Saiba como organizar as reservas do salão de festas do seu condomínio

por | maio 4, 2018 | Gestão Condominial

Facilite o trabalho do síndico e estimule os moradores a utilizarem as dependências com um formulário de reservas de salão de festas por exemplo

Quando falamos de reserva de salão de festas do condomínio, que situações vêm à sua cabeça:

  1. Dificuldade em saber quais as datas disponíveis
  2. Reservas duplas
  3. Confusão para reservas os espaços comuns
  4. Todas anteriores
  5. Nenhuma das anteriores, tudo funciona perfeitamente em meu condomínio =)  

Provavelmente você escolheu uma das 4 primeiras alternativas, certo? E vou lhe explicar por que isso acontece, e formas de melhorar o processo de reservas do salão de festas e outros espaços do condomínio.

Normalmente essas complicações acontecem pela falta de um método ou sistema simples de organização de reservas e até mesmo de comunicação entre a gestão do condomínio e os moradores. Além disso, para evitar problemas após a utilização do salão de festas, é fundamental que o morador conheça as regras do salão de festas. Estes problemas acabam por desmotivar os moradores a efetuarem reservas e aproveitar as áreas comuns do condomínio.
Para que você acabe logo com este problema, reunimos algumas dicas práticas para você adotar no seu condomínio e melhor organizar as reservas do salão de festas.

  • Defina quem será o responsável por efetuar as reservas do condomínio
  • NUNCA tenha mais de uma agenda do mesmo espaço, e NUNCA confirme reservas sem atualizar a agenda (física ou virtual). Esta ação evitará reservas duplicadas e o famoso “mas você disse que estava livre”
  • Determine por qual meio que o morador deve fazer as reservas, se é pelo sistema do condomínio, por e-mail, se ele precisa ir até a portaria, ligar para alguém, etc
  • Certifique-se de que o morador que está efetuando a reserva está ciente das regras de uso do salão de festas
  • Centralize em um único calendário(físico ou virtual) ou livro todas as reservas efetuadas para que você tenha melhor controle e histórico

Para iniciar esta organização, a primeira ação simples e prática é você:

  • Montar um calendário de reservas e deixar disponível com o responsável pelas reservas dos espaços do condomínio
  • Disponibilizar as regras dos espaços para os moradores, normalmente estão no regimento interno do condomínio, e os termos de uso podem estar presentes no formulário de reservas do salão de festas, descrito abaixo.
  • Disponibilizar um formulário de reserva do salão de festas do condomínio para que o morador assine confirmando a sua reserva. Neste formulário devem conter:

Espaço que está sendo reservado

Capacidade de pessoas do local

Descrição do salão de festas

Horários disponíveis para reservas para que o morador assinale o horário desejado

Valores da reserva

Observações gerais

Ao final, devem constar os termos de uso do salão de festas para que o morador assine e confirme a sua reserva. O síndico ou o responsável pelas reservas deve receber este formulário de reservas do salão no momento da reserva, atualizar o calendário de reservas, e arquivá-lo para controle de datas e de quem está usando o salão de festas em determinado dia e horário.

Gostou? Para facilitar seu trabalho, e você já colocar o que aprendeu em prática, faça o download gratuito do modelo de formulário de reservas do salão de festas e comece a usar já no seu condomínio!

Entretanto, esse formulário de reservas do salão de festas pode ser automatizado e online dentro de um sistema para condomínios, como o TownSq. Com reservas de salão de festas online, é possível ver a agenda de todas as áreas comuns do condomínio, selecionar o ambiente que você deseja reservar, conferir as informações é termos de uso é, finalmente, efetuar instantaneamente a reserva no dia é intervalo de tempo que você vai fazer seu evento.
Entretanto, é importante dizer que o formulário de reservas do salão de festas é o primeiro passo para melhorar o processo de reservas do condomínio. Contudo ele também pode não evitar alguns problemas como:

  • reservas duplicadas porque alguém esqueceu de anotar no calendário;
  • falta de tempo e acessibilidade para verificar as regras de utilização do salão de festas;
  • ter que se deslocar para fazer uma reserva

Além disso, o processo manual de reserva através do formulário é uma maneira não prática de realizar e cancelar as reservas que acabam fazendo os moradores desistirem de utilizar as dependências.
Para acabar com toda e qualquer dor de cabeça e falha de comunicação sobre as reservas do salão de festas, você pode utilizar alguma solução e aplicativo para a gestão de condomínios como o TownSq. No caso do TownSq, o sistema possui diversas funcionalidades que facilitam o dia a dia do condomínio, como:

  • Configuração de regras de uso de acordo com o regimento interno do condomínio;
  • Configuração de data e horários disponíveis para reservas de acordo com regimento interno;
  • Bloqueio de inadimplentes de efetuarem reservas;
  • Deixar visível os termos de uso no momento em que o morador efetua a reserva;
  • Criação de fila de espera quando a dependência já está reservada no dia e horário para outro morador;
  • Relatório de reservas, cancelamentos e cobranças

 

Para conhecer mais sobre o TownSq, solicite uma demonstração para conversar com um de nossos especialistas e simplificar como você faz as reservas no seu condomínio!

Relacionados

Ex-síndico responde por quanto tempo? Veja qual o prazo de obrigação do síndico perante o condomínio

Você já se perguntou até quando um ex-síndico pode ser responsabilizado...

Chamados, o livro de ocorrências do condomínio online

A comunicação entre o síndico os moradores é um ponto chave na gestão bem...

Como fazer alteração de convenção de condomínio? Veja o passo a passo

A Convenção do Condomínio é um conjunto de regras, normas e diretrizes...

Guia para elaboração de regimento interno de condomínio

Bater um papo no elevador, compartilhar áreas de lazer e quem sabe até...

De quem é a responsabilidade por furtos e roubos acontecidos dentro do condomínio?

Para que roubo dentro de condomínio não seja um problema, é fundamental...

Guia completo para contratar os funcionários do seu condomínio: veja o passo a passo

Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais...

As vantagens da terceirização de serviços para a gestão condominial

Quando se fala em terceirização de serviços, existem dois grupos: o que é...

Veja se você faz assembleia virtual do condomínio da forma correta

Além de alterar a rotina da comunidade e a logística de higienização, há...

Planilha de Controle de Condomínio: Guia Completo

Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes...

Plano de ação para condomínios: como fazer?

Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem...

Guia para elaboração de regimento interno de condomínio

Bater um papo no elevador, compartilhar áreas de lazer e quem sabe até...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Como fazer o cadastro de prestadores de serviços em condomínios

Todos os dias, dezenas de pessoas passam pela portaria do condomínio....

Quanto cobra uma administradora de condomínio?

A taxa de administração de condomínio pode variar entre 3% a 7% do valor...

O que o síndico pode fazer sem a aprovação da assembleia? Veja aqui

O papel do síndico é crucial na administração condominial, mas quais são...

Saiba o que acontece se o condomínio falir

Será que um condomínio pode vir à falência? Apesar de não possuir...

Como realizar cotações para condomínio?

Administrar um condomínio não é tarefa fácil. É preciso mediar conflitos...

Como fazer alteração de convenção de condomínio? Veja o passo a passo

A Convenção do Condomínio é um conjunto de regras, normas e diretrizes...

Gerenciamento de crise para condomínios: o que o síndico deve fazer?

Ser o gestor de um condomínio é uma tarefa desafiadora que exige...

Vigia de condomínio: qual a função, salário e deveres desta profissão

Num cenário onde a segurança se torna uma prioridade inegável, é o vigia...

Como deve ser o boleto do condomínio? Saiba como e evite fraudes e golpes

Neste post, mergulharemos no universo do boleto do condomínio,...

Ex-síndico responde por quanto tempo? Veja qual o prazo de obrigação do síndico perante o condomínio

Você já se perguntou até quando um ex-síndico pode ser responsabilizado...

Impugnação de assembleia de condomínio: como evitar?

Impugnação de assembleia em condomínio é um mal que assombra muitos...

Plano de ação para condomínios: como fazer?

Assim como empresas, condomínios precisam de objetivos e metas muito bem...

Livro de ocorrências do condomínio: veja o passo a passo e saiba como escrever

Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para...

Como administrar um condomínio de pequeno porte de maneira eficaz

A administração condominial precisa entender todas as necessidades do...

Vigia de condomínio: qual a função, salário e deveres desta profissão

Num cenário onde a segurança se torna uma prioridade inegável, é o vigia...

Como funciona o aluguel por temporada em condomínio? Veja o que diz a legislação

Você é o síndico do seu condomínio e está lidando com a questão do...

Vaga de garagem em condomínio: GUIA COMPLETO

Vaga de garagem em condomínio: um dos espaços mais ocupados pelos...

Sorteio de vagas de garagem em condomínio: passo a passo de como fazer

Nem todos os condomínios contam com lugares demarcados no estacionamento....

6 planilhas gratuitas e essenciais para otimizar o trabalho do síndico

Procurando planilhas para condomínio? Veja aqui uma lista com 6 das...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Saiba como organizar reservas da academia do condomínio na pandemia

A academia no condomínio é um espaço bastante frequentado pelas pessoas...

Assembleia Geral Ordinária: o que é, como funciona e como convocar

A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão...

É realmente necessário ter uma faculdade para gerenciar um condomínio?

Com o aumento da concorrência no mercado de síndicos, fica a dúvida: é...

Guia completo dos documentos do condomínio: como organizar e por quanto tempo guardar

Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a...

Expulsão no condomínio: quando pode acontecer?

O que acontece quando um morador se comporta de maneira antissocial,...

Vigia de condomínio: qual a função, salário e deveres desta profissão

Num cenário onde a segurança se torna uma prioridade inegável, é o vigia...

Como trocar de administradora de condomínio? Veja aqui quais são as melhores práticas

A administradora é uma empresa prestadora de serviços contratada pelo...

Livro de ocorrências do condomínio: veja o passo a passo e saiba como escrever

Um livro de ocorrências do condomínio é o local utilizado para...

Portaria de condomínio durante a pandemia: como garantir a segurança?

De uma coisa podemos ter certeza: a portaria de condomínio foi uma das...

Planilha de Controle de Condomínio: Guia Completo

Ser síndico não é uma tarefa simples. São diversas atividades referentes...

Como atrair mais participantes para a assembleia

São nas reuniões de assembleia que o futuro do condomínio é decidido. Por...

Guia para elaboração de regimento interno de condomínio

Bater um papo no elevador, compartilhar áreas de lazer e quem sabe até...

Gerenciamento de crise para condomínios: o que o síndico deve fazer?

Ser o gestor de um condomínio é uma tarefa desafiadora que exige...

Guia completo para contratar os funcionários do seu condomínio: veja o passo a passo

Contratar funcionários exige atenção e dedicação, pois os profissionais...

Saiba o que acontece se o condomínio falir

Será que um condomínio pode vir à falência? Apesar de não possuir...

Baixe este modelo de procuração e use na próxima assembleia do seu condomínio

Participar das assembleias de condomínio é essencial para colaborar com a...

5 responsabilidades que você não sabia que o síndico possui

O papel do síndico vai muito além do que imaginamos. Por isso, muitas...

O que saber antes de morar em condomínio? Veja aqui

Se tem uma coisa que passa pela cabeça de muitas pessoas que vão comprar...

O que o síndico pode fazer sem a aprovação da assembleia? Veja aqui

O papel do síndico é crucial na administração condominial, mas quais são...

Portaria virtual para condomínios: como funciona e quais as vantagens

A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade...

10 dicas infalíveis para limpeza em condomínio

A limpeza em condomínio é uma das questões mais importantes no dia a dia...

Recomendados para Você

4 Comentários

  1. Eliane

    Bom dia!

    Estou tentando apenas consultar a agenda do salão de festas do meu condomínio e não estou conseguindo, não apenas no aplicativo, mas também pelo ZAP e telefone, ninguém atende!!!

    Responder
    • Equipe TownSq

      Olá! Encaminhamos o seu contato para a nossa equipe de suporte e, em breve, um de nossos especialistas entrará em contato com você por e-mail para solucionar o seu problema.

      Caso ainda reste alguma dúvida, basta deixar um novo comentário ou falar diretamente com o suporte@townsq.com.br

      Responder
  2. Keissiane Silva da Cruz

    Estou tentando fazer reserva salão não consigo

    Responder
    • Aryane Teixeira

      Olá, Keissiane. Encaminhamos o seu contato para a nossa equipe de suporte e, em breve, um de nossos especialistas entrará em contato com você por e-mail para solucionar o seu problema.

      Caso ainda reste alguma dúvida, basta deixar um novo comentário ou falar diretamente com o suporte@townsq.com.br

      Responder

Enviar um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *