Conta pool: o que é e quais são as vantagens?

por | out 16, 2018 | Financeiro

Muitos síndicos penam na hora de lidar com a gestão financeira do condomínio. Contas a pagar, fundo de reserva, inadimplência… São diversas as responsabilidades. Por causa disso, é comum condomínios contratarem o serviço de uma administradora. Nessas ocasiões, o síndico precisa lidar com uma questão. Qual tipo de conta bancária o condomínio deve adotar: conta pool ou vinculada?
Sabemos que há um grande número de síndicos com dúvidas sobre o tema. Por isso, resolvemos criar esse artigo com as informações mais importantes a respeito de conta pool para condomínios. Entenda tudo sobre o assunto:

O que é conta pool?

A conta pool é uma espécie de conta bancária coletiva na qual uma administradora reúne os recursos de diversos condomínios. Em outras palavras, o dinheiro de um condomínio é misturado com o de outros empreendimentos, em uma conta única.
Nesses casos, a administradora condominial é responsável por gerenciar as receitas e pagamentos de cada um dos condomínios clientes, de forma individual. Desta forma, o síndico não consegue controlar a movimentação financeira na conta do condomínio através de extratos bancários. Só é possível realizar a conferência a partir de relatórios disponibilizados pela própria administradora.
Em contrapartida, existe a conta vinculada. Essa também pode ser chamada de conta individual. Por sua vez, ela permite que o síndico tenha total controle sobre os recursos e possa acessar os dados sempre que quiser.
Também existe a possibilidade de o condomínio utilizar uma conta mista. Assim é possível dividir o gerenciamento das arrecadações com a administradora. A conta pool pode ser utilizada para lidar com as despesas ordinárias diárias, enquanto que a individual é focada na aplicação do fundo de reserva.

Vantagens e desvantagens da conta pool

Se você é um síndico buscando firmar contrato com uma administradora de condomínios, precisa compreender as vantagens e desvantagens da conta pool.
A principal vantagem da conta pool é a comodidade para o síndico. Desse jeito, toda a gestão financeira do condomínio fica a cargo da administradora. Assim, a empresa se torna encarregada pelo recolhimento de impostos, pagamento de funcionários, cobrança das taxas condominiais, etc. Portanto, a prática pode ser interessante para os condomínios cujo síndico não possui grandes conhecimentos na área de finanças.
Agora, a grande desvantagem de utilizar conta pool para condomínios é a insegurança que ela pode trazer. Por não haver formas de controlar o extrato bancário, o condomínio fica à mercê da boa-fé da administradora. Se a empresa não for de confiança, o condomínio corre o risco de sofrer com dívidas, desvios de dinheiro ou fraudes. Geralmente leva-se meses para descobrir que há algo errado acontecendo nas contas do condomínio. E aí o prejuízo já é enorme.
Para resumir, preparamos um compilado das vantagens e desvantagens de utilizar conta pool para condomínios:
Vantagens:

  • Grande redução nos valores de taxas bancárias, uma vez que bancos tendem a oferecer tarifas mais atrativas para administradoras condominiais;
  • O síndico não precisa lidar com a gestão financeira, podendo focar em outras questões do gerenciamento do condomínio;
  • Administradora pode ajudar no controle da inadimplência do condomínio ao gerenciar os recursos e realizar cobranças.

Desvantagens:

  • O condomínio tem menos controle dos recursos disponíveis;
  • O dinheiro depositado nos fundos de investimento não rende remuneração para o condomínio;
  • Administradora pode fazer mau uso do dinheiro do condomínio sem que o síndico saiba;
  • Como não é possível ter acesso aos extratos bancários, o condomínio corre o risco de ser vítima de fraudes;
  • Caso a administradora venha à falência, o condomínio pode perder toda a quantia depositada na conta pool;
  • Se a administradora tiver as contas bloqueadas devido a um processo judicial, o condomínio também ficará sem acesso ao dinheiro;
  • A auditoria das contas do condomínio pode ser prejudicada visto que não há como acessar os extratos bancários, apenas relatórios.

Conta pool é legal?

A resposta é sim. Não existe nenhuma ilegalidade na utilização de contas pool. Entretanto, existe uma situação em que a prática não é permitida. Não é possível contratar conta pool caso a convenção do condomínio não autorize. O documento pode citar que as arrecadações precisam ser realizadas através de uma conta bancária própria.
Por causa disso é essencial que o síndico confira as normas internas cada vez que for fechar um contrato. Caso o condomínio perca dinheiro por causa da conta pool, o síndico pode ser responsabilizado por descumprir a convenção.
É importante ressaltar que o condomínio tem o direito de escolher o tipo de conta bancária que achar melhor. Se a administradora oferece apenas a opção de conta pool, o conselho fiscal e o síndico precisam analisar se vale a pena ou não fechar negócio com a empresa.
Portanto é fundamental que seja feita uma análise minuciosa do contrato. Deve-se conferir qual o modelo de conta e também quais são as obrigações da administradora. Além disso, é importante pesquisar se a empresa em questão é de confiança. Para evitar aborrecimentos, lembre-se de checar:

  • Informações comerciais, judiciais e fiscais da empresa;
  • Se a administradora possui boas referências;
  • Faça uma pesquisa com outros condomínios que são atendidos pela prestadora de serviço.

Com o serviço de uma administradora de confiança, são poucos os riscos de o condomínio sofrer um desfalque financeiro!
O que fazer caso o condomínio seja lesado pela administradora?
Se o condomínio tiver algum tipo de problema com a administradora, o síndico precisa saber como agir. A primeira coisa a fazer é interromper o depósito de novos valores na conta pool. Em seguida, deve-se contatar a assistência de um advogado.
Dependendo da situação, é possível entrar com uma ação na Justiça contra a administradora do condomínio. Ainda, é importante destacar que o condomínio é resguardado pelo Código de Defesa do Consumidor. O art. 6, item III, defende que uma prestação de serviços e de contas correta é de obrigação da administradora para com o condomínio.
Agora que você já sabe como funciona uma conta pool, fique atento aos lançamentos financeiros do condomínio que você administra. Afinal, gestão financeira condominial é coisa séria!

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