Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

por | jun 6, 2022 | Gestão Condominial

A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo síndico e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.

No entanto, com o passar dos anos, alguns síndicos sentem a necessidade de realizar a troca da administradora e contratar uma nova empresa.

Durante este processo, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, nós criamos este artigo completo para ajudar você a realizar esta transição de maneira segura e seguindo as melhores práticas do mercado. Continue lendo!

Antes de tudo, o síndico pode mudar a administradora do condomínio?

Para responder a esta pergunta, é necessário entender sobre os poderes do síndico. 

O artigo 1.348 do Código Civil diz:

“o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Isso significa que a decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico e, portanto, cabe somente a ele tomar esta decisão.

Como mudar a administradora do condomínio? Veja as melhores práticas

Ainda que não seja necessária uma reunião de assembleia, é uma boa prática levar esta questão ao conselho do condomínio e, juntos, analisar e decidir sobre a possível troca e os seus motivos.

Caso o síndico decida realizar a troca sem autorização da assembleia, ele terá o apoio do conselho e não tomará uma decisão unilateral.

Para justificar esta decisão, veja algumas das razões mais comuns para a troca de uma administradora:

  • custos elevados, principalmente em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados;
  • má prestação dos serviços, tais quais ineficiência ou demora no atendimento;
  • serviços e ferramentas ultrapassadas, além de processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
  • falta de transparência na gestão condominial, por conta de uma comunicação e os processos demorados, por exemplo.

O síndico deve aprovar a troca da administração em reunião de assembleia?

Como você já sabe, se houver essa previsão na convenção, não é necessário convocar uma reunião somente para aprovar a troca da administradora do condomínio.

Ou seja: geralmente, o síndico realiza a troca da empresa e, somente depois, faz a validação da mudança com a assembleia.

Portanto, essa validação pode ser feita na reunião seguinte à mudança, seja ela ordinária ou extraordinária. Para ratificar, basta que 50% + 1 dos condôminos estejam presentes na reunião.

No entanto, caso a empresa escolhida não seja aprovada, o síndico deverá realizar uma nova busca, considerando as cotações realizadas e a análise do conselho do condomínio.

Importante lembrar: o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.

O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.

Quais são os documentos necessários para realizar a troca da administradora do condomínio?

Durante a transição, a administradora atual deverá entregar todos os documentos do condomínio que estão sob posse dela.

Esta documentação deve ser repassada para a nova empresa, junto a uma carta com a listagem de todos os documentos que foram entregues, protocolada pelo síndico.

Além disso, Renata Mota, Digital Management da TownSq com mais de 10 anos de experiência no mercado condominial, comenta que:

“É bem importante estar atento aos contratos, tanto ao que está sendo assinado, quanto ao que está sendo rescindido, respeitando os prazos e principalmente se assegurando sobre quais serviços está contratando e garantir que eles estejam todos sinalizados de forma clara, assim como os valores pagos pelos serviços.”

Além dos contratos, veja outros principais documentos que devem integrar a pasta de prestação de contas:

  • guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
  • benefícios trabalhistas e tributos;
  • comprovantes de pagamentos de contas;
  • circulares entregues;
  • cartas de comunicação;
  • cadastro atualizado dos condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
  • livro de atas;
  • cartão do CNPJ;
  • convenção do condomínio e especificação;
  • relatório da última emissão de boletos;
  • livro de registros de empregadores e balancetes;
  • extratos das contas correntes;
  • relação de inadimplentes.

Os documentos do condomínio devem ser arquivados corretamente. Por isso, nós criamos um artigo completo ensinando a organizar e por quanto tempo guardar cada documento. Aproveite para ler também!

Se o condomínio suspeitar de alguma irregularidade conduzida por má fé da administradora, poderá acionar uma auditoria externa com aprovação em reunião de assembleia.

Fique atento durante a mudança de administradora

Durante esta troca, alguns problemas podem ocorrer, como:

  • retenção de informações e documentos pela administradora que está sendo destituída;
  • falta de organização durante o processo de transição;
  • falta de informações por parte do síndico, tornando o início do trabalho com a nova empresa bastante difícil.

Além disso, o síndico também deve garantir que a nova empresa contratada não irá negligenciar demandas obrigatórias e importantes para garantir a saúde, segurança e salubridade da comunidade.

A omissão e negligência em algumas atividades, como impostos não pagos ou atrasos nos pagamentos dos funcionários, podem gerar sérios danos à gestão financeira do condomínio, além de afetar a reputação do síndico.

*Este post foi construído em conjunto com Renata Mota, Digital Management da TownSq, e Alana Almeida, Customer Success Onboarding da TownSq.

Se você gostou deste artigo, aproveite para conhecer o TownSq Administração Digital e ganhar maior agilidade, transparência e economia na gestão do seu condomínio. Clique para saber mais!

Relacionados

O candidato a síndico pode votar nele mesmo? Entenda tudo sobre a eleição condominial

A eleição de síndico em condomínios muitas vezes se torna um verdadeiro...

Guia completo do porteiro: o que faz, quanto ganha e quais os direitos e deveres deste profissional?

Você já se perguntou o que um porteiro realmente faz? Quanto ganha? Quais...

Assembleia Geral Ordinária: o que é, como funciona e como convocar

A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Assembleia geral de instalação do condomínio: o que é e quando ocorre?

A criação de um condomínio edilício marca não apenas a entrega de...

Agressão física dentro do condomínio: como o síndico deve agir nesses casos?

Casos de agressão física dentro do condomínio, infelizmente, têm se...

Saiba como organizar as reservas do salão de festas do seu condomínio

Facilite o trabalho do síndico e estimule os moradores a utilizarem as...

Precificação de serviços na área condominial: maximize os seus lucros com estratégias eficientes

Na gestão condominial, a chave para desbloquear todo o potencial de...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

O candidato a síndico pode votar nele mesmo? Entenda tudo sobre a eleição condominial

A eleição de síndico em condomínios muitas vezes se torna um verdadeiro...

Você sabe o que faz o zelador do seu condomínio?

Na correria do dia a dia, nem percebemos que ele está ali. Seja na...

O que saber antes de morar em condomínio? Veja aqui

Se tem uma coisa que passa pela cabeça de muitas pessoas que vão comprar...

10 modelos gratuitos de mensagens para moradores de condomínio

A comunicação é uma etapa importante na rotina do síndico, pois permite...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

Como construir um time de alta performance na sua administradora de condomínios

Construir um time de alta performance é essencial para o sucesso de...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Manutenção preventiva em condomínios: a chave para evitar prejuízos 

Cuidar de um condomínio é uma tarefa trabalhosa, pois envolve...

Quanto cobra uma administradora de condomínio?

A taxa de administração de condomínio pode variar entre 3% a 7% do valor...

O guia definitivo para expandir e alavancar o sucesso da sua imobiliária

No cenário competitivo do mercado imobiliário, destacar-se e alcançar o...

O guia completo para organizar e gerenciar o contas a pagar do condomínio

Gerenciar eficientemente as contas a pagar é uma peça-chave na...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Condomínio pode alterar vaga de garagem? Veja a resposta

As vagas de garagem em condomínios são bens privativos e de uso exclusivo...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

O que o síndico pode fazer sem a aprovação da assembleia? Veja aqui

O papel do síndico é crucial na administração condominial, mas quais são...

Reunião virtual de assembleia: como proceder?

Em meio a todas as mudanças que atingem o condomínio nesse período de...

Controle de Convidados – Salão de Festas Residencial

As normas de condomínio tem a função de esclarecer e organizar como a...

Comunicado aos condôminos: como fazer? 10 tipos comuns

Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela...

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios

Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio....

Como gerenciar um condomínio de luxo de forma eficiente

Gerenciar um condomínio de luxo pode ser uma tarefa desafiadora para...

Gestão fiscal do condomínio: trilhe o caminho da eficiência

O condomínio, apesar de não ser uma empresa, possui obrigações passíveis...

Chamados, o livro de ocorrências do condomínio online

A comunicação entre o síndico os moradores é um ponto chave na gestão bem...

Prevenção e combate de incêndios no condomínio

Todo mundo sabe que não dá para brincar com fogo. Incêndio no condomínio...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Precificação de serviços na área condominial: maximize os seus lucros com estratégias eficientes

Na gestão condominial, a chave para desbloquear todo o potencial de...

O que fazer se nenhum síndico se candidatar? Confira aqui quais outras opções tomar

Não ter um candidato durante uma eleição para síndico de condomínio, pode...

Comunicação no condomínio: 8 práticas que são sucesso garantido

Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa...

Problemas com a construtora: como identificar e resolver?

Com certeza você já deve ter feito essa pergunta: de quem é a...

Saiba tudo sobre assembleia de condomínio

As assembleias de condomínio são um dos momentos mais relevantes da vida...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Como realizar cotações para condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos...

Problemas com a construtora: como identificar e resolver?

Com certeza você já deve ter feito essa pergunta: de quem é a...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

Saiba o que acontece se o condomínio falir

Será que um condomínio pode vir à falência? Apesar de não possuir...

Como administrar um condomínio de pequeno porte de maneira eficaz

A administração condominial precisa entender todas as necessidades do...

Como criar uma apresentação de prestação de contas no Powerpoint?

Confira como criar uma apresentação de prestação de contas no PowerPoint...

Primeira assembleia no condomínio: como realizá-la do jeito certo

Um novo condomínio foi desenvolvido, passou por um grande trabalho de...

Como realizar cotações para condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios

Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio....

Expulsão no condomínio: quando pode acontecer?

O que acontece quando um morador se comporta de maneira antissocial,...

O que o zelador não pode fazer no condomínio?

O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo...

Gerenciamento de crise para condomínios: o que o síndico deve fazer?

Ser o gestor de um condomínio é uma tarefa desafiadora que exige...

6 planilhas gratuitas e essenciais para otimizar o trabalho do síndico

Procurando planilhas para condomínio? Veja aqui uma lista com 6 das...

Como abrir CNPJ para condomínio: Veja o passo a passo

Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará...

10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio

A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia...

Quem pode votar em assembleia de condomínio?

As reuniões de assembleia são parte fundamental dentro do contexto...

0 comentários

Enviar um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *