Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil! A vida de síndico é algo que requer muita atenção, disciplina e conhecimento. Mas não adianta nada ser a pessoa mais capacitada do universo se não houver uma coisa básica: organização.

Apenas quem já atuou como síndico entende o quão fácil é perder-se em meio a tantos documentos e atividades. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para te ajudar na hora de organizar suas atividades de síndico. Afinal, quem não quer uma vida de síndico menos estressante?

Dica 1: gestão de tarefas

Antes de mais nada, devemos destacar uma questão fundamental: prioridades. Como síndico, é essencial saber identificar e diferenciar o que é urgente do que é importante. Importante é tudo aquilo que impacta o resultado de alguma coisa no condomínio. Para ilustrar, um exemplo disso é a elaboração da previsão orçamentária do condomínio. Sem ela, todo o controle financeiro do condomínio é prejudicado.

Por sua vez, urgente são todas as coisas que eram importantes na semana passada, mas que acabaram não sendo feitas. Logo, são todas as atividades que sofrem influência do tempo, como manutenção dos elevadores ou a limpeza da caixa d’água. Ou seja, quanto mais tempo passa, mais urgentes essas atividades se tornam.

Dica 2: monte uma agenda inteligente

Quem nunca comprou uma agenda nova no início do ano só para abandoná-la antes mesmo de julho chegar? Certamente todos já passamos por isso. Entretanto, quando se assume a vida de síndico, temos um condomínio inteiro dependendo da nossa produtividade.
Em primeiro lugar, é preciso organizar o seu tempo. Para isso, você pode utilizar a matriz da gestão de tempo. Em uma folha, desenhe o seguinte esquema:

No quadrante 1, ficam as atividades que são importantes e urgentes: crises e imprevistos. Alguns exemplos disso são: infiltrações, problemas na segurança ou na parte elétrica do condomínio.
Já no quadrante 2, deve-se colocar as tarefas importantes, mas que não são urgentes. É a parte do dia a dia, atividades que são feitas diariamente ou periodicamente, como: manter a comunicação com moradores, conversar com funcionários, preparar reunião de assembleia, entre outros.

Agora, o quadrante 3 é voltado para aquelas atividades que são urgentes, porém não importantes. Aqui entram: conferir as notificações do aplicativo do condomínio, checar e-mails, etc.
Enfim, o quadrante 4 é focado naquelas atividades que não são urgentes e muito menos importantes. Nesses casos, faça essas atividades com calma, conforme o seu tempo e demanda.
Usando o método da matriz de gestão de tempo, identifique quais tarefas da sua lista pertence a cada categoria e adicione o número do quadrante ao qual ela pertence. Em seguida, determine dias e horários para realizar as atividades do quadrante 1 e 2. Por exemplo: todas as segundas-feiras, às 9h, o síndico deve conversar com o zelador para estipular as tarefas da semana. Por fim, aloque as tarefas dos demais quadrantes.
Feito isso, reserve um espaço para os imprevistos. Apesar de parecer estranho agendar momentos para problemas que ainda nem existem, você vai agradecer a si mesmo no futuro.
Sobretudo, lembre-se de incluir à agenda momentos para pausas de descanso. Também reajuste sua agenda eventualmente.

Dica 3: estabeleça horários de trabalho

Para evitar estresse e dor de cabeça, deve-se criar uma rotina como síndico. Estabeleça horários e dias de trabalho para exercer as suas atividades de síndico e gerenciar o condomínio.
O primeiro passo é deixar claro para os condôminos quais são os seus horários de trabalho. Dessa maneira, eles saberão em quais momentos podem procurar você. Garanta também que seus moradores tenham um canal direto para deixar críticas a qualquer momento. Pode ser através do software do condomínio ou um livro de reclamações. Desta forma, um aplicativo pode facilitar a sua vida de síndico.

Dica 4: aprenda a dizer não

Normalmente, quando imprevistos acontecem, temos a tendência de largar tudo e sair correndo para resolvê-los. Porém, isso não passa de uma cilada. Ao lidar com essas situações, a primeira coisa a fazer é refletir se aquilo realmente precisa ser resolvido agora. Afinal, nem sempre algo que é importante para um morador é necessariamente urgente para o condomínio. Não se deixe levar pelas inquisições dos condôminos e aprenda a dizer não. Caso a questão não seja urgente, marque uma reunião com o condômino para cuidar do assunto com calma e atenção exclusiva.

Dica 5: armazene corretamente os documentos do condomínio

Em síntese, sempre guarde um documento após recebê-lo. Assim, você não corre o risco de perder itens importantes e vai ficar mais fácil localizá-los quando forem necessários. Para ajudar com isso, você pode apostar em arquivos, caixas ou pastas sanfonadas.
Apps também facilitam a vida de síndico, permitindo armazenar todos os arquivos em um sistema online único. Desse modo, o síndico tem acesso virtual a todos os documentos importantes do condomínio.

Dica 6: use e abuse das planilhas e checklists

Controle cada setor do condomínio com planilhas práticas e fáceis de serem utilizadas. Você pode utilizar o Excel ou aproveitar de aplicativos para organização condominial, como o TownSq. O menu “Atividades” é uma área específica para controlar pendências da vida de síndico. Entenda como ele funciona assistindo este vídeo.

Dica 7: não tente ser multitarefa

Quando tentamos fazer duas coisas ao mesmo tempo, acabamos com duas coisas malfeitas. Como síndico, você é responsável pela qualidade de vida dos seus condôminos. Então, faça uma coisa de cada vez, dando toda a sua atenção ao trabalho.
Quanto mais organizado e proativo você for hoje, menos estressante será a sua vida de síndico amanhã! Ao organizar as suas atividades de síndico, o profissional consegue lidar com todas as tarefas em dia. Quem não quer tudo isso?

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