Como o grupo de WhatsApp em condomínio pode ajudar ou atrapalhar a comunicação do síndico

Um grupo de WhatsApp em condomínio pode ser uma excelente ferramenta de comunicação, se utilizada de maneira adequada, porém à medida que a quantidade de moradores ou condomínios aumenta, o aplicativo pode se tornar um vilão. Quer entender melhor as vantagens e desvantagens? Continue lendo!

Que atire a primeira pedra quem nunca entendeu errado o sentido de uma mensagem enviada no WhatsApp, por causa de uma vírgula fora do lugar, do corretor ou de uma palavra com duplo sentido.

É por essas e outras razões, que muitos condomínios, apesar de ainda adotarem os grupos como opção, também procuraram por outras tecnologias para dar suporte no envio de comunicados, informativos e agendamento de áreas comuns.

Pensando em ajudar você a decidir se criar um grupo de WhatsApp em condomínio é realmente a melhor opção ou não, nós escrevemos este artigo respondendo as suas principais dúvidas. Veja!

Mas antes, qual a importância da comunicação em um condomínio?

Não existe uma boa gestão condominial sem uma boa comunicação no condomínio

Não é à toa que mais da metade dos problemas que acontecem, são resultados da falha na comunicação entre síndico e morador.

Por isso, o síndico deve adotar a comunicação como uma ferramenta para garantir:

  • a transparência de todas as informações;
  • inspiração de confiança nos moradores;
  • a otimização do tempo;
  • prevenção de conflitos por desinformação;
  • divulgação de ações de melhoria para a infraestrutura e a vida coletiva;
  • e redução da quantidade de chamadas diretas ao síndico para esclarecer dúvidas que poderiam já terem sido resolvidas com um um processo claro de comunicação condominial.

Garantir que todos esses pontos sejam aplicados corretamente não é uma tarefa que acontece da noite para o dia.

Por isso, o síndico deve tirar um tempo para planejar a estratégia de comunicação do condomínio, tomando o cuidado para:

  • definir quais serão os canais de comunicação, inclusive podendo escolher mais de um;
  • quais serão os formatos dos conteúdos;
  • definir os melhores horários e a rotina de envio de comunicação;
  • refletir como os informativos, mensagens ou convocações serão enviadas;
  • e quais serão as regras de utilização dos canais de comunicação.

Por fim, é importante deixar claro, desde o início do contrato do condomínio, como essa comunicação acontecerá. Por isso é importante entender como fazer isso da melhor forma possível.

Como os grupos de WhatsApp facilitam a comunicação no condomínio?

O WhatsApp é o aplicativo de mensagem mais utilizado no Brasil e, por isso, é fácil entender porque essa ferramenta é amplamente utilizada como canal de comunicação nos condomínios.

Afinal, quase todo mundo tem um smartphone com o aplicativo instalado nele. Por isso, é uma maneira muito fácil de fazer com que uma mensagem chegue ao destinatário mais rápido.

O WhatsApp possibilita:

  • enviar mensagens em tempo real e obter respostas imediatas;
  • criar um grupo com todos os moradores do condomínio e enviar avisos e informativos em massa;
  • resolver pendências sem precisar ir até um computador para fazer isso;
  • criar um perfil empresarial no WhatsApp Business;
  • programar mensagens automáticas;
  • e outras vantagens interessantes.

Como moderar o grupo de WhatsApp do condomínio?

Apesar de todas as vantagens, um grupo de WhatsApp não deixa de ser um monte de pessoas se comunicando ao mesmo tempo.

Por isso, é fácil gerar um acúmulo de mensagens, as pessoas terem dificuldade para acompanhar os assuntos, solicitações e pedidos serem perdidos constantemente e assuntos paralelos acontecerem durante uma discussão importante.

Para facilitar a comunicação no condomínio utilizando o grupo de WhatsApp como ferramenta principal, é preciso existirem normas claras, regras e gerenciamento.

Do contrário, no final das contas será apenas uma enxurrada de mensagens e ninguém entenderá para que serve aquele grupo. Veja algumas dicas úteis e confira como criar um grupo no WhatsApp sério para condomínio:

#01: Aprove a ideia do grupo em uma reunião de assembleia

Não crie o grupo sem ter a aprovação dos moradores. Lembre-se que o número de telefone é um dado pessoal e sensível, por isso, é responsabilidade do síndico zelar pelo sigilo dessa informação.

Por isso, antes de tudo, convoque uma reunião de assembleia, explique todos os motivos para criar esse grupo no WhatsApp e tenha certeza de que a maioria está de acordo. Se for necessário, faça uma votação formal.

#02: Elabore as normas de utilização do grupo

Você não quer que o grupo seja informal demais e as pessoas o transformem em uma tempestade de mensagens irrelevantes.

Por isso, assim que o grupo for criado, você deve publicar quais são os principais objetivos do canal, que podem ser:

  • compartilhamento de comunicados;
  • alerta de ocorrências;
  • avisos sobre problemas;
  • informativos sobre assembleias;
  • entre outras informações úteis para todos.

Em seguida, também publique as regras do grupo, bem como proibições e penalidades em caso de desrespeito, preconceito, ofensas ou outras quebras às diretrizes.

Para oficializar essas normas, você pode apresentá-las aos moradores em uma reunião de assembleia condominial, garantindo que as regras serão aprovadas por todos e cumpridas.

