Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa comunicação no condomínio. Afinal, não é à toa que o autor considerado pai da administração contemporânea e guru do empreendedorismo Peter Drucker dizia em suas palestras que “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”.

Apesar de a frase de Drucker ser voltada para empresas, condomínios não são exceção à regra. Sem boas práticas de comunicação no condomínio, um síndico não consegue fazer uma boa administração.

Levando em consideração o melhor para a vida em comunidade, conversamos com especialistas e preparamos algumas dicas para que você, síndico, não erre na hora de se comunicar com os condôminos e moradores.

Confira a lista com 8 práticas de comunicação no condomínio:

Dica 1: Deixar claro quais são seus horários para contato

Ok, vamos começar pelo básico. A regra número um ao falar sobre comunicação entre síndico e moradores é montar uma rotina pessoal para trabalhar na comunicação com o condomínio. Faça um esforço para que todos tenham consciência do seu horário de trabalho.

Independente se você atua exclusivamente como síndico ou trabalha em mais alguma área, é crucial estabelecer horários específicos de atendimento. Desse modo, o profissional cria uma rotina organizada de produção. Os moradores terão consciência por onde e quando podem entrar em contato com você e também ter uma expectativa de quando você deve respondê-los.

Claro que eventualmente vão ocorrer algumas emergências, como um vazamento ou alguma questão de segurança, mas esses casos urgentes são exceções. Geralmente, o que pesa no trabalho do síndico são as demandas rotineiras. E são exatamente essas que queremos gerenciar com comunicação clara, não é mesmo?

Exemplos práticos:

• Se você atende os pedidos dos condôminos através do WhatsApp, é interessante que seu status informe os seus horários de atendimento.
• Se usar o WhatsApp, indicamos investir em uma conta comercial no sistema. Deste modo, você pode configurar uma mensagem automática informando seus horários de trabalho quando os condôminos entrarem em contato fora do horário.
• É fundamental que o síndico defina uma forma de contato específica para urgências. Sempre que conversar com moradores, relembre-os que requisições urgentes devem ser feitas através desse canal específico. Mensagens de texto ou e-mail devem ser usados preferencialmente para situações corriqueiras, em que não seja necessário celeridade na resposta.

Dica 2: Ter alguém responsável pela rotina de comunicação

Não é porque o síndico é o responsável geral pelo condomínio que significa que ele não pode receber auxílio na hora de informar moradores e condôminos.

Ao invés de abraçar essa demanda sozinho, o síndico pode passar essa atividade para algum integrante da sua equipe. Assim, de outras demandas do condomínio e a comunidade do condomínio recebe a atenção que lhe é devida.

Dica 3: Evitar ter um grupo do condomínio no WhatsApp onde todos possam enviar mensagens

Antes de tudo, é importante frisar que ter um grupo no WhatsApp para comunicação com os condôminos é uma prática acessível. Afinal, todo mundo já usa o WhatsApp no dia a dia.

No entanto, usar o WhatsApp para comunicação do condomínio não é a opção mais adequada, então só deve ser feito se os condôminos fizerem questão. Se não for requisitado, use outros canais de comunicação.

Mas é aquela história: se não pode detê-los, una-se a ele. Portanto, separamos alguns cuidados importantes para se ter ao usar o WhatsApp como veículo de comunicação do condomínio.

Começando pelo fato de que é fácil que o síndico se perca em meio a tantas mensagens não relacionadas à gestão e convivência no condomínio, como correntes de WhatsApp, fake news e mais.

Ainda mais se o condomínio possui muitas unidades e se o síndico atua em mais de um empreendimento.

Para evitar esse tipo de problema, o síndico precisa criar um grupo no Whatsapp em que só o administrador pode enviar mensagens. Deste modo, os participantes do grupo apenas receberão mensagens enviadas pelo síndico.

Desta maneira é possível controlar a quantidade de mensagens enviadas e garantir que as informações importantes não sejam ofuscadas por banalidades.

