Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios

por | mar 24, 2021 | Gestão Condominial

Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio. Entre moradores e visitantes, precisamos dar uma atenção especial aos prestadores de serviços em condomínios.
Garantir a segurança do condomínio tem se tornado uma das partes mais importantes do trabalho do síndico. Assim, fazer o controle da entrada dos prestadores de serviços no condomínio se tornou uma tarefa ainda mais séria.
Com esta publicação, você vai aprender:

Como contratar prestadores de serviços em condomínios?

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?

Controle de prestadores de serviços em condomínios

Ficha cadastral prestador de serviço 

Como contratar prestadores de serviços em condomínios?

Para começar, é importante que o síndico saiba como contratar bons prestadores de serviço em condomínios. Afinal, nenhuma reforma ou manutenção poderá ser concluída com capricho se você não confia nos profissionais.
O primeiro passo para contratar prestadores de serviço para o condomínio é checar se a empresa tem boa reputação e está em situação regular. Para isso, peça o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) e acesse o site da Receita Federal. Também é interessante conferir se há processos judiciais contra a empresa.
Além disso, o síndico deve checar se a empresa leva a sério os direitos trabalhistas. Confira se os funcionários estão registrados legalmente e se a empresa oferece os equipamentos de segurança (EPIs) adequados. Isso é importante visto que, no caso de problemas trabalhistas, o condomínio também pode vir a ser responsabilizado.
Para resumir, preparamos uma lista de coisas que você deve levar em consideração na hora de contratar prestadores de serviço em condomínios:

  1. Checar documentação da empresa;
  2. Conferir se direitos trabalhistas estão sendo respeitados, peça documentação;
  3. Faça questão da contratação de seguro contra acidentes e seguro de vida;
  4. Converse com outros síndicos para buscar boas referências de prestadoras de serviço;
  5. Em caso de obras, peça a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART);
  6. Monte um contrato por escrito que deve ser assinado pelas duas partes;
  7. Ao fim, exija nota fiscal.

Leia mais:

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios?

De nada adianta fazer vista grossa na contratação se você não tem o controle dos prestadores de serviço enquanto eles estiverem no condomínio. O síndico é o responsável por fazer a supervisão no momento da entrada do pessoal no condomínio.
Para que tudo funcione corretamente, o condomínio deve instruir a equipe da portaria sobre como fazer o cadastro de prestadores de serviço em condomínios.
No primeiro dia de trabalho, o síndico deve identificar todos os profissionais que irão circular pelo condomínio. Apenas prestadores de serviço devidamente registrados poderão entrar no território do condomínio.
Esse cadastro pode ser realizado diretamente na portaria ou então através de um aplicativo ou software de gestão de condomínio, como o TownSq. De forma prática e rápida, é possível criar um passaporte digital para o convidado que garante a pré-autorização da entrada dos prestadores de serviço a partir do uso de um QR Code. Isso faz com que o cadastro possa ser feito de antemão, além de facilitar o momento de entrada no condomínio.

O condomínio que você gerencia ainda não investiu em tecnologia? Nesse caso, o cadastro dos prestadores de serviço pode ser feito no bom e velho papel e caneta, através de uma ficha cadastral. Se esse for o caso, você pode usar o nosso Modelo de Controle de Visitantes, que preparamos para facilitar o seu trabalho. 👍

Baixe gratuitamente o Modelo de Controle de Visitantes no Condomínio e garanta a segurança da portaria!

E se os prestadores de serviço forem contratados por uma unidade?

Medidas de controle também devem ser tomadas quando um morador contrata prestadores de serviço para trabalhar em seu imóvel. Todos os condôminos devem entregar ao síndico um Termo de Responsabilidade Sobre Obras antes de dar início aos trabalhos.
Essa prática vai de acordo com a NBR 16280, regra nacional que busca garantir a segurança do condomínio.
Com isso, o síndico deve pedir que o morador passe as informações dos prestadores de serviço que irão trabalhar na unidade com antecedência. Desta forma, o síndico pode orientar o zelador e as equipes de portaria e segurança.
O cadastro dos prestadores de serviço em unidades deve ser realizado da mesma forma que os demais visitantes. Além disso, o porteiro deverá notificar o condômino quando os profissionais chegarem ao condomínio.

Controle de prestadores de serviço em condomínios

O controle de entrada de pessoas externas no condomínio deve ser rigoroso. O primeiro passo é a identificação através de comunicação eletrônica com o porteiro. O prestador de serviço deve dizer o nome e o objetivo de sua entrada. É importante que isso ocorra antes de a pessoa entrar nas dependências do condomínio. De preferência, através do aplicativo do condomínio ou via interfone.
Com base nos dados informados, o porteiro deve conferir a lista de funcionários da prestadora de serviços. Se todas as informações estiverem corretas, o porteiro deve assinalar o horário da entrada do profissional.
Caso a pessoa não estiver na lista de prestadores em serviço em condomínio registrados, ela não poderá entrar no condomínio. Instrua o porteiro para não autorizar a entrada de substitutos sem aviso prévio.
Se houver alguma alteração no quadro de funcionários da empresa contratada, deverá ser enviada uma notificação com antecedência. Somente após a confirmação do porteiro, o profissional poderá entrar no condomínio.

Ficha cadastral prestador de serviço

Como citamos anteriormente, a ficha cadastral – seja ela digital ou física – deve ser preenchida no primeiro dia de trabalho do prestador de serviço para o condomínio.
Se esse documento for preenchido digitalmente, através de um aplicativo, do computador ou de um tablet, o que torna o processo de cadastro e a autorização para entrada mais fáceis.
Com apenas alguns cliques é possível autorizar a entrada do profissional no condomínio. O sistema para condomínios TownSq oferece a possibilidade de criar Passaportes de Convidados, que traz mais segurança no controle da portaria.
Por outro lado, se o seu condomínio prefere utilizar papel, também temos uma solução para você. A ficha cadastral do prestador de serviço em condomínios pode ser preenchida a mão pelo porteiro.
Para isso, o síndico deve disponibilizar à equipe da portaria o arquivo impresso. Nesse caso, a autorização para entrada de prestadores de serviço pode ser em formato Word ou Excel.
O documento deve conter as seguintes informações:

  • Data;
  • Nome completo do visitante;
  • Empresa para qual trabalha;
  • Número do documento (RG ou CPF);
  • Placa do veículo (quando estacionarem na garagem do condomínio);
  • Unidade visitada (caso a reforma esteja sendo feita em apenas uma das unidades);
  • Hora de entrada;
  • Hora de saída.

Para facilitar a sua vida, preparamos um Modelo de Planilha de Controle de Visitantes. Você pode utilizar esse arquivo no controle dos prestadores de serviço do condomínio que administra.

Baixe agora a Planilha de Modelo de Controle de Visitantes, totalmente gratuita!

Relacionados

Veja como você pode organizar a entrega de pacotes no condomínio

Com os moradores passando mais tempo em casa, é natural que aumente o...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Como realizar cotações para condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos...

Como contratar funcionários para o condomínio?

Separamos algumas dicas que podem ajudar você a contratar funcionários...

Guia para elaboração de regimento interno de condomínio

Bater um papo no elevador, compartilhar áreas de lazer e quem sabe até...

10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio

Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Plano de ação para condomínios: como fazer?

Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem...

Vaga de garagem em condomínio: GUIA COMPLETO

Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos...

Prevenção e combate de incêndios no condomínio

Todo mundo sabe que não dá para brincar com fogo. Incêndio no condomínio...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Plano de ação para condomínios: como fazer?

Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem...

Como atrair mais participantes para a assembleia

São nas reuniões de assembleia que o futuro do condomínio é decidido. Por...

Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo...

Sorteio de vagas de garagem em condomínio: passo a passo de como fazer

Nem todos os condomínios contam com lugares demarcados no estacionamento....

Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Uma ata é um material importante para o condomínio, pois ajuda a...

10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio

A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia...

Prevenção e combate de incêndios no condomínio

Todo mundo sabe que não dá para brincar com fogo. Incêndio no condomínio...

Gestão do tempo para síndicos: táticas infalíveis para otimizar a sua rotina

A gestão do tempo é um processo de organização e planejamento das...

Comunicado aos condôminos: como fazer? 10 tipos comuns

Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela...

Vaga de garagem em condomínio: GUIA COMPLETO

Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Assembleia Geral Ordinária: o que é, como funciona e como convocar

A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão...

Reunião de condomínio: como ter uma experiência tranquila e pacífica?

A reunião do condomínio é um dos momentos mais importantes do trabalho de...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

Planilha de limpeza de condomínio: acesse e baixe grátis

Sujeira, poeira, mal cheiro e até mesmo infestação de insetos. Uma má...

Ata de condomínio: como preparar e distribuir para os condôminos?

O síndico do seu condomínio nomeou você como secretário e, portanto, será...

10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio

A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Comunicação não violenta: o que é e como praticar no seu condomínio?

Nosso condomínio é um espaço de convivência com diversas pessoas e se...

Como contratar funcionários para o condomínio?

Separamos algumas dicas que podem ajudar você a contratar funcionários...

Comunicado aos condôminos: como fazer? 10 tipos comuns

Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Expulsão no condomínio: quando pode acontecer?

O que acontece quando um morador se comporta de maneira antissocial,...

Modelo de ata de condomínio: veja como utilizar na prática + modelo gratuito para síndicos

Uma ata é um material importante para o condomínio, pois ajuda a...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

Impugnação de assembleia de condomínio: como evitar?

Impugnação de assembleia em condomínio é um mal que assombra muitos...

10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio

Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo...

Agressão física dentro do condomínio: como o síndico deve agir nesses casos?

Casos de agressão física dentro do condomínio, infelizmente, têm se...

O síndico pode proibir visitas ao condomínio? Veja a resposta neste artigo!

O Síndico pode proibir visitas ao condomínio? Esta é uma questão...

Portaria virtual para condomínios: como funciona e quais as vantagens

A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade...

Comunicado aos condôminos: como fazer? 10 tipos comuns

Você já parou para pensar na sua comunicação como síndico? Será que ela...

Guia para elaboração de regimento interno de condomínio

Bater um papo no elevador, compartilhar áreas de lazer e quem sabe até...

Auditoria de condomínio: entenda o essencial sobre o tema

Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é...

Planilha de Controle de Condomínio: Guia Completo

Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes...

Quanto cobra uma administradora de condomínio?

A taxa de administração de condomínio pode variar entre 3% a 7% do valor...

Impugnação de assembleia de condomínio: como evitar?

Impugnação de assembleia em condomínio é um mal que assombra muitos...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Vaga de garagem em condomínio: GUIA COMPLETO

Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos...

Ata de condomínio: como preparar e distribuir para os condôminos?

O síndico do seu condomínio nomeou você como secretário e, portanto, será...

O síndico pode proibir visitas ao condomínio? Veja a resposta neste artigo!

O Síndico pode proibir visitas ao condomínio? Esta é uma questão...

Planilha de limpeza de condomínio: acesse e baixe grátis

Sujeira, poeira, mal cheiro e até mesmo infestação de insetos. Uma má...

10 erros da portaria que afetam a segurança do condomínio

Pessoas entrando e saindo, encomendas sendo entregues, moradores pedindo...

Você sabe o que faz o zelador do seu condomínio?

Na correria do dia a dia, nem percebemos que ele está ali. Seja na...

Como atrair mais participantes para a assembleia

São nas reuniões de assembleia que o futuro do condomínio é decidido. Por...

Prevenção e combate de incêndios no condomínio

Todo mundo sabe que não dá para brincar com fogo. Incêndio no condomínio...

Saiba tudo sobre assembleia de condomínio

As assembleias de condomínio são um dos momentos mais relevantes da vida...

Portaria remota: o que é e como funciona? Veja as vantagens

Infelizmente, estamos cada vez mais preocupados com a violência que nos...

0 comentários

Enviar um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.