de regras, o segundo erro desta lista é a ausência de qualquer treinamento para o porteiro. Isso pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
Erro 3: Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode vir a custar caro.
Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares e aplicativos que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial.
Erro 4: Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. No entanto, essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro ou seguranças e isso é algo que ninguém quer, não é mesmo?
Erro 5: Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Uma situação bastante recorrente em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras, manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta das unidades.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança. Além disso, esse tipo de prático acaba atrapalhando a entrada e saída de pessoas no condomínio.
O porteiro deve estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade sem medo de precisar dizer “não” para um morador.
Para que isso aconteça com tranquilidade, é importante deixar claro aos moradores quais são os deveres do porteiro e relembrar para que não tentem usar o profissional como um ajudante de todos.
Erro 6: Deixar a portaria abandonada
Em certos condomínios, é comum que a portaria fique vazia de tempos em tempos. Na maioria das vezes, isso ocorre justamente porque o porteiro foi desviado da sua função – como citamos no item anterior.
Se não é o caso de desvio de função, é provável que a portaria esteja vazia, pois o funcionário está em momento de intervalo ou foi ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
Uma sugestão para evitar que a portaria fique abandonada é organizar um revezamento de porteiros, assim um cobre a ausência do outro nos momentos de intervalo ou necessidades. Outra opção é contar com um funcionário auxiliar que possa cobrir esses momentos, como o zelador, por exemplo.
Erro 7: Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com os smartphone essa questão ganha outras proporções. O uso de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que podem colocar em risco a segurança dos moradores.
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
Erro 8: Deixar a organização da entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém é essencial frisar que não é tarefa do porteiro entregar pessoalmente os pacotes deixados na portaria.
É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas. Em caso de problemas com isso, indicamos que o síndico aproveite para relembrar os condôminos sobre esse detalhe através de comunicados.
Já imaginou se o porteiro enviasse uma mensagem para seu celular avisando você que sua encomenda chegou na portaria? Isso é possível. Conheça o aplicativo para condomínios TownSq.
Erro 9: Liberar a entrada de veículos sem identificar quem está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.
Erro 10: Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item 8, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros. Consequentemente, isso pode trazer muita dor de cabeça para o condomínio.
Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio. Logo, é importantíssimo que o síndico atente isso ao treinar os porteiros contratados.
Identificou algum desses erros na portaria do seu condomínio? Use a nossa planilha gratuita de controle de visitantes e melhore a segurança condominial!
por Denys Hupel | jan 17, 2019 | Financeiro
A gestão financeira do condomínio é uma das atividades mais cruciais dentro da administração condominial. Monitorar as despesas e receitas do condomínio com atenção e de forma organizada é meio caminho andado para o sucesso na carreira como síndico. Por causa disso, vamos ensinar como você pode elaborar um bom demonstrativo financeiro para o condomínio. Confira:
O que é demonstrativo financeiro de condomínio?
O primeiro a se fazer é compreender o que é um demonstrativo financeiro de condomínio e qual é o seu papel dentro da administração condominial. Resumidamente, o demonstrativo é um relatório contábil que apresenta a situação financeira do condomínio. Nele, estão todas as contas apresentadas pelo síndico e também são relatadas todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem ao longo dos meses.
Como fazer o demonstrativo financeiro de condomínio?
Existem alguns passos que devem ser seguidos na hora de elaborar um demonstrativo financeiro de condomínio. O primeiro deles é reunir uma série de documentos auxiliares, que ajudam a esclarecer qual a real situação das finanças do empreendimento. Veja qual é a documentação necessária:
Relatório de receitas
Receita é todo o dinheiro que entra na conta do condomínio, seja através do pagamento da taxa condominial e multas por parte dos moradores ou do aluguel de espaços como o salão de festas ou salas comerciais. O relatório de receitas reúne todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde vieram essas quantias e as datas de depósito.
Relatório de despesas
Como o próprio nome diz, esse relatório é dedicado para listar quais são as despesas do condomínio. Desde pagamento de contas de água e luz, gastos com folha de pagamento de funcionários e também custos de reformas e manutenções no condomínio. Todas as despesas precisam ser minuciosamente detalhadas para que o síndico possua um melhor controle do condomínio e seu dinheiro. As despesas devem estar divididas entre:
- Fixas: são os gastos cujo valor não sofre alterações, como pagamento do seguro condominial ou de contratos trabalhistas.
- Variáveis: pagamentos que sofrem alterações em seu valor, como a conta mensal de água, energia elétrica e manutenções programadas.
- Extras: são os imprevistos como, por exemplo, obras e reformas extraordinárias.
Relatório do orçamento
Por sua vez, o relatório do orçamento une os valores das receitas e despesas e as compara com os dados do ano anterior. O intuito deste documento é colocar as finanças do empreendimento em contexto, analisando se houve alguma mudança ou melhoria. Dessa forma, o relatório de orçamento é uma peça essencial para o síndico na hora de elaborar a planilha de previsão orçamentária para condomínio.
Relatório de inadimplência
Claro que a inadimplência não poderia ficar de fora em um demonstrativo financeiro do condomínio. Esse documento deve reunir todos os dados sobre as unidades com mensalidades atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se sempre de não expor os nomes dos condôminos inadimplentes.
Gestão financeira de condomínio: relatório mensal
É normal que as pessoas confundam o demonstrativo financeiro do condomínio com o relatório mensal do condomínio. O primeiro é um documento bastante completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas que é utilizado pelo síndico, conselho fiscal e contador do condomínio. Esse arquivo só é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas. Já o relatório mensal é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e saídas do mês anterior. Esse arquivo traz dados como: taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, de poupanças e aplicações, bem como gastos gerais.
Entenda importância do controle financeiro para condomínio
Quando o assunto é dinheiro, é fundamental ter organização e fiscalização. Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes. E é exatamente por isso que o demonstrativo financeiro de condomínio é tão importante. Somente assim é possível identificar quais são principais gastos do condomínio, analisar cada um e, então, buscar formas de pisar no freio e evitar despesas exageradas. Além disso, as informações disponíveis no demonstrativo financeiro de condomínio permitem:
- Organizar as finanças do condomínio;
- Auxiliar na tomada de decisões futuras;
- Controlar o fluxo de caixa;
- Fiscalizar o nível de inadimplência;
- Apurar quais são os impostos que devem ser pagos;
- Refletir sobre como o condomínio pode investir o dinheiro de forma mais eficaz;
- Deixar os condôminos a par do que está ocorrendo com as contas do empreendimento;
- Dar suporte para a ao síndico quando o moradores do condomínio questionam as contas apresentadas.
Logo, um bom demonstrativo financeiro permite um melhor gerenciamento do condomínio.
Planilha de demonstrativo financeiro de condomínio: recursos e vantagens
A forma mais tradicional de montar o demonstrativo financeiro do condomínio é através de planilhas. Desse modo, o síndico pode optar por uma planilha para cada documento citado acima ou uma planilha completa. Planilhas permitem que todos os números e informações sejam visualizadas com objetividade, permitindo uma análise rápida e prática. Dependendo do modelo escolhido, é possível fazer os cálculos de forma automática e ainda gerar porcentagens. Uma boa planilha deve apresentar:
- Instruções de como usá-la;
- Área dedicada para controle do fluxo de caixa;
- Um espaço dedicado para a conferência do pagamento das cotas condominiais e inadimplência do condomínio;
- A possibilidade de gerar gráficos.
Para facilitar a sua vida, disponibilizamos uma Planilha Grátis de Prestação de Contas do Condomínio para download.
Confira também:
Para finalizar, vamos citar uma opção ainda mais simples e moderna que o síndico pode usar para fazer o controle financeiro do condomínio. Já ouviu falar sobre sistemas de gestão de condomínio? São softwares que podem ser utilizados em computadores, tablets ou celulares que facilitam o trabalho do síndico no dia a dia. Esse tipo de software é a opção perfeita para quem quer montar o demonstrativo financeiro, prestação anual no condomínio ou até mesmo convocar uma reunião de assembleia de forma mais simples, mas sem desobedecer as normas. Uma das melhores opções nessa área é o TownSq, o maior sistema para gestão de condomínios do mundo. Com ele, fica mais fácil acessar os documentos e informações essenciais dos condomínios que você gerencia. Ou seja, você não precisa mais imprimir uma papelada de documentos ou se perder em meio a um mar de planilhas do Excel que não acabam mais. Assim, é possível atualizar o demonstrativo financeiro de qualquer lugar – seja do escritório, em casa ou até mesmo durante a visita ao condomínio. Mais organização e autonomia para as atividades do síndico.
Peça uma demonstração gratuita do TownSq e monte demonstrativos financeiros com mais tranquilidade!
por Denys Hupel | jan 16, 2019 | Legislação
Imagine a situação: você atua como síndico de um condomínio e, do nada, recebe um abaixo-assinado com os moradores reivindicando a solução de uma questão. E agora? Como lidar com esse problema?
Existem ocasiões em que os moradores sentem que não conseguem resolver uma certa questão diretamente com o síndico, então buscam a ajuda dos vizinhos para somar forças e serem ouvidos. Diversos síndicos passam por essa situação, então queremos instruí-lo a agir da melhor forma em um momento como esse. Pronto para saber tudo sobre abaixo-assinados em condomínio?
O que é um abaixo-assinado?
Abaixo-assinado é um documento elaborado e assinado por um grupo de pessoas que defendem uma mesma questão. A prática permite que diversas pessoas se reúnam e façam uma solicitação à uma autoridade. Pode ser ao prefeito de uma cidade, ao diretor de uma escola ou, no caso de um condomínio, ao síndico.
Sabe aquela expressão: “a união faz a força”? Então, é mais ou menos assim que funciona um abaixo-assinado de moradores. Além de fazer uma reivindicação pública, esse tipo de documento mostra que existe um coletivo de pessoas descontentes com determinada situação e que estão dispostas a exigir uma solução. Dentro de um condomínio, um abaixo-assinado não é algo que deva ser ignorado.
Um abaixo-assinado vale legalmente?
Apesar de ser prova de que uma parcela dos moradores está incomodada com algo, um abaixo-assinado em condomínio não tem peso jurídico. Tanto o Código Civil, quanto o Capítulo de Condomínios não fazem menção à prática.
Existem situações em que o documento pode ser uma peça importante para resolver problemas, mas em outras, pode prejudicar mais do que ajudar. Para explicar melhor, vamos destacar algumas das situações mais comuns em que os moradores optam por abaixo-assinado em condomínios. São elas:
Abaixo-assinado para expulsar morador problemático do condomínio
Legalmente não se pode tirar um morador com base em apenas um abaixo-assinado no condomínio. Inclusive, o morador pode se sentir denegrido e buscar entrar com uma ação de danos morais contra os responsáveis – e aí a lista de assinaturas pode servir como prova do processo judicial.
Se o vizinho malquisto for inquilino, o síndico deve entrar em contato com o proprietário da unidade e solicitar que sejam tomadas providências adequadas, como uma intervenção, reprimenda ou até mesmo o despejo.
Agora, se o vizinho antissocial é o dono do apartamento e as suas ações vão contra as regras da convenção e do regimento interno do condomínio, o síndico deve advertir e multá-lo, direito resguardado pelo artigo 1.337 do Código Civil.
O abaixo-assinado em condomínio por si só não retira o síndico de sua posição, mas pode ser utilizado como parte do processo de reeleição de uma nova pessoa para a vaga, desde que feito de forma correta.
De acordo com o artigo 1.355 do Novo Código Civil, reuniões de assembleia podem ser convocadas por um quarto dos condôminos. Logo, o abaixo-assinado pode funcionar como um pedido de convocação de assembleia para discussão e votação do tema. Deve-se sinalizar o propósito do abaixo-assinado, recolher as assinaturas de condôminos adimplentes que representam a fração necessária e notificar síndico e todos os moradores do condomínio. Baixe o nosso Modelo de Convocação para Destituição de Síndico e garanta que a documentação esteja completa, e de acordo com a Lei de Condomínio.
O que o síndico deve fazer ao receber um abaixo-assinado em condomínio?
Se os moradores sentiram a necessidade de elaborar um abaixo-assinado, significa que o problema é maior do que um simples incômodo. O síndico deve reconhecer a reivindicação como uma reclamação formal e levar em consideração os anseios daquele grupo.
Caso o síndico optar por ignorar esse conflito, é possível que a situação piore e gere um desconforto na relação com os moradores, podendo levar até a um pedido de destituição. Então, síndico, não ignore um abaixo-assinado!
A primeira coisa a fazer é entender a exigência dos condôminos. Uma dica é marcar uma reunião com o responsável pelo abaixo-assinado para buscar entender as demandas – tudo isso de forma profissional, respeitável e empática. Às vezes, o abaixo-assinado em condomínio deve-se a um problema de comunicação, portanto deixe claro que você vai levar em consideração as reclamações e está disposto a fazer o seu melhor para resolvê-la.
Existe um modelo de abaixo-assinado em condomínio?
Um abaixo-assinado deve apresentar uma estrutura específica. Em primeiro lugar, deve ser anunciado a quem o documento é direcionado, no caso, o síndico. Um abaixo-assinado em condomínio deve trazer em destaque o nome do síndico, cargo e nome do empreendimento.
Em seguida vem o corpo do texto onde é apresentada a solicitação e as justificativas. Abaixo, deve-se nomear o condômino responsável pelo abaixo-assinado em condomínio, juntamente com telefone para contato. Ao final, é adicionado informações como município, UF e data do documento. Enfim, é necessário anexar as assinaturas dos condôminos com nome, data, número da unidade e do CPF de cada um.
Receber um abaixo-assinado em condomínios pode parecer intimidador, mas a questão pode ser facilmente resolvida através do diálogo e compreensão. Tenha paciência e busque solucionar o problema em conjunto com seus moradores.
Para te ajudar nessa tarefa, faça o download do nosso Modelo de Abaixo-Assinado!
por Denys Hupel | jan 15, 2019 | Obras e Manutenções
Imóveis comerciais geralmente têm fachadas limpas e bem cuidadas. O motivo é simples: a primeira impressão é a que conta. E, se você tem uma empresa, esta primeira impressão pode ser a diferença entre perder um cliente em potencial e fechar excelentes negócios com ele.
No entanto, esta não é a única razão pela qual a limpeza de fachadas é tão importante. Este serviço traz uma série de benefícios e evita inúmeros problemas, seja em imóveis comerciais ou residenciais.
Confira alguns motivos pelos quais você deve contratar uma empresa para fazer a higienização da sua fachada periodicamente:
A fachada não se mantém nova para sempre
A construção civil evoluiu muito nas últimas décadas. Consequentemente, ela está cada vez mais econômica, ao mesmo tempo em que usa materiais mais resistentes e versáteis. Apesar isso, milagres não existem: nenhum edifício se mantém novo para sempre. Chuva, poluição, maresia e vento são alguns dos elementos que contribuem para a progressiva deterioração externa.
Acontece que a má aparência da fachada não é a única consequência disso: ela pode fazer com que o imóvel perca valor ou, dependendo do estado geral da construção, tenha até problemas estruturais. É melhor prevenir do que remediar!
A limpeza da fachada valoriza o edifício
Se você pudesse escolher entre um imóvel barato em um edifício totalmente mal cuidado e outro mais caro em uma construção mais bem conservada, qual você escolheria? A maioria das pessoas provavelmente escolheria o segundo.
Isto explica o motivo do estado de conservação da parte exterior do edifício – principalmente da fachada – ter um efeito direto sobre a valorização de suas unidades: praticamente todas as pessoas preferem investir em um imóvel mais bem conservado. Além das questões estéticas, isto mostra que a construção tem menos chances de apresentar problemas.
Por isso, se você for o proprietário de um prédio do tipo, fique de olho na conservação! Contrate um serviço de limpeza de fachadas periodicamente para manter seu patrimônio valorizado.
Quando uma fachada é bem cuidada, ela não gera despesas inesperadas
Digamos que você seja o proprietário de um apartamento ou sala comercial em um prédio revestido com pastilhas e que, um dia, elas comecem a se desgrudar da estrutura e cair. É uma situação extremamente arriscada. Em primeiro lugar, se uma pastilha cair de um andar alto e atingir uma pessoa, isto pode causar sérios ferimentos. Este dano, por sua vez, pode render um processo judicial. Além disso, a estética do imóvel fica seriamente prejudicada.
Ou seja: de um jeito ou de outro, os condôminos terão que investir em uma manutenção de emergência para resolver a questão, o que não vai sair barato. Acredite se quiser: contratar uma empresa de limpeza de fachadas para fazer a higienização periódica da superfície previne este tipo de problema. Isto porque os elementos presentes no ar podem danificar o revestimento, causando problemas como o descrito aqui.
A limpeza da fachada protege imóveis na praia dos efeitos da maresia
A maresia é uma velha conhecida dos proprietários de imóveis em cidades litorâneas. Quando o sal da água do mar vai para o ar, ele pode se infiltrar pelas paredes de um imóvel, causando danos estruturais que podem te obrigar a fazer uma reforma extensiva da propriedade.
Acontece que isto é perfeitamente evitável: além de preferir materiais que não interajam com as substâncias da maresia, basta limpar a fachada periodicamente e aproveitar para retocar a pintura. Deste modo, você protege a estrutura do imóvel dos efeitos da maresia e mantém sua aparência melhor por mais tempo.
