Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos e garantir uma convivência saudável e agradável para todos, buscando atender às demandas dos moradores e zelando pela qualidade das instalações físicas do condomínio. 
Justamente por isso, o processo de cotação e contratação de serviços de reparo, manutenção ou instalação é algo que pode ser considerado rotineiro na administração de um condomínio.
Ainda assim, é preciso atenção para fugir de erros comuns que acabam comprometendo a qualidade do serviço contratado e o valor desembolsado. Para garantir que o processo de cotação transcorra da melhor forma possível, nada melhor do que seguir estes seis passos:

1. Constatando a necessidade

Manter o equilíbrio entre o orçamento do condomínio, as reais necessidades de manutenção e as demandas de moradores é um dos principais desafios de gestão. Por isso, antes mesmo de dar início às cotações, é sempre bom buscar constatar a real necessidade desse investimento.
Através do aplicativo TownSq a sua gestão pode se comunicar mais rapidamente com os moradores, tanto para o recebimento direto de solicitações de serviços e reparos, quanto para a realização de enquetes junto aos condôminos sobre a instalação ou contratação de serviços.

2. Escolhendo o fornecedor ideal
Uma vez determinada a real necessidade do serviço e havendo a disponibilidade no caixa do condomínio para a sua realização, é hora de ir em busca do fornecedor ideal. É claro que, para isso, não existe receita mágica, mas algumas dicas certamente vão tornar o seu trabalho muito mais simples, além de evitar dores de cabeça no futuro.
Um bom começo é buscar fornecedores que sejam da própria cidade em que se localiza o seu condomínio, ou de cidades da região. A proximidade terá um impacto no valor praticado, além de facilitar as visitas e o suporte em caso de eventual necessidade.
Visite os sites dos possíveis fornecedores que se encontram nesse perímetro.  Lá você poderá colher importantes informações sobre o produto ou serviço oferecido, as condições de entrega, o suporte pós-vendas e a política de garantias. Empresas maiores e de maior credibilidade no mercado costumam possuir bons sites: caso as empresas listadas não possuam um site, você sempre pode contatá-las por telefone.
Por fim, antes de iniciar o processo de cotação em si, é bom buscar reduzir essa lista inicial de possíveis fornecedores. Cinco a três opções devem ser o suficiente para assegurar uma boa variedade de opções e de preços. Sendo possível realizar suas cotações online em um único lugar recebendo as propostas centralizadas.

3. Realizando cotações eficientes
Uma cotação eficiente é aquela que respeita o tempo tanto da gestão do seu condomínio, quanto dos potenciais fornecedores. Em outras palavras, é preciso evitar um processo de cotação interminável, com extensa troca de mensagens e alto risco de erro na entrega final.
A melhor maneira de conseguir isso é descrevendo com clareza a situação geradora da necessidade do serviço em seu condomínio, identificando os aspectos técnicos necessários à precificação por parte do fornecedor. Se julgar necessário, acrescente fotos e/ou documentação técnica que ajudem a embasar o orçamento realizado pelo fornecedor. Já no caso de aquisição de produtos, é importante deixar claro os itens buscados e em qual quantidade.
Em ambos os casos, determine um prazo coerente para a devolutiva do fornecedor.  Isso exigirá que também a outra ponta do processo de cotação se organize de forma mais eficiente para não ser descartada como opção.

4. Analisando os orçamentos recebidos
Compare os orçamentos levando em consideração o preço, o prazo para entrega do serviço ou produto, as políticas de garantia, o suporte pós-venda oferecido e, é claro, a reputação da empresa no mercado. Às vezes pode compensar investir um pouquinho mais para garantir tranquilidade no futuro.
Caso haja uma disparidade muito grande em função de benefícios extras oferecidos pelo fornecedor, pode ser o caso de utilizar o sistema de gestão o condomínio, como o TownSq. Assim você vai poder consultar a opinião dos condôminos antes de tomar a decisão.
De qualquer forma, lembre-se de exigir sempre a nota fiscal. Ela é a garantia para o condomínio e para os seus moradores da qualidade do serviço ou produto que será entregue.

5. Encerrando o processo de cotação

É de bom tom que a gestão do condomínio notifique todos os fornecedores contatados sobre o encerramento do processo, indicando o desfecho: contratação de um concorrente, adiamento do serviço ou até desistência.
Esse feedback é importante para a melhoria do atendimento dos seus fornecedores e demonstra respeito pelo trabalho deles, auxiliando a estreitar os laços da sua gestão com as empresas da região. Afinal, não é porque desta vez o seu condomínio não fechou o negócio que, no futuro, não haverá possibilidade ou necessidade de contar com os serviços daquela empresa.

6. Realizando o agendamento do serviço

Para garantir a segurança e a agilidade na entrega dos produtos ou serviços contratados, há algumas medidas que podem ser adotadas pela gestão do seu condomínio. A primeira delas é a notificação dos fornecedores de que visitas não agendadas não serão recebidas.
Outra boa prática consiste em anotar, no momento do agendamento, o nome e o número do documento de identidade do técnico ou entregador que precisará entrar no condomínio. Além de tornar o processo mais rápido, essa medida colabora para a segurança dos condôminos, evitando que terceiros mal intencionados tentem se passar por “entregadores” ou “técnicos”.
No aplicativo TownSq a gestão se comunica diretamente com a portaria, deixando registrado o dia e horário do agendamento, bem como todos os dados da entrega. Da mesma forma, é possível notificar os moradores da indisponibilidade de áreas comuns – como áreas de recreação, piscinas, salões de festa e quadras – para manutenção.
Por fim, com o aplicativo TownSq todas as manutenções podem ser acompanhadas pelos condôminos no menu Atividades e Manutenções, simplificando a comunicação interna.

Agora que você já sabe como realizar as cotações para o seu condomínio, que tal descobrir como um sistema ERP pode ajudar a manter as suas finanças sempre em dia?