Manter a contabilidade de condomínio em dia é uma das questões fundamentais na administração condominial. Por ser um assunto um tanto quanto complexo, com diversos princípios contábeis aplicados, muitos síndicos não sabem muito bem como proceder nessa área.
Pensando nisso, preparamos esse artigo sobre contabilidade para condomínios (atualizado em 2019). Você aprenderá sobre como manter a contabilidade do condomínio organizada e quem é o responsável por essa atividade. Vamos lá?
Quem é o responsável pela contabilidade do condomínio?
Uma dúvida recorrente sobre esse tema é: quem é o responsável pela contabilidade do condomínio? O Art. 1348, inciso VIII do Código Civil brasileiro determina que:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
Logo, a responsabilidade sobre a contabilidade do condomínio não é de ninguém menos do que do próprio síndico. Mesmo que seja contratado o serviço de uma administradora, de um escritório de contabilidade ou contador autônomo, ainda será o síndico o responsável final pela contabilidade de condomínio edifício.
Legalmente, não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional de Contabilidade ou pelo Conselho Federal de Contabilidade para o condomínio. Desta forma, qualquer pessoa com conhecimento técnico na área pode fazer contabilidade para condomínios. Do mesmo modo, não há nenhuma regra que determine que condomínio com CNPJ precisa de contador. Entretanto, o síndico deve apostar na contratação de um profissional confiável para lidar com a contabilidade de condomínio.
Contudo, é importante relembrar que o síndico é considerado o representante oficial do condomínio perante a lei. Isso significa que o gestor pode ser penalizado por problemas que aconteçam, inclusive na parte de administração de condomínios e contabilidade. Dependendo da situação, pode ocorrer a destituição do síndico, além de processos civis e criminais.
Infelizmente, são comuns processos contra o síndico por causa de fraudes, desvio de dinheiro e superfaturamento de obras. Exatamente por isso o síndico precisa estar à parte das contas do condomínio e buscar sempre transparência, ética e respeito às normas.
Contabilidade do condomínio: como fazer?
Ao fazer a contabilidade de condomínio, é necessário que o síndico se dedique a duas importantes questões: a organização e às obrigações tributárias. Entenda mais sobre essas demandas:
Contabilidade de condomínio: mantenha os documentos fiscais por pelo menos cinco anos
Em primeiro lugar, é preciso organizar todos os documentos. Afinal, um condomínio com a contabilidade organizada já é meio caminho andado para garantir uma boa administração financeira do condomínio.
Os documentos fiscais que devem ser mantidos por ao menos cinco anos pela administração são:
- Pastas com demonstrativos de receitas e despesas referentes aos últimos cinco anos;
- Prestação de contas anual;
- Apurações das contas da gestão anterior;
- Pastas com contas mensais;
- Contratos para manutenção de elevadores, caixa d’água, piscina, e demais itens;
- Contrato de prestação de serviços da administradora.
Além destes, existem alguns documentos que não devem ser colocados fora:
- Inscrição do edifício na Receita Federal, com o cartão do CNPJ;
- Documentos fornecidos pela construtora ou incorporadora do edifício, como: manual do proprietário, auto de conclusão e alvarás;
- Escrituração contábil do condomínio;
- Plantas da edificação;
- Documentação trabalhista com guias de recolhimentos de FGTS e INSS;
- Contrato de seguro condominial;
- Notas fiscais, manuais e certificados de garantia de elevadores, bombas d’água e demais equipamentos;
- Certificados de Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB).
Para evitar confusão, é imprescindível armazenar tudo da maneira certa. As opções mais recomendáveis são através de pastas físicas ou então com softwares para condomínios. Qualquer desleixo do síndico e do conselho fiscal na organização contábil pode causar desconfiança por parte dos condôminos. O custo disso pode se tornar alto, resultando até mesmo em auditoria por um profissional da área contábil ou ações judiciais contra o condomínio.
Com os documentos contábeis do condomínio organizados, é possível estabelecer um plano de contas de condomínio e assim contabilizar as despesas do condomínio.
Contabilidade de condomínio: obrigações tributárias de um condomínio
Já no âmbito tributário, existem algumas contribuições que são obrigatórias para condomínios. São elas:
- Arrecadar FGTS e IRRF para funcionários contratados;
- Recolhimento do INSS para contratados com carteira assinada, para serviços prestados por autônomos e mão-de-obra contratada;
- Pagar o PIS sobre folha de pagamento;
- Reter e recolher ISS e CSLL quando ocorrer contratação de prestadores de serviço, conforme legislação do município;
- Reter e recolher COFINS quando há contratação de prestadores de serviço com valor acima de R$ 215,05 por nota fiscal.
Por outro lado, também existe a contribuição sindical em condomínio. Esse encargo é feito tanto para o sindicato patronal quanto para o sindicato das categorias. Porém, a Reforma Trabalhista tirou a obrigatoriedade do pagamento desse imposto, em novembro de 2017.
Contabilidade para condomínio: como contabilizar fundo de reserva de condomínio
Por último, mas não menos importante, está o fundo de reserva. Saber como gerenciá-lo corretamente fazer parte de uma boa contabilidade para condomínios. Normalmente, o cálculo da contribuição para o fundo de reserva é feito com base em uma porcentagem do valor da taxa condominial paga mensalmente pelo condômino. Em geral, a porcentagem equivale de 5% a 10% do valor da cota condominial. No entanto, isso não é uma regra e cada condomínio determina o valor da sua contribuição ao fundo de reserva com base na convenção.
A contabilidade do fundo de reserva engloba também o gerenciamento e a aplicação desse dinheiro. Para que o dinheiro não desvalorize até o momento de ser utilizado, o condomínio pode aproveitar para aplicar a quantia em fundos de investimento ou caderneta de poupança de curto prazo. Já o gerenciamento divide-se em cobrança, aplicação e utilização do dinheiro. Esta última, só poderá ser feita em casos emergenciais ou com base na previsão orçamentária aprovada em assembleia geral.
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Manter uma boa contabilidade de condomínios é uma oportunidade não percebida para melhorar a atuação do síndico no condomínio. Com organização e é possível trabalhar melhor, ter mais tempo livre e aprimorar a vida dos moradores!
Boa Tarde,
Gostaria de tirar uma dúvida com vcs. Sou do Conselho Fiscal de um Condomínio e Gostaria de saber se posso contratar um contador e ou um escritório de contabilidade para ajudar a analisar alguns dados da Prestação de Contas do Síndico que agente não tenha domínio.