Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo ajuda com as compras e o porteiro mais atento ao celular do que aos que passam. Será que você já presenciou uma cena dessas? Não é difícil entender o porquê da portaria ser um local que exige atenção e, principalmente, regras.
Ter uma portaria eficiente é algo desafiador, mas será que é impossível? Sem um mínimo de organização, erros acontecem e podem comprometer a segurança de todos no condomínio.
Pensando nisso, selecionamos os 10 principais erros da portaria, que podem ocorrer em qualquer condomínio. Confira:
Antes de tudo, o que é uma portaria?
Erro 1: Não definir as regras para funcionamento da portaria
Erro 2: Não qualificar e orientar o porteiro
Erro 3: Não investir em equipamentos de segurança
Erro 4: Deixar a portaria aberta
Erro 5: Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Erro 6: Deixar a portaria abandonada
Erro 7: Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Erro 8: Deixar a organização de entrega de encomendas por conta do porteiro
Erro 9: Liberar a entrada de veículos sem identificar quem está dentro
Erro 10: Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Antes de tudo, o que é uma portaria?
Antes de começarmos a listar os erros, precisamos esclarecer o que é uma portaria. Em um condomínio, a portaria é o local por onde moradores e visitantes entram no empreendimento.
Muitas vezes apelidada de recepção ou até mesmo hall de entrada, a portaria é o ambiente onde fica o porteiro. Por sua vez, esse profissional atua como uma espécie de guardião, controlando a entrada e saída de pessoas no recinto.
A portaria de um condomínio pode ser tradicional, com um porteiro físico presente no local. No entanto, diversos condomínios brasileiros optam pela portaria remota, onde uma central virtual autoriza o acesso dos visitantes ao edifício.
Agora, vamos aos 10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio:
Erro 1: Não definir as regras para funcionamento da portaria
Comentamos logo no início a importância das regras, não é mesmo? A ausência de normas pode acarretar em erros por parte do porteiro, que não terá algo que guie a rotina de trabalho. Bem como dos moradores, que podem interferir no funcionamento da portaria do condomínio.
Por isso, as regras da portaria devem estar presentes no regimento interno condominial e devem ser apresentadas aos funcionários durante o treinamento. Assim, quando um morador ou mesmo o próprio porteiro quebrar as regras, o síndico pode utilizar o documento como base.
É fundamental que sejam estabelecidas regras para o controle de entrada de condomínio, cadastro de prestadores de serviços, recebimento de encomendas, além dos deveres do porteiro.
Identifique as particularidades da portaria do seu edifício e estabeleça normas adequadas a ela, evitando usar um padrão que talvez não atenda às necessidades do prédio.
Erro 2: Não qualificar e orientar o porteiro
Após a falta de regras, o segundo erro desta lista é a ausência de qualquer treinamento para o porteiro. Isso pode acarretar em falhas graves que ameaçam a segurança dos moradores, causar constrangimentos ou mesmo brigas entre o funcionário e os moradores.
O porteiro do prédio precisa conhecer as regras e cumpri-las exatamente como foram escritas. Portanto, dar um treinamento adequado e ter certeza que o funcionário está qualificado para o trabalho é fundamental. É importante destacar que esse treinamento é de responsabilidade do síndico.
Erro 3: Não investir em equipamentos de segurança
A segurança é uma das principais tarefas da portaria. Portanto, não investir em equipamentos para segurança de condomínio é um erro que pode vir a custar caro.
Quando o porteiro possui à disposição câmeras, sistemas de identificação, softwares e aplicativos que facilitem o controle de entrada e saída, ele tem um controle maior da função que está exercendo.
Desta forma, os equipamentos garantem tranquilidade aos moradores e visitantes. Os custos desse tipo de ferramenta podem não ser tão bem recebidos pelos moradores em um primeiro momento, porém é tarefa do síndico esclarecer a importância deles para a rotina condominial.
Erro 4: Deixar a portaria aberta
Este é um erro bastante frequente, principalmente em condomínios que possuem um alto fluxo de pessoas. No entanto, essa atitude coloca em risco todos os indivíduos que estão dentro do condomínio.
É preciso estabelecer uma organização que permita ao porteiro manter a entrada e saída de pessoas sob controle. A ausência de supervisão da portaria poderá resultar na entrada de desconhecidos dentro do prédio que podem render o porteiro ou seguranças e isso é algo que ninguém quer, não é mesmo?
