Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio. Entre moradores e visitantes, precisamos dar uma atenção especial aos prestadores de serviços em condomínios.
Garantir a segurança do condomínio tem se tornado uma das partes mais importantes do trabalho do síndico. Assim, fazer o controle da entrada dos prestadores de serviços no condomínio se tornou uma tarefa ainda mais séria.
Com esta publicação, você vai aprender:
Como contratar prestadores de serviços em condomínios?
Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?
Controle de prestadores de serviços em condomínios
Ficha cadastral prestador de serviço
Como contratar prestadores de serviços em condomínios?
Para começar, é importante que o síndico saiba como contratar bons prestadores de serviço em condomínios. Afinal, nenhuma reforma ou manutenção poderá ser concluída com capricho se você não confia nos profissionais.
O primeiro passo para contratar prestadores de serviço para o condomínio é checar se a empresa tem boa reputação e está em situação regular. Para isso, peça o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) e acesse o site da Receita Federal. Também é interessante conferir se há processos judiciais contra a empresa.
Além disso, o síndico deve checar se a empresa leva a sério os direitos trabalhistas. Confira se os funcionários estão registrados legalmente e se a empresa oferece os equipamentos de segurança (EPIs) adequados. Isso é importante visto que, no caso de problemas trabalhistas, o condomínio também pode vir a ser responsabilizado.
Para resumir, preparamos uma lista de coisas que você deve levar em consideração na hora de contratar prestadores de serviço em condomínios:
- Checar documentação da empresa;
- Conferir se direitos trabalhistas estão sendo respeitados, peça documentação;
- Faça questão da contratação de seguro contra acidentes e seguro de vida;
- Converse com outros síndicos para buscar boas referências de prestadoras de serviço;
- Em caso de obras, peça a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
- Monte um contrato por escrito que deve ser assinado pelas duas partes;
- Ao fim, exija nota fiscal.
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Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?
De nada adianta fazer vista grossa na contratação se você não tem o controle dos prestadores de serviço enquanto eles estiverem no condomínio. O síndico é o responsável por fazer a supervisão no momento da entrada do pessoal no condomínio.
Para que tudo funcione corretamente, o condomínio deve instruir a equipe da portaria sobre como fazer o cadastro de prestadores de serviço em condomínios.
No primeiro dia de trabalho, o síndico deve identificar todos os profissionais que irão circular pelo condomínio. Apenas prestadores de serviço devidamente registrados poderão entrar no território do condomínio.
Esse cadastro pode ser realizado diretamente na portaria ou então através de um aplicativo ou software de gestão de condomínio, como o TownSq. De forma prática e rápida, é possível criar um passaporte digital para o convidado que garante a pré-autorização da entrada dos prestadores de serviço a partir do uso de um QR Code. Isso faz com que o cadastro possa ser feito de antemão, além de facilitar o momento de entrada no condomínio.
O condomínio que você gerencia ainda não investiu em tecnologia? Nesse caso, o cadastro dos prestadores de serviço pode ser feito no bom e velho papel e caneta, através de uma ficha cadastral. Se esse for o caso, você pode usar o nosso Modelo de Controle de Visitantes, que preparamos para facilitar o seu trabalho. 👍
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E se os prestadores de serviço forem contratados por uma unidade?
Medidas de controle também devem ser tomadas quando um morador contrata prestadores de serviço para trabalhar em seu imóvel. Todos os condôminos devem entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de dar início aos trabalhos.
Essa prática vai de acordo com a NBR 16280, regra nacional que busca garantir a segurança do condomínio.
Com isso, o síndico deve pedir que o morador passe as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade com antecedência. Desta forma, o síndico pode orientar o zelador e as equipes de portaria e segurança.
O cadastro dos prestadores de serviço em unidades deve ser realizado da mesma forma que os demais visitantes. Além disso, o porteiro deverá notificar o condômino quando os profissionais chegarem ao condomínio.
Controle de prestadores de serviço em condomínios
O controle de entrada de pessoas externas no condomínio deve ser rigoroso. O primeiro passo é a identificação através de comunicação eletrônica com o porteiro. O prestador de serviço deve dizer o nome e o objetivo de sua entrada. É importante que isso ocorra antes de a pessoa entrar nas dependências do condomínio. De preferência, através do aplicativo do condomínio ou via interfone.
Com base nos dados informados, o porteiro deve conferir a lista de funcionários da prestadora de serviços. Se todas as informações estiverem corretas, o porteiro deve assinalar o horário da entrada do profissional.
Caso a pessoa não estiver na lista de prestadores em serviço em condomínio registrados, ela não poderá entrar no condomínio. Instrua o porteiro para não autorizar a entrada de substitutos sem aviso prévio.
Se houver alguma alteração no quadro de funcionários da empresa contratada, deverá ser enviada uma notificação com antecedência. Somente após a confirmação do porteiro, o profissional poderá entrar no condomínio.
Ficha cadastral prestador de serviço
Como citamos anteriormente, a ficha cadastral – seja ela digital ou física – deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador de serviço para o condomínio.
Se esse documento for preenchido digitalmente, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet, o que torna o processo de cadastro e a autorização para entrada mais fáceis.
Com apenas alguns cliques é possível autorizar a entrada do profissional no condomínio. O sistema para condomínios TownSq oferece a possibilidade de criar Passaportes de Convidados, que traz mais segurança no controle da portaria.
Por outro lado, se o seu condomínio prefere utilizar papel, também temos uma solução para você. A ficha cadastral do prestador de serviço em condomínios pode ser preenchida a mão pelo porteiro.
Para isso, o síndico deve disponibilizar à equipe da portaria o arquivo impresso. Nesse caso, a autorização para entrada de prestadores de serviço pode ser em formato Word ou Excel.
O documento deve conter as seguintes informações:
- Data;
- Nome completo do visitante;
- Empresa para qual trabalha;
- Número do documento (RG ou CPF);
- Placa do veículo (quando estacionarem na garagem do condomínio);
- Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas uma das unidades);
- Hora de entrada;
- Hora de saída.
Para facilitar a sua vida, preparamos um Modelo de Planilha de Controle de Visitantes. Você pode utilizar esse arquivo no controle dos prestadores de serviço do condomínio que administra.