por Denys Hupel | mar 8, 2019 | Síndicos
Administração condominial é um assunto que rende muitas dúvidas. Quais as funções de uma administradora de condomínio? Que papel a prestadora de serviço exerce dentro da gestão? Quanto cobra uma administradora de condomínio? Essas e muitas outras perguntas fazem síndicos de todo o país refletirem se realmente vale a pena contratar o serviço desse tipo de empresa
Com esta publicação, entenda quais são as funções de uma administradora de condomínio:
Responsabilidades da administradora de condomínio
Para começar, precisamos determinar quais são as principais funções de uma administradora de condomínio. Em síntese as responsabilidades da administradora de condomínios consistem em cuidar da gestão financeira, de recursos humanos, jurídica e administrativa do condomínio
A seguir, vamos abordar cada uma dessas áreas de atuação:
Funções de uma administradora de condomínio na gestão financeira
A gestão financeira do condomínio é um dos principais motivos que levam condomínios a contratar ajuda especializada
Na parte das finanças, as principais funções de uma administradora de condomínio são:
Funções de uma administradora de condomínio na gestão de recursos humanos
A gestão de recursos humanos é parte imprescindível na administração condominial. E não há condomínio que sobreviva sem uma boa equipe profissionais qualificados ou com problemas nas obrigações trabalhistas
As principais funções de uma administradora de condomínio em relação aos recursos humanos são:
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários
- Desenvolver e armazenar contratos de trabalho
- Gerenciar o pagamento de encargos previdenciários;
As administradoras poderão ficar responsáveis pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários. Porém, essas atividades são tidas como adicionais e, por isso, aumentam o valor do contrato de acordo com as necessidades do condomínio
Funções de uma administradora de condomínio na gestão jurídica
No âmbito jurídico, a principal função de uma administradora de condomínio é oferecer assessoria ao síndico. Nesse quesito, a empresa administradora deve oferecer suporte jurídico em casos de inadimplência
Por exemplo, a administradora possui todo o conhecimento e pessoal necessário para entrar com uma cobrança judicial de condomínio rapidamente, antes que o problema tome maiores proporções
Funções de uma administradora de condomínio na gestão administrativa
Por fim, uma das principais funções de uma administradora de condomínio está relacionada ao lado burocrático da vida em condomínio. Faz parte da gestão administrativa oferecida pela empresa:
Entenda a diferença entre síndico e administrador de condomínio
Uma solução alternativa para resolver problemas na administração condominial é contratar um administrador de condomínio. Esse tipo de profissional autônomo realiza as mesmas funções de uma administradora do condomínio. Porém, por um preço geralmente mais em conta
Dessa forma, muitas pessoas ficam na dúvida sobre qual a diferença entre síndico e administrador de condomínio. Compreenda quais são as funções de cada prestador de serviço:
Funções do síndico
Em resumo, o síndico é o encarregado pela gestão do condomínio no dia a dia. Essas atribuições são determinadas pelo Art. 1.348 do novo Código Civil brasileiro, instaurado em 2002. Saiba quais são elas:
- Organizar e convocar reuniões de assembleia geral
- Ser representante do condomínio e atuar como porta-voz dos interesses dos condôminos
- Cumprir e garantir que sejam cumpridas as normas da legislação interna do condomínio
- Zelar pela conservação das áreas comuns
- Realizar os serviços de manutenção no empreendimento
- Fazer a prestação de contas anualmente e sempre que requisitada
- Elaborar a previsão orçamentária uma vez por ano
Conforme à lei, o síndico é o principal responsável pelo condomínio. Isso significa que o gestor tem responsabilidade civil e criminal. Logo, ele pode responder judicialmente por problemas que ocorrerem ao longo de seu mandato
No entanto, isso não quer dizer que a culpa jogada apenas no síndico. O prestador de serviço também pode ser responsabilizado judicialmente pelos erros caso seja comprovado negligência ou má fé da sua parte. O termo utilizado para definir isso é responsabilidade solidária entre condomínio e administradora e que garante que ambas as partes terão de responder civil ou criminalmente se houver má administração
Funções do administrador de condomínio
Enfim, vamos ressaltar quais são as atribuições de um administrador do condomínio. Resumidamente, esse profissional cuida exclusivamente da parte administrativa e burocrática bem como as funções de uma administradora de condomínio
Confira a relação de funções de um administrador de condomínio:
Além disso, uma grande diferença entre o trabalho do síndico e do administrador condominial está na remuneração. Enquanto que o cargo do síndico pode ser ocupado por um morador do condomínio, o administrador de condomínio recebe salário, obrigatoriamente
Para finalizar, é importante falar também sobre as funções de auxiliar administrativo de condomínio. Apesar de parecer similar, as atribuições desse profissional são de nível mais prático, como:
Dessa forma, os auxiliares administrativos de condomínio devem estar abaixo do síndico e do administrador de condomínio, como uma espécie de ajudante
Benefícios da administradora para o condomínio
Antes de fechar contrato com a primeira empresa que você encontrar, existem coisas que os síndicos devem analisar, uma vez que nem todos os condomínios precisam de mão de obra externa para ajudar na administração. E, em uma época de crise, é importante realizar apenas gastos necessários
Saiba quais são as vantagens e desvantagens de contratar uma administradora para o condomínio:
Vantagens da contratação da administradora de condomínio
Alguns benefícios de contar com as funções de uma administradora de condomínio são:
- Melhor controle da inadimplência
- Síndico tem mais tempo para focar em outras demandas
- Contar com o auxílio especializado em questões contábeis, jurídicas e burocráticas
- Receber reduções nas taxas bancárias, visto que administradoras conseguem fazer acordos melhores com bancos
- Possível redução de despesas e diminuição do preço da taxa condominial.
Desvantagens da contratação da administradora de condomínio
Por outro lado, o síndico deve ter conhecimento sobre alguns pontos sobre o serviço da administradora de condomínio:
- Gasto mensal para o condomínio
- O síndico perde o controle total sobre as finanças e as contas bancárias do condomínio, principalmente quando se utiliza conta pool
- Como todos os processos são realizados pela empresa, a burocracia pode se tornar um empecilho no dia a dia do condomínio
- Nem sempre há transparência quanto às taxas cobradas pela administradora
- Condomínio pode sofrer com fraudes, desvios de dinheiro e outros tipos de irregularidades
- As ações são realizadas de forma manual, o que pode resultar em problemas e erros
Se contratar uma administradora não é prioridade para o condomínio que você gerencia, uma dica é fazer a autoadministração. Dessa maneira, o síndico e o conselho fiscal ficam responsáveis por realizar as funções de uma administradora de condomínio. Nessas situações, é essencial contar com aparelhos que facilitam o trabalho, como softwares de gestão condominial
por Denys Hupel | mar 6, 2019 | Legislação
Cuidar das obrigações fiscais do condomínio é uma das principais responsabilidades da administração condominial. Existe uma série de tributos e encargos que o síndico precisa ficar de olho. No meio de tantos tributos, há o DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais). Você sabe como funciona a DCTF para condomínios? Assim como os outros tributos, é importante que o síndico compreenda o papel dessa declaração e saiba o que deve fazer.
Nesta publicação, você vai aprender sobre os seguintes tópicos:
O que é a DCTF?
A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma obrigação fiscal que algumas pessoas jurídicas precisam obedecer. Conforme o nome explica, o encargo serve para declarar informações sobre vários outros tributos e contribuições.
No dia a dia, uma entidade precisa entregar diversas responsabilidades fiscais à Receita Federal. Com isso, o papel da DCTF é reunir todos esses dados em apenas uma entrega. Ou seja, a DCTF funciona mais ou menos como se fosse um grande pacote com informações sobre demais tributos.
Confira a lista das 12 contribuições e tributos declarados na DCTF:
- IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
- IOF (Imposto sobre Operações de Crédito, Câmbio e Seguros);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
- PIS/Pasep (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público);
- COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
- CPMF (Contribuição Provisória sobre a Movimentação Financeira);
- Cide-Combustível (Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico voltada para a venda de petróleo e derivados);
- Cide-Remessa (Contribuição de Intervenção no Domínio Econômico voltada para remessas ao exterior);
- CPSS (Contribuição do Plano de Seguridade Social do Servidor Público);
- CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).
A DCTF deve ser entregue durante todo o ano através da plataforma do eSocial. Isso tem de ser realizado até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao mês em questão. Por exemplo, a DCTF de maio deve ser entregue até o 15º dia útil de julho. No caso de atrasos, omissões ou falta na entrega da declaração, a pessoa jurídica fica sujeita a pagar multa.
Antigamente, a entrega do DCTF era realizada através do Programa Gerador da Declaração (PGD), através do programa Receitanet disponibilizado pelo site da Receita Federal. Mas a partir do mês de julho de 2018 é obrigatório para os condomínios estarem cadastrados no eSocial.
DCTF é obrigatória?
Antes de mais nada, vamos responder a dúvida de muita gente: condomínio entrega DCTF?
A entrega de DCTF não é obrigatória para condomínios. Em 11/12/2015, foi publicada a Instrução Normativa RFB nº 1.599, no qual determinou que condomínios estão dispensados da entrega da DCTF.
As principais alterações da IN são:
(…)
- Dispensa a entrega da DCTF pelas pessoas jurídicas que não tenham débito a declarar exceto da declaração referente ao mês de dezembro do ano-calendário, quando então deverá indicar os meses em que não teve débito a declarar. Essa dispensa visa reduzir o número de declarações a serem recepcionadas pelos sistemas da RFB, bem como adequar a exigência da entrega da DCTF, à efetiva ocorrência do fato gerador no período apurado.
A norma afetou todos os condomínios do país, visto que esse tipo de empreendimento não é considerado pessoa jurídica com débitos a declarar. Desta forma, o condomínio não é obrigado a apresentar a DCTF.
Lei de DCTF
No ano de 2017, ocorreram mudanças na lei de DCTF. Até então, era necessário que as pessoas jurídicas entregassem a declaração todos os meses. Com a Solução de Consulta nº 5008/2017 (DOU de 26/04), o envio mensal deixou de ser obrigatório. A partir desse momento, as entidades só devem apresentar a DCTF em meses em que há débitos a declarar.
Por exemplo, uma empresa não declarou nenhuma contribuição ou tributo nos meses de janeiro ou fevereiro. Logo, nesse período não será necessário realizar a DCTF. Entretanto, vamos supor que as declarações ocorram a partir do mês de maio.
Assim, a pessoa jurídica deverá entregar apenas a DCTF relativa ao mês de maio. Desta forma, essa medida facilitou a entrega de DCTF para microempresas e empresas de pequeno porte.
DCTF para condomínios
Conforme explicamos acima, condomínios não são obrigados a entregar a DCTF. Porém, caso o síndico tenha interesse em realizar essa etapa tributária, confira as informações a seguir:
- Dentre os tributos que fazem parte da DCTF, existem cinco que fazem parte dos encargos pagos por condomínios que contam com funcionários contratados. São eles: IRPJ, IRRF, CSLL, PIS e COFINS;
- A entrega do DCTF só deve ser feita nos meses em que o condomínio fez a declaração de alguma das contribuições citadas acima;
- Desde julho de 2018, a entrega do DCTF vem sendo feita através do eSocial. Para isso, é necessário possuir uma conta para o condomínio;
- O prazo final de entrega do DCTF é até o 15º dia útil do 2º mês seguinte ao mês da ocorrência de contribuições.
Como citado anteriormente, entregar o DCTF com erros ou omissões pode resultar em multas. Essa penalidade equivale a 2% do mês-calendário sobre os impostos pagos nas contribuições informadas na DCTF. Além disso, também é cobrado R$ 20 para cada grupo de dez informações erradas ou omitidas.
Isso significa que entregar a DCTF do condomínio com erros pode resultar em prejuízo para a gestão. Logo, não é recomendado realizar essa entrega uma vez que ela não é obrigatória.
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por Denys Hupel | fev 27, 2019 | Legislação
Fumar em condomínio pode ser um assunto polêmico entre os moradores de um prédio. Enquanto uns não se importam, outros se incomodam com o cheiro vindo da varanda do vizinho ou das bitucas deixadas nas áreas comuns. Em 2014, entrou em vigor a lei antifumo, que proíbe o fumo em áreas fechadas e parcialmente fechadas. Assim, essa nova lei passou a impactar os condomínios, especialmente nas áreas de uso comum.
Popularmente conhecida como “lei do cigarro“, a lei antifumo nº 12.546/2011 diz o seguinte o seu Art 2º:
“É proibido o uso de cigarros, charutos, cachimbos ou qualquer outro produto fumígeno, derivado ou não do tabaco, em recinto coletivo fechado, privado ou público. (…)
3º Considera-se recinto coletivo o local fechado, de acesso público, destinado a permanente utilização simultânea por várias pessoas.”
Você deve estar pensando: mas essas regras não eram válidas apenas em estabelecimentos comerciais? Antigamente, cada condomínio estabelecia as próprias normas para consumo de cigarros (charutos, narguilés, cachimbos e assemelhados) nas áreas comuns, sempre com base nas leis municipais. Porém, com a aprovação da lei federal em 2014, ficou definido que todas as áreas de uso comum estão livres do consumo de tabaco. Isso significa que não é permitido fumar em locais como salão de festas, garagem coberta, hall de entrada, entre outros ambientes condominiais.
Essa mudança provocou uma série de adaptações nos condomínios, que precisaram estabelecer novas regras e criar adendos tanto do regimento interno quanto da convenção. Por isso, vamos esclarecer algumas questões sobre o tema lei antifumo e condomínios.
Pode fumar em condomínio? Veja como a lei antifumo interfere na rotina
Mesmo que o regimento interno e a convenção do condomínio não tenham nenhuma regra estabelecida para o consumo de cigarro em áreas comuns, a lei antifumo se sobrepõe a elas e precisa ser cumprida. As regras valem tanto para moradores quanto para funcionários e o descumprimento delas é passível de punição.
A legislação determina que áreas fechadas e parcialmente fechadas devem ser 100% livres de fumo. No entanto, condomínios podem adicionar suas próprias regras acerca do tema. Por isso, é importante que o assunto seja discutido em assembleia para definir se áreas abertas (como piscina e playground) devem fazer parte ou não da lista dos locais onde fumar é proibido.
Por outro lado, espaços privados como apartamento, sacadas e áreas que sejam de uso exclusivo de um morador não fazem parte da regra antifumo, ou seja, por lei não há proibição de fumar dentro do apartamento ou unidade privada. Esse tópico é delicado, já que muitas das reclamações relacionados ao consumo do cigarro vem de moradores que fumam nas janelas ou na sacada. Outro motivo de tensão pode ser as bitucas de cigarro que são jogadas do apartamento nas áreas comuns dos prédios.
Em ambos os casos é preciso diálogo entre os moradores. Em caso de discordância, o síndico deve ser o mediador da situação. Para resolver o problema das bitucas, aconselha-se criar uma norma dentro do regimento condominial proibindo que seja jogado lixo no chão nas áreas de uso comum.
Como o síndico deve agir?
O papel do síndico é fundamental, já que é ele que irá apresentar o assunto nas reuniões e apontar a necessidade de ajustes na legislação condominial. Além disso, é dele a responsabilidade de informar os moradores da necessidade do cumprimento da lei, espalhando cartazes ou enviando circulares.
Em qualquer forma de comunicação escolhida, é preciso dar destaque aos locais onde é proibido e permitido fumar, além das possíveis punições que podem ocorrer.
É tarefa do síndico também informar aos funcionários sobre a existência da lei antifumo e como eles devem proceder caso um morador insista em fumar nas áreas proibidas. O síndico também precisa orientar os funcionários fumantes quanto as regras e estabelecer com eles quando e onde eles podem fumar.
Exemplo: o prédio possui sinalizações e informações sobre a lei antifumo, mas um morador é flagrado fumando nas áreas comuns do condomínio. Os funcionários devem ser orientados a abordar o morador e sinalizar as regras, orientar a apagar o cigarro. Caso a infração ocorra novamente, informar ao morador que haverá um registro do ocorrido que será encaminhado ao síndico.
O que acontece se a lei antifumo for desrespeitada?
A lei antifumo não prevê punição ao fumante que descumpre a regra, porém o estabelecimento pode ser multado em valores que variam de R$ 2 mil a R$ 1,5 milhão. Portanto, se há uma denúncia de um morador que fumou em locais de uso coletivo, é o condomínio quem será penalizado.
Caso isso ocorra, a multa é dividida entre todos os moradores. É possível responsabilizar o condômino que infringir a lei, porém é necessário que essa medida seja aprovada em assembleia. Por essa razão, é importante estabelecer na convenção, bem como no regimento interno quem deve ser responsabilizado nessas situações.
por Denys Hupel | fev 25, 2019 | Síndicos
Apesar de cada vez mais pessoas morarem em condomínios, ainda existem muitas dúvidas sobre como funciona a gestão do síndico. Seja pela falta de regulamentação ou pela carência de conhecimento em legislação, nem sempre as atribuições do síndico ficam claras para quem está assumindo o cargo.
Pensando nisso, resolvemos elaborar esta publicação para explicar como é feita a gestão do síndico, quais são os seus benefícios e riscos, além de explicar como funciona a reeleição e remuneração de síndico. Acompanhe este artigo para aprender sobre todas estas questões e muito mais!
Aqui você vai aprender sobre:
Gestão do síndico: como fazer?
Rolou a eleição do condomínio e você foi eleito o novo síndico. E agora? Quando se assume o papel de síndico do condomínio, é necessário estar preparado para lidar com uma série de detalhes e atividades que precisam ser realizadas com excelência.
Para início de conversa, é importante ressaltar qual o papel do síndico e o que este profissional faz. Em resumo, o síndico é o responsável pela administração do condomínio, seja ele residencial, comercial ou misto. É dever dele manter a saúde financeira e contábil do condomínio, bem como garantir a harmonia da vida em comunidade.
Conforme estabelece o Art. 1348 do Código Civil, o síndico é o responsável legal pelo condomínio e possui uma série de atribuições, como:
- Convocar reuniões de assembleia;
- Representar o condomínio ativa e passivamente;
- Agir como porta-voz dos interesses dos condôminos;
- Cumprir e fazer cumprir as normas internas do condomínio e as deliberações da assembleia;
- Garantir a conservação e a segurança das áreas comuns;
- Elaborar a prestação de contas do condomínio e o orçamento da receita e despesa relativa a cada ano;
- Realizar o seguro da edificação;
- Notificar os condôminos sobre a existência de processos judiciais ou administrativos de interesse do condomínio.
Todas essas funções estão listadas Lei 10406/02, no Capítulo Do Condomínio Edilício. Por conter todas as normas relacionadas à atuação do síndico, esta parte do Código Civil pode ser considerada uma espécie de Lei do Síndico.
Agora que você já compreende o básico sobre as atribuições do síndico, vamos abordar alguns temas que causam dúvidas frequentes quando o assunto é gestão do síndico.
Remuneração de síndico
A legislação brasileira não determina a exigência do pagamento de salário ou ajuda de custo ao síndico. Nesse sentido, o que determina se o síndico recebe ou não algum tipo de remuneração ou recompensa é a convenção do condomínio.
Síndico tem PIS e demais benefícios?
Mesmo que o síndico receba remuneração, ele não é considerado um funcionário do condomínio e, portanto, não recebe os benefícios resguardados aos trabalhadores com carteira assinada. Logo, o síndico não tem direito a PIS.
Riscos que o síndico corre durante a gestão
Ao mesmo tempo em que o Art. 1348 determina que o síndico é o responsável legal pelo condomínio, a legislação também deixa claro que o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente por erros e crimes cometidos durante a sua gestão.
Os processos mais comuns contra síndicos são por casos de:
- Crimes contra a honra (calúnia, difamação, injúria);
- Prejuízo aos condôminos ou a terceiros;
- Apropriação indébita de fundos do condomínio;
- Apropriação indébita de verbas previdenciárias dos funcionários;
- Exposição de condôminos inadimplentes (danos morais);
- Realização de obras sem a devida autorização da assembleia, quando necessária;
- Acidentes com funcionários em horário de trabalho;
- Negligência na manutenção do condomínio e de equipamentos;
- Omissão de informações;
- Ausência de fiscalização do trabalho realizado por administradoras condominiais.
Saiba mais:
Processo contra o síndico: ações mais comuns e direitos do gestor
Salário de síndico? Lei, tributação e obrigações do condomínio
Plano de gestão síndico
No início, a gestão do síndico pode parecer confusa, especialmente para quem está começando a carreira agora. Mas não se preocupe! É normal se sentir assim no começo, ainda mais quando não há uma organização.
Para resolver esse problema, uma ótima saída é montar um plano de gestão. Esse documento auxilia no planejamento das tarefas que envolvem o trabalho do síndico e facilita a visualização das demandas que são prioridades no dia a dia.
Para isto, você pode utilizar uma Planilha de Controle do Condomínio com todas as atividades que você não pode esquecer. Ao montar o seu plano de gestão do síndico, divida-o em três categorias: gestão administrativa, gestão financeira e gestão de infraestrutura.
Gestão administrativa
Neste item, deve-se listar todas as atividades administrativas que o síndico tem de realizar. Alguns exemplos são:
- Organizar e realizar as reuniões de assembleia;
- Coordenar o trabalho dos funcionários do condomínio;
- Resguardar as normas da convenção e do regimento interno;
- Aplicar advertências e multas;
- Manter os condôminos informados sobre o andamento dos processos judiciais existentes;
- Organizar os documentos do condomínio e a pasta de prestação de contas;
- Garantir que o condomínio esteja com seguro e AVCB em dia.
Gestão financeira
No quesito gestão financeira, o síndico deve anotar todas as demandas financeiras do empreendimento, desde conferência de extratos bancários até a contabilidade do condomínio.
Além disso, fazem parte da gestão financeira:
Gestão de infraestrutura
Parte importantíssima do trabalho do síndico, a gestão de infraestrutura do condomínio deve estar dentro do planejamento da sua gestão. Somente assim é possível saber quais são as obras e reformas que ficaram pendentes durante a gestão do síndico anterior e providenciar verba suficiente para bancá-las.
Para não se esquecer de nenhuma manutenção importante, confira os seguintes artigos:
Papel da administradora durante a gestão do síndico
Mais do que uma prestadora de serviços, a administradora deve exercer o papel de aliada do síndico. Em outras palavras, pode-se dizer que a relação entre a administradora e o síndico se resume em parceria, visto que ambos trabalham em conjunto pelo bom funcionamento do condomínio.
Quando o condomínio conta com os serviços de uma administradora, a gestão do síndico passa a ter caráter de gerenciamento e fiscalização. Ou seja, o síndico se torna o responsável por repassar as demandas dos moradores para a empresa e também fiscalizar se a administração condominial está sendo feita corretamente.
Por causa disso, é necessário que exista confiança entre as duas partes, especialmente porque o síndico sempre será o responsável legal pelo condomínio. Logo, uma falha ou fraude realizada pela empresa durante a gestão condominial pode gerar graves problemas para o síndico.
Saiba mais:
Responsabilidade síndico e administradora: entenda as diferenças
Administradora de condomínios: informações que todo o síndico deve saber
Funções de uma administradora de condomínio: veja as principais atribuições
Gestão do síndico: o que o síndico não pode fazer
Muitas vezes ficamos sabendo sobre algum síndico que se acha o “dono do condomínio” ou ouvimos reclamações de moradores que insistem que o síndico está pegando no pé deles. Para evitar esse tipo de queixa, é imprescindível que se entenda o que o síndico não pode fazer de maneira nenhuma durante a sua gestão.
Para simplificar, preparamos uma lista com todas as coisas que o síndico não pode fazer. Confira:
-
- Desobedecer às regras do condomínio: é obrigação do síndico respeitar as diretrizes da convenção e do regimento interno do condomínio, bem como fiscalizar se os moradores também estão seguindo-as.
- Invadir a privacidade dos moradores: o síndico não pode entrar em uma unidade ou abrir correspondências sem a permissão do condômino. Esta prática é considerada ilegal e pode trazer sérios problemas ao gestor. Se houver uma emergência como vazamento de gás ou água, é recomendável entrar em contato com um advogado ou especialista antes de fazer qualquer coisa.
- Proibir a entrada de visitantes: se a visita foi autorizada por um morador, o síndico não possui o direito de proibir a entrada de alguém no condomínio. Essa medida só é legal quando a convenção garante este direito ao síndico.
- Não prestar contas aos condôminos: o Código Civil determina que o síndico deve realizar a prestação de contas ao menos uma vez a cada doze meses e sempre quando exigido.
- Multar sem provas: todas as multas dadas pelo síndico precisam ser munidas de provas que comprovem a infração, além de serem aplicadas conforme o indicado pela convenção do condomínio.
- Não respeitar o quórum das votações em assembleia: além de antiético, esta prática pode levar à impugnação de uma reunião de condomínio.
- Ser parcial na mediação de conflitos: o síndico não deve tomar lados ao lidar com conflitos entre vizinhos.
- Expor inadimplentes: o condomínio não pode divulgar os nomes nem expor os moradores devedores.
- Ignorar solicitações: é tarefa do síndico ouvir as perguntas e pedidos dos moradores e funcionários e buscar resolver os problemas que fazem parte de sua alçada.
- Contratar obras voluptuárias sem aval da assembleia: é proibida a realização de reformas no condomínio que tem como foco a estética ou lazer sem a aprovação aprovadas por dois terços dos condôminos.
- Não entregar documentos ao final da gestão: ao final da gestão do síndico, é seu dever entregar ao síndico eleito todos os documentos referentes ao condomínio.
- Não comunicar sobre ações judiciais contra o condomínio: conforme o Código Civil, o síndico tem de notificar os condôminos sobre problemas judiciais que envolvam o condomínio.
- Não realizar a contratação do seguro condominial: é obrigação do síndico contratar um seguro para o condomínio.
Se você é condômino ou morador e não sabe onde reclamar do síndico do seu condomínio, entre em contato com o conselho condominial ou com a empresa administradora. Dependendo do caso, é possível entrar com um processo na justiça ou até mesmo criar um abaixo-assinado para a destituição do síndico. Porém, recomendamos que a sua primeira opção sempre deve ser uma conversa amigável com o síndico para explicar quais são os problemas que você está percebendo na gestão dele.
Saiba mais:
Guia do Síndico: o que o síndico faz e o que não pode fazer?
Responsabilidades do síndico: conheça todas as funções e obrigações
Reeleição e prazo da gestão do síndico
Quantas vezes o síndico pode ser reeleito?
De acordo com o Art. 1347, a gestão do síndico não pode ultrapassar o período de dois anos. No entanto, o gestor, seja ele morador ou síndico profissional, tem o direito de se candidatar novamente desde que a convenção do condomínio autorize. A eleição do síndico deve ser resguardada pelas regras estabelecidas pelo Código Civil e pelas normas internas do condomínio.
Para se reeleger síndico do condomínio, é necessário convocar uma reunião de assembleia específica para a eleição e receber os votos da maioria dos condôminos presentes.
Saiba mais:
Destituição de Síndico: como pode ser feita
Inquilino pode ser síndico? Saiba de uma vez por todas como isso funciona
2 curiosidades sobre o papel do síndico
Para fechar com chave de ouro esse super guia sobre gestão do síndico, separamos 2 curiosidades muito comuns sobre o papel do síndico:
O que é preciso para ser síndico?
Não existem características obrigatórias para tornar-se síndico. Contudo, para ser um bom síndico é necessário conhecer sobre a legislação, ter um conhecimento profundo sobre o condomínio e todas suas instalações, noções de finanças e bons antecedentes.
Qual o papel de um síndico de condomínio?
De acordo com o Código Civil, Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembléia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
Enfim, aprender a atuar como síndico é algo que leva tempo e prática. Problemas podem aparecer ao longo da sua gestão, mas você pode ter certeza de que a trajetória será muito vantajosa.
por Denys Hupel | fev 20, 2019 | Síndicos
Quando se fala em gestão condominial, é bem normal que surjam algumas dúvidas sobre quais são as funções do síndico e da administradora. Além disso, é natural que muitos síndicos de primeira viagem tenham dificuldade em visualizar todo o escopo do que envolve o trabalho como gestor de condomínio ou como montar um plano de gestão condominial adequado.
Pensando nisto, preparamos este artigo sobre gestão condominial com as questões mais frequentes sobre o assunto. Se quiser, você pode utilizar este conteúdo como uma introdução à sua experiência na área, antes de fazer o nosso curso de gestão condominial, combinado? Pois vamos lá!
Você vai aprender sobre:
Mas, como fazer gestão condominial?
Que atire a primeira pedra o síndico que nunca se perguntou: como fazer a gestão do condomínio? De fato a gestão condominial é um assunto repleto de detalhes, portanto é comum que apareçam algumas dúvidas durante o processo. Vamos começar falando sobre os tipos de gestão condominial utilizados no país:
Tipos de gestão condominial
Para início de conversa, precisamos compreender quais são os tipos de gestão de condomínio que existem e quais são as particularidades de cada um.
Autogestão de condomínio: quando a administração do condomínio é realizada pelo síndico. Nesta situação, o gestor realiza todas as tarefas sozinho, desde as operacionais e burocráticas até as trabalhistas, contábeis, etc.
Autogestão assistida: neste tipo de gestão condominial ainda é o síndico quem realiza todas as tarefas da administração do condomínio, mas desta vez ele conta com uma equipe que lhe dá suporte. Essa ajuda pode vir do conselho fiscal ou de profissionais de diversas áreas que auxiliam em questões pontuais da vida administrativa.
Co-gestão de condomínio: diferente da autogestão assistida, a co-gestão é caracterizada por um serviço fixo prestado por uma empresa ao condomínio. Nesse caso, ainda é o síndico quem cuida da administração condominial, mas certas questões burocráticas são gerenciadas exclusivamente por uma prestadora de serviços, geralmente uma administradora ou escritório de contabilidade.
Gestão terceirizada para condomínio: como o próprio nome já diz, a gestão terceirizada para condomínio acontece quando o síndico e os conselheiros optam por eleger uma terceira pessoa (jurídica ou física) para realizar a administração condominial. As opções mais comuns são contratar um síndico profissional, uma administradora de condomínios ou um administrador de condomínios.
Gestão com empresa administradora: neste tipo de gestão condominial, toda a administração do empreendimento é repassada para uma boa administradora de condomínio. É a prestadora de serviços que, nesse caso, arca com todas as tarefas administrativas, desde a contabilidade, manutenção, recursos humanos, cobrança das taxas de condomínio, fiscalização da inadimplência e muito mais.
Gestão de condomínios corporativos
Para realizar uma máxima gestão condominial de condomínios corporativos é preciso prestar atenção em alguns pontos, como:
Segurança: por ser um ambiente com mais circulação de pessoas e com muitos recursos tecnológicos e monetários, é fundamental possuir um sistema de vigilância eficiente e funcionários capacitados.
Limpeza: a alta quantidade de visitantes diários também pede uma atenção maior à higienização do local. Use planilhas de limpeza de condomínio para garantir a eficiência.
Automatização de condomínio: aproveite para facilitar o seu trabalho e o dia a dia do condomínio ao utilizar portarias remotas, catracas eletrônicas ou sistemas de gestão condominial.
Gestão de condomínios residenciais
Condomínios residenciais possuem uma rotina totalmente diferente dos condomínios corporativos. Logo, o síndico deve dar maior importância às seguintes demandas:
Bem-estar dos moradores: por ser um ambiente residencial, o gestor do condomínio precisa contribuir para manter a harmonia entre os moradores. Para isso, garanta o cumprimento das regras do regimento interno.
Apaziguar brigas: uma parte essencial na gestão condominial é a mediação de conflitos. O gestor precisa trabalhar na solução dos problemas entre moradores, sempre com profissionalismo e idoneidade.
Obras: faz parte da gestão de condomínios residenciais autorizar e fiscalizar as reformas realizadas dentro das unidades individuais. Para isso, os moradores precisam notificar o síndico de antemão sobre a obra que gostariam de fazer dentro do apartamento ou casa. Afinal, uma reforma malfeita (ou feita em horário impróprio) pode atrapalhar a vida de todos os moradores.
Gerenciamento das áreas comuns: motivo de muita discórdia em condomínios residenciais, a supervisão e manutenção de locais como playground, piscinas, salão de festas, quadras esportivas é extremamente importante.
Gestão condominial: funções da administradora de condomínio
É inevitável falar sobre gestão condominial sem abordar o tema “administradora de condomínio”. Muito populares entre síndicos e condomínios Brasil afora, este tipo de empresa oferece o serviço de cuidar da administração condominial, muitas vezes substituindo o papel do próprio síndico.
Apesar de ser uma prática muito difundida, ainda existe muita gente que não entende quais são as funções exercidas por uma administradora condominial. Ter esse tipo de conhecimento é fundamental para que você entenda quais são as atribuições da administradora e, assim, evitar cair em furadas ou fraudes.
Resumidamente, as funções das administradoras de condomínio se dividem em: gestão administrativa, gestão de Recursos Humanos (RH), gestão financeira, assessoria jurídica e gestão operacional. A seguir, entenda cada um destes tópicos:
Gestão administrativa
No quesito gestão administrativa, as principais incumbências das administradoras são:
- Realizar todos os trâmites do pagamento da taxa de condomínio;
- Organizar os documentos do empreendimento;
- Cumprir as obrigações fiscais do condomínio;
- Organizar a pasta de prestação de contas.
Gestão de RH
A gestão de recursos humanos realizada pelas administradoras de condomínio normalmente envolve as seguintes funções:
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
- Fazer o pagamento dos encargos previdenciários;
- Montar, armazenar e organizar os contratos de trabalho;
- Também é possível que a administradora seja responsável pela seleção, contratação e treinamento dos funcionários do condomínio.
Gestão financeira
Na área da gestão financeira, é recorrente que as administradoras de condomínio ofereçam os serviços de:
Assessoria jurídica
Parte essencial da gestão condominial realizada pelas administradoras consiste em fornecer suporte jurídico ao síndico e ao condomínio em casos de processos judiciais ou cobranças por inadimplência.
Gestão operacional
Apesar de não ser obrigatório, muitas administradoras oferecem pacotes que incluem a gestão operacional do condomínio. Isso significa que a prestadora de serviço irá cuidar das tarefas rotineiras da administração do condomínio, como:
Gestão condominial: funções do síndico
Agora que você já sabe quais são as funções mais comuns exercidas pelas administradoras de condomínio, provavelmente deve estar se questionando: “Tá… Mas e o síndico?”
O papel do síndico é essencial para o empreendimento, independentemente do tipo de gestão condominial escolhida. Ainda que o condomínio conte com os serviços de uma administradora, administrador autônomo, escritório de contabilidade ou demais profissionais, ainda é o síndico quem deve fiscalizar o trabalho desse pessoal todo. De acordo com a lei, é obrigação do síndico supervisionar o que acontece com a administração do condomínio como um todo.
É fundamental ressaltar que o síndico é o profissional mais importante em todo o condomínio. Além disso, o gestor também possui responsabilidade civil e criminal sobre o condomínio. Isso significa que ele atua como porta-voz dos interesses dos condôminos e também pode responder judicialmente por problemas durante a sua gestão.
Dito isto, vamos explicar qual a função do síndico na gestão administrativa, gestão financeira e gestão de infraestrutura do condomínio.
Gestão administrativa
Toda a administração do condomínio é de responsabilidade do síndico. Algumas funções exercidas por ele são:
Agora, se o condomínio possui contrato com uma administradora, é função do síndico fiscalizar o trabalho feito pela prestadora de serviço.
Gestão financeira
Já na gestão financeira, é função do síndico:
- Elaborar previsão orçamentária anual;
- Realizar a prestação de contas obrigatória – anualmente e quando exigida;
- Fiscalizar o pagamento das taxas condominiais, buscando evitar a inadimplência;
- Manter o arquivo e as contas do condomínio organizadas;
- Trabalhar em conjunto com o conselho fiscal do condomínio;
- Guardar todas as contas pagas e notas fiscais.
Se o condomínio contar com uma administradora ou semelhante, é obrigação do síndico analisar todas as movimentações nas contas do condomínio e exigir relatórios e extratos.
Gestão de infraestrutura
Quando o tema é obras e reformas no condomínio, existem uma série de funções que o síndico deve exercer. Essas questões podem ser resumidas em:
- Obedecer às regras e quóruns estabelecidos pelo Código Civil a respeito de obras e manutenções no condomínio;
- Respeitar as deliberações tomadas em assembleia;
- Exigir que os moradores entreguem os documentos exigidos pela NBR 16280;
- Pedir o orçamento de ao menos 3 empresas antes de fechar negócio;
- Conferir se a empresa contratada possui seguro de vida e contra acidentes para os funcionários;
- Controlar o acesso dos prestadores de serviço ao condomínio.
Importância das assembleias na gestão condominial
Para finalizar, vamos abordar a importância das reuniões de assembleia na gestão condominial. Apesar de serem consideradas como uma fonte de dor de cabeça para muitos síndicos, as reuniões de condomínio são momentos essenciais para o convívio, a administração e a comunicação entre moradores, condôminos e gestor.
Além disso, a realização de reuniões de assembleias é obrigatória, conforme explica o Art. 1.350 do capítulo Do Condomínio Edilício do Novo Código Civil. A própria legislação divide as assembleias em duas categorias: ordinárias e extraordinárias.
Assembleia Ordinária
Também conhecida como Assembleia Geral Ordinária (AGO) ocorre obrigatoriamente uma vez por ano e é focada na prestação de contas. Nela, são aprovadas as despesas dos últimos 12 meses e é apresentada uma previsão orçamentária para o próximo ano. É normal que os condomínios realizem esta assembleia no final ou início do ano, bem como aproveitem o momento para realizar a eleição de síndico, subsíndico e conselho fiscal.
Assembleia Extraordinária
A Assembleia Geral Extraordinária (AGE) são as reuniões de condomínio que acontecem ao longo do ano para discutir assuntos gerais que não foram contemplados na AGO. Elas também são utilizadas para aprovar despesas emergenciais ou realizar alterações no regulamento interno do condomínio.
Pronto! Agora você sabe tudo sobre gestão condominial! Administrar um condomínio não é nenhum bicho de sete cabeças quando se tem todas as informações necessárias.
por Denys Hupel | fev 5, 2019 | Síndicos
Contratar os serviços de uma administradora não é uma realidade viável para todos os condomínios. Seja por causa de falta de verba ou até mesmo receio de envolver uma empresa terceirizada na administração do empreendimento, muitos síndicos optam pela autogestão condominial. Você sabe como funciona a prática de auto administração do condomínio? Aproveite esta publicação para se atualizar sobre o assunto!
O que é autogestão condominial?
Autogestão condominial é quando toda a administração do condomínio é realizada pelo próprio síndico. Nesses casos, o gestor não conta com a ajuda de ninguém além dos integrantes do conselho fiscal do condomínio, muito menos de uma empresa administradora condominial.
Isso significa que toda a parte de prestação de contas, emissão de boletos, cumprimento das obrigações fiscais, folha de pagamento dos funcionários e todas as demais questões administrativas do condomínio são gerenciadas pelo síndico e pelo corpo diretivo.
Por outro lado, também existe a opção da autogestão assistida. Em resumo, esse tipo de administração condominial ainda tem o síndico como principal encarregado, mas ele conta com o auxílio de profissionais especializados da área. Um exemplo de autogestão assistida é quando o síndico contrata os serviços de um contador autônomo para revisar a contabilidade do condomínio.
Diferença entre autogestão condominial e administradora de condomínio
Em síntese, pode-se dizer que a autogestão condominial é o oposto a possuir um contrato com uma administradora de condomínio. Afinal, a principal função de uma empresa de administração condominial é auxiliar ou então assumir essa responsabilidade pelo síndico. Enquanto que a autogestão significa que é o síndico quem deverá realizar todas as atividades burocráticas do condomínio.
Conforme o novo Código Civil brasileiro, ambas as opções são válidas. O Art. 1.348 determina que o síndico pode transferir as funções administrativas do condomínio para outra pessoa de forma total ou parcial. Isso é válido desde que a convenção não possua nenhuma cláusula contra a medida e pode ser aprovado em assembleia, para garantir transparência.
Logo, optar entre a autogestão ou a contratação de uma administradora é uma medida que deve ser tomada pelo síndico em conjunto com a assembleia geral, sempre levando em consideração as particularidades do condomínio.
Autogestão condominial: riscos e benefícios
Optar pelo serviço de uma administradora ou pela autogestão é uma questão bastante polêmica dentro do setor condominial e do direito imobiliário. Para que você possa tomar a sua própria decisão, é importante conhecer os dois lados da moeda. Assim, conheça os riscos e os benefícios de aderir à autogestão condominial:
Riscos da autogestão condominial
- Lidar com administração condominial pode ser perigoso, especialmente quando o síndico não possui conhecimentos na área;
- Erros cometidos podem resultar em prejuízos financeiros, judiciais e contábeis para o condomínio;
- Síndico pode ficar sobrecarregado e não ter tempo para lidar com outras demandas, como atender os moradores;
- A inadimplência pode fugir do controle;
- O condomínio pode passar a pagar taxas bancárias mais caras, visto que administradoras geralmente conseguem melhores acordos com bancos.
Benefícios da autogestão condominial
- Menos gastos mensais para o condomínio;
- Menor o risco de sofrer com fraudes por parte das administradoras;
- Síndico tem total controle sobre a conta bancária do condomínio (ao contrário do que ocorre quando se usa contas pool, algo recorrente por administradoras);
- É possível contratar profissionais autônomos para dar suporte em questões que o síndico não tem conhecimento suficiente;
- O condomínio possui mais autonomia e transparência em relação a parte de finanças e contabilidade.
No geral, o sistema de autogestão acaba sendo mais vantajoso para condomínios pequenos, com poucas unidades. Nesses casos, contratar uma administradora resulta em um fardo financeiro para os condôminos, que acabam tendo de pagar uma taxa condominial mais cara.
Saiba mais:
Como administrar um condomínio: guia completo
Responsabilidade síndico e administradora: entenda as diferenças
Tipos de gestão condominial
Para finalizar, vamos dar uma breve descrição sobre quais são os tipos de administração de condomínio existentes. Essa questão é importante, pois apenas assim o síndico poderá compreender qual a melhor opção para o condomínio que gerencia. Preparado? Então vamos lá.
Autogestão de condomínio
Como explicamos anteriormente, na autogestão a administração é realizada pelo síndico. Por sua vez, o profissional pode optar por realizar todas as tarefas sozinho, com o auxílio do conselho fiscal ou então com o suporte de profissionais de diferentes áreas. Esta última prática também é conhecida como autogestão assistida.
Co-gestão de condomínio
A co-gestão é quando a administração é realizada pelo síndico, mas parte das questões burocráticas são feitas por uma administradora ou empresa de contabilidade. Ou seja, questões como folha de pagamento, emissão de boletos, pagamento de encargos são feitas pela empresa, enquanto que todo o resto é feito internamente pelo síndico e conselheiros. Essa prática permite que a taxa da administradora seja mais barata do que no caso de uma gestão completa.
Apesar de semelhantes, a co-gestão se diferencia da autogestão assistida. Na co-gestão, o condomínio tem um vínculo permanente com uma empresa por um período estipulado por contrato. Já a autogestão assistida representa um suporte externo dado por uma empresa ou profissional autônomo, com um intuito voltado para a fiscalização e não a execução.
Gestão terceirizada para condomínio
A gestão terceirizada para condomínio ocorre quando é contratado o serviço integral de uma empresa para realizar a administração do condomínio. As duas opções mais comuns são: contratar uma empresa administradora de condomínios, os serviços de um administrador autônomo de condomínio ou um síndico profissional.
Gestão com empresa administradora
Na gestão de condomínio com administradora, a empresa se torna a encarregada por todas as tarefas administrativas do condomínio. É a prestadora de serviços que deverá cumprir todos os prazos, controlar as questões tributárias, cobrar as taxas de condomínio, gerenciar os funcionários, cuidar de toda a documentação do empreendimento, etc. Além disso, é obrigação da administradora cumprir as regras da legislação interna condominial.
Nesse caso, o papel do síndico é fiscalizar as atividades da administradora, bem como cuidar das outras demandas do condomínio.
Síndico profissional para gestão de condomínio
Uma novidade que vem ganhando força nos últimos anos é a contratação de um síndico profissional para gerenciar condomínios, tanto residenciais quanto comerciais. O síndico profissional é um gestor que não possui vínculos com o condomínio, ajudando condomínios que preferem contratar uma mão de obra especializada ao invés de depender de moradores incapacitados. Desse modo, a gestão administrativa do condomínio pode ficar a cargo de um síndico profissional qualificado.
Está pensando em aderir à autogestão condominial? Conheça o TownSq, software para síndico profissional que vai facilitar a sua vida.
por Aline Oelrich | jan 31, 2019 | Legislação
A portaria de condomínio é a porta de entrada por onde transitam tanto moradores quanto visitantes e prestadores de serviço. Exatamente por isso, esse local deve receber atenção redobrada. Um personagem essencial nesse ambiente é o porteiro, grande responsável pela segurança e ordem da portaria de condomínio.
A sua posição na portaria faz do porteiro o principal alvo caso haja alguma tentativa de assalto ao condomínio. Por causa disso, é essencial que esse profissional esteja preparado para agir em casos de perigo, seguindo os deveres atribuídos ao seu cargo.
Nesta publicação, vamos falar sobre quais são os deveres do porteiro e quais são as funções deste cargo dentro do condomínio. Confira:
As funções do porteiro
As atividades do porteiro dentro do condomínio dividem-se em três principais focos: correspondência, autorização de entrada/saída e ordem do local. A seguir, vamos explicar cada ponto detalhadamente:
Correspondência
Tanto as correspondências convencionais, quanto pacotes e demais entregas, chegarão na portaria de condomínio. E o porteiro deve estar a postos para receber e distribuí-las.
É recomendável evitar ao máximo a entrada de estranhos no condomínio. Portanto, no caso de entregas, o porteiro deve entrar em contato com o morador e solicitar que venha buscar a encomenda direto na portaria. Desta forma, evita-se que um estranho tenha acesso ao interior do condomínio, garantindo a segurança de todos.
Autorização de entrada/saída
É função do porteiro permitir a entrada e saída de pessoas que não moram ou trabalham no condomínio. Sempre que houver uma visita ou presença de um prestador de serviço, deve-se pedir a identificação do indivíduo antes de permitir a sua entrada no condomínio. E, apenas após a confirmação por parte do morador e devida identificação, poderá ser liberada a entrada da pessoa ao condomínio.
Mesmo que o indivíduo visite o local com frequência, é dever do porteiro fazer a conferência todas as vezes. É importante flexibilizar o mínimo possível e sempre confirmar se há realmente à espera por parte do morador.
Ordem do local
Faz parte das atribuições do porteiro manter a ordem na portaria. O funcionário deve permanecer na portaria de condomínio o máximo de tempo possível, mantendo-se alerta ao que ocorre no entorno do empreendimento.
O porteiro também pode ser escalado para notificar os moradores sobre qualquer anormalidade dentro do condomínio, como um corte na tubulação de água ou interrupção do funcionamento dos elevadores.
É fundamental que o síndico e os moradores tenham consciência de nunca desvirtuar o porteiro de sua função na portaria. Ajudar com as compras ou manobrar um carro na garagem não fazem parte das funções do profissional e ainda prejudicam a segurança do condomínio.
por Denys Hupel | jan 28, 2019 | Legislação
As associações de moradores exercem um papel extremamente importante dentro da esfera política e social das cidades brasileiras. Além de ser uma forma de unir forças para reivindicar direitos, essas iniciativas também podem contribuir para tornar a vida em comunidade ainda mais prazerosa.
Preparamos este artigo para que você compreenda qual a função das associações de moradores, quais são as obrigações destas organizações e também tirar as dúvidas sobre o tema:
Qual a função da associação de moradores?
Basicamente, uma associação de moradores é uma iniciativa em que um grupo de pessoas que moram em um mesmo local se reúne para criar regras e combinar estratégias de como melhorar o bem estar na comunidade. Existem associações de bairros ou ruas, bem como associações dos moradores de condomínios fechados. Cada uma dessas organizações apresenta características específicas.
Uma associação de bairro busca solucionar problemas e gerenciar o dia a dia no local. Em geral, esse tipo de grupo trabalha em conjunto com as autoridades locais para melhorar as condições de vida na região. Auxiliam resolvendo questões como: falta de policiamento, iluminação precária, ruas sem asfaltamento ou até mesmo a criação de uma escola, creche ou posto de saúde no bairro.
Já uma associação de moradores de um condomínio fechado exerce um papel diferente na comunidade. O grupo legisla e aprimora a vida dos moradores daquele ambiente privado, trabalhando em conjunto com o síndico. Cada associado pode contribuir com uma taxa mensal extra que é utilizada para contratar serviços de manutenção como: portaria, segurança, limpeza, jardinagem e também para realizar reparos no empreendimento.
Além de buscar melhorar a infraestrutura da região, associações de grupos de moradores também podem buscar promover a interação entre vizinhos. Como por exemplo, organizar atividades de lazer, eventos culturais ou festas para a comunidade. Essas iniciativas são importantes porque estimulam a convivência entre a vizinhança, além de incentivar o consumo do comércio da região.
Associação de comunidades: direitos e deveres
Para que seja reconhecida legalmente, uma associação de moradores deve seguir as regras estabelecidas pelo Código Civil – Capítulo II, artigos 53 ao 61. Para isso, a iniciativa precisa cumprir os seguintes deveres:
- Criar um estatuto;
- Eleger uma diretoria;
- Ter registro em cartório;
- Possuir registro público como pessoa jurídica;
- Tomar decisões apenas em assembleias.
