Quer reduzir o tempo de trabalho? Saiba como o síndico Vitor conseguiu

por | abr 28, 2021 | Síndicos

Imagine a seguinte situação: ocorre um problema no elevador do edifício. O zelador liga para o síndico que, por sua vez, entra em contato com a empresa de manutenção de elevadores.

Feito o contato com a empresa prestadora de serviço, o síndico precisa dar aos moradores a notícia de que eles precisarão usar as escadas para subir e descer os andares.

Para isso, o síndico liga para a administradora do condomínio pedindo que seja feito um comunicado aos moradores. O funcionário que o atende repassa a demanda para o administrador responsável pelo condomínio em questão.
Depois de receber a demanda, o gestor da administradora enfim envia através de um email a circular para os moradores do condomínio.

Geralmente, o tempo desde o contato do síndico até o envio do comunicado para os moradores leva ao menos 24 horas.

Nesse meio tempo, a empresa de manutenção já:

  • Chegou ao condomínio ✅
  • Analisou a situação ✅
  • Realizou os ajustes que o elevador precisava ✅
  • Fez os testes necessários ✅
  • E, por fim, liberou o elevador para uso ✅

Isso tudo, em menos de 24 horas.

Já o síndico… 

Ao longo dessas 24 horas, já recebeu uma série de mensagens dos moradores. Afinal, eles estão incomodados com o inconveniente de chegar em casa após um dia de trabalho e descobrir essa surpresa indesejada.

Acima de tudo, os moradores também querem saber quais foram as providências tomadas para resolver a situação com urgência.

Tudo isso ocorreu dentro das 24 horas antes de o comunicado ser emitido pela administradora.

Ou seja, quando os moradores forem notificados sobre a situação do elevador, o problema já terá sido resolvido. Quando o comunicado chegar, o elevador já estará funcionando perfeitamente e, consequentemente, não há mais necessidade do comunicado.

O comunicado se torna defasado antes mesmo de ser entregue aos moradores. Isso já aconteceu com você, certo? Assim fica complicado fazer uma gestão de qualidade no condomínio.

Essa era a realidade de Vitor Urias Angelo, síndico que atua na Região Metropolitana da cidade de São Paulo. Era… Todo esse cenário mudou quando ele passou a usar aplicativos nos condomínios que administra.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

  • Região: Região Metropolitana de São Paulo.
  • Atua em quantos condomínios: 8 condomínios.
  • Tipo de condomínio que gerencia: Residencial de variados padrões.
  • Quantas unidades têm os condomínios: Entre 14 e 252 unidades.
  • Qual sistema para condomínios utiliza? Aplicativo TownSq (Plano Essencial).
  • Antes do app: mínimo de 16 visitas por semana, duas por condomínio.
  • Depois do app: máximo de 8 visitas, uma por condomínio.
  • Tempo para enviar avisos antes do app: no mínimo 24 horas. Dependia da administradora.
  • Depois do app: avisos enviados em segundos.

De um mínimo de 24 horas para enviar comunicados, a poucos segundos para conseguir avisar todos os moradores utilizando o aplicativo.

A história de Vitor Angelo se repete com inúmeros síndicos do Brasil, tanto os profissionais, quanto os moradores.

Atuando como síndico profissional há 11 anos, ele se viu fazendo um malabarismo para seguir entregando um serviço de qualidade para sua carteira de clientes.

Atender mais de um condomínio localizados em áreas diferentes da Região Metropolitana de São Paulo não é tão simples assim. E a situação fica ainda mais complicada quando são 8 condomínios ao todo, com distâncias de 30 km, 40 km até 100 km entre si.

Além de ter de lidar com gastos de combustível, pedágio e manutenção do carro, que também era usado como carro particular do síndico, o translado de Vitor acaba tomando outro bem muito valioso para sua prosperidade financeira: seu tempo.

“Com pandemia, o trajeto está mais tranquilo, então eu chego lá em 30, 40 minutos. Mas sem a pandemia, dava uma média de 1h30 pra chegar até o condomínio. Eu sempre procurava ir na parte da manhã para garantir o tempo de 1h30 de retorno. Se eu deixo para retornar no final do dia, pego o horário de pico aqui em SP e aí esquece. Nem Jesus sabe o tempo que a gente leva pra voltar. Pode ser 2, 3, 4 horas…”, contou o síndico.

Semanalmente, Vitor visitava cada condomínio ao menos 2 vezes para conseguir resolver todas as demandas rotineiras. Fazendo os cálculos, isso significa que Vitor gastava ao menos 6h para ir e voltar de um só condomínio.

6h essas que poderiam ser investidas em melhorias para os condomínios, cursos de capacitação, busca por novos clientes e muito mais.
Infelizmente, com uma agenda tão cheia e sem recursos tecnológicos fica complicado ser mais rápido na comunicação com funcionários, moradores e resolução de problemas no condomínio.

A solução? Agilizar a comunicação para canais digitais com o auxílio de aplicativo para condomínio.

Com a contratação do serviço de aplicativo para condomínio TownSq, o síndico Vitor pôde reduzir em torno de 48 horas por semana de todos os seus processos, se calcularmos o tempo de visita nos condomínios fora de São Paulo capital e deslocamento para as visitações.

“Hoje, eu costumo realizar as visitas uma média de 1 vez por semana. Antes eu fazia 2 visitas na semana. (…) Tem dias que a gente consegue resolver as demandas em menos tempo e aí fica no condomínio atendendo morador, tirando alguma dúvida, melhorou bastante. Agora a gente tem mais tempo para atender o morador”, explicou Vitor.

Ou seja, 48h por semana, cerca de 192h por mês, 2.496h economizadas em um ano. Dá pra fazer muita coisa com este tempo, certo?

Com o app para condomínios, Vitor e seus funcionários podem pré-agendar as manutenções e vistorias que serão realizadas no dia da visitação.

Assim, sua agenda fica organizada e acessível aos funcionários e moradores do condomínio em questão, que naturalmente se organizam para usar o dia da visita para conversar com o síndico, tirar alguma dúvida ou solicitar alguma demanda.

Basicamente, Vitor cortou o dia da visitação pela metade, mas duplicou sua produtividade. “Antes eu ia nos condomínios 2 dias na semana e mesmo assim não tinha tanto tempo quanto eu tenho hoje, com só 1 dia de visita”, explica o síndico.

Ao economizar tempo no seu dia a dia, Vitor pôde se permitir traçar estratégias para ampliar os negócios e crescer na carreira.

“Antes eu atenderia no máximo 10 condomínios, 1 pela manhã e 1 na parte da tarde. Hoje, se fosse analisar, dá pra atender um pouquinho mais se porventura surgir oportunidade na carteira.”

Do mesmo modo, os benefícios não melhoraram somente a rotina do síndico. A percepção dos condôminos e moradores em relação ao trabalho feito no condomínio também progrediu.

Começando pelo fato de que eventos como o citado lá no começo do texto, sobre o comunicado levando pelo menos um dia inteiro para chegar até os moradores, não ocorrem mais.

Todos os comunicados e mensagens enviados pelo síndico e colaboradores do condomínio chegam aos moradores em questão de segundos. Sem a necessidade de intermediários. Logo, sem espera desnecessária.

Além disso, Vitor conta que os condôminos se tornaram mais empoderados ao notificar reparos necessários na propriedade. Agora, eles usam o próprio aplicativo para avisar o síndico ou o zelador de que há uma manutenção a ser feita.

O que antes do aplicativo era solucionado em questão de dias ou semanas, hoje os próprios moradores ajudam a resolver. “Fica tudo na palma da mão. Não só da nossa, mas na do morador também, não é?”, comenta Vitor.

O síndico também relembra uma vez em que um morador acusou que havia uma torneira pingando dentro do condomínio. Ao invés de se deslocar até a portaria para avisar o zelador ou equipe de porteiros, o próprio morador abriu um chamado dentro do TownSq.

Em seguida, o zelador viu o chamado e em pouco tempo realizou a troca da torneira e enviou uma mensagem no aplicativo avisando que o reparo já havia sido feito. Isso tudo, antes mesmo do síndico abrir o aplicativo e ler as mensagens.

“Isso é algo que talvez fosse levar até meses para ser notado. O zelador poderia não ter visto o problema; o morador poderia não avisar a zeladoria, pois teria que passar na portaria, e muitas vezes eles só andam de carro, então nem vão à portaria. A água iria ficar lá pingando e a gente ia perceber quando? Provavelmente só quando chegasse a conta de água. Aí teríamos que sair pelo condomínio procurando onde era problema e aí até achar a torneira… Ou seja, além do gasto do meu tempo e do tempo do zelador, teria também a questão do gasto com água desnecessário, o desperdício da própria água.”

Resumindo: todo mundo saiu ganhando nessa equação.

Agora eu faço uma pergunta para você que está nos lendo: quanto custa o seu tempo? Solucione problemas do condomínio com mais agilidade e arrume tempo para ampliar sua carteira. Saiba mais sobre o TownSq, aplicativo de comunicação para condomínio.

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