A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros. Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes? Pois aqui no Brasil isto é cada vez mais comum.

As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.

Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia-a-dia e implementação. Pensando nisso, apresentaremos diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual.

Com essa publicação você vai aprender:

Como funciona a portaria virtual?

Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.

O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada. Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.

Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.

Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.

Pontos positivos da portaria virtual

Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:

• Redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço;
• Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
• A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
• Para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
• Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
• A portaria virtual funciona 24 horas;
• Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.

Pontos negativos da portaria virtual

Algumas das desvantagens da portaria virtual são:

• O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
• Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
• Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
• O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
• Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc.

Portaria virtual: quanto custa?

Muitos síndicos se questionam quanto custa uma portaria remota. Exatamente por isso, trazemos uma média dos valores dessa nova tecnologia. O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, incluindo o custo da instalação e implementação do sistema.

Sabemos que um valor alto como esse pode pesar bastante no bolso do condomínio, entretanto, é interessante levar em consideração as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.

Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.

Equipamentos para portaria virtual

Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:

• Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
• Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
• Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.

Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.

O meu condomínio deve ter portaria virtual?

Antes de decidir se a portaria virtual é adequada para o seu condomínio, é importante entender se o serviço é o mais indicado para o tamanho do conjunto habitacional.

Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.

Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.

Como são feitas entregas e correspondência quando o condomínio tem portaria virtual?

Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.

Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.

Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando assim desentendimentos ou transtornos.

Imprevistos: problemas de conexão e falta de energia

Ficar sem acesso a portaria devido a problemas relacionados a conexão ou falta de luz é uma das maiores preocupações quando se fala em portaria virtual. A verdade é que erros podem ocorrer e deixar mais frágil a segurança do prédio.

Para evitar que isso ocorra, é preciso se cercar de sistemas de redundância que vão funcionar no caso de falhas. Ter um gerador em caso de falta de energia elétrica, por exemplo. Alguns condomínios optam por duas conexões de internet. Existindo falha em uma delas a outra é automaticamente acionada, outros preferem contratar um link dedicado.

O condomínio que decidir fazer a contratação do serviço deve ficar atento aos termos do contrato e verificar que tipo de percalço está previsto. A empresa que fornece o serviço de portaria virtual deve dar opções ao condomínio em caso de falhas. É possível que em caso de falta de energia, por exemplo, a empresa desloque um porteiro que ficará no local até a solução do problema.

Como deve ser feita a aprovação por parte dos condôminos para uso de portaria virtual

Essa é uma decisão muito importante e que interfere na vida de todos. Verifique o que diz a convenção do condomínio e se existe a necessidade de levar esse assunto à reunião da assembleia. Em caso positivo, será necessária a aprovação de 50% dos moradores para a instalação da portaria virtual.

Quando é preciso aprovar um serviço em uma reunião da assembleia, tenha sempre em mãos o maior número de informações possível sobre o serviço. Empresas, orçamentos, vantagens, desvantagens. Tudo fará diferença no momento da tomada de decisão.

Atenção aos moradores

Nem sempre mudar para uma portaria virtual será unanimidade entre os condôminos. Se no condomínio a maioria dos moradores forem idosos pode ser que exista uma certa resistência ao uso de uma nova tecnologia.

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