Quando se fala em gestão condominial, é bem normal que surjam algumas dúvidas sobre quais são as funções do síndico e da administradora. Além disso, é natural que muitos síndicos de primeira viagem tenham dificuldade em visualizar todo o escopo do que envolve o trabalho como gestor de condomínio ou como montar um plano de gestão condominial adequado.
Pensando nisto, preparamos este artigo sobre gestão condominial com as questões mais frequentes sobre o assunto. Se quiser, você pode utilizar este conteúdo como uma introdução à sua experiência na área, antes de fazer o nosso curso de gestão condominial, combinado? Pois vamos lá!
Você vai aprender sobre:

Mas, como fazer gestão condominial?

Que atire a primeira pedra o síndico que nunca se perguntou: como fazer a gestão do condomínio? De fato a gestão condominial é um assunto repleto de detalhes, portanto é comum que apareçam algumas dúvidas durante o processo. Vamos começar falando sobre os tipos de gestão condominial utilizados no país:

Tipos de gestão condominial

Para início de conversa, precisamos compreender quais são os tipos de gestão de condomínio que existem e quais são as particularidades de cada um.
Autogestão de condomínio: quando a administração do condomínio é realizada pelo síndico. Nesta situação, o gestor realiza todas as tarefas sozinho, desde as operacionais e burocráticas até as trabalhistas, contábeis, etc.
Autogestão assistida: neste tipo de gestão condominial ainda é o síndico quem realiza todas as tarefas da administração do condomínio, mas desta vez ele conta com uma equipe que lhe dá suporte. Essa ajuda pode vir do conselho fiscal ou de profissionais de diversas áreas que auxiliam em questões pontuais da vida administrativa.
Co-gestão de condomínio: diferente da autogestão assistida, a co-gestão é caracterizada por um serviço fixo prestado por uma empresa ao condomínio. Nesse caso, ainda é o síndico quem cuida da administração condominial, mas certas questões burocráticas são gerenciadas exclusivamente por uma prestadora de serviços, geralmente uma administradora ou escritório de contabilidade.
Gestão terceirizada para condomínio: como o próprio nome já diz, a gestão terceirizada para condomínio acontece quando o síndico e os conselheiros optam por eleger uma terceira pessoa (jurídica ou física) para realizar a administração condominial. As opções mais comuns são contratar um síndico profissional, uma administradora de condomínios ou um administrador de condomínios.
Gestão com empresa administradora: neste tipo de gestão condominial, toda a administração do empreendimento é repassada para uma boa administradora de condomínio. É a prestadora de serviços que, nesse caso, arca com todas as tarefas administrativas, desde a contabilidade, manutenção, recursos humanos, cobrança das taxas de condomínio, fiscalização da inadimplência e muito mais.

Gestão de condomínios corporativos

Para realizar uma máxima gestão condominial de condomínios corporativos é preciso prestar atenção em alguns pontos, como:
Segurança: por ser um ambiente com mais circulação de pessoas e com muitos recursos tecnológicos e monetários, é fundamental possuir um sistema de vigilância eficiente e funcionários capacitados.
Limpeza: a alta quantidade de visitantes diários também pede uma atenção maior à higienização do local. Use planilhas de limpeza de condomínio para garantir a eficiência.
Automatização de condomínio: aproveite para facilitar o seu trabalho e o dia a dia do condomínio ao utilizar portarias remotas, catracas eletrônicas ou  sistemas de gestão condominial.

