4 erros comuns das administradoras de condomínios que talvez você não saiba que está cometendo

por | jun 25, 2024 | Gestão Condominial

Administrar um condomínio é uma tarefa complexa que exige atenção a muitos detalhes, desde a gestão financeira até o atendimento aos condôminos. Mesmo as administradoras mais experientes podem cometer erros que afetam a eficiência e a satisfação dos clientes. 

Às vezes, esses erros são tão sutis que passam despercebidos, mas podem ter um impacto significativo no funcionamento do condomínio. 

Neste post, vamos explorar quatro erros comuns que muitas administradoras de condomínios cometem, muitas vezes sem perceber, e oferecer soluções práticas para evitá-los ou corrigi-los. 

Se você trabalha na administração de condomínios, este guia pode ajudá-lo a identificar e corrigir possíveis falhas, garantindo uma gestão mais eficiente e condôminos mais satisfeitos. Continue lendo!

4 erros comuns das administradoras de condomínios 

#01: Falhas em pagamentos manuais

Um dos problemas mais frequentes nas administradoras de condomínios é a falha nos processos de pagamento, especialmente quando realizados manualmente. 

Essas falhas podem se manifestar de diversas formas, como: 

  • Recolhimento errado de impostos: Pagar impostos incorretamente ou não pagar dentro do prazo pode resultar em multas e juros, afetando o fluxo de caixa da administradora; 
  • Pagamentos na conta errada: Depositar o pagamento na conta errada do fornecedor ou até mesmo pagar o fornecedor errado é um erro comum que pode causar grandes inconvenientes, atrasos nos serviços e prejuízos financeiros;
  • Erros de processo: Processos manuais são mais suscetíveis a erros humanos, como esquecimentos e digitações incorretas, que podem resultar até mesmo em perdas de dinheiro significativas. 

Para evitar esses problemas, é essencial implementar sistemas automatizados de pagamento e adotar práticas rigorosas de conferência e validação. 

Além disso, ao precificar os seus serviços, as administradoras devem considerar os custos potenciais de tais erros e incluí-los no preço final para garantir que estejam protegidas contra prejuízos inesperados. 

#02: Falta de comunicação transparente com o condomínio 

Quando um condomínio contrata os serviços de uma administradora, há um escopo de trabalho previamente definido. 

No entanto, é comum que, ao longo do tempo, os condôminos comecem a esperar mais do que o originalmente acordado. Isso pode gerar frustração e desentendimentos se não houver uma comunicação clara e constante sobre o que está incluído no serviço contratado. 

Uma solução eficaz para evitar esse tipo de problema é estabelecer um acordo de trabalho detalhado desde o início. 

Esse termo de acordo de trabalho deve especificar claramente as responsabilidades da administradora e as expectativas do condomínio. Com isso, ambas as partes terão uma compreensão clara do que foi contratado e do que pode ser oferecido além do contrato inicial. 

Para garantir uma comunicação eficiente e transparente, a administradora pode adotar algumas práticas: 

  • Documentação detalhada: Fornecer ao condomínio e ao síndico um documento detalhado do escopo de serviços contratados e qualquer adendo ou alteração acordada; 
  • Canais de comunicação abertos: Manter diversos canais de comunicação, como e-mail, aplicativos de mensagens, reuniões periódicas e quadros de avisos, para que os condôminos e o síndico possam facilmente acessar informações e fazer perguntas; 
  • Atualizações regulares: Enviar atualizações regulares sobre o status dos serviços, mudanças nas políticas e outras informações relevantes para manter todos bem-informados; 
  • Feedback contínuo: Estabelecer um sistema para receber e responder ao feedback dos condôminos e do síndico, garantindo que as suas necessidades e expectativas sejam constantemente avaliadas e atendidas. 

#03: Falta de metas a longo prazo 

No cenário dinâmico e acelerado do mercado atual, definir metas de longo prazo pode parecer uma tarefa desafiadora. 

No entanto, estabelecer objetivos claros e de curto, médio e longo prazo é fundamental para o sucesso de qualquer administradora de condomínios. 

Metas podem inicialmente parecer uma obrigação entediante, mas na verdade são essenciais para a direção e crescimento de um negócio. 

Funcionários, independentemente de trabalharem em grandes ou pequenas empresas, precisam de metas para direcionar os seus esforços e medir o seu progresso. 

Quando uma empresa consegue transmitir a importância das metas para sua equipe, isso se torna um fator crucial para o engajamento e o sucesso coletivo. 

Em grandes administradoras, é comum que as metas sejam estabelecidas por departamento, mas elas devem sempre estar alinhadas com os objetivos gerais da empresa, ou seja, devem ser estabelecidas de cima para baixo. 

A alta administração deve definir os objetivos estratégicos da empresa e, a partir daí, desdobrá-los para cada departamento e, posteriormente, para cada colaborador. 

Essa abordagem garante que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos e facilita o alinhamento dos esforços individuais com a visão geral da empresa. 

#04: Comparação com grandes administradoras 

Por fim, um outro erro comum entre as pequenas administradoras de condomínios é a comparação constante com grandes empresas do setor. 

Embora seja natural olhar para os líderes da indústria em busca de inspiração, focar excessivamente nas diferenças pode ser prejudicial. Em vez disso, as pequenas administradoras devem reconhecer e explorar os seus próprios diferenciais. 

Uma das maiores vantagens das pequenas administradoras é a capacidade de estar mais próxima dos clientes, pois permite um entendimento mais profundo das necessidades e expectativas dos condomínios, resultando em um atendimento mais personalizado e eficaz. 

Essa relação estreita não só gera aprendizado contínuo, mas também pode aumentar a satisfação e fidelidade dos clientes, levando a uma maior lucratividade. 

Portanto, em vez de se comparar com grandes administradoras, as pequenas empresas devem identificar e focar nos seus próprios pontos fortes, como: 

  • Atendimento personalizado: A capacidade de oferecer um serviço mais próximo e customizado aos clientes; 
  • Agilidade: Pequenas administradoras podem tomar decisões e implementar mudanças mais rapidamente do que grandes corporações; 
  • Flexibilidade: A estrutura enxuta permite uma adaptação rápida às necessidades dos clientes e às mudanças do mercado; 
  • Conhecimento local: Uma compreensão mais profunda da comunidade local e das particularidades dos condomínios. 

Além disso, enquanto as grandes administradoras investem pesadamente em ERPs e CRMs complexos e robustos para gerir as suas operações, as pequenas empresas podem usufruir de tecnologias mais leves e modernas que são igualmente eficientes.  

Esses sistemas são frequentemente mais fáceis de configurar e usar, permitindo que a equipe operacionalize rapidamente sem a necessidade de uma grande infraestrutura ou muitos funcionários. 

A combinação de uma equipe enxuta com tecnologia robusta, porém leve, permite uma operação ágil e eficaz, sem a necessidade de grandes investimentos em recursos humanos e infraestrutura.

Este texto ajudou você? Que tal aprender ainda mais? Veja como a terceirização de serviços pode ser uma excelente estratégia para acelerar o crescimento da sua administradora. Boa leitura!

Relacionados

Reunião de assembleia de condomínio por WhatsApp: como funciona? É legal?

A reunião de assembleia de condomínio virtual acontece quando os...

Comunicação não violenta: o que é e como praticar no seu condomínio?

Nosso condomínio é um espaço de convivência com diversas pessoas e se...

Saiba tudo sobre assembleia de condomínio

As assembleias de condomínio são um dos momentos mais relevantes da vida...

O que o zelador não pode fazer no condomínio?

O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo...

Precificação de serviços na área condominial: maximize os seus lucros com estratégias eficientes

Na gestão condominial, a chave para desbloquear todo o potencial de...

eSocial no condomínio: Saiba tudo sobre esta obrigação legal neste guia completo

Você está familiarizado com o eSocial no condomínio?  Se ainda tem...

Ex-síndico responde por quanto tempo? Veja qual o prazo de obrigação do síndico perante o condomínio

Você já se perguntou até quando um ex-síndico pode ser responsabilizado...

Impugnação de assembleia de condomínio: como evitar?

Impugnação de assembleia em condomínio é um mal que assombra muitos...

Saiba tudo o que deve conter no contrato de locação

Seja por um curto momento ou por um período maior, viver de aluguel é a...

Guia completo do porteiro: o que faz, quanto ganha e quais os direitos e deveres deste profissional?

Você já se perguntou o que um porteiro realmente faz? Quanto ganha? Quais...

Assembleia geral de instalação do condomínio: o que é e quando ocorre?

