Confira as 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios, otimizar as finanças e tirar o seu condomínio do vermelho. Continue lendo!

Você está procurando caminhos para economizar em um condomínio? Saiba que não basta apenas economizar, mas também garantir segurança e qualidade.

Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.

Quer entender mais sobre isso? Continue lendo e veja algumas estratégias, dicas e medidas de como um síndico pode economizar no condomínio.

Veja 8 dicas para ajudar na redução de custos em condomínios

#01: Faça a gestão da inadimplência do condomínio

A inadimplência dos moradores pode impactar drasticamente o equilíbrio e a saúde financeira do condomínio, provocando o aumento da taxa condominial.

Isso acontece porque quando um morador deixa de realizar um pagamento, o condomínio precisa garantir o controle financeiro cobrando mais de quem está em dia.

Logo, é preciso ter estratégias para prevenir que essa situação aconteça e saber como lidar com todos os perfis de inadimplentes:

• devedor ocasional (aquele que enfrenta problemas pontuais);
• devedor negligente (aquele que não é organizado financeiramente);
• e o mau pagador (aquele que age com má intenção prévia).

Lembre-se sempre que o morador inadimplente não é o seu inimigo, por isso tente perceber o que aconteceu e analise cada situação de maneira distinta. Veja algumas ações que podem ajudar:

• Seja proativo, preventivo e organizado. Se possível, tenha uma planilha ou um sistema com o cadastro de todos os gastos do condomínio, dados dos moradores, bem como informações sobre os devedores. Desta forma, você mantém os custos sob controle e organiza todos os recebimentos;
• Mantenha o controle dos atrasos de pagamento. Nesta mesma planilha ou sistema, deixe cadastrado os dados das inadimplências, como os valores não vencidos, valores vencidos e tempo de atraso. Se possível, atualize e revise esses dados mensalmente;
• Aja rápido. Em caso de inadimplência, cobre o devedor o quanto antes. Não deixe que a situação piore e torne-se uma bola de neve;
• Tente chegar a um acordo com o morador. Se você perceber que a situação do devedor é complicada, tente conversar e fazer um acordo propondo um parcelamento da dívida, por exemplo. Mas lembre-se que esta proposta precisa ser definida na convenção e caso não esteja, deverá ser aprovada em assembleia;
• Crie um plano de ação. Caso a cobrança não seja suficiente, certifique-se que você possui um plano de cobrança bem estruturado.

#02: Adote medidas para economizar energia elétrica no condomínio

Uma boa gestão financeira também passa por comportamentos humanos. Inclusive, muitos condomínios ficam no vermelho e não conseguem obter resultados positivos por conta do desperdício de energia elétrica.

Para economizar energia no condomínio, você pode adotar algumas medidas preventivas:

• Considere trocar as lâmpadas comuns ou antigas por lâmpadas de LED. As lâmpadas de LED são mais resistentes, eficientes e produzem a mesma quantidade de luz que uma lâmpada comum utilizando até 80% menos energia. É uma ótima opção para diminuir os gastos;
• Evite pintar as paredes do hall, corredores e escadas com cores muito escuras. O ambiente exigirá lâmpadas mais fortes para dar conta de iluminar corretamente, ocasionando um maior consumo de energia. Por isso, opte por tintas mais claras;
• Se possível, substitua os elevadores antigos por elevadores mais modernos. Elevadores antigos exigem mais manutenções e geram mais gasto com energia, sem contar que não são nada modernos. Apesar de ser um grande gasto de uma única vez, elevadores modernos trarão bons resultados à médio e longo prazo, pois foram pensados para consumir menos energia, gerando uma economia de 40%;
• Desligue a luz de alguns pontos do condomínio em horários de pouco uso. Faça um levantamento de todos os pontos, como as quadras, parquinhos, piscinas, academia, etc, e perceba os horários onde geralmente esses locais ficam vazios;
• Invista em sensores de presença. Caso o tópico anterior não seja tão eficaz, você também pode optar por instalar sensores de presença que desligam as luzes quando não há ninguém no ambiente;
• Prepare campanhas educativas. Incentive os funcionários e moradores a economizarem energia elétrica e colaborarem para a redução de gastos.

#03: Adote medidas para economizar água

Além da energia elétrica, o gasto com água também pode ser um vilão no controle financeiro do condomínio, especialmente quando não há individualização da água, correspondendo a cerca de 15% dos gastos condominiais.

Para ajudar na economia de água, confira a seguir algumas ideias:

• Determine horários para regar os gramados. Procure programar a regagem para o período da manhã ou final da tarde, pois são períodos sem a presença forte do sol, evitando a rápida evaporação;
• Evite limpar calçadas e garagens com água constantemente. Se possível, priorize outras formas de limpeza e procure lavar esses locais somente em casos específicos;
• Instale um sistema de reuso de água. Existem equipamentos básicos que podem auxiliar na captação e reúso da água, como a bacia coletora para o telhado, calhas, coletores, cisterna e etc. A implementação de um sistema desse tipo, pode gerar uma economia de até 40% no consumo de água;
• Utilize hidrômetros individuais no condomínio. Cada apartamento ficará responsável pelo seu consumo de água, sendo mais fácil realizar ajustes e adotar o consumo consciente;
• Realize inspeções periódicas. Fazer uma inspeção de tempos em tempos é uma excelente maneira de ser proativo e identificar vazamentos e outros problemas antes que eles causem um prejuízo;
• Prepare campanhas educativas. Assim como no caso da energia elétrica, incentive que os funcionários e moradores também colaborem na economia de água e redução dos gastos do condomínio.

#04: Realize manutenções preventivas no condomínio

Chega de tratar as manutenções no seu condomínio como um jogo da batata quente, onde o problema passa de mão em mão até explodir no colo de alguém. E esse alguém geralmente é você: o síndico.

Aprender a pensar preventivamente também é uma maneira de contribuir para a redução de despesas a longo prazo, aumentar a vida útil dos equipamentos e evitar surpresas desagradáveis ou imprevistos.

E, além disso, se ocorrer um acidente por falta de manutenção, o síndico poderá ser responsabilizado civil e criminalmente.

Neste sentido, confira algumas sugestões para manter uma rotina de manutenção preventiva no seu condomínio:

• Confira as instruções do manual entregue pela incorporadora. A incorporadora/construtora conhece bem o prédio e os seus equipamentos, por isso ela deve indicar quando, o que e como as manutenções devem ser feitas;
• Faça uma lista com todos os equipamentos que precisam de manutenção periódica. A sua lista pode conter os elevadores, extintores, portões eletrônicos, geradores, água, energia elétrica e outros pontos;
• Crie um cronograma de manutenção. Cada ponto citado no tópico anterior possui recomendações de seus fabricantes a respeito da periodicidade de manutenção que deve ser realizada neles. Lembre-se de verificá-las e criar um cronograma com antecedência;
• Não esqueça dos elementos estruturais. A manutenção também deve englobar as mantas, lajes, paredes e colunas;
• Se possível, contrate um engenheiro. Este profissional auxiliará você na implantação de um programa de manutenção preventiva.

#05: Faça uma renegociação dos contratos de prestação de serviços

Uma boa parte dos recursos do condomínio, como os elevadores, limpeza, segurança, portões, etc, requerem contratos de manutenção que, por muitas vezes, são vistos apenas na primeira assinatura.

É importante que o síndico, periodicamente, faça uma revisão de todos esses contratos e renegocie as propostas junto aos seus fornecedores.

Apesar de ser uma pequena atitude, ela pode ajudar a reduzir custos ou mesmo incentivar a procura por novas alternativas que contribuam na economia financeira do condomínio.

#06: Reduza as horas extras dos funcionários

Horas extras não são sinônimos para eficiência, afinal nem todo funcionário que fica até mais tarde em serviço está realmente sendo produtivo.

O artigo 58 da CLT diz que os colaboradores devem ter uma jornada de trabalho de 8 horas diárias e o acréscimo deve ser de até 2 horas extras, mediante acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

No final do mês, essas horas a mais devem ser pagas ao colaborador com as porcentagens combinadas em acordo, o que, em excesso, poderá ocasionar mais despesas e também o risco do aumento de rotatividade dos funcionários por conta da quantidade de horas trabalhadas a mais.

Veja algumas dicas para contribuir na diminuição das horas extras e na otimização da gestão dos funcionários:

• Realize uma divisão eficiente das tarefas. Preocupe-se em fazer um planejamento das tarefas a serem realizadas por cada trabalhador em um determinado período, garantindo que a divisão seja eficiente e justa para todos, não necessitando que as pessoas trabalhem horas a mais para dar conta de tudo;
• Adote um sistema de controle de ponto. Desta forma, você consegue controlar a jornada de trabalho dos funcionários e criar regras e limite de horas extras que podem ser realizadas por cada pessoa;
• Acabe com a burocracia. Avalie criticamente a maneira como os processos estão sendo feitos e, se possível, simplifique-os. Desta forma, você vai otimizar o trabalho e as atividades serão feitas mais rapidamente, sem necessidade de horas extras.

#07: Realize um planejamento financeiro bem estruturado

Um condomínio com uma gestão financeira planejada e eficiente garante a prevenção de aumento da taxa condominial, inadimplência e mantém o patrimônio sempre valorizado.

Veja dicas para ajudar nesta etapa:

• • Tenha ciência das despesas ordinárias e extraordinárias. Para uma gestão eficaz, é preciso listar todas as despesas, a fim de evitar problemas com o fluxo de caixa e conflitos com os moradores. Além disso, ao visualizar todos os custos, você consegue saber o que realmente é relevante e o que pode ser cortado ou substituído;
  • Preveja a inadimplência. Bem como visto no tópico #01 deste artigo, é importante ter um controle da inadimplência a fim de evitar que isso se torne uma bola de neve e impacte negativamente as finanças do condomínio;
  • Faça uma comparação com anos anteriores. Se possível, compare os dados financeiros atuais com informações do passado, a fim de utilizar os dados como base para tomada de decisões. Caso o condomínio não tenha dados anteriores, seja proativo e determine um método de organização para facilitar o acesso à sua planilha atual no futuro.

#08: Adote tecnologias que auxiliam na otimização dos recursos

Apesar de todos os tópicos anteriores serem relevantes e possibilitarem ótimos resultados, lembre-se que você ainda é um ser humano e, por consequência, passível de errar.

Afinal de contas, sabemos que a rotina de síndico profissional é complexa e cheia de desafios, por isso, adotar uma tecnologia para condomínios pode ser um fator determinante para automatizar processos burocráticos, mitigar erros e garantir que você terá mais tempo para tomar decisões mais relevantes e efetivas.

Veja o porquê adotar uma tecnologia no seu condomínio:

• • • Transparência e agilidade na gestão financeira do condomínio;
    • Praticidade para as tarefas do dia a dia, como reservas e chamados para o síndico, por exemplo;
    • Redução de custos com as taxas administrativas, emissão de boletos, impressões e etc;
    • Gestão centralizada em um único sistema para condomínios;
    • Controle das atividades e manutenções do condomínio.

Agora é com você!

Já mostramos todas as dicas essenciais para ajudar você na redução de custos em condomínios, mas está na hora de você começar a aplicar na sua rotina.

Tenha em mente que os resultados não virão da noite para o dia, mas que se você mantiver a organização e realizar as nossas dicas com dedicação, o seu condomínio sairá do vermelho e terá uma melhoria contínua nos processos financeiros internos.

E, é claro, se você adotar a tecnologia como um fator primordial deste processo, poderá se considerar um síndico de sucesso.

Ficou interessado? Então, continue a leitura e veja o porquê de ter um software para administração e gestão de condomínios. Boa leitura!