Gestão de condomínios residenciais

Condomínios residenciais possuem uma rotina totalmente diferente dos condomínios corporativos. Logo, o síndico deve dar maior importância às seguintes demandas:
Bem-estar dos moradores: por ser um ambiente residencial, o gestor do condomínio precisa contribuir para manter a harmonia entre os moradores. Para isso, garanta o cumprimento das regras do regimento interno.
Apaziguar brigas: uma parte essencial na gestão condominial é a mediação de conflitos. O gestor precisa trabalhar na solução dos problemas entre moradores, sempre com profissionalismo e idoneidade.
Obras: faz parte da gestão de condomínios residenciais autorizar e fiscalizar as reformas realizadas dentro das unidades individuais. Para isso, os moradores precisam notificar o síndico de antemão sobre a obra que gostariam de fazer dentro do apartamento ou casa. Afinal, uma reforma malfeita (ou feita em horário impróprio) pode atrapalhar a vida de todos os moradores.
Gerenciamento das áreas comuns: motivo de muita discórdia em condomínios residenciais, a supervisão e manutenção de locais como playground, piscinas, salão de festas, quadras esportivas é extremamente importante.

Gestão condominial: funções da administradora de condomínio

É inevitável falar sobre gestão condominial sem abordar o tema “administradora de condomínio”. Muito populares entre síndicos e condomínios Brasil afora, este tipo de empresa oferece o serviço de cuidar da administração condominial, muitas vezes substituindo o papel do próprio síndico.
Apesar de ser uma prática muito difundida, ainda existe muita gente que não entende quais são as funções exercidas por uma administradora condominial. Ter esse tipo de conhecimento é fundamental para que você entenda quais são as atribuições da administradora e, assim, evitar cair em furadas ou fraudes.
Resumidamente, as funções das administradoras de condomínio se dividem em: gestão administrativa, gestão de Recursos Humanos (RH), gestão financeira, assessoria jurídica e gestão operacional. A seguir, entenda cada um destes tópicos:

Gestão administrativa

No quesito gestão administrativa, as principais incumbências das administradoras são:

• Realizar todos os trâmites do pagamento da taxa de condomínio;
• Organizar os documentos do empreendimento;
• Cumprir as obrigações fiscais do condomínio;
• Organizar a pasta de prestação de contas.

Gestão de RH

A gestão de recursos humanos realizada pelas administradoras de condomínio normalmente envolve as seguintes funções:

• Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
• Fazer o pagamento dos encargos previdenciários;
• Montar, armazenar e organizar os contratos de trabalho;
• Também é possível que a administradora seja responsável pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio.

Gestão financeira

Na área da gestão financeira, é recorrente que as administradoras de condomínio ofereçam os serviços de:

• Gerenciar as contas a serem pagas;
• Administrar o fundo de reserva do condomínio;
• Montar e distribuir os demonstrativos financeiros de condomínio;
• Emitir os boletos para o pagamento da cota condominial por parte dos moradores;
• Realizar cobranças de taxa de condomínio em atraso;
• Fornecer assessoria durante a elaboração da prestação de contas e previsão orçamentária anual;
• Gerenciar a conta pool do condomínio;
• Desenvolver relatórios.

Assessoria jurídica

Parte essencial da gestão condominial realizada pelas administradoras consiste em fornecer suporte jurídico ao síndico e ao condomínio em casos de processos judiciais ou cobranças por inadimplência.

Gestão operacional

Apesar de não ser obrigatório, muitas administradoras oferecem pacotes que incluem a gestão operacional do condomínio. Isso significa que a prestadora de serviço irá cuidar das tarefas rotineiras da administração do condomínio, como:

• Atendimento às solicitações e questionamentos dos moradores;
• Organização, convocação e acompanhamento de reuniões de assembleia;
• Redação e envio das atas de reunião de condomínio;
• Coordenar a comunicação interna com moradores e funcionários;
• Enviar circulares e avisos aos condôminos;
• Organizar as reservas das áreas comuns, como o salão de festa;
• Controle da entrada e saída de visitantes no condomínio;
• Realizar pesquisas de satisfação.

