O passo a passo para você criar e analisar o balancete mensal do seu condomínio

por | fev 21, 2022 | Financeiro

O balancete de condomínio é um documento contábil, no qual consta um resumo de todas as despesas, receitas, saldo inicial e final do condomínio, referente a um período, que pode ser semanal, quinzenal ou diário. Continue lendo para saber mais!

O balancete é um demonstrativo não obrigatório, porém de extrema importância, já que tem a função de garantir a transparência da gestão financeira do condomínio, monitorar todos os dados e certificar que os valores gastos correspondem às demandas do condomínio.

Com este documento, o síndico pode acompanhar de perto a saúde financeira do condomínio e garantir que a previsão orçamentária e o planejamento financeiro serão realizados conforme o planejado.

Portanto, é fundamental não esquecer do balancete e sempre deixar claro aos condôminos que as práticas condominiais acontecem com honestidade, transparência e seriedade, inclusive os convidando a estarem atentos às finanças do condomínio.

Neste artigo você vai entender como fazer um balancete, quem é o responsável pela sua produção e assinatura e mais. Veja a seguir.

Como fazer um balancete de condomínio?

Fazer um balancete de condomínio mensalmente não é nenhum bicho de 7 cabeças, principalmente se você é um síndico organizado.

Afinal de contas, um bom balancete é aquele que é simples, fácil de ler e de compreender todas as informações. E isso só pode ser feito quando:

  1. os documentos do condomínio estão ordenados e categorizados;
  2. os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários estão em locais de rápido acesso;
  3. e quando todas as outras informações importantes do condomínio são acessíveis.

Agora que você entende que a organização é o primeiro passo para fazer o balancete do condomínio, veja como ele é feito nestas duas situações:

Como o balancete era feito nas administradoras tradicionais

  1. O síndico faz a gestão financeira condominial durante todo o mês;
  2. Caso o condomínio possua um contador, ao final de cada mês, o síndico envia os comprovantes de pagamento, notas fiscais, contratos, boletos e outros documentos financeiros para a administradora;
  3. Caso não tenha contador, o síndico envia por e-mail ou por malote (via motoboy) as notas para pagamento, a administradora executa estes pagamentos e monta a pasta contábil para o condomínio (ou “balancete”) com os documentos que possui. Algumas administradoras não incluem comprovante de pagamento, outras sim;
  4. Se o síndico enviar os documentos para a administradora realizar os pagamentos, então, com a documentação em mãos, ela vai lançar todas as despesas no sistema, agendar as datas de pagamento, gerar os relatórios e devolver ao condomínio em forma de um livro. Este é o balancete;
  5. O síndico e o conselho fiscal recebem esse livro e podem conferir toda a movimentação financeira do condomínio durante o mês, contendo os extratos bancários, inadimplência, acordos e mais; 
  6. Por fim, esse documento também deverá ser levado à reunião de assembleia geral ordinária, que acontece anualmente, para a prestação de contas e, mensalmente, fica disponível para análise pelo conselho ou, quando não há conselho, para a comunidade consultar.

Já existe uma opção mais segura e eficiente para o seu condomínio: o TownSq Administração Digital

No TownSq Administração Digital, o processo para fazer o balancete é muito mais rápido e transparente. Veja:

  1. Além de ter acesso ao saldo do condomínio atualizado, toda a comunidade tem fácil acesso ao balancete;
  2. Basta selecionar o relatório, digitar o e-mail para o qual você deseja enviar o PDF e escolher o período dos dados (por exemplo: balancete de janeiro);
  3. Em seguida, acesse o e-mail e confira o documento com o compilado dos saldos, extratos de todas as contas, despesas, comprovantes e datas de pagamento;

Como está disponível para todos, você não precisa se preocupar em enviar ao Conselho, aos moradores ou deixar impresso. Todos podem acessar livremente direto no sistema, a qualquer momento. Tudo 100% online.

Além disso, você não precisa esperar para ter acesso aos dados, o que, consequentemente, gera decisões mais rápidas, otimização do seu tempo e maior eficiência.

administração digital balancete de condomínio

Como deve ser o balancete do condomínio?

O balancete do condomínio faz parte da pasta de prestação de contas e deve apresentar:

  • todas as despesas do mês;
  • todas as receitas do mês;
  • o saldo mensal;
  • o saldo atual do condomínio;
  • o extrato completo de todas as contas do condomínio, incluindo contas de fundo de reserva, notas e seus comprovantes de pagamento.

Quando pronto, o balancete será analisado pelo conselho e, eventualmente, pelos condôminos que assim desejarem.

Para facilitar, você deve deixar o balancete disponível de maneira digital, por meio do aplicativo do condomínio, para que os moradores tenham acesso.

Caso ainda não tenha uma tecnologia desse tipo, existem outras opções:

  • imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto aos condôminos;
  • disponibilizá-lo para consulta no site da administradora;
  • fixar uma cópia do extrato no quadro de avisos;
  • ou apenas deixar em aberto, para que os condôminos solicitem, caso desejem conferir o documento.

O balancete de condomínio tem que ser assinado por quem?

De forma geral, todo documento contábil deve ser assinado por um contador. Isso é o que diz a Resolução CFC nº 803/96.

Art. 2º. São deveres do Profissional da Contabilidade:

III: zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo;

V: inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso;

Art. 3º. No desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade:

IV: assinar documentos ou peças contábeis elaborados por outrem, alheio à sua orientação, supervisão e fiscalização;

No entanto, como não existe uma obrigatoriedade em ter um contador para realizar a prestação de contas do condomínio, é realizado um demonstrativo de receitas e despesas e assinado por quem o fez ou pelo síndico.

Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?

Como o Código Civil ordena, a obrigação da prestação de contas é do síndico, sendo que o balancete de condomínio é uma das formas de realizá-la.

No entanto, não existe nenhuma legislação que impeça que o síndico possa terceirizar a responsabilidade de fazer o balancete para uma administradora ou outro profissional, por exemplo.

Nestas situações, o síndico será responsável por fiscalizar o trabalho que está sendo prestado, garantindo que ele acontecerá da maneira adequada, que os documentos serão entregues mensalmente e que, por fim, tudo isso seja apresentado corretamente aos condôminos.

Como fazer a apresentação do balancete de condomínio

Para garantir que os condôminos tenham conhecimento do balancete mensal do condomínio, existe algumas ações que podem ser adotadas pelo síndico, como:

  • apresentar o documento em uma reunião de assembleia;
  • enviar o balancete por e-mail;
  • imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto da cota mensal;
  • colar uma cópia do documento no quadro de avisos;
  • disponibilizar o balancete no aplicativo de gestão do condomínio e/ou site da administradora, caso ela tenha um.

Além deste documento, outros comprovantes, notas fiscais e extratos bancários também precisam estar devidamente organizados e arquivados, caso algum condômino ou o conselho deseje acessá-los.

Chegamos ao fim! Espero que este artigo tenha ajudado você a entender a importância do balancete de condomínio e como fazê-lo.

Lembre-se que existem outras ferramentas, como esta, que também ajudam a manter a boa saúde financeira do condomínio, como o planejamento financeiro. Veja aqui como fazer um e otimizar a sua gestão condominial. Boa leitura!

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