Gerenciar corretamente a folha de pagamento do condomínio é uma das etapas mais importantes da administração condominial. Sem o documento, o condomínio corre sérios riscos de sofrer ações judiciais no futuro.
As coisas ficam ainda mais complexas quando o síndico profissional atua em mais de um condomínio. Nesses casos, manter as informações organizadas se torna uma necessidade.
Sabemos que muitos síndicos não sabem muito bem como fazer uma folha de pagamento do condomínio. Por causa disso, criamos esta publicação para você aprender sobre:
Entenda a função da folha de pagamento do condomínio
Para início de conversa, precisamos compreender o que é a folha de pagamento e porquê ela é tão importante. Em síntese, a folha de pagamento do condomínio reúne todos os detalhes sobre as remunerações de cada funcionário. Nela são computados os valores que cada contratado irá receber no final de cada mês.
Além disso, a folha de pagamento do condomínio também reúne dados como:
- O valor das horas extras trabalhadas pelos funcionários;
- Despesas com encargos de previdência social e de tributação;
- Adicionais (tempo de serviço, noturno, acúmulo de função, insalubridade);
- Descontos em caso de faltas ou atrasos;
- Salário habitação, caso algum funcionário resida no condomínio;
- Valores do vale transporte e do vale alimentação.
De forma prática e pontual, a folha de pagamento do condomínio reúne todas as informações citadas. Por fim, o valor do salário do funcionário é dividido entre Salário Bruto e Salário Líquido. O primeiro é o valor total sem descontos. Enquanto que o segundo é o valor final que será recebido pelo funcionário.
Normalmente, o gerenciamento da folha de pagamento do condomínio é de responsabilidade da administradora ou do síndico. Porém, em alguns casos a incumbência fica por parte de um escritório contábil contratado a parte.
Na grande maioria dos condomínios, a folha de pagamento equivale a mais da metade dos gastos da gestão. Por isso, é importante que o síndico leve em consideração as informações do documento para buscar reduzir despesas condominiais. Mas isso não quer dizer que o síndico deve sair demitindo funcionários. Afinal, eles são essenciais para manter a harmonia na vida em comunidade.
Economizar, nesse caso, significa ficar atento a fatores que causam gastos desnecessários. Por exemplo, será que os funcionários realmente precisam fazer hora extra? Ou então, é realmente vantajoso para o condomínio contar com um zelador morando no local?
Essas questões podem gerar gastos excessivos na folha de pagamento e precisam ser revistas. Logo, a folha de pagamento do condomínio também se torna importante para a economia de gastos.
Para finalizar, a folha de pagamento do condomínio é fundamental para garantir que tudo seja feito de acordo com as leis trabalhistas. O documento serve como uma comprovação de que o condomínio está agindo de maneira correta. Desta forma, evita-se problemas judiciais futuros.
Encargos sobre folha de pagamento de condomínio
Uma parte importante da folha de pagamento do condomínio são os encargos sociais. Eles se resumem em quatro itens obrigatórios:
FGTS: é o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. É pago mensalmente e equivale a 8% do valor bruto do salário mensal do funcionário. O FGTS deve ser pago até o dia 7 do mês seguinte.
INSS: é o principal encargo previdenciário. Por isso, precisa ser pago para todos os profissionais contratados pelo condomínio. Tanto os com carteira assinada, quanto autônomos e síndico. O valor corresponde a 20% do valor bruto do salário. Deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.
PIS: é o encargo que é destinado ao seguro-desemprego e abono. O condomínio paga PIS sobre folha de pagamento, sendo 1% do salário bruto do funcionário. Entretanto, essa porcentagem pode variar conforme o estado. O PIS deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.
IRPF: é o Imposto de Renda de Pessoa Física. É feito anualmente e deve ser calculado com base no ano-calendário do salário dos funcionários.
Ainda existe a contribuição sindical, mas esta deixou de ser obrigatório com a Reforma Trabalhista. Desde novembro de 2017 condomínios não são mais obrigados por lei a pagar impostos aos sindicatos. Desse momento em diante, a contribuição sindical se tornou opcional perante a lei.
Além disso, existem algumas obrigações legais que envolvem a folha de pagamento do condomínio. Todos os condomínios precisam fazer a atualização da RAIS e CAGED via eSocial.
A RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais. Como o nome já explica, ela precisa ser feita anualmente. Sua finalidade é fiscalizar as contratações feitas por condomínios e empresas no país.
Já o CAGED é o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Com essa obrigação fiscal, o Ministério do Trabalho fiscaliza as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT. Precisa ser enviada até o final do dia que antecede o início do trabalho do funcionário no condomínio.
Ambas obrigações fiscais devem ser entregues dentro do prazo estipulado pela lei. Se não, podem ser cobradas multas. No caso do RAIS, a penalidade tem valor mínimo de R$ 425,64 (acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso) e valor máximo de R$ R$ 42.564,00. Agora, a multa do CAGED varia entre R$ 402,53 a R$ 937,00 por empregado, dobrada por reincidência.
A própria folha de pagamento do condomínio também deve ser entregue ao eSocial para conferência. Desta forma, o condomínio que não enviar o documento conforme as regras podem ser multados em valores a partir de R$ 1.812,87.
Em razão disso tudo, é importante que o síndico possua conhecimento na área trabalhista e tributária. Se você tiver dificuldades com esse assunto, pode ser vantajoso contar com uma assessoria contábil.
Logo, será possível conferir os aspectos técnicos da folha de pagamento do condomínio com a ajuda de um profissional.
Como fazer folha de pagamento de condomínio
Para simplificar o processo de como fazer a folha de pagamento do condomínio, preparamos um passo a passo sobre como calcular folha de pagamento de condomínio:
Controle do ponto
Apesar de ser uma tarefa simples, muitos gestores não dedicam a atenção necessária na hora de fazer o controle do ponto. Nesses casos, a desorganização causa dor de cabeça no momento de montar a folha de pagamento do condomínio.
Seja através da folha de ponto ou pelo ponto eletrônico, o síndico precisa garantir que os funcionários estão fazendo as marcações de forma correta. Essa tarefa pode ser repassada para o zelador ou gerente predial, visto que o importante é que haja supervisão.
O controle do ponto é primordial para saber a quantidade exata de horas trabalhadas pelo contratado. Com base nisso, é possível calcular a remuneração mensal e fazer o pagamento de horas extras. Também é possível calcular se deve ser feito algum tipo de desconto por atrasos.
Se o condomínio possui o auxílio de uma administradora, o síndico deverá encaminhar a folha do ponto para a prestadora de serviço todos os meses.
Cálculo de horas extras
Com as informações do ponto em mãos, é possível conferir as horas extras dos funcionários. Essas horas extras são todos os minutos a mais em que o profissional ficou no condomínio além do seu horário de trabalho. Por isso, o funcionário deverá receber uma remuneração a mais.
É muito importante que o síndico preste atenção nesses dados uma vez que essas questões trazem despesas para o condomínio. Esse fator também serve para ajudar na logística do trabalho. Às vezes um funcionário acaba fazendo hora extra porque não consegue realizar todas as demandas no tempo disponível. E, nesses casos, talvez seja mais em conta contratar uma pessoa para auxiliar.
Atenção aos adicionais
A lei estabelece que determinadas situações merecem receber pagamentos melhores. É o caso de quem trabalha à noite. Porteiros, seguranças e demais funcionários que trabalham das 22h às 5h recebem um adicional salarial. Esse é equivalente a 20% sobre o valor da hora de trabalho.
Já os funcionários que acumulam duas funções, também são dignos de adicional salarial. Em geral, isso ocorre com zeladores que também atuam na parte de limpeza ou portaria. O adicional por acúmulo de função é de 20% sobre o salário mensal.
Por sua vez, o adicional por tempo de serviço também é obrigatório. Entretanto, o tempo e as porcentagens variam de acordo com o estado. No Rio Grande do Sul, o funcionário recebe um extra de 3% no salário ao completar três anos de trabalho no condomínio (triênio). Já em São Paulo, o funcionário recebe um acréscimo de 5% do salário após dois anos (biênio).
Descanso semanal remunerado
É direito do trabalhador contar com descanso semanal remunerado. Assim, essa informação deve estar destacada na folha de pagamento do condomínio. Essa questão é importante especialmente no caso dos funcionários da portaria, que contam com jornadas de trabalho de 12 x 36.
Benefícios: salário habitação, vale transporte e vale alimentação
Antes de mais nada, é importante destacar o salário habitação. Ele ocorre quando o funcionário mora no local do trabalho. Ou seja, o zelador que mora em uma das unidades do condomínio deve receber uma quantia extra. Isso acontece porque o funcionário fica à disposição dos moradores além do horário de trabalho dele. Assim, o salário habitação conta com um adicional de 33% sobre o pagamento no final do mês.
Já no caso de vale transporte e vale alimentação: os dois benefícios também precisam ser apontados na folha de pagamento do condomínio.
Descontos: atrasos, faltas e encargos
Com base nas informações da folha de ponto, deve-se começar destacando os atrasos e as faltas dos funcionários. Afinal de contas, trabalhadores não devem receber por horas não trabalhadas. A soma dos atrasos e faltas deve ser reduzida do valor do salário ao final do mês, desde que isso esteja claro em contrato.
Os demais descontos são fundamentados nos encargos obrigatórios. Conforme citados anteriormente, são eles: FGTS, INSS, PIS e IRPF.
Cálculo total do pagamento
Enfim, após somar todos os atributos extras é preciso fazer o abatimento dos descontos. Desta forma é possível chegar a dois valores: o valor bruto e o valor líquido. Ambos devem ser citados na folha de pagamento do condomínio.
Planilha folha de pagamento condomínio
Para concluir, nada é mais crucial para a organização condominial do que aproveitar as tecnologias. E não poderia ser diferente no caso da folha de pagamento do condomínio.
O síndico deve usufruir de novidades que facilitam a sistematização da contabilidade do condomínio que gerencia. Uma opção tradicional é buscar planilhas no Word ou Excel para preparar a folha de pagamento do condomínio.
Outra opção mais interessante é utilizar um software de gestão de condomínio, como o TownSq. Assim, você pode reunir todas as questões trabalhistas, financeiras e contábeis do condomínio em um local só. Assim, você pode acessar as informações importantes de qualquer lugar! E tudo isso através do seu celular, computador ou tablet.
Em conclusão, elaborar a folha de pagamento do condomínio pode ser algo trabalhoso. Achou que é bastante coisa? Não se preocupe! Não deve haver problemas se você seguir o passo a passo corretamente.
Resumindo:
- A folha de pagamento do condomínio é importante pois facilita o controle dos gastos com funcionários e evita ações judiciais;
- A folha de pagamento do condomínio deve discriminar: horas extras, adicionais (quando houver), descanso semanal remunerado, salário habitação (quando houver), vale transporte ou vale alimentação (quando houver), descontos por atrasos ou faltas e encargos obrigatórios;
- Os encargos obrigatórios sobre a folha de pagamento são: FGTS, INSS, PIS e IRPF;
- As obrigações fiscais sobre a folha de pagamento são: RAIS e CAGED;
- Não obedecer às normas trabalhistas e tributários pode resultar em multas ao condomínio;
- Síndico deve apostar em planilhas ou softwares de gestão condominial, como o TownSq.
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