#03: Fique atento às mensagens enviadas no grupo

A primeira e melhor opção é criar um grupo onde apenas o síndico pode publicar mensagens. Desta forma, nenhuma informação importante se perde e todos os moradores poderão ler.

Neste caso, você deve deixar claro por onde os moradores podem fazer solicitações, seja por mensagem privada no WhatsApp, e-mail ou através de outras ferramentas.

Porém, se você prefere criar um grupo de WhatsApp aberto, onde todos os moradores podem publicar mensagens livremente, lembre-se de, após expor todas as diretrizes para utilização do grupo, estar sempre atento a qualquer mensagem que for enviada e agir rápido em casos de descumprimento.

Atente-se também em qual nível a comunicação entre moradores se encontra e impeça que ocorram discussões acaloradas ou brigas em torno de assuntos sensíveis, como fofocas, religião e política, por exemplo.

Nestes casos, é sempre interessante que o síndico tome à frente e controle os ânimos das pessoas.

Percebemos até aqui que o WhatsApp possui muitas vantagens, mas será que ele é suficiente para garantir a boa comunicação e convivência entre os moradores e o síndico?

Apesar de ser uma ideia revolucionária, os síndicos sabem que, a longo prazo, o uso de grupos de WhatsApp em condomínios traz muitas dores de cabeça. Por isso, é sempre importante entender o outro lado da moeda.

O outro lado da moeda: quais são os principais riscos ao criar um grupo de WhatsApp em condomínio?

#01: Imediatismo, interrupções e falta de foco

O principal objetivo de criar um grupo de WhatsApp em condomínio é estabelecer uma comunicação entre o síndico e os moradores, e vice-versa.

No entanto, chats e grupos geram uma pressão para responder o quanto antes, desconsiderando que cada pessoa possui uma rotina diferente e também tempos diferentes de foco.

Além disso, por ser um aplicativo que está instalado no smartphone da maioria das pessoas e não existir um controle de envio, não é raro acontecer de notificações importantes se perderem em meio à vários tópicos irrelevantes para o grupo.

Imagine você, um síndico profissional, tentando trabalhar enquanto o grupo do condomínio notifica milhares de mensagens a cada minuto, mas com nenhuma mensagem importante. Não é legal, né?

#02: Conversas desnecessárias e a sensação de que está perdendo algo

Imagine a seguinte situação:

Você está tentando focar no seu trabalho.

O WhatsApp notifica uma mensagem.

Você tenta ignorar.

As notificações continuam.

Você tem vontade de dar só uma espiada para ver do que se trata.

As notificações continuam ali, brilhando pra você.

Você, então, decide abrir o grupo do WhatsApp, mas percebe que era apenas um papo aleatório.

Se identificou? Pois é. É esse imediatismo na comunicação e essa sensação de que está perdendo algo importante que causa ansiedade e o sentimento de que você precisa ficar grudado no grupo do WhatsApp olhando todas as mensagens.

Acontece que, na maioria das vezes, ninguém falou nada importante e você só perdeu o foco e não conseguiu concluir aquela atividade no tempo estipulado.

#03: Assuntos pessoais e profissionais misturados na conversa

Não existe uma organização no grupo de WhatsApp em condomínio, o que faz com que mensagens realmente importantes fiquem perdidas em meio a assuntos desnecessários, memes, figurinhas, correntes e GIFs enviados pelos moradores.

Apesar de parecer inocente, muitos desses conteúdos tornam o clima do grupo bastante informal, dificultando a comunicação de assuntos relevantes.

Por isso, a cada novo assunto, o tópico anterior já fica para trás e todas as mensagens estão misturadas ali.

#04: Respostas e mensagens superficiais

Dentro de um grupo de WhatsApp, geralmente, as conversas são bastante informais, o que facilita o envio de respostas superficiais.

Como estas informações em chats são de curto prazo e imediatistas, as pessoas não se preocupam em escrever longas respostas e acabam por serem sucintos demais, prejudicando a qualidade e profundidade da comunicação.

Nem precisamos dizer que isso é um prato cheio para problemas e falhas na comunicação, certo?

#05: É impossível resgatar conversas antigas

Como já foi dito anteriormente, os grupos de WhatsApp não possuem um sistema de organização em tópicos que facilite o acesso às mensagens que foram enviadas na semana ou mês passado, por exemplo.

Isso significa que está tudo desorganizado em um mesmo lugar e sem histórico algum. Logo, se você precisar resgatar um aviso que foi dado há algumas semanas, é muito provável que a busca seja cansativa, cause dor de cabeça e que você perca alguns bons minutos nesse trabalho.

Além do mais, muitos moradores preferem enviar áudios. Mas como encontrar um áudio que foi enviado no ano passado, por exemplo?

#06: Instabilidade da plataforma

Em outubro de 2021, o Facebook, Instagram e WhatsApp ficaram fora do ar durante 6 horas.

Imagine então que essa situação venha a acontecer novamente, mas você precisará avisar que faltará água aos moradores, enviar uma mensagem no grupo do conselho fiscal, iniciar uma reunião de assembleia virtual ou, quem sabe, decidir algo com urgência. O que você faz?

Imprime um monte de folhas e sai colando nas paredes de todos os condomínios que você gerencia ou decide procurar uma alternativa menos imprevisível e mais organizada?

Então, se você acredita que outra tecnologia pode possibilitar uma comunicação mais eficaz, continue lendo o nosso blog e veja como o aplicativo TownSq está facilitando a comunicação nos condomínios. Boa leitura!

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