Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela está sendo eficiente? É possível conversar com todos os moradores e atingir suas demandas? Você tem feito comunicado aos condôminos eficientes?
Essas são algumas das perguntas que você deve fazer quando for analisar sua gestão dentro do condomínio. Não só porque a boa comunicação do síndico é um dos fatores que indica o seu sucesso na profissão, como para poder avaliar o que não funcionou e poder aperfeiçoar e melhorar esses canais de comunicação.
O primeiro passo para identificar as falhas na comunicação interna, além das perguntas já colocadas acima, é diagnosticar quais os principais canais de comunicação utilizados no condomínio. Então, vamos lá:
- Identifique onde os comunicados e avisos importantes são disponibilizados.
- Avalie se esses espaços são onde há maior fluxo de passagem e garanta que estejam na altura dos olhos.
- Determine como você irá notificar os moradores em caso de inadimplência, assembleias extraordinárias ou outras situações urgentes e emergenciais.
- Perceba se as reclamações, dúvidas, sugestões dos moradores chegam a você ou se concentram no porteiro e no zelador.
- Pense se você como síndico se mostra uma pessoa aberta aos moradores ou não.
Como determinar se a sua comunicação como síndico está sendo eficiente?
Quando você consegue descobrir onde existem as falhas fica mais fácil encontrar as soluções para conserta-las.
O próximo passo é elencar quais as principais demandas de comunicação do condomínio e se essas demandas estão sendo supridas com os canais já existentes.
É importante perceber se há alguma recorrência na falta de informação, porque muitas vezes as pessoas passam tão apressadas ou distraídas pelos elevadores e áreas comuns que mal notam ou leem o que está escrito nos comunicados.
Bom, depois que você realizou esses dois passos elenque quais os indícios, ou seja, problemas recorrentes de comunicação, que você percebeu dentro do seu condomínio. A partir desse diagnóstico será possível pensar em estratégias e alternativas para melhorar os canais de comunicação e, principalmente a relação entre sindico e morador.
Tipos de comunicado aos condôminos
Em um condomínio a comunicação é primordial. Para evitar ruídos, é necessário que o síndico realize a exibição de comunicado aos condôminos sempre que houver algum risco ou aviso importante. Aqui selecionamos alguns dos principais comunicado aos condôminos:
1. Riscos do ar-condicionado
É importante que, quando houver qualquer tipo de risco, o síndico ou administração do condomínio emita um comunicado aos condôminos. Para isso, é necessário expor as devidas orientações aos moradores sobre como providenciar a instalação do equipamento com segurança.
2. AirBnb e locações curtas
Se, porventura, algum morador fizer a solicitação e abertura de seu apartamento para locações de curto prazo, como Airbnb, é primordial que o síndico ou a administradora faça a emissão de um comunicado aos condôminos para evitar problemas.
3. Apresentação do novo síndico
Os condomínios passam por mudanças e, a eleição de um novo síndico é uma delas. Para evitar ruídos e falta de informação aos moradores, por mais que seja definida em assembléia, a eleição de um novo síndico deve ser transcrita em um comunicado aos condôminos.
4. Circular sobre Inadimplência
É importante que os condôminos entendam como funciona a parte financeira do condomínio. Para diminuir a inadimplência e manter os moradores informados, é importante que a comunicado aos condôminos seja realizada periodicamente.
5. Coleta de lixo nas unidades
É importante que todas as comunicações de ações permanentes sejam expostas no condomínio para que todos os moradores tenham livre e total acesso. Para isso, fixar em elevadores e murais as datas e horários de coleta de lixo nas unidades é muito importante.
6. Eleições condominiais
Outro informativo muito importante é a votação para cargos eletivos. O síndico deve manter as comunicações de reuniões, assembléias e convocações extraordinárias para que todos os moradores tenham a mesma possibilidade de participação.
7. Informativo do Síndico
É importante que o síndico esteja em constante contato com os moradores. Como é impossível falar diretamente com todos os residentes no condomínio, uma boa forma de passar recados importantes e apresentar as ações em andamento é através de comunicados. Para isso, mostre o que a administração está fazendo para melhorar o dia-a-dia no condomínio e quais as dificuldades mais comuns que atrapalham a manutenção da ordem e o bem-estar.
8. Inspeção contra vazamentos e Limpeza das janelas
Realização de inspeção e orientações sobre limpeza e higienização que possam afetar outros condôminos devem ser comunicadas aos moradores. Para isso, inclua esses pontos nas comunicações internas.
9. Mudanças e Novos moradores
é importante que a administração avise sobre a data e período das mudanças que ocorrem no condomínio, pois algumas providências precisam ser tomadas pelo zelador, como a proteção do elevador e das áreas por onde passarão móveis. Além disso, a chegada de novos moradores também precisa ser orientada, para maior segurança.
10. Comunicado aos condôminos sobre prevenção a vírus
Outro comunicado importante é o de prevenção a infecções e proteção contra vírus e pandemias, como a do novo Coronavírus. Para isso, é importante comunicar o Fechamento das áreas comuns, não apenas com um comunicado, mas também com uma Circular Especial.
E aí, o que achou das dicas? Sugerimos um desafio pra você: realizar esse diagnóstico e nos dizer o resultado, que tal? Estamos curiosos pra saber como anda a comunicação no seu condomínio! 😉