A gestão de um condomínio pode ser comparada a gestão empresarial já que, assim como em uma empresa, no condomínio existem funcionários que trabalham para garantir o conforto, a segurança e o bem estar dos moradores.
Mas é claro que tudo isso tem um custo que precisa ser controlado para evitar problemas, e esse é o papel do administrador.
O administrador do condomínio recebe os valores pagos pelos moradores através da taxa de condomínio, e tem o dever de fazer o uso adequado desses recursos, para atender as necessidades dos condôminos.
O uso indevido dos valores ou a falha na prestação de contas pode gerar dúvidas, afetar a credibilidade e trazer problemas para a gestão do condomínio.
Sendo assim, o controle financeiro do condomínio deve ser realizado com bastante cuidado e atenção para que seja impecável. Siga as seguintes dicas para não cometer erros no controle financeiro do condomínio.
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Planejamento é essencial
O planejamento é chave para a eficiência de qualquer controle financeiro, já que com ele é possível identificar a posição atual, o objetivo a ser alcançado e o que é preciso fazer para conseguir isso.
É preciso fazer um levantamento da situação atual do condomínio, projetar os recebimentos e despesas dos meses seguintes e criar um fluxo de capital. Somente assim o gestor poderá identificar oportunidades de realizar reformas ou melhorias, sem comprometer as finanças.
Essa análise também permite que sejam identificados problemas no orçamento e verificados os motivos, para então encontrar uma forma de recuperar o prejuízo e criar o fundo de reserva.
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Registre todas as despesas e receitas
É importante que tudo seja devidamente registrado para que não ocorram problemas de perda de informações relevantes. Até um tempo atrás esse controle era feito em planilhas, mas hoje a tecnologia já oferece recursos que facilitam a tarefa.
Utilizar um ERP ajuda a simplificar o registro e acesso às informações, além de garantir a segurança das mesmas.
Investir em um sistema, com armazenamento em nuvem garante a estabilidade do sistema, a segurança das informações e o acesso de pessoas autorizadas de qualquer lugar e em qualquer horário, através da internet.
O módulo financeiro permite a visualização do fluxo de caixa e a criação de projeções financeiras, que ajudam a embasar tomadas de decisões importantes para o condomínio.
Além disso, o módulo de relatórios torna bem simples a prestação de contas, evitando dúvidas ou desconfianças.
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Mantenha um fundo de reserva
Imprevistos sempre acontecem e justamente por isso é muito importante que o condomínio tenha um fundo de reserva para emergências.
O ideal é que haja uma consulta prévia aos moradores antes que o fundo seja utilizado e a prestação de contas sobre uso do dinheiro é igualmente importante.
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Controle a inadimplência
Quando a crise financeira chega ao país sobra para todo mundo, e nos condomínios isso pode ser visto através do aumento da inadimplência entre os moradores.
Os condôminos que pagam em dia seus valores devidos não podem arcar com as despesas que quem está passando por dificuldades, caso contrário o problema acaba se tornando ainda maior.
É importante se mostrar acessível e oferecer oportunidades de negociação da dívida assim que o problema aparece, para evitar que se torne grande demais e medidas judiciais precisem ser tomadas.
Uma boa reserva financeira pode ajudar a manter os serviços nesses períodos.
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Foque na redução de desperdícios
Se muitas vezes não é possível eliminar despesas, sempre é possível evitar desperdícios que acabam onerando o orçamento. Água, luz, limpeza e conservação são algumas das despesas que podem ser reduzidas se você conscientizar os condôminos, envolvendo-os em campanhas.
É possível também investir em melhorias de eficiência energética e uso de recursos sustentáveis, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum. Inicialmente o investimento é maior, mas, no longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.
O controle financeiro eficiente permite que as despesas e receitas sejam equilibradas e garante o bem estar e o atendimento das necessidades dos moradores.
Seguindo essas dicas, certamente a gestão do seu condomínio será organizada e você será reconhecido pelo bom trabalho realizado.
Post em parceria com o site superatualizado.com.br.