Conflitos entre vizinhos, ou até entre condôminos e administração, são mais comuns do que se gostaria. Seja por reclamações por barulho, por divergência na reserva ou na utilização de áreas comuns, ou até mesmo por questões pessoais, é frequente a necessidade da intervenção do síndico para resolução de problemas.
Buscando auxiliar os síndicos a resolver essas situações da melhor maneira, reunimos algumas dicas focadas em comunicação eficiente e clara, tornando a convivência no condomínio ainda melhor. Afinal, queremos que “vizinhança” seja sinônimo de comunidade para você!
O que você vai ver neste artigo:
A importância da comunicação no condomínio
A clareza na comunicação é fundamental para evitar conflitos em comunidade. Uma ideia mal comunicada pode ser a fonte de problemas, em muitos casos, totalmente desnecessários. Portanto, o síndico tem uma grande responsabilidade também nesse aspecto.
Cabe ao administrador fazer com que as informações mais importantes cheguem até os condôminos, tanto através de circulares e outros comunicados oficiais, quanto no convívio no dia a dia. Ao mesmo tempo, é fundamental que a gestão não privilegie um condômino mais do que outro quando o assunto são as novidades no condomínio.
Quando se trata de problemas de comportamento ou denúncias de descumprimento das regras do condomínio, uma comunicação eficiente pode resolvê-los direta ou indiretamente. Vale lembrar: mesmo em desentendimentos entre moradores, é função do síndico mediar os dois lados, ajudar a encontrar uma solução e garantir que as regras da convenção e do regimento interno do condomínio serão respeitadas. Porém, não é seu papel decidir qual das partes está certa ou errada.
Comunicação eficiente entre síndico e condôminos
Quando a comunicação entre síndicos e condôminos não tem obstáculos, é muito mais simples resolver conflitos, assim como evitá-los. Se os moradores não conseguem reportar um problema à gestão, ou vice-versa, ele não pode ser resolvido.
Para garantir que o fluxo de informações entre os moradores e a gestão funcione, é importante estabelecer primeiramente os canais de comunicação. Em condomínios que possuem o aplicativo TownSq essa questão é mais simples, já que tudo pode ser centralizado no app. Mesmo usuários que não conferem as notificações no smartphone podem receber todas as novidades no e-mail ou na versão para computador do aplicativo. Porém, em gestões que não contam com recursos como aplicativo para condomínio, é dever do síndico avaliar junto aos moradores qual é o melhor canal de comunicação, podendo ser:
E-mail
Telefone
Mural de avisos
Grupo no WhatsApp
Para isso, deve-se reunir os contatos de todos os condôminos e garantir que as informações alcancem a todos – e sem ruídos. Lembre-se: uma comunicação clara evita problemas desnecessários.
Princípios da comunicação não-violenta
Você já ouviu falar em comunicação não-violenta? Trata-se de um método para se comunicar evitando ataques e defesas, baseado em empatia e em escolhas mais pacíficas no modo de se expressar. E é também uma ótima estratégia para se comunicar enquanto gestor.
Segundo psicólogo americano Marshall Rosenberg, criador desta abordagem:
“A comunicação não-violenta também assume que todos compartilham o mesmo, as necessidades humanas básicas, e que cada uma de nossas ações são uma estratégia para atender a uma ou mais dessas necessidades”.
As situações de conflito no condomínio podem ser super simples e fáceis de resolver, ou mesmo complexas e passíveis de auxílio de terceiros (advogados, psicólogos e profissionais de RH). Ao se deparar com elas, é essencial que o síndico recorra a mecanismos como os da comunicação não-violenta, fazendo com que o diálogo seja o primeiro recurso na resolução.
Gestão de conflitos no condomínio
Trouxemos aqui algumas sugestões para evitar o surgimento de conflitos no condomínio. Às vezes, mesmo com toda a preparação do síndico, não é possível evitar divergências entre condôminos e outras pessoas que circulam pela comunidade.
Se o síndico se deparar com situações assim, o primeiro passo é sempre o diálogo. Converse com as partes e procure entender o que aconteceu. Os conceitos e as práticas da mediação podem ser aplicadas aqui. No curso da Certificação Premium TownSq, por exemplo, são disponibilizadas duas aulas que tratam desse tema.
Se mesmo mediando a situação não for solucionada, pode ser que os envolvidos levem a questão para a assembleia. Pode ser que a questão seja resolvida assim, mas para isso o síndico precisa conduzir a reunião de maneira a permitir a participação das partes, deixando claro que a solução não significa a vitória de um lado sobre o outro, ou a satisfação de ambas as partes.
Certamente, todos terão de ceder um pouco para permitir que a situação seja superada.
Lembre-se também que o síndico não é especialista em tudo e não é capaz de resolver todos os conflitos. Alguns vão permanecer por um bom tempo, outros vão desaparecer da memória dos envolvidos. O que deve ser constante é o comprometimento do síndico em buscar uma solução através do diálogo, deixando claro que decidir quem está certo ou quem está errado não é seu papel.
No dia 8 de março é celebrado o Dia Internacional da Mulher, data oficializada pela Organização das Nações Unidas (ONU) em 1975. Em homenagem ao dia e a essas mulheres que se dedicam diariamente ao bem estar de comunidades por todo o país, criamos esse artigo sobre o Dia da Mulher no condomínio. Em seguida você vai ler:
Origem Dia Internacional da Mulher
Diferente ao que muitas pessoas pensam, o Dia Internacional das Mulheres não começou com apenas um evento específico. A data comemorativa teve como origem uma série de eventos e passeatas que reivindicavam melhores situações de vida e de trabalho para mulheres ao redor do mundo, que ocorreram durante o final do século 19 e 20. Destes, alguns dos principais eventos foram:
Uma conferência internacional de mulheres realizada em 1910 na cidade de Copenhague, capital da Dinamarca.
Uma grande passeata que reuniu cerca de 15 mil mulheres, em fevereiro de 1909, na cidade de Nova York (EUA), que pediam por melhores condições de trabalho.
Já em 1975, a ONU definiu que 08 de março seria o Dia Internacional da Mulher, com o objetivo de relembrar as conquistas sociais, políticas e econômicas de todas as mulheres do mundo.
Por que ainda se comemora o Dia da Mulher no condomínio?
Mais do que um dia para homenagens, mensagens, decoração e lembrancinha de dia da mulher no condomínio, o 8 de março serve como um lembrete para todos de que ainda há muitas mudanças a serem feitas na nossa sociedade. Alguns exemplos são:
Cada vez mais incentivos para que mulheres assumam posições de liderança em empresas (e condomínios!)
Preocupação em criar ambientes onde mulheres se sentem seguras para ir, vir e se expressar.
Afinal, um ambiente seguro para uma mulher, certamente é seguro para todos – e condomínios não ficam fora disso
Síndicas mulheres no Brasil: dados
Você sabia que existem mais mulheres exercendo o cargo de síndico do condomínio do que homens? De acordo com dados da Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais (ABRASSP) divulgados em setembro de 2017, as síndicas são maioria no país. Confira os números:
Dos mais de 421 mil síndicos contabilizados pela organização, 51% são mulheres..
Isso indica que as mulheres síndicas são peça-chave na manutenção da indústria condominial, área que movimenta mais de R$ 165 bilhões por ano. Você pode ver a pesquisa completa da ABRASSP diretamente no site da associação
Síndicas parceiras TownSq
Mais do que celebrar o Dia Internacional da Mulher no condomínio, também queremos compartilhar um dado que nos deixa muito felizes:
Cerca de 40% da base de síndicos que usam o TownSq são mulheres!.
Esse número ainda não reflete a porcentagem da população feminina no Brasil (51,5%), mas mostra que o espaço de mulheres nesse papel é muito significativo. E segue crescendo! Cada vez mais estamos todos conhecendo e valorizando o trabalho das síndicas brasileiras.
E se inspire com os depoimentos de algumas das nossas síndicas parceiras para nossa série #ProfissãoSíndico:
Para que mais pessoas possam conhecer o trabalho exemplar dessas profissionais, convidamos você a compartilhar este artigo para uma síndica que admira. 💚
A todas as mulheres que trabalham e contribuem diariamente para melhorar a vida de suas comunidades, fica aqui o nosso respeito e admiração. Contem com a TownSq nessa jornada! #JuntasVivemosMelhor
Já faz tempo que a ideia de um condomínio sustentável deixou de ser algo do futuro. A realidade é que o mercado condominial brasileiro tem buscado cada vez mais alternativas que priorizam práticas sustentáveis em prol do meio ambiente e da qualidade de vida dos moradores, além de reduzir os custos da gestão. Seguindo uma tendência mundial, certas regiões do país já estão aprovando normas e regras que colocam a sustentabilidade em destaque na rotina do condomínio. Um exemplo disso é a Lei 17.336 em São Paulo a respeito do carregamento de carros elétricos. Visando informar os síndicos e demais integrantes da comunidade condominial, montamos este artigo atualizado sobre sustentabilidade no condomínio. Aqui, vamos abordar algumas alternativas que podem ser colocadas em prática ao deixar seu condomínio sustentável, sem ignorar a redução de custos. Em seguida, você irá aprender sobre:
Quando falamos sobre condomínios sustentáveis, o primeiro passo que precisamos dar é compreender o que significa o termo. Em seu princípio, sustentabilidade no condomínio significa desenvolver técnicas que buscam reduzir o impacto ambiental daquele empreendimento, tanto no dia a dia da administração quanto no momento da sua construção. O Ministério do Meio Ambiente através do Conselho Nacional do Meio Ambiente (CONAMA) e do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (Ibama) identifica impacto ambiental como qualquer forma de alteração no meio ambiente causada por atividades humanas, sejam elas diretas ou indiretas. Leia o Artigo 1º da Resolução CONAMA 001/86 do em sua integralidade abaixo:
Resolução CONAMA nº 1, de 23 de janeiro de 1986. Art. 1º – Para efeito desta Resolução, considera-se impacto ambiental qualquer alteração das propriedades físicas, químicas e biológicas do meio ambiente, causada por qualquer forma de matéria ou energia resultante das atividades humanas que, direta ou indiretamente, afetam: I – a saúde, a segurança e o bem-estar da população; II – as atividades sociais e econômicas; III – a biota; IV – as condições estéticas e sanitárias do meio ambiente; V – a qualidade dos recursos ambientais.
Confira o que diz a RESOLUÇÃO CONAMA Nº 001/86 por completo acessando o documento da norma. O documento aborda questões sobre áreas de proteção ambiental, comumente chamadas de áreas verdes. Além da parte envolvendo o meio ambiente, o termo sustentabilidade em condomínio também pode referir-se à parte financeira e de recursos. Por exemplo, um condomínio sustentável também pode ser um condomínio cuja gestão sabe usar seus recursos financeiros e de pessoal de forma inteligente, gastando menos e produzindo mais. Explicado o que é condomínio sustentável, continue lendo para entender formas e práticas sustentáveis que podem e, em determinados casos, devem ser aplicadas em sua gestão condominial.
Por que um condomínio deve ser sustentável?
Entendido o que significa um condomínio sustentável e como os órgãos governamentais definem impacto ambiental, talvez você esteja se perguntando: por que um condomínio precisa ser sustentável?
Resumidamente, um condomínio precisa ser sustentável devido à escassez de recursos naturais que existem no planeta.
No entanto, não podemos deixar de lado as questões econômicas. Além de bom para o meio ambiente, um empreendimento sustentável significa redução de custos a longo prazo para os condôminos e também indica a valorização do imóvel como um todo, conforme uma tendência já percebida no mercado. Leia também:
Estudos mostram que sustentabilidade tem se tornado uma das principais preocupações do consumidor. Uma comprovação disso é uma pesquisa realizada pelo IBOPE em parceria com a Universidade de Yale, dos Estados Unidos. O estudo comprovou que 61% dos brasileiros se declararam muito preocupados com o meio ambiente. Provavelmente como reflexo disso, já é possível notar um aumento nas vendas de instalações para substituir a necessidade de energia elétrica no condomínio, como é o caso da energia solar. De acordo com a Agência Nacional de Energia (ANEEL), a taxa de instalações de unidades que permitem que o condomínio use energia solar para abastecer áreas comuns e privativas triplicou em 2019. Somente no primeiro semestre de 2020, aumentou em 70% as instalações de equipamentos de energia solar quando comparado ao mesmo período no ano anterior. Os dados apenas comprovam que sustentabilidade tem sido um mercado lucrativo apesar da pandemia, não é mesmo?
Por outro lado, também existe outro motivo importante sobre porque um condomínio deve ser sustentável. Cada vez mais municípios e estados têm aprovado leis e normas que obrigam o investimento em práticas sustentáveis. E os condomínios não ficam de fora disso. Um exemplo de norma governamental que afeta condomínios em termos de sustentabilidade é a Lei nº 17.336 em São Paulo que aborda o uso de veículos elétricos e híbridos, que emitem nenhum ou poucos gases poluentes como o dióxido de carbono (CO2).
Carros elétricos em condomínios – Lei 17.336 em São Paulo
Você sabia que condomínios de São Paulo são obrigados por lei a oferecer recarga de veículos elétricos? A determinação foi estabelecida pela Lei nº 17.336, aprovada em 30 de março de 2020. Conforme a lei, condomínios residenciais e comerciais no município de São Paulo devem prever algum modo de recarga de veículos elétricos. Em visão disso, empresas do ramo de energia sustentável têm auxiliado administradoras e condomínios a adaptarem-se à norma oferecendo instalação gratuita de pontos de recarga para carros elétricos e híbridos nas áreas comuns – como é o caso da Zletric, empresa parceira da TownSq e que oferece descontos para clientes TownSq Shopping.
“A experiência que geramos para o usuário é a que ele possa fazer seu deslocamento como fazia com o carro movido a gasolina, sem a preocupação de planejar uma recarga”, explica Pedro Schaan, CEO da Zletric.
Esse planejamento de recarga a qual Pedro se refere é que, devido à anterior falta de iniciativa, o condômino que optar por dirigir um veículo elétrico precisa organizar seu itinerário mapeando esses pontos de carregamento. Agora, o condômino pode dirigir tranquilo sabendo que poderá carregar seu carro ao final do dia sem precisar sair do condomínio. A medida afeta apenas edifícios novos, protocolados a partir da data de vigência da lei. Desse modo, apenas edificações novas e protocoladas a partir de 31 de março de 2021 deverão segui-la. Assim, edifícios antigos não precisam investir em plugs para carros elétricos por enquanto – a não ser que essa seja uma demanda debatida e aprovada em reunião de assembleia. Do mesmo modo, conjuntos habitacionais públicos ou subsidiados com recursos públicos (como situações do Minha Casa Minha Vida, por exemplo) não precisam se adequar à norma desde que comprovada a impossibilidade técnica ou econômica. Porém… Você deve estar se perguntando:
Quem vai pagar a conta de energia elétrica para carregar esses carros?
A lei possibilita que o uso de energia tenha medição individualizada por usuário, que pode ser cobrado pela energia que for consumida. No caso da Zletric, referência na área, a solução para isso foi instalar vagas de estacionamento com carregadores para os veículos elétricos sem custo de aquisição. Como explica o CEO Pedro Schaan, o sistema funciona através da política de “pague pelo o que você usar”. Somente o morador que usar o sistema precisará pagar pela energia consumida.
Carros elétricos em condomínios – no restante do país
Ainda que o restante dos estados brasileiros não apresentem normas como a Lei 17.336 de São Paulo, isso é apenas uma questão de tempo. Está em trâmites na Câmara dos Deputados o Projeto de Lei 5308/20, que busca isentar importações de veículos elétricos ou híbridos do Imposto sobre Produto Industrializado (IPI). O PL 5308/20 também visa reduzir a zero valores de PIS/Pasep e Cofins na receita bruta de venda desses veículos no mercado interno e sobre possíveis incidentes durante a importação. O projeto foi proposto pelo deputado Luiz Nishimori (PL/PR) e tem a intenção de tornar carros elétricos e híbridos mais acessíveis para a maioria dos brasileiros.
Outras ideias inovadoras para sustentabilidade no condomínio
Além de instalar equipamentos e incentivar os moradores a utilizarem carros elétricos, separamos algumas dicas de como o síndico pode aplicar a sustentabilidade no condomínio. Veja:
Instalação de sistema de aquecimento solar de água
Reutilização de água da chuva para vasos sanitários
Instalação de painel para geração de energia a partir da luz solar
Uso de lâmpadas LED em todas as áreas comuns
Montar uma horta comunitária no condomínio
Contratar sistema de gestão de resíduos
Incentivar o uso racional da água por parte dos funcionários e moradores
Estabelecer ponto de coleta de óleo de cozinha que será descartado corretamente
Por que o síndico deve entender de condomínios sustentáveis?
Para finalizar esse artigo, acredito que é essencial explicar porque nós, da TownSq, gostamos tanto de abordar o tema sustentabilidade em condomínios. E a resposta é simples:
Para ser um síndico que se mantém relevante no cenário condominial atual, é imprescindível que tenha conhecimento sobre condomínios sustentáveis e saiba como geri-los.
Você tem interesse em saber mais sobre condomínios e ideias inovadoras para sustentabilidade? Queremos saber mais sobre o que você pensa sobre esse assunto.
Obrigações tributárias como DIRF e RAIS sempre são motivo de preocupação para os síndicos. Afinal, faz parte do trabalho deles garantir que a gestão fiscal do condomínio esteja com tudo dentro dos conformes. Por serem entregas importantes, é fundamental que o síndico entenda o que é DIRF e RAIS, como fazer a declaração dessas obrigações e, claro, estar informado quanto aos prazos impostos pela Receita Federal. Portanto, montamos este artigo com as informações fundamentais sobre DIRF e RAIS para condomínios. Vamos lá?
Antes de mais nada, é essencial explicar o que é DIRF e qual a sua finalidade. DIRF é a sigla para Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Essa obrigação contábil tem a finalidade de fiscalizar o Imposto de Renda. Ela deve ser entregue anualmente, sempre na segunda quinzena de fevereiro.
É obrigatório o condomínio declarar DIRF?
Realizar a declaração da DIRF é obrigatória para todas as fontes pagadoras. Ou seja, todas as instituições que realizaram algum tipo de pagamento ao longo do ano anterior têm obrigação de fazer essa declaração. Deste modo, condomínios que contratam prestadores de serviços com Nota Fiscal têm a obrigação de declarar a DIRF. Esses prestadores de serviços podem incluir:
RAIS é a sigla para Relações Anuais de Informações Sociais. Assim sendo, o RAIS serve para fiscalizar as contratações feitas por condomínios e empresas no país. Conforme as normas, deve-se entregar o RAIS ao Ministério do Trabalho anualmente, através do site do órgão.
É obrigatório o condomínio entregar RAIS?
Da mesma forma como é obrigatório entregar o DIRF, o condomínio também tem a obrigação de entregar o RAIS. Na realidade, todas as instituições com CNPJ devem entregar a RAIS, tendo ela contratado ou não funcionários no último ano.
Qual o prazo para declarar DIRF e RAIS? (Ano 2021)
Por serem obrigações tributárias distintas, DIRF e RAIS possuem datas limites diferentes – e o síndico precisa estar atento a esse detalhe.
No ano de 2021, as datas limites para fazer a declaração da DIRF e do RAIS são:
Prazo final DIRF: 26 de fevereiro de 2021
Prazo final RAIS: 17 de março de 2021
É relevante destacar que essas datas mudam anualmente, então o síndico precisa estar atento às notícias da área condominial. Para isso, recomendo assinar a nossa Newsletter. É só informar seu e-mail na área demarcada em verde, no topo da tela deste artigo.
O que acontece se o condomínio não declarar DIRF e RAIS?
Como nos explicou Bárbara Garcia, Head de Operações da Porter Contabilidade, condomínios que não cumprirem com a entrega da DIRF podem ser intimados pela Receita Federal a entregar a declaração além de pagar uma multa de 2% sobre o valor declarado ou o mínimo de R$ 500. A profissional salienta ainda que:
“A não entrega ou até mesmo o atraso na entrega da declaração, além da punição, o descumprimento da obrigação pode ainda prejudicar a terceiros, funcionários e fornecedores, que dependem do informe de rendimentos gerado pela DIRF para fazer sua declaração de Imposto de Renda”.
Já no caso da RAIS, a não entrega desta declaração, assim como a DIRF, acarreta em multa e também pode impedir o saque de benefícios pelos funcionários, como o abono salarial e até mesmo o recente auxílio emergencial. A multa em particular tem valor mínimo de R$ 425,64 acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, de acordo com informações da Receita Federal. Por isso, é fundamental ficar atento à data limite para não atrapalhar outros contribuintes. Leia mais:
Qual é a melhor forma de o condomínio realizar essas declarações corretamente?
Naturalmente, o síndico tem o direito de realizar a declaração e entrega da DIRF e do RAIS como achar mais adequado – seja de forma independente, por conta própria, ou através de um contador ou escritório de contabilidade. Para declarar as obrigações por conta própria, o síndico pode pesquisar na internet como é feito todo o processo. No entanto, sugerimos sempre que o síndico conte com ajuda de especialistas na área. Assim, evita-se qualquer problema, multa ou advertência ao condomínio devido a falta de conhecimento. Independente de agir sozinho ou com auxílio de profissionais da área, o síndico atual precisará estar como representante legal do condomínio junto à Receita Federal. Ou seja, o condomínio precisa estar com a situação regularizada e atualizada no órgão governamental. Além disso, a entrega dessas obrigações fiscais precisa ser feita com um certificado digital. Por isso, o condomínio precisa possuir um certificado digital próprio ou deverá fornecer uma procuração eletrônica a alguém que possua um certificado – como um contador autônomo ou escritório contábil. Por fim, a contadora Bárbara Garcia também destaca uma questão que o síndico deve estar atento para realizar essas declarações corretamente:
“Sempre que o condomínio estiver cogitando a troca de administradora, é importante sempre solicitar que seja disponibilizado à nova administradora: a declaração e o recibo de entrega da última declaração, e também relatórios que possam auxiliar na coleta de informações para preenchimento e/ou conferência das declarações”.
Seu condomínio já está com as declarações prontas? Me conta nos comentários!
Apesar de causar apreensão em alguns, a auditoria de condomínio não é motivo para ter receio. Inclusive, a auditoria em condomínio tem como função auxiliar na gestão do condomínio, garantindo a transparência e a segurança ao trabalho do síndico. Ainda, o serviço de auditoria em condomínio pode ser uma importante ferramenta na hora de elaborar planos financeiros, tomar decisões relativas à previsão orçamentária, além de conferir autoridade ao Conselho Fiscal e tranquilidade aos condôminos. Devido a importância desse tema, a TownSq conversou com especialistas na área e reuniu aqui as informações essenciais para que você prepare seu condomínio para começar o ano com tudo ok na auditoria em condomínio e suas particularidades. Confira:
O que é auditoria de condomínio e quais tipos existem?
Resumidamente, a auditoria é o ato de analisar todas as entradas e saídas de dinheiro do condomínio e certificar-se se estão sendo realizadas corretamente, conforme as normas do Código Civil, da convenção do condomínio e das decisões tomadas em reunião de assembleia Feita a análise das contas, o resultado é compilado em um relatório de auditoria de condomínio. Este documento deve passar pela análise do síndico bem como dos conselheiros, além de servir como base para planos futuros.
