Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

por | jan 24, 2022 | Gestão Condominial

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a uma lista de documentos do condomínio que devem ser guardados por um período específico, organizados e categorizados corretamente, evitando extravios ou subtrações. Veja mais a seguir!

Muitos documentos, ainda que pareçam irrelevantes, devem ser guardados corretamente, caso contrário, você (ou o futuro síndico do condomínio) poderá precisar de uma informação que está impossível de ser acessada, devido à bagunça de papéis e pastas.

Em outros casos, poderá ocorrer uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel e você, novamente, ficará sem saber onde encontrar tais papéis.

E se você ainda não se convenceu, especialistas afirmam que, em uma situação onde, por exemplo, há um processo trabalhista e o síndico perde a ação por não ter os documentos necessários devidamente armazenados, ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo da indenização paga.

Continue lendo e veja mais sobre como e por quanto tempo guardar os documentos do condomínio.

Como guardar os documentos do condomínio corretamente?

Separe os documentos por categorias

Como você já sabe, uma gestão condominial precisa de uma quantidade bastante diversa de documentos para funcionar bem, o que pode ser um problema se você não souber organizá-los corretamente.

Neste caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento dos documentos, você pode adotar uma classificação por categorias.

Veja alguns exemplos possíveis:

  • documentos do mês;
  • documentos financeiros;
  • documentos relacionados aos moradores (identificação, dados importantes);
  • relacionados à constituição do condomínios (plantas, regulamento interno, convenção);
  • obrigações do condomínio (seguros, contratos);
  • atas de reunião de assembleia;
  • boletos, orçamentos e/ou comprovantes;
  • entre outros.

Armazene os documentos em um local seguro

Perder documentos importantes é um pesadelo que nenhum síndico deseja passar, certo?

Logo, é muito importante armazenar os documentos em um local seguro, seja na administradora ou em uma sala restrita no próprio condomínio.

Entre as principais recomendações para guardar os documentos do jeito certo, nós destacamos:

  • escolha uma sala arejada, evitando a proliferação de fungos e bactérias e protegida da chuva, umidade e mofo;
  • evite dividir a sala de documentos com outras salas, como a garagem, sala de máquinas ou onde guardam-se os produtos de limpeza, por exemplo;
  • guarde os documentos em pastas facilmente identificáveis;
  • mantenha sempre a sala trancada, a fim de evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
  • disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador, por exemplo;
  • informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.

Tenha a Certificação Digital

Um outro detalhe que, geralmente, passa despercebido por alguns síndicos é a certificação digital do condomínio.

A certificação digital se trata de um documento eletrônico que serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.

Por meio desta certificação, o síndico pode realizar diversos serviços de maneira totalmente digital, o que contribui para a agilidade nos processos e redução de custos e burocracia.

Desde 2013, esta certificação digital tornou-se obrigatória para os condomínios e deve ser solicitada pelo síndico por meio de Autoridades Certificadoras, a fim de tornar a gestão condominial e a emissão de documentos mais eficaz.

Além disso, é com o certificado digital que se consulta diversos documentos de forma online, não sendo necessário manter a versão física de alguns deles.

Digitalize os documentos

Além de guardar os documentos em um local seguro, ter uma versão deles digitalizada também ajuda a tornar a gestão condominial mais eficaz e garante a segurança de dados e arquivos relacionados à gestão.

Os documentos serão salvos em formato digital, criando-se automaticamente um backup de toda a documentação, e danos e perdas serão diminuídos, além de facilitar a busca por uma informação.

Afinal de contas, para encontrar um dado o síndico não precisará ir até uma sala específica e passar vários minutos procurando em pastas e papéis, deixando esta ação somente em casos que, realmente, seja necessário ter o documento físico.

Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?

Veja a seguir quais são os principais documentos do condomínio e por quanto eles devem ser guardados.

Tipo de documento Tempo de guarda
Cartão de CNPJ Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB a qualquer momento.
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Processos trabalhistas Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Prontuários de funcionários Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Dossiê (Convenção / Especificação) Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Livros de atas de reuniões de assembleia Permanente
Plantas do condomínio Permanente
Extratos Bancários Não precisa guardar
AVCB Renovar a cada 3 anos
Seguros de Incêndio – Apólice 5 anos após a vigência
Apólices de Seguro de Vida 5 anos após a vigência
DIRF 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Formulário CAGED 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Transporte 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
GR Contribuição Sindical / Assistencial 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Holerite / Recibo de Pagamento 5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Folha de ponto 6 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
DARF IRRF Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
DARF PIS Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
GPS (Guia da Previdência Social) 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Pastas de Prestação de Contas 10 anos
GPS – Seguridade Social 10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Laudo PPRA 20 anos (É atualizado anualmente e, por isso, alguns contadores não veem a necessidade de guardar os laudos antigos)
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico) 20 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Folha de pagamento 10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) 30 anos
RAIS 5 anos
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia

Este artigo ajudou você a entender melhor a importância de guardar corretamente os documentos do condomínio? Caso tenha restado alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo.

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