A criação de um condomínio edilício marca não apenas a entrega de...

Vaga de garagem em condomínio: GUIA COMPLETO

Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos...

O que o zelador não pode fazer no condomínio?

O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo...

Regras de Condomínio: Áreas em Comum

As áreas em comum dentro dos condomínios são opções ótimas para lazer e...

Chamados, o livro de ocorrências do condomínio online

A comunicação entre o síndico os moradores é um ponto chave na gestão bem...

Como abrir CNPJ para condomínio: Veja o passo a passo

Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará...

O que saber antes de morar em condomínio? Veja aqui

Se tem uma coisa que passa pela cabeça de muitas pessoas que vão comprar...

Gestão de pessoas: como garantir a harmonia e desempenho dos colaboradores do condomínio?

Nos últimos anos, temos testemunhado uma mudança nas abordagens de...

Tenho direito de saber quem reclamou no condomínio? Confira a resposta

Seja por questões de barulho, vaga de estacionamento, uso inadequado das...

Reunião virtual de assembleia: como proceder?

Em meio a todas as mudanças que atingem o condomínio nesse período de...

Guia completo para contratar os funcionários do seu condomínio: veja o passo a passo

Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais...

Como administrar um condomínio de pequeno porte de maneira eficaz

A administração condominial precisa entender todas as necessidades do...

Como fazer alteração de convenção de condomínio? Veja o passo a passo

A Convenção do Condomínio é um conjunto de regras, normas e diretrizes...

Você sabe o que faz o zelador do seu condomínio?

Na correria do dia a dia, nem percebemos que ele está ali. Seja na...

Vigia de condomínio: qual a função, salário e deveres desta profissão

Num cenário onde a segurança se torna uma prioridade inegável, é o vigia...

Compliance no condomínio: por que é importante e como implementar na sua comunidade?

Provavelmente você já ouviu falar do termo "compliance", certo? Mas você...

Como criar uma apresentação de prestação de contas no Powerpoint?

Confira como criar uma apresentação de prestação de contas no PowerPoint...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Contas a receber do condomínio: conheça estratégias certeiras

Quando estamos em um contexto empresarial, o setor de contas a receber...

Comunicação não violenta: o que é e como praticar no seu condomínio?

Nosso condomínio é um espaço de convivência com diversas pessoas e se...

Como realizar cotações para condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

Bicicletário para condomínio: como criar e implementar

Bicicletário para condomínio deixaram de ser luxo para se tornar...

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios

Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio....

Tenho direito de saber quem reclamou no condomínio? Confira a resposta

Seja por questões de barulho, vaga de estacionamento, uso inadequado das...

Assembleia geral de instalação do condomínio: o que é e quando ocorre?

A criação de um condomínio edilício marca não apenas a entrega de...

Planilha de Controle de Condomínio: Guia Completo

Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes...

Expulsão no condomínio: quando pode acontecer?

O que acontece quando um morador se comporta de maneira antissocial,...

Controle de Convidados – Salão de Festas Residencial

As normas de condomínio tem a função de esclarecer e organizar como a...

Portaria remota: o que é e como funciona? Veja as vantagens

A portaria remota funciona, literalmente, à distância e proporciona maior...

Como funciona o aluguel por temporada em condomínio? Veja o que diz a legislação

Você é o síndico do seu condomínio e está lidando com a questão do...

Comunicação no condomínio: 8 práticas que são sucesso garantido

Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa...

Chamados, o livro de ocorrências do condomínio online

A comunicação entre o síndico os moradores é um ponto chave na gestão bem...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

Como abrir CNPJ para condomínio: Veja o passo a passo

Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará...

Planilha de Controle de Condomínio: Guia Completo

Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes...

Prevenção e combate de incêndios no condomínio

Todo mundo sabe que não dá para brincar com fogo. Incêndio no condomínio...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Saiba como organizar as reservas do salão de festas do seu condomínio

Facilite o trabalho do síndico e estimule os moradores a utilizarem as...

Plano de ação para condomínios: como fazer?

Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem...

Dedetização em condomínio: quem paga a conta?

A manutenção e o cuidado com a limpeza de um condomínio são essenciais...

Sorteio de vagas de garagem em condomínio: passo a passo de como fazer

Nem todos os condomínios contam com lugares demarcados no estacionamento....

Recomendados para Você

0 comentários

Enviar um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *