Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras. Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Pensando nisso, selecionamos os dez principais erros da portaria que podem ocorrer em qualquer condomínio.
O que é uma portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde moradores e visitantes entram no empreendimento. Muitas vezes apelidada de recepção ou até mesmo hall de entrada, a portaria é o ambiente onde fica o porteiro. Por sua vez, esse profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no recinto.
A portaria de um condomínio pode ser tradicional, com um porteiro físico presente no local. No entanto, diversos condomínios brasileiros optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao edifício.
Agora, vamos aos 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
1 – Não definir as regras para funcionamento da portaria
Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base para as tomar as atitudes necessárias.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro. Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
2 – Não qualificar e orientar o porteiro
Falamos antes que a ausência de regras claras é um dos principais erros da portaria. Seguido disso, a ausência de qualquer treinamento para o porteiro pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
3 – Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode custar caro. Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial.
4 – Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. Porém, esta atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro e causar sérios problemas.
5 – Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Um problema bastante comum em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras ou a manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança, bem como atrapalhar a entrada e saída de pessoas no local.
O porteiro preciso estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade. Para que isso acontece, é importante deixar claro quais são os deveres do porteiro para os moradores. O síndico deve se informar a respeito e repassar essa informação aos condôminos.
6 – Abandonar a portaria
É muito comum que a portaria fique vazia, muitas vezes esse erro acontece justamente porque o porteiro foi desviado da sua função. Em outras situações, o funcionário pode estar em seu intervalo, fumando ou mesmo ter ido ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
7 – Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com o uso dos smartphone essa questão ganha outras proporções. A utilização de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que vão colocar em risco a segurança dos moradores. Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
8 – Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém não deve ser tarefa dele entregar pessoalmente todos os pacotes deixados na portaria. É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas, evitando que ele deixe o posto de trabalho.
9 – Liberar a entrada de veículo sem identificar a pessoa que está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.
10 – Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item oito, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros e, consequentemente, muita dor de cabeça para o condomínio. Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio.
Identificou algum desses erros na portaria do seu condomínio? Use a nossa planilha gratuita de controle de visitantes e melhore a segurança condominial!