por Denys Hupel | set 24, 2018 | Financeiro
A gestão de um condomínio pode ser comparada a gestão empresarial já que, assim como em uma empresa, no condomínio existem funcionários que trabalham para garantir o conforto, a segurança e o bem estar dos moradores.
Mas é claro que tudo isso tem um custo que precisa ser controlado para evitar problemas, e esse é o papel do administrador.
O administrador do condomínio recebe os valores pagos pelos moradores através da taxa de condomínio, e tem o dever de fazer o uso adequado desses recursos, para atender as necessidades dos condôminos.
O uso indevido dos valores ou a falha na prestação de contas pode gerar dúvidas, afetar a credibilidade e trazer problemas para a gestão do condomínio.
Sendo assim, o controle financeiro do condomínio deve ser realizado com bastante cuidado e atenção para que seja impecável. Siga as seguintes dicas para não cometer erros no controle financeiro do condomínio.
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Planejamento é essencial
O planejamento é chave para a eficiência de qualquer controle financeiro, já que com ele é possível identificar a posição atual, o objetivo a ser alcançado e o que é preciso fazer para conseguir isso.
É preciso fazer um levantamento da situação atual do condomínio, projetar os recebimentos e despesas dos meses seguintes e criar um fluxo de capital. Somente assim o gestor poderá identificar oportunidades de realizar reformas ou melhorias, sem comprometer as finanças.
Essa análise também permite que sejam identificados problemas no orçamento e verificados os motivos, para então encontrar uma forma de recuperar o prejuízo e criar o fundo de reserva.
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Registre todas as despesas e receitas
É importante que tudo seja devidamente registrado para que não ocorram problemas de perda de informações relevantes. Até um tempo atrás esse controle era feito em planilhas, mas hoje a tecnologia já oferece recursos que facilitam a tarefa.
Utilizar um ERP ajuda a simplificar o registro e acesso às informações, além de garantir a segurança das mesmas.
Investir em um sistema, com armazenamento em nuvem garante a estabilidade do sistema, a segurança das informações e o acesso de pessoas autorizadas de qualquer lugar e em qualquer horário, através da internet.
O módulo financeiro permite a visualização do fluxo de caixa e a criação de projeções financeiras, que ajudam a embasar tomadas de decisões importantes para o condomínio.
Além disso, o módulo de relatórios torna bem simples a prestação de contas, evitando dúvidas ou desconfianças.
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Mantenha um fundo de reserva
Imprevistos sempre acontecem e justamente por isso é muito importante que o condomínio tenha um fundo de reserva para emergências.
O ideal é que haja uma consulta prévia aos moradores antes que o fundo seja utilizado e a prestação de contas sobre uso do dinheiro é igualmente importante.
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Controle a inadimplência
Quando a crise financeira chega ao país sobra para todo mundo, e nos condomínios isso pode ser visto através do aumento da inadimplência entre os moradores.
Os condôminos que pagam em dia seus valores devidos não podem arcar com as despesas que quem está passando por dificuldades, caso contrário o problema acaba se tornando ainda maior.
É importante se mostrar acessível e oferecer oportunidades de negociação da dívida assim que o problema aparece, para evitar que se torne grande demais e medidas judiciais precisem ser tomadas.
Uma boa reserva financeira pode ajudar a manter os serviços nesses períodos.
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Foque na redução de desperdícios
Se muitas vezes não é possível eliminar despesas, sempre é possível evitar desperdícios que acabam onerando o orçamento. Água, luz, limpeza e conservação são algumas das despesas que podem ser reduzidas se você conscientizar os condôminos, envolvendo-os em campanhas.
É possível também investir em melhorias de eficiência energética e uso de recursos sustentáveis, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum. Inicialmente o investimento é maior, mas, no longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.
O controle financeiro eficiente permite que as despesas e receitas sejam equilibradas e garante o bem estar e o atendimento das necessidades dos moradores.
Seguindo essas dicas, certamente a gestão do seu condomínio será organizada e você será reconhecido pelo bom trabalho realizado.
Post em parceria com o site superatualizado.com.br.
por Equipe TownSq | set 24, 2018 | Obras e Manutenções
Uma das principais preocupações de um síndico é cuidar da manutenção do condomínio. É assim que acidentes são evitados, garantindo a segurança dos moradores e da edificação. Esse tipo de tipo de trabalho é de responsabilidade do síndico e não é algo simples: são muitos os detalhes e cuidados que não podem ser deixados de lado para garantir o bem estar e segurança do condomínio.
Para ajudar nessa luta diária de todo síndico, separamos uma checklist de cuidados com manutenção de condomínio residencial que você não pode esquecer. Confira:
- Para-raios:
Ao menos uma vez ao ano, deve ser realizada a inspeção do para-raios e cabe ao síndico providenciá-la. É necessário procurar uma empresa habilitada e solicitar que se faça uma inspeção para a emissão de um laudo, além da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica).
- Gás:
Você certamente já ouviu falar em acidentes graves devido a vazamento de gás dentro de apartamentos. Para evitar esses problemas, todas as instalações de gás precisam ser inspecionadas. A central precisa ser verificada na manutenção do condomínio pelo menos uma vez ao ano e os ramais individuais a cada três anos. Não se esqueça de solicitar a emissão de laudo e recolher a ART. Lembre-se que caso você note uma mudança brusca na conta e no gasto de gás, é sinal de que há vazamento. Nesse caso, adiante a inspeção e peça para os condôminos ficarem atentos.
- Elevadores:
Assim como o para-raios, o elevador também precisa ser fiscalizado e conservado por uma empresa especializada que emitirá o RIA (Relatório de Inspeção Anual) e recolher uma ART. Verifique se a empresa é cadastrada no Contru (Departamento de Controle do Uso de Imóveis) antes de realizar a manutenção do condomínio.
- Bombeiro:
Para a prevenção de incêndio estar em dia, a renovação deve ser feita a cada dois a cinco anos (de acordo com a região e o tamanho do imóvel), o Corpo de Bombeiros precisa inspecionar e emitir o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros). Nessa vistoria são verificados os extintores, mangueiras, placas de sinalização nas áreas comuns, alarmes, entre outros equipamentos. Lembre-se que os extintores têm validade e é o síndico é o responsável por mantê-los em dia.
- Sistema elétrico:
Outro item de extrema importância na manutenção predial em condomínios é conferir as instalações elétricas. É preciso ficar atento e fazer uma inspeção semestral para verificar o fio terra, o sistema de aterramento e mau contato. Isso deve ser feito por empresa habilitada e o comprovante deve ser guardado e arquivado.
- Caixa d´água:
A limpeza anual da caixa d’água é obrigatória, então é necessário incluir esse procedimento na manutenção do condomínio. O ideal é chamar um profissional qualificado para tal procedimento, visto que, caso a sujeira caia na tubulação por erro de uma pessoa que não faz esse tipo de serviço, pode ocorrer um entupimento que leva sujeira para as torneiras dos apartamentos.
- Portões, alarmes, interfones:
É bom ter um contrato com uma empresa que garanta o atendimento rápido e a manutenção desses sistemas. Afinal, quando esses aparelhos não funcionam, a segurança do condomínio fica comprometida.
Não esqueça de fazer nenhuma manutenção preventiva utilizando uma Planilha de Controle do Condomínio, totalmente gratuita!
por Denys Hupel | set 18, 2018 | Vida em Condomínio
Comprar terrenos em condomínio fechado é uma opção cada vez mais popular, principalmente entre as famílias e pessoas que querem ter um modo de vida mais tranquilo.
Isso porque os lotes em condomínio fechado permitem não apenas que você construa a casa dos seus sonhos, mas que você conte com todas as vantagens de viver neste tipo de empreendimento, como:
- Viver uma vida tranquila como a das pessoas que vivem o interior, mas com todas as opções de comércio, serviços e entretenimento de uma cidade grande;
- Ter contato com os vizinhos, criando laços e amizades;
- Ter toda a liberdade de viver em uma casa espaçosa, mas com tanta segurança e praticidade quanto em um edifício de apartamentos;
- Contar com uma infraestrutura impressionante, que muitas vezes inclui playground, quadra, churrasqueira, salão de festas, academia, piscina e muito mais, pagando apenas a parte que te corresponde do rateio das despesas.
Nesse post, você encontra dicas para procurar terrenos em condomínio fechado à venda, de modo a fazer a melhor escolha possível em termos de investimento e qualidade de vida. Confira!
Antes de comprar terrenos em condomínio, é bom ter uma ideia do que vai construir
Antes de começar a procurar lotes em condomínio fechado à venda, é importante começar a colocar as ideias da construção no papel.
Nessa hora, seja realista: com certeza todos adorariam ter uma jacuzzi com vista para uma bela paisagem, mas será que isso cabe no seu orçamento?
Ter essa projeção é importante por questões estruturais: cada terreno tem sua particularidade. Dependendo do estilo de construção que você pretende erguer, o lote pode ter que passar por adaptações – o que encarece bastante o projeto.
Além disso, antes de começar a busca você precisa ter um orçamento em mente. Tenha como base o valor de um metro quadrado médio, que é definido pelo padrão da construção (regular, médio ou alto) e o local onde você vive.Por exemplo: a região mais barata para construir no Brasil é o Nordeste, onde o metro quadrado sai por R$ 949, em média. Já a região Sudeste é a mais cara, com um custo médio de R$ 1.077 por metro quadrado. A qualidade dos materiais podem fazer esses números flutuarem bastante!
Com orçamento e projeto em mente, é hora de gastar as solas dos sapatos e começar a busca.
Alguns lotes em condomínio fechado têm restrições para os projetos
Viver em condomínio significa abrir mão de algumas coisas em prol do bem estar coletivo. Todas as regras a serem cumpridas pelos condôminos ficam registradas no regimento interno do condomínio.
Geralmente, há regras a respeito de barulho, trajes usados na áreas comuns, por exemplo. Mas quem vai buscar lotes em condomínio fechado precisa se informar a respeito de um fator em particular: eventuais especificações das construções dentro do empreendimento. Não é raro que essas delimitações existam com o objetivo de garantir uma boa estética e o bem estar de todos os moradores.
As regras podem afetar diversos aspectos, como:
- Demarcação dos lotes: se as unidades podem contar com muros ou grades próprias ou não;
- Cores das casas: alguns empreendimentos têm uma paleta de cores pré-definida;
- Quantidade de pavimentos das casas: não é raro que alguns empreendimentos forcem os proprietários dos terrenos a ter uma casa com, pelo menos, dois pavimentos.
Fique tranquilo: essas especificações raramente inviabilizam a construção da casa dos seus sonhos. Na pior das hipóteses, você vai precisar ajustar um pouco o projeto para que ele se encaixe nas normas.Nem pense em tentar passar por cima das regras. Toda e qualquer construção deve ser aprovada pelo condomínio antes de começar.
Conferir o zoneamento da região é essencial
Você com certeza já notou que, em algumas regiões da sua cidade, os prédios altos predominam, enquanto outros bairros são majoritariamente horizontais. Isso acontece por causa da Lei de Zoneamento e Uso do Solo local. De modo a tornar a cidade organizada, a Prefeitura determina o que pode e o que não pode ser construído em cada bairro.
Fique atento: às vezes, um único bairro pode ter mais de um zoneamento. É por isso que os estabelecimentos comerciais, muitas vezes, se limitam a poucas vias de mais movimento.
Por que isso é importante na hora de procurar terrenos em condomínio fechado à venda? Simples: o seu projeto deve estar de acordo com o que diz a lei, do contrário, você não conseguirá o alvará para a construção. Por exemplo: enquanto em um bairro o limite para a área construída é o dobro da área total do terreno, em outro, pode ser o triplo. Também pode ser que haja limitações quanto à quantidade de pavimentos que sua casa pode ter.
O uso do solo também merece atenção. Ele estabelece a área de vegetação que deverá ser mantida no terreno, de modo a absorver a água da chuva e evitar inundações. Novamente, o descumprimento pode barrar o seu alvará, gerar uma multa e a obrigatoriedade de correção.
Confira a valorização da região
Comprar um imóvel não é meramente escolher onde você vai morar, mas sim fazer um investimento. Afinal, se você vai financiar a longo prazo, é bom que você tenha retorno caso opte por vender o imóvel alguns anos depois.
Portanto, confira a tendência de valorização da região na qual você pretende comprar seu terreno em condomínio fechado. Você pode fazer consultar sites especializados, conversar com quem mora na região há mais tempo ou, consultar o valor de imóveis com padrão similar ao que você pretende construir.
Atualmente, a atenção das incorporadoras está voltada a bairros um pouco mais afastados do centro da cidade, e, consequentemente, com um valor por metro quadrado mais baixo. Mas não se preocupe: com a saturação das zonas cêntricas e seus altos preços, a tendência é que a procura por outras regiões aumente – o que significa valorização.
Texto em parceria com o Portal Chaves na Mão.
por Denys Hupel | set 17, 2018 | Obras e Manutenções
Em época de crise e de racionamento de água, síndicos precisam buscar soluções para melhorar a gestão financeira do condomínio. Segundo pesquisas, o consumo de água representa cerca de 15% dos gastos condominiais. Logo, nada mais natural do que buscar diminuir custos e buscar a individualização de água em condomínio.
Com a instalação do sistema de medição individual de água, cada morador paga a sua própria conta e passar a conhecer seu próprio ritmo de consumo. A tecnologia é ideal para condomínios que querem buscar desperdícios de água e ainda economizar dinheiro.
