Para gerir um condomínio, é necessário o auxílio de toda uma comunidade. A ideia de um síndico solitário e totalmente independente deixou de ser realidade há tempos. Assim, é normal que a empresa administradora de condomínios seja um dos personagens desta empreitada. Mas, você sabe como funciona a administração de condomínios?

Preparamos este artigo para esclarecer todas as dúvidas mais comuns sobre o tema e ainda repassar algumas informações sobre as administradoras de condomínio. Confira:

O que é uma administradora de condomínios?

Como o nome já sugere, uma administradora de condomínios é uma empresa cuja função é a de administrar o condomínio e auxiliar o síndico nas tarefas diárias que envolvem o condomínio. 

Como funciona a administração de um condomínios?

Administrar um condomínio, é basicamente como cuidar de uma empresa. A administração condominial tem como principais funções:

• Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
• Emissão de boletos de pagamento da taxa condominial;
• Organização da pasta de prestação de contas;
• Realização do demonstrativo de receitas e despesas de condomínio;
• Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral;
• Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
• Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;
• Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
• Além disso, a administração é responsável por manejar a conta pool, quando houver.

Além desses afazeres, é dever da administradora de condomínio fornecer orientações sobre aspectos legais de diferentes setores, tais como administrativo, financeiro e trabalhista. 

Entenda as funções da administradora de condomínio

A administradora de condomínios é uma empresa especializada em dar suporte na administração condominial. Em geral, a prestadora de serviços é contratada para gerenciar a parte administrativa, jurídica, contábil e de recursos humanos do empreendimento.

Algumas das funções exercidas por uma administradora de condomínio são:

• Gerenciar contas a pagar;
• Emissão de boletos para pagamentos da taxa condominial, fundo de reserva e multas;
• Fazer a gestão tributária do condomínio;
• Organizar e alocar arquivos e documentos do condomínio;
• Elaborar a previsão orçamentária e os demonstrativos de receitas e despesas do condomínio;
• Dar suporte na prestação de contas anual;
• Prestar assessoria jurídica;
• Atender dúvidas e solicitações dos condôminos;
• Manejar a folha de pagamento dos funcionários;
• Redigir cartas, circulares, editais de convocação e atas;
• Realizar cobranças e gerenciar a inadimplência do condomínio.

Objetivo da administração de condomínios

O principal objetivo de uma empresa de administração é suprir as demandas administrativas e burocráticas de um condomínio. Para tanto, é dado auxílio e orientação ao síndico na realização de demandas que influenciam diretamente na gestão do empreendimento. Em síntese, a administradora serve para colaborar com o trabalho do síndico.

O que é necessário para administrar um condomínio?

É importante ressaltar que não há nenhuma exigência com relação à formação acadêmica para se administrar um condomínio, mas é importante ter conhecimento em diferentes áreas para que o trabalho seja bem feito e dentro dos termos da lei.

Para administrar um condomínio é importante ter conhecimento nas seguintes áreas:

• Financeira;
• Contabilidade;
• Questões civis;
• Compreender as leis trabalhistas.

Além disso, ter experiência na área administrativa é fundamental para toda e qualquer administradora de condomínio.

O que é gestão de condomínios?

Para finalizar, vamos abordar o que é a gestão de condomínios e como isso se relaciona no funcionamento de uma administradora de condomínios. Em síntese, gestão de condomínio se refere a tudo aquilo que é feito para manter o empreendimento funcionando adequadamente, conforme as normas. Em resumo, a gestão de condomínio envolve:

• Cuidar da contabilidade e finanças;
• Atender as demandas dos condôminos;
• Organizar manutenções periódicas;
• Garantir a segurança do empreendimento e dos moradores;
• Realizar reuniões de condomínio e votações;
• Obedecer a legislação interna: convenção e regimento interno.

Essas e as demais questões do dia a dia gerenciando o condomínio são de responsabilidade do síndico. No entanto, o gestor pode repassar algumas destas atividades para à administradora.

Diferença entre administrador de condomínio e síndico de condomínio

Por outro lado, não são todos os condomínios que têm condições financeiras de investir em uma administradora. Logo, uma opção alternativa é a contratação de um administrador de condomínio. Ele é um profissional autônomo, contratado para lidar com as questões administrativas em âmbito condominial. Em outras palavras, ele assume o papel da administradora e cuida da contabilidade, finanças e recursos humanos do imóvel, de forma independente.

Apesar de semelhantes, o papel do administrador do condomínio é diferente do síndico profissional. Enquanto que o administrador cuida apenas da parte administrativa e burocrática, o síndico é o responsável final por toda a gestão do condomínio. Ambos os profissionais trabalham em conjunto para melhorar a vida dos condôminos e garantir a legalidade do mandato.

Responsabilidades da administração de condomínios

Um dos aspectos importantes ao entender como funciona uma administradora de condomínio é compreender qual a responsabilidade da empresa. Como citamos anteriormente, o Código Civil determina que é o síndico o responsável direto pelo condomínio. Dessa maneira, é ele quem pode responder civil e criminalmente por problemas que podem ocorrer ao longo da gestão.

Entretanto, como funciona quando os problemas são causados pela administradora de condomínio? Nesses casos, devemos destacar que existem uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora. Isso quer dizer que, ambas as entidades do condomínio podem ser responsabilizadas judicialmente em situações de má gestão. Entretanto, a primeira pessoa a ser responsabilizada é o síndico. Em seguida, deve ser analisada a responsabilidade do administrador do condomínio ou administradora.

Logo, o síndico e o conselho fiscal do condomínio devem ficar de olho nas ações e medidas tomadas pela administradora em prol do empreendimento. A fiscalização é essencial para evitar dores de cabeça e problemas que podem lesar cada vez mais as contas do condomínio.

Ao contratar uma empresa, não se deve fazer a escolha com base apenas no quanto cobra uma administradora de condomínio ou na reputação da franquia de administradora de condomínio mais famosa. É preciso compreender que a idoneidade da empresa é o item mais importante durante a seleção.

Responsabilidades do síndico de condomínio

É natural que se questione o papel do síndico quando há a presença de uma administradora no condomínio. Entretanto, o síndico sempre irá exercer o cargo mais importante dentro da gestão condominial. Ainda é ele quem toma as decisões pelo condomínio. Desse modo, o objetivo do síndico se resume em defender o interesse do condomínio, agindo como uma espécie de porta-voz dos condôminos.

Sinergia entre administradora de condomínio e síndico

É possível resumir a relação entre administração de condomínios e síndico como: uma parceria. Ambas as partes devem trabalhar em conjunto em prol do condomínio, sempre com o intuito de aprimorar cada vez mais a vida no local.

Enquanto a administradora fica responsável pela parte burocrática, o síndico pode se dedicar às demandas dos moradores. Ou, até mesmo, em buscar formas criativas de como reduzir o valor das cotas condominiais.

Administração de condomínios: natureza jurídica

Uma questão importante de como funciona uma administradora de condomínio é compreender quais as leis e regras que regem a atuação.

Conheça as leis e regras

O Código Civil permite que prestadoras de serviços sejam contratadas por condomínios para auxiliar nas funções administrativas. Novamente, essa questão é abordada no Art. 1.348.

A contratação de uma administradora deve ser feita com base nas regras estipuladas pela convenção coletiva e pelo regimento interno. Bem como a escolha da empresa deve ser realizada mediante a votação em assembleia geral.

Além disso, a lei também permite que o condomínio transfira o papel do síndico para a empresa. