por Aline Oelrich | jan 27, 2020 | Financeiro
Ao contrário do que muitos pensam, o fundo de reserva não é apenas uma poupança do condomínio. A medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial. Por isso, é preciso que o síndico compreenda a função e a jurisprudência do fundo de reserva do condomínio. Além disso, também é importante entender como usá-lo corretamente. Vamos lá?
O que é o fundo de reserva?
Em síntese, o fundo de reserva é um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos porvir. Sua principal função é dar suporte financeiro para futuros investimentos do condomínio, como obras e manutenções ou pagamento de despesas emergenciais.
Para que serve o fundo de reserva do condomínio?
A sua principal função é dar suporte financeiro para futuros investimentos do condomínio, como obras e manutenções ou pagamento de despesas emergenciais.
Fundo de reserva do condomínio: como pode ser usado?
O fundo de reserva pode ser usado para bancar despesas que são emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária anual. Como exemplo, pode-se utilizar o fundo de reserva para consertar problemas causados por vazamentos entre apartamentos. Ou então, pagar pela instalação de um sistema de segurança novo para o condomínio.
Embora não seja adequado, a quantia também pode ser utilizada para custear despesas ordinárias do condomínio caso o empreendimento entre em situação de emergência. No entanto, essa medida só pode ser tomada com o aval da assembleia geral e autorização da convenção do condomínio. Nesses casos, o síndico deve se responsabilizar para repor o saldo antes existente.
Fundo de reserva do condomínio: legislação
É a Lei nº 4.591/64, mais conhecida como Lei do Condomínio, que instituiu a cobrança do fundo de reserva. Segundo a lei, é a convenção o documento que determina as normas acerca da quantia.
Isso significa que o Código Civil brasileiro não regula pormenores sobre o fundo de reserva. Portanto, a cobrança e a utilização dos valores devem ser realizados conforme as regras da legislação interna do condomínio.
É a convenção do condomínio que determina:
- O valor da contribuição conforme porcentagem da cota condominial (geralmente 5% a 10%);
- Se a cobrança será feita por prazo indeterminado ou por um determinado período;
- Se o caixa pode cobrir despesas extraordinárias e/ou ordinárias;
- Como é calculado o rateio do valor.
Qualquer mudança no fundo de reserva deverá ser feita em reunião do condomínio. Da mesma forma, caso a convenção não ofereça informações sobre o assunto, é necessário aprová-las em assembleia. Para ambas as situações, o quórum necessário é de dois terços dos condôminos.
Quem deve pagar o fundo de reserva o inquilino ou o proprietário?
A contribuição para o fundo de reserva é obrigatória a todos os condôminos. Ou seja, todos os proprietários de unidades condominiais devem colaborar para a arrecadação. Como citado anteriormente, a cobrança deve ser feita conforme o estipulado pela convenção e regimento interno.
Participação do inquilino
Uma dúvida recorrente em condomínios é sobre quem é o responsável por pagar o fundo de reserva: inquilino ou proprietário. De acordo com a Lei nº 8.245/91, a quantia só deve ser paga pelo inquilino quando for necessária a reposição deste, seja ela parcial ou total. Isso quer dizer que, caso o condomínio precise utilizar o dinheiro para realizar uma obra emergencial, é o locatário quem deverá participar do custeio das despesas. Porém, isso só pode ocorrer se a utilização do fundo de reserva houver ocorrido durante o período da locação.
Por outro lado, a constituição do fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário do imóvel. Ou seja, é o locador quem paga mensalmente o valor, segundo a Lei do Inquilinato.
Quem deve pagar o fundo de obras?
De acordo com o Art. 22 da Lei do Inquilinato, é de responsabilidade do locador pagar as despesas extraordinária do condomínio e o fundo de obras está incluso nesse tipo de despesas, por isso, o proprietário do imóvel é o responsável pelo pagamento do fundo de obras.
Conforme o Art. 22 da Lei do Inquilinato, é de responsabilidade do locador pagar as despesas extraordinárias do condomínio. Como o fundo de obras e reformas em condomínio são consideradas despesas extraordinárias, quem deve pagar as obras em condomínio, pintura das fachadas é o locador. O inquilino só precisa pagar as despesas ordinárias do condomínio.
Quanto deve ser o fundo de reserva?
Conforme citado, é a lei nº 4591/62 que é responsável pela cobrança do fundo de reserva, e segundo ela, é a convenção que determina as quantias. Normalmente, o fundo de reserva é estipulado entre 5% e 10% da arrecadação condominial.
