Guia completo para contratar os funcionários do seu condomínio: veja o passo a passo

por | fev 20, 2023 | Gestão Condominial

Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais são de extrema importância para a manutenção do condomínio. Continue lendo e veja como contratar. 

O síndico é o responsável legal pela administração do condomínio, o que inclui a contratação de funcionários.

Por isso, é importante que ele saiba como contratar de forma adequada, com atenção ao que é necessário para cada cargo e seguindo todas as leis trabalhistas e previdenciárias.

Afinal, contratar funcionários qualificados e responsáveis é fundamental para garantir a segurança, o bem-estar e a tranquilidade dos moradores. 

Estes profissionais serão responsáveis por diversas atividades importantes, como limpeza, manutenção, segurança e atendimento aos moradores.

E para fazer as melhores escolhas possíveis, o síndico deve saber como realizar um processo seletivo, definir as competências e habilidades necessárias para cada função, avaliar currículos, conduzir entrevistas, definir remunerações e mais!

Confira a seguir quais são os conhecimentos necessários para saber como contratar funcionários de forma eficiente e segura. Ao final do texto, confira uma calculadora gratuita de horas extras. 

Contratar funcionários ou terceirizar? Veja as vantagens e desvantagens

A escolha entre contratação ou terceirização de funcionários pode depender das necessidades e características específicas de cada condomínio.

Conheça as vantagens e as desvantagens de cada opção:

Contratação de funcionários

Veja quais são as principais vantagens em contratar os funcionários diretamente pelo condomínio:

  • Maior controle sobre as atividades e a qualidade do serviço prestado;
  • Possibilidade de treinamento e capacitação específica para as necessidades do condomínio;
  • Maior flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho;
  • Possibilidade de criar um ambiente de trabalho mais unido e integrado, com funcionários que se identificam com o condomínio e seus moradores.

Agora confira quais são as desvantagens em realizar a contratação dos funcionários:

  • Necessidade de maior cuidado do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
  • Necessidade de investimento em equipamentos e materiais de trabalho, além de arcar com os custos de contratação, demissão, férias e licenças;
  • Menor flexibilidade para reduzir ou aumentar o quadro de funcionários em função das necessidades do condomínio.

Terceirização de funcionários

Veja a seguir quais são as principais vantagens em terceirizar a contratação dos funcionários do condomínio:

  • Maior facilidade e agilidade na ação de serviços;
  • Redução da responsabilidade do síndico em relação aos aspectos trabalhistas e previdenciários, bem como aos encargos e benefícios dos funcionários;
  • Possibilidade de contratar empresas especializadas em serviços específicos, como segurança, limpeza, jardinagem, entre outros;
  • Menor investimento em equipamentos e materiais de trabalho.

Veja agora quais são as principais desvantagens:

  • Menor controle para o gerenciamento das atividades e a qualidade do serviço prestado, pois a empresa contratada é responsável por gerir seus próprios funcionários;
  • Menor flexibilidade e agilidade na gestão de horários e escalas de trabalho, pois a empresa contratada pode ter outras demandas além do condomínio;
  • Menor identificação e integração dos funcionários com o condomínio e seus moradores, já que são profissionais contratados por outra empresa.

Como contratar um funcionário do condomínio? Veja o passo a passo

Se você não sabe por onde começar o processo de contração de seu funcionário, siga as orientações que reunimos para cada etapa: 

Determine o perfil do candidato ideal

O síndico precisa ter clareza do perfil profissional que está buscando, quais são as verdadeiras atribuições e conhecimentos prévios necessários para ocupar a vaga. 

Por exemplo:

  • Zeladoria: ser organizado e com espírito de liderança centrado no grupo. Veja mais sobre as atribuições do zelador aqui.
  • Portaria: ser organizado, solícito e atento, já que será responsável pela segurança na entrada, saída e entorno do condomínio. 

O que pode ajudar é definir algumas diretrizes gerais para orientar a seleção de funcionários, como:

Competências e habilidades: É importante avaliar as competências e habilidades específicas necessárias para cada função, como limpeza, manutenção, segurança, atendimento ao público, entre outras.

Experiência prévia: A experiência prévia na função ou em atividades similares pode ser um diferencial, pois permite avaliar o desempenho anterior e verificar se o candidato tem as habilidades necessárias para a função.

Capacidade de adaptação: A capacidade de adaptação e flexibilidade do candidato permite avaliar se ele é capaz de se ajustar a diferentes demandas e situações.

Boas referências: Avalie as experiências dos outros contratantes sobre o desempenho do candidato em outras experiências de trabalho.

