Gestão de condomínios pequenos: como vencer os desafios e fazer uma gestão eficiente

por | abr 24, 2024 | Gestão Condominial

Os condomínios não são todos iguais. Eles variam muito em finalidade, tipos de unidade, estrutura e tamanho. E é claro que, por consequência, os desafios que o gestor enfrentará também vão variar de acordo com essas diferenças. 

Em live do nosso canal do YouTube, nós discutimos a temática “Gestão de condomínios pequenos: como vencer os desafios e fazer uma gestão eficiente” com a síndica profissional Kelly Ribeiro, parceira certificada pela TownSq e atuante no Vale do Paraíba Paulista. 

Neste artigo, confira os principais pontos sobre esse assunto, conheça as vantagens e se prepare para gerenciar condomínios de pequeno porte. Continue lendo. 

Quem é a síndica Kelly Ribeiro? 

A síndica profissional Kelly Ribeiro, certificada pela TownSq desde 2020, atua no mercado condominial desde 2016. Com condomínios na Região do Vale do Paraíba, a sua empresa atende a cidade de Jacareí e de São José dos Campos, em São Paulo. 

Antes de iniciar a sua carreira como síndica, Kelly exerceu sua formação de Engenheira Mecânica por aproximadamente 15 anos, e em 2015 decidiu fazer algo diferente: se tornou subsíndica do condomínio em que morava.  

Gostando da função, decidiu se especializar para o mercado, largou a área de formação e se aprimorou nas habilidades necessárias para trabalhar com gestão condominial. “Acho que o bichinho da área condominial me mordeu e de lá para cá eu comecei a atuação no exclusivamente no mercado condominial”, conta. 

Nestes quase 9 anos, Kelly se transformou numa empresa e começou a trazer para a sua carteira de clientes os mais diversos tipos de condomínio. Posteriormente, definiu sua especialização em condomínios menores. 

O que consideramos para classificar um condomínio como “pequeno”? 

Na TownSq, entendemos que condomínios pequenos são aqueles com até 50 unidades. Mas a resposta pode variar, pois depende da perspectiva da comparação com outros condomínios.  

Muitas vezes também, o que normalmente chamamos de “condomínios de pequeno porte” são aqueles que possuem alguns desafios característicos. 

Kelly explica que, apesar de pensarmos que são pequenos apenas os condomínios de 9, 12, 15 unidades, para muitas pessoas um condomínio de até 100 unidades pode ser pequeno, por passar pelas mesmas situações que condomínios menores.    

Quais são as diferenças na gestão de condomínios pequenos e grandes?  

Quando falamos em gestão condominial, já imaginamos ali o porteiro, o zelador, os auxiliares de serviços gerais… E aí começam as diferenças: condomínios menores, muitas vezes, não geram receita o suficiente para contratar tantos funcionários.  

“Hoje eu posso falar que dos condomínios que eu gerencio, 60% ou 70% não tem portaria. Alguns deles têm tecnologia avançada, como de portaria virtual ou de um atendimento autônomo”, contou Kelly.  

Com o baixo número de funcionários em horário comercial, algumas adaptações na rotina do síndico e do condomínio precisam ser feitas. 

“Quando vamos receber o produto de limpeza pro condomínio, por exemplo, vai ter que adequar a agenda e ter toda essa logística, porque você não tem todos os recursos na mão assim como em condomínios maiores”, explicou a síndica.  

Como gerenciar o condomínio pequeno à distância? 

Mesmo que o condomínio menor exija um esforço maior do síndico para fazer algumas atividades funcionarem, ele não exige que o gestor esteja lá o tempo todo. O gerenciamento à distância é possível para condomínios de todos os tamanhos. A diferença é que, para aqueles de pequeno porte, alguns cuidados são fundamentais. 

Segundo Kelly, o primeiro desafio está em conseguir mostrar o seu potencial para as pessoas, especialmente quando o síndico acaba de iniciar as suas atividades no condomínio. “Essas pessoas não te conhecem, (ainda) não sabem da qualidade do trabalho”. 

O condomínio maior, por sua vez, tem mais recursos para que a equipe apoie a gestão à distância. Quando o síndico deseja atuar em condomínios menores, precisa conhecer esse mercado, para saber passar confiança do seu bom trabalho. Para Kelly, isso significa “dinamismo para conhecer a maioria ou todos os moradores” e uma “proximidade, não de amizade, mas de tratar (os moradores) de forma mais próxima”. 

Outro ponto fundamental que permite um bom gerenciamento a distância é construir ao longo do tempo uma rede de prestadores de serviço confiável. O síndico vai precisar ter uma boa lista de contatos para ser ajudado em determinadas situações. 

Kelly aconselha que cada gestor conheça a realidade do condomínio e suas limitações, e busque prestadores de serviço e empresas capacitadas. Assim, em determinadas emergências, mesmo de longe, o síndico consegue resolver. 

“O síndico não precisa estar lá, porque não é ele quem vai colocar um portão de volta para funcionar. Mas ele tem que saber o prestador de serviço que vai conseguir solucionar o problema”, exemplificou. 

Além disso, as manutenções preventivas precisam estar sempre em dia. Essa prática, além de fundamental para a segurança dos moradores e estrutura, é a melhor forma de prevenir gastos maiores no futuro. Esse cuidado antecipado é fundamental para evitar grandes prejuízos em caixas que já têm a arrecadação mais limitada. 

>> Leia também: O fim dos grupos de WhatsApp: veja como o TownSq está revolucionando a comunicação nos condomínios 

Tecnologia apoiando a gestão à distância 

Além de saber como fazer uma gestão eficiente, o síndico precisa saber comunicar com constância e clareza tudo o que está acontecendo. 

Compartilhar os detalhes da gestão com os moradores é um caminho para gerar mais confiança. Uma boa opção – utilizada também pela síndica Kelly – é um aplicativo de condomínio como o TownSq. Por lá, o síndico poderá apresentar todas as ações operacionais que foram executadas dentro do condomínio. Essa iniciativa transmite mais transparência, gera confiança e pode garantir o reconhecimento desse profissional, às vezes refletido numa reeleição. 

Aproveitar os benefícios da tecnologia é para qualquer tipo de condomínio. E para quem acredita que um aplicativo pode não ser bem aceito em um condomínio com idosos, por exemplo, Kelly conta uma história que prova o contrário.  

A filha de uma condômina idosa de um prédio de 40 unidades em que Kelly atua demonstrou receio quanto à comunicação pelo aplicativo, já que sua mãe poderia não saber usar. Demonstrando cuidado e empatia, a síndica passou o acesso ao aplicativo para todos os filhos da moradora, que agora têm também recebem todas as informações do condomínio e podem ajudar a mãe com os avisos, como de reunião e manutenções. A síndica foi parabenizada pela preocupação com a experiência da moradora. 

A conclusão é de que a tecnologia pode ajudar o gerenciamento à distância, mas cabe ao síndico estar interessado em ajudar os moradores a engajarem nas mudanças positivas para o condomínio. 

>> Sobre tecnologia para condomínios: Conheça a história de sucesso do condomínio de Karina com o TownSq  

Como evitar problemas financeiros em um condomínio com pouca arrecadação? 

Para fazer uma boa gestão financeira em qualquer condomínio, Kelly recomenda que o síndico conheça os espaços e suas limitações. E quando o assunto é inadimplência, o maior entre os problemas financeiros, o impacto pode ser ainda maior para condomínios pequenos. Em um edifício de 10 unidades, um morador que deixa de pagar é 10% da arrecadação prevista, algo que pode prejudicar o pagamento das contas básicas daquele edifício.  

Uma das técnicas que Kelly aplica para incentivar o pagamento correto da taxa condominial é educar os moradores quanto à importância de estar em dia com o condomínio. “Eu sempre tento trazer o condômino para a realidade da gestão. (…) Isso incluir mantê-los informados, seja da pequena melhoria que você faz, seja do andamento da instalação da cerca elétrica, ou do número de chamados.” Mostrar o impacto do trabalho que está sendo realizado é uma forma de conscientização. 

Como o síndico profissional pode conquistar uma assembleia de condomínio pequeno concorrendo com um síndico morador? 

Muitas vezes, os moradores de um condomínio menor podem preferir que o gestor seja um morador ou conhecido. Para ter mais chances de conquistar esses moradores, Kelly orienta que o síndico profissional estude o condomínio para o qual deseja se candidatar. “Entender qual que é a dor, o que que eles estão querendo. Nem todo condomínio é igual, então entender o que que eles estão desejando é importante”. 

Além disso, um grande ponto destacado por Kelly foi o da imparcialidade. Essa é uma característica única do síndico profissional, e uma vantagem que pode ser usada em sua vantagem.  

Depois de entender o condomínio e apresentar seus diferenciais, o síndico já eleito pode promover outras ações para conquistar os moradores. Poder conhecer todos ou a maioria dos moradores é uma das vantagens de trabalhar em um condomínio de pequeno porte.  

Kelly citou como exemplo uma ação que conseguiu promover de Dia das Mães em um dos condomínios que atende: ela convidou uma consultora para levar uma aula de maquiagem e autocuidado para as moradoras. O resultado foi muito positivo. “Que seja um café simples, ou levar uma determinada palestra. São formas de conseguir trazer as pessoas mais próximas”. 

Essa é uma prova de que a capacidade técnica conquista o condomínio, mas a capacidade de criar confiança e relacionamentos é o que pode manter o profissional ali. Unir a gestão eficiente com boas iniciativas de conexão é o casamento perfeito.  

Os desafios em atuar num condomínio com poucos moradores 

Aproximar o público na medida certa e saudável pode ser um desafio para síndicos de condomínios menores. Isso porque o morador não pode confundir a boa conexão com o síndico com uma amizade que “fecha os olhos” para o desrespeito às normas do condomínio. 

Neste momento, Kelly orienta os profissionais a agirem com respeito e clareza. Ela explica que o regimento interno e a convenção condominial são documentos que precisam ser seguidos, e relembra os moradores do motivo do condomínio ter contratado um profissional. “Você fez uma contratação de um profissional para te ajudar aí no condomínio. Não sou eu que desenhei o regimento interno, já é do nosso prédio. Então se ali está determinado tal horário, eu não tenho essa autonomia de mudar”.  

Essa é uma forma de fazer com que o condômino compreenda as obrigações do síndico de fazer com que as regras sejam respeitadas, e o gestor consegue manter a ordem com uma boa comunicação. 

Como garantir uma boa gestão quando síndico precisa tirar férias?  

Quando o síndico conhece o andamento e necessidades do condomínio, seja qual for o seu tamanho, ele consegue se organizar e preparar todos os envolvidos para poder tirar férias. Mesmo em condomínios menores, que exigem algumas particularidades do gestor, isso é possível com a preparação adequada. 

Quando começou na profissão, Kelly fazia de tudo. Como estava iniciando na carreira de síndica, passava muito tempo adquirindo conhecimento, buscando clientes, tomando conta do processo. Uma vida comum de empreendedor e gestor iniciante. Atualmente, com 11 condomínios, ela acha difícil poder tirar muitos dias de férias, como muitos outros trabalhos permitem. “Não existe ‘30 dias de férias, e eu vou ficar viajando e o condomínio vai rodar, ou alguém vai fazer no meu lugar com a qualidade que eu faço.’” 

No entanto, conhecendo bem cada condomínio, o síndico pode se planejar e garantir que tudo esteja em dia para que uma viagem seja possível. Sempre com muita organização, antecedência e responsabilidade.  

Hoje, Kelly já pode contar com uma funcionária contratada para ajudar na organização e solução de problemas dos condomínios que atende, que auxilia a síndica para que tudo funcione bem em caso de ausência.  

Outra grande aliada nos momentos de descanso do síndico é a tecnologia. Por meio do aplicativo o síndico consegue ter controle das manutenções e até ficar mais tranquilo podendo visualizar a situação de cada condomínio, mesmo que de longe. Também é possível direcionar algumas demandas para funcionários. “Sem tecnologia, de maneira geral, eu não conseguiria trabalhar. Ela não veio para substituir, em nenhum momento. Ela veio para agregar”, explicou. 

Quais são as vantagens em atender condomínios menores?  

Kelly conta que conseguiu se encontrar meio condominial com a gestão de condomínios menores.  

Para ela, a primeira vantagem dessa escolha é ter uma carteira com muitos clientes que garante mais segurança no trabalho do síndico. Perdendo um cliente, o impacto financeiro não será tão grande. Quando o profissional aposta em poucos condomínios maiores, qualquer mudança pode interferir muito. 

Outra vantagem é o tempo dedicado a resolução de problemas. Em condomínios menores, Kelly acredita que as situações são mais gerenciáveis. Especialmente para quem está começando, iniciar com um público pequeno pode ser uma boa ideia. Tanto para se apresentar para uma assembleia na eleição quanto para gerenciar. 

Confira a live completa sobre gestão de condomínios pequenos com a síndica profissional Kelly Ribeiro e outras dicas da TownSq para uma gestão de sucesso.

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