Ser síndico não é uma tarefa simples! São diversas atividades referentes ao condomínio, vários problemas a serem controlados – sem falar nas demandas diárias cobradas pelos moradores. Sem organização fica fácil se perder em meio a tantas tarefas.
Controle de condomínio: como fazer?
O síndico deve tratar o gerenciamento do condomínio da mesma forma que um gestor cuida de seus projetos. E, para essa tarefa, todos os recursos que ajudem o síndico se manter organizado são bem vindos. É necessário dividir o gerenciamento do condomínio em partes, podendo ser, por exemplo: financeira, portaria, serviços gerais, agendamentos, etc. Após dividir, é necessário ter um documento organizado com todas as demandas e obrigações básicas para o bom funcionamento do condomínio. A planilha de controle de condomínio é o documento perfeito pois consegue centralizar todas as tarefas de forma simples e visual.
Planilha de controle de condomínio
A planilha é o documento perfeito para ajudar no controle do condomínio pois consegue centralizar todas as tarefas de forma simples e visual.
Pensando nisso, preparamos uma Planilha de Controle do Condomínio que você pode usar como base para seu trabalho. Confira:
- Demonstrativo financeiro do condomínio
- Reunião de Assembleia
- Manutenções periódicas
- Portaria e Salão de Festas
- Escalas de trabalho e férias dos funcionários
- Segurança do condomínio
Demonstrativo financeiro do condomínio
Ninguém gosta de gastar dinheiro à toa. Muitos síndicos sofrem pela falta de organização na gestão financeira, portanto faça um esforço para ter pleno controle sobre o fluxo de caixa do condomínio.
Para isso, utilize a sua Planilha de Controle do Condomínio para anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Você pode dividi-la nas seguintes partes:
Demonstrativo de despesas do condomínio: essas podem ser:
- Fixas – itens que têm valores muito próximos e que são cobrados mensalmente, como folhas de pagamento, seguros, contratos fixos;
- Variáveis – manutenções programadas ou gastos com variação de valor mensal, como contas de água e energia elétrica;
- Extras – obras ou consertos extraordinários.
Demonstrativo de receitas: listar todo o dinheiro que entra no caixa, como pagamento da taxa condominial, valores das multas por inadimplência e receita oriunda de aluguéis de áreas comuns do condomínio.
Saldo mensal: deve ser conferido e contabilizado os saldos de todos os meses da gestão.
Inadimplência: contabilizar o número de unidades com o pagamento da taxa do condomínio atrasada, valores de multas e porcentagens.
Além disso, você também pode incluir na planilha a previsão orçamentária para o condomínio e outras informações para controle de outras contas do empreendimento, como fundo de reserva, poupança e aplicações. Com o financeiro organizado, fica mais fácil e prático fazer a prestação de contas obrigatória.
Reunião de Assembleia
A reunião de condomínio é o momento de o síndico mostrar todo o seu empenho e dedicação ao condomínio. Por isso, não deixe a reunião de assembleia passar batido ou se transformar em uma fonte de dor de cabeça.
Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) devem ser feitas uma vez por ano e tem como foco a prestação de contas. As demais assembleias do condomínio podem ser organizadas conforme as demandas forem surgindo.
Você pode utilizar a sua Planilha de Controle do Condomínio para organizar o planejamento de reuniões de assembleia, reunindo todas as informações importantes como datas, locais, lista de presença, cópia da ata de condomínio em um lugar só.
Manutenções periódicas
É responsabilidade do síndico garantir que todas as manutenções sejam feitas regularmente e dentro dos prazos corretos. Desta forma, a segurança e a harmonia da vida em condomínio não é prejudicada.
Para não esquecer de nada, você pode listar as vistorias periódicas que devem ser feitas em sua Planilha de Controle do Condomínio, como:
- Caixas d’água;
- Antenas;
- Para-raios;
- Elevadores;
- Extintores e aparelhagem de prevenção de incêndios;
- Sistemas de segurança (câmeras e alarmes);
- Rede elétrica e hidráulica.
Portaria e salão de festas
Ruídos de comunicação entre síndico e moradores é uma das principais causas de estresse no dia a dia. Logo, evite isso ao máximo e seja transparente com seus condôminos, especialmente na hora de controlar o salão de festas.
Para não dar brigas ou confusões, adicione à sua Planilha de Controle de Condomínio um calendário de reservas e mantenha-o constantemente atualizado. Para facilitar mais ainda, o síndico também pode disponibilizar aos moradores a opção de fazer as reservas online – evitando a correria atrás do zelador ou do síndico em busca de uma data.
Lembre-se também de fazer os moradores assinarem um Termo de Responsabilidade do Salão de Festas no ato da reserva, relembrar todos da lei do silêncio em condomínios e combinar com os funcionários e moradores como será feito o controle de convidados durante as festas.
Férias e escalas dos funcionários
O síndico deve ter controle das escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio – desde o zelador e porteiros, até o pessoal da limpeza, manutenção e responsáveis pelos jardins. Ninguém pode trabalhar no condomínio sem que o síndico esteja ciente dos horários e turnos.
Na Planilha de Controle do Condomínio, organize os funcionários por nome e área de atuação. Em seguida, marque os dias e horários de trabalho de todos. Desta forma, fica mais claro entender quem está trabalhando e quando.
As férias dos funcionários também devem ser coordenadas pelo síndico. Se não houver organização, você corre o risco de oferecer férias para dois empregados ao mesmo momento.
Evite o caos fazendo uma lista com as seguintes informações: data da CLT, saldo de férias, número de folgas e alertas de pendências de cada contratado.
Segurança do condomínio
Funcionários e moradores devem estar sempre atentos a possíveis problemas, mas a responsabilidade de manter o controle da segurança do condomínio pertence ao síndico.
Câmeras de segurança devem ser monitoradas 24 horas por dia e o acesso às filmagens deve ser facilitado: em caso de emergência, nada de ficar correndo atrás de senhas ou logins! Tudo deve estar organizado em sua planilha. Os alarmes devem estar funcionando e o telefone da empresa de segurança deve ser conhecido pelo síndico, funcionários e moradores.
A portaria também faz parte do esquema de segurança. Na Planilha de Controle do Condomínio você pode utilizar a aba “Controle de Visitantes”. Desta forma, o síndico tem rápido acesso à lista de pessoas não-moradoras que estiveram no condomínio, podendo conferir o nome, número do documento de identificação, empresa para a qual trabalho, placa do veículo utilizado, qual unidade foi visitada, além de saber a hora de entrada e de saída.
Agora que você já sabe quais áreas que o síndico precisa ter total controle, coloque em prática o seu conhecimento e melhore a gestão e a vida no seu condomínio! Você também pode automatizar essas e outras tarefas como síndico utilizando um sistema para administração do condomínio, como o TownSq.
Chega de desorganização! Deixe o seu dia a dia mais leve baixando de graça a nossa Planilha de Controle do Condomínio.