Gestão condominial: funções do síndico

Agora que você já sabe quais são as funções mais comuns exercidas pelas administradoras de condomínio, provavelmente deve estar se questionando: “Tá… Mas e o síndico?”
O papel do síndico é essencial para o empreendimento, independentemente do tipo de gestão condominial escolhida. Ainda que o condomínio conte com os serviços de uma administradora, administrador autônomo, escritório de contabilidade ou demais profissionais, ainda é o síndico quem deve fiscalizar o trabalho desse pessoal todo. De acordo com a lei, é obrigação do síndico supervisionar o que acontece com a administração do condomínio como um todo.
É fundamental ressaltar que o síndico é o profissional mais importante em todo o condomínio. Além disso, o gestor também possui responsabilidade civil e criminal sobre o condomínio. Isso significa que ele atua como porta-voz dos interesses dos condôminos e também pode responder judicialmente por problemas durante a sua gestão.
Dito isto, vamos explicar qual a função do síndico na gestão administrativa, gestão financeira e gestão de infraestrutura do condomínio.

Gestão administrativa

Toda a administração do condomínio é de responsabilidade do síndico. Algumas funções exercidas por ele são:

• Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
• Convocar reuniões de condomínio;
• Impor e cobrar multas e advertências quando necessário;
• Garantir a contratação do seguro condominial;
• Guardar a documentação relativa ao condomínio pelo tempo necessário.

Agora, se o condomínio possui contrato com uma administradora, é função do síndico fiscalizar o trabalho feito pela prestadora de serviço.

Gestão financeira

Já na gestão financeira, é função do síndico:

• Elaborar previsão orçamentária anual;
• Realizar a prestação de contas obrigatória – anualmente e quando exigida;
• Fiscalizar o pagamento das taxas condominiais, buscando evitar a inadimplência;
• Manter o arquivo e as contas do condomínio organizadas;
• Trabalhar em conjunto com o conselho fiscal do condomínio;
• Guardar todas as contas pagas e notas fiscais.

Se o condomínio contar com uma administradora ou semelhante, é obrigação do síndico analisar todas as movimentações nas contas do condomínio e exigir relatórios e extratos.

Gestão de infraestrutura

Quando o tema é obras e reformas no condomínio, existem uma série de funções que o síndico deve exercer. Essas questões podem ser resumidas em:

• Obedecer às regras e quóruns estabelecidos pelo Código Civil a respeito de obras e manutenções no condomínio;
• Respeitar as deliberações tomadas em assembleia;
• Exigir que os moradores entreguem os documentos exigidos pela NBR 16280;
• Pedir o orçamento de ao menos 3 empresas antes de fechar negócio;
• Conferir se a empresa contratada possui seguro de vida e contra acidentes para os funcionários;
• Controlar o acesso dos prestadores de serviço ao condomínio.

Importância das assembleias na gestão condominial

Para finalizar, vamos abordar a importância das reuniões de assembleia na gestão condominial. Apesar de serem consideradas como uma fonte de dor de cabeça para muitos síndicos, as reuniões de condomínio são momentos essenciais para o convívio, a administração e a comunicação entre moradores, condôminos e gestor.
Além disso, a realização de reuniões de assembleias é obrigatória, conforme explica o Art. 1.350 do capítulo Do Condomínio Edilício do Novo Código Civil. A própria legislação divide as assembleias em duas categorias: ordinárias e extraordinárias.

Assembleia Ordinária

Também conhecida como Assembleia Geral Ordinária (AGO) ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas. Nela, são aprovadas as despesas dos últimos 12 meses e é apresentada uma previsão orçamentária para o próximo ano. É normal que os condomínios realizem esta assembleia no final ou início do ano, bem como aproveitem o momento para realizar a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.

Assembleia Extraordinária

A Assembleia Geral Extraordinária (AGE) são as reuniões de condomínio que acontecem ao longo do ano para discutir assuntos gerais que não foram contemplados na AGO. Elas também são utilizadas para aprovar despesas emergenciais ou realizar alterações no regulamento interno do condomínio.
Pronto! Agora você sabe tudo sobre gestão condominial! Administrar um condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças quando se tem todas as informações necessárias.

Se você tem interesse em aprender mais sobre o assunto, confira o nosso passo a passo detalhado com tudo o que você precisa saber sobre administração de condomínio.