A ata de condomínio é um documento importante, pois registra todos os tópicos e deliberações apresentados durante uma reunião de assembleia. Acompanhe!
Os síndicos sabem o quanto as reuniões de assembleia são importantes para a gestão condominial, afinal é lá onde acontecem as aprovações e determinações.
Neste sentido, o documento ata de condomínio surge como uma maneira de registrar todas estas discussões e criar um histórico do que foi abordado juntos aos condôminos.
Entretanto, nem todos ainda sabem por onde começar a escrevê-la. Por isso, a seguir explicaremos o que é a ata e como produzi-la. Veja!
O que é o livro de ata do condomínio?
A ata de condomínio é um documento oficial, cujo objetivo é registrar tudo o que aconteceu durante uma reunião de assembleia.
No entanto, existem algumas diferenças entre a ata de condomínio e uma ata comum.
Quando a reunião de assembleia for convocada, a ata já deve possuir um texto inicial prevendo os assuntos que serão abordados.
Durante a reunião, a ata deve ser atualizada e fiel às discussões em andamento, votações, resultados e outros detalhes que forem abordados em assembleia.
Em alguns casos, o síndico pode gravar a reunião (com a permissão dos condôminos) e depois transcrever para o documento.
Como fazer um livro ata de reunião de condomínio?
A seguir você confere as respostas para as principais perguntas sobre a ata de condomínio + um passo a passo completo para você criar as suas atas sem erro. Veja!
Como deve ser preenchida e o que deve constar na ata?
A ata de condomínio, como você já sabe, deve ser iniciada antes da reunião de assembleia acontecer, já prevendo os assuntos que serão abordados.
Existem alguns pontos que devem constar neste documento:
data, hora e local da reunião;
nome do condomínio;
se é uma assembleia geral ordinária ou extraordinária;
nome do presidente e secretário da reunião;
lista dos condôminos presentes e ausentes;
lista das pautas que serão abordadas;
deliberações;
informação se há quorum presente;
assinatura das pessoas presentes, principalmente do presidente e secretário da reunião.
Quem é o primeiro a assinar uma ata?
Não existe uma ordem obrigatória durante a assinatura. Geralmente, estas são as pessoas que devem assinar a ata de condomínio:
Obrigatoriamente, o presidente e o secretário da reunião;
Facultativamente, o síndico;
Os condôminos também devem assinar a ata, quando firmado por escrito no momento da assembleia, ou a lista de presença que também fará parte do documento oficial.
O que escrever na primeira folha do livro ata?
Existem algumas informações que devem constar no termo de abertura do livro ata do condomínio. São estas:
quantidade de folhas;
nome do condomínio;
local e data;
inscrição no CNPJ;
assinatura do síndico;
e, por fim, deixar claro na abertura que o livro servirá de registro das atas.
Qual é a formatação de uma ata?
Idealmente, a formatação da ata de condomínio pode ser feita da seguinte forma:
Fonte: Arial, Courier New ou Times New Roman (a fonte escolhida deve ser usada em todas as atas);
Tamanho padrão: 12;
Espaçamento entre linhas de 1,5. Esta formatação permite clareza do texto e facilitação da leitura;
O título da ata ser estar centralizado, negrito e com tamanho padrão 14;
As folhas impressas devem ser adicionadas ao livro ata e deverão obedecer ao formato padronizado de: 16,5 X 19; com margem de 2 centímetros na esquerda e direita;
Todo o corpo da ata deve conter um único parágrafo.
Quem pode ter acesso ao livro de atas do condomínio?
Além do síndico, todos os condôminos podem ter acesso a qualquer documento que diz respeito ao condomínio, incluindo o livro de atas ou mesmo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em reunião de assembleia.
É obrigatório registrar ata?
Depende. O Código Civil não determina nenhuma obrigação, portanto o síndico deve registrar a ata somente se a convenção do condomínio exigir.
Quem registra a ata de condomínio? Como validar?
Se o registro da ata for uma obrigatoriedade do condomínio, então o síndico deverá comparecer no Cartório de Registro de Títulos e Documentos, portando a ata impressa e a relação das assinaturas.
Qual o tempo de validade da ata de condomínio?
A ata de condomínio possui validade vitalícia. Essa validade só será revogada se ocorrer uma nova reunião de assembleia revogando as deliberações anteriores.
Quem escreve a ata de reunião do condomínio?
O síndico nomeará uma pessoa no início da reunião para ser o secretário da assembleia, que será responsável pelas atas.
Como corrigir uma ata depois que ela é assinada?
Neste caso, é preciso fazer um adendo, colher as assinaturas dos mesmos condôminos que assinaram a ata e registrar este adendo.
Caso o seu condomínio possua o hábito de fazer a leitura e aprovação da ata na reunião de assembleia seguinte e o erro não for de grandes proporções, basta aguardar a próxima reunião e fazer a correção.
Qual o prazo para impugnar ata de assembleia de condomínio?
De acordo com o art. 178 do Código Civil, o prazo para pleitear a anulação de uma reunião de assembleia é de quatro anos, a contar a partir da data de sua realização.
Como fazer a ata de eleição de síndico?
A ata de eleição de síndico não é muito diferente de uma ata de condomínio comum e também deve registrar todas as deliberações da reunião.
Portanto, deve conter:
data, local, horário de início e fim da reunião;
lista de presença dos participantes (em caso de inquilino, ele deve apresentar a procuração do condômino);
leitura das informações relacionadas à eleição do síndico, já especificadas na convocação, mas também registradas na ata;
em seguida, coloca-se o nome dos candidatos e dá-se início à votação, contagem dos votos e deliberação do vencedor;
descrição detalhada das tarefas a serem delegadas ao novo síndico;
prazos para determinadas ações e os responsáveis pela execução;
encerramento da assembleia;
e, por fim, o registro da ata em cartório.
Ata de eleição de síndico volta a ser requisito obrigatório
Recentemente, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação revogou a Instrução Normativa nº 04/2020, que determinava que a ata de eleição do síndico não era requisito obrigatório.
No entanto, esta regra só era válida enquanto perdurava o estado de emergência de saúde pública decorrente da COVID-19.
Desde o dia 03 de outubro de 2022, esta ata volta a ser obrigatória nos condomínios.
Agora que você já entendeu a importância da ata de condomínio e por onde começar a escrever a sua, confira os três modelos de atas de reunião que criamos especialmente para você. Basta clicar aqui e inscrever-se no formulário e baixar
E é justamente essa amplitude que, muitas vezes, confunde os gestores de condomínios, que optam por terceirizar algumas atividades a fim de conseguirem dar conta de todas estas frentes.
Uma das opções mais utilizadas pelos síndicos é a contratação de uma administradora, que será capaz de ajudá-lo a organizar e gerenciar todos os processos da gestão.
Por outro lado, terceirizar as responsabilidades pode causar sérios problemas e afetar o trabalho e a reputação do síndico.
Nestes casos, o ideal é contratar uma ferramenta, como a administradora digital, que o ajudará a ter mais eficiência na gestão condominial.
Apesar de ser uma excelente solução, muitos síndicos ainda têm muitas dúvidas sobre o assunto.
Por isso, reunimos aqui as principais perguntas sobre as administradoras digitais e as respostas para as várias dúvidas acerca desta tecnologia. Confira!
O que é uma administradora digital?
Uma administradora digital é uma solução que visa auxiliar o síndico na gestão financeira do condomínio, que inclui: planejamento, organização e controle dos recursos financeiros da comunidade.
O seu objetivo principal é tornar o trabalho do síndico mais eficiente, para que o condomínio funcione para os moradores e para que o patrimônio dos condôminos seja valorizado.
Na prática, uma administradora digital é um sistema completo e que possui ferramentas úteis para que o síndico possa:
ficar por dentro da situação financeira do condomínio a qualquer momento;
ter processos mais eficientes e com menores chances de erro, garantindo uma economia maior para o condomínio;
obter a prestação de contas anual em dois cliques;
obter o balancete do mês;
obter a previsão orçamentária;
acompanhar em tempo real a execução orçamentária, verificando se o que foi previsto está sendo executado;
verificar a situação da inadimplência no condomínio;
Por aqui, vemos que tanto os síndicos moradores, quanto os síndicos profissionais podem usufruir dos benefícios da administração digital e terem bons resultados com esta tecnologia.
para os síndicos moradores: terão suporte para gerenciar o condomínio de forma eficiente e ágil, otimizar os processos e melhorar a vida da comunidade onde ele também reside, economizando os recursos financeiros da comunidade;
para os síndicos profissionais: serão capazes de gerenciar todos os seus condomínios de qualquer lugar com inteligência e poderão centralizar todas as informações necessárias em um mesmo local, sem burocracia para fazer a gestão, economizando tempo.
Como contratar uma administradora digital?
Se o condomínio já possui uma administradora e pretende fazer a troca para uma administradora digital, saiba que, caso não esteja previsto regras para a mudança na Convenção do Condomínio, não é necessário aprovar em reunião de assembleia.
Geralmente, o síndico escolhe a administradora e, em seguida, faz a validação da nova empresa em uma reunião de assembleia, na qual é necessário estar 50% + 1 dos condôminos presentes.
Caso a empresa escolhida não seja validada pela assembleia, o síndico deverá realizar uma nova busca.
Na verdade, uma administradora digital pode custar menos do que uma administradora tradicional.
Isso porque a administradora tradicional costuma cobrar taxas por serviços como taxa para geração da DIRF e RAIS, taxa de motoboy ou taxa de digitalização de documentos, por exemplo, enquanto a administradora digital cobra apenas o valor pelo uso da solução.
Na prática, a opção digital pode ajudar o síndico a proporcionar uma economia de 30% em administração, em média.
Todo condomínio deve ter uma administradora digital?
Apesar do que muita gente pensa, uma administradora digital pode ser bastante útil em todos os tipos de condomínios.
Independentemente da quantidade de unidades, com uma administradora digital, o síndico será capaz de:
ter clareza sobre as informações financeiras do condomínio, proporcionando maior transparência aos condôminos;
acessar todos os dados financeiros ou documentos em poucos cliques;
promover reuniões de assembleias mais engajadas e eficientes;
gerenciar o dinheiro do condomínio sem necessitar de terceiros no processo;
agilizar tarefas burocráticas, como a prestação de contas, por exemplo;
Quais são os benefícios de uma administradora digital?
Uma administradora digital possui benefícios que vão desde a facilitação da comunicação entre os síndicos e os condôminos, até a gestão financeira e fiscal do condomínio.
Mas aqui vamos destacar os principais benefícios do TownSq Administração Digital:
Aplicativo de gestão e comunicação do condomínio;
Conta individual exclusiva do condomínio;
Acesso ao extrato com comprovantes em tempo real;
Acompanhamento do status de pagamentos a fornecedores;
Acesso à prestação de contas e balancete em 2 cliques;
Autonomia nas operações financeiras;
Entregas de declarações fiscais pelos nossos especialistas;
Transparência e confiança entre os moradores e a gestão;
Gestão da folha de pagamento dos funcionários do condomínio;
Gestão da inadimplência e dos acordos de dívidas;
Acompanhamento trimestral personalizado com o síndico;
Informações do condomínio protegidas no Servidor Amazon AWS, um dos mais seguros do mundo.
Qual é a melhor administração digital?
Existem diversas administradoras digitais no Brasil, mas só existe uma que está presente em mais de 20 mil condomínios, 4 países e em 3 milhões de residências: o TownSq Administração Digital.
O TownSq oferece um sistema de gestão do condomínio e dos recursos financeiros ao síndico e comunidade, garantindo maior segurança, transparência e economia na gestão dos recursos do condomínio.
Ao mesmo tempo que os nossos especialistas dão todo o suporte necessário para a parte burocrática – das declarações fiscais à folha de pagamento dos funcionários.
Conseguiu perceber os benefícios em adotar uma administração digital no seu condomínio?
Então, aproveite para ver como funciona o TownSq Administração Digital na prática. É só se inscrever no formulário abaixo!
Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para centralizar as observações dos moradores. Entenda mais sobre este recurso a seguir!
Além de representar o condomínio, cuidar da gestão financeira, das manutenções, realizar reuniões de assembleia e mais, o síndico também precisa manter a harmonia e o bem-estar dos moradores.
Uma das maneiras mais simples de fazer isso é ouvindo atentamente aos problemas, críticas e sugestões das pessoas que fazem parte da comunidade.
No entanto, um síndico não conseguiria passar o dia inteiro apenas ouvindo as pessoas pessoalmente.
Por isso, existe o livro de ocorrências. Uma maneira simples de registrar e centralizar todas estas informações.
Se você ainda tem dúvidas e não sabe por onde começar a criar ou preencher o livro de ocorrências do seu condomínio, a seguir você encontrará a resposta para as suas principais dúvidas. Continue lendo!
O que é o livro de ocorrências do condomínio?
O livro de ocorrências do condomínio é um recurso criado para reunir as principais reclamações e sugestões dos moradores.
A vantagem deste livro é conseguir centralizar todas as observações dos moradores em um único local e facilitar a comunicação da comunidade com o síndico.
Além disso, o livro de ocorrências também pode servir como prova em caso de ações judiciais no condomínio.
Como escrever no livro de ocorrências do condomínio?
Para escrever no livro de ocorrências do condomínio, você deve preencher as opções que estiverem presentes e inserir o maior número de detalhes e informações relevantes para deixar clara a sua situação.
Veja algumas opções que podem ser incluídas no livro de ocorrências do seu condomínio:
nome do condomínio;
endereço e dados adicionais do condomínio;
nome do funcionário (se for necessário);
função do funcionário;
data do registro;
hora do registro;
autor da ocorrência;
número da unidade envolvida;
data da ocorrência;
descrição da ocorrência.
O livro de ocorrências é obrigatório no condomínio?
Não. O livro de ocorrências não é um recurso obrigatório, no entanto pode ser bastante útil na gestão da comunicação do síndico com os moradores.
Por outro lado, se o livro de ocorrências trouxer mais problemas do que soluções, o síndico pode levar a situação para uma reunião de assembleia e propor a retirada do recurso.
Se o condomínio ainda não possui um livro como este e deseja implementá-lo, também deverá levar a situação para uma reunião de assembleia e aprovar a criação do livro de ocorrência por maioria simples.
Quem tem direito de saber quem reclamou no condomínio?
Depende. Na prática, não existe nenhuma regra explícita que proíba o síndico de contar quem fez uma reclamação.
No entanto, é o seu dever manter o bem-estar e harmonia dos moradores do condomínio.
Caso o síndico seja confrontado por um morador que recebeu uma reclamação, poderá falar quem reclamou, mas sem dar muito foco a isso.
Perceba que nestas situações, o ideal é usar as palavras certas para não gerar um conflito desnecessário entre dois moradores.
Se por acaso não seja importante revelar quem fez a reclamação, o síndico deve tomar essa decisão a fim de evitar polêmicas, vinganças ou brigas.
Quais são os formatos mais utilizados de livro de ocorrências?
Livro da portaria
O livro é o formato mais comum nos condomínios. De forma geral, funciona como um caderno em branco, que fica alocado na portaria e os moradores podem escrever manualmente as suas reclamações ou sugestões.
E-mail do síndico
Em condomínios menores e mais modernos, uma das opções é usar o e-mail do síndico como livro de ocorrências.
Por ter menos moradores, a caixa de entrada do síndico não ficará tão lotada e será possível dar conta de todas as solicitações sem muitos problemas.
Neste formato, a garantia de privacidade nas reclamações aumenta e os moradores podem fazê-las da sua unidade, sem precisar descer até a portaria.
WhatsApp do síndico
Assim como no e-mail, o WhatsApp também é uma opção para condomínios menores, também garante maior privacidade para os moradores e as pessoas podem fazer o envio diretamente do seu celular, sem precisar sair da unidade.
Por outro lado, o WhatsApp, por ser uma ferramenta de comunicação rápida, pode causar a sensação de urgência e de que as mensagens e solicitações precisam ser respondidas imediatamente.
Para evitar problemas, o síndico deve sempre se adiantar e determinar algumas regras para os envios, respostas e resoluções das ocorrências.
Aplicativo do condomínio
Já o aplicativo para condomínio, permite centralizar todas estas solicitações em um local seguro para os moradores e também para os síndicos, sem chances de perder ocorrências, esquecer delas ou tratá-las com imediatismo.
No aplicativo TownSq, esse recurso se chama “Chamados”. É o canal privado entre moradores e o síndico.
Caso tenha algum acontecimento no condomínio que seja necessário comunicar, os usuários podem abrir um chamado privado para o síndico, subsíndico, conselho ou funcionário do condomínio em poucos segundos e sem sair de casa.
Além disso, a funcionalidade de “Chamados” também permite:
categorizar os chamados abertos;
enviar um chamado para um grupo específico, como o grupo de pessoas do conselho, grupo de funcionários, etc;
enviar um chamado diretamente para a pessoa responsável, que será notificada imediatamente;
garante a segurança das informações apresentadas no chamado em aberto;
o síndico consegue retornar a solicitação direto pelo aplicativo;
e o morador consegue acompanhar todo o processo desde a abertura do chamado até a devolutiva no síndico.
Este artigo ajudou você a entender o que é e como usar o livro de ocorrências do condomínio?
Se quiser entender como modernizar esse recurso na sua comunidade, preencha o formulário abaixo e saiba mais sobre o aplicativo TownSq.
Assédio moral entre vizinhos no condomínio é uma situação comum que pode ter consequências sérias, assim como o assédio moral que acontece fora do condomínio. Saiba mais sobre o assunto neste artigo, entenda qual deve ser o posicionamento do síndico e o que o morador vítima destes casos pode fazer.
A vida em comunidade nem sempre é tão harmoniosa quanto desejamos. Como convivemos com pessoas diferentes, com histórias, gostos, opiniões às vezes bem distintas das nossas, é normal que discordâncias aconteçam. Afinal, isso acontece em qualquer lugar.
Mas e quando os conflitos saem dos limites a ponto de causar um dano a alguém? O assédio moral ocorrer dentro do condomínio muda alguma coisa?
Xingamentos, ameaças, humilhações, acusações falsas são formas de assédio moral que muitas vezes acontecem entre vizinhos no condomínio.
Situações como essas são delicadas. É preciso muita cautela para que quem sofreu possa ser redimido e para que a paz seja restabelecida no condomínio.
Neste artigo você vai entender o que é assédio moral, o que é dano moral, quais são as consequências e o que fazer quando esse tipo de situação acontece no condomínio. Continue lendo!
Assédio ou dano moral entre vizinhos?
Embora estejamos acostumados a usar o termo “assédio moral” para nos referirmos aos ataques morais entre vizinhos, a verdade é que este tipo de briga só poderá ser classificada como assédio quando se presume algum tipo ou tentativa de subordinação.
Situações de ofensa, constrangimento, humilhação entre moradores poderão apenas entrar emdano moral.
De acordo com o Artigo 186 do Código Civil o que se classifica como dano moral:
“Aquele que, por ação ou omissão voluntária, negligência ou imprudência, violar direito e causar dano a outrem, ainda que exclusivamente moral, comete ato ilícito”.
O Artigo 927 também determina a responsabilidade civil de quem causar um dano:
Aquele que, por ato ilícito (Arts. 186 e 187), causar dano a outrem, é obrigado a repará-lo.
Portanto, entendemos que mesmo que a nomenclatura seja diferente, o morador que comete dano moral pode ser responsabilizado, pois é culpado de agir ferindo direitos da personalidade, como a honra, a dignidade, intimidade, a imagem, o bom nome, entre outros.
Mesmo assim, neste artigo utilizaremos o termo “assédio moral” para falar sobre o dano moral e facilitar o entendimento.
Que tipo de situações podem ser consideradas assédio moral no condomínio?
O assédio moral no condomínio acontece quando:
O síndico coloca funcionários numa perturbação psicológica contínua e prolongada;
Quando este tratamento vem da parte dos moradores para com os funcionários;
Quando o tratamento é dos moradores com o síndico.
Já as situações de danos morais perturbam a tranquilidade psicológica e a personalidade do indivíduo. Podem acontecer de diversas formas, sendo as mais comuns:
Agressões verbais;
Provocações;
Injúria;
Protesto indevido;
Humilhação;
Ofensas públicas;
Acusações falsas;
Extravio de correspondência.
Se algo que você vivenciou no condomínio se enquadra em um desses exemplos de dano moral, atenção: cada situação é relativa, e uma denúncia levará em consideração o contexto do ocorrido.
Como agir em caso de dano moral?
O que o morador deve fazer
Se o conflito não tiver como estopim algo relacionado ao condomínio, os envolvidos devem buscar a resolução sozinhos. Fazer um acordo para manter a civilidade é um gesto de respeito um com o outro e com os demais moradores.
Em casos graves, é importante consultar um advogado e compartilhar com ele os detalhes do ocorrido Ele saberá exatamente quais são as medidas cabíveis de acordo com a forma de dano moral causado, como queixa na polícia, por exemplo.