Erro 5: Consentir que o porteiro seja desviado da sua tarefa
Uma situação bastante recorrente em portarias é permitir que os porteiros realizem outras funções além das designadas a eles. Afinal, quem nunca flagrou o porteiro realizando um favor para um morador?
Esses desvios de função vão desde o auxílio aos moradores com as compras, manobrar um carro na garagem até a entrega de encomendas e delivery diretamente na porta das unidades.
Apesar de recorrente, esse é um erro gravíssimo que pode acarretar em falhas na segurança. Além disso, esse tipo de prático acaba atrapalhando a entrada e saída de pessoas no condomínio.
O porteiro deve estar ciente de seus deveres e ter segurança para exercer a atividade sem medo de precisar dizer “não” para um morador.
Para que isso aconteça com tranquilidade, é importante deixar claro aos moradores quais são os deveres do porteiro e relembrar para que não tentem usar o profissional como um ajudante de todos.
Erro 6: Deixar a portaria abandonada
Em certos condomínios, é comum que a portaria fique vazia de tempos em tempos. Na maioria das vezes, isso ocorre justamente porque o porteiro foi desviado da sua função – como citamos no item anterior.
Se não é o caso de desvio de função, é provável que a portaria esteja vazia, pois o funcionário está em momento de intervalo ou foi ao banheiro.
Para evitar isso, é necessário criar regras para que exista um equilíbrio entre as necessidades do funcionário e as obrigações. Por isso, quando forem criadas regras para o bom andamento da portaria, é necessário pensar nos detalhes que colocação exige.
Uma sugestão para evitar que a portaria fique abandonada é organizar um revezamento de porteiros, assim um cobre a ausência do outro nos momentos de intervalo ou necessidades. Outra opção é contar com um funcionário auxiliar que possa cobrir esses momentos, como o zelador, por exemplo.
Erro 7: Autorizar que o porteiro tenha distrações na portaria
Outro hábito corriqueiro dentro de portarias, especialmente em prédios mais antigos, é o uso de televisão ou mesmo rádio na portaria. Esse tipo de “passatempo” pode dificultar a concentração do porteiro no que é considerado importante: a segurança do condomínio.
Hoje, com os smartphone essa questão ganha outras proporções. O uso de celulares durante o período de trabalho pode causar erros que podem colocar em risco a segurança dos moradores.
Estabelecer limites para o uso do celular e eliminar outras distrações é um passo para manter o porteiro mais atento a sua atribuição.
Erro 8: Deixar a organização da entrega de encomendas por conta do porteiro
Um dos papéis do porteiro é receber encomendas e cartas na portaria, porém é essencial frisar que não é tarefa do porteiro entregar pessoalmente os pacotes deixados na portaria.
É preciso estabelecer, dentro do regimento interno, que o morador deve receber suas próprias encomendas. Em caso de problemas com isso, indicamos que o síndico aproveite para relembrar os condôminos sobre esse detalhe através de comunicados.
Já imaginou se o porteiro enviasse uma mensagem para seu celular avisando você que sua encomenda chegou na portaria? Isso é possível. Conheça o aplicativo para condomínios TownSq.
Erro 9: Liberar a entrada de veículos sem identificar quem está dentro
Não verificar as pessoas que estão dentro de um veículo autorizado a entrar no prédio pode causar um dano sério na segurança. Por isso, é tarefa do porteiro verificar se os ocupantes de carro realmente são moradores ou visitantes autorizados a entrar.
A portaria virtual pode uma opção nesses casos, ajudando ao porteiro com número de visitantes e placas dos veículos. Além disso, é preciso orientar o profissional a fazer a checagem visual das pessoas que estão dentro dos veículos.
Erro 10: Porteiro guardar objetos ou fazer entrega de encomendas para condôminos
Semelhante ao item 8, manter entregas de moradores na portaria pode causar erros. Consequentemente, isso pode trazer muita dor de cabeça para o condomínio.
Em caso extravio ou mesmo perda de qualquer pertence, o morador pode se sentir lesado e responsabilizar o condomínio. Logo, é importantíssimo que o síndico atente isso ao treinar os porteiros contratados.