por Denys Hupel | out 16, 2018 | Financeiro
Muitos síndicos penam na hora de lidar com a gestão financeira do condomínio. Contas a pagar, fundo de reserva, inadimplência… São diversas as responsabilidades. Por causa disso, é comum condomínios contratarem o serviço de uma administradora. Nessas ocasiões, o síndico precisa lidar com uma questão. Qual tipo de conta bancária o condomínio deve adotar: conta pool ou vinculada?
Sabemos que há um grande número de síndicos com dúvidas sobre o tema. Por isso, resolvemos criar esse artigo com as informações mais importantes a respeito de conta pool para condomínios. Entenda tudo sobre o assunto:
O que é conta pool?
A conta pool é uma espécie de conta bancária coletiva na qual uma administradora reúne os recursos de diversos condomínios. Em outras palavras, o dinheiro de um condomínio é misturado com o de outros empreendimentos, em uma conta única.
Nesses casos, a administradora condominial é responsável por gerenciar as receitas e pagamentos de cada um dos condomínios clientes, de forma individual. Desta forma, o síndico não consegue controlar a movimentação financeira na conta do condomínio através de extratos bancários. Só é possível realizar a conferência a partir de relatórios disponibilizados pela própria administradora.
Em contrapartida, existe a conta vinculada. Essa também pode ser chamada de conta individual. Por sua vez, ela permite que o síndico tenha total controle sobre os recursos e possa acessar os dados sempre que quiser.
Também existe a possibilidade de o condomínio utilizar uma conta mista. Assim é possível dividir o gerenciamento das arrecadações com a administradora. A conta pool pode ser utilizada para lidar com as despesas ordinárias diárias, enquanto que a individual é focada na aplicação do fundo de reserva.
Vantagens e desvantagens da conta pool
Se você é um síndico buscando firmar contrato com uma administradora de condomínios, precisa compreender as vantagens e desvantagens da conta pool.
A principal vantagem da conta pool é a comodidade para o síndico. Desse jeito, toda a gestão financeira do condomínio fica a cargo da administradora. Assim, a empresa se torna encarregada pelo recolhimento de impostos, pagamento de funcionários, cobrança das taxas condominiais, etc. Portanto, a prática pode ser interessante para os condomínios cujo síndico não possui grandes conhecimentos na área de finanças.
Agora, a grande desvantagem de utilizar conta pool para condomínios é a insegurança que ela pode trazer. Por não haver formas de controlar o extrato bancário, o condomínio fica à mercê da boa-fé da administradora. Se a empresa não for de confiança, o condomínio corre o risco de sofrer com dívidas, desvios de dinheiro ou fraudes. Geralmente leva-se meses para descobrir que há algo errado acontecendo nas contas do condomínio. E aí o prejuízo já é enorme.
Para resumir, preparamos um compilado das vantagens e desvantagens de utilizar conta pool para condomínios:
Vantagens:
- Grande redução nos valores de taxas bancárias, uma vez que bancos tendem a oferecer tarifas mais atrativas para administradoras condominiais;
- O síndico não precisa lidar com a gestão financeira, podendo focar em outras questões do gerenciamento do condomínio;
- Administradora pode ajudar no controle da inadimplência do condomínio ao gerenciar os recursos e realizar cobranças.
Desvantagens:
- O condomínio tem menos controle dos recursos disponíveis;
- O dinheiro depositado nos fundos de investimento não rende remuneração para o condomínio;
- Administradora pode fazer mau uso do dinheiro do condomínio sem que o síndico saiba;
- Como não é possível ter acesso aos extratos bancários, o condomínio corre o risco de ser vítima de fraudes;
- Caso a administradora venha à falência, o condomínio pode perder toda a quantia depositada na conta pool;
- Se a administradora tiver as contas bloqueadas devido a um processo judicial, o condomínio também ficará sem acesso ao dinheiro;
- A auditoria das contas do condomínio pode ser prejudicada visto que não há como acessar os extratos bancários, apenas relatórios.
Conta pool é legal?
A resposta é sim. Não existe nenhuma ilegalidade na utilização de contas pool. Entretanto, existe uma situação em que a prática não é permitida. Não é possível contratar conta pool caso a convenção do condomínio não autorize. O documento pode citar que as arrecadações precisam ser realizadas através de uma conta bancária própria.
Por causa disso é essencial que o síndico confira as normas internas cada vez que for fechar um contrato. Caso o condomínio perca dinheiro por causa da conta pool, o síndico pode ser responsabilizado por descumprir a convenção.
É importante ressaltar que o condomínio tem o direito de escolher o tipo de conta bancária que achar melhor. Se a administradora oferece apenas a opção de conta pool, o conselho fiscal e o síndico precisam analisar se vale a pena ou não fechar negócio com a empresa.
Portanto é fundamental que seja feita uma análise minuciosa do contrato. Deve-se conferir qual o modelo de conta e também quais são as obrigações da administradora. Além disso, é importante pesquisar se a empresa em questão é de confiança. Para evitar aborrecimentos, lembre-se de checar:
- Informações comerciais, judiciais e fiscais da empresa;
- Se a administradora possui boas referências;
- Faça uma pesquisa com outros condomínios que são atendidos pela prestadora de serviço.
Com o serviço de uma administradora de confiança, são poucos os riscos de o condomínio sofrer um desfalque financeiro!
O que fazer caso o condomínio seja lesado pela administradora?
Se o condomínio tiver algum tipo de problema com a administradora, o síndico precisa saber como agir. A primeira coisa a fazer é interromper o depósito de novos valores na conta pool. Em seguida, deve-se contatar a assistência de um advogado.
Dependendo da situação, é possível entrar com uma ação na Justiça contra a administradora do condomínio. Ainda, é importante destacar que o condomínio é resguardado pelo Código de Defesa do Consumidor. O art. 6, item III, defende que uma prestação de serviços e de contas correta é de obrigação da administradora para com o condomínio.
Agora que você já sabe como funciona uma conta pool, fique atento aos lançamentos financeiros do condomínio que você administra. Afinal, gestão financeira condominial é coisa séria!
Mantenha as finanças do condomínio sob controle utilizando a nossa Planilha Gratuita de Prestação de Contas!
por Denys Hupel | set 24, 2018 | Financeiro
A gestão de um condomínio pode ser comparada a gestão empresarial já que, assim como em uma empresa, no condomínio existem funcionários que trabalham para garantir o conforto, a segurança e o bem estar dos moradores.
Mas é claro que tudo isso tem um custo que precisa ser controlado para evitar problemas, e esse é o papel do administrador.
O administrador do condomínio recebe os valores pagos pelos moradores através da taxa de condomínio, e tem o dever de fazer o uso adequado desses recursos, para atender as necessidades dos condôminos.
O uso indevido dos valores ou a falha na prestação de contas pode gerar dúvidas, afetar a credibilidade e trazer problemas para a gestão do condomínio.
Sendo assim, o controle financeiro do condomínio deve ser realizado com bastante cuidado e atenção para que seja impecável. Siga as seguintes dicas para não cometer erros no controle financeiro do condomínio.
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Planejamento é essencial
O planejamento é chave para a eficiência de qualquer controle financeiro, já que com ele é possível identificar a posição atual, o objetivo a ser alcançado e o que é preciso fazer para conseguir isso.
É preciso fazer um levantamento da situação atual do condomínio, projetar os recebimentos e despesas dos meses seguintes e criar um fluxo de capital. Somente assim o gestor poderá identificar oportunidades de realizar reformas ou melhorias, sem comprometer as finanças.
Essa análise também permite que sejam identificados problemas no orçamento e verificados os motivos, para então encontrar uma forma de recuperar o prejuízo e criar o fundo de reserva.
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Registre todas as despesas e receitas
É importante que tudo seja devidamente registrado para que não ocorram problemas de perda de informações relevantes. Até um tempo atrás esse controle era feito em planilhas, mas hoje a tecnologia já oferece recursos que facilitam a tarefa.
Utilizar um ERP ajuda a simplificar o registro e acesso às informações, além de garantir a segurança das mesmas.
Investir em um sistema, com armazenamento em nuvem garante a estabilidade do sistema, a segurança das informações e o acesso de pessoas autorizadas de qualquer lugar e em qualquer horário, através da internet.
O módulo financeiro permite a visualização do fluxo de caixa e a criação de projeções financeiras, que ajudam a embasar tomadas de decisões importantes para o condomínio.
Além disso, o módulo de relatórios torna bem simples a prestação de contas, evitando dúvidas ou desconfianças.
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Mantenha um fundo de reserva
Imprevistos sempre acontecem e justamente por isso é muito importante que o condomínio tenha um fundo de reserva para emergências.
O ideal é que haja uma consulta prévia aos moradores antes que o fundo seja utilizado e a prestação de contas sobre uso do dinheiro é igualmente importante.
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Controle a inadimplência
Quando a crise financeira chega ao país sobra para todo mundo, e nos condomínios isso pode ser visto através do aumento da inadimplência entre os moradores.
Os condôminos que pagam em dia seus valores devidos não podem arcar com as despesas que quem está passando por dificuldades, caso contrário o problema acaba se tornando ainda maior.
É importante se mostrar acessível e oferecer oportunidades de negociação da dívida assim que o problema aparece, para evitar que se torne grande demais e medidas judiciais precisem ser tomadas.
Uma boa reserva financeira pode ajudar a manter os serviços nesses períodos.
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Foque na redução de desperdícios
Se muitas vezes não é possível eliminar despesas, sempre é possível evitar desperdícios que acabam onerando o orçamento. Água, luz, limpeza e conservação são algumas das despesas que podem ser reduzidas se você conscientizar os condôminos, envolvendo-os em campanhas.
É possível também investir em melhorias de eficiência energética e uso de recursos sustentáveis, como sistemas de captação da água da chuva ou captação de energia solar para manter as luzes dos corredores e das áreas de uso comum. Inicialmente o investimento é maior, mas, no longo prazo, os benefícios são mais que visíveis.
O controle financeiro eficiente permite que as despesas e receitas sejam equilibradas e garante o bem estar e o atendimento das necessidades dos moradores.
Seguindo essas dicas, certamente a gestão do seu condomínio será organizada e você será reconhecido pelo bom trabalho realizado.
Post em parceria com o site superatualizado.com.br.
por Denys Hupel | set 12, 2018 | Financeiro
Discussões e brigas por causa de dinheiro são um mal recorrente na vida em comunidade. Muitas vezes essas divergências resultam em depósito em juízo em condomínios. Além de causarem uma enorme dor de cabeça, essas ações judiciais podem trazer prejuízo ao empreendimento que precisa esperar até receber o pagamento.
Com esse artigo, você vai aprender:
O que é depósito em juízo em condomínio?
O depósito em juízo em condomínio é uma ação judicial, também conhecida como Ação de Consignação em Pagamento e que está prevista nos artigos 539 e 549 do Código de Processo Civil de 2015, que revogou o estabelecido em 1973. Normalmente ocorre por causa de discordâncias entre morador e administração do condomínio a respeito de uma cobrança de valores e só é válida quando baseada em argumentos e provas concretas.
Se um morador suspeita do preço cobrado por uma determinada despesa do condomínio ou duvida da legalidade de uma cobrança, ele tem o direito de entrar com uma ação na justiça. Com o auxílio de um advogado, o condômino realiza o pagamento da quantia que acha justa, mas o valor fica pendente. Esse dinheiro não é depositado na conta do condomínio até que ocorra uma averiguação de um juiz.
Entretanto, não é sempre que se pode entrar com um depósito judicial. O depósito em juízo em condomínio não pode ser utilizado como forma de atrasar um pagamento. Em casos de interpretação de que o morador agiu de má fé, a ação judicial pode resultar numa multa de 20% do valor em destaque e o perdedor poderá ter que pagar todos os custos do processo ao final da ação.
Também é importante levar em consideração que o processo pode levar de um a oito anos. Desta forma, é aconselhável tentar resolver o problema de forma administrativa e amigável antes de recorrer ao Poder Judicial.
Como funciona o depósito em juízo de condomínio?
