Neste post, mergulharemos no universo do boleto do condomínio, desvendando como eles devem ser para garantir segurança e evitar possíveis golpes. 

Aprenderemos juntos sobre as melhores práticas, identificação de elementos de segurança e como proteger as finanças condominiais. Continue lendo para saber mais! 

Como deve ser feita a cobrança da taxa condominial? 

Veja quais são os tipos de cobrança mais comuns nos condomínios.

Cobrança por correspondência

• Como funciona: A cobrança é enviada fisicamente aos condôminos por meio de boletos ou cartas impressas;
• Vantagens: Alcança os condôminos que preferem ou necessitam de comunicação em papel;
• Desvantagens: Pode ser mais demorada e envolver custos adicionais de impressão e envio.

Cobrança preventiva

• Como funciona: Envio de comunicados antecipados sobre a proximidade do vencimento da taxa condominial;
• Vantagens: Reduz a inadimplência ao lembrar os condôminos sobre a obrigação antes do prazo;
• Desvantagens: Pode ser ignorada ou não surtir efeito em alguns casos. 

Cobrança por mensagem

• Como funciona: Utilização de mensagens de texto, e-mails ou aplicativos condominiais para comunicar os condôminos sobre o vencimento e a necessidade de pagamento;
• Vantagens: Rapidez na comunicação e pode ser mais eficaz, especialmente para a geração mais jovem;
• Desvantagens: Alguns condôminos podem ignorar mensagens eletrônicas. 

Cobrança por telefone

• Como funciona: Realização de ligações telefônicas para lembrar os condôminos sobre o pagamento pendente;
• Vantagens: Abordagem mais direta e personalizada;
• Desvantagens: Pode ser invasivo e nem sempre bem recebido pelos condôminos. 

Protesto em cartório

• Como funciona: Em casos de inadimplência persistente, a taxa condominial não paga pode ser protestada em cartório, o que pode resultar em restrições ao condômino, como a negativação do nome;
• Vantagens: Medida mais rigorosa que pode estimular o pagamento;
• Desvantagens: Pode gerar conflitos e prejudicar a relação entre condôminos e administração. 

Sistema de cobrança automatizado

• Como funciona: Utilização de sistemas informatizados para automatizar o processo de emissão de boletos, controle de inadimplência e envio de lembretes;
• Vantagens: Eficiência, redução de erros e automação de tarefas repetitivas;
• Desvantagens: Necessidade de investimento inicial na implementação do sistema. 

A escolha da modalidade de cobrança deve levar em consideração a cultura do condomínio, o perfil dos condôminos e a eficácia da abordagem escolhida.

Muitas vezes, a combinação de diferentes métodos pode ser a melhor estratégia para atingir a diversidade de preferências dentro da comunidade condominial. 

Além disso, é crucial manter uma comunicação transparente e aberta sobre as políticas de cobrança para garantir a compreensão e cooperação dos condôminos. 

O que vem no boleto do condomínio? 

Os boletos bancários são documentos utilizados para realizar pagamento de contas e fazer transações no Brasil. 

A Federação Brasileira de Bancos, FEBRABAN, padroniza esse instrumento financeiro, e o divide em duas partes: 

• Recibo do pagador: Fica na parte superior do boleto e pode assumir qualquer formato, contanto que contenha as informações básicas como valor, vencimento, beneficiário e pagador. E o beneficiário é quem recebe o pagamento, enquanto o pagador é quem realiza o pagamento; 
• Ficha de compensação: Fica na parte inferior do boleto e deve conter os campos essenciais, como código de barras, linha digitável, número e instruções para o caixa. 

Anteriormente, havia uma terceira via do boleto, mas caiu em desuso. Desde 2017, há um movimento para extinguir boletos sem registro, uma vez que essa modalidade era mais suscetível a fraudes. 

Código de barras 

Utilizado para automatizar pagamentos através de leitor óptico. As barras variam em espessura para identificar os números de 0 a 9. 

Linha digitável 

Representação numérica do código de barras, com dígitos de verificação. Serviço para pagamento online e em caso de danificação do código de barras. 

Nosso número 

Identificação única do boleto no software emissor. 

Instruções para o caixa 

Campo opcional, mas útil para informar detalhes ao caixa, como taxas de juros e multas. 

Vencimento 

Data limite para o pagamento; após essa data, aplicam-se multas e juros proporcionais. 

Código do banco 

Código das Instituições Bancárias na Compensação (COMPE), com dígito verificador. 

Valor do boleto 

Montante a ser pago, com duas casas decimais. 

Carteira 

Indica se o boleto é registrado; varia conforme o banco. 

Data do documento 

Mostra a data de geração ou emissão do boleto. 

Beneficiário e pagador 

Informações sobre quem emitiu e quem pagará o boleto, incluindo nome completo, CPF/CNPJ e endereço. 

Como evitar fraudes e golpes no boleto do condomínio? 

Evitar fraudes e golpes no boleto do condomínio é crucial para manter a segurança financeira e a confiança dos condôminos.

Aqui estão algumas medidas que podem ser adotadas para prevenir esses problemas:

Utilização de boleto registrado

Opte por boletos registrados, nos quais todas as informações sobre o pagamento são registradas no banco emissor.

Isso dificulta a falsificação e permite um maior controle sobre as transações.

Verificação da autenticidade do boleto

Incentive os condôminos a sempre verificar a autenticidade dos boletos recebidos, conferindo os dados do beneficiário, código de barras e demais informações.

A consulta pode ser feita diretamente nos sites dos bancos ou através de aplicativos específicos.

Utilização de softwares de gestão condominial seguros

Adote sistemas de gestão condominial seguros, que possuam recursos de segurança contra fraudes.

Certifique-se de que esses sistemas contem com protocolos de criptografia e medidas robustas de proteção de dados.

Comunicação transparente

Mantenha uma comunicação transparente com os condôminos, informando sobre os procedimentos adotados para emissão e recebimento de boletos.

Esclareça sobre práticas seguras e como identificar possíveis tentativas de golpes.

Atualização de software e antivírus

Certifique-se de que os sistemas utilizados pelo condomínio, bem como os computadores pessoais dos colaboradores envolvidos na emissão de boletos, estejam sempre atualizados com os últimos patches de segurança e equipados com antivírus eficazes.

Monitoramento regular

Estabeleça práticas de monitoramento regular das transações financeiras do condomínio. Isso pode incluir revisões periódicas dos extratos bancários e reconciliação de contas para identificar qualquer atividade suspeita.

Educação e conscientização

Promova a educação financeira entre os condôminos, alertando sobre os riscos de compartilhar informações pessoais e financeiras. Reforce a importância de manter essas informações confidenciais.

Verificação de e-mails e comunicações eletrônicas

Esteja atento a e-mails e mensagens eletrônicas falsas. Golpistas muitas vezes tentam se passar por administradoras de condomínio.

Instrua os condôminos a verificar a autenticidade dessas comunicações antes de realizar qualquer pagamento.

Canal de denúncias

Implemente um canal de denúncias para que os condôminos possam relatar qualquer atividade suspeita relacionada aos boletos. Isso cria uma rede de vigilância coletiva.

Contratação de empresas confiáveis

Ao terceirizar serviços relacionados à gestão financeira do condomínio, certifique-se de escolher empresas ou profissionais com boa reputação e que adotem práticas seguras. 

Ao adotar essas medidas, o condomínio pode fortalecer suas defesas contra fraudes e golpes, promovendo um ambiente financeiramente seguro e protegido para todos os condôminos.

A prevenção é essencial para evitar problemas financeiros e preservar a confiança na administração do condomínio.

Este artigo ajudou você? Aproveite para ler também sobre o BPO Financeiro e como esta opção pode ser útil para a administração do seu condomínio. Boa leitura!