Todas as decisões tomadas por uma associação de moradores devem ser feitas em conjunto, em reuniões de assembleia. Esses encontros devem ocorrer periodicamente e podem ser frequentados por todos moradores do local. Apesar de serem muito parecidas com assembleia de condomínio, reuniões de associações de moradores seguem regras próprias, de acordo com as definições do estatuto.
Uma pergunta recorrente sobre esse assunto é: associação de moradores recebe verba? A legislação determina que esse tipo de organização precisa ter cunho social, portanto não pode ter fins lucrativos. Sendo assim, associações de moradores só podem receber verbas desde que o dinheiro seja oferecido de forma voluntária.
Ou seja, nenhum morador ou associado é obrigado a contribuir e pagar taxas. Do mesmo modo, todo o dinheiro arrecadado deve ser utilizado exclusivamente para melhorar a vida e a infraestrutura do ambiente, além de cobrir gastos gerados pelo trabalho em prol dos objetivos do grupo de moradores.
Também é importante destacar que ninguém pode ser obrigado a se associar ou permanecer associado à uma associação de moradores, seja de bairro ou de condomínio. Assim como cada indivíduo tem o direito de optar por doar ou não dinheiro, a pessoa também pode optar ou não se envolver com a iniciativa.
Apenas quando a organização estiver com tudo de acordo com as regras, ela poderá fazer solicitações aos órgãos públicos e empresas privadas em nome dos moradores do local.
Qual o papel do presidente de uma associação de moradores?
Existe muita dúvida acerca da função do presidente de uma associação. Portanto, preparamos uma lista com as obrigações de quem exerce o cargo:
- Cumprir e fazer cumprir o estatuto;
- Planejar ações e atividades para melhorar a vida no bairro ou condomínio;
- Ser o intermediador entre a comunidade e os órgãos públicos;
- Indicar à prefeitura quais são as obras prioritárias que devem ser feitas na região;
- Cobrar ações de órgãos municipais, como recolhimento de lixo, asfaltamento das vias, segurança da região, melhorias no transporte público, etc.;
- Incentivar a comunidade a participar das assembleias, das atividades de lazer e a se envolverem com a associação;
- Administrar os recursos financeiros da associação.
Como citamos anteriormente, a verba arrecadada por uma associação de moradores deve ser adquirida através de doações totalmente voluntárias e só pode ser utilizada para fins não econômicos. Mas, o trabalho do presidente de associação de moradores pode ser remunerado? A resposta é não. O cargo de presidente e de diretoria de uma associação de moradores deve ser exercido de forma voluntária.
Mora em condomínio e tem interesse em melhorar a vida no local? Confira o nosso e-book sobre como ter uma gestão de condomínio de sucesso!
por Denys Hupel | jan 24, 2019 | Financeiro
Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:
- Agilidade na emissão dos boletos;
- Proteção contra fraudes;
- Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
- Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
- Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
- Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.
O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?
O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.
Como operacionalizar tudo isso?
Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.
Como é o controle de pagamento?
Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.
Como os clientes recebem os boletos?
Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.
Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.
por Aline Oelrich | jan 23, 2019 | Financeiro
Manter a contabilidade de condomínio em dia é uma das questões fundamentais na administração condominial. Por ser um assunto um tanto quanto complexo, com diversos princípios contábeis aplicados, muitos síndicos não sabem muito bem como proceder nessa área.
Pensando nisso, preparamos esse artigo sobre contabilidade para condomínios (atualizado em 2019). Você aprenderá sobre como manter a contabilidade do condomínio organizada e quem é o responsável por essa atividade. Vamos lá?
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Uma dúvida recorrente sobre esse tema é: quem é o responsável pela contabilidade do condomínio? O Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro determina que:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
Logo, a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de ninguém menos do que do próprio síndico. Mesmo que seja contratado o serviço de uma administradora, de um escritório de contabilidade ou contador autônomo, ainda será o síndico o responsável final pela contabilidade de condomínio edifício.
Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade ou pelo Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Desta forma, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade para condomínios. Do mesmo modo, não há nenhuma regra que determine que condomínio com CNPJ precisa de contador. Entretanto, o síndico deve apostar na contratação de um profissional confiável para lidar com a contabilidade de condomínio.
Contudo, é importante relembrar que o síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Isso significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive na parte de administração de condomínios e contabilidade. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.
Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Exatamente por isso o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.
Contabilidade do condomínio: como fazer?
Ao fazer a contabilidade de condomínio, é necessário que o síndico se dedique a duas importantes questões: a organização e às obrigações tributárias. Entenda mais sobre essas demandas:
Contabilidade de condomínio: mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos
Em primeiro lugar, é preciso organizar todos os documentos. Afinal, um condomínio com a contabilidade organizada já é meio caminho andado para garantir uma boa administração financeira do condomínio.
Os documentos fiscais que devem ser mantidos por ao menos cinco anos pela administração são:
Além destes, existem alguns documentos que não devem ser colocados fora:
- Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
- Escrituração contábil do condomínio;
- Plantas da edificação;
- Documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
- Contrato de seguro condominial;
- Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Para evitar confusão, é imprescindível armazenar tudo da maneira certa. As opções mais recomendáveis são através de pastas físicas ou então com softwares para condomínios. Qualquer desleixo do síndico e do conselho fiscal na organização contábil pode causar desconfiança por parte dos condôminos. O custo disso pode se tornar alto, resultando até mesmo em auditoria por um profissional da área contábil ou ações judiciais contra o condomínio.
Com os documentos contábeis do condomínio organizados, é possível estabelecer um plano de contas de condomínio e assim contabilizar as despesas do condomínio.
Contabilidade de condomínio: obrigações tributárias de um condomínio
Já no âmbito tributário, existem algumas contribuições que são obrigatórias para condomínios. São elas:
- Arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados;
- Recolhimento do INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
- Pagar o PIS sobre folha de pagamento;
- Reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município;
- Reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
Por outro lado, também existe a contribuição sindical em condomínio. Esse encargo é feito tanto para o sindicato patronal quanto para o sindicato das categorias. Porém, a Reforma Trabalhista tirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto, em novembro de 2017.
Contabilidade para condomínio: como contabilizar fundo de reserva de condomínio
Por último, mas não menos importante, está o fundo de reserva. Saber como gerenciá-lo corretamente fazer parte de uma boa contabilidade para condomínios. Normalmente, o cálculo da contribuição para o fundo de reserva é feito com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial paga mensalmente pelo condômino. Em geral, a porcentagem equivale de 5% a 10% do valor da cota condominial. No entanto, isso não é uma regra e cada condomínio determina o valor da sua contribuição ao fundo de reserva com base na convenção.
A contabilidade do fundo de reserva engloba também o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro. Para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado, o condomínio pode aproveitar para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Já o gerenciamento divide-se em cobrança, aplicação e utilização do dinheiro. Esta última, só poderá ser feita em casos emergenciais ou com base na previsão orçamentária aprovada em assembleia geral.
Leia também:
Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a atuação do síndico no condomínio. Com organização e é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre e aprimorar a vida dos moradores!