No caso de depósito em juízo condominial, existe um procedimento que deve ser seguido. O primeiro passo é contatar um advogado de confiança. O profissional irá verificar se a situação é válida e instruir o morador sobre as questões legais.
Caso seja evidente a cobrança indevida, o advogado indicará o local para onde o morador insatisfeito deve encaminhar a reclamação. Dependendo do caso ou região, é necessário comparecer ao fórum ou em um juizado especial.
No local determinado, o condômino deve explicar seus argumentos. Para isso, é importante estar munido com ideias claras e até mesmo provas. Se a alegação for aceita, é concedida a autorização para realizar o pagamento. Assim, dá-se início à ação judicial.
Nesses casos, o condomínio recebe uma notificação sobre o depósito efetuado. Toda a correspondência entre as duas partes deve ser registrada e protocolada. Outra opção é enviar a comunicação através de um Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Se o síndico aceitar o depósito, o processo é encerrado. Porém, caso haja discordância entre os valores, deve apresentar seus argumentos para negar a proposta. Apenas então o caso será encaminhado ao juiz, que decidirá quem tem razão. Se a ação for recusada, o credor recebe o valor total da cobrança.
É essencial que o morador notifique previamente a intenção de pagamento ao condomínio, através de uma carta ou outro documento. Assim, evita-se o argumento de que não houve iniciativa de pagamento.
Em quais casos é aplicado o depósito em juízo em condomínio?
A maioria dos casos de depósitos em juízo em condomínio se encaixam nas seguintes situações:
- Para contestar um valor cobrado: quando há dúvidas em relação a um valor estipulado pelo condomínio. Pode ser porque uma das partes não concorda com os cálculos ou o preço não é o mesmo da combinação inicial.
Casos comuns a esse cenário:
- Aumento da taxa condominial sem aviso ou votação da assembleia;
- Obras ou manutenções no condomínio que ultrapassam o custo estipulado para rateio;
- Quando um condomínio rejeita o pagamento de uma dívida pelo condômino;
- Pagamentos de dívidas que incluem juros e correção monetária.
- Contestar possíveis irregularidades na aprovação de valores: ocorre quando já existe uma ação judicial questionando uma atitude do condomínio. Geralmente, o contexto envolve o pagamento da taxa condominial. Para evitar atrasos e cobranças de juros, o condômino pode pedir permissão para fazer uma ação de consignação em pagamento. O juiz autoriza ou não o depósito da quantia, que será válida até o final do processo.
Depósito em juízo de taxa de condomínio
É recorrente que seja usado o depósito em juízo de taxa de condomínio como uma forma de evitar a inadimplência. Nesses casos, é preciso ter em mente de que o condômino só sairá da lista de devedores quando o condomínio receber a notificação da ação judicial. Até lá, ainda serão cobrados os juros. Após isso, o condomínio precisa atualizar a lista de inadimplentes e adicionar uma observação sobre o valor estar retido judicialmente.
Em situações como essa, é importante levar em consideração que nem sempre o depósito judicial é a melhor forma de lidar com uma dívida. Por ser um processo que só pode ser feito com uma assistência jurídica adequada de um advogado, o custo do depósito judicial pode vir a ser mais alto do que o da inadimplência, sem citar ainda o longo tempo médio que geralmente se espera por uma resolução legal do caso. O devedor precisa considerar se não é mais interessante resolver o problema com o condomínio de forma amigável.
Como evitar depósito em juízo de condomínio?
Para evitar depósitos em juízo em condomínio, é preciso dar atenção às reuniões de assembleia. A decisão de uma votação de assembleia é incontestável e comprova que a cobrança foi aprovada pela maioria dos moradores. Por isso, sempre siga os ritos legais de uma assembleia e registre devidamente todas as decisões através de uma ata, assim sempre haverão provas do que foi decidido pela maioria dos condôminos.
Mesmo que não exista necessidade legal, é importante que todas as questões relacionadas a dinheiro passem pelo crivo da assembleia. Essa é uma medida preventiva que o síndico pode tomar para proteger a saúde financeira do condomínio, evitando que parte da arrecadação fique indisponível para a utilização. Lembre-se também que a conversa amigável e uma possível solução em comum acordo são sempre mais fáceis e baratas para qualquer gestão condominial.
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por Denys Hupel | set 6, 2018 | Financeiro
Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.
Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:
O que é aprovação de contas em condomínio?
Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.
Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.
É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.
Quórum para aprovação de contas em condomínio
Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:
- Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
- Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
- A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).
Prestação de contas não aprovada – e agora?
Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.
Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.
Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.
Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.
Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Motivos para não aprovar as contas do síndico
Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:
- Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
- Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
- Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
- Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
- Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
- Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
- Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
- Pagamento por serviços não realizados;
- Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
- Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
- Pagamentos feitos em duplicidade;
- Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.
Checklist para aprovar contas no condomínio
Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.
Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:
- Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
- Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
- Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
- Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
- Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.
Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.
É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.
Não deixe de conferir a nossa Planilha Modelo de Prestação de Contas de Condomínio, totalmente gratuita!
por Denys Hupel | ago 24, 2018 | Financeiro
É quase unânime o número de pessoas que buscam reduzir gastos. Ainda mais quando falamos sobre o desejo em diminuir os custos do condomínio, reduzindo assim a taxa paga mensalmente. Esse grupo de pessoas vem crescendo a cada dia por conta das condições de crise econômica do nosso país com altos índices de desemprego. Pensando nisso, reunimos 6 dicas de como reduzir os custos no condomínio e, consequentemente, melhorar o índice de satisfação dos moradores com a sua gestão. Confira!
Quais os custos de um condomínio?
Antes de você sair cortando despesas e ter ideias inovadoras para o condomínio, é preciso saber quais são os custos de um condomínio. Ou seja, conhecer em que você está gastando dinheiro. Para você ter uma noção, em média, a distribuição dos gastos de um condomínio são dividas desta maneira:
- 45% com despesas de folha de pagamento, como salários e encargos;
- 30% com consumo de água, luz, gás e telefone;
- 15% em contratos de manutenção, elevadores, bombas e seguros;
- 10% em despesas administrativas, bancárias, fundos de reserva e pequenos reparos.
A soma de todos esses custos é a base para o cálculo da cota condominial. Para saber mais sobre como calcular, veja o nosso artigo sobre o assunto.
Gastos fixos do condomínio
A maior parte do dinheiro despendido são em gastos fixos do condomínio. Isso quer dizer que todo o mês as contas são recorrentes. São custos fixos do condomínio:
- Salários dos funcionários
- Encargos sociais
- Materiais diversos, como material de limpeza
- Energia
- Água
- Manutenções
- Administradora do condomínio
É claro que às vezes surgem gastos extraordinários por conta de emergências que precisam ser resolvidas. E é por isso que é fundamental o síndico ter um bom planejamento financeiro por meio de uma previsão orçamentária e também um fundo de reserva para arcar com estas despesas.
É possível reduzir os custos do condomínio?
Pode acreditar: sim, é possível reduzir os custos do condomínio! É importante você conhecer os gastos do condomínio para pensar em alternativas de como diminuir a taxa do condomínio. Vamos lá?
Fique atento aos recursos humanos
Os funcionários são responsáveis pelo maior gasto do condomínio. Mas, calma! Para reduzir o valor do condomínio você não precisa demiti-los. Com algumas ações simples já é possível gastar menos. Primeiro, avalie a quantidade e os gastos com horas extras que estão sendo pagas. Caso muitos funcionários estejam ultrapassando sua jornada, é hora de pensar em uma nova contratação. Para reduzir o número de horas extras, tente evitar que os funcionários acumulem funções.
Reduza o consumo de energia elétrica
Sempre que possível opte por lâmpadas de led que são 80% mais econômicas que as comuns. Outra ação para economizar energia de maneira eficiente é investir em sensores de presença, bem como ajustar os elevadores para que eles funcionem de maneira inteligente. Em um primeiro momento, este pode ser um investimento alto. Contudo, a redução de custos do condomínio virá em cerca de seis meses.
Há também algumas ações simples para o dia a dia que podem auxiliar, por exemplo:
- Nas áreas comuns com pouca circulação à noite, você pode usar um poste ligado e outro desligado;
- Deixe desligado aparelhos que não estão sendo utilizados, como os aparelhos da sala de ginástica, por exemplo;
- Educar os funcionários para que eles sempre desliguem as luzes quando estiverem acesas sem necessidade.
Economia de água
Além de fazer um trabalho de uso consciente da água, é possível pensar no aproveitamento e reuso de água. Isso significa tratar e reutilizar as águas de chuvas que seriam descartadas.
Caso o condomínio seja mais antigo, instale hidrômetros individuais que ajudam a economizar cerca de 20% de água.
Assim como para a economia de energia, há ações diárias que o condomínio deve adotar para economizar água e evitar gastos desnecessários, como:
- Monitorar o consumo de água do condomínio para caso haja grande diferença, será possível perceber vazamentos ou problemas relacionados;
- Não usar água do condomínio para a lavagem de carro;
- Rever a necessidade de lavar alguns locais todos os dias. Por exemplo, escadas com pouca circulação podem ser lavados uma vez na semana;
Manutenção preventiva
Realizar as manutenções nas datas programadas pode parecer um gasto desnecessário, afinal tudo está funcionando. Porém, esta é a maneira mais eficaz de evitar ter que fazer grandes obras emergenciais no condomínio. Faça um checklist com todos os itens que devem ser conferidos. Por exemplo:
- Elevadores: avalie o contrato com a prestadora de serviço para verificar se este é o contrato mais adequado para o seu condomínio. Além, claro, de periodicamente fazer vistorias e manutenções para evitar panes e acidentes;
- Faça um diagnóstico preventivo das instalações elétricas para evitar gastos no futuro;
Cobrança de inadimplentes
Inadimplência é um dos principais problemas da gestão de condomínios. O síndico deve evitá-la ao máximo, mas quando ela se tornar inevitável agilize as cobranças. Lembre-se de que os prazos para a quitação das dívidas foram reduzidos com o novo CPC. E esteja sempre alerta para que o condomínio não sofra com a chamada inadimplência crônica e acabe prejudicando muito os demais moradores.
Gestão eficiente e participativa
Organizar as contas, planejar os gastos e avaliar os seus processos administrativos podem ajudar e muito! Assim, você tem conhecimento sobre tudo o que está acontecendo e consegue fazer ajustes o mais rápido possível sempre que necessário. Outra dica é convidar os moradores a participarem mais ativamente das decisões do condomínio. Além de eles perceberem a importância do assunto, é possível que surja alguma ideia que você não havia pensado em relação a gestão financeira do condomínio, como algo para diminuir os custos ou então para gerar receita.
Essas são apenas algumas dicas de corte gastos e como diminuir os custos do condomínio. E você, já fez algo para diminuir os custos do condomínio? Compartilhe conosco!
por Denys Hupel | ago 21, 2018 | Financeiro
Condomínios lidam com muito dinheiro. Para você ter uma ideia, apenas na cidade de São Paulo é estimado que os condomínios arrecadem em torno de R$ 18 bilhões por ano. Com um fluxo tão intenso de recursos, as chances de ocorrerem erros, fraudes e desvios são grandes. Por causa disso, auditorias em condomínios se tornam um importante aliado da gestão condominial, trazendo transparência às finanças e permitindo que o trabalho do síndico flua corretamente.
Continue lendo para aprender como funciona auditoria em condomínios e descobrir como contratar ajuda especializada.
O que é auditoria em condomínio?
Fazer uma auditoria condominial significa certificar-se de que todas as entradas e saídas de dinheiro estão sendo feitas corretamente, verificando se todas as movimentações financeiras possuem recibos que comprovem a sua origem e destino. Além de conferir se tudo está sendo feito de acordo com o orçamento aprovado pela assembleia.
Existem dois tipos de auditorias para condomínios:
Auditoria investigativa: é aquela que busca comprovar casos de fraudes, desvio de verbas ou superfaturamento dentro do condomínio, obtendo provas para mover ação contra o responsável pela administração, o síndico ou administradora do condomínio.
Auditoria preventiva: serve para averiguar se as contas estão sendo gerenciadas de forma adequada, procurando evitar possíveis inconvenientes futuros. O ideal é que seja feita mensalmente ou a cada três meses.
A auditoria de condomínio deve ser feita por profissionais da área de contabilidade, que precisam ter conhecimento atualizado sobre as leis fiscais e trabalhistas. O serviço pode ser contratado através de empresas especializadas ou profissionais autônomos.
Quais documentos são consultados na auditoria em condomínio?
Quando o condomínio deve contratar uma auditoria?
A auditoria para condomínio deve ser contratada quando há desconfiança em relação ao síndico. Essa suspeita geralmente parte dos moradores e do Conselho Fiscal, cuja tarefa é ficar de olho nas contas do condomínio.
Para evitar que essa insegurança apareça, é recomendado que os condomínios contratem o serviço de auditorias preventivas, realizadas todos os meses ou a cada três meses, para conferir se está tudo certo com a prestação de contas e se há formas de aperfeiçoar a contabilidade. De forma geral, a prática é recomendada para condomínios grandes que movimentam montantes de dinheiro mensalmente e precisam prestar contas para um vasto número de condôminos.
Como contratar uma empresa de auditoria para condomínios?
Ao pesquisar empresas, é importante buscar aquelas que são especializadas em condomínios. Auditoria é um campo vasto e nem sempre um auditor especializado na área empresarial terá conhecimento técnico para atuar com condomínios. Também é essencial conferir se a equipe de profissionais conta com contadores capacitados.
Antes de fechar qualquer negócio, verifique se a prestadora de serviços possui registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região.
Leia também:
Quanto custa uma auditoria em condomínios?
O custo de uma auditoria de condomínio varia de acordo com o tamanho do empreendimento. No caso de auditorias preventivas, as empresas costumam cobrar de acordo com o número de apartamentos no condomínio, com valores em torno de R$ 3 a R$ 6 mensais por unidade.
Auditorias investigativas são mais caras, pois geralmente são feitas com urgência e isso requer uma maior dedicação do auditor em um curto período de tempo.
Importante considerar que o custo de uma auditagem das contas do condomínio pode ser mais barato do que lidar com os problemas causados por uma contabilidade malfeita ou fraudulenta.
Qual o papel do síndico durante a auditoria condominial?
Se o Conselho Fiscal ou os moradores exigirem uma auditoria do condomínio, a principal função do síndico é disponibilizar toda a documentação exigida e colaborar para que o trabalho seja feito da melhor forma. O Conselho também deve se mostrar aberto para oferecer informações, pareceres e documentação necessária para facilitar o trabalho do auditor.
A desconfiança por parte dos condôminos depende muito da relação que há com o síndico e da transparência do trabalho do profissional. Às vezes é possível contornar situações delicadas com uma conversa honesta e informativa em que o síndico pode esclarecer as despesas do condomínio, explicando do que são formadas as contas do edifício e deixar claro como os moradores podem acompanhar o saldo do caixa e os recolhimentos mensais.
No caso de uma auditoria preventiva, cabe ao síndico reconhecer os problemas e implementar as sugestões oferecidas pelos auditores.
Agora, se o condomínio contrata o serviço de uma administradora, é super importante que o síndico fique de olho nos saldos e toda e qualquer movimentação na conta para fiscalizar se não há desvios de verbas ou má utilização do dinheiro condominial. Afinal de contas, o síndico é o principal responsável pelo condomínio e a prestação de contas.
O que fazer em caso de fraude no condomínio?
Se a auditoria constatar a presença de fraudes, cabe ao condomínio unir as provas e recorrer à Justiça. Quando a administração do condomínio é feita pelo síndico, ele poderá ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.
Entretanto, se a ocorrência de fraude for responsabilidade da administradora de condomínio, o síndico deve entrar com pedido para reaver os valores pagos. Dependendo da situação, há a possibilidade de mover-se um processo judicial contra a empresa, mas recomendamos buscar assistência jurídica antes de fazer qualquer coisa.
Para prevenir fraudes, é fundamental que os moradores participem das reuniões de assembleia e busquem saber o que está acontecendo no condomínio e nas contas do empreendimento.
Auditorias em condomínios trazem mais transparência e confiança ao trabalho do síndico, esse personagem tão importante na qualidade de vida dos moradores.
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