A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo síndico e que costuma cuidar da gestão financeira, recursos humanos, área jurídica e administrativa do condomínio.

No entanto, com o passar dos anos, alguns síndicos sentem a necessidade de realizar a troca da administradora e contratar uma nova empresa.

Durante este processo, muitas dúvidas podem surgir. Por isso, nós criamos este artigo completo para ajudar você a realizar esta transição de maneira segura e seguindo as melhores práticas do mercado. Continue lendo!

Antes de tudo, o síndico pode mudar a administradora do condomínio?

Para responder a esta pergunta, é necessário entender sobre os poderes do síndico. 

O artigo 1.348 do Código Civil diz:

“o síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Isso significa que a decisão de contratar ou substituir uma administradora se enquadra como função de um síndico e, portanto, cabe somente a ele tomar esta decisão.

Como mudar a administradora do condomínio? Veja as melhores práticas

Ainda que não seja necessária uma reunião de assembleia, é uma boa prática levar esta questão ao conselho do condomínio e, juntos, analisar e decidir sobre a possível troca e os seus motivos.

Caso o síndico decida realizar a troca sem autorização da assembleia, ele terá o apoio do conselho e não tomará uma decisão unilateral.

Para justificar esta decisão, veja algumas das razões mais comuns para a troca de uma administradora:

• custos elevados, principalmente em relação às taxas cobradas pelos serviços prestados;
• má prestação dos serviços, tais quais ineficiência ou demora no atendimento;
• serviços e ferramentas ultrapassadas, além de processos burocráticos ou inexistência de tecnologia;
• falta de transparência na gestão condominial, por conta de uma comunicação e os processos demorados, por exemplo.

O síndico deve aprovar a troca da administração em reunião de assembleia?

Como você já sabe, se houver essa previsão na convenção, não é necessário convocar uma reunião somente para aprovar a troca da administradora do condomínio.

Ou seja: geralmente, o síndico realiza a troca da empresa e, somente depois, faz a validação da mudança com a assembleia.

Portanto, essa validação pode ser feita na reunião seguinte à mudança, seja ela ordinária ou extraordinária. Para ratificar, basta que 50% + 1 dos condôminos estejam presentes na reunião.

No entanto, caso a empresa escolhida não seja aprovada, o síndico deverá realizar uma nova busca, considerando as cotações realizadas e a análise do conselho do condomínio.

Importante lembrar: o síndico deve solicitar três ou mais orçamentos, a depender do que estiver previsto na Convenção do Condomínio, para qualquer serviço contratado, seja ele aprovado pela assembleia ou não.

O ideal é que o síndico detenha todas as informações necessárias para iniciar o trabalho com a nova empresa escolhida e, caso não as tenha, é necessário reuni-las antes de dar início à transição.

Quais são os documentos necessários para realizar a troca da administradora do condomínio?

Durante a transição, a administradora atual deverá entregar todos os documentos do condomínio que estão sob posse dela.

Esta documentação deve ser repassada para a nova empresa, junto a uma carta com a listagem de todos os documentos que foram entregues, protocolada pelo síndico.

Além disso, Renata Mota, Digital Management da TownSq com mais de 10 anos de experiência no mercado condominial, comenta que:

“É bem importante estar atento aos contratos, tanto ao que está sendo assinado, quanto ao que está sendo rescindido, respeitando os prazos e principalmente se assegurando sobre quais serviços está contratando e garantir que eles estejam todos sinalizados de forma clara, assim como os valores pagos pelos serviços.”

Além dos contratos, veja outros principais documentos que devem integrar a pasta de prestação de contas:

• guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
• benefícios trabalhistas e tributos;
• comprovantes de pagamentos de contas;
• circulares entregues;
• cartas de comunicação;
• cadastro atualizado dos condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
• livro de atas;
• cartão do CNPJ;
• convenção do condomínio e especificação;
• relatório da última emissão de boletos;
• livro de registros de empregadores e balancetes;
• extratos das contas correntes;
• relação de inadimplentes.

Os documentos do condomínio devem ser arquivados corretamente. Por isso, nós criamos um artigo completo ensinando a organizar e por quanto tempo guardar cada documento. Aproveite para ler também!

Se o condomínio suspeitar de alguma irregularidade conduzida por má fé da administradora, poderá acionar uma auditoria externa com aprovação em reunião de assembleia.

Fique atento durante a mudança de administradora

Durante esta troca, alguns problemas podem ocorrer, como:

• retenção de informações e documentos pela administradora que está sendo destituída;
• falta de organização durante o processo de transição;
• falta de informações por parte do síndico, tornando o início do trabalho com a nova empresa bastante difícil.

Além disso, o síndico também deve garantir que a nova empresa contratada não irá negligenciar demandas obrigatórias e importantes para garantir a saúde, segurança e salubridade da comunidade.

A omissão e negligência em algumas atividades, como impostos não pagos ou atrasos nos pagamentos dos funcionários, podem gerar sérios danos à gestão financeira do condomínio, além de afetar a reputação do síndico.

*Este post foi construído em conjunto com Renata Mota, Digital Management da TownSq, e Alana Almeida, Customer Success Onboarding da TownSq.

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