O síndico do seu condomínio nomeou você como secretário e, portanto, será o responsável pelas atas das reuniões. Mas, e se você nunca fez isso antes? Criar uma ata de condomínio pode parecer simples em um primeiro momento, mas não se engane. Existem alguns passos básicos que você deve que seguir para que a ata seja válida para todos os condôminos.

Para começar, vamos entender um pouco mais sobre ela. Esse é um importante documento que irá validar todas as ações do síndico, assim como servir de prova do que foi deliberado nas assembleias. Uma ata de condomínio deverá conter informações relevantes sobre a reunião, as deliberações e as tarefas atribuídas a cada um. A linguagem usada deve ser informal, evitando o uso de adjetivos.

Começando a ata de condomínio

• Conheça as regras de reuniões do seu condomínio e seu papel também. Alguns secretários de ata não participam da reunião, enquanto outros fazem as atas e contribuem para a discussão. Não importa qual o caso, o secretário não deve ser alguém com outro papel importante, como o facilitador ou o presidente.
• Prepare um modelo antes. As atas repetem algumas informações, portanto um modelo irá facilitar o seu trabalho. Além disso, é importante que a ata de condomínio tenha as seguintes informações:

– O nome do condomínio

– O tipo de reunião: é uma reunião regular, semanal ou anual, extraordinária?

– Data, hora e lugar. Deixe espaço para os horários de início e término (previstos e adiados).

– Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário (ou dos substitutos).

– Lista de “presentes” e “ausentes”. Anote se há um quórum presente (pessoas suficientes para uma votação).

– Um espaço para sua assinatura. Como o responsável pela ata, você sempre assinará seu trabalho, e uma assinatura extra pode ser exigida após a aprovação da ata, dependendo da política da sua organização.

– Uma pauta, se alguma for fornecida. Caso o presidente ou facilitador da reunião não tenha pedido a você para rascunhar uma pauta, ele deverá ter uma disponível que vai ajudar a organizar suas anotações sobre a reunião.

Como criar a ata durante as assembleias

• Distribua uma lista de presença
• Preencha o máximo de informações que conseguir antes do início da reunião
• Registre todas as ações e deliberações da assembleia
• Se for solicitado, anote também um resumo das discussões.

Ao final da assembleia você deverá transcrever a Ata, caso necessário, no formato já utilizado pelo condomínio. Logo depois, leia ela para todos os participantes da assembleia, que deverão aprova-la e assiná-la.  Após todos assinarem a ata, o síndico, de posse da mesma, poderá tirar uma cópia para todos os condôminos, disponibilizá-la nas áreas comuns para que todos possam ficar cientes do que foi decidido em assembleia, ou até mesmo disponibilizar online, caso o condomínio possua algum sistema ou software de gestão.

Hoje, pela questão da economia e também da sustentabilidade que muitos condomínios estão adotando, a pratica mais comum está sendo a disponibilização ata em sistemas online. Isso porque, além do acesso se torna mais rápido, prático e econômico, essa é uma forma segura de manter a ata, uma vez que dentro do sistema ou do software as chances de perda ou extravio diminuem.

Agora que você já está familiarizado com a criação de uma ata de condomínio, baixe gratuitamente nossos modelos para ata de condomínio!