Com essa publicação, você vai aprender:
Como é feita a individualização de água em condomínios?
A individualização de água em condomínio é feita através da instalação de hidrômetros. Esse equipamento é capaz de medir o consumo de água de cada unidade, individualmente. Desta forma, o morador paga apenas pelo o que consumiu.
Sem o sistema, o condomínio recebe uma conta de água única e rateia o custo entre os moradores. Isso pode acabar gerando prejuízos: a divisão fica injusta, já que alguns condôminos gastam mais água do que outros. Imagine uma pessoa que mora sozinha pagar o mesmo que uma família de quatro pessoas?
Além disso, a individualização de água permite que o condomínio não arque com o pagamento da água dos condôminos inadimplentes e também facilita na identificação de infiltrações.
A prática vem se popularizando cada vez mais pelo país. De acordo com a Companhia de Saneamento de Minas Gerais (Copasa), o número de condomínios na região metropolitana de Belo Horizonte (MG) que encomendaram a instalação de hidrômetros aumentou em 57% durante os sete primeiros meses de 2015. A popularidade se deve à redução de custos: empresas de abastecimento garantem que a economia pode chegar a 35%.
Quanto custa individualização de água em condomínios?
O custo para adicionar um sistema de medição individualizada de consumo de água pode variar de acordo com a cidade, o número de unidades e a infraestrutura do condomínio. Em média, o valor do aparelho e a instalação de cada hidrômetro varia de R$ 350 a R$ 700, por unidade.
Entretanto, condomínios em prédios antigos precisam gastar mais caso queiram individualizar a cobrança de água. O valor do projeto hidráulico pode chegar a R$ 4 mil por unidade.
Além da instalação e reformas na propriedade, o condomínio também precisará arcar com o pagamento da taxa pela gestão do equipamento. Nesses casos, o valor é de R$ 3 a R$ 8 mensais por unidade.
Por outro lado, algumas companhias de saneamento básico oferecem a opção de gestão do sistema de individualização de água. Assim, a conta de água mensal é enviada diretamente pelo órgão e não por uma empresa contratada. Deste modo, evita-se a cobrança de uma taxa mensal extra. Confira se a concessionária da sua região oferece essa oportunidade.
Apesar dos custos com a reforma e acompanhamento, o sistema de hidrômetros permite que a economia seja feita a longo prazo. Devido a gestão do próprio consumo de água, o morador tem controle sobre a própria economia. Com isso, as contas podem se tornar 35% a 60% mais baratas.
O pagamento da conta de água pode ser realizado de duas formas:
- Com boleto individual enviado diretamente pela concessionária d’água;
- Juntamente com o valor da taxa condominial, enviada pelo condomínio ou pela administradora.
Benefícios da individualização de água em condomínios
A individualização de água pode trazer diversos benefícios para o condomínio e os moradores. Alguns exemplos são:
- Moradores passam a consumir água de forma consciente e sustentável, contribuindo para a preservação do meio ambiente;
- Fica mais fácil detectar infiltrações e vazamentos nas unidades do condomínio;
- Diminuição no preço da conta mensal de água;
- Evita a ocorrência de fraudes no sistema de abastecimento de água, como o popular “gato”;
- Possibilidade de criar um sistema para a cobrança individualizada de água e gás, diminuindo a taxa condominial;
- Pode contribuir no combate à inadimplência, já que há a possibilidade de todas as contas virem no mesmo boleto.
Tipos de sistemas de individualização de hidrômetros
Há diferentes tipos de de sistema de individualização de hidrômetros. Os mais comuns são:
Sistema por radiofrequência: a medição do consumo de água nas unidades é feita sem fio e transmitidas à central por meio de radiofrequência. Não há necessidade de instalações de cabos ou obras, mesmo se o condomínio for antigo. Não requer muita manutenção e, em geral, possui uma longa garantia da fábrica.
Sistema digital: nesse caso, os hidrômetros são instalados na entrada de cada unidade. A leitura é feita via computador e pode ser realizada remotamente, sem a visita do técnico ao local. O condomínio precisa passar por adaptação para receber as instalações, portanto é necessário fazer reformas. Quanto mais unidades no condomínio, mais barato sai o valor final para cada morador. O valor fica mais caro para edifícios com tubulação de cobre.
Sistema de leitura pulsada: o controle é feito através de um hidrômetro com saída pulsada. A cada litro de água consumido, o sistema envia um impulso elétrico para o painel. Na instalação, é necessário quebrar cerca de 15 cm por 25 cm da parede para localizar a tubulação de água. Pode-se optar por instalar um bloqueador de água para punir inadimplentes.
Através de um software de computador ou celular, a empresa responsável pela gestão dos dados envia ao síndico ou à administradora condominial a conta de cada unidade. Nesse arquivo, é especificado o consumo total medido no hidrômetro coletivo juntamente com o individual. Também é especificado o valor do rateio do gasto com água nas áreas comuns, como piscina, salões de festa e limpeza do condomínio.
Legislação de individualização de água em condomínios
Alguns municípios brasileiros contam com leis que tornam a individualização de água obrigatória em condomínios. Em Pernambuco, a norma está em vigor desde 2004, e obriga que novos empreendimentos sejam vendidos já com hidrômetros instalados. Outras cidades que também já aderiram ao movimento são: São Paulo (SP), Rio de Janeiro (RJ), Campinas (SP), Belo Horizonte (MG), Recife (PE), Aracaju (SE) e Distrito Federal.
Em breve, a sistemas individuais de água serão uma realidade para novos condomínios de todo o país. Aprovada em julho de 2016, a Lei Federal 13.312 determina que o uso de medidores individuais de água seja obrigatório em todos os imóveis entregues a partir de 2021.
A nova norma modificou a Lei 11.445, de 2007, que estabelece diretrizes nacionais para o saneamento básico. Confira o que diz a nova legislação:
Art. 1º Esta Lei torna obrigatória a medição individualizada do consumo hídrico nas novas edificações condominiais.
Art. 2º O art. 29 da Lei nº 11.445, de 5 de janeiro de 2007, passa a vigorar acrescido do seguinte § 3º:
- 3º As novas edificações condominiais adotarão padrões de sustentabilidade ambiental que incluam, entre outros procedimentos, a medição individualizada do consumo hídrico por unidade imobiliária.” (NR)
Art. 3º Esta Lei entra em vigor após decorridos cinco anos de sua publicação oficial.
Votação para aprovar hidrômetros individuais
Por ser uma obra que afeta a vida de todos no condomínio, é necessária a aprovação da assembleia. Convoque uma reunião de assembleia com pauta específica para o tema.
Uma dúvida recorrente é: qual o quórum para aprovar a instalação de hidrômetros individuais? Especialistas dividem-se em duas opiniões:
- Os que acreditam que é uma Obra Necessária, portanto necessita de aprovação por maioria simples dos presentes na assembleia.