O que o síndico deve fazer
O síndico deve entender, primeiramente, que por mais que possa ter alguém “mais certo” ou alguém “mais errado” na história, ele não deve tomar partido. É importante lembrar que mesmo sendo o representante legal do condomínio, o síndico não deve intervir em brigas pessoais.
Em todo caso é importante que a situação seja comunicada ao síndico, para que ele possa consultar um especialista, o Regimento Interno e a Convenção do Condomínio, para saber como agir em diferentes casos, especialmente naqueles em que o motivo do conflito é algo relacionado ao condomínio.
Se a situação perturbar a paz do condomínio de forma geral, o síndico pode aplicar multas. Se a situação classificar-se como violência, o síndico pode ligar para a polícia.
Se o conflito não for algo pontual e um morador se classificar como antissocial, o síndico poderá notificar o morador e, posteriormente, multá-lo pelos descumprimentos das regras do condomínio.
Qual é a punição para o crime de assédio moral dentro do condomínio?
Dano moral e assédio moral podem ter consequências jurídicas com responsabilidade civil ou criminal, dependendo de cada situação. Cada caso é um caso.
Além disso, alguns fatores podem dificultar a penalização do assédio, como a subjetividade do dano em algumas situações, falta de testemunhas e dificuldade de verificar a causa do conflito.
Se alguma situação vivenciada em seu condomínio for considerada muito grave, entenda mais sobre a possibilidade de expulsão do condomínio. Boa leitura!
Procurando como abrir CNPJ para condomínio? Neste artigo, você encontrará o passo a passo completo.
Você já se perguntou o porquê um condomínio deve ter um CNPJ?
Na verdade, um condomínio sem CNPJ é como uma pessoa comum sem CPF.
Isso significa que a inscrição do condomínio no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é importante para garantir a existência dele e manter relações com terceiros.
Quem diz isso é José Roberto Graiche, presidente da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo (AABIC). Veja:
“Ainda que não caracterizados como pessoas jurídicas, os condomínios edilícios, sujeitos à incidência, à apuração ou ao recolhimento de tributos federais administrados pela Receita Federal do Brasil (RFB), estão obrigados a se cadastrar no CNPJ (Instrução Normativa RFB 748/2007, artigo 11). Com efeito, qualquer condomínio que contratar empregados é obrigado a possuir registro no CNPJ, pois a folha de pagamento de salários está sujeita à incidência do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Igualmente, para se efetuar o recolhimento do PIS, é necessário o lançamento do CNPJ do condomínio.”
Na prática, um condomínio sem CNPJ não pode contratar funcionários, prestadores de serviços, abrir uma conta no banco, realizar a compra de materiais, entre outros.
Por isso, neste artigo você encontra o passo a passo completo para abrir o CNPJ do seu condomínio. Veja a seguir!
Como abrir CNPJ para condomínio? Confira o passo a passo
Para abrir o CNPJ do condomínio, você deve seguir estas etapas:
Realize a assembleia geral ordinária;
Contrate um contador;
Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ;
Cadastre o condomínio no ReceitaNet;
Gere o Documento Básico de Entrada (DBE);
Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma sede da Receita Federal.
Passo #01: Realize a assembleia geral ordinária
Normalmente, a Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião que acontece, obrigatoriamente por lei, uma vez ao ano.
Esta reunião tem como objetivo realizar atividades, como prestação de contas do condomínio, eleição e destituição do síndico, entre outras decisões.
Neste caso, esta será a primeira reunião de assembleia do condomínio, destinada a criar a Convenção, o Regimento Interno e eleger o primeiro síndico.
Depois de feita, a minuta da convenção e a ata da eleição devem ser registradas no Cartório de Registro de Imóveis e arquivadas corretamente, pois serão documentos importantes no processo de emissão do CNPJ do condomínio.
O segundo passo para dar entrada na emissão de CNPJ do seu condomínio, é contratar um contador de confiança para auxiliar neste processo.
Não existe nenhum motivo para o síndico fazer tudo sozinho, pois, junto com as tarefas do dia a dia, poderá haver confusão e erros durante a preparação da documentação ou nos registros iniciais.
Na hora de escolher um contador, pense nos seguintes critérios:
Por especialidade: certifique-se que ele conhece a área condominial e se já possui experiência trabalhando em administradoras de condomínios, ao lado de síndicos, gestores, entre outros;
Por perfil profissional: vá além das questões técnicas e perceba se o profissional é proativo, ágil, dinâmico, organizado e se será acompanhar de estar ao seu lado como um conselheiro e não apenas um “finalizador de tarefas burocráticas”;
Por indicação: se você ainda não se sente confiante para escolher um contador sozinho, pode pedir indicações de conhecidos ou conversar com clientes que já foram atendidos por este mesmo profissional. Desta forma, você conseguirá ter o aval de quem já trabalhou com este contador e se sentirá mais confiante para tomar a sua decisão;
Por afinidade com a tecnologia: nos últimos anos, a área da contabilidade e da gestão condominial tem se tornado cada vez mais digital. Portanto, ter ao seu lado um contador que tem afinidade com o mundo digital e sabe usar a tecnologia ao seu favor, pode ser um ponto positivo a mais durante a escolha deste profissional.
Passo #03: Prepare os documentos importantes para a abertura do CNPJ
Depois de escolher o profissional ideal para auxiliar você durante o processo de abertura do CNPJ do condomínio, é hora de separar a documentação necessária para este processo.
Para facilitar, nós separamos aqui a lista atualizada:
Passo #04: Faça o cadastro do condomínio no Portal RedeSim
Se o seu condomínio já está regularizado, ou seja:
Possui inscrição de escrituras definitivas no Cartório de Registro de Imóveis;
Expediu o documento Habite-se, o que garante que a construção da propriedade foi concluída com êxito;
Elaborou a convenção do condomínio;
Realizou a convocação da primeira reunião de assembleia para eleição do síndico e do conselho fiscal;
Realizou o desmembramento do IPTU por unidade;
E, por fim, fez o registro do condomínio e da convenção no Cartório de Registro de Imóveis.
Então, você já pode preencher o cadastro de Pessoa Jurídica, o ReceitaNet, que fica no site da Receita Federal. Veja o passo a passo:
No site da Receita Federal, acesse o Coletor Nacional, que fica no Portal Redesim e centralizado no site gov.br.
Em seguida, clique em “Abra sua Pessoa Jurídica”.
Ao clicar na opção anterior, uma nova página se abrirá para você. Nesta aba, você consegue perceber que existem três passos simples, pelos quais você deve passar até chegar, de fato, na emissão do CNPJ. Vamos ao primeiro.
Na opção de “Consulta Prévia”, você fará uma pesquisa eletrônica que permite verificar se:
É possível realizar a atividade solicitada na cidade escolhida;
E se já existe uma pessoa jurídica com um nome idêntico ou semelhante ao seu.
Feito isso, é hora de fazer a Coleta de Dados. Vamos à segunda opção.
Nesta etapa, você vai fornecer todos os dados e informações de interesse dos órgãos envolvidos no processo de registro de pessoas jurídicas.
No passo #02, você já viu quais são os documentos necessários, certo? Portanto, tenha eles em mãos durante a coleta de dados.
Mas atenção:Por se tratar de um condomínio e a sua documentação de constituição já ter sido registrada em cartório, a próxima etapa é entregar toda a documentação em mãos na sede da Receita Federal.
A documentação será analisada e, estando tudo correto,o CNPJ do condomínio será emitido, junto com as inscrições tributárias estadual e municipal.
Para finalizar, vamos à última opção: licenças.
Depois que você já entregou toda a documentação necessária e já conseguiu emitir todos os registros necessários, a última etapa é o licenciamento.
Nesta etapa, o órgão regulador se encarregará por verificar os requisitos de segurança sanitária, controle ambiental, prevenção contra incêndios e pânicos e demais exigências previstas na legislação, para que, então, seja permitido o funcionamento da Pessoa Jurídica.
Esta etapa é obrigatória e o Portal Redesim fará uma verificação em conjunto com todos os órgãos e entidades responsáveis pelos licenciamentos.
Com base nesta análise, será definido o grau de risco e os tratamentos de dados para a obtenção do licenciamento.
Veja quais são os tipos de níveis de riscos:
Nível de risco I: risco leve, irrelevante ou inexistente, portanto dispensa a necessidade de liberação da atividade, vistoria para regularização e só está sujeito à fiscalização posterior;
Nível de risco II: risco médio, permite emissão de licenças, alvarás e similares para inícios da operação;
Nível de risco III: risco alto, permite a emissão de licenças somente após o cumprimento de todas as exigências determinadas.
Passo #05: Gere o Documento Básico de Entrada (DBE)
Agora que finalizamos todos os passos anteriores, é hora de gerar o Documento Básico de Entrada, o DBE.
Somente após a coleta de dados e o preenchimento das informações, o documento DBE será gerado.
Este documento deve ser assinado pelo síndico do condomínio e também registrado no cartório. Em seguida, você poderá uní-lo aos outros documentos de entrada, já citados anteriormente.
Importante:A RFB arquiva esses documentos, portanto lembre-se de levar uma cópia reconhecida em cartório e não o documento original.
Esse documento é concedido pela Receita Federal e utilizado para a solicitação do CNPJ ou qualquer alteração que você deseje fazer no futuro, como mudança dos dados cadastrais ou cancelamento do CNPJ.
Caso você utilize a certificação digital ou senha fornecida pelos órgãos conveniados, então utilizará o Protocolo de Transmissão, no lugar do DBE.
Depois de gerar esse documento, o site informará o endereço de uma sede da Receita Federal, para a qual o síndico deve levar os seguintes documentos:
Documento Básico de Entrada ou o Protocolo de Transmissão;
Convenção do Condomínio, registrada no Cartório de Registro de Imóveis;
Ata da primeira reunião de assembleia, que deliberou sobre a eleição do síndico, registrada no Cartório de Registro de Títulos e Documentos.
Feito isso, o síndico deve agendar um horário para ir até a RFB, protocolar estes documentos e aguardar o deferimento.
Passo #06: Aguarde a finalização do processo e retire o cartão do CNPJ em uma delegacia
Por fim, é só aguardar a finalização do processo e retirar o cartão do CNPJ no mesmo local onde você levou a documentação.
Atenção: Se houver mudança de síndico, então o cadastro no CNPJ também deve ser atualizado.
Este artigo ajudou você a entender como abrir CNPJ para condomínio? Aqui no blog da TownSq, também temos outros conteúdos que podem ajudar você.
O zelador é o profissional encarregado de vigiar, fiscalizar e zelar pelo condomínio. Você já deve saber as funções dele, mas sabe o que o zelador não pode fazer? Veja a seguir!
O zelador do condomínio possui um papel muito importante para a manutenção do bem-estar na comunidade.
Afinal, ele é o responsável por manter tudo funcionando em perfeitas condições, garantindo que os condôminos estejam seguros e em harmonia.
No entanto, ainda é bastante comum que algumas pessoas confundam as suas atribuições com outras funções e fiquem na dúvida sobre o que o zelador não pode fazer.
A seguir, você confere quais são as funções do zelador e quais são as atividades que ele não pode fazer. Continue lendo!
Quais as funções de um zelador de prédio?
Realizar a manutenção do condomínio
Fiscalizar o uso das áreas comuns pelos condôminos, inquilinos e visitantes;
Verificar o funcionamento das instalações elétricas e hidráulicas do empreendimento;
E, por fim, o zelador não é um corretor de imóveis.
Zelador não é o subsíndico do condomínio
Apesar de atuar dando suporte aos moradores, fiscalizando o uso das áreas comuns e supervisionando atividades em andamento, como as reformas, isso não faz do zelador o subsíndico do condomínio.
Na verdade, o trabalho do zelador é subordinado ao do síndico e ele deve reportar constantemente sobre a situação da comunidade.
Zelador não é o porteiro do prédio
Sim, o zelador pode auxiliar algumas atividades na portaria, mas não é ele o responsável pelo controle e gestão das entradas e saídas do condomínio.
Neste caso, o condomínio deve possuir um profissional controlador de acesso ou adotar um sistema de portaria remota.
Zelador não é o faxineiro do prédio
Essa é, provavelmente, uma das maiores confusões quando se trata da profissão de zelador.
Na verdade, o zelador é responsável pela coordenação das atividades de faxina e limpeza e responsável por também supervisionar essas atividades.
Zelador não é o corretor de imóveis
Ainda que o zelador tenha o conhecimento acerca dos processos do condomínio, da estrutura do prédio ou até mesmo das unidades, ele não pode ser responsável por intermediar a locação ou venda de imóveis do condomínio.
Essa prática pode ser vista como ilegal, afinal para atuar como corretor uma pessoa precisa obter o seu número do CRECI, que é o órgão fiscalizador da profissão.
Este artigo foi útil para você? Então, aproveite o nosso material gratuito de limpeza de condomínio e gerencie as atividades do seu prédio.
Sim, a esposa ou marido da pessoa proprietária do apartamento pode se candidatar ao cargo de síndico sem problemas. Continue lendo e veja outras questões sobre esse assunto.
O síndico é o administrador do condomínio. E por ter um cargo tão importante, ele deve ser escolhido com bastante atenção e cautela.
Afinal de contas, ele será o responsável por:
representar o condomínio em juízo ou fora dele;
defender os interesses comuns da comunidade;
informar imediatamente aos condôminos, em caso de procedimento judicial ou administrativo e o seu impacto no condomínio;
cumprir e fazer cumprir a convenção do condomínio, o regimento interno e as determinações das reuniões de assembleia;
preservar as áreas comuns do condomínio;
realizar manutenções periódicas ou quando forem necessárias;
realizar a gestão da inadimplência do condomínio e realizar a cobrança aos condôminos inadimplentes;
impor e aplicar multas e advertências, quando fizer sentido;
apresentar a prestação de contas em reunião de assembleia, anualmente ou quando os condôminos exigirem;
convocar a reunião de assembleia aos condôminos;
e, por fim, realizar o seguro da edificação.
Você já deve ter percebido que são muitas responsabilidades, certo? Por isso, é comum que haja muitas dúvidas sobre este assunto.
A seguir você encontra a resposta para algumas perguntas. Continue lendo!
Quem pode ser candidato a síndico?
De acordo com o Código Civil, qualquer pessoa, seja ela de natureza física ou jurídica, poderá exercer a função de síndico de condomínio.
A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se.
Após a eleição, o novo síndico poderá assumir o cargo e administrar o condomínio por 2 anos.
Quem é impedido de ser síndico?
Sim, algumas pessoas NÃO podem assumir o cargo de síndico de condomínio.
Pessoas magistradas ou grão mestres da Maçonaria não podem ser síndicos de forma nenhuma, nem como síndicos moradores ou síndicos profissionais.
Além disso, não é correto que um síndico seja réu em um processo e autor de uma ação de inadimplência, pois há o choque de interesses nestes casos.
O marido ou a esposa da pessoa proprietária do apartamento pode ser síndico(a) do condomínio?
Sim. Como o Código Civil deixa claro que qualquer pessoa pode se candidatar ao cargo de síndico, então o cônjuge do proprietário do apartamento poderá participar da eleição e assumir o cargo sem problemas.
Este artigo ajudou você a encontrar a resposta para a sua dúvida? Então, continue lendo o blog da TownSq e veja também o nosso guia completo do sindico profissional. Boa leitura!
Procurando planilhas para condomínio? Veja aqui uma lista com 6 das nossas principais planilhas gratuitas e essenciais para síndicos. Continue lendo!
A rotina de um síndico pode ser repleta de imprevistos e dores de cabeça, caso ele não esteja com os seus processos organizados.
Para dar uma forcinha nestas situações, utilizar as planilhas pode ser uma ação de grande valia no dia a dia.
Pensando nisso, nós criamos 6 materiais totalmente gratuitos, que funcionam como ferramentas de otimização das tarefas rotineiras de um síndico.
O objetivo das planilhas de condomínio apresentadas aqui é auxiliar o síndico a acompanhar os processos com eficiência, economizar tempo e tomar decisões de maneira mais estratégica. Confira a seguir para fazer os downloads gratuitos!
1. Planilha de Prestação de Contas
Com esta planilha, os dados necessários para apresentar a prestação de contas aos condôminos estarão mais organizadas e acessíveis.
Ainda, o síndico poderá tomar melhores decisões com base na quantidade de dinheiro disponível, sendo possível escolher economizar ou investir com mais facilidade.
Além disso, esta planilha também apresenta:
uma base comparativa para analisar se o período está indo bem em relação ao histórico;
quantidade de dinheiro suficiente no caixa, sendo possível analisar se é possível realizar as manutenções necessárias ou adquirir novos equipamentos;
e, por fim, também apresenta uma consulta rápida dos principais gastos realizados em determinada data.
Nem sempre é fácil determinar a taxa do condomínio, certo? Nestes casos, se o síndico não argumentar o aumento, poderá afetar a sua reputação perante os condôminos.
Por isso, esta planilha ajudará você a calcular o valor da taxa condominial, levando em consideração diversos fatores, como:
Pró-labore ou isenção da taxa de condomínio do síndico;
Taxa da administradora do condomínio;
Salário de funcionários e encargos sociais;
Água;
Luz;
Telefone;
Materiais de limpeza;
Outros.
Desta forma, o seu trabalho será simplificado e você ainda terá o histórico do cálculo, que será bastante útil para apresentar os motivos do aumento em reunião de assembleia.
3. Planilha de Controle dos Visitantes do Condomínio
Se você precisa acompanhar as entradas e saídas de visitantesdo seu condomínio, mas sente que ainda possui dificuldade em organizar esse processo, esta planilha pode te ajudar.
De maneira bastante simples e eficaz, você poderá utilizar este material gratuito para registrar quem entra e quem sai do condomínio, além de ter um histórico destas informações, caso precise no futuro.
4. Planilha de Controle das Reservas do Salão de Festas
Cuidar das áreas comuns do condomínio é uma das responsabilidades de um síndico.
Entre elas, o salão de festas é uma das áreas do condomínio que mais gera problemas e falhas no processo de controle das reservas.
Geralmente, as causas estão na falta de organização, por isso nós criamos uma planilha destinada a facilitar esta atividade.
Para isso, basta definir um responsável pelas reservas, utilizar um calendário e centralizar as informações em um único local, facilitando todo o processo.
Controlar todo o condomínio é uma tarefa que exige muito foco e organização do síndico. Afinal de contas, se um pequeno erro não for corrigido a tempo, o resultado poderá não ser tão bom no futuro.
Para melhorar a vida do síndico, nós criamos uma planilha completa de controle do condomínio, onde você poderá:
gerenciar todas as entradas e despesas;
acompanhar o saldo do condomínio, mês a mês;
coordenar as férias dos funcionários e saber quem está trabalhando, quando e em qual horário de maneira rápida;
acessar uma lista completa com as principais manutenções a serem observadas ou realizadas periodicamente;
e, por fim, ter acesso a um calendário com as principais reuniões de assembleia, evitando esquecer de convocar os condôminos ou mesmo de realizar a próxima reunião.
Por fim, temos a planilha de limpeza do condomínio. Um material gratuito e completo, capaz de ajudar você a organizar o processo de limpeza das áreas, determinar quem são os funcionários responsáveis pela higienização e garantir que nada seja esquecido.
Esta é uma planilha muito fácil de usar. Veja:
insira o número de ambientes e áreas comuns;
adicione sempre o número de funcionários contratados ou terceirizados que o condomínio dispõe;
adicione também qual o fluxo de pessoas no condomínio (condôminos, visitantes e prestadores de serviços);
determine a frequência de limpeza (diariamente, semanal, quinzenal e mensalmente);
leve em consideração a usabilidade de espaços (os ambientes são usados todos os dias ou apenas nos fins de semana?);
e, por fim, tenha acesso a um calendário das limpezas e manutenções.
Que ótimo! Agora você tem 6 planilhas de condomínio completas e excelentes para facilitar o seu trabalho como síndico, diante dos desafios do dia a dia.
Aproveite cada um dos materiais e sugestões, pois eles foram pensados para auxiliar você.
No entanto, caso queira ir além e tornar tudo isso automatizado e muito mais fácil, a tecnologia pode ser uma aliada nessa decisão.
Por isso, nós também desenvolvemos um aplicativo para condomínio completo para você dar o próximo passo. Veja:
Uma administradora digital é um investimento em tecnologia que contribui na melhoria da vida em comunidade. Continue lendo para entender!
Você sabia que a gestão financeira está entre as atividades que mais demandam tempo dos síndicos nos condomínios?
Em uma pesquisa recente realizada pela equipe da TownSq, foi descoberto que 72% dos respondentes tinham mais problemas com a parte financeira do condomínio, enquanto 2/4 dos síndicos tinham mais problemas com a gestão fiscal e departamento pessoal.
A mesma pesquisa também revelou que 53,4% desses síndicos pretendem investir mais dinheiro em tecnologia, pois sabem que investimentos estratégicos contribuem para otimizar a eficácia operacional, reduzir custos e ainda melhorar a vida em condomínio.
Uma administradora digital, por exemplo, é um destes investimentos em tecnologia que contribui para a redução de erros e custos, muitas vezes ocultos entre processos pouco eficientes e sem monitoramento, e também uma maneira de melhorar a vida dos moradores do condomínio. Veja como a seguir!
Como uma administradora digital pode ajudar a melhorar a vida em condomínio?
#01: Diminuição da taxa condominial
Além do valor por unidade pago a uma administradora tradicional, um condomínio pode chegar a pagar tudo isso de taxas de administração:
geração da DIRF: R$ 250
geração da RAIS: 250
INSS: R$ 613
e-Social: R$ 30,74
Correios: R$ 519,60
Digitalização de documentos: R$ 31
Material de expediente da administradora: R$ 87
Motoboy: R$ 44
Total: R$ 1.825,34
Cortar estes gastos pode ser uma excelente estratégia para reduzir em 11% os gastos gerais do condomínio e, por fim, proporcionar a redução do valor da taxa condominial paga pelos condôminos.
#02: Maior transparência do trabalho do síndico
Se você deseja construir uma relação de confiança com os condôminos, então sabe que a transparência é a chave principal para isso.
E não há transparência, quando você decide conduzir a gestão condominial no escuro e sem entender direito os porquês.
Por exemplo:
você sabe qual a taxa de inadimplência do condomínio atualmente?
sabe responder quantos condôminos estão em débito, em negociação e com as dívidas quitadas?
você tem certeza de quanto dinheiro possui em caixa agora?
e também, você é capaz de obter a prestação de contas rapidamente, sem burocracia?
Bom, se a resposta for “não” para uma ou todas estas perguntas, eu sinto te dizer: o seu futuro como síndico pode estar sendo afetado.
Por outro lado, adotar uma administração digital pode ser o melhor caminho para driblar esses desafios, tomar o controle do dinheiro do condomínio e apresentar maior transparência aos condôminos.
Se um condômino solicita um documento à você, em quantos minutos você o enviaria?
Achou estranho ter que responder em apenas alguns minutos? Continue lendo que você vai entender.
Se você conduz os processos manualmente, sabe que o envio de um documento, boleto ou outra informação aos condôminos, é algo que demoraria não apenas horas, mas talvez dias.
Porém, uma administradora digital permite que todas as informações estejam ao alcance de todos, inclusive dos condôminos.
Isso significa que os moradores terão autonomia para acessar certas informações e não precisarão o tempo todo do seu intermédio nestas situações.
Você pode entender melhor sobre este ponto, conferindo este vídeo. 👇
#04: Redução na evasão em reuniões de assembleia
Veja se você se identifica com esta situação:
A próxima reunião da assembleia se aproxima e você precisa convocar os condôminos.
Então, você decide imprimir a convocação e colar nos quadros de avisos que ficam nos corredores e elevadores do condomínio.
No dia da reunião, nem mesmo metade das pessoas compareceram.
Mais tarde naquele dia, o grupo de WhatsApp começou a fervilhar de mensagens de condôminos indignados, pois não sabiam que haveria reunião.
O que aconteceu de errado?
Muitas vezes um aviso pode virar paisagem e, com a correria do dia a dia, é bastante comum que as pessoas simplesmente ignorem um papel na parede ou no elevador do condomínio.
Por isso, uma administradora digital também oferece um aplicativo para o condomínio, que permite enviar uma notificação no celular de todos os condôminos e também um e-mail, com a convocação da assembleia.
Além disso, você pode programar que essa notificação seja enviada novamente dentro de alguns dias para aqueles que ainda não leram.
Desta forma, você garante que todos os condôminos terão visto a mensagem e reduz a taxa de evasão durante as reuniões. Simples, não é mesmo?
#05: Maior organização e autonomia nas reservas das áreas comuns
Conviver em coletividade não é fácil. Não é à toa que um dos principais problemas em condomínios, são as reservas das áreas comuns.
E estes problemas se agravam quando não há processos bem estruturados, quando as regras das áreas comuns não foram bem determinadas e também quando o síndico acredita que a tecnologia não vai fazer diferença.
Uma administradora digital, por meio do seu aplicativo, permite que os moradores façam a reserva das áreas comuns com autonomia e organização.
Afinal, eles podem conferir os dias livres, fazer a sua própria reserva e reduzir as chances de haver conflito nas datas, por exemplo.
Além disso, as regras das áreas comuns estarão à fácil acesso de todos e a possibilidade de não conhecimento também diminuirá.
E muito mais!
Os benefícios em adotar uma administradora digital vão muito além deste post, por isso a nossa equipe de especialistas decidiu se prontificar a tirar todas as suas dúvidas e conversar com você sem compromisso sobre o TownSq Administração Digital.
Você sabe quais são as principais diferenças entre uma administradora tradicional e uma administradora digital?
Se a resposta for não, fique tranquilo.
É mais do que comum encontrar síndicos que não fazem ideia de como responder a esta pergunta.
Por isso, hoje revelaremos as 7 verdades que ninguém nunca te contou sobre as administradoras digitais.
Vamos lá?
#01: Se uma administradora é digital, não significa que não há pessoas trabalhando por trás dela
Um dos principais mitos do universo condominial é acreditar que apenas as administradoras tradicionais têm pessoas de verdade, enquanto as administradoras digitais têm apenas tecnologia.
No entanto, muitos síndicos, condôminos e moradores esquecem que também existem pessoas reais por trás da tecnologia, fazendo acontecer para que ela proporcione os melhores resultados aos condomínios.
E, para falar a verdade, essa junção funciona muito melhor.
Afinal, enquanto a tecnologia otimiza e agiliza processos que podem ser repetitivos ou cansativos, como a prestação de contas ou a gestão da inadimplência, por exemplo, as pessoas estão por trás das cortinas garantindo a plena funcionalidade do sistema e prontas para atender o síndico.
No TownSq Administração Digital, por exemplo, funciona exatamente assim.
O síndico consegue:
programar os pagamentos para o mesmo dia;
fazer o lançamento das arrecadações;
cadastrar as despesas;
acompanhar os dados de inadimplência do condomínio;
acessar relatórios e gráficos personalizados;
e muito mais em tempo real.
E, enquanto isso, os nossos mais de 100 colaboradores do Brasil, especialistas em tecnologia e condomínios, estão por trás do sistema, atentos para:
solucionar os problemas que surgirem o mais rápido possível
proporcionar o sucesso dos nossos clientes;
e prestar o melhor atendimento a síndicos e condôminos.
#02: Uma administradora digital pode te proporcionar 100% mais transparência do que uma administradora tradicional
Quer saber como isso funciona na prática?
Um exemplo muito comum são as chamadas contas pool. Esta é, literalmente, uma conta bancária da administradora tradicional.
Em outras palavras, a administradora possui uma conta bancária coletiva, na qual reúne o dinheiro de diversos condomínios em um mesmo local.
E qual o problema disso?
o síndico não tem controle do dinheiro do seu próprio condomínio;
como não é possível acessar os extratos bancários, o risco de fraudes aumenta consideravelmente;
caso a administradora tradicional venha à falência ou tenha as contas bloqueadas por conta de um processo judicial, o condomínio corre o risco de perder todo o dinheiro que está na conta pool;
a auditoria de contas do condomínio pode ser prejudicada, visto que não é possível acessar os extratos bancários facilmente, apenas os relatórios.
Por outro lado, quando um condomínio adota uma administração digital nada disso acontece. Veja o porquê:
a administradora digital abre uma conta bancária para cada condomínio, permitindo que o síndico e o condomínio tenha total controle sobre esse dinheiro;
além desta conta, também é possível criar subcontas para outros recursos do condomínio, como o fundo de reserva, garantindo a organização das finanças condominiais;
o síndico pode incluir contas já existentes do condomínio no sistema financeiro para visualizar seu extrato a qualquer momento;
uma administradora digital apresenta um gráfico da previsão orçamentária, onde o síndico pode acompanhar o desenvolvimento do condomínio;
o relatório da prestação de contas pode ser baixado em apenas dois cliques, enquanto numa administradora tradicional o síndico costuma esperar, no mínimo, um mês para ter acesso a estas informações;
e muito mais.
#03: Uma administradora digital é especialista em manter a segurança dos dados do condomínio
Quando falamos em segurança dos dados financeiros do condomínio, muitos síndicos têm medo em adotar uma administradora digital e perder todo o histórico de informações ou correr o risco de sofrer golpes ou fraudes.
No entanto, quando pensamos em uma administradora tradicional, os riscos podem ser muito maiores, afinal:
existe o risco de perder o dinheiro do condomínio, principalmente quando os recursos estão alocados em uma conta pool, ou quando as informações não cheguem até o síndico;
existe o risco de sofrer golpes por pessoas má intencionadas, já que o síndico não tem controle sobre o dinheiro do condomínio;
e existe o risco da administradora tradicional falir e levar todo o dinheiro dos clientes.
Você não quer passar por isso, certo?
Por outro lado, quando falamos de uma administradora digital, como o TownSq, tudo é muito mais fácil. Veja como:
o síndico tem controle e liberdade para mexer no dinheiro do condomínio, afinal a conta bancária é individualizada, ou seja, não é da administradora, mas sim do condomínio;
o contrato da administradora digital apresenta uma cláusula da Lei Geral de Proteção de Dados, garantindo que os dados do condomínio e do síndico estarão seguros e não serão repassados para ninguém;
além disso, o atendimento é humanizado e pessoas de verdade estarão ao lado do síndico, acompanhando o seu desenvolvimento na plataforma;
uma administradora digital também possui uma equipe que será responsável pelo condomínio e estará disponível todos os dias para treinar as pessoas que utilizarão o sistema, tirar dúvidas, ligar, fazer reuniões quando for necessário e oferecer suporte para o síndico;
e, por fim, uma administradora digital possui o sistema na nuvem. Isso significa que não há riscos dos dados serem corrompidos e, além disso, o síndico também pode fazer o backup das suas informações sempre que desejar.
#04: Com uma administradora digital, a prestação de contas pode ser obtida em apenas dois cliques
Como você faz a sua prestação de contas com uma administradora tradicional?
Provavelmente, desta forma:
você solicita as informações à administradora tradicional;
precisa ficar aguardando um mês para que os papéis sejam enviados em uma pasta;
em caso de ajustes, o síndico também precisa aguardar que eles sejam feitos;
por fim, somente depois desta longa espera, é que, finalmente, você poderá fazer os cálculos, organizar as informações e apresentar a prestação de contas.
Com uma administradora digital esse processo é tão rápido que você mal vai acreditar.
Como todos os dados já estão cadastrados no sistema, basta clicar em “emitir relatório da prestação de contas” e baixar os dados de cada mês em alguns segundos.
E o relatório já vem com os gastos separados por categorias criadas pelo síndico no sistema. Ou seja: é fácil obter as informações e organizá-las antes de apresentar para a comunidade.
Imagine quanto tempo você ganharia no seu dia com esta funcionalidade.
#05: Uma administradora digital garante maior transparência na gestão da inadimplência do condomínio
Se você tem uma administradora tradicional, provavelmente, você:
tem passado sufoco por falta de informações sobre a inadimplência do condomínio;
geralmente só sabe que o caixa do condomínio está no vermelho depois de várias semanas de atraso nos pagamentos;
e só sabe da existência de uma dívida, quando um morador vem falar sobre elas.
E se você não tem certeza de nenhuma das situações acima, então a sua situação é pior ainda, pois significa que você faz a gestão da inadimplência 100% no escuro.
Quando você adota uma administração digital, é isso que acontece:
é possível visualizar as informações sobre a inadimplência do condomínio sempre que você quiser;
o síndico tem total autonomia para acessar os dados, números e negociações em andamento;
o índice de inadimplência está disponível em poucos cliques;
é muito mais fácil fazer negociação das dívidas em aberto;
o síndico tem fácil acesso à lista de todos os acordos em andamento;
e, por fim, o histórico de dados financeiros está seguro e 100% digital.
#06: Uma administradora digital pode custar muito menos do que uma administradora tradicional
Você sabe o quanto o condomínio paga para uma administradora tradicional além do valor por unidade? Eu imagino que não.
Veja um exemplo real:
geração da DIRF: R$ 250
geração da RAIS: 250
INSS: R$ 613
e-Social: R$ 30,74
Correios: R$ 519,60
Digitalização de documentos: R$ 31
Material de expediente da administradora: R$ 87
Motoboy: R$ 44
Total: R$ 1.825,34
*valores baseados em um condomínio real
Aposto que você não sabia que o condomínio pagava isso tudo somente em taxas de administração, não é mesmo?
Lembre-se que é muito importante que você saiba identificar quais são as taxas cobradas no extrato do condomínio, afinal é sua responsabilidade cuidar das finanças condominiais.
Quando falamos de uma administradora digital, todos esses serviços são prestados de maneira muito mais eficiente.
Afinal, por ser digital, não há gastos com escritório, por exemplo, e taxas com gastos fiscais, como a geração da DIRF, RAIS e outros já estão inclusos no valor.
Em outras palavras, ao adotar uma administradora digital, como o TownSq, o síndico consegue proporcionar uma economia geral de 11% e uma economia no gasto com administração de mais de 30% em média.
#07: O app de uma administradora digital é fácil de usar, até para os moradores mais idosos
Por fim, um dos principais receios dos síndicos ao pensar em adotar uma administradora digital é conseguir que os moradores mais idosos se adequem à tecnologia.
Mas, em vez de listar as vantagens de um aplicativo, eu tenho apenas uma pergunta: síndico, você utiliza grupos de WhatsApp no seu condomínio atualmente?
Se a resposta for sim, então os moradores já usam tecnologia.
Além disso, uma administradora digital já está preparada para lidar com os avós do condomínio e sabe exatamente como treiná-los e ajudá-los a utilizar o aplicativo da melhor forma.
E se o problema persistir e, na verdade, os moradores não querem ter que baixar mais um aplicativo no celular, não tem problema.
Todos os boletos, circulares ou mensagens são enviados através do aplicativo, mas os moradores também os recebem por e-mail.
Você sabia que uma administradora digital pode proporcionar tudo isso ao seu condomínio? Se quiser saber mais, é só preencher o formulário abaixo. Um de nossos especialistas está pronto para tirar as suas dúvidas e contar outras verdades que nunca te falaram sobre as administradoras digitais.