No entanto, não são todos os síndicos que aconselham a prática – mesmo que controlada. Guilherme Ricardo, Síndico Morador do Rio de Janeiro, explica:

“O WhatsApp funciona, mas não é o ideal. Por mais que exista a ferramenta numa versão corporativa, as pessoas não sabem utilizá-la nesse modo em grupos. Se pessoalmente, olhando um no olho do outro, não conseguem se portar, imagina no grupo de mensagens. Elas enviam o que bem entendem. Portanto, uma ferramenta que limita essas gafes é primordial pro condomínio.”

Dica 4: Não participe de grupo de moradores no WhatsApp

Seguindo no assunto WhatsApp e grupo do condomínio, há outro erro que muitos síndicos cometem sem nem perceber. É participar de grupos no WhatsApp voltado para moradores do condomínio.

Até pode parecer exagero, mas a presença do síndico em um grupo de moradores tem uma série de desvantagens. Por exemplo:

• Inibe o envio de chamados ao síndico por canais oficiais, visto que moradores entendem que o síndico “já está no grupo, então não há o porquê de lhe enviar o pedido separadamente”.
• Síndico pode ser envolvido em problemas e conflitos entre moradores, situações em que não deve-se tomar partido.
• Síndico fica sobrecarregado com a quantidade de mensagens a serem lidas e respondidas, atrapalhando sua gestão de tempo e eficiência.

Essa questão da eficiência do trabalho do síndico é motivo para alguns profissionais vetarem completamente a participação nos grupos de discussão de moradores.

“Eu não participo de nenhum grupo de moradores”, compartilhou conosco Leandro Garcia, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS). “Se eu ficar nesses grupos, eu fico o dia inteiro respondendo questões dos moradores”.

Ao invés disso, Leandro acha mais eficaz dar suporte aos moradores através de um grupo onde apenas o síndico pode enviar mensagens, além de usar outros meios de comunicação para incentivar discussões e decisões coletivas.

Dica 5: Não autorize que grupo de moradores no WhatsApp leve o nome do condomínio

Ainda no tema WhatsApp no condomínio, é fundamental que o grupo de moradores no WhatsApp não tenha o nome do condomínio.

Ao levar o nome do condomínio ou termos como “grupo oficial” ou “gestão 2021”, o grupo pode ser visto como um meio de comunicação formal entre gestão e moradores. É importante evitar isso porque pode gerar possíveis problemas jurídicos a partir de mensagens enviadas no grupo.

Caso ocorra algum tipo de conflito, ofensa ou acusação, o condomínio (e o síndico) podem vir a se incomodar com processos judiciais caso alguém se sinta lesado. Lembrando que o Artigo 1348 determina que o síndico representa ativa e passivamente o condomínio.

O cuidado deve se intensificar ainda mais quando o síndico também é incluído como membro do grupo.

Dica 6: Comunicar sempre, mesmo quando parecer desnecessário

Para a dica número 6 deste artigo, recebemos a recomendação da especialista em condomínios Tatiana Maciel: “o síndico deve sempre comunicar sobre quaisquer alterações. Às vezes pode parecer dispensável, mas fará toda a diferença entre uma boa e uma má comunicação”.

Logo, em qualquer situação de falta de energia elétrica, manutenção no condomínio ou qualquer atividade fora do comum no empreendimento, faça questão de enviar um aviso aos moradores.

Assim, o síndico diminui as chances de ruídos de comunicação e mal entendidos com os condôminos. Consequentemente, o síndico evita desgastes e garante a transparência no condomínio.

Dica 7: Inove na hora de se comunicar com os moradores

Pense nisso: quando você entra em contato com seus colegas, amigos e familiares, você sempre se comunica da mesma forma? Provavelmente não – e a comunicação entre síndico e condomínios deve seguir a mesma lógica.

Para que a comunicação seja eficaz, é importante ter esse traquejo social, compreendendo quando é necessário usar métodos de comunicação mais formais e também quando você pode comunicar algo de forma mais criativa, menos sisuda.

“Para cada tipo de comunicado, eu tenho um modo diferente de comunicar”, explicou o síndico Leandro Garcia. Ainda que considere o gerenciamento de conflitos a parte mais desafiadora da profissão, seus mais de 6 anos gerindo condomínios clube lhe renderam experiência mais do que qualificada para identificar quando usar de técnicas diferentes ao se comunicar com moradores:

“Se eu for fazer um comunicado de algum decreto, por exemplo, já que agora com a pandemia quase toda semana comunicamos novos decretos, então tem que ser uma comunicação mais formal e direta, objetiva. Algo como: isto pode, isto não pode conforme o decreto tal, artigo tal. Bem objetivo para não dar margem para argumentações”.

