Aconteceu a reunião de assembleia, rolou a votação e você foi eleito síndico. E agora? Por onde começar? Se você é alguém que nunca teve pretensão nem de ser líder de turma, assumir a responsabilidade na gestão de condomínio pode parecer um grande desafio. Mas não se preocupe! Preparamos um passo a passo para ajudar você a trilhar seus primeiros passos na administração do condomínio.

Ser síndico não é simplesmente mandar e desmandar no condomínio! Essa é uma profissão que requer certas habilidades, que aborda diversas áreas do conhecimento, além de estar em constante evolução no mercado.
Um bom síndico deve ter as seguintes habilidades:

• Afinidade com assuntos como finanças, administração e contabilidade;
• Paciência para lidar com os vários problemas que surgem no dia a dia;
• Capacidade para lidar com pessoas e ter bom relacionamento com moradores e funcionários;
• Controle emocional para não tomar decisões com a cabeça quente;
• Ser bom em gerenciamento de crises e apaziguar conflitos;
• Buscar sempre o bem-estar dos moradores, visando sempre o que é melhor para o coletivo;
• Força de vontade para estar sempre buscando conhecimento.
  

Você tem a maioria das habilidades citadas? Se sim, ótimo! Você já pode começar a se preocupar em como organizar sua rotina como síndico. Porém, se você sente que não possui todas as habilidades citadas, a primeira coisa a fazer é se capacitar. Ler artigos (como este!) e buscar cursos na área são bons pontos de partida. E nada de ficar nervoso! Afinal, se você foi eleito é porque os moradores confiam em você para fazer a administração do condomínio, não é mesmo? O potencial você já tem, só precisa lapidá-lo.

Leia também:

• Descubra que tipo de síndico você é?
• Salário de Síndico? Lei, Tributação e Obrigações do Condomínio
• Como saber que a comunicação do síndico está ruim?
• Os 5 maiores erros de um síndico

Como posso me organizar para ser um bom síndico?

Planejamento é a palavra-chave para fazer uma boa gestão de condomínio! Para que os desafios da gestão de condomínio não se tornem uma bola de neve, é necessário organização e disciplina. Primeiro, você deve:

• Ordenar seu dia e seus deveres como síndico;
• Priorizar as demandas pendentes da antiga gestão;
• Agir de acordo com a demanda do condomínio, sem deixar serviços acumularem.

Uma administração bagunçada não vai para frente e só atrasa uma boa gestão de condomínio. Use e abuse de planilhas e pastas para organizar coisas importantes do condomínio como documentos, notas fiscais, escala de trabalho dos funcionários, registro de gastos, contato dos moradores, contas de água e luz, lista de fornecedores, entre outras coisas. Lembre-se de manter uma agenda atualizada com todos os compromissos e uma lista de coisas que devem ser feitas ao longo do dia.
Existem algumas atividades do condomínio que acontecem de modo periódico. Há manutenções e revisões que devem ser feitas diariamente, outras anual, quinzenal e mensalmente. Para isso, é de extrema importância que você tenha uma agenda atualizada com todas as atividades para não esquecer de nenhum ponto e comprometer a vida e a gestão do condomínio. 

Mas o que devo fazer e quando devo fazer?

Separamos alguns exemplos de atividades para lhe ajudar. Diariamente, o síndico deve, por exemplo:

• Conversar com o porteiro e zelador do condomínio
• Verificar o jardim
• Estar atento a possíveis objetos deixados na garagem
• Verificar os equipamentos de segurança

Semanalmente, é preciso ter a rotina de:

• Acompanhar os lançamentos e pagamentos feitos pela administradora do condomínio
• Controlar o pH da piscina
• Conferir a manutenção dos brinquedos do playground

Já a cada quinze dias, estão entre as tarefas importantes:

• Limpar os ralos e calhas
• Alternar a chave no painel elétrico
• Fazer a manutenção do jardim
• Testar o funcionamento do gerador

Dividir as tarefas pela periodicidade que elas devem acontecer é uma excelente maneira de organizá-las para que nada passe desapercebido ou fique fora do prazo e, consequentemente, você terá uma melhor gestão do condomínio.

Outro aspecto importante e que irá lhe auxiliar nessa empreitada como síndico é montar uma boa equipe. Cerque-se de pessoas confiáveis que podem te ajudar a tornar o trabalho mais eficaz e prazeroso. Gestão de condomínio é comunicação e é muito mais produtivo trabalhar em conjunto do que tentar fazer tudo sozinho – e acabar super estressado e sem foco. Afinal, nem todo dia precisa ser um 7 a 1 diferente.
Pensando nisso, reunimos  algumas dicas de como você pode usar a comunicação para melhorar a sua gestão de condomínio:

• Marque uma reunião com o antigo síndico do condomínio: aproveite esse momento de transição para tirar dúvidas, pegar ideias e dicas sobre como você pode dar continuidade ao trabalho dele e fazer algo ainda melhor para os moradores.
• Faça do zelador seu aliado: Ninguém conhece mais da rotina de um condomínio e das demandas dos moradores do que o zelador. É ele quem, além do síndico, está diariamente em contato com os condôminos, os funcionários, então tenha ele como seu número 2!
• Construa uma relação de confiança com os moradores: Jamais esqueça de dar atenção para aqueles que te elegeram, os condôminos. Seja presente e lembre-os que você está à disposição para responder toda e qualquer dúvida em relação ao condomínio. Claro que isso não quer dizer que você deve estar disponível 24 horas por dia, mas o morador precisa saber que vai conseguir te encontrar caso precise falar com o síndico.
• Capriche nos meios de comunicação: Para melhorar a gestão do condomínio, facilite a comunicação! Você pode contratar um sistema para condomínio, criar um grupo no WhatsApp, enviar e-mails periódicos com notícias sobre o condomínio, montar um mural de recados… São diversas as possibilidades! Cada condomínio tem um perfil, então aproveite as reuniões de assembleia para descobrir como você pode melhorar a comunicação entre todos.
• Peça ajuda de profissionais: Se números e legislação não são o seu forte e você não se sente confiante em tomar conta disso sozinho, contrate profissionais especializados para cuidar da parte de contabilidade e jurídica, evitando a dor de cabeça na hora de cuidar da parte burocrática. Esses profissionais podem ajudar na hora de recolher encargos sociais como INSS, FGTS, PIS, contribuição sindical e facilitar a sua vida na hora de prestar contas para a Receita Federal, Ministério do Trabalho e os próprios condôminos.
• Aposte na tecnologia e inovação: Quer dar um passo a mais como síndico? Traga inovação para a sua gestão de condomínio! É cada vez mais frequente síndicos utilizarem novidades tecnológicas como programas e aplicativos para condomínio que facilitam o trabalho do síndico. Além de facilitar a gestão do condomínio, deixam a comunicação com os moradores ainda mais transparente.

Ficou curioso para saber como você pode melhorar a gestão de condomínio? Peça hoje mesmo uma demonstração do app da TownSq!

Tem mais alguma ideia de como facilitar a gestão de condomínio? Conte para a gente nos comentários!