Existem três tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria preventiva: usada para conferir se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, visando evitar problemas no futuro. Segue a lógica do famoso “prevenir é melhor que remediar”, buscando identificar com antecedência algum tipo de erro para corrigi-lo antes da prestação de contas. Auditoria emergencial: normalmente realizada quando a prestação de contas não é aprovada pelo conselho e/ou assembleia. Também é feita quando existe suspeita de algum tipo de irregularidade, como fraude no condomínio. Muitos chamam de auditoria investigativa. Auditoria especial: é uma análise realizada em um ponto específico das finanças do condomínio. Por exemplo: a gestão conta com 15 funcionários orgânicos, então contrata uma auditoria para reavaliar o peso da folha de pagamento no orçamento.
Por que realizar auditoria do condomínio?
A transparência é peça fundamental em todas as etapas da administração do condomínio. E é exatamente isso o que a auditoria condominial garante: transparência e confiança no trabalho do síndico, da administradora e do corpo diretivo. A auditoria em condomínio também funciona como uma forma de validar a prestação de contas e o trabalho do síndico, como nos explicou Hélio Souza, ex-síndico e CEO da Imersa Auditoria, escritório especializado em condomínios:
“Quando fui síndico, por incrível que pareça, pediram auditoria das minhas contas. A princípio eu falei ‘poxa, as pessoas não confiam em mim’. Mas em um segundo momento, conversando com minha esposa, ela disse ‘que bom que pediram a auditoria porque assim vão perceber que, de fato, as contas estão ok”.
Ou seja: a auditoria das contas do condomínio também vem para auxiliar o trabalho do síndico, garantindo segurança e sossego, principalmente no momento da prestação de contas. Ademais, a auditoria em condomínio também auxilia na valorização do patrimônio do condômino, pois demonstra que a administração do condomínio oferece o suporte técnico ideal ao imóvel. E isso, com certeza, resulta em uma melhor avaliação da unidade no futuro.
Quando realizar a auditoria em condomínio?
Auditores indicam que, idealmente, condomínios devem realizar auditorias preventivas todos os meses. No entanto, nem todos os condomínios possuem os recursos necessários para contratar o serviço de auditoria mensal. Por isso, existem outras opções além do contrato mensal, como: receber um relatório de auditoria a cada dois meses (auditoria bimestral), a cada três meses (auditoria trimestral) ou até semestralmente. É muito comum que escritórios de contabilidade recebam requisições de auditorias pós-gestão, sendo contratados para analisar as finanças do condomínio após a troca de administradora ou a saída de um síndico ou gestor. Porém, o ideal é que o condomínio não monte um calendário de auditoria com base na troca de gestão. O correto é manter auditorias constantes, preferencialmente antes da realização da reunião de assembleia para prestação de contas.
Quem deve realizar a auditoria em condomínio?
Ao abordar o tema, é natural que se questione “como fazer uma auditoria em condomínio?”. Por não ser uma empresa, não é obrigatório que a auditoria do condomínio seja realizada por um profissional da área de contabilidade. No entanto, o ideal é que essa tarefa seja profissionalizada, e o síndico conte com o aporte de uma equipe especialista na área condominial e com conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas. O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos. Do mesmo modo, não é recomendável que a auditoria seja feita pelo síndico, pelo conselho fiscal ou pela administradora do condomínio. Em outras palavras, a auditoria deve ser realizada por uma empresa externa, independente e sem envolvimento com o condomínio para evitar conflito de interesses.
O que deve-se cuidar na hora de contratar um auditor externo ao condomínio?
Em primeiro lugar, deve-se tomar cuidado na seleção da empresa que fará o serviço. É fundamental que o síndico analise a credibilidade e as referências da empresa antes de firmar contrato. Além disso, o síndico precisa verificar se a empresa ou profissional está devidamente regularizado com:
O Conselho Regional de Contabilidade (CRC)
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC)
O Instituto Brasileiro de Auditores Independentes (Ibracon) – no caso de profissional autônomo
“O ideal é que o auditor seja um contador e tenha número [de registro] no CRC como pessoa física e pessoa jurídica. Ele pode ter também o registro de auditor, apesar de este não ser obrigatório. Ainda, é importante que ele [auditor] conheça também o dia a dia, a rotina de um condomínio”.
Como é feito na TownSq: por estarmos atuando na área condominial há quase dez anos e contarmos com grupo profissional especializado em condomínios, costumamos indicar aos nossos clientes empresas parceiras de auditoria.
Qual a documentação necessária para auditoria de condomínio?
Em geral, a documentação analisada para auditoria condominial é:
Convenção do condomínio, a fim de conhecer as regras e verificar se estão de acordo com o Código Civil;
Regimento interno, idem a frase acima;
Ata das reuniões de assembleia realizadas durante o período a ser analisado – para conferir se foi aprovada a utilização de verbas extras, como fundo de reserva ou fundo de obras, por exemplo;
Contratos com prestadores de serviço (funcionários, profissionais autônomos, empresas terceirizadas);
Acesso à folha de pagamento e ficha de registro dos funcionários (se houver);
Prestação de contas, analisando todas ou uma amostragem das entradas e saídas do condomínio, além das notas fiscais;
Relatório da previsão orçamentária do ano vigente.
O que é o relatório de auditoria do condomínio?
Auto-explicativo, o relatório de auditoria do condomínio é o documento final com todas as considerações e recomendações obtidas ao longo da análise da documentação do condomínio. Além de apresentar os resultados, o relatório também traz sugestões e recomendações de melhorias a serem feitas na administração. O relatório de auditoria deve ser compartilhado na íntegra com os condôminos, visando garantir transparência e profissionalismo. Se o condomínio utiliza um aplicativo de gestão como o TownSq, o síndico pode adicionar o documento e deixá-lo disponível para todos os condôminos. Além de enviar o documento completo para os condôminos, pode-se organizar um resumo com as principais informações a ser apresentado em reunião de assembleia.
Quanto tempo demora uma auditoria do condomínio?
O tempo varia conforme a complexidade do condomínio em questão. Porém, o prazo deve estar estipulado no contrato com a empresa de contabilidade. Em média, auditorias preventivas são comumente entregues com até 15 dias.
Quem pode pedir uma auditoria de condomínio?
Uma dúvida recorrente entre condôminos e moradores é sobre quem tem o direito de contratar o serviço de auditoria para o condomínio. A resposta para essa pergunta é simples: apenas o síndico, como representante legal do condomínio, pode assinar o contrato e o relatório de uma auditoria. Em resumo, a empresa de auditoria não pode prestar serviço diretamente ao condômino, visto que o condômino não possui acesso aos documentos necessários para análise. Da mesma forma, parte do síndico a responsabilidade legal pelo condomínio, então é ele quem deve fazer a contratação e assinar o contrato do serviço de auditoria. Se os moradores ou conselheiros decidirem que desejam contratar uma auditoria, o síndico deve acatar o pedido ou não seguir atuando como síndico deste local.
Isso quer dizer que o condômino não pode solicitar auditoria no condomínio?O condômino pode solicitar ao síndico que seja feita uma auditoria nas contas do condomínio, mas não pode contratar o serviço de auditoria.
Como se faz uma solicitação de auditoria em condomínio?
Se você é síndico: busque referências de escritórios ou profissionais que realizam o serviço e solicite ao menos 3 orçamentos. Feito isso, é recomendável apresentar os orçamentos aos conselheiros e/ou aos condôminos em uma Reunião de Assembleia Geral Extraordinária (AGE) antes de realizar a escolha. Se você não é síndico: entre em contato com o síndico do seu condomínio informando a sua solicitação. Caso seja necessário, você também pode fazer um abaixo-assinado para convocar uma reunião de assembleia para discutir a realização da auditoria do condomínio.
