Quando se pensa em comunidade condominial, é comum lembrar apenas dos condôminos e seus dependentes. No entanto, os inquilinos compõem uma parcela extremamente importante do convívio dentro do condomínio.
Apesar de não possuírem poder de voto em reuniões de assembleia visto que não são proprietários do imóvel, é fundamental que o síndico mantenha um bom relacionamento com essas pessoas que alugam os imóveis do condomínio.
Principalmente porque são os inquilinos que estão diariamente no condomínio, frequehttps://blog.townsq.com.br/assembleia-de-condominio/ntando as áreas comuns e convivendo com os vizinhos. Isso, além de contribuir no pagamento das despesas ordinárias do condomínio.
Devido à importância desse relacionamento síndico e inquilinos, separamos um momento para reunir 6 dicas de como o síndico deve lidar com inquilino para garantir a segurança, o conforto e a qualidade de vida de todos os que frequentam o ambiente.
Para esse artigo, conversamos com alguns síndicos com experiência na área e que nos auxiliaram com dicas para manter uma boa relação com aquele indivíduo que aluga um imóvel. Aproveite!
Os Síndicos Certificados TownSq entrevistados para este artigo foram:
Hermes Garcia: completa 6 anos atuando como síndico neste ano, 2021. Trabalha com condomínios residenciais e comerciais na cidade de Belo Horizonte (MG).
Rodrigo Lay Pedrosa Rosa: atua há 3 anos como síndico profissional. Compõem a equipe da Loremberg Condominial, presente há 5 anos no mercado condominial de Porto Alegre (RS) e Litoral Norte do RS, com 28 condomínios na carteira.
Mantenha uma comunicação aberta
Para dar início à nossa lista de dicas, vamos falar sobre comunicação. Mais do que manter uma comunicação, é fundamental que o síndico faça o esforço de se manter aberto a receber o contato dos inquilinos.
Na prática, isso significa ser cordial, cumprimentar e conversar com os inquilinos durante as visitas ao condomínio, e fazer questão de que tenham acesso aos seus canais de comunicação.
Em outras palavras: não distinguir entre inquilinos, moradores e condôminos. Todos devem se sentir confortáveis para entrar em contato com .você quando for necessário.
➡ Você sabe a diferença entre inquilino, condômino e morador? Confira:
Inquilino é aquela pessoa que aluga um espaço (também chamada de locatário)
Condômino é o proprietário do imóvel.
Morador é a pessoa que habita o imóvel, podendo ser dependente do proprietário ou o próprio inquilino.
Você, síndico, também deve se sentir confortável para entrar em contato com inquilinos, evitando envolver o dono do imóvel sem motivos graves.
Por exemplo: para notificar sobre uma falta de luz ou interrompimento da água na unidade, você pode contatar o inquilino diretamente, sem precisar da burocracia de contatar o proprietário para que ele repasse a informação ao inquilino.
Agora, se você tem dúvida sobre qual a forma mais adequada para entrar em contato com inquilinos, não existe uma única resposta. Os canais de contato variam conforme o condomínio, a administração e o próprio síndico.
Conforme a recomendação do Síndico Certificado da TownSq Hermes Garcia, que atua em Belo Horizonte (MG), o ideal é entrar em contato com os inquilinos “sempre de forma direta, seja por telefone ou aplicativo”.
Já Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS), diz que é dever do condomínio investir em ferramentas que permitam o alcance da informação à comunidade condominial como um todo, sempre de forma clara e objetiva.
Esclareça as normas do condomínio aos inquilinos
Essa talvez seja a dica mais importante quando o assunto é relacionamento síndico e inquilinos. E, vamos ser honestos, também a que causa mais problemas, não é?
“A dificuldade existe quando o inquilino não tem o comportamento adequado e se sente no direito de infringir as normas estabelecidas. Isto gera incômodos e conflitos que têm de ser resolvidos de forma rápida e eficaz”, resumiu bem o Síndico Hermes Garcia.
É crucial que o síndico e sua gestão deixem claro quais são as normas determinadas pelo condomínio, começando pelas regras do Regimento Interno.
Basicamente, o documento é a base para todas as interações que envolvem o dia a dia no condomínio, como horário de silêncio, horário de mudança, circulação de pets no condomínio, vagas de garagem e outros.
Como explica o Síndico Rodrigo Lay Pedrosa Rosa, é necessário lembrar aos inquilinos de que eles são parte integrante daquela comunidade e que também cabe a eles manter a harmonia na convivência.
Saiba como lidar com conflitos
Essa é uma dica que serve para todos que tem interesse em trabalhar como síndico. É imprescindível estudar métodos de comunicação e sobre como lidar com conflitos – tanto para lidar com inquilinos, quanto para lidar com todos os demais integrantes da comunidade condominial.
Condomínios são espaços de convivência humana. Por isso, é natural que ocorram conflitos eventualmente. Mesmo que a gente torça para que todos os seus condomínios sejam tranquilos, é necessário saber lidar com esse tipo de problema.
Para o Síndico Rodrigo, o ideal é “atender o inquilino de forma humanizada, respeitando seu desconhecimento [das normas], para direcionar o caminho correto para saná-las”.
Uma das principais técnicas de comunicação para solucionar conflitos é a Comunicação Não Violenta, que leva em conta o lado humanizado das relações e discussões. Você pode aprender sobre esse métodos na prática lendo este artigo.
Ao lidar com conflitos entre condôminos e inquilinos, é recomendável que o síndico se mantenha atuante para mediar a situação, evitar que excessos sejam cometidos e, se possível, indicar o caminho para resolver o problema. Por exemplo: indicar para as partes solicitarem auxílio na imobiliária onde foi feita a locação do imóvel, para convocar uma reunião de assembleia, buscar auxílio jurídico, etc.
Síndico possa indicar o caminho correto também. Ex: indicar para as partes solicitarem auxilio a imobiliária onde alugaram o apartamento. Segundo o Síndico Hermes, o síndico deve “estar presente e atuante quando excessos são cometidos, e também estar aberto ao diálogo para trazer o inquilino para o seu lado”. Esse lado, é claro, é o lado da harmonia no condomínio.
Resolva os problemas com agilidade
Além de saber administrar a comunicação e os conflitos que podem vir a ocorrer, um bom síndico sabe que jogar o problema para debaixo do tapete só aumenta o estresse.
“Quando ocorre [algum problema], a atuação tem de ser imediata – seja por um telefonema, comunicado ou notificação e assim a normalidade é restabelecida. Na minha opinião, quando o síndico atua de imediato, não deixando que a situação perdure, o controle é mantido”, sintetizou bem o Síndico Hermes.
Deixar claro as obrigações do condomínio perante os inquilinos (e vice-e-versa)
Apesar de parecer semelhante à questão 2, a dica 5 está relacionada a obrigações e deveres que o condomínio tem para com os inquilinos, bem como o inverso (obrigações dos inquilinos para com o condomínio). Uma coisa que causa muitas dúvidas entre inquilinos é:
O que é obrigação do condomínio e o que é obrigação do proprietário do imóvel?
Para o Síndico Rodrigo, seus 3 anos atuando como síndico profissional, isso normalmente é reflexo de uma relação entre o inquilino e proprietário que não é muito bem intermediada:
“Já recebemos diversos tipos de questionamentos, o que a meu ver, identifica que a relação inquilino e proprietário não é intermediada da forma correta. Um exemplo clássico são as manutenções referentes às unidades autônomas, onde o inquilino, por não ter sido informado previamente e nem ter sua dúvida esclarecida por quem compete (imobiliária), acaba reportando ao síndico ou zelador do prédio”.
Confira quais manutenções da unidade devem ser gerenciadas pelo condomínio, pelo proprietário e pelo inquilino:
Condomínio:
Manutenção e estado de conservação das áreas comuns do condomínio. Ex: salão de festas, quadras esportivas, saunas, espaços gourmets, academias.
Em caso de condomínios verticais: reparos e manutenções referentes à estrutura do prédio, rede geral de distribuição de água, esgoto, gás e energia elétrica, calefação e refrigeração.
Quando há vazamento causado por problemas na rede central de água, que pertence ao condomínio.
Proprietário da unidade:
Reparos relacionados a problemas anteriores à locação do imóvel são responsabilidade do proprietário.
Manutenções que agregam algum tipo de melhoria ou valorização do imóvel e que serão permanentes. Ex: troca de piso, troca de janela, instalação de box, entre outras.
Conserto de problemas decorrentes de instalações internas e da estrutura do imóvel, como infiltrações, troca de tubulações hidráulicas e registros gerais, problemas na fiação elétrica, vazamentos de gás, descupinização, problemas na caixa d’água e calhas, problemas no telhado, problemas em ar condicionado e aquecedores para o qual não há medidas preventivas.
Inquilino:
O inquilino deve pagar por consertos feitos para corrigir danos ao imóvel causados por si mesmo, seus dependentes, familiares ou convidados. O imóvel deve ser entregue ao final do contrato de locação em perfeitas condições, da mesma forma como estava quando teve início o contrato de aluguel.
Manutenções e reparos causados por uso são de responsabilidade do inquilino, como troca de lâmpadas e soquetes, troca de luminárias, troca de resistência de chuveiros, dedetização preventiva, troca de miolo de fechadura, manutenções preventivas de ar condicionado e aquecedores.
Se o inquilino quiser efetuar qualquer tipo de modificação que altera a forma interna ou externa do imóvel, ele deve entrar em contato e pedir autorização por escrito ao proprietário. Se o pedido for negado, a modificação é proibida.
Por fim, mas não menos importante, a nossa última dica refere-se a investir em métodos de comunicação ágil para comunicar-se com os inquilinos.
Para evitar perder o controle de uma situação de conflito ou ruído de comunicação com inquilinos, é primordial que o síndico tenha a capacidade de se comunicar rapidamente com as pessoas – como citamos anteriormente.
Portanto, a melhor forma de garantir essa agilidade de performance, é investindo em ferramentas que permitam que isso aconteça. Como resumiu muito bem o Síndico Rodrigo:
Nos anos que trabalhei em corporações, observei que a comunicação interna falhava muito aos colaboradores, e isto gera fofoca e insegurança nas relações. Ao atuar em condomínios, vi a cena repetir-se, no entanto, como a rotina condominial é imprevisível e dinâmica, precisamos sair de dentro do condomínio e perceber as oportunidades de melhoria ali escancaradas e pouco observadas. A Loremberg Condominial enxergou isso, e viu que a comunicação interna como algo necessário, fundamental para o fortalecimento das relações humanas, e firmou parceria com a TownSq, oferecendo aos condomínios uma ferramenta para melhoria na comunicação interna.
Enfim, a relação síndico e inquilino não deve ser diferente da relação síndico e condômino, visto que ambas as partes são essenciais para o bom funcionamento do condomínio. E você? Como é feita a comunicação com os inquilinos no seu condomínio? Deixe seu depoimento nos comentários! 😄
Imagine a seguinte situação: ocorre um problema no elevador do edifício. O zelador liga para o síndico que, por sua vez, entra em contato com a empresa de manutenção de elevadores.
Feito o contato com a empresa prestadora de serviço, o síndico precisa dar aos moradores a notícia de que eles precisarão usar as escadas para subir e descer os andares.
Para isso, o síndico liga para a administradora do condomínio pedindo que seja feito um comunicado aos moradores. O funcionário que o atende repassa a demanda para o administrador responsável pelo condomínio em questão. Depois de receber a demanda, o gestor da administradora enfim envia através de um email a circular para os moradores do condomínio.
Geralmente, o tempo desde o contato do síndico até o envio do comunicado para os moradores leva ao menos 24 horas.
Nesse meio tempo, a empresa de manutenção já:
Chegou ao condomínio ✅
Analisou a situação ✅
Realizou os ajustes que o elevador precisava ✅
Fez os testes necessários ✅
E, por fim, liberou o elevador para uso ✅
Isso tudo, em menos de 24 horas.
Já o síndico…
Ao longo dessas 24 horas, já recebeu uma série de mensagens dos moradores. Afinal, eles estão incomodados com o inconveniente de chegar em casa após um dia de trabalho e descobrir essa surpresa indesejada.
Acima de tudo, os moradores também querem saber quais foram as providências tomadas para resolver a situação com urgência.
Tudo isso ocorreu dentro das 24 horas antes de o comunicado ser emitido pela administradora.
Ou seja, quando os moradores forem notificados sobre a situação do elevador, o problema já terá sido resolvido. Quando o comunicado chegar, o elevador já estará funcionando perfeitamente e, consequentemente, não há mais necessidade do comunicado.
O comunicado se torna defasado antes mesmo de ser entregue aos moradores. Isso já aconteceu com você, certo? Assim fica complicado fazer uma gestão de qualidade no condomínio.
Essa era a realidade de Vitor Urias Angelo, síndico que atua na Região Metropolitana da cidade de São Paulo. Era… Todo esse cenário mudou quando ele passou a usar aplicativos nos condomínios que administra.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Região: Região Metropolitana de São Paulo.
Atua em quantos condomínios: 8 condomínios.
Tipo de condomínio que gerencia: Residencial de variados padrões.
Quantas unidades têm os condomínios: Entre 14 e 252 unidades.
Qual sistema para condomínios utiliza? Aplicativo TownSq (Plano Essencial).
Antes do app: mínimo de 16 visitas por semana, duas por condomínio.
Depois do app:máximo de 8 visitas, uma por condomínio.
Tempo para enviar avisos antes do app: no mínimo 24 horas. Dependia da administradora.
Depois do app: avisos enviados em segundos.
De um mínimo de 24 horas para enviar comunicados, a poucos segundos para conseguir avisar todos os moradores utilizando o aplicativo.
A história de Vitor Angelo se repete com inúmeros síndicos do Brasil, tanto os profissionais, quanto os moradores.
Atuando como síndico profissional há 11 anos, ele se viu fazendo um malabarismo para seguir entregando um serviço de qualidade para sua carteira de clientes.
Atender mais de um condomínio localizados em áreas diferentes da Região Metropolitana de São Paulo não é tão simples assim. E a situação fica ainda mais complicada quando são 8 condomínios ao todo, com distâncias de 30 km, 40 km até 100 km entre si.
Além de ter de lidar com gastos de combustível, pedágio e manutenção do carro, que também era usado como carro particular do síndico, o translado de Vitor acaba tomando outro bem muito valioso para sua prosperidade financeira: seu tempo.
“Com pandemia, o trajeto está mais tranquilo, então eu chego lá em 30, 40 minutos. Mas sem a pandemia, dava uma média de 1h30 pra chegar até o condomínio. Eu sempre procurava ir na parte da manhã para garantir o tempo de 1h30 de retorno. Se eu deixo para retornar no final do dia, pego o horário de pico aqui em SP e aí esquece. Nem Jesus sabe o tempo que a gente leva pra voltar. Pode ser 2, 3, 4 horas…”, contou o síndico.
Semanalmente, Vitor visitava cada condomínio ao menos 2 vezes para conseguir resolver todas as demandas rotineiras. Fazendo os cálculos, isso significa que Vitor gastava ao menos 6h para ir e voltar de um só condomínio.
6h essas que poderiam ser investidas em melhorias para os condomínios, cursos de capacitação, busca por novos clientes e muito mais. Infelizmente, com uma agenda tão cheia e sem recursos tecnológicos fica complicado ser mais rápido na comunicação com funcionários, moradores e resolução de problemas no condomínio.
A solução? Agilizar a comunicação para canais digitais com o auxílio de aplicativo para condomínio.
Com a contratação do serviço de aplicativo para condomínio TownSq, o síndico Vitor pôde reduzir em torno de 48 horas por semana de todos os seus processos, se calcularmos o tempo de visita nos condomínios fora de São Paulo capital e deslocamento para as visitações.
“Hoje, eu costumo realizar as visitas uma média de 1 vez por semana. Antes eu fazia 2 visitas na semana. (…) Tem dias que a gente consegue resolver as demandas em menos tempo e aí fica no condomínio atendendo morador, tirando alguma dúvida, melhorou bastante. Agora a gente tem mais tempo para atender o morador”, explicou Vitor.
Ou seja, 48h por semana, cerca de 192h por mês, 2.496h economizadas em um ano. Dá pra fazer muita coisa com este tempo, certo?
Com o app para condomínios, Vitor e seus funcionários podem pré-agendar as manutenções e vistorias que serão realizadas no dia da visitação.
Assim, sua agenda fica organizada e acessível aos funcionários e moradores do condomínio em questão, que naturalmente se organizam para usar o dia da visita para conversar com o síndico, tirar alguma dúvida ou solicitar alguma demanda.
Basicamente, Vitor cortou o dia da visitação pela metade, mas duplicou sua produtividade. “Antes eu ia nos condomínios 2 dias na semana e mesmo assim não tinha tanto tempo quanto eu tenho hoje, com só 1 dia de visita”, explica o síndico.
Ao economizar tempo no seu dia a dia, Vitor pôde se permitir traçar estratégias para ampliar os negócios e crescer na carreira.
“Antes eu atenderia no máximo 10 condomínios, 1 pela manhã e 1 na parte da tarde. Hoje, se fosse analisar, dá pra atender um pouquinho mais se porventura surgir oportunidade na carteira.”
Do mesmo modo, os benefícios não melhoraram somente a rotina do síndico. A percepção dos condôminos e moradores em relação ao trabalho feito no condomínio também progrediu.
Começando pelo fato de que eventos como o citado lá no começo do texto, sobre o comunicado levando pelo menos um dia inteiro para chegar até os moradores, não ocorrem mais.
Todos os comunicados e mensagens enviados pelo síndico e colaboradores do condomínio chegam aos moradores em questão de segundos. Sem a necessidade de intermediários. Logo, sem espera desnecessária.
Além disso, Vitor conta que os condôminos se tornaram mais empoderados ao notificar reparos necessários na propriedade. Agora, eles usam o próprio aplicativo para avisar o síndico ou o zelador de que há uma manutenção a ser feita.
O que antes do aplicativo era solucionado em questão de dias ou semanas, hoje os próprios moradores ajudam a resolver. “Fica tudo na palma da mão. Não só da nossa, mas na do morador também, não é?”, comenta Vitor.
O síndico também relembra uma vez em que um morador acusou que havia uma torneira pingando dentro do condomínio. Ao invés de se deslocar até a portaria para avisar o zelador ou equipe de porteiros, o próprio morador abriu um chamado dentro do TownSq.
Em seguida, o zelador viu o chamado e em pouco tempo realizou a troca da torneira e enviou uma mensagem no aplicativo avisando que o reparo já havia sido feito. Isso tudo, antes mesmo do síndico abrir o aplicativo e ler as mensagens.
“Isso é algo que talvez fosse levar até meses para ser notado. O zelador poderia não ter visto o problema; o morador poderia não avisar a zeladoria, pois teria que passar na portaria, e muitas vezes eles só andam de carro, então nem vão à portaria. A água iria ficar lá pingando e a gente ia perceber quando? Provavelmente só quando chegasse a conta de água. Aí teríamos que sair pelo condomínio procurando onde era problema e aí até achar a torneira… Ou seja, além do gasto do meu tempo e do tempo do zelador, teria também a questão do gasto com água desnecessário, o desperdício da própria água.”
Resumindo: todo mundo saiu ganhando nessa equação.
Agora eu faço uma pergunta para você que está nos lendo: quanto custa o seu tempo? Solucione problemas do condomínio com mais agilidade e arrume tempo para ampliar sua carteira. Saiba mais sobre o TownSq, aplicativo de comunicação para condomínio.
De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das áreas de convívio mais afetadas com a chegada da pandemia de Covid-19 no Brasil.
Síndicos e síndicas de todo país tiveram de se virar nos 30 para organizar a logística do hall de entrada dos condomínios. Sempre buscando preservar a saúde dos moradores, funcionários e demais integrantes da comunidade condominial, é claro.
Para auxiliar nesse processo, preparamos este artigo com orientações para o síndico sobre como manter a portaria em segurança contra roubos e contaminação neste momento tão sensível. Continue lendo para saber mais. 😷💚
Uso obrigatório de máscara nas áreas comuns do condomínio
Bom, para começar o nosso artigo, vamos falar sobre aquilo que está há mais de um ano na cabeça do brasileiro – literalmente.
Faz parte do trabalho do síndico garantir que o uso de máscaras dentro das dependências do condomínio seja obrigatório. A máscara se torna ainda mais essencial na portaria, onde há um grande fluxo de pessoas. É aquela história: é melhor prevenir do que remediar. Além de ser uma questão de segurança à saúde para todos, o uso obrigatório de máscaras é também uma forma do condomínio respeitar os decretos e normas municipais e estaduais em vigor no momento – que variam bastante conforme a região.
Importante explicar que garantir que cada condomínio respeite as determinações dos decretos vai além da saúde dos moradores na pandemia.
Conforme determina Art. 1348 do Código Civil, o síndico tem o dever de prezar pela segurança e qualidade de vida dos moradores e isso também inclui seguir as determinações de saúde indicadas pelos governos municipal e estadual para evitar a propagação do Coronavírus.
Logo, o síndico também pode vir a responder civil e criminalmente por problemas ocorridos durante a sua gestão. Novamente, é melhor pecar pelo excesso do que correr risco de o condomínio ser multado.
Por isso, o síndico deve:
Instalar cartazes instruindo o uso correto das máscaras em todas as áreas comuns. Coloque ao menos um cartaz na portaria do condomínio, bem como nos elevadores e demais ambientes de circulação.
Instruir a equipe de portaria e de segurança sobre como usar o equipamento e também sobre como informar moradores e prestadores de serviço sobre o uso correto da máscara.
Autorizar que visitantes sem máscaras sejam proibidos de adentrar no condomínio.
O síndico e sua equipe têm o direito de chamar as autoridades locais (guarda civil ou polícia) caso algum morador se recuse a respeitar as normas estipuladas em decreto. A falta de colaboração pode ser passível de multa.
Ainda, é fundamental relembrar os funcionários que não deve-se nunca permitir a entrada de indivíduos usando máscaras ou acessórios que cobrem o rosto de forma que impeça a identificação em caso de crimes. Como por exemplo: capacete de moto, toucas ninja, bandanas, máscara de fantasias, etc.
Assim, a presença de entregador de aplicativo e pacotes na portaria do condomínio se tornou algo ainda mais frequente no dia a dia. A entrega de correspondências no TownSq, sistema para condomínios, apenas no mês de agosto de 2020 quase chegou a 60 mil, representando 225% a mais do que dados de agosto do ano anterior.
Com isso, é importante que exista uma logística e fiscalização para a entrega de pacotes e pedidos na portaria.
Coisas que o síndico precisa atentar sobre entregas no condomínio:
É permitida a entrada de entregadores dentro do condomínio?
Se é permitida, existe um horário limite para isso? Ex: entregadores só podem entrar no condomínio das 8h até às 18h.
Se o entregador não pode entrar no condomínio, o morador precisa obrigatoriamente buscar o produto na portaria? Imediatamente após a chegada do produto? Há um prazo específico de tempo?
Em caso de entrega de comida em que o morador já efetuou o pagamento via internet, o porteiro está autorizado a receber o pedido?
O porteiro tem autorização para colocar a encomenda do morador no elevador, para que ele retire em seu andar?
Os moradores podem previamente autorizar a entrada do entregador através de interfone ou aplicativo de comunicação do condomínio?
Como o porteiro deve avisar aos moradores sobre entregas de pacotes? Pelo interfone? Ou por registro em aplicativos específicos?
Como você pode ver, a entrega de comida e pacotes na portaria não é algo tão simples assim quanto se pensa, ainda mais no caso de condomínios de grande porte.
Em adição a todas essas perguntas acima, é importante que o condomínio possua um registro de entregas. Pode ser um livro de registro, onde os porteiros devem escrever as informações à mão ou uma planilha virtual semelhante a este Modelo Gratuito de Controle de Visitantes do condomínio.
Fica ainda mais fácil se o condomínio possuir um aplicativo de comunicação, como o TownSq. Nesse caso, o app envia uma notificação ao morador sobre a chegada do pedido à portaria. Ao chegar na portaria, o porteiro tira foto do morador recebendo o seu pacote. Nenhuma das partes precisa se aproximar muito, nem tocar na mesma tela. E o condomínio tem a garantia de que a entrega foi realizada para a pessoa correta.
Caso o condomínio prefira, também é possível pegar a assinatura digital do condômino na hora da busca do pacote.
Por ser um vírus que se propaga através do ar, muitas regiões interromperam o uso de áreas comuns condominiais sem reserva prévia por parte dos condôminos.
Deste modo, condomínios precisaram organizar a reserva para uso desses ambientes, como salões de festa, academias, playgrounds, espaços gourmet, entre tantos outros espaços compartilhados.
Supervisionar a entrada de prestadores de serviço no condomínio
Mais do que apenas fiscalizar a chegada de entregadores e entregas de pacotes no condomínio, outro fator fundamental para a segurança de todos é a supervisão da entrada dos prestadores de serviço nas portarias de condomínio.
Pesquisas indicam que o número de reformas em apartamentos aumentou consideravelmente ao longo do ano de 2020, o primeiro ano da pandemia de Coronavírus.
Como consequência disso, é natural que a presença de prestadores de serviço dentro dos condomínios aumente também. Em vista disso, o condomínio precisa ter uma atenção redobrada em relação a presença desses prestadores de serviço – tanto no quesito de saúde e higienização, quanto na questão de segurança.
O ideal é que condôminos que forem realizar reformas em suas unidades entrem em contato com a administração do condomínio para notificar dia, hora e quantos prestadores precisarão ser liberados na portaria.
Por fim, a última dica que temos para síndicos que prezam pela segurança física e sanitária dos seus condôminos é: seja exemplo. Independente de você ser síndico morador ou síndico profissional, você deve atentar sempre a seguir e incentivar as normas de segurança enquanto estiver no condomínio.
Portanto: use máscara, lave as mãos com frequência, faça uso de álcool gel quando não puder lavar as mãos e pratique o distanciamento de ao menos 1,5 m ao conversar com outra pessoa.
Da mesma forma como um professor é visto como referência aos seus alunos, o síndico é a referência principal de um condomínio. Então nada de dar mal exemplo, combinado?
Se possível, indicamos que o síndico faça:
Realize checkups constantes com as equipes de funcionários e auxiliares de administração para manter os treinamentos de segurança em dia.
Disponibilize álcool gel nas dependências do condomínio.
Mantenha os moradores atualizados sobre os decretos da região através do envio de comunicados.
Obrigada por ler nosso artigo até o final! Você tem mais alguma dica para garantir a segurança da portaria do condomínio durante essa época de pandemia? Conta pra gente nos comentários! Abraço.
Uma coisa é clara: não existe boa gestão condominial sem uma boa comunicação no condomínio. Afinal, não é à toa que o autor considerado pai da administração contemporânea e guru do empreendedorismo Peter Drucker dizia em suas palestras que “60% de todos os problemas administrativos resultam da ineficácia da comunicação”.
Apesar de a frase de Drucker ser voltada para empresas, condomínios não são exceção à regra. Sem boas práticas de comunicação no condomínio, um síndico não consegue fazer uma boa administração.
Levando em consideração o melhor para a vida em comunidade, conversamos com especialistas e preparamos algumas dicas para que você, síndico, não erre na hora de se comunicar com os condôminos e moradores.
Confira a lista com 8 práticas de comunicação no condomínio:
Dica 1: Deixar claro quais são seus horários para contato
Ok, vamos começar pelo básico. A regra número um ao falar sobre comunicação entre síndico e moradores é montar uma rotina pessoal para trabalhar na comunicação com o condomínio. Faça um esforço para que todos tenham consciência do seu horário de trabalho.
Independente se você atua exclusivamente como síndico ou trabalha em mais alguma área, é crucial estabelecer horários específicos de atendimento. Desse modo, o profissional cria uma rotina organizada de produção. Os moradores terão consciência por onde e quando podem entrar em contato com você e também ter uma expectativa de quando você deve respondê-los.
Claro que eventualmente vão ocorrer algumas emergências, como um vazamento ou alguma questão de segurança, mas esses casos urgentes são exceções. Geralmente, o que pesa no trabalho do síndico são as demandas rotineiras. E são exatamente essas que queremos gerenciar com comunicação clara, não é mesmo?
Exemplos práticos:
Se você atende os pedidos dos condôminos através do WhatsApp, é interessante que seu status informe os seus horários de atendimento.
Se usar o WhatsApp, indicamos investir em uma conta comercial no sistema. Deste modo, você pode configurar uma mensagem automática informando seus horários de trabalho quando os condôminos entrarem em contato fora do horário.
É fundamental que o síndico defina uma forma de contato específica para urgências. Sempre que conversar com moradores, relembre-os que requisições urgentes devem ser feitas através desse canal específico. Mensagens de texto ou e-mail devem ser usados preferencialmente para situações corriqueiras, em que não seja necessário celeridade na resposta.
Dica 2: Ter alguém responsável pela rotina de comunicação
Não é porque o síndico é o responsável geral pelo condomínio que significa que ele não pode receber auxílio na hora de informar moradores e condôminos.
Ao invés de abraçar essa demanda sozinho, o síndico pode passar essa atividade para algum integrante da sua equipe. Assim, de outras demandas do condomínio e a comunidade do condomínio recebe a atenção que lhe é devida.
Dica 3: Evitar ter um grupo do condomínio no WhatsApp onde todos possam enviar mensagens
Antes de tudo, é importante frisar que ter um grupo no WhatsApp para comunicação com os condôminos é uma prática acessível. Afinal, todo mundo já usa o WhatsApp no dia a dia.
No entanto, usar o WhatsApp para comunicação do condomínio não é a opção mais adequada, então só deve ser feito se os condôminos fizerem questão. Se não for requisitado, use outros canais de comunicação.
Mas é aquela história: se não pode detê-los, una-se a ele. Portanto, separamos alguns cuidados importantes para se ter ao usar o WhatsApp como veículo de comunicação do condomínio.
Começando pelo fato de que é fácil que o síndico se perca em meio a tantas mensagens não relacionadas à gestão e convivência no condomínio, como correntes de WhatsApp, fake news e mais.
Ainda mais se o condomínio possui muitas unidades e se o síndico atua em mais de um empreendimento.
Desta maneira é possível controlar a quantidade de mensagens enviadas e garantir que as informações importantes não sejam ofuscadas por banalidades.
No entanto, não são todos os síndicos que aconselham a prática – mesmo que controlada. Guilherme Ricardo, Síndico Morador do Rio de Janeiro, explica:
“O WhatsApp funciona, mas não é o ideal. Por mais que exista a ferramenta numa versão corporativa, as pessoas não sabem utilizá-la nesse modo em grupos. Se pessoalmente, olhando um no olho do outro, não conseguem se portar, imagina no grupo de mensagens. Elas enviam o que bem entendem. Portanto, uma ferramenta que limita essas gafes é primordial pro condomínio.”
Uso de grupos do condomínio no WhatsApp deve seguir boas práticas para evitar problemas ao condomínio
Dica 4: Não participe de grupo de moradores no WhatsApp
Seguindo no assunto WhatsApp e grupo do condomínio, há outro erro que muitos síndicos cometem sem nem perceber. É participar de grupos no WhatsApp voltado para moradores do condomínio.
Até pode parecer exagero, mas a presença do síndico em um grupo de moradores tem uma série de desvantagens. Por exemplo:
Inibe o envio de chamados ao síndico por canais oficiais, visto que moradores entendem que o síndico “já está no grupo, então não há o porquê de lhe enviar o pedido separadamente”.
Síndico fica sobrecarregado com a quantidade de mensagens a serem lidas e respondidas, atrapalhando sua gestão de tempo e eficiência.
Essa questão da eficiência do trabalho do síndico é motivo para alguns profissionais vetarem completamente a participação nos grupos de discussão de moradores.
“Eu não participo de nenhum grupo de moradores”, compartilhou conosco Leandro Garcia, Síndico Certificado TownSq que atua em Porto Alegre (RS). “Se eu ficar nesses grupos, eu fico o dia inteiro respondendo questões dos moradores”.
Ao invés disso, Leandro acha mais eficaz dar suporte aos moradores através de um grupo onde apenas o síndico pode enviar mensagens, além de usar outros meios de comunicação para incentivar discussões e decisões coletivas.
Dica 5: Não autorize que grupo de moradores no WhatsApp leve o nome do condomínio
Ainda no tema WhatsApp no condomínio, é fundamental que o grupo de moradores no WhatsApp não tenha o nome do condomínio.
Ao levar o nome do condomínio ou termos como “grupo oficial” ou “gestão 2021”, o grupo pode ser visto como um meio de comunicação formal entre gestão e moradores. É importante evitar isso porque pode gerar possíveis problemas jurídicos a partir de mensagens enviadas no grupo.
Caso ocorra algum tipo de conflito, ofensa ou acusação, o condomínio (e o síndico) podem vir a se incomodar com processos judiciais caso alguém se sinta lesado. Lembrando que o Artigo 1348 determina que o síndico representa ativa e passivamente o condomínio.
O cuidado deve se intensificar ainda mais quando o síndico também é incluído como membro do grupo.
Dica 6: Comunicar sempre, mesmo quando parecer desnecessário
Para a dica número 6 deste artigo, recebemos a recomendação da especialista em condomínios Tatiana Maciel: “o síndico deve sempre comunicar sobre quaisquer alterações. Às vezes pode parecer dispensável, mas fará toda a diferença entre uma boa e uma má comunicação”.
Logo, em qualquer situação de falta de energia elétrica, manutenção no condomínio ou qualquer atividade fora do comum no empreendimento, faça questão de enviar um aviso aos moradores.
Assim, o síndico diminui as chances de ruídos de comunicação e mal entendidos com os condôminos. Consequentemente, o síndico evita desgastes e garante a transparência no condomínio.
Dica 7: Inove na hora de se comunicar com os moradores
Pense nisso: quando você entra em contato com seus colegas, amigos e familiares, você sempre se comunica da mesma forma? Provavelmente não – e a comunicação entre síndico e condomínios deve seguir a mesma lógica.
Para que a comunicação seja eficaz, é importante ter esse traquejo social, compreendendo quando é necessário usar métodos de comunicação mais formais e também quando você pode comunicar algo de forma mais criativa, menos sisuda.
“Para cada tipo de comunicado, eu tenho um modo diferente de comunicar”, explicou o síndico Leandro Garcia. Ainda que considere o gerenciamento de conflitos a parte mais desafiadora da profissão, seus mais de 6 anos gerindo condomínios clube lhe renderam experiência mais do que qualificada para identificar quando usar de técnicas diferentes ao se comunicar com moradores:
“Se eu for fazer um comunicado de algum decreto, por exemplo, já que agora com a pandemia quase toda semana comunicamos novos decretos, então tem que ser uma comunicação mais formal e direta, objetiva. Algo como: isto pode, isto não pode conforme o decreto tal, artigo tal. Bem objetivo para não dar margem para argumentações”.
Aplicando a estratégia da comunicação não violenta
Do mesmo modo, uma ferramenta muito importante no dia a dia de Leandro é o uso de técnicas de Comunicação Não Violenta:
“Se eu quero comunicar alguma regra do condomínio, procuro usar alguma comunicação não violenta. Por exemplo, se o problema envolve os cachorros fazendo necessidades pelo condomínio, eu não vou fazer uma comunicação estilo puxão de orelha sendo antipático”.
Ao invés de fazer um comunicado formal, o síndico prefere inovar: “eu faço um vídeo”.
Para resolver a situação desagradável com as necessidades dos pets no condomínio onde é síndico e morador, ele gravou um vídeo andando pelo residencial, mostrando as plantas mortas nos canteiros e conversando com os moradores em tom de brincadeira.
“Fiz um videozinho andando pelo condomínio, brinquei que ‘ó tu vai pisar no coco, que depois vai parar dentro do seu apartamento. Vai morrer a plantinha e tu vai pagar junto com todos os teus vizinhos que nem cachorro têm’. Depois, mostrei o pet place do condomínio, que era o local ideal para os animais circularem.”
Ao invés de enviar o vídeo através do WhatsApp ou por e-mail, Leandro publicou no YouTube e enviou o link de acesso na internet para todos os moradores através do aplicativo para condomínios TownSq.
Dicas de comunicação em mídias diferentes:
Se está sendo feita uma obra rápida no condomínio, pode-se publicar uma foto do antes e uma foto do depois quando tudo for finalizado.
Caso seja feita uma obra longa, o síndico pode publicar o andamento da obra a cada semana que passa.
Pode-se fazer um texto, vídeo, newsletter sobre as realizações no condomínio – semanalmente, quinzenalmente, mensalmente… Como a gestão achar adequado.
Pode-se usar ferramentas gratuitas como o Google Drive, YouTube, redes sociais, Dropbox e muito mais para compartilhar informações com os moradores.
E o mural de avisos do condomínio?
Sobre o assunto, a especialista Tatiana Maciel comentou: “nem sempre os murais de avisos funcionam. Muitas vezes os moradores não leem e depois reclamam que não sabiam sobre o aviso”.
Para a profissional, que atua há 14 anos no mercado condominial, o ideal é investir em app para comunicação. Deste modo, o mural de recados se torna um apoio, um canal extra para informar os moradores sobre as novidades na gestão – mas não o único canal.
Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam
Dica 8: Evite o perigo de um meio de comunicação único
Inspirados no relato da Tatiana Maciel, nossa última dica para obter uma comunicação no condomínio exemplar é evitar o perigo de uma comunicação única. Ao usar diferentes canais de comunicação, você garante que o aviso chegará a mais pessoas. Isso corta a justificativa de condôminos que dizem que não viram a mensagem.
Uma forma ainda mais eficaz é investir em um aplicativo que simplifica a comunicação no condomínio. Através de sistemas para condomínios, softwares e apps condominiais, o síndico consegue enviar mensagens, avisos e comunicados para todos os moradores ao mesmo tempo. E melhor ainda: você pode conferir quais condôminos leram a mensagem.
Certos aplicativos, como é o caso do TownSq, também permitem que os moradores criem chamados, relatando problemas ou situações na qual precisam da atenção do síndico.
Diferente de soluções como e-mail e WhatsApp, o aplicativo para comunicação condominial permite gerar enquetes, fóruns de discussão para que os condôminos tomem alguma decisão simples e ainda gerar indicadores de performance do síndico a partir do histórico de fechamento de chamados criados no app.
Deste modo, o síndico resolve de forma remota todos os problemas e solicitações que estão ao seu alcance. “Através das enquete do TownSq eu posso tomar as ações que estiverem dentro da minha alçada. Se não estiverem, levo a questão para uma reunião de assembleia” contou Leandro Garcia.
Como o síndico faz a comunicação com a comunidade do condomínio em que você mora ou trabalha? Nos conta nos comentários!
A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas ao longo do dia e, com a pandemia, a necessidade manter este espaço bem higienizado, arejado e organizado se torna uma preocupação maior para os síndicos. Quer saber por onde começar? Continue lendo!
A pandemia de Covid-19 tem trazido uma série de instabilidades na rotina dos condomínios. Com frequência, são lançados novos decretos que delimitam o uso dos espaços em comum dos condomínios, como a circulação no prédio e a utilização de dependências como salão de festas, churrasqueiras e, principalmente, o mais buscado atualmente pelos moradores: a academia do condomínio. Sabemos o quão difícil tem sido para os síndicos lidarem com todas essas mudanças.
Além das incertezas de viver uma situação de pandemia, a alteração na rotina da comunidade reflete em cheio no trabalho do gestor.
Todo mundo dentro da casa, trabalhando em home office, modificar escala e garantir Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) para funcionários, orquestrar a higienizaçãodas áreas condominiais, discordância entre os moradores sobre o que fazer ou não dentro do condomínio… Todo dia surge um pepino inédito a ser resolvido.
Com isso, entender como organizar as reservas da academia do condomínio de modo descomplicado e eficiente se tornou uma questão urgente para o trabalho do síndico e para a gestão condominial em diversas localidades.
Por essa razão, preparamos este artigo com informações primordiais para o síndico organizar um sistema de reservas para a academia do condomínio, de forma que os moradores possam usá-las em segurança. E é claro: para que o condomínio não deixe de obedecer às regras de saúde e às normas locais.
Nessa publicação, você verá as melhores dicas sobre:
Como saber se posso fazer a reabertura da academia do condomínio?
Conforme cada município vivencia a pandemia de Covid-19, novas normas e decretos são publicados diariamente. Por este motivo, é essencial que o síndico se mantenha atualizado sobre as regras válidas para a região onde o condomínio está localizado.
Afinal de contas, o síndico é o responsável pelo condomínio como um todo, conforme determina o Art. 1348 do Código Civil. É ele quem tem o dever de prezar pela segurança e qualidade de vida dos moradores e isso também inclui seguir as determinações de saúde indicadas para evitar a propagação do Coronavirus.
É importante lembrar que o síndico também pode vir a responder civil e criminalmente por problemas ocorridos durante a sua gestão. Portanto, é indispensável respeitar as regras de reabertura das academias e demais dependências nos condomínios e edifícios. Algumas dicas para se manter informado sobre as regras para áreas comuns de condomínios devido à pandemia:
Acesse o site da Prefeitura e do Governo Estadual da sua localidade.
Acompanhe as publicações de sites especializados na área condominial, como o Blog da TownSq aqui. 😁
Mantenha-se atento às notícias da imprensa local.
Qual decreto vale: municipal, estadual ou federal?
Além de se manter atualizado, é importante entender a ordem de hierarquia das determinações. Esse é um tema que tem causado muita discussão na área jurídica.
Em geral, o natural é que exista uma ordem vertical para seguir os decretos, então a ordem de hierarquia tradicional é:
Qual a diferença de gestão e cogestão na pandemia?
Outros dois termos muito utilizados ao tratar de decretos sobre Covid-19 é “gestão” e “cogestão”.
Gestão é quando apenas uma entidade tem poder de decisão. Por exemplo: o governo estadual define lockdown de 15 dias e todos os municípios precisam obedecer, sem exceção.
Co-gestão, pelo contrário, está relacionada a uma gestão compartilhada. Cada prefeitura e municipalidade tem a opção de decidir se concorda ou não com a determinação estadual, podendo sugerir uma nova regra para aquela localidade.
Por exemplo: governo estadual define lockdown de 15 dias, mas prefeitura entende que é necessário um lockdown de 20 dias.
Ok, agora que você já aprendeu como saber se a academia do condomínio deve ficar aberta ou fechada, vamos às questões práticas.
Como organizar as reservas para uso da academia durante a pandemia?
Por ser um vírus que se propaga através do ar que respiramos, academias e espaços fitness são locais bastante propícios para contágio dentro do condomínio.
Sendo assim, para evitar a reunião de pessoas em um mesmo ambiente fechado, muitas cidades e condomínios determinaram que o uso de academias de condomínio deve ser feito a partir de reserva com hora marcada.
Deste modo, existem duas formas de organizar as reservas de horário na academia do condomínio. São elas:
Agendamento de reservas feita manualmente
Como o próprio nome já diz, uma opção é o síndico organizar o agendamento de treinos na academia do condomínio de forma manual. Para tal, é necessário manter a organização das datas e horários escolhidos pelos moradores.
Ao optar por agendar a academia de forma manual, o síndico, porteiro ou pessoa responsável pelas reservas, deverá estar disponível para que os moradores entrem em contato para marcar seus horários.
Para isso, é necessário contar com um caderno, agenda ou uma planilha de Excel para ter controle sobre as informações. Lembre-se também de incluir a forma de contato com o morador que está realizando a reserva.
Agendamento da academia do condomínio via aplicativo
A segunda opção é o agendamento via aplicativo para condomínios. Ela é a dica mais indicada para quem quer evitar o risco de perder informações, de ocorrerem reservas em duplicidade ou simplesmente trabalha gerindo condomínios com muitas unidades e muitas dependências.
Um aplicativo para condomínio é um sistema online pelo qual o síndico pode centralizar todas as informações do empreendimento e a comunicação com os condôminos e moradores.
Através dele, os moradores podem reservar áreas comuns do condomínio com o próprio celular, computador ou tablet – basta ter acesso à internet. Essas áreas comuns podem ser a academia, mas também todas as outras: salão de festas, espaço gourmet, brinquedoteca, playground, churrasqueira, piscina, sauna e o que mais o condomínio possuir.
Veja as vantagens de usar um app para gerir as reservas de espaços comuns do condomínio:
Morador fica independente
O morador tem a independência de conferir os dias e horários disponíveis, bem como cancelar ou alterar a reserva caso precise. Tudo isso com apenas alguns toques na tela do celular ou do computador, em questão de segundos e sem precisar “atazanar” o síndico.
Alívio do síndico, zelador e porteiro
Usando um app, o síndico e sua equipe de colaboradores não irão mais se preocupar em organizar os agendamentos dos moradores, podendo investir mais energia e tempo nas suas demais atividades.
Deste modo, evita-se também aquelas mensagens e ligações tarde da noite, fora do horário de expediente ou durante momento de descanso do profissional.
Sem risco de burlar as regras do condomínio
Por fim, o aplicativo também acaba com o risco de alguém tentar burlar as regras do condomínio na hora de fazer a reserva do ambiente.
Aplicativos online são configurados para liberar ou não as dependências disponíveis para reserva de acordo com as regras do condomínio.
Ou seja, o morador será obrigado a reservar a academia seguindo automaticamente as regras impostas pelo síndico, que podem ser a respeito de:
Com quanta antecedência é necessário reservar o espaço.
Quantia que deverá ser paga pela reserva do espaço, quando for o caso.
Qual o tempo mínimo para cancelar a reserva sem cobrança.
Quantos moradores da mesma unidade poderão fazer uso da sala durante o horário escolhido.
Respeitar os horários de uso da academia e intervalos para limpeza e manutenção do equipamento.
Esse detalhe é prático, pois o aplicativo não deixa dois moradores serem agendados para o mesmo horário – um erro chato e que afeta a rotina do morador e a perspectiva de profissionalismo da gestão. O app também pode criar uma fila de espera para o uso do ambiente, avisando o morador caso o horário preferido fique disponível de repente.
Com tantos benefícios, vale a pena testar um aplicativo que automatiza as reservas da academia do condomínio, não acha? Se você ficou interessado (a) em inovar na gestão do seu condomínio, acesse o site da TownSq e descubra mais informações.
Precisa usar máscara para treino em academia no condomínio?
Como comentamos, cada município e estado definem suas próprias regras sobre a exigência do uso de máscaras em ambientes fechados.
Da mesma forma, cada condomínio também pode votar em reunião de assembleia que o uso de máscara seja obrigatório em todos os ambientes comuns do condomínio.
Logo, para saber se moradores precisam usar máscara ao treinar na academia do condomínio, é importante entender as regras determinadas de forma legal e condominial.
Por via das dúvidas, indicamos as recomendações da Organização Mundial da Saúde na data desta publicação. São elas: usar máscaras, praticar o distanciamento social, manter espaços fechados bem ventilados, além de evitar aglomerações de pessoas e lavar as mãos com frequência.
Práticas de limpeza e higienização da academia do condomínio
Para preservar a saúde dos moradores que utilizarem a academia do condomínio, o síndico precisa organizar uma boa logística para limpeza.
A indicação mais adequada é de que a área seja fechada após cada uso para que seja realizada a desinfecção dos equipamentos, como colchonetes, halteres e máquinas. Essa limpeza deve ser feita com água e sabão ou desinfetantes como álcool etílico 70% (líquido ou em gel), hipoclorito de sódio e/ou água sanitária.
Com base em orientações do Ministério da Saúde e da OMS, a Associação Brasileira de Academias (ACAD) desenvolveu uma cartilha com Procedimentos de Reabertura de Academias.
Algumas recomendações da organização são:
Disponibilizar recipientes com álcool em gel 70% em todas as áreas da academia.
Oferecer dispositivo para limpeza para sapatos na entrada da academia.
Desligar ou ajustar o bebedouro para que o consumo d’água seja feito apenas por garrafas próprias.
Informar moradores que tragam suas próprias toalhas.
Você pode acessar o relatório da ACAD completo aqui. As dicas são focadas em academias comerciais, mas nada impede que sejam adaptadas para o espaço do seu condomínio.
Também é fundamental espaçar os horários disponíveis para uso da academia levando em consideração o tempo disponível para uma higienização completa da sala. Sempre levando em consideração que é permitido que moradores da mesma unidade possam usar a academia no mesmo horário, visto que já convivem diariamente.
Para finalizar, é importante que o síndico mantenha a comunidade atualizada sobre as mudanças nos decretos e no próprio condomínio. Uma dica é incluir recados no mural de informações do condomínio, cartazes nos elevadores ou simplesmente enviar mensagens para todos através do app do condomínio.
Todos esses detalhes são essenciais para reduzir o risco de contaminação por Covid-19 e evitar um surto de Coronavírus no condomínio.
Especialistas avisam que nem sempre os murais de avisos funcionam
