Na gestão de condomínio, faz parte dos deveres do síndico promover a troca de informações relevantes sobre o condomínio entre todos os moradores, e além de um dever, a forma como a comunicação é feita é determinante para o bem estar da gestão. A comunicação em condomínio, quando realizada da maneira certa, tanto garante o entendimento entre as partes, como agiliza decisões, sem contar ainda com a satisfação do síndico, que terá como organizar melhor suas tarefas e terá ainda mais conhecimento do que acontece no condomínio.
O principal na hora de escolher os canais de comunicação em condomínio é conhecer o perfil dos moradores. Na hora de adequar as medidas para troca de informações, também é preciso informar e estimular o uso, seja em assembleias, ou em demais avisos, pois existe um período de adaptação, e é o síndico e também moradores mais envolvidos na mudança que precisam ser os exemplos, atualizando os canais de comunicação e usando-os da melhor forma.
Sugerimos algumas formas de comunicação em condomínio para que seja possível a melhor escolha de uma, ou também a combinação de mais de uma, mas o que se inclui nos deveres do síndico é que as informações cheguem da melhor forma:

Livro de ocorrências

O livro de ocorrência existe para auxiliar os moradores quanto à suas insatisfações quanto à parte interna do condomínio, registrando situações incômodas e que deverão ser revisadas pelo síndico, esperando-se um encaminhamento. Normalmente o síndico estipula uma periodicidade e prazo para consultar e tomar uma posição sobre o que fora registrado.

Mural de Informações

O mural de avisos, informações e evento é muito interessante para que todos tenham acesso e possibilidade constante de reler, uma vez que deve estar em um ponto estratégico, com visibilidade (como entradas, elevador, etc). No mural podem ser tanto trocadas informações sobre a gestão do condomínio, quanto determinar um espaço para troca entre os moradores, como cursos, oferecer trabalho, divulgar eventos, e afins.

E-mail

Caso os proprietários tenham familiaridade com o uso do email, é muito benéfico, pois garante opções como emails informativos periódicos, avisos, comunicação somente com o síndico, ou com mais integrantes em cópia. É interessante a criação de um email para o cargo de síndico, de forma a centralizar e não haver confusão na hora do envio, e também para se ter ainda mais registros passados do que já havia sendo comunicado em outras gestões. Também é preciso ter o email atualizado de todos os moradores, de forma a organizar e preparar todos para o uso oficial do email como ferramenta de gestão de condomínio.

Redes Sociais

Caso o perfil dos moradores seja mais informatizado ou aberto à meios tecnológicos, pode-se aderir à ideia de grupos em redes sociais, como Facebook, WhatsApp, etc. Dessa forma a troca se torna simultânea, agilizando a visualização e encaminhamentos, e ainda aproxima os moradores. Todavia, é preciso atentar para que haja foco na gestão de condomínio, não prevalecendo assuntos pessoais, devendo-se manter um filtro.

Caixa do Síndico

Alguns condomínios utilizam uma caixa, similar à caixa de correio, de uso exclusivo do síndico para armazenar reclamações, dicas, solicitações, e afins, e com certa periodicidade, o síndico revisa a caixa para conferir o que foi dito.

Informativo do condomínio

É também possível a criação de informativos regulares com informações do condomínio, avisos, e afins, podendo haver também espaço de sugestões, ideias de pauta para assembleias, novidades vistas em outros condomínios, assim como datas importantes para o condomínio. Deve-se sempre avisar e preparar os moradores para que sempre se faça uso da cordialidade e respeito, também preservando ao máximo os moradores e síndico, sem houver exposição desagradável.

 Agora é só escolher como vai ser a sua comunicação em condomínio!