Classificar as despesas do condomínio é uma tarefa que exige atenção e organização e, para alguns, pode ser considerada bastante completa.

No entanto, essa é uma atividade essencial para uma gestão condominial eficiente.

Portanto, entender as diferenças entre despesas ordinárias e extraordinárias, quando convocar uma assembleia para aprovar obras, realizar o planejamento das despesas e manter as contas em dia são passos fundamentais para garantir a saúde financeira do condomínio.

Neste texto, vamos entender como tudo isso funciona e o melhor: mostrar que é possível manter a eficiência financeira do condomínio sem dor de cabeça. Veja a seguir!

Mas antes, por que classificar as despesas do condomínio? 

Imagine que o elevador do seu condomínio precisa de manutenção periódica, ou que uma tempestade danificou a garagem, exigindo reparos imediatos. Além disso, a sua equipe está sobrecarregada e precisa ser ampliada.

Cada uma dessas situações gera um custo, e saber a natureza desses custos é fundamental para que o síndico possa planejar e tomar decisões mais eficientes.

Ao classificar as despesas do condomínio, conseguimos distinguir aquelas que são previsíveis e regulares, das que são ocasionais e inesperadas.

Essa distinção não só ajuda no planejamento financeiro, mas também na tomada de decisões sobre a necessidade de convocar reuniões de assembleias, obter a aprovação de obras, ou realizar alguma comunicação com os moradores.

Como classificar as despesas do condomínio? 

As despesas de um condomínio podem ser classificadas em dois grandes grupos: ordinárias e extraordinárias. 

Despesas ordinárias 

São aquelas necessárias para a administração e manutenção do dia a dia do condomínio. 

Elas incluem: 

• Pagamento de pessoal: salários, encargos trabalhistas, e benefícios dos funcionários;
• Consumo: água, luz, gás, internet;
• Manutenção e conservação: elevadores, portões, antenas, instalações elétricas e hidráulicas, entre outros;
• Limpeza e conservação: materiais de limpeza, pintura de áreas comuns;
• Despesas administrativas: materiais de escritório, custas de registros;
• Seguros: incêndio, danos elétricos, vendaval.

Essas despesas, embora algumas sejam mensais e outras anuais, são previsíveis e essenciais para o funcionamento regular do condomínio. 

Despesas extraordinárias 

Essas despesas são aquelas que não fazem parte da rotina habitual e surgem de forma pontual. 

Exemplos incluem: 

• Reformas estruturais: como pintura das fachadas e obras de impermeabilização;
• Substituição de equipamentos: troca de elevadores, portões ou sistemas de segurança;
• Indenizações trabalhistas: decorrentes da dispensa de empregados;
• Obras de melhoria: como paisagismo ou decoração das áreas comuns.

Embora essas despesas não sejam recorrentes, elas devem ser previstas no planejamento anual do condomínio, evitando surpresas desagradáveis. 

E quanto às obras do condomínio? 

Quando se trata de obras no condomínio, é essencial entender que nem todas podem ser realizadas sem a aprovação dos condôminos.

As obras são classificadas em três categorias, e cada uma delas tem regras específicas para sua execução: 

• Obras Necessárias: São aquelas que impedem a deterioração do imóvel ou que conservam sua estrutura. Por exemplo, a pintura da fachada ou reparos elétricos urgentes. Se forem obras urgentes e de baixo custo, o síndico pode executá-las sem a necessidade de aprovação em assembleia. Caso contrário, é necessária a aprovação da maioria dos presentes; 

• Obras Úteis: Facilitam ou aumentam o uso das áreas comuns, como a instalação de sistemas de segurança. Para realizá-las, é preciso a aprovação da maioria dos condôminos; 

• Obras Voluptuárias: Essas são as obras que visam o embelezamento ou o conforto dos moradores, mas que não são essenciais. Um exemplo seria a reforma de uma área de lazer para deixá-la mais atraente. Essas obras exigem a aprovação de 2/3 dos condôminos.

Saber classificar as obras e entender quando elas necessitam de aprovação é fundamental para evitar conflitos e garantir que os interesses de todos os moradores sejam respeitados.

Passo a passo para manter as contas do condomínio em dia 

Uma boa gestão condominial exige, acima de tudo, que as contas estejam sempre em dia. Isso significa combater a inadimplência e garantir que todos os condôminos contribuam para as despesas do condomínio. 

O Código Civil determina que todos os condôminos têm a obrigação de contribuir para as despesas na proporção de suas frações ideais. Em caso de inadimplência, o morador está sujeito a juros, multas e, em última instância, à cobrança judicial. 

Além de gerir a inadimplência, o síndico precisa planejar financeiramente o condomínio, considerando os gastos fixos e variáveis, e projetando as despesas extraordinárias.

É essencial também entender quem é responsável por cada tipo de despesa, especialmente em casos de locação, onde inquilinos e proprietários têm responsabilidades diferentes.

Além disso, existem outros passos importantes para manter as contas do condomínio. Veja:

Planejamento anual de despesas 

O planejamento anual de despesas é um dos pilares de uma boa gestão condominial.  

Ele permite que o síndico tenha uma visão clara dos custos do condomínio e possa definir o valor adequado da taxa condominial.

Para realizar esse planejamento, o síndico deve: 

• Listar os gastos fixos: As despesas ordinárias que são previsíveis e recorrentes;
• Prever os gastos variáveis: Considerando a possibilidade de despesas extraordinárias e a necessidade de constituir ou reforçar o fundo de reserva;
• Revisar contratos: Analisar contratos vigentes e prever possíveis reajustes;
• Considerar a inadimplência: Incluir uma margem de segurança para cobrir possíveis atrasos ou faltas de pagamento por parte dos condôminos.

Esse planejamento deve ser apresentado em reunião de assembleia para que todos os condôminos tenham conhecimento das finanças do condomínio e possam contribuir com sugestões ou questionamentos. 

Fundo de reserva X Fundo de obras 

O fundo de reserva e o fundo de obras são dois instrumentos financeiros que ajudam o condomínio a se preparar para despesas extraordinárias e obras de melhoria. 

• Fundo de reserva: É uma espécie de poupança do condomínio, usada para cobrir despesas emergenciais, como o conserto de um elevador ou de um portão eletrônico. É constituído por uma porcentagem da taxa condominial e deve ser usado com prudência; 

• Fundo de obras: É criado especificamente para financiar obras que melhorem a infraestrutura do condomínio. Seu uso é temporário e termina quando a obra é concluída. 

Ambos os fundos são fundamentais para a saúde financeira do condomínio e devem ser considerados no planejamento anual. 

Prestação de contas 

Anualmente, o síndico é obrigado por lei a prestar contas aos condôminos, detalhando todas as receitas e despesas do condomínio.

Essa prestação de contas é uma obrigação legal e deve ser feita de forma clara e organizada, utilizando relatórios financeiros e guardando todos os comprovantes.

Manter uma boa organização financeira não só facilita a prestação de contas, mas também aumenta a transparência e a confiança dos moradores na gestão condominial.

Mantenha as contas do condomínio em dia com o TownSq 

A tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão das despesas do condomínio.  

Sistemas de administração condominial, como o TownSq, permitem um controle mais eficiente das finanças, com funcionalidades que incluem: 

• Prestação de contas em dois cliques, com gastos separados por categorias; 
• Conta digital exclusiva do condomínio e criação de subcontas; 
• Recursos para gestão da inadimplência, incluindo histórico de negociações e dívidas em aberto; 
• Serviços contábeis, folha de pagamento, gestão fiscal; 
• Régua de cobrança; 
• Balancete digital; 
• Previsão orçamentária; 
• Lançamento de arrecadações, cadastro de despesas, pagamentos para o mesmo dia; 
• E muito mais. 

Com essas ferramentas, o síndico pode gerir o condomínio de forma mais eficiente, garantindo que todas as despesas sejam devidamente classificadas e controladas. 

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