Aplicando a estratégia da comunicação não violenta

Do mesmo modo, uma ferramenta muito importante no dia a dia de Leandro é o uso de técnicas de Comunicação Não Violenta:

“Se eu quero comunicar alguma regra do condomínio, procuro usar alguma comunicação não violenta. Por exemplo, se o problema envolve os cachorros fazendo necessidades pelo condomínio, eu não vou fazer uma comunicação estilo puxão de orelha sendo antipático”.

Ao invés de fazer um comunicado formal, o síndico prefere inovar: “eu faço um vídeo”.

Para resolver a situação desagradável com as necessidades dos pets no condomínio onde é síndico e morador, ele gravou um vídeo andando pelo residencial, mostrando as plantas mortas nos canteiros e conversando com os moradores em tom de brincadeira.

“Fiz um videozinho andando pelo condomínio, brinquei que ‘ó tu vai pisar no coco, que depois vai parar dentro do seu apartamento. Vai morrer a plantinha e tu vai pagar junto com todos os teus vizinhos que nem cachorro têm’. Depois, mostrei o pet place do condomínio, que era o local ideal para os animais circularem.”

Ao invés de enviar o vídeo através do WhatsApp ou por e-mail, Leandro publicou no YouTube e enviou o link de acesso na internet para todos os moradores através do aplicativo para condomínios TownSq.

Dicas de comunicação em mídias diferentes:

• Se está sendo feita uma obra rápida no condomínio, pode-se publicar uma foto do antes e uma foto do depois quando tudo for finalizado.
• Caso seja feita uma obra longa, o síndico pode publicar o andamento da obra a cada semana que passa.
• Pode-se fazer um texto, vídeo, newsletter sobre as realizações no condomínio – semanalmente, quinzenalmente, mensalmente… Como a gestão achar adequado.
• Pode-se usar ferramentas gratuitas como o Google Drive, YouTube, redes sociais, Dropbox e muito mais para compartilhar informações com os moradores.

E o mural de avisos do condomínio?

Sobre o assunto, a especialista Tatiana Maciel comentou: “nem sempre os murais de avisos funcionam. Muitas vezes os moradores não leem e depois reclamam que não sabiam sobre o aviso”.

Para a profissional, que atua há 14 anos no mercado condominial, o ideal é investir em app para comunicação. Deste modo, o mural de recados se torna um apoio, um canal extra para informar os moradores sobre as novidades na gestão – mas não o único canal.

Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam

Dica 8: Evite o perigo de um meio de comunicação único

Inspirados no relato da Tatiana Maciel, nossa última dica para obter uma comunicação no condomínio exemplar é evitar o perigo de uma comunicação única. Ao usar diferentes canais de comunicação, você garante que o aviso chegará a mais pessoas. Isso corta a justificativa de condôminos que dizem que não viram a mensagem.

Uma forma ainda mais eficaz é investir em um aplicativo que simplifica a comunicação no condomínio. Através de sistemas para condomínios, softwares e apps condominiais, o síndico consegue enviar mensagens, avisos e comunicados para todos os moradores ao mesmo tempo. E melhor ainda: você pode conferir quais condôminos leram a mensagem.

Certos aplicativos, como é o caso do TownSq, também permitem que os moradores criem chamados, relatando problemas ou situações na qual precisam da atenção do síndico.

Diferente de soluções como e-mail e WhatsApp, o aplicativo para comunicação condominial permite gerar enquetes, fóruns de discussão para que os condôminos tomem alguma decisão simples e ainda gerar indicadores de performance do síndico a partir do histórico de fechamento de chamados criados no app.

Deste modo, o síndico resolve de forma remota todos os problemas e solicitações que estão ao seu alcance. “Através das enquete do TownSq eu posso tomar as ações que estiverem dentro da minha alçada. Se não estiverem, levo a questão para uma reunião de assembleia” contou Leandro Garcia.

Como o síndico faz a comunicação com a comunidade do condomínio em que você mora ou trabalha? Nos conta nos comentários!