Como o fundo de reserva pode ser usado?
É essencial garantir que o dinheiro não seja desvalorizado. Logo, é fundamental que o condomínio aproveite para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança. Contudo, a aplicação só deve ser feita em aplicações de curto prazo, que permitem o resgate de forma prática e a qualquer momento.
Por fim, é necessário destacar que o fundo de reserva deve ser depositado em uma conta diferente da conta bancária do condomínio voltada para despesas. Sem dúvida, isso fornece uma maior transparência à gestão financeira e ainda torna a contabilidade mais fácil.
Fundos de reserva específicos
Por outro lado, o condomínio também pode criar fundos de reserva para uso específico. Essa medida tem o intuito de arrecadar dinheiro suficiente para a realização de alguma reforma planejada. Em outras palavras, é como se o condomínio estipulasse uma meta financeira a ser alcançada para cumprir uma demanda.
Para ilustrar, é possível criar um fundo de instalação de um elevador novo no condomínio. Por ser uma compra de valor bastante alto, o caixa específico para isso ajuda o condomínio a organizar as finanças para alcançar o objetivo. Da mesma forma, é possível criar fundos voltados para obras.
Dessa maneira, é possível guardar um dinheiro para realizar reformas importantes no condomínio sem comprometer outras operações de rotina. Alguns exemplos de fundos especiais são:
- Fundo para pintura da fachada;
- Fundo para equipagem (diversas compras básicas, comum em condomínios novos);
- Fundo de obras.
Os fundos específicos só podem ser criados mediante votação, com quórum de ao menos dois terços dos condôminos.
Como calcular o valor do fundo de reserva?
Como citamos anteriormente, a contribuição para o fundo de reserva é calculada com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial. Geralmente, essa porcentagem fica entre 5% a 10% da cota condominial.
Para deixar as coisas mais didáticas, vamos utilizar um exemplo hipotético. Em um condomínio cuja taxa condominial tem valor de R$ 500, a contribuição fica entre R$ 25 e R$ 50.
No entanto, nada impede que o condomínio possua uma porcentagem ou cálculo diferente na arrecadação do fundo de reserva. Da mesma forma, isso é possível desde que seja estipulado pela legislação interna.
Também é possível que o condomínio crie novas medidas para estimular o crescimento das arrecadações, seguindo as normas condominiais. O síndico pode definir que os valores cobrados relativos às multas sejam depositados na conta do fundo de reserva.
Devolução fundo de reserva do condomínio
Para finalizar, devemos destacar que nenhum valor do fundo de reserva poderá ser devolvido. Ao fazer a contribuição, o condômino autoriza que a quantia se torne propriedade do condomínio. Mesmo que a unidade seja vendida ou alienada, não existe restituição do dinheiro do caixa aos condôminos.
Por sua vez, a cobrança de fundo de reserva por associação de moradores deve ser realizada conforme as normas do estatuto da instituição.
Depois de decidir o melhor modo de fazer o fundo de reserva do condomínio que você gerencia, apresente a proposta para a assembleia e boa sorte! Com um bom planejamento, é possível garantir uma boa gestão financeira no condomínio.
por Denys Hupel | jan 24, 2019 | Financeiro
Quando o tema é emissão e pagamento de boletos bancários, uma série de variáveis pode influenciar o sucesso das partes envolvidas.
Do ponto de vista do cliente, é preciso gerar praticidade e conveniência. Conveniência é ter o melhor acesso a algo. Praticidade é não perder tempo com burocracia. Nesse caso, o melhor é que o cliente possa receber seu boleto em seu computador ou smartphone, entrar em seu banco digital, registrar os dados pedidos para pagamento, clicar em pagar e receber o comprovante digital da operação.
Mesmo assim, há pessoas que preferem não usar banco digital. Alguns, mais conservadores, preferem receber boleto pelo correio e pagá-lo no caixa eletrônico do banco. A tendência é que esse público mais conservador praticamente desapareça nos próximos anos, haja vista o fato de que as pessoas cada vez mais dominam as ferramentas digitais.
Do ponto de vista de quem emite o boleto, espera-se que esse formato de cobrança proporcione agilidade, organização, ganho de tempo, otimização de recursos, redução de custos, processos mais inteligentes e mecanismos de gestão e controle práticos e ágeis.