Uma fachada bem conservada diminui o risco de infiltrações
Quem está em busca de uma sala comercial para alugar em qualquer cidade chuvosa provavelmente se preocupa muito com a infiltração. Há quem prefira imóveis em andares mais baixos justamente para não sofrer com ela.
Não é à toa: a infiltração pode fazer o reboco descascar, a tinta desgrudar das paredes e, até mesmo, causar o surgimento de mofo. Para não passar sufoco, ao procurar um imóvel, fique atento ao estado de conservação da fachada: se ele for ruim, as chances de que o problema surja são mais altas.
Felizmente, todo este transtorno é evitável. Quando você contrata uma empresa para fazer a higienização da superfície, pode incluir no serviço a aplicação de um produto impermeabilizante, que reduz a possibilidade de surgirem focos de infiltração.
Acontece que ele não dura para sempre e tem que ser retocado conforme as observações do fabricante. Ou seja: a manutenção deve ser constante para evitar todos os contratempos trazidos pela infiltração!
Uma fachada limpa exige menos manutenção
Você já postergou um afazer importante até não poder mais? Ele provavelmente se acumulou com outros e se transformou em uma bola de neve que lhe rendeu uma enorme dor de cabeça, não é?
Isto também se aplica à limpeza de edifícios. Quando o exterior de um prédio não conta com cuidados especializados periodicamente, tenha certeza de que os problemas vão se acumular. Consequentemente, quando você finalmente contar com eles, o serviço será extenso, trabalhoso e, consequentemente, caro.
Contratar uma empresa especializada na limpeza de edificações periodicamente evita que isto aconteça. Se você mantiver o imóvel em bom estado ao longo do tempo, o que evita contratempos deste tipo e a necessidade de manutenções emergenciais.
As empresas especializadas usam as substâncias apropriadas para cada material
Tinta, ladrilhos, pastilhas… Há uma série de materiais que podem ser usados para revestir edifícios. Cada um deles tem seus benefícios e desvantagens, inclusive na hora de fazer a higienização. Especialistas afirmam que a limpeza de cada material demanda produtos e escovas específicos, para mantê-los em um bom estado.
Por mais que o assunto seja complexo, as empresas especializadas estão cientes disso e não farão nada que possa prejudicar o estado do seu revestimento. Não tente fazer isso em casa!
Artigo produzido em parceria com o site Chaves na Mão.
por Denys Hupel | jan 14, 2019 | Legislação
Apesar de ser obrigatório desde junho de 2013, a certificação digital ainda é um tema que muitos síndicos não dominam. Muitos profissionais têm dúvidas sobre como utilizar certificado digital para condomínios.
Pensando nisso, reunimos todas as informações relevantes sobre certificação digital para condomínios em uma só publicação. A seguir, descubra tudo o que você precisa saber sobre este tópico:
O que é certificação digital para condomínio e para que serve?
A certificação digital é um documento eletrônico utilizado por empresas, condomínios e pessoas físicas com a intenção de comprovar quem está executando uma ação virtual. Para simplificar, podemos dizer que o certificado digital é uma espécie de carteira de identidade eletrônica, pois possui o mesmo valor que um documento físico.
Imagine a seguinte situação: uma pessoa jurídica precisa realizar ações administrativas de forma virtual, através do computador ou celular: obrigações fiscais, Imposto de Renda, entre outras transações. Como é possível assegurar quem está executando a ação?
Com a certificação eletrônica, pode-se garantir a identidade de uma instituição sem que um representante precise comparecer presencialmente. Assim, há menos burocracia e mais agilidade.
Importância de providenciar a certificação digital
Além de trazer mais praticidade para a gestão, a certificação digital é obrigatória para condomínios. Desde 2012, só é possível acessar o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal com um certificado digital.
Isso significa que só é possível enviar dados previdenciários dos funcionários do condomínio ao governo através da ferramenta. Isso inclui informações sobre o FGTS, INSS, RAIS e demais obrigações trabalhistas.
Se o síndico não providenciar certificação digital para o condomínio, a administração não poderá encaminhar informações exigidas pela Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Prefeituras. Logo, o condomínio fica suscetível a multas da Justiça do Trabalho, bem como processos trabalhistas.
Prazo do certificado digital para condomínios
Inicialmente, a data final para adquirir o certificado digital do condomínio era 31 de dezembro de 2011. No entanto, esse prazo foi estendido algumas vezes e 30 de junho de 2013 se tornou a data limite para adequar-se à norma.
Custo para emissão do certificado digital para condomínio
O valor para adquirir um certificado digital é variável, podendo ficar entre R$ 290 a R$ 495. Os preços variam conforme:
- O prazo de validade da ferramenta, que pode ir de um a três anos;
- O tipo e formato do certificado, podendo ser cartão inteligente, cartão inteligente + leitora ou token USB.
O cartão inteligente é indicado para condomínios que possuem assessoria administrativa, como uma administradora ou administrador independente. Já se a gestão fica por conta do síndico, é recomendável optar por cartão inteligente + leitora ou token USB (um aparelho semelhante a um pen drive).
Como obter certificado digital?
Agora que você já sabe o que é certificação digital para condomínios, vamos passar para a parte prática: como fazer certificação digital para condomínio? Para isso, é necessário realizar uma série de trâmites.
Primeiro, o síndico do condomínio deve entrar em contato com uma Autoridade Certificadora (AC) ou Autoridade de Registro (AR) da região. Essas entidades são autorizadas a emitir certificados digitais e são credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão regulador da ferramenta. Você pode conferir a lista das Autoridades Certificadoras no site do ITI. A relação inclui entidades como Caixa Econômica Federal, SERPRO, Certisign, entre outros.
Em seguida, deve-se reunir toda a documentação exigida. Por fim, o síndico deve comparecer pessoalmente ao AR e apresentar todos os documentos e realizar a expedição da assinatura eletrônica.
Documentos necessários para certificação digital
Para emitir o certificado digital para condomínio, deve-se apresentar os seguintes documentos:
- Convenção do condomínio;
- Cartão de CNPJ do condomínio;
- Ata de eleição do síndico atual, devidamente registrada e assinada com firma reconhecida;
- RG e CPF ou CNH do síndico;
- Comprovante de residência do síndico;
- Instituição do condomínio, disponível através do cartório de imóveis;
- Especificação do condomínio, documento feito quando a construtora monta o projeto do empreendimento.
Só é possível emitir o certificado se o cadastro do síndico estiver atualizado no sistema da Receita Federal. Fique atento a essas questões no momento de troca do mandato.
Assinatura eletrônica para certificação digital
A assinatura eletrônica é uma medida necessária para criar a certificação digital do condomínio. Ela é gerada a partir da escrita de uma assinatura na tela de um computador, tablet ou celular. Ela é uma medida necessária para adquirir um certificado para o condomínio.
É comum que as pessoas confundam assinatura eletrônica com assinatura digital. Essa última, é um recurso gerado a partir da certificação digital e é usada para formalizar documentos e pedidos. Ela possui valor jurídico assegurado pela legislação brasileira.
A certificação digital é necessária para todos os condomínios?
A resposta para essa pergunta é: sim. A certificação digital é obrigatória para todos os condomínios, especialmente os que possuem funcionários contratados. O condomínio só poderá entregar os dados trabalhistas aos órgãos federais com um certificado.
Isso significa que condomínios sem funcionários não precisam de certificação digital?
Não. Mesmo que o condomínio não possua funcionários contratados, é necessário investir em certificação digital. Informações como Imposto de Renda, INSS, RAIS e recibos de pagamento de autônomos (RPAs) só podem ser entregues à Caixa Econômica Federal através do canal de “Conectividade Social”. E, como explicamos anteriormente, essa ferramenta só pode ser acessada com um certificado.
Vantagens do certificado digital para condomínio
Alguns dos benefícios de adquirir certificado digital condominial são:
- Síndico pode assinar documentos de forma remota e mais ágil;
- Mantém o condomínio em dia com a legislação;
- Permite cumprir as obrigações fiscais de forma eletrônica, como a declaração de Imposto de Renda online.
- Facilita a conferência das contribuições previdenciárias dos funcionários;
- Garante a segurança das informações e transações do condomínio, evitando fraudes;
- Diminui a quantidade de papel gasto em processos burocráticos.
Como renovar certificado digital para condomínio?
Para renovar o certificado digital do condomínio, é preciso entrar em contato com a Autoridade Certificadora. No geral, é enviado um e-mail para o síndico indicando a necessidade de renovar o documento eletrônico.
A certificação digital deve ser feita toda vez que:
- Vencer o prazo de validade do certificado;
- Quando ocorrer troca de síndico ou nova eleição;
- Caso o certificado seja revogado ou cancelado;
- Houver alguma mudança em alguma informação contida no certificado.
Na carreira de síndico, ser um bom profissional significa manter-se constantemente atualizado e trabalhar para garantir uma boa administração condominial. E a certificação digital para condomínio faz parte da inovação necessária para fazer um condomínio prosperar!
