Como administrar um condomínio: GUIA COMPLETO

por | fev 14, 2020 | Síndicos

Saber como administrar um condomínio é primordial para ser um bom síndico. Para isso, é necessário ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas. Além disso, é preciso ter paciência com os demais condôminos e ser um mediador de conflitos.

Administrar um condomínio hoje em dia é quase o equivalente a gerir uma empresa. São empreendimentos que necessitam atenção cautelosa e dedicação por parte de profissionais competentes. Por isso, perguntamos: você sabe como administrar um condomínio? Ainda, você sabe como fazer a gestão de condomínio?

O que é gestão de condomínio?

Fazer a gestão de condomínio significa cuidar do condomínio como um todo. É o trabalho cotidiano do síndico: realizar reuniões de assembleia, fiscalizar funcionários, entre outros. Além disso, também é tomar conta de toda a parte administrativa do empreendimento.
Muitos preferem deixar essa última incumbência na mão de administradoras condominiais. Seja por não ter domínio em como administrar um condomínio ou por a tarefa de síndico já tomar boa parte do tempo. Entretanto, não são todos os condomínios que possuem verba ou vontade de contratar empresas terceirizadas. E é aí que a função entra no leque de responsabilidades do síndico. Aliás, também é importante deixar claro que não é obrigatório o condomínio ter uma administradora.

Como gerir um condomínio?

Como comentamos, muitos condomínios optam por fazer a própria gestão de condomínio sem a ajuda de uma administradora. Essa prática se chama autogestão e, nesses casos, aquele que se candidatar ao cargo de síndico será responsável pela administração do condomínio como um todo. E se esse for o seu caso, explicaremos passo a passo como gerir um condomínio.
Em primeiro lugar, é importante destacarmos quais são as áreas do conhecimento que o síndico precisa dominar para poder fazer a gestão do condomínio. Afinal, este é um trabalho que requer uma série de cuidados e muita atenção.
Para gerir um condomínio, é necessário ter conhecimentos básicos nas seguintes áreas:

  • Financeira;
  • Contabilidade;
  • Questões civis;
  • Compreender as leis trabalhistas;
  • Ter experiência na área administrativa também auxiliará.

Antes de assumir a função, você deve compreender a dimensão desse compromisso. Quando falhas administrativas acontecem e o condomínio não possui administradora, o síndico que é responsabilizado por isso. Dependendo da gravidade da situação, o profissional pode ter de responder judicialmente e até mesmo ser obrigado a indenizar o condomínio.
Se você, síndico, se sente preparado para o desafio, esse guia é para você! Nesse artigo, você vai aprender como administrar um condomínio a partir dos seguintes itens:

  • Recolhimento de impostos
  • Administração financeira
  • Taxa condominial e inadimplência
  • Funcionários e empresas contratadas

Recolhimento de impostos

O recolhimento de impostos é o passo número um no processo de como administrar um condomínio. Não pagar impostos e não cumprir com as obrigações fiscais pode trazer sérios problemas financeiros e judiciais para o empreendimento. Se o síndico não efetuar os pagamentos nas datas corretas, o condomínio terá de pagar multas e juros pelo atraso.
Nessas situações, o condomínio é inscrito na Dívida Ativa da União (DAU). Essa é uma relação feita pela Receita Federal com os dados de pessoas ou entidades que estão devendo à União. Assim sendo, o condomínio pode passar por um pente fino em todos os aspectos administrativos além da contabilidade. E isso inclui a parte financeira e trabalhista. O não pagamento da dívida pode resultar em ação judicial de cobrança e na diminuição do valor do imóvel. Portanto, o recolhimento de impostos do condomínio deve estar sempre em dia!
O recolhimento de impostos deve ser feito mensalmente, levando em consideração os serviços prestados ao condomínio, como por exemplo:

  • FGTS;
  • PIS;
  • INSS;
  • Seguro Acidente de Trabalho;
  • ISS;
  • COFINS;
  • CSLL.

Saiba mais:
Entenda todas as obrigações fiscais e contábeis de um condomínio
Como funciona o regime tributário de condomínios (atualizado 2018)
Contribuição sindical em condomínio: entenda como funciona

Administração financeira

O item número dois deste passo a passo de como administrar um condomínio é a parte financeira. Cuidar do dinheiro do condomínio é um dos aspectos fundamentais da tarefa de sua administração e flutua por diversos setores. Portanto, vamos começar falando sobre as contas a pagar.
De modo geral, condomínios têm sempre diversas contas a serem quitadas. Se uma dessas competências não forem pagas, é complicação na certa. Os moradores ficarão furiosos, com toda razão, e o síndico perderá credibilidade. Para não esquecer de nenhuma conta importante, confira a checklist:

Despesas que são cobradas mensalmente, como água e luz, podem ter o pagamento agendado por meio de débito em conta. Para manter tudo organizado, é legal providenciar uma Planilha de Controle Financeiro para o condomínio. Softwares de administração de condomínio, como o TownSq, também podem ajudar nessas situações.
Guarde os comprovantes e sempre exija nota fiscal e recibos de contratações de serviços ou compras de produtos. Isso facilita a prestação de contas e evita retrabalho na hora de fazer o recolhimento de impostos. A prestação de contas para os condôminos deve ser feita mensalmente, disponibilizada via balancete. Além disso, também há o momento de prestação de contas e previsão orçamentária anual, realizado em reunião de assembleia.
A administração do condomínio dispõe de uma questão financeira importantíssima: ficar de olho na movimentação da conta bancária. Pode parecer algo simplório, mas o síndico deve conferir todos os débitos e créditos. Nada deve sair (ou entrar) nas finanças do empreendimento sem o seu conhecimento!
Por fim, também é de responsabilidade da administração do condomínio lidar com o fundo de reserva. Esse é o local onde é resguardado o dinheiro para emergências ou despesas inesperadas que possam ocorrer no condomínio.

Saiba mais:
Demonstrativo financeiro de condomínio: aprenda como fazer
5 dicas simples para o controle financeiro de condomínios

Taxa condominial e inadimplência

Chegou a hora de falar sobre taxa condominial e inadimplência. Esse é um problema que gera uma enorme dor de cabeça na vida do síndico. Lidar com o atraso e contatar devedores é uma das tarefas essenciais de como administrar um condomínio. Da mesma forma que o envio dos boletos da taxa condominial.
Para gerar os boletos das taxas, é necessário utilizar o CNPJ e a conta bancária do condomínio. Isso pode ser feito diretamente com o banco ou através de software ou empresa especializada. Para manter a organização, é recomendável emitir todos os boletos no mesmo dia.
Agora a parte mais trabalhosa: a cobrança. Mais do que gerir o pagamento, é necessário controlar o problema de inadimplência. Para isso, deve-se entrar em contato via telefone, correspondência ou software de administração de condomínio. Mas atenção na hora de sair cobrando todo mundo! Os bancos levam cinco dias úteis para compensar pagamentos, então espere esse tempo passar antes de ir atrás dos devedores.
Todavia, a cobrança também pode ser feita através de serviço terceirizado. Para isso, o condomínio deve optar pela contratação de uma empresa da área. Caso isso ocorra, tome o cuidado de fiscalizar se as cobranças estão sendo feitas da maneira correta. Tudo deve seguir a legislação e ser baseado em ética, discrição e empatia.

Funcionários e empresas contratadas

Por fim, vamos falar sobre o gerenciamento de funcionários e de empresas contratadas. Faz parte da atuação do síndico cuidar da experiência do trabalhador dentro do condomínio. Portanto, é ele quem deve garantir que as normas de reforma trabalhista sejam respeitadas.
É o síndico quem deve revisar e assinar cada contrato. Desta forma, deve-se aproveitar esse momento para definir a carga horária, turnos e remuneração. Isso também vale para serviços terceirizados, cujos contratos devem ser avaliados e revistos.
Já o treinamento do novo funcionário deve ser organizado e supervisionado pelo síndico. Entretanto, o profissional pode repassar a tarefa para o zelador ou outros contratados, como o gerente predial.
Uma das questões mais importantes sobre como administrar um condomínio é a folha de pagamento. O síndico é encarregado de realizar o pagamento dos salários em dia. Ele também é o responsável por depositar o 13º salário e encargos previdenciários.
Em relação a contratação de empresas terceiras, é imprescindível que o prestador de serviço forneça nota fiscal. Nesses casos, é preciso fazer a dedução da contribuição ao PIS/COFINS/CSSL de 4,65% do total da nota fiscal. Se a empresa prestadora de serviço for optante pelo SIMPLES, ela estará isenta deste recolhimento. Contudo, deverá ser retido 11% de INSS. Ambos impostos devem ser recolhidos por meio de um DARF (Documento de Arrecadação Federal).
Além de tudo, o síndico também deve representar o empreendimento em ações judiciais, trabalhistas, operacionais e financeiras.

Quem pode administrar condomínio?

Legalmente não existem pré-requisitos para administrar um condomínio. Logo, um síndico profissional ou morador pode trabalhar com administração de condomínios sem problemas. Mas o ideal é que se tenha uma base de conhecimento e experiências na área.
Entretanto, se a intenção seja abrir uma empresa administradora de condomínios, aí a situação muda. Esse tipo de empresa passa por fiscalização visto que permeia a profissão de Administrador. Empresas de administração de condomínio são obrigadas a ter registro no CRA (Conselho Regional de Administração).
Além das informações acima, resolvemos preparar uma coletânea de dicas sobre como administrar um condomínio. Confira:

Dicas para administrar um condomínio residencial

O principal foco de uma administração de condomínio residencial é garantir o bem-estar dos moradores. Nesses ambientes, o síndico precisa esforçar-se para manter a vida em comunidade sempre harmoniosa. Respeito mútuo e respeito às normas são questões que devem guiar a gestão do condomínio. Para isso, o síndico precisa dar uma atenção especial à mediação de conflitos.

Condomínio de apartamentos

Em condomínios de apartamentos, os moradores dividem um ambiente separado por paredes. E isso pode ser motivo de muita complicação. Nesses empreendimentos, é importante que o síndico reforce os seguintes temas:

  • Qual o horário para a realização de obras nos apartamentos. O barulho não pode atrapalhar a vida dos vizinhos;
  • Dias e horários para mudanças. Moradores dividem itens como garagem, elevadores e corredores. Logo, um não poderá atrapalhar a rotina dos demais;
  • Uso das vagas de garagem e o sorteio destas;
  • Quais são as funções dos porteiros. Isso também inclui as regras acerca de entregas, correspondências e encaminhamento de visitas.

Condomínio de casas

Em condomínios de casas, é interesse que o síndico fique de olho em:

  • Fiscalizar os pedidos de obras nas casas. Deve-se seguir as normas nacionais e a convenção e regimento interno do condomínio;
  • Dar uma maior atenção à segurança dos moradores. Condomínios de casas tendem a sofrer mais com assaltos e arrombamentos. Por isso, o síndico deve investir em equipamentos de segurança e funcionários experientes;
  • Supervisionar o uso das áreas de lazer, como piscina, playground e salão de festas;
  • Realizar manutenções preventivas nas áreas comuns. Em especial, nas quadras esportivas e demais áreas de lazer;
  • Promover ações de integração. Geralmente esses condomínios contam com mais espaços, então o síndico deve usufruir dessas oportunidades.

Dicas para administrar um condomínio comercial

Condomínios comerciais possuem rotinas completamente diferentes de condomínios residenciais. Devido a isso, separamos algumas dicas na hora de realizar a administração desses empreendimentos:

  • Atenção maior à limpeza. Condomínios comerciais recebem uma maior quantidade de visitantes por dia, então a higienização precisa ser mais rígida.
  • Capacitação de funcionários. Os empregados do condomínio precisam passar por um treinamento sobre como lidar com o público. Acrescentar recepcionistas à equipe de funcionários é uma boa pedida.
  • Aluguel de salas de reunião. Muitos condomínios comerciais contam com salas que podem ser reservadas pelos inquilinos. O síndico precisa coordenar essas reservas. Uma dica é usar um software para administração de condomínio para isso.
  • Apostar em automatização de condomínio é interessante e facilita o dia a dia. Por exemplo, pode-se investir em portarias virtuais, softwares de gestão ou catracas eletrônicas.
  • Segurança precisa ser uma das prioridades. É essencial contar ao menos com um sistema de vigilância por vídeo.

Dicas para administrar condomínio de pequeno porte

Condomínios pequenos não significam problemas menores. Por terem um menor número de moradores, é fundamental que o síndico cuide da comunicação:

  • Crie meios de comunicação com os moradores. Pode ser através de circulares ou por um grupo no WhatsApp.
  • Incentive a participação nas reuniões de assembleia. O número de pessoas já é pequeno, portanto é importante que todos se envolvam.
  • Busque resolver conflitos de forma amigável. Não deixe um clima ruim tomar conta do local.
  • Por serem poucas pessoas, é possível incentivar que os moradores ajudem no cuidado com o condomínio. Pode ser ajudando a manter as áreas comuns limpas ou com a criação de um jardim.
  • Também é importante buscar diminuir o valor da taxa condominial para todos. Reveja contratos e busque repensar contratações de empresas terceirizadas.

Administração de condomínio pode ser uma atividade desafiadora. Porém, o segredo é ir fazendo as novas tarefas aos poucos. Como tempo, vem a habilidade.

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