A gestão financeira do condomínio é uma das atividades mais cruciais dentro da administração condominial. Monitorar as despesas e receitas do condomínio com atenção e de forma organizada é meio caminho andado para o sucesso na carreira como síndico. Por causa disso, vamos ensinar como você pode elaborar um bom demonstrativo financeiro para o condomínio. Confira:
O que é demonstrativo financeiro de condomínio?
O primeiro a se fazer é compreender o que é um demonstrativo financeiro de condomínio e qual é o seu papel dentro da administração condominial. Resumidamente, o demonstrativo é um relatório contábil que apresenta a situação financeira do condomínio. Nele, estão todas as contas apresentadas pelo síndico e também são relatadas todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem ao longo dos meses.
Como fazer o demonstrativo financeiro de condomínio?
Existem alguns passos que devem ser seguidos na hora de elaborar um demonstrativo financeiro de condomínio. O primeiro deles é reunir uma série de documentos auxiliares, que ajudam a esclarecer qual a real situação das finanças do empreendimento. Veja qual é a documentação necessária:
Relatório de receitas
Receita é todo o dinheiro que entra na conta do condomínio, seja através do pagamento da taxa condominial e multas por parte dos moradores ou do aluguel de espaços como o salão de festas ou salas comerciais.
O relatório de receitas reúne todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde vieram essas quantias e as datas de depósito.
Relatório de despesas
Como o próprio nome diz, esse relatório é dedicado para listar quais são as despesas do condomínio. Desde pagamento de contas de água e luz, gastos com folha de pagamento de funcionários e também custos de reformas e manutenções no condomínio. Todas as despesas precisam ser minuciosamente detalhadas para que o síndico possua um melhor controle do condomínio e seu dinheiro.
As despesas devem estar divididas entre:
- Fixas: são os gastos cujo valor não sofre alterações, como pagamento do seguro condominial ou de contratos trabalhistas.
- Variáveis: pagamentos que sofrem alterações em seu valor, como a conta mensal de água, energia elétrica e manutenções programadas.
- Extras: são os imprevistos como, por exemplo, obras e reformas extraordinárias.
Relatório do orçamento
Por sua vez, o relatório do orçamento une os valores das receitas e despesas e as compara com os dados do ano anterior. O intuito deste documento é colocar as finanças do empreendimento em contexto, analisando se houve alguma mudança ou melhoria.
Dessa forma, o relatório de orçamento é uma peça essencial para o síndico na hora de elaborar a planilha de previsão orçamentária para condomínio.
Relatório de inadimplência
Claro que a inadimplência não poderia ficar de fora em um demonstrativo financeiro do condomínio. Esse documento deve reunir todos os dados sobre as unidades com mensalidades atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se sempre de não expor os nomes dos condôminos inadimplentes.
Gestão financeira de condomínio: relatório mensal
É normal que as pessoas confundam o demonstrativo financeiro do condomínio com o relatório mensal do condomínio.
O primeiro é um documento bastante completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas que é utilizado pelo síndico, conselho fiscal e contador do condomínio. Esse arquivo só é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas.
Já o relatório mensal é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e saídas do mês anterior. Esse arquivo traz dados como: taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, de poupanças e aplicações, bem como gastos gerais.
Entenda importância do controle financeiro para condomínio
Quando o assunto é dinheiro, é fundamental ter organização e fiscalização. Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes. E é exatamente por isso que o demonstrativo financeiro de condomínio é tão importante.
Somente assim é possível identificar quais são principais gastos do condomínio, analisar cada um e, então, buscar formas de pisar no freio e evitar despesas exageradas.
Além disso, as informações disponíveis no demonstrativo financeiro de condomínio permitem:
- Organizar as finanças do condomínio;
- Auxiliar na tomada de decisões futuras;
- Controlar o fluxo de caixa;
- Fiscalizar o nível de inadimplência;
- Apurar quais são os impostos que devem ser pagos;
- Refletir sobre como o condomínio pode investir o dinheiro de forma mais eficaz;
- Deixar os condôminos a par do que está ocorrendo com as contas do empreendimento;
- Dar suporte para a ao síndico quando o moradores do condomínio questionam as contas apresentadas.
Logo, um bom demonstrativo financeiro permite um melhor gerenciamento do condomínio.
Planilha de demonstrativo financeiro de condomínio: recursos e vantagens
A forma mais tradicional de montar o demonstrativo financeiro do condomínio é através de planilhas. Desse modo, o síndico pode optar por uma planilha para cada documento citado acima ou uma planilha completa.
Planilhas permitem que todos os números e informações sejam visualizadas com objetividade, permitindo uma análise rápida e prática. Dependendo do modelo escolhido, é possível fazer os cálculos de forma automática e ainda gerar porcentagens.
Uma boa planilha deve apresentar:
- Instruções de como usá-la;
- Área dedicada para controle do fluxo de caixa;
- Um espaço dedicado para a conferência do pagamento das cotas condominiais e inadimplência do condomínio;
- A possibilidade de gerar gráficos.
Para facilitar a sua vida, disponibilizamos uma Planilha Grátis de Prestação de Contas do Condomínio para download.
Confira também:
Cronograma de limpeza do condomínio (adaptável para Excel)
Planilha de manutenção de condomínio (e controle do condomínio)
Planilha folha de pagamento condomínio
Para finalizar, vamos citar uma opção ainda mais simples e moderna que o síndico pode usar para fazer o controle financeiro do condomínio. Já ouviu falar sobre sistemas de gestão de condomínio? São softwares que podem ser utilizados em computadores, tablets ou celulares que facilitam o trabalho do síndico no dia a dia.
Esse tipo de software é a opção perfeita para quem quer montar o demonstrativo financeiro, prestação anual no condomínio ou até mesmo convocar uma reunião de assembleia de forma mais simples, mas sem desobedecer as normas.
Uma das melhores opções nessa área é o TownSq, o maior sistema para gestão de condomínios do mundo. Com ele, fica mais fácil acessar os documentos e informações essenciais dos condomínios que você gerencia. Ou seja, você não precisa mais imprimir uma papelada de documentos ou se perder em meio a um mar de planilhas do Excel que não acabam mais.
Assim, é possível atualizar o demonstrativo financeiro de qualquer lugar – seja do escritório, em casa ou até mesmo durante a visita ao condomínio. Mais organização e autonomia para as atividades do síndico.
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