A preocupação com a violência aumentou e é cada vez maior a necessidade de encontrar estratégias que nos façam sentir mais seguros.

Imagine se em seu condomínio existisse uma portaria virtual. Não há porteiros, mas mesmo assim a entrada no prédio é controlada, com câmeras de segurança, por uma central que autoriza ou barra a entrada de visitantes. Essa alternativa tem sido cada vez mais comum.

As portarias virtuais ganharam popularidade nos últimos anos, pois unem duas vantagens muito atraentes: redução de custos e mais segurança. Somente na cidade de São Paulo, já são cerca de mil condomínios que utilizam portaria virtual.

Apesar disso, o uso da portaria virtual não é indicado a todos os condomínios e pode ter algumas desvantagens relacionadas a operação do dia a dia e implementação.

Pensando nisso, reunimos neste artigo diversos pontos importantes relacionados a portaria virtual. Confira:

O que é uma portaria virtual?

A portaria virtual é um sistema de controle de entrada e saída operado remotamente, utilizando câmeras, sensores e outros dispositivos de segurança.

Diferente do modelo tradicional, em que um porteiro é presencial, esse sistema é monitorado por uma central que observa e valida todos os acessos remotamente. Assim, é possível garantir a segurança do condomínio sem a presença física de funcionários no local.

Como funciona a portaria virtual em condomínio?

Sem presença física de um porteiro, a portaria virtual está diretamente ligada a uma central onde um funcionário controla a entrada e saída do prédio.

O controle de acesso dos moradores é garantido por um sistema de identificação, que reconhece o condômino. Já a entrada e saída de visitantes e fornecedores de serviço é feita por meio da comunicação com um agente diretamente da central de monitoramento. Este identifica o visitante e interfona para o morador verificando se a entrada é autorizada.

Para que isso ocorra, o condomínio deve contratar uma empresa terceirizada, que ficará responsável pelo serviço de portaria do prédio.

A portaria virtual é segura?

Muitos se questionam se a portaria remota é segura e, em geral, os procedimentos são considerados mais eficazes, uma vez que evita falhas que podem ocorrer quando existem um porteiro fisicamente no prédio.

Entretanto, essa tecnologia não está livre de erros, principalmente relacionados a conexão de internet e falta de energia.

Portaria virtual e portaria remota são a mesma coisa?

Sim, os termos “portaria virtual” e “portaria remota” são frequentemente usados como sinônimos. Ambos se referem ao modelo em que o monitoramento e controle de acesso são feitos à distância, por meio de centrais de segurança externas.

Os operadores que atendem remotamente visualizam as câmeras e recebem chamados para liberar ou barrar acessos, oferecendo suporte de segurança e controle de visitas.

Vantagens da portaria remota

Algumas das vantagens de usar portaria virtual são:

• A portaria virtual impacta na redução no custo de mão de obra. De acordo com especialistas é possível diminuir o custo de condomínio em 50% utilizando este serviço.
• Terceirizar a segurança diminui o risco de o condomínio ter processos trabalhistas;
• A ausência de um porteiro físico no local evita as chances de o profissional ser rendido por criminosos;
• Tecnologias como biometria e reconhecimento facial tornam o controle de entrada mais seguro e preciso. A para a portaria virtual será preciso a instalação de câmeras nas áreas comuns, portanto, o prédio terá mais aparatos à disposição para segurança;
• Economia de tempo e dinheiro com o treinamento de funcionários como porteiros e empresa de segurança;
• O monitoramento remoto ocorre 24 horas por dia, sem pausas;
• Pode evitar conflitos de relacionamento e desvio de função, pois o porteiro não estará fisicamente no condomínio.

Desvantagens da portaria remota

Algumas das desvantagens da portaria virtual são:

• O sistema está aberto a possíveis falhas devido à falta de energia e internet;
• Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual, principalmente os mais velhos;
• Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências, pois o morador deverá estar presente no local para receber encomendas e correspondências podem ser extraviadas;
• O síndico precisará pensar em como auxiliar os condôminos a se adaptar a essa nova cultura;
• Perder o contato humano que uma portaria presencial tem, como ajudar os mais velhos, informações relevantes relacionadas ao condomínio, etc;
• O valor inicial da instalação pode ser alto para alguns condomínios. Essa barreira financeira pode tornar a adoção da portaria virtual difícil, apesar de ser mais econômica a longo prazo

Quanto custa uma portaria virtual?

O preço de portaria virtual pode variar de acordo com a cidade e número de unidades no condomínio, ficando entre R$ 4.500 a R$ 7.000 mensais, e em algumas empresa isso não inclui o custo da instalação e implementação do sistema, com câmeras e sensores.

Sabemos que um valor alto pode pesar no bolso do condomínio, mas é relevante considerar as possibilidades de economia a longo prazo com a contratação do serviço de portaria remota para condomínio.

Especialistas garantem que é possível reduzir o custo da taxa condominial em até 50% utilizando o serviço. Além de que alguns condomínios relatam uma redução de despesas de até R$ 100 mil no período de apenas um ano por causa do sistema de portaria virtual.

Equipamentos para portaria virtual

Ao contratar o serviço de portaria virtual, o condomínio precisa instalar uma série de aparatos tecnológicos. Os mais comuns são:

• Câmeras de segurança para controle da entrada de pessoas no condomínio;
• Aparelhagem de identificação dos moradores, geralmente com sistemas de biometria, tags ou QR Codes;
• Conexão com internet, para que as imagens sejam transmitidas em tempo real.

Outro ponto que merece ser destacado é que, após a contratação da empresa e da instalação dos equipamentos da portaria virtual, o condomínio também precisará arcar com manutenções preventivas e periódicas para que tudo funcione perfeitamente e não haja surpresas.

Como são feitas as entregas quando o condomínio tem portaria virtual?

Esse é um dos pontos sensíveis da instalação de uma portaria virtual. Com a ausência do porteiro no prédio, encomendas ou mesmo correspondências devem ser encaminhadas ao zelador do condomínio, caso exista um. Em condomínios onde não há zelador, encomendas só poderão ser entregues diretamente ao morador.

Encomendas em que se necessita a assinatura do comprador ou mesmo delivery seguem o mesmo processo que visitantes: o contato deve ser feito com a central por um interfone instalado na entrada do prédio e o agente de empresa entra em contato com o morador.

Para evitar dificuldades de comunicação, é preciso que todos os condôminos estejam cientes das regras estabelecidas para entrega de pacotes e correspondências no condomínio, após a instalação da portaria virtual. Evitando, assim, desentendimentos ou transtornos.

O meu condomínio deve ter portaria virtual?

Alguns condomínios podem ter mais dificuldades com a portaria virtual do que facilidades. Para entender se o seu condomínio deve ter portaria virtual, é importante entender particularidades do seu edifício e do perfil de moradores.

Condomínios residenciais com diversas torres e mais de uma portaria, por exemplo, normalmente terão maior dificuldade em aderir ao serviço. Enquanto que prédios de médio porte, de 40 a 60 apartamentos, podem se adaptar melhor às peculiaridades da portaria virtual.

Além disso, o perfil dos moradores também conta no momento da escolha. Faça as seguintes perguntas: Eles conseguem se adaptar às novas tecnologias com facilidade? Vão colaborar com a nova rotina? Estão acostumados a utilizar aparelhos modernos? Essas são questões para as quais o síndico deve saber a resposta antes de optar pelo serviço.

Como contratar uma portaria virtual?

Para adotar a portaria virtual em um condomínio, é importante seguir algumas etapas essenciais que garantem a segurança e a satisfação de todos os moradores. Confira:

Convocar uma Assembleia Geral Extraordinária (AGE)

A instalação da portaria virtual representa uma mudança significativa na estrutura de segurança do condomínio e implica novos custos e responsabilidades. Por isso, é obrigatório que os condôminos aprovem a medida em assembleia. O síndico ou a administradora do condomínio deve convocar uma AGE, expondo os motivos, custos e benefícios da implementação da portaria virtual.

Alinhamento com os condôminos

É importante que os condôminos estejam cientes de como o sistema funcionará, os equipamentos que serão instalados e as mudanças no processo de entrada e saída. Muitas vezes, isso inclui apresentações das empresas de portaria virtual, que podem responder dúvidas e explicar detalhes técnicos.

Pesquisa de fornecedores e avaliação

Após a aprovação da assembleia, é essencial selecionar empresas com experiência e boas avaliações. Além de verificar a qualidade dos equipamentos, é importante que o contrato ofereça suporte contínuo e garanta o funcionamento ininterrupto do sistema.

Neste momento, é válido que o síndico busque indicações de outros condomínios e síndicos de sua rede de contato. É importante também que esteja atento às avaliações da empresa, seu histórico e sua documentação.

Treinamento para moradores e funcionários

Depois de contratado o serviço, é fundamental que todos os moradores e funcionários recebam treinamento adequado para utilizar o sistema.

Isso reduz o risco de incidentes e melhora a adaptação ao novo modelo.

Realizar simulações e testes

Antes da ativação completa, realizar simulações ajuda a identificar possíveis ajustes no sistema, garantindo que ele funcione conforme o planejado.

Seguindo essas orientações, o processo se torna mais transparente e democrático, atendendo às necessidades do condomínio e respeitando a legalidade do processo.

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