Facilite o trabalho do síndico e estimule os moradores a utilizarem as dependências com um formulário de reservas de salão de festas por exemplo
Quando falamos de reserva de salão de festas do condomínio, que situações vêm à sua cabeça:
- Dificuldade em saber quais as datas disponíveis
- Reservas duplas
- Confusão para reservas os espaços comuns
- Todas anteriores
- Nenhuma das anteriores, tudo funciona perfeitamente em meu condomínio =)
Provavelmente você escolheu uma das 4 primeiras alternativas, certo? E vou lhe explicar por que isso acontece, e formas de melhorar o processo de reservas do salão de festas e outros espaços do condomínio.
Normalmente essas complicações acontecem pela falta de um método ou sistema simples de organização de reservas e até mesmo de comunicação entre a gestão do condomínio e os moradores. Além disso, para evitar problemas após a utilização do salão de festas, é fundamental que o morador conheça as regras do salão de festas. Estes problemas acabam por desmotivar os moradores a efetuarem reservas e aproveitar as áreas comuns do condomínio.
Para que você acabe logo com este problema, reunimos algumas dicas práticas para você adotar no seu condomínio e melhor organizar as reservas do salão de festas.
- Defina quem será o responsável por efetuar as reservas do condomínio
- NUNCA tenha mais de uma agenda do mesmo espaço, e NUNCA confirme reservas sem atualizar a agenda (física ou virtual). Esta ação evitará reservas duplicadas e o famoso “mas você disse que estava livre”
- Determine por qual meio que o morador deve fazer as reservas, se é pelo sistema do condomínio, por e-mail, se ele precisa ir até a portaria, ligar para alguém, etc
- Certifique-se de que o morador que está efetuando a reserva está ciente das regras de uso do salão de festas
- Centralize em um único calendário(físico ou virtual) ou livro todas as reservas efetuadas para que você tenha melhor controle e histórico
Para iniciar esta organização, a primeira ação simples e prática é você:
- Montar um calendário de reservas e deixar disponível com o responsável pelas reservas dos espaços do condomínio
- Disponibilizar as regras dos espaços para os moradores, normalmente estão no regimento interno do condomínio, e os termos de uso podem estar presentes no formulário de reservas do salão de festas, descrito abaixo.
- Disponibilizar um formulário de reserva do salão de festas do condomínio para que o morador assine confirmando a sua reserva. Neste formulário devem conter:
Espaço que está sendo reservado
Capacidade de pessoas do local
Descrição do salão de festas
Horários disponíveis para reservas para que o morador assinale o horário desejado
Valores da reserva
Observações gerais
Ao final, devem constar os termos de uso do salão de festas para que o morador assine e confirme a sua reserva. O síndico ou o responsável pelas reservas deve receber este formulário de reservas do salão no momento da reserva, atualizar o calendário de reservas, e arquivá-lo para controle de datas e de quem está usando o salão de festas em determinado dia e horário.
Gostou? Para facilitar seu trabalho, e você já colocar o que aprendeu em prática, faça o download gratuito do modelo de formulário de reservas do salão de festas e comece a usar já no seu condomínio!
Entretanto, esse formulário de reservas do salão de festas pode ser automatizado e online dentro de um sistema para condomínios, como o TownSq. Com reservas de salão de festas online, é possível ver a agenda de todas as áreas comuns do condomínio, selecionar o ambiente que você deseja reservar, conferir as informações é termos de uso é, finalmente, efetuar instantaneamente a reserva no dia é intervalo de tempo que você vai fazer seu evento.
Entretanto, é importante dizer que o formulário de reservas do salão de festas é o primeiro passo para melhorar o processo de reservas do condomínio. Contudo ele também pode não evitar alguns problemas como:
- reservas duplicadas porque alguém esqueceu de anotar no calendário;
- falta de tempo e acessibilidade para verificar as regras de utilização do salão de festas;
- ter que se deslocar para fazer uma reserva
Além disso, o processo manual de reserva através do formulário é uma maneira não prática de realizar e cancelar as reservas que acabam fazendo os moradores desistirem de utilizar as dependências.
Para acabar com toda e qualquer dor de cabeça e falha de comunicação sobre as reservas do salão de festas, você pode utilizar alguma solução e aplicativo para a gestão de condomínios como o TownSq. No caso do TownSq, o sistema possui diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia do condomínio, como:
- Configuração de regras de uso de acordo com o regimento interno do condomínio;
- Configuração de data e horários disponíveis para reservas de acordo com regimento interno;
- Bloqueio de inadimplentes de efetuarem reservas;
- Deixar visível os termos de uso no momento em que o morador efetua a reserva;
- Criação de fila de espera quando a dependência já está reservada no dia e horário para outro morador;
- Relatório de reservas, cancelamentos e cobranças
Para conhecer mais sobre o TownSq, solicite uma demonstração para conversar com um de nossos especialistas e simplificar como você faz as reservas no seu condomínio!