Em se tratando de condomínios, a boa notícia é que desde 2016 a legislação prevê a obrigatoriedade de que todos os boletos sejam registrados, o que implica parceria com um banco recebedor e o cumprimento de uma série de requisitos. Mesmo que tudo isso acarrete algum custo em termos de reorganização do processo de cobrança, a quantidade de benefícios é enorme:
- Agilidade na emissão dos boletos;
- Proteção contra fraudes;
- Melhor controle do fluxo de pagamentos e da inadimplência;
- Fim da necessidade de emissão de um segundo boleto em caso de inadimplência, uma vez que o banco atualiza o valor após a data do vencimento, incluindo os juros e a multa;
- Redução do uso de papel nas administradoras e nos escritórios dos condomínios;
- Otimização dos recursos disponíveis para administrar o condomínio, como tempo e pessoal.
O que é preciso para gerar boletos para condomínios e condôminos?
O primeiro passo é que o condomínio e/ou a administradora estejam de posse de todos os dados dos proprietários das unidades condominiais exigidos para a emissão de um boleto bancário.
Quem já fez compras online sabe que não há qualquer complexidade nisso. É preciso colher o endereço, o nome completo do proprietário e o CPF ou CNPJ. Como é sensato presumir que o condomínio já tem todas essas informações, o passo seguinte é transferir esses dados para o sistema e enviá-los ao banco recebedor para reconhecimento do pagador. Está concluída, assim, a parte burocrática.
Como operacionalizar tudo isso?
Uma vez que o banco está apto a receber as taxas condominiais e o risco de fraudes com emissão de falsos boletos está excluído, chegou a hora de administrar toda essa situação. É onde entra a segunda etapa das maravilhas proporcionadas pelo avanço tecnológico. Vamos tratar aqui do mundo ideal, da melhor forma de estruturar esse processo, respaldado pelas melhores ferramentas de gestão do mercado.
O primeiro passo é ter um sistema que permita à administradora fazer um cadastro de todos os seus condomínios e esses possam fazer o cadastro dos moradores. O ideal é que a administradora e o condomínio compartilhem as mesmas informações. Para que isso aconteça, é necessário que os dois lados utilizem um sistema hospedado em nuvem. Esse tipo de software permite que mais de uma pessoa acesse as mesmas informações e alimente o sistema de lugares diferentes.
Não é preciso ter um sistema específico para geração de boleto bancário. Tanto uma administradora quanto um condomínio precisam de diversos controles, como aqueles relacionados ao fluxo de caixa, contabilidade, etc. O sistema que controla essas variáveis do negócio deve também ser capaz de emitir o boleto bancário.
O melhor de tudo é se esse sistema for capaz de programar a emissão de boletos. Por exemplo: condômino “x” paga R$ 600,00 de taxa condominial com emissão de boleto no dia primeiro de cada mês e vencimento no dia 10. Basta cadastrar essas informações no sistema e programá-lo para emitir mensalmente boletos no valor especificado no dia programado.
Como é o controle de pagamento?
Cada pagamento recebido pelo banco gera um documento comprobatório, que é emitido eletronicamente para a administradora. Recebido esse documento, é só dar baixa no boleto, dando o pagamento por concluído, sendo possível anexar esse documento ao processo de encerramento da cobrança.
Da mesma forma, é possível emitir relatórios que informem as inadimplências e o tempo de atraso, de modo que as medidas cabíveis possam ser tomadas. Com isso, a participação da administradora no processo é praticamente meramente gerencial. Mas ainda tem o outro lado dessa questão.
Como os clientes recebem os boletos?
Para responder a essa última pergunta, voltemos àquela compra online. Quando você faz uma compra, o e-commerce pede o seu e-mail. Se você opta pelo pagamento por meio de boleto bancário, esse é enviado por e-mail.
A boa notícia é que a sua administradora pode ter esse recurso. Seu software também pode ser dotado de um mecanismo automático de disparo de e-mails para os condôminos. Sendo assim, emitido o boleto, o destinatário recebe-o imediatamente e sem risco de transviamento. Ele pode optar por pagar online ou imprimir o boleto e pagar no banco.
Se, porventura, houver aquele proprietário que não quer saber de soluções digitais, não tem problema. O próprio síndico do condomínio pode imprimir o boleto e colocar na caixa de correio do proprietário. Isso só é possível porque o síndico tem acesso remoto ao sistema da administradora.
Em resumo, para as administradoras, é muito menos trabalho para atender a cada cliente. Consequentemente, é possível atender mais clientes sem perder a excelência e o controle.
