Realizar cobranças é uma tarefa difícil. Por mais que o cobrador entenda que o devedor possa ter tido algum imprevisto que impediu de quitar os débitos, a cobrança precisa ser realizada, já que foi um compromisso acordado. E um dos artifícios a serem utilizados é a carta de cobrança. 

No contexto condominial, a carta de cobrança é enviada para os condôminos que estão em débito com as cotas ou taxas condominiais. O documento é enviado para lembrá-lo da dívida e colocando o condomínio à disposição para negociação. 

Neste artigo, você vai entender melhor o contexto do envio da carta de cobrança na gestão condominial, vai aprender como fazer isso de forma respeitosa e menos constrangedora. Acompanhe a leitura! 

LEIA MAIS: Como funciona a cobrança judicial? 

Como notificar um condômino inadimplente? 

O síndico ou gestor do condomínio muitas vezes encontra dificuldades em realizar cobranças, mas ela é necessária para manter as contas do condomínio em dia e ter um caixa saudável para realizar os trabalhos necessários. 

Notificar um condômino sobre as dívidas em aberto é um passo fundamental para mostrar que aquela taxa condominial é importante não só para o condômino, mas para o condomínio todo. 

Existem diversas formas de realizar essa notificação, cada uma com suas particularidades. 

A forma mais comum e menos formal de notificação é a extrajudicial. Ela pode ser feita por carta registrada com AR (Aviso de Recebimento), e-mail com protocolo de entrega ou mesmo entregue em mãos. 

Em casos de inadimplência persistente, pode ser necessário recorrer ao Poder Judiciário e enviar uma notificação judicial. Esse modo é feito por meio de um oficial de justiça e tem um caráter mais formal e obrigatório. 

Independentemente da forma escolhida, a notificação deve conter as seguintes informações: 

Identificação das partes: nome do condomínio, endereço, CNPJ e nome do condômino inadimplente, endereço e contato. 

Descrição da dívida: valor total da dívida, detalhamento das parcelas em aberto, data de vencimento de cada parcela e os devidos encargos (juros, multas). 

Prazo para pagamento: estabelecer um prazo para que o condômino regularize a situação. 

Consequências do não pagamento: informar sobre as possíveis consequências do não pagamento, como inscrição em órgãos de proteção ao crédito e cobrança judicial.  

Existe alguma lei sobre cobrança condominial? 

A Lei nº 14.382/2022 representa um avanço significativo na legislação condominial brasileira, proporcionando mais segurança jurídica e eficiência na cobrança de dívidas. 

Ao conhecer os principais pontos dessa lei, síndicos e condôminos podem tomar decisões mais assertivas e garantir a saúde financeira do condomínio. 

A lei trata de agilidade na cobrança, estabelecendo prazos mais curtos para que o condomínio inicie as ações de cobrança, reduzindo o tempo de inadimplência e os prejuízos causados aos condôminos adimplentes. 

Trata também do fortalecimento do poder do síndico, que ganhou mais autonomia para tomar decisões relacionadas à cobrança de dívidas, como a negociação de parcelamentos e a inscrição do devedor em órgãos de proteção ao crédito. 

A facilitação da cobrança judicial que veio com a lei simplificou os procedimentos judiciais para a cobrança de dívidas condominiais, tornando o processo mais célere e eficiente. 

Por fim, a lei estabeleceu a proteção aos condôminos adimplentes pois, ao garantir a regularização das contas, beneficia diretamente os condôminos que estão em dia com suas obrigações, evitando que arquem com os custos da inadimplência dos demais. 

Como fazer uma carta de cobrança de condomínio? 

Para enviar uma carta de cobrança no condomínio sem ser rude, é importante adotar um tom profissional e respeitoso.  

A carta deve começar com os dados de identificação do remetente e do destinatário, incluindo nome, endereço, cidade, estado, CEP e data. 

Em seguida, é fundamental ser claro e objetivo, explicando o motivo da carta. Por exemplo, “Estamos escrevendo para lembrá-lo que o pagamento da cota condominial referente a [mês/ano] está em atraso”.  

É importante especificar o valor devido e a data de vencimento para evitar qualquer confusão. 

É recomendável também incluir uma solicitação polida para que o condômino realize o pagamento o mais breve possível, ressaltando que isso ajudará a evitar cobrança adicional.  

Também é útil oferecer opções de contato para esclarecimentos, demonstrando disposição para ajudar a resolver a situação. 

Não se pode esquecer que é essencial manter um tom amigável e respeitoso ao longo de toda a carta de cobrança. A assinatura deve ser feita por alguém com autoridade no condomínio, como o síndico ou administrador, e incluir o cargo ou título. 

Antes de enviar a carta de cobrança, o síndico ou administrador deve verificar a legislação local e o regimento interno do condomínio para garantir que a cobrança esteja em conformidade com as normas estabelecidas.  

Outro ponto é considerar enviar a carta por meio de correio registrado ou e-mail com confirmação de recebimento para garantir que o destinatário a receba. 

Quando se deve enviar uma carta de cobrança? 

Existem várias situações em que pode ser necessário enviar uma carta de cobrança no condomínio como, por exemplo, quando um condômino não paga a cota condominial no prazo estabelecido. 

Além da cota condominial, podem existir taxas adicionais por serviços como água, gás, energia elétrica ou outros. A carta de cobrança serve para lembrar os condôminos desses pagamentos. 

Se um condômino descumprir as regras do condomínio, como fazer barulho excessivo ou estacionar irregularmente, pode ser aplicada uma multa. A carta de cobrança é utilizada para comunicar o valor da multa. 

Caso um condômino causar danos ao condomínio ou a outros condôminos, pode ser necessário enviar uma carta de cobrança para cobrar os reparos. 

Outro exemplo são as áreas comuns como piscina, academia ou salão de festas que podem ter regras específicas de uso. A carta de cobrança serve para lembrar os condôminos dessas regras. 

LEIA TAMBÉM: Como classificar as despesas do condomínio 

3 modelos de carta cobrança condomínio 

Antes de enviar uma carta de cobrança, é fundamental verificar o regimento interno e a legislação local para garantir que a cobrança esteja em conformidade. 

O síndico deve confirmar o débito e os detalhes do condômino para evitar erros e escolher o meio de comunicação adequado, como carta registrada ou e-mail com confirmação de recebimento. 

Manter um tom profissional e respeitoso para evitar conflitos também é fundamental ao enviar uma carta de cobrança. O síndico deve considerar a possibilidade de negociação ou parcelamento do débito. 

Lembre-se de que a carta de cobrança deve ser utilizada como um meio de comunicação e não como uma forma de ameaça ou coerção. É importante respeitar os direitos dos condôminos e buscar soluções pacíficas para os conflitos. 

Veja agora três modelos de carta de cobrança: 

• MODELO 1  

[Seu nome] 

[Seu endereço] 

[Cidade, Estado, CEP] 

[Data]   

Prezado(a) [Nome do condômino/morador], 

Estamos escrevendo para lembrá-lo(a) que o pagamento da quota condominial referente a [mês/ano] está em atraso. O valor de R$ [valor] deveria ter sido pago até [data de vencimento]. Pedimos que realize o pagamento o mais breve possível para evitar cobrança adicional. Caso tenha alguma dúvida ou dificuldade, por favor, entre em contato conosco.   

Agradecemos sua atenção.   

Atenciosamente, 

[Seu nome] 

• MODELO 2 

[Cidade, data] 

Prezado (a), (nome completo); 

Identificamos que não está incluído em nosso sistema o pagamento do mês (mês)/(ano), referente ao valor do condomínio. A prestação de (valor da quantia) venceu em (dia). Por favor, pedimos que quite esse valor até (data); 

Se esse débito já foi pago, pedimos que desconsidere esta mensagem; 

Atenciosamente; 

[nome]; 

[cargo]; 

[administradora]. 

• MODELO 3 

[Cidade, data] 

Prezado (a), (nome completo); 

Tentamos entrar em contato algumas vezes para renegociação da dívida de (valor da quantia). Por favor, faça contato urgentemente com a nossa central de atendimento pelo telefone (número), até o dia (data); 

Queremos evitar a necessidade de novas tentativas de cobranças, que, daqui por diante, serão feitas judicialmente. Nossa intenção é facilitar o pagamento referente à prestação do mês(es), que venceu no dia (data do vencimento); 

Atenciosamente; 

[nome]; 

[cargo]; 

[administradora]. 

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