- Os que acreditam que é uma Obra Útil, então é preciso conquistar o voto da maioria de todos os condôminos.
Deve-se consultar a convenção do condomínio para conferir se há alguma indicação sobre a categoria em que a reforma se enquadra. Do mesmo modo, é necessário incentivar os condôminos de participarem da reunião, pois essa é uma mudança que pode impactar financeiramente a vida de todos.
É primordial conferir se o município onde o imóvel está localizado possui alguma regra ou lei sobre individualização de água em condomínios. Se a resposta for positiva, a reforma se torna uma Obra Necessária e deve ser concluída dentro dos prazos estipulados pela legislação.
Individualização de água em condomínios antigos
Condomínios antigos podem contar com dificuldades técnicas na hora de se adaptar à individualização de água. Infraestrutura limitada para instalações tecnológicas geram altos custos, que podem variar entre R$ 1 mil a R$ 4 mil por unidade.
Para averiguar a situação, deve-se contatar uma empresa especializada. A prestadora de serviço faz uma vistoria no empreendimento e identificar se há possibilidade de instalar aparelhagem de medição individualizada de água ou não. Se o resultado for positivo, deve-se conferir o orçamento para a obra e a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART). O síndico também precisa conferir se a prestadora de serviço oferece um responsável técnico capacitado.
Quando o custo da individualização de água é mais caro do que o rateio da conta de água, é recomendável não realizar a obra por ora. Para compensar, o síndico pode realizar ações de conscientização para incentivar a economia de água no condomínio.
É importante destacar que a Lei Federal 13.312 impõe a individualização de água apenas em condomínios novos, recém entregues pelas empreiteiras. No caso de condomínios antigos, a adaptação ao serviço é opcional e deve ser analisada com cautela.
Economizar dinheiro é importante, mas é preciso lembrar do fator mais relevante de todos: o consumo consciente da água. Portanto, busque evitar desperdícios desse bem tão precioso!
Descubra novas formas de aplicar a sustentabilidade no condomínio que você administra!
por Denys Hupel | set 12, 2018 | Financeiro
Discussões e brigas por causa de dinheiro são um mal recorrente na vida em comunidade. Muitas vezes essas divergências resultam em depósito em juízo em condomínios. Além de causarem uma enorme dor de cabeça, essas ações judiciais podem trazer prejuízo ao empreendimento que precisa esperar até receber o pagamento.
Com esse artigo, você vai aprender:
O que é depósito em juízo em condomínio?
O depósito em juízo em condomínio é uma ação judicial, também conhecida como Ação de Consignação em Pagamento e que está prevista nos artigos 539 e 549 do Código de Processo Civil de 2015, que revogou o estabelecido em 1973. Normalmente ocorre por causa de discordâncias entre morador e administração do condomínio a respeito de uma cobrança de valores e só é válida quando baseada em argumentos e provas concretas.
Se um morador suspeita do preço cobrado por uma determinada despesa do condomínio ou duvida da legalidade de uma cobrança, ele tem o direito de entrar com uma ação na justiça. Com o auxílio de um advogado, o condômino realiza o pagamento da quantia que acha justa, mas o valor fica pendente. Esse dinheiro não é depositado na conta do condomínio até que ocorra uma averiguação de um juiz.
Entretanto, não é sempre que se pode entrar com um depósito judicial. O depósito em juízo em condomínio não pode ser utilizado como forma de atrasar um pagamento. Em casos de interpretação de que o morador agiu de má fé, a ação judicial pode resultar numa multa de 20% do valor em destaque e o perdedor poderá ter que pagar todos os custos do processo ao final da ação.
Também é importante levar em consideração que o processo pode levar de um a oito anos. Desta forma, é aconselhável tentar resolver o problema de forma administrativa e amigável antes de recorrer ao Poder Judicial.
Como funciona o depósito em juízo de condomínio?
No caso de depósito em juízo condominial, existe um procedimento que deve ser seguido. O primeiro passo é contatar um advogado de confiança. O profissional irá verificar se a situação é válida e instruir o morador sobre as questões legais.
Caso seja evidente a cobrança indevida, o advogado indicará o local para onde o morador insatisfeito deve encaminhar a reclamação. Dependendo do caso ou região, é necessário comparecer ao fórum ou em um juizado especial.
No local determinado, o condômino deve explicar seus argumentos. Para isso, é importante estar munido com ideias claras e até mesmo provas. Se a alegação for aceita, é concedida a autorização para realizar o pagamento. Assim, dá-se início à ação judicial.
Nesses casos, o condomínio recebe uma notificação sobre o depósito efetuado. Toda a correspondência entre as duas partes deve ser registrada e protocolada. Outra opção é enviar a comunicação através de um Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Se o síndico aceitar o depósito, o processo é encerrado. Porém, caso haja discordância entre os valores, deve apresentar seus argumentos para negar a proposta. Apenas então o caso será encaminhado ao juiz, que decidirá quem tem razão. Se a ação for recusada, o credor recebe o valor total da cobrança.
É essencial que o morador notifique previamente a intenção de pagamento ao condomínio, através de uma carta ou outro documento. Assim, evita-se o argumento de que não houve iniciativa de pagamento.
Em quais casos é aplicado o depósito em juízo em condomínio?
A maioria dos casos de depósitos em juízo em condomínio se encaixam nas seguintes situações:
- Para contestar um valor cobrado: quando há dúvidas em relação a um valor estipulado pelo condomínio. Pode ser porque uma das partes não concorda com os cálculos ou o preço não é o mesmo da combinação inicial.
Casos comuns a esse cenário:
- Aumento da taxa condominial sem aviso ou votação da assembleia;
- Obras ou manutenções no condomínio que ultrapassam o custo estipulado para rateio;
- Quando um condomínio rejeita o pagamento de uma dívida pelo condômino;
- Pagamentos de dívidas que incluem juros e correção monetária.
- Contestar possíveis irregularidades na aprovação de valores: ocorre quando já existe uma ação judicial questionando uma atitude do condomínio. Geralmente, o contexto envolve o pagamento da taxa condominial. Para evitar atrasos e cobranças de juros, o condômino pode pedir permissão para fazer uma ação de consignação em pagamento. O juiz autoriza ou não o depósito da quantia, que será válida até o final do processo.
Depósito em juízo de taxa de condomínio
É recorrente que seja usado o depósito em juízo de taxa de condomínio como uma forma de evitar a inadimplência. Nesses casos, é preciso ter em mente de que o condômino só sairá da lista de devedores quando o condomínio receber a notificação da ação judicial. Até lá, ainda serão cobrados os juros. Após isso, o condomínio precisa atualizar a lista de inadimplentes e adicionar uma observação sobre o valor estar retido judicialmente.