Artigo produzido em parceria com o site Gestão Click.
por Aline Oelrich | jan 23, 2019 | Financeiro
Manter a contabilidade de condomínio em dia é uma das questões fundamentais na administração condominial. Por ser um assunto um tanto quanto complexo, com diversos princípios contábeis aplicados, muitos síndicos não sabem muito bem como proceder nessa área.
Pensando nisso, preparamos esse artigo sobre contabilidade para condomínios (atualizado em 2019). Você aprenderá sobre como manter a contabilidade do condomínio organizada e quem é o responsável por essa atividade. Vamos lá?
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Uma dúvida recorrente sobre esse tema é: quem é o responsável pela contabilidade do condomínio? O Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro determina que:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
Logo, a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de ninguém menos do que do próprio síndico. Mesmo que seja contratado o serviço de uma administradora, de um escritório de contabilidade ou contador autônomo, ainda será o síndico o responsável final pela contabilidade de condomínio edifício.
Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade ou pelo Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Desta forma, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade para condomínios. Do mesmo modo, não há nenhuma regra que determine que condomínio com CNPJ precisa de contador. Entretanto, o síndico deve apostar na contratação de um profissional confiável para lidar com a contabilidade de condomínio.
Contudo, é importante relembrar que o síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Isso significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive na parte de administração de condomínios e contabilidade. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.
Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Exatamente por isso o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.
Contabilidade do condomínio: como fazer?
Ao fazer a contabilidade de condomínio, é necessário que o síndico se dedique a duas importantes questões: a organização e às obrigações tributárias. Entenda mais sobre essas demandas:
Contabilidade de condomínio: mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos
Em primeiro lugar, é preciso organizar todos os documentos. Afinal, um condomínio com a contabilidade organizada já é meio caminho andado para garantir uma boa administração financeira do condomínio.
Os documentos fiscais que devem ser mantidos por ao menos cinco anos pela administração são:
Além destes, existem alguns documentos que não devem ser colocados fora:
- Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
- Escrituração contábil do condomínio;
- Plantas da edificação;
- Documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
- Contrato de seguro condominial;
- Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Para evitar confusão, é imprescindível armazenar tudo da maneira certa. As opções mais recomendáveis são através de pastas físicas ou então com softwares para condomínios. Qualquer desleixo do síndico e do conselho fiscal na organização contábil pode causar desconfiança por parte dos condôminos. O custo disso pode se tornar alto, resultando até mesmo em auditoria por um profissional da área contábil ou ações judiciais contra o condomínio.
Com os documentos contábeis do condomínio organizados, é possível estabelecer um plano de contas de condomínio e assim contabilizar as despesas do condomínio.
Contabilidade de condomínio: obrigações tributárias de um condomínio
Já no âmbito tributário, existem algumas contribuições que são obrigatórias para condomínios. São elas:
- Arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados;
- Recolhimento do INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
- Pagar o PIS sobre folha de pagamento;
- Reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município;
- Reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
Por outro lado, também existe a contribuição sindical em condomínio. Esse encargo é feito tanto para o sindicato patronal quanto para o sindicato das categorias. Porém, a Reforma Trabalhista tirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto, em novembro de 2017.
Contabilidade para condomínio: como contabilizar fundo de reserva de condomínio
Por último, mas não menos importante, está o fundo de reserva. Saber como gerenciá-lo corretamente fazer parte de uma boa contabilidade para condomínios. Normalmente, o cálculo da contribuição para o fundo de reserva é feito com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial paga mensalmente pelo condômino. Em geral, a porcentagem equivale de 5% a 10% do valor da cota condominial. No entanto, isso não é uma regra e cada condomínio determina o valor da sua contribuição ao fundo de reserva com base na convenção.
A contabilidade do fundo de reserva engloba também o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro. Para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado, o condomínio pode aproveitar para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Já o gerenciamento divide-se em cobrança, aplicação e utilização do dinheiro. Esta última, só poderá ser feita em casos emergenciais ou com base na previsão orçamentária aprovada em assembleia geral.
Leia também:
Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a atuação do síndico no condomínio. Com organização e é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre e aprimorar a vida dos moradores!
por Denys Hupel | jan 17, 2019 | Financeiro
A gestão financeira do condomínio é uma das atividades mais cruciais dentro da administração condominial. Monitorar as despesas e receitas do condomínio com atenção e de forma organizada é meio caminho andado para o sucesso na carreira como síndico. Por causa disso, vamos ensinar como você pode elaborar um bom demonstrativo financeiro para o condomínio. Confira:
O que é demonstrativo financeiro de condomínio?