Compatibilidade com a cultura do condomínio: Verifique se o candidato se identifica com a cultura e os valores do condomínio, pois isso ajuda a garantir um ambiente de trabalho mais unido e integrado.

Proatividade e iniciativa: Avalie se o candidato é proativo e tem iniciativa pode ser um diferencial, pois permite que ele seja capaz de identificar e solucionar problemas por conta própria.

Boa comunicação: Uma boa comunicação, clara e objetiva, é fundamental, especialmente para funções que envolvem atendimento ao público, como portaria e recepção.

Divulgue a vaga

Você abriu uma vaga no seu condomínio e não sabe por onde começar a buscar os candidatos? Confira algumas sugestões:

Aplicativo para condomínio: Para que os condôminos possam ficar cientes e até ajudar na busca, você pode divulgar sobre a vaga como circular no aplicativo para condomínios

Mural do condomínio: Opção simples e eficaz para divulgar a vaga. É possível imprimir um cartaz com as informações da vaga e fixá-lo em um local visível e de fácil acesso para os moradores, que podem dar suas sugestões e ajudar na busca.

Redes sociais: Utilize as redes sociais do condomínio para a divulgação. Deixe links para agendamento de entrevistas nos Stories do Instagram, ou até publique um anúncio na página do condomínio no Facebook.

Plataformas online de empregos: Utilizar plataformas online de empregos, como LinkedIn ou o Vagas.com.br, pode ser uma boa opção para ampliar o alcance da vaga e atingir um público mais amplo.

Agências de emprego: Em alguns casos, pode ser interessante utilizar os serviços de uma agência de emprego para ajudar na divulgação e seleção de candidatos.

Seja qual for o canal, faça uma divulgação clara e objetiva, com informações bem específicas sobre a função, o salário, o horário de trabalho, as exigências e os benefícios oferecidos.

Crie um roteiro para as entrevistas

Para avaliar os candidatos de maneira eficaz, estruture as perguntas que ajudarão a entender melhor sobre as habilidades e as competências dos funcionários de forma mais objetiva.

Durante as conversas, tenha em mãos papel e caneta para tomar notas sobre pontos importantes sobre cada um.

Confira algumas sugestões de etapas para o roteiro de entrevistas: 

Apresentação: Para iniciar a conversa, crie um clima mais descontraído e se apresente ao candidato. Tente conhecê-lo, perguntar como está e criar um momento tranquilo para que a tensão inicial se dissipe. 

Perguntas sobre formação e experiência profissional: Peça ao candidato para compartilhar um pouco sobre como se saiu nas experiências profissionais anteriores; o que ele mais gosta de fazer, no que se saía melhor, quais eram os desafios, etc. 

Perguntas sobre as habilidades e competências do candidato: Pergunte ao candidato como ele lidaria com situações de pressão ou imprevistos, quais são suas principais habilidades, qual é a sua experiência ao lidar com o público e como lidaria com o conflito.

Perguntas sobre comportamento e valores: Avalie o comportamento e os valores do candidato, para verificar se ele se encaixa na cultura do condomínio. Pergunte sobre os principais valores pessoais e profissionais, quais escolhas faria em situações específicas que envolvem ética e a integridade no ambiente de trabalho, como lidaria em uma situação em que precisa tomar uma decisão importante em um curto prazo, etc.

Encerramento e feedback: Ao final, encerre a entrevista de forma clara, dando orientações sobre os próximos passos. Informe ao candidato quando deve esperar a resposta da vaga e também agradeça pela participação na entrevista.

Outras etapas podem ser incluídas no roteiro de entrevista. Adapte às necessidades e características específicas de cada condomínio e função.

Estude os perfis dos candidatos

Depois de realizar várias entrevistas, observe as suas anotações e currículos para relembrar as entrevistas e selecionar os candidatos mais adequados à vaga.

Em alguns casos, faça uma ligação para tirar possíveis dúvidas que possam surgir. 

Não tenha pressa

O desespero para fechar uma contratação pode interferir na tranquilidade para fazer uma escolha certeira.

Observe os seus prazos e demandas e, se possível, sempre se adiante no processo seletivo antes de realmente precisar dessa pessoa. 

Como contratar um funcionário CLT

Caso o condomínio opte pela contratação direta de funcionários próprios e não pela terceirização, é de extrema importância que os profissionais tenham a carteira assinada e que o síndico conheça o processo para que isso seja feito de acordo com a legislação.

Veja quais são os trâmites e outros detalhes:

Documentos necessários

Antes da contratação, é necessário verificar os documentos e informações dos candidatos, como a:

  • Carteira de Identidade (RG);
  • CPF;
  • Carteira de trabalho (CTPS);
  • Título de Eleitor;
  • Comprovante de residência;
  • E o certificado de reservista (para funcionários do sexo masculino). 

Dependendo das exigências da vaga, é necessário comprovar a escolaridade, trazer referências profissionais e certificados de cursos específicos.

Processos internos

  • Realizar o exame admissional. A empresa deve realizar este exame para verificar as condições de saúde do funcionário, para assegurar que ele apto a desempenhar as funções do cargo;
  • Cadastrar os empregados por intermédio da GFIP: O cadastramento do trabalhador no sistema do FGTS é necessário para que o seu primeiro recolhimento para o Fundo aconteça por meio da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Cadastrar os empregados no sistema do PIS/PASEP: O condomínio deverá cadastrar os seus empregados, desde que ainda não inscritos, como participantes do PIS/PASEP.  O cadastramento será efetuado, exclusivamente, em agência da Caixa Econômica Federal (CEF) e por meio do formulário Documento de Cadastramento no PIS (DCPIS), que deverá ser solicitado nas agências da CEF, sempre que for necessário, na quantidade compatível com o número de empregados a serem cadastrados;
  • CAGED (cadastro geral de empregados e desempregados): O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) foi criado pelo Governo Federal, por intermédio da Lei nº 4.923/65, que instituiu o registro permanente de admissões e dispensa de empregados, sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Ele serve como base para a elaboração de estudos, pesquisas, projetos e programas ligados ao mercado de trabalho, como também é utilizado, ainda, pelo Programa de Seguro-desemprego, para conferir os dados referentes aos vínculos trabalhistas, além de outros programas sociais;
  • GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical): O condomínio é obrigado a descontar, da folha de pagamento de seus empregados relativa ao mês de março de cada ano, a contribuição sindical por estes devida aos respectivos sindicatos. A contribuição sindical corresponderá à remuneração de um dia de trabalho, qualquer que seja a forma de remuneração e quer sejam ou não os empregados associados ao sindicato;
  • DIRF: Esta declaração não deve ser confundida com o Imposto de Renda. Ela é uma declaração emitida pela fonte pagadora, em que o condomínio deve declarar os pagamentos de seus funcionários por meio de referências exigidas das notas fiscais, como CNPJ da empresa, número da nota, valor e código;
  • Registro no eSocial: a empresa deve registrar as informações do funcionário no sistema eSocial, que é um registro eletrônico de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Por fim, depois da contratação, é importante cumprir as obrigações trabalhistas, como o pagamento de salário e benefícios, a recolha de encargos sociais e previdenciários, o cumprimento das normas trabalhistas e previdenciárias, entre outras.

Contrato de trabalho

O contrato de trabalho precisa ser elaborado de forma clara e objetiva, especificando as condições e estando de acordo com a lei.

A empresa deve emitir um contrato de trabalho, que deve ser assinado pelo empregado e pelo empregador, e registrado na CTPS.

Como contratar um funcionário MEI

Processos internos

Para contratar um funcionário MEI (Microempreendedor Individual) para o condomínio, é necessário seguir alguns processos internos e providenciar alguns documentos.

Abaixo, listo os principais passos para realizar essa contratação:

  1. Definir a função e as responsabilidades: Antes de iniciar o processo de contratação, é importante definir a função e as responsabilidades do funcionário, para que ele saiba o que será esperado dele no trabalho;
  2. Verificar a compatibilidade do MEI: É importante verificar se a atividade do MEI é compatível com a função a ser exercida no condomínio. Alguns MEIs podem não ter autorização para prestar serviços de mão de obra para empresas ou condomínios, por exemplo;
  3. Verificar a regularidade do MEI: É necessário verificar se o MEI está regularizado, ou seja, se está com a sua inscrição no MEI ativa e com as suas obrigações tributárias em dia;
  4. Elaborar o contrato de prestação de serviços: O contrato de prestação de serviços deve ser elaborado, especificando as condições da prestação de serviço, tais como valor, prazo e forma de pagamento, horário de trabalho, entre outras;
  5. Providenciar a inscrição na prefeitura: É necessário providenciar a inscrição do MEI na prefeitura do município onde está localizado o condomínio. Essa inscrição permite que o MEI possa prestar serviços para o condomínio de forma regular;
  6. Verificar a necessidade de outros documentos: Em alguns casos, pode ser necessário providenciar outros documentos para a contratação, como certidões negativas de débitos tributários, declaração de regularidade do MEI, entre outros;
  7. Formalizar a contratação: Após a verificação de todas as informações e documentos, é necessário formalizar a contratação do MEI, assinando o contrato de prestação de serviços e os demais documentos necessários.

É importante destacar que, ao contratar um funcionário MEI, o condomínio não tem as mesmas obrigações trabalhistas e previdenciárias que teria com um funcionário CLT. 

Nesse caso, é necessário seguir as regras específicas para a contratação de prestadores de serviços, previstas na legislação trabalhista e previdenciária.

Se a administração do condomínio for terceirizada, as empresas devem se encarregar das burocracias trabalhistas, mas é importante que essa informação seja confirmada com a empresa. 

Quais são as leis trabalhistas válidas para funcionários de condomínio?

Os funcionários de condomínio têm os mesmos direitos e deveres trabalhistas que qualquer outro trabalhador regido pela CLT.

No entanto, existem algumas particularidades que dizem respeito à atividade exercida pelos trabalhadores em condomínios, e que podem estar previstas em leis específicas ou convenções coletivas de trabalho.

Algumas das leis trabalhistas que se aplicam aos funcionários de condomínio incluem:

  • CLT (Consolidação das Leis do Trabalho): É a principal lei trabalhista do Brasil, que estabelece as regras para a relação entre empregador e empregado, como jornada de trabalho, salário, férias, 13º salário, FGTS, entre outros;
  • Lei do Condomínio (Lei nº 4.591/1964): Esta lei estabelece as regras gerais para a administração dos condomínios, e também regula questões específicas relacionadas aos empregados do condomínio;
  • Convenção Coletiva de Trabalho: As convenções coletivas são acordos firmados entre sindicatos de empregados e empregadores, com o objetivo de estabelecer regras específicas para determinada categoria profissional, como piso salarial, jornada de trabalho, benefícios, entre outros.

Além disso, existem outras leis e normas regulamentadoras que podem se aplicar aos funcionários de condomínio, como a Lei das Domésticas (Lei Complementar nº 150/2015), que estabelece as regras para o trabalho doméstico, e a NR-18, que regula as condições de trabalho na indústria da construção.

É importante ressaltar que é obrigação do empregador conhecer e cumprir as leis trabalhistas aplicáveis aos seus funcionários, para garantir um ambiente de trabalho justo e seguro.

Caso haja dúvidas sobre a legislação trabalhista, é recomendável consultar um advogado especializado em direito do trabalho ou contatar o sindicato da categoria.

Os riscos de, por exemplo, não assinar as carteiras profissionais de tais trabalhadores são atribuídos ao síndico, que responde por todas as ações de sua gestão, ao condomínio, que pode responder judicialmente, e, mais indiretamente, aos condôminos.

Além de questões judiciais, se um funcionário contratado pelo condomínio cai da escada e se machuca, por exemplo, o condomínio poderá responder judicialmente.

Lembre-se: todo profissional que tem seus direitos e deveres respeitados, com reconhecimento justo, trabalha melhor e mais feliz. E isso é de extrema relevância para o bom funcionamento de um condomínio.

Obrigações trabalhistas

As obrigações trabalhistas para funcionários CLT e terceirizados podem ter algumas diferenças, dependendo do tipo de serviço prestado. 

Para funcionários CLT e funcionários terceirizados:

  • Cumprir a carga horária estabelecida pelo empregado;
  • Executar as tarefas determinadas pelo empregador de acordo com suas habilidades e funções;
  • Zelar pela segurança dos condôminos, colaboradores e visitantes;
  • Manter o ambiente de trabalho organizado e limpo;
  • Respeitar as normas e regulamentos internos do condomínio;
  • Receber salário compatível com a função exercida, com os direitos trabalhistas garantidos, como FGTS, férias, 13º salário, entre outros;
  • Ter acesso a benefícios como plano de saúde, vale-transporte, vale-refeição, entre outros;
  • Ter direito a folgas e licenças previstas em lei, como férias, licença-maternidade e licença-paternidade.

Além dessas obrigações, tanto os funcionários CLT como os terceirizados têm direito a um ambiente de trabalho seguro e saudável, com equipamentos e ferramentas adequados, e devem receber treinamento e capacitação para desempenhar suas funções de forma segura e eficiente.

Este artigo descomplicou para você algumas questões sobre contratações para o condomínio? Então, continue lendo sobre o assunto e veja o que é e como calcular as horas extras dos funcionários do condomínio. Boa leitura!

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