Em situações como essa, é importante levar em consideração que nem sempre o depósito judicial é a melhor forma de lidar com uma dívida. Por ser um processo que só pode ser feito com uma assistência jurídica adequada de um advogado, o custo do depósito judicial pode vir a ser mais alto do que o da inadimplência, sem citar ainda o longo tempo médio que geralmente se espera por uma resolução legal do caso. O devedor precisa considerar se não é mais interessante resolver o problema com o condomínio de forma amigável.
Como evitar depósito em juízo de condomínio?
Para evitar depósitos em juízo em condomínio, é preciso dar atenção às reuniões de assembleia. A decisão de uma votação de assembleia é incontestável e comprova que a cobrança foi aprovada pela maioria dos moradores. Por isso, sempre siga os ritos legais de uma assembleia e registre devidamente todas as decisões através de uma ata, assim sempre haverão provas do que foi decidido pela maioria dos condôminos.
Mesmo que não exista necessidade legal, é importante que todas as questões relacionadas a dinheiro passem pelo crivo da assembleia. Essa é uma medida preventiva que o síndico pode tomar para proteger a saúde financeira do condomínio, evitando que parte da arrecadação fique indisponível para a utilização. Lembre-se também que a conversa amigável e uma possível solução em comum acordo são sempre mais fáceis e baratas para qualquer gestão condominial.
Quer aprender mais coisas sobre o trabalho de síndico? Confira o nosso eBook grátis: Guia Definitivo do Síndico de Sucesso!
por Denys Hupel | set 10, 2018 | Gestão Condominial
Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem definidos. Para melhorar o futuro da administração, é necessário analisar os problemas e montar um plano de ação do condomínio.
Por ser uma ferramenta de extrema importância, o planejamento estratégico do condomínio precisa ser elaborado com o envolvimento de todos deste ambiente: moradores, proprietários, funcionários e, claro, o síndico. Também conhecido como plano diretor de condomínio fechado, o gestor pode utilizar o plano de ação como uma de suas propostas para ser síndico.
Entenda tudo sobre o assunto com essa publicação:
- O que é plano de ação para condomínio?
- Como fazer o plano de ação para condomínio?
- O que deve conter no plano de ação para condomínio?
O que é plano de ação para condomínio?
Basicamente, um plano de ação para condomínio é um planejamento para alcançar objetivos e metas que melhoram a administração e a vida no local. Ao estruturar um plano de ação, a intenção é traçar estratégias que vão melhorar a situação do condomínio.
Por exemplo, se a intenção do condomínio é se livrar da inadimplência, será necessário estabelecer ações que podem ajudar a extinguir o problema – como buscar ajuda profissional, negociar dívidas de forma legal ou investir em campanhas de conscientização.
Esse planejamento estratégico do condomínio é desenvolvido pelo síndico em conjunto com os condôminos e precisa ser aprovado por uma reunião de assembleia antes de entrar em vigor.
Para o síndico, o plano de ação auxilia na rotina de trabalho. Com base nesse documento, o profissional pode identificar quais são as tarefas de maior importância e priorizá-las na hora de atuar. Além disso, o plano de gestão para condomínio garante que todo o trabalho do síndico será guiado pelas necessidades dos moradores, visto que todas as ações terão sido construídas com o auxílio da assembleia e serão baseadas sempre em dados ao invés de achismos.
Não contar com um planejamento para o condomínio pode ser um tiro no próprio pé. Afinal, a falta de objetivos faz qualquer um ficar à deriva, sem saber que caminho seguir. Isso traz uma série de dificuldades ao conjunto habitacional, especialmente quanto a falta de continuidade de projetos importantes e obras inacabadas.
Na ausência de um plano gestor do condomínio estipulado, cada síndico faz o que bem entender durante o mandato, sem levar em consideração a visão macro e as intenções e desejos dos condôminos.
Como fazer o plano de ação para condomínio?
Para montar um bom planejamento para o condomínio, é necessário refletir sobre o histórico do empreendimento. Quais foram os problemas que o condomínio teve de lidar no passado? Que aprendizado pode ser retirado dessas experiências anteriores? Analisar o passado permite compreender a situação atual do empreendimento e projetar objetivos e prazos para o futuro.
Ao estruturar um plano de ação para condomínio, é preciso seguir quatro passos:
- Entender a situação atual do condomínio
Deve-se fazer uma avaliação sobre como está a saúde financeira, estrutura física e a segurança do imóvel. Também é importante refletir sobre a qualidade da comunicação e do relacionamento entre os condôminos.
Nesse momento, nada melhor do que ouvir os moradores e funcionários. Faça uma pesquisa de opinião para descobrir quais são os problemas, insatisfações e ideias para melhoria do condomínio. Desta forma, estará sendo incentivado um engajamento por parte da comunidade na busca por soluções.
O questionário pode ser realizado pessoalmente, via correspondência ou através de formulários online, que podem ser enviados pelo software de administração do condomínio.
- Definir objetivos e metas claras
Com os resultados da pesquisa em mãos, destaque quais são as dificuldades enfrentados pelo condomínio. Para cada problema, estabeleça os objetivos que o condomínio quer alcançar e, a partir disto, monte planos de ação. Para deixar mais claro, montamos um exemplo:
Problema: Aumento de furtos no condomínio
Objetivo: Reduzir em 50% os furtos nos próximos seis meses
Plano de ação: Implantar um sistema de gestão de condomínio e controle de acessos.
Cada plano de ação deverá vir acompanhado de metas. Utilizando o nosso exemplo como base, as metas poderiam ser:
- Conseguir a aprovação de 80% dos condôminos em uma assembleia;
- Levantar R$ 3.000 reais em três meses para contratar e implantar o serviço;
- Identificar, no mínimo, 90% das pessoas que entram e saem do condomínio.
Também deve-se identificar se este será um planejamento anual ou a longo prazo para o condomínio.
- Divulgar o planejamento e aprová-lo pela assembleia
Após concluído, o planejamento não pode ficar esquecido na gaveta! O plano de ação do condomínio precisa ser divulgado aos condôminos. Para isso, utilize os principais meios de comunicação do condomínio, como circulares online, correspondência ou mensagens através de um software de gestão. Ao plano podem ser anexados documentos, os resultados da pesquisa realizada, apostilas, planilhas e dados.
Esse material deve ser analisado e votado pela assembleia do condomínio. Portanto o síndico pode convocar uma reunião especialmente para debater esse tópico.
- Acompanhar e otimizar os resultados
Após a aprovação pela assembleia, é o momento de colocar o plano em prática. Estude novamente o planejamento estratégico e pense em como adaptá-lo à sua rotina como síndico levando em consideração os prazos estabelecidos.
Mantenha a transparência e ofereça um acompanhamento periódico das atividades aos condôminos apresentando a evolução e resultados da sua gestão. Só assim eles saberão se o síndico está realizado um bom trabalho ou não. Aproveite as reuniões de condomínio para reavaliar os objetivos e fazer ajustes de acordo com as novas necessidades dos moradores, dos funcionários e do condomínio.
O que deve conter no plano de ação para condomínio?
Um plano de ação de qualidade deve abordar os seguintes temas em relação ao condomínio:
Documentação: o plano de ação precisa contribuir na organização de toda a papelada e informações relativas ao condomínio.
Financeiro: o planejamento estratégico só dará certo se for realizado em conjunto com o plano de contas do condomínio. Deve-se considerar os saldos, balancetes, números de inadimplência e demais questões financeiras do condomínio. Importante destacar questões trabalhistas e folha de pagamento, pois funcionários mal gerenciados, com escalas malfeitas e horários mal administrados equivalem a uma grande despesa ao condomínio.
Normas: o plano de ação precisa seguir as regras estabelecidas pela convenção e regimento interno do condomínio, além das deliberações de reuniões de assembleia. O planejamento estratégico deve utilizar esses documentos como base na hora de analisar contratos, organizar obras e manutenções e contratar serviços para o condomínio.
Metas: o documento final do plano de gestão precisa trazer a lista das metas que o condomínio quer atingir durante essa e as próximas gestões. É essencial que sejam estipulados datas e prazos.
Projetos: com base nas metas estipuladas, quais são os projetos que serão realizados para levar o condomínio à sua melhor forma? Liste todas as atividades de forma prática e objetiva.
Plano de manutenções: quando se fala em condomínio, não se pode deixar passar as manutenções preventivas e obrigatórias. Estabelecer uma lista dos itens que o síndico precisa realizar ao longo do ano facilita o trabalho e garante que nada será esquecido. Anote a manutenção juntamente com o mês ou época do ano que ela deve ser realizada.
Plano de reuniões e assembleias: o plano gestor do condomínio pode trazer as obrigatoriedades das reuniões do Conselho Fiscal e da assembleia, com datas e prazos.
Previsão orçamentária: todas essas mudanças exigem dinheiro, não é mesmo? Ao final do documento, o síndico deve aproveitar para apresentar a previsão orçamentária da realização das metas do plano de ação condominial.
A organização da gestão condominial é o maior legado que um síndico pode deixar. Afinal, com uma administração organizada, o sucesso é consequência. Ter todos as metas do condomínio mapeadas e definidas de maneira profissional facilita as tomadas de decisões e, assim, beneficia todos os envolvidos no condomínio. Então, síndico, mãos à obra!
Melhore ainda mais a sua gestão de condomínios com o nosso Guia Definitivo do Síndico de Sucesso!
por Denys Hupel | set 7, 2018 | Gestão Condominial
A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros.
Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes. Essa alternativa tem sido cada vez mais comum.
As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.
Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia a dia e implementação.
Pensando nisso, reunimos neste artigo diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual. Confira:
O que é uma portaria virtual?
A portaria virtual é um sistema de controle de entrada e saída operado remotamente, utilizando câmeras, sensores e outros dispositivos de segurança.
Diferente do modelo tradicional, em que um porteiro é presencial, esse sistema é monitorado por uma central que observa e valida todos os acessos remotamente. Assim, é possível garantir a segurança do condomínio sem a presença física de funcionários no local.
Como funciona a portaria virtual em condomínio?
Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.
O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.
Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.
A portaria virtual é segura?
Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.
Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.
Portaria virtual e portaria remota são a mesma coisa?
Sim, os termos “portaria virtual” e “portaria remota” são frequentemente usados como sinônimos. Ambos se referem ao modelo em que o monitoramento e controle de acesso são feitos à distância, por meio de centrais de segurança externas.
Os operadores que atendem remotamente visualizam as câmeras e recebem chamados para liberar ou barrar acessos, oferecendo suporte de segurança e controle de visitas.
Vantagens da portaria remota
Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:
- A portaria virtual impacta na redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço.
- Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
- A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
- Tecnologias como biometria e reconhecimento facial tornam o controle de entrada mais seguro e preciso. A para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
- Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
- O monitoramento remoto ocorre 24 horas por dia, sem pausas;
- Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.
Desvantagens da portaria remota
Algumas das desvantagens da portaria virtual são:
- O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
- Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
- Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
- O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
- Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc;
- O valor inicial da instalação pode ser alto para alguns condomínios. Essa barreira financeira pode tornar a adoção da portaria virtual difícil, apesar de ser mais econômica a longo prazo
Quanto custa uma portaria virtual?
O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, e em algumas empresa isso não inclui o custo da instalação e implementação do sistema, com câmeras e sensores.
Sabemos que um valor alto pode pesar no bolso do condomínio, mas é relevante considerar as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.
Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.
Equipamentos para portaria virtual
Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:
- Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
- Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
- Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.
Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.
Como são feitas as entregas quando o condomínio tem portaria virtual?
Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.
Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.
Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando, assim, desentendimentos ou transtornos.
O meu condomínio deve ter portaria virtual?
Alguns condomínios podem ter mais dificuldades com a portaria virtual do que facilidades. Para entender se o seu condomínio deve ter portaria virtual, é importante entender particularidades do seu edifício e do perfil de moradores.
Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.
Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Faça as seguintes perguntas: Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.
Como contratar uma portaria virtual?
Para adotar a portaria virtual em um condomínio, é importante seguir algumas etapas essenciais que garantem a segurança e a satisfação de todos os moradores. Confira:
Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE)
A instalação da portaria virtual representa uma mudança significativa na estrutura de segurança do condomínio e implica novos custos e responsabilidades. Por isso, é obrigatório que os condôminos aprovem a medida em assembleia. O síndico ou a administradora do condomínio deve convocar uma AGE, expondo os motivos, custos e benefícios da implementação da portaria virtual.
Alinhamento com os condôminos
É importante que os condôminos estejam cientes de como o sistema funcionará, os equipamentos que serão instalados e as mudanças no processo de entrada e saída. Muitas vezes, isso inclui apresentações das empresas de portaria virtual, que podem responder dúvidas e explicar detalhes técnicos.
Pesquisa de fornecedores e avaliação
Após a aprovação da assembleia, é essencial selecionar empresas com experiência e boas avaliações. Além de verificar a qualidade dos equipamentos, é importante que o contrato ofereça suporte contínuo e garanta o funcionamento ininterrupto do sistema.
Neste momento, é válido que o síndico busque indicações de outros condomínios e síndicos de sua rede de contato. É importante também que esteja atento às avaliações da empresa, seu histórico e sua documentação.
Treinamento para moradores e funcionários
Depois de contratado o serviço, é fundamental que todos os moradores e funcionários recebam treinamento adequado para utilizar o sistema.
Isso reduz o risco de incidentes e melhora a adaptação ao novo modelo.
Realizar simulações e testes
Antes da ativação completa, realizar simulações ajuda a identificar possíveis ajustes no sistema, garantindo que ele funcione conforme o planejado.
Seguindo essas orientações, o processo se torna mais transparente e democrático, atendendo às necessidades do condomínio e respeitando a legalidade do processo.
Você quer melhorar o controle de entrada de visitantes no seu condomínio? Faça download gratuito da nossa Planilha de Controle de Visitantes!
por Denys Hupel | set 6, 2018 | Financeiro
Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.
Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:
O que é aprovação de contas em condomínio?
Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.
Quórum para aprovação de contas em condomínio
Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:
- Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
- Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
- A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).
Prestação de contas não aprovada – e agora?
Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.
Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.
Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.
Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.
Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Motivos para não aprovar as contas do síndico
Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:
- Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
- Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
- Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
- Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
- Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
- Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
- Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
- Pagamento por serviços não realizados;
- Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
- Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
- Pagamentos feitos em duplicidade;
- Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.
Checklist para aprovar contas no condomínio
Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.
Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:
- Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
- Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
- Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
- Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.
Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.
É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.
Não deixe de conferir a nossa Planilha Modelo de Prestação de Contas de Condomínio, totalmente gratuita!
por Aline Oelrich | ago 31, 2018 | Gestão Condominial
A reunião do condomínio é um dos momentos mais importantes do trabalho de síndico. É a ocasião em que todos os moradores, proprietários e seus representantes se reúnem para discutir e tomar decisões sobre assuntos que afetam a vida em comunidade.
Entretanto, não são todos os condomínios que conseguem o privilégio de contar com reuniões tranquilas e pacíficas. Pensando nisso, separamos algumas informações e dicas para reuniões de condomínio.
Assim, o síndico já vai estar pronto para quando chegar a hora de aprovar aquela obra, alteração no regimento interno ou ajuste no valor da taxa de condomínio. Confira:
Como marcar uma reunião de condomínio?
A preparação da reunião de condomínio é tão importante quanto a execução. Existem uma série de detalhes que o síndico precisa ficar de olho para que tudo saia de acordo com a legislação. Caso contrário, a assembleia pode sofrer impugnação – e tudo o que for decidido na reunião será anulado.
Por causa disso, é necessário prestar muita atenção para que sejam obedecidas todas as regras do Código Civil brasileiro durante a convocação de assembleia. De acordo com o Art. 1.354, a assembleia não poderá ser realizada se todos os condôminos não forem convocados. Ou seja, se um condômino não receber uma notificação prévia sobre o encontro, a assembleia de condomínio não é válida legalmente.
A carta de convocação pode ser enviada por correspondência ou circular através de um sistema de gestão de condomínio, como o TownSq. Além disso, é aconselhável expor uma cópia desse documento em uma área de grande circulação no condomínio, como elevadores, hall de entrada ou portaria.
Os moradores também têm o direito de marcar uma reunião de condomínio por conta própria. O Art. 1.355 determina que assembleias extraordinárias podem ser convocadas por um quarto dos condôminos. Logo, os moradores podem se organizar, montar um abaixo-assinado e exigir que seja realizada uma assembleia do condomínio mesmo sem o aval do síndico.
Carta de convocação para reunião de condomínio
Para marcar uma reunião de condomínio, o síndico precisa montar uma notificação com as seguintes informações:
- Data do encontro
- Local
- Pauta da reunião
É fundamental destacar que apenas poderão ser votados os assuntos que estiverem presentes nesse documento. Caso apareçam novas demandas durante a reunião de condomínio, o síndico deve anotar as recomendações e convocar um futuro encontro para discutir essas novas pautas.
Para facilitar o trabalho do síndico, oferecemos um Modelo de Convocação de Assembleia.
Mantendo a ordem durante a reunião de condomínio
O síndico é o responsável por fazer a reunião de assembleia ocorrer tranquilamente e apaziguar os ânimos dos moradores mais fervorosos. O primeiro passo é escolher quem será o presidente da mesa. Essa pessoa irá conduzir os moradores ao longo das pautas e coordenar o secretário da mesa.
Em vista disso, o ideal é que o presidente seja alguém firme e neutro, que não represente nenhum grupo dentro do condomínio. Com uma mesa composta por pessoas bem orientadas para conduzir a reunião de condomínio, o risco de atritos diminui consideravelmente.
O foco também é um quesito indispensável. No início dos trabalhos, combine com a assembleia o tempo estipulado para debater cada uma das pautas. Por exemplo: a previsão orçamentária será discutida por 10 minutos, a aprovação de obras terá 25 minutos e assim por diante.
É essencial que o síndico se mantenha presente ao final da reunião para esclarecer dúvidas dos moradores e informar sobre os próximos passos que deverão ser seguidos após as decisões. Desta forma, o papel do síndico torna-se mais prestativo e a comunicação em condomínio fica mais transparente.
Assembleia de condomínio – Quórum
As votações nas reuniões de condomínio precisam seguir regras de acordo com o tema:
- Aprovação de prestação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do todo. Se esse quórum não for atingido, é feita a segunda convocação – que tem quórum livre. Após isso, a votação é decidida pela maioria dos presentes;
- Obras necessárias: necessitam do voto da maioria dos presentes para serem aprovadas. Lembrando que estas obras são as manutenções de pintura, conservação de máquinas e demais reparos para manter o condomínio, como limpeza da fachada e afins;
- Obras úteis: são as reformas que melhoram ou facilitam a rotina do condomínio, como modificação de um espaço de depósito de lixo, melhorias funcionais para segurança na garagem, etc. Esse tipo de votação exige maioria dos votos entre o todo os condôminos para ser aprovada;
- Obras voluptuárias: precisam da maioria dentro de ⅔ do total do número de condôminos. São reparos para melhor o entretenimento e o lazer dos moradores, como aumento da piscina, melhorias no salão de festas, etc;
- Alterações na convenção de condomínio ou regimento interno: exigem maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários;
- Destituição do síndico: em caso de insatisfação com a gestão do síndico atual, ¼ (um quarto) dos moradores podem convocar uma reunião de condomínio para que seja discutida a permanência do síndico. A validade da votação é de maioria absoluta, ou seja 50% dos condôminos + 1.
Para outros assuntos, se aplica a regra votação mínima de todos os presentes.
Ata de reunião de condomínio
A ata de condomínio é aquele documento que reúne todas as decisões de uma reunião de condomínio. Esse documento serve como comprovação do que foi deliberado pela assembleia. Também funciona como base para o trabalho do síndico.
O responsável pela redação é o secretário de mesa, eleito ao início da assembleia geral.