O primeiro a se fazer é compreender o que é um demonstrativo financeiro de condomínio e qual é o seu papel dentro da administração condominial. Resumidamente, o demonstrativo é um relatório contábil que apresenta a situação financeira do condomínio. Nele, estão todas as contas apresentadas pelo síndico e também são relatadas todas as entradas e saídas de dinheiro que acontecem ao longo dos meses.
Como fazer o demonstrativo financeiro de condomínio?
Existem alguns passos que devem ser seguidos na hora de elaborar um demonstrativo financeiro de condomínio. O primeiro deles é reunir uma série de documentos auxiliares, que ajudam a esclarecer qual a real situação das finanças do empreendimento. Veja qual é a documentação necessária:
Relatório de receitas
Receita é todo o dinheiro que entra na conta do condomínio, seja através do pagamento da taxa condominial e multas por parte dos moradores ou do aluguel de espaços como o salão de festas ou salas comerciais. O relatório de receitas reúne todos os dados dessas rendas: quanto dinheiro entrou, de onde vieram essas quantias e as datas de depósito.
Relatório de despesas
Como o próprio nome diz, esse relatório é dedicado para listar quais são as despesas do condomínio. Desde pagamento de contas de água e luz, gastos com folha de pagamento de funcionários e também custos de reformas e manutenções no condomínio. Todas as despesas precisam ser minuciosamente detalhadas para que o síndico possua um melhor controle do condomínio e seu dinheiro. As despesas devem estar divididas entre:
- Fixas: são os gastos cujo valor não sofre alterações, como pagamento do seguro condominial ou de contratos trabalhistas.
- Variáveis: pagamentos que sofrem alterações em seu valor, como a conta mensal de água, energia elétrica e manutenções programadas.
- Extras: são os imprevistos como, por exemplo, obras e reformas extraordinárias.
Relatório do orçamento
Por sua vez, o relatório do orçamento une os valores das receitas e despesas e as compara com os dados do ano anterior. O intuito deste documento é colocar as finanças do empreendimento em contexto, analisando se houve alguma mudança ou melhoria. Dessa forma, o relatório de orçamento é uma peça essencial para o síndico na hora de elaborar a planilha de previsão orçamentária para condomínio.
Relatório de inadimplência
Claro que a inadimplência não poderia ficar de fora em um demonstrativo financeiro do condomínio. Esse documento deve reunir todos os dados sobre as unidades com mensalidades atrasadas, trazendo o número de cotas condominiais em atraso e as porcentagens. Lembre-se sempre de não expor os nomes dos condôminos inadimplentes.
Gestão financeira de condomínio: relatório mensal
É normal que as pessoas confundam o demonstrativo financeiro do condomínio com o relatório mensal do condomínio. O primeiro é um documento bastante completo, com informações mais detalhadas e aprofundadas que é utilizado pelo síndico, conselho fiscal e contador do condomínio. Esse arquivo só é apresentado aos condôminos em uma reunião de assembleia geral específica para isso, como a prestação de contas. Já o relatório mensal é o documento enviado todos os meses aos condôminos, com as informações sobre as entradas e saídas do mês anterior. Esse arquivo traz dados como: taxas em atraso, multas recebidas, fundo de reserva, saldos bancários, de poupanças e aplicações, bem como gastos gerais.
Entenda importância do controle financeiro para condomínio
Quando o assunto é dinheiro, é fundamental ter organização e fiscalização. Sem um controle financeiro, o condomínio corre risco de sofrer com gastos desnecessários e até mesmo fraudes. E é exatamente por isso que o demonstrativo financeiro de condomínio é tão importante. Somente assim é possível identificar quais são principais gastos do condomínio, analisar cada um e, então, buscar formas de pisar no freio e evitar despesas exageradas. Além disso, as informações disponíveis no demonstrativo financeiro de condomínio permitem:
- Organizar as finanças do condomínio;
- Auxiliar na tomada de decisões futuras;
- Controlar o fluxo de caixa;
- Fiscalizar o nível de inadimplência;
- Apurar quais são os impostos que devem ser pagos;
- Refletir sobre como o condomínio pode investir o dinheiro de forma mais eficaz;
- Deixar os condôminos a par do que está ocorrendo com as contas do empreendimento;
- Dar suporte para a ao síndico quando o moradores do condomínio questionam as contas apresentadas.
Logo, um bom demonstrativo financeiro permite um melhor gerenciamento do condomínio.
