Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes ao condomínio, vários problemas a serem controlados… Isso sem falar nas demandas diárias cobradas pelos moradores. Sem organização fica fácil se perder em meio a tantas tarefas. E, nessa jornada, todos os recursos que ajudem o síndico se manter organizado são bem vindos. Um documento organizado com todas as demandas e obrigações básicas para o bom funcionamento do condomínio é fundamental. E a Planilha de Controle de Condomínio é o documento perfeito para isso, pois consegue centralizar todas as tarefas de forma simples e visual.
Pensando nisso, preparamos um modelo gratuito de Planilha de Controle do Condomínio que você pode usar como base para seu trabalho. Confira:
Demonstrativo financeiro do condomínio
Reunião de Assembleia
Manutenções periódicas
Portaria e Salão de Festas
Escalas de trabalho e férias dos funcionários
Segurança do condomínio
Demonstrativo financeiro do condomínio
Ninguém gosta de gastar dinheiro à toa. Muitos síndicos sofrem pela falta de organização na gestão financeira, portanto faça um esforço para ter pleno controle sobre o fluxo de caixa do condomínio.
Para isso, utilize a sua Planilha de Controle do Condomínio para anotar todas as movimentações financeiras, mês a mês. Você pode dividi-la nas seguintes partes:
Demonstrativo de despesas do condomínio
Que se dividem em:
- Fixas: são despesas que ocorrem todos os meses, contratos ou concessionária que o condomínio paga mensalmente.
- Variáveis: toda despesa que não estava programada, variam conforme o mês.
- Extras: são os gastos do condomínio com situações que necessitam de solução urgentemente.
Demonstrativo de receitas
Liste todo o dinheiro que entra no caixa, como pagamento da taxa condominial, valores das multas por inadimplência e receita oriunda de aluguéis de áreas comuns do condomínio.
Saldo mensal
Deve ser conferido e contabilizado os saldos de todos os meses da gestão.
Inadimplência
Contabilizar o número de unidades com o pagamento da taxa do condomínio atrasada, valores de multas e porcentagens.
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Além disso, você também pode incluir na planilha a previsão orçamentária para o condomínio e outras informações para controle de outras contas do empreendimento, como: fundo de reserva, poupança e aplicações. Com o financeiro organizado, fica mais fácil e prático fazer a prestação de contas obrigatória.
Reunião de Assembleia
A reunião de assembleia do condomínio é o momento de o síndico mostrar todo o seu empenho e dedicação ao condomínio. Por isso, não deixe esse momento passar batido ou se transformar em uma fonte de dor de cabeça.
Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) devem ser feitas uma vez por ano e tem como foco a prestação de contas. As demais assembleias do condomínio podem ser organizadas conforme as demandas forem surgindo.
Saiba mais sobre reuniões de assembleia com nossos artigos.
Você pode utilizar a sua Planilha de Controle do Condomínio para organizar o planejamento de reuniões de assembleia, reunindo todas as informações importantes como datas, locais, lista de presença, cópia da ata de condomínio em um lugar só.
Manutenções periódicas
É responsabilidade do síndico garantir que todas as manutenções sejam feitas regularmente e dentro dos prazos corretos. Desta forma, a segurança e a harmonia da vida em condomínio não é prejudicada.
Para não esquecer de nada, você pode listar as vistorias periódicas que devem ser feitas em sua Planilha de Controle do Condomínio, como:
- Caixas d’água
- Antenas
- Para-raios
- Elevadores
- Extintores e aparelhagem de prevenção de incêndios
- Sistemas de segurança (câmeras e alarmes)
- Rede elétrica e hidráulica
Portaria e salão de festas
Ruídos de comunicação entre síndico e moradores é uma das principais causas de estresse no dia a dia. Logo, evite isso ao máximo e seja transparente com seus condôminos, especialmente na hora de controlar o salão de festas.
Para não dar brigas ou confusões, adicione à sua Planilha de Controle de Condomínio um calendário de reservas e mantenha-o constantemente atualizado. Para facilitar mais ainda, o síndico também pode disponibilizar aos moradores a opção de fazer as reservas online – evitando a correria atrás do zelador ou do síndico em busca de uma data.
Lembre-se também de fazer os moradores assinarem um Termo de Responsabilidade do Salão de Festas no ato da reserva, relembrar todos da lei do silêncio em condomínios e combinar com os funcionários e moradores como será feito o controle de convidados durante as festas.
Férias e escalas dos funcionários
O síndico deve ter controle das escalas de trabalho de todos os empregados do condomínio – desde o zelador e porteiros, até o pessoal da limpeza, manutenção e responsáveis pelos jardins. Ninguém pode trabalhar no condomínio sem que o síndico esteja ciente dos horários e turnos.
Na Planilha de Controle do Condomínio, organize os funcionários por nome e área de atuação. Em seguida, marque os dias e horários de trabalho de todos. Desta forma, fica mais claro entender quem está trabalhando e quando.
As férias dos funcionários também devem ser coordenadas pelo síndico. Se não houver organização, você corre o risco de oferecer férias para dois empregados ao mesmo momento.
Evite o caos fazendo uma lista com as seguintes informações: data da CLT, saldo de férias, número de folgas e alertas de pendências de cada contratado.
Segurança do condomínio
Funcionários e moradores devem estar sempre atentos a possíveis problemas, mas a responsabilidade de manter o controle da segurança do condomínio pertence ao síndico.
Câmeras de segurança devem ser monitoradas 24 horas por dia e o acesso às filmagens deve ser facilitado: em caso de emergência, nada de ficar correndo atrás de senhas ou logins! Tudo deve estar organizado em sua planilha. Os alarmes devem estar funcionando e o telefone da empresa de segurança deve ser conhecido pelo síndico, funcionários e moradores.
A portaria também faz parte do esquema de segurança. Na Planilha de Controle do Condomínio você pode utilizar a aba “Controle de Visitantes”. Desta forma, o síndico tem rápido acesso à lista de pessoas não-moradoras que estiveram no condomínio, podendo conferir o nome, número do documento de identificação, empresa para a qual trabalho, placa do veículo utilizado, qual unidade foi visitada, além de saber a hora de entrada e de saída.
Agora que você já sabe quais áreas que o síndico precisa ter total controle do condomínio, coloque em prática o seu conhecimento e melhore a gestão e a vida dos seus condôminos! Você também pode automatizar essas e outras tarefas como síndico utilizando um sistema para administração do condomínio, como o TownSq.
Chega de desorganização! Deixe o seu dia a dia mais leve baixando de graça a nossa Planilha de Controle do Condomínio.