A ata de condomínio deve ser feitas a partir das seguintes informações:
- Nome do condomínio;
- O tipo de assembleia (extraordinária ou ordinária);
- Data, hora, local;
- Nomes do presidente e do secretário de mesa;
- Lista de todos os presentes na reunião;
- Lista de pautas a serem tratadas;
- Resumo das decisões tomadas em assembleia;
- Informar se há quórum presente;
- Folha com assinatura de todos os condôminos presentes no momento;
- Assinatura do presidente e do secretário da mesa.
Assim como a convocação, a ata pode ser disponibilizada para conferência dos moradores nas áreas comuns, enviada por correspondência ou via internet. Se o imóvel conta com uma administradora de condomínio, a empresa pode ficar responsável pelo envio.
É a convenção de condomínio que determina o prazo para envio da ata aos moradores e se há necessidade ou não de registro em cartório.
Assembleias podem ser um tanto quanto assustadoras. Mas com estas dicas, você será capaz de manter a reunião de condomínio trtranquila, pacífica e sem estresse.
Facilite o trabalho durante a reunião de condomínio utilizando o nosso Modelo de Ata de Condomínio, totalmente gratuito!
por Denys Hupel | ago 24, 2018 | Financeiro
É quase unânime o número de pessoas que buscam reduzir gastos. Ainda mais quando falamos sobre o desejo em diminuir os custos do condomínio, reduzindo assim a taxa paga mensalmente. Esse grupo de pessoas vem crescendo a cada dia por conta das condições de crise econômica do nosso país com altos índices de desemprego. Pensando nisso, reunimos 6 dicas de como reduzir os custos no condomínio e, consequentemente, melhorar o índice de satisfação dos moradores com a sua gestão. Confira!
Quais os custos de um condomínio?
Antes de você sair cortando despesas e ter ideias inovadoras para o condomínio, é preciso saber quais são os custos de um condomínio. Ou seja, conhecer em que você está gastando dinheiro. Para você ter uma noção, em média, a distribuição dos gastos de um condomínio são dividas desta maneira:
- 45% com despesas de folha de pagamento, como salários e encargos;
- 30% com consumo de água, luz, gás e telefone;
- 15% em contratos de manutenção, elevadores, bombas e seguros;
- 10% em despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e pequenos reparos.
A soma de todos esses custos é a base para o cálculo da cota condominial. Para saber mais sobre como calcular, veja o nosso artigo sobre o assunto.
Gastos fixos do condomínio
A maior parte do dinheiro despendido são em gastos fixos do condomínio. Isso quer dizer que todo o mês as contas são recorrentes. São custos fixos do condomínio:
- Salários dos funcionários
- Encargos sociais
- Materiais diversos, como material de limpeza
- Energia
- Água
- Manutenções
- Administradora do condomínio
É claro que às vezes surgem gastos extraordinários por conta de emergências que precisam ser resolvidas. E é por isso que é fundamental o síndico ter um bom planejamento financeiro por meio de uma previsão orçamentária e também um fundo de reserva para arcar com estas despesas.
É possível reduzir os custos do condomínio?
Pode acreditar: sim, é possível reduzir os custos do condomínio! É importante você conhecer os gastos do condomínio para pensar em alternativas de como diminuir a taxa do condomínio. Vamos lá?
Fique atento aos recursos humanos
Os funcionários são responsáveis pelo maior gasto do condomínio. Mas, calma! Para reduzir o valor do condomínio você não precisa demiti-los. Com algumas ações simples já é possível gastar menos. Primeiro, avalie a quantidade e os gastos com horas extras que estão sendo pagas. Caso muitos funcionários estejam ultrapassando sua jornada, é hora de pensar em uma nova contratação. Para reduzir o número de horas extras, tente evitar que os funcionários acumulem funções.
Reduza o consumo de energia elétrica
Sempre que possível opte por lâmpadas de led que são 80% mais econômicas que as comuns. Outra ação para economizar energia de maneira eficiente é investir em sensores de presença, bem como ajustar os elevadores para que eles funcionem de maneira inteligente. Em um primeiro momento, este pode ser um investimento alto. Contudo, a redução de custos do condomínio virá em cerca de seis meses.
Há também algumas ações simples para o dia a dia que podem auxiliar, por exemplo:
- Nas áreas comuns com pouca circulação à noite, você pode usar um poste ligado e outro desligado;
- Deixe desligado aparelhos que não estão sendo utilizados, como os aparelhos da sala de ginástica, por exemplo;
- Educar os funcionários para que eles sempre desliguem as luzes quando estiverem acesas sem necessidade.
Economia de água
Além de fazer um trabalho de uso consciente da água, é possível pensar no aproveitamento e reuso de água. Isso significa tratar e reutilizar as águas de chuvas que seriam descartadas.
Caso o condomínio seja mais antigo, instale hidrômetros individuais que ajudam a economizar cerca de 20% de água.
Assim como para a economia de energia, há ações diárias que o condomínio deve adotar para economizar água e evitar gastos desnecessários, como:
- Monitorar o consumo de água do condomínio para caso haja grande diferença, será possível perceber vazamentos ou problemas relacionados;
- Não usar água do condomínio para a lavagem de carro;
- Rever a necessidade de lavar alguns locais todos os dias. Por exemplo, escadas com pouca circulação podem ser lavados uma vez na semana;
Manutenção preventiva
Realizar as manutenções nas datas programadas pode parecer um gasto desnecessário, afinal tudo está funcionando. Porém, esta é a maneira mais eficaz de evitar ter que fazer grandes obras emergenciais no condomínio. Faça um checklist com todos os itens que devem ser conferidos. Por exemplo:
- Elevadores: avalie o contrato com a prestadora de serviço para verificar se este é o contrato mais adequado para o seu condomínio. Além, claro, de periodicamente fazer vistorias e manutenções para evitar panes e acidentes;
- Faça um diagnóstico preventivo das instalações elétricas para evitar gastos no futuro;
Cobrança de inadimplentes
Inadimplência é um dos principais problemas da gestão de condomínios. O síndico deve evitá-la ao máximo, mas quando ela se tornar inevitável agilize as cobranças. Lembre-se de que os prazos para a quitação das dívidas foram reduzidos com o novo CPC. E esteja sempre alerta para que o condomínio não sofra com a chamada inadimplência crônica e acabe prejudicando muito os demais moradores.
Gestão eficiente e participativa
Organizar as contas, planejar os gastos e avaliar os seus processos administrativos podem ajudar e muito! Assim, você tem conhecimento sobre tudo o que está acontecendo e consegue fazer ajustes o mais rápido possível sempre que necessário. Outra dica é convidar os moradores a participarem mais ativamente das decisões do condomínio. Além de eles perceberem a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia que você não havia pensado em relação a gestão financeira do condomínio, como algo para diminuir os custos ou então para gerar receita.
Essas são apenas algumas dicas de corte gastos e como diminuir os custos do condomínio. E você, já fez algo para diminuir os custos do condomínio? Compartilhe conosco!