Planilha de demonstrativo financeiro de condomínio: recursos e vantagens
A forma mais tradicional de montar o demonstrativo financeiro do condomínio é através de planilhas. Desse modo, o síndico pode optar por uma planilha para cada documento citado acima ou uma planilha completa. Planilhas permitem que todos os números e informações sejam visualizadas com objetividade, permitindo uma análise rápida e prática. Dependendo do modelo escolhido, é possível fazer os cálculos de forma automática e ainda gerar porcentagens. Uma boa planilha deve apresentar:
- Instruções de como usá-la;
- Área dedicada para controle do fluxo de caixa;
- Um espaço dedicado para a conferência do pagamento das cotas condominiais e inadimplência do condomínio;
- A possibilidade de gerar gráficos.
Para facilitar a sua vida, disponibilizamos uma Planilha Grátis de Prestação de Contas do Condomínio para download.
Confira também:
Para finalizar, vamos citar uma opção ainda mais simples e moderna que o síndico pode usar para fazer o controle financeiro do condomínio. Já ouviu falar sobre sistemas de gestão de condomínio? São softwares que podem ser utilizados em computadores, tablets ou celulares que facilitam o trabalho do síndico no dia a dia. Esse tipo de software é a opção perfeita para quem quer montar o demonstrativo financeiro, prestação anual no condomínio ou até mesmo convocar uma reunião de assembleia de forma mais simples, mas sem desobedecer as normas. Uma das melhores opções nessa área é o TownSq, o maior sistema para gestão de condomínios do mundo. Com ele, fica mais fácil acessar os documentos e informações essenciais dos condomínios que você gerencia. Ou seja, você não precisa mais imprimir uma papelada de documentos ou se perder em meio a um mar de planilhas do Excel que não acabam mais. Assim, é possível atualizar o demonstrativo financeiro de qualquer lugar – seja do escritório, em casa ou até mesmo durante a visita ao condomínio. Mais organização e autonomia para as atividades do síndico.
Peça uma demonstração gratuita do TownSq e monte demonstrativos financeiros com mais tranquilidade!
por Denys Hupel | jan 2, 2019 | Financeiro
Todo mundo sabe que condomínios movimentam muito dinheiro. No meio de tantos recursos, muitos se tornam vítimas de fraudes, desvios e outros problemas que podem ocorrer devido à má-fé ou descuidos cometidos por administradoras e até mesmo síndicos. Uma forma de se prevenir contra esse tipo de complicação é através da auditoria em condomínio, ferramenta essencial para evitar fraudes e infortúnios financeiros.
Nesta publicação, vamos explicar tudo sobre como fazer uma auditoria condominial. Vamos lá?
Como pedir auditoria em condomínio?
Está desconfiado sobre como as contas do seu condomínio estão sendo gerenciadas? Nessas situações, a primeira coisa a fazer é focar na comunicação. Busque conversar com o síndico, com o conselho fiscal e, se houver, com a administradora do condomínio para esclarecer as suas dúvidas.
Caso a desconfiança persista, é recomendável buscar a assessoria de uma empresa ou contador autônomo especializado na área de auditoria de condomínios. Esse profissional deve ser qualificado e possuir conhecimento prático sobre auditoria em condomínio, Código Civil, bem como questões fiscais e trabalhistas. Ao fazer a pesquisa, confira se a prestadora de serviços está devidamente registrada junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da sua região.
Não é indicado que a auditoria condominial seja feita pela própria administradora. O parecer de auditoria em condomínio deve ser realizado por uma entidade independente, sem vínculo com o empreendimento.
Geralmente, a auditoria condominial é pedida pelo próprio síndico ou conselho fiscal. No entanto, os condôminos podem se mobilizar e pedir pela análise das contas. Nesses casos, é possível convocar uma reunião de assembleia geral através de um abaixo-assinado para discutir o tema.
Caso os moradores optem por pedir uma auditoria sem o aval do corpo diretivo, é essencial contar com auxílio jurídico para que o processo ocorra corretamente.
Síndico pode contratar auditoria?
Não apenas pode, como deve. Por ser o principal responsável pelo condomínio, é dever do síndico garantir que a administração condominial seja transparente. Sendo assim, o síndico deve fazer da auditoria em condomínio a sua melhor amiga, visto que ela é uma ferramenta primordial para a saúde contábil do empreendimento.
Dependendo da situação, podem ser realizados diferentes processos de auditoria em condomínio. São eles:
Auditoria investigativa
Ideal para quem está com a pulga atrás da orelha e desconfia da existência de ilegalidades no gerenciamento das contas condominiais. A intenção é obter provas de fraudes, superfaturamentos ou desvios de verbas, visando destituir ou penalizar os culpados.
Auditoria preventiva
Este é o modelo perfeito para os síndicos que querem um auxílio na contabilidade. Ela tem o papel de identificar possíveis erros contábeis na administração, buscando evitar problemas futuros. É a opção certa para os condomínios que querem revisar as contas, diminuir gastos e aperfeiçoar os processos administrativos.
Objetivos da auditoria em condomínio
Em síntese, podemos resumir os objetivos da auditoria em condomínio em três pilares: acompanhar as contas, avaliar a gestão e evitar fraudes. Entenda melhor cada um desses tópicos:
Acompanhar as contas do condomínio
Como citamos anteriormente, condomínios lidam com grandes quantidades de dinheiro. Exatamente por isso, o síndico às vezes precisa de uma ajudinha extra para deixar tudo em ordem. Consequentemente, a auditoria condominial é uma forma de auxílio no acompanhamento das contas, em que um profissional qualificado revisa cada despesa e arrecadamento. Dessa forma, o síndico conta com o amparo de um assessor/analista, que oferece recomendações sobre como fazer o dinheiro do condomínio render mais e evitar dores de cabeça.
Avaliar gestão do condomínio
Nem sempre o síndico eleito é a pessoa mais indicada para o cargo. Nesses casos, a auditoria de condomínio pode funcionar como um termômetro da qualidade da gestão condominial.
Dessa forma, o parecer de auditoria em condomínio pode ser uma exigência cobrada pelo conselho fiscal e até mesmo pelos próprios condôminos. Sendo assim um meio de evitar a má administração do condomínio, seja por parte do síndico ou pela empresa administradora.
Ao longo da análise do auditor, são conferidas as pastas de contas e recibos, folha de pagamento dos funcionários, contratos com prestadoras de serviços, relatório de inadimplência, recolhimento de obrigações fiscais e contábeis, entre outros.
Evitar fraudes no condomínio
Por fim, vamos falar sobre o objetivo mais comum das auditorias para condomínios. Infelizmente, condomínios de todo o país são vítimas de práticas ilegais e a análise minuciosa das contas é uma forma de buscar justiça pelos crimes cometidos.
Ao constatar a presença de fraude dentro do condomínio, o relatório da auditoria condominial torna-se prova que poderá ser utilizada na Justiça.
Como fazer auditoria em condomínio?
Para finalizar, vamos falar sobre algumas questões práticas acerca das auditorias em condomínio.
Valor de auditoria em condomínio
O custo de uma auditoria de condomínio varia conforme o tamanho do empreendimento. É comum que o valor seja estipulado com base no número de unidades do condomínio. Por exemplo, no caso de uma auditoria preventiva, o preço costuma ficar em torno de R$ 3 a R$ 6 mensais por unidade.
Por outro lado, as auditorias investigativas geralmente são mais caras. A urgência desse tipo de análise requer uma maior dedicação do auditor em um menor período de tempo. Para isso, o valor desse tipo de auditoria é calculado a partir do orçamento de horas mais o número de unidades do condomínio.
Relatório de auditoria de condomínio
Ao final da análise das contas do condomínio, a empresa auditora entrega um relatório da auditoria do condomínio. Esse documento também é comumente chamado de parecer de auditoria em condomínio.
Com o auxílio de recursos tecnológicos, o profissional compila todas as informações adquiridas ao longo da investigação. No caso de auditorias preventivas, esse processo é constante e geralmente é entregue um relatório mensal, trimestral, semestral ou anual.
A auditoria condominial é uma grande aliada ao trabalho do síndico, trazendo transparência e profissionalismo à gestão condominial.
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por Denys Hupel | nov 19, 2018 | Financeiro
A cota condominial é uma das partes mais importantes na administração do condomínio. Sem ela, não há como gerenciar um condomínio de forma correta e tranquila. Em virtude disso, montamos este artigo para esclarecer as principais dúvidas dos síndicos sobre cota e taxa condominial. Confira:
Qual é a diferença entre taxa e cota condominial?
Apesar de possuírem nomes distintos, cota condominial é a mesma coisa que taxa condominial. Ambos os termos têm como definição o rateio das despesas do condomínio.
Sendo assim, o condomínio cobra a cota condominial de cada unidade com o intuito de cobrir as despesas mensais da edificação, como:
Desse modo, a cota condominial é essencial para a gestão e o bom funcionamento do condomínio. Na sua ausência, não há como manter um empreendimento funcionando adequadamente.
Por sua vez, a obrigação do pagamento de cotas condominiais é garantida pelo Art. 1.336 do Código Civil. O inciso I define que é dever do condômino contribuir para as despesas da administração.
A divisão da cota condominial é feita a partir da fração ideal das unidades ou através de divisão igualitária dos valores. No entanto, esse rateio da cota condominial pode ser feito de forma diferenciada caso a convenção do condomínio estipular.
Quais são as cotas condominiais?
Em suma, existem dois tipos de cotas condominiais. A seguir, entenda quais são as suas particularidades:
Taxa condominial: Taxa ordinária
Compõem as cotas condominiais ordinárias todos os custos referentes às necessidades básicas da administração do condomínio. Como por exemplo:
- Consumo de água, gás, luz e esgoto nas áreas comuns;
- Salários, encargos e contribuições previdenciárias dos funcionários do condomínio;
- Manutenção e conservação das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos e mecânicos de uso comum;
- Equipamentos de prevenção contra incêndios;
- Manutenção das áreas comuns de lazer, como piscina ou academia;
- Pequenos reparos nas instalações elétricas e hidráulicas de uso coletivo;
- Rateio de saldo devedor durante o período da locação do imóvel;
- Reposição do fundo de reserva do condomínio utilizando durante o período da locação.
Segundo a Lei 8.245/91, mais conhecida como Lei do Inquilinato, as cotas condominiais ordinárias devem ser pagas pelo locatário.
Taxa condominial: Taxa extraordinária
Já a taxa condominial extraordinária compreende todas os gastos não rotineiros de manutenção da edificação. São elas:
- Obras de reforma que alteram a estrutura integral do imóvel;
- Pinturas das fachadas;
- Instalação de iluminação na área do condomínio;
- Indenizações trabalhistas e previdenciárias pela dispensa de empregados do condomínio, desde que ocorram antes do início da locação;
- Instalação de equipamento de segurança, contra incêndio, telefone ou de lazer;
- Despesas com decoração e paisagismo;
- Constituição do fundo de reserva.
Consequentemente, as taxas condominiais extraordinárias devem ser pagas pelo proprietário do imóvel. Essa questão também é determinada pela Lei do Inquilinato.
Cota condominial: despesas exclusivas
As despesas exclusivas são todos os valores relacionados a gastos e manutenções feitas em ambientes de propriedade privada. Por exemplo: reformas realizadas dentro de uma unidade do condomínio ou custos devidos à vazamentos entre apartamentos causada por problemas na rede horizontal de água.
Assim sendo, despesas exclusivas não fazem parte das cotas condominiais e, portanto, não devem ser pagas pelo condomínio e nem pelos demais condôminos. As cotas condominiais cobrem apenas as despesas coletivas, como as citadas anteriormente.
Cota condominial: orçamento e prestação de contas
O valor da cota condominial é definido com a aprovação em assembleia geral. Da mesma forma, toda e qualquer alteração nos preços deve passar por votação pelos condôminos. Se os condôminos acreditam que a taxa condominial é abusiva, é preciso convocar uma assembleia para debater o tema. Para isso, deve-se fazer um abaixo-assinado com a assinatura de ¼ dos condôminos.
No geral, as mudanças no orçamento são feitas junto com a prestação de contas. Ela é obrigatória e conforme determina o Art. 1348 do Código Civil, deve ser realizada ao menos uma vez por ano e é um dos deveres do síndico.
Cota condominial: inadimplentes
O condômino que não pagar ou fazer o pagamento da taxa condominial em atraso deverá arcar com multas e juros determinados pelo novo Código Civil. Por outro lado, a legislação permite que cada condomínio desenvolva suas próprias penalidades. Por causa disso, é fundamental conferir o que determina a convenção condominial.
Em casos de inadimplência, o Código Civil sugere que seja cobrado uma multa de 2% + juros de 1% ao mês e mais a correção pela inflação do período atrasado. Tudo isso além do valor das cotas condominiais não pagas, é claro.
O inquilino que não arcar com as despesas condominiais poderá ser despejado da unidade. Da mesma forma, o condomínio pode entrar com uma ação de cobrança judicial de condomínio contra o condômino inadimplente. Conforme o novo Código Civil, a cota condominial é considerada de natureza de título executivo extrajudicial. Isso significa que um juíz pode determinar que o débito seja pago em até três dias.
Em uma situação de venda de imóvel inadimplente, o condomínio pode mover uma ação judicial contra o promissário vendedor ou comprador, dependendo do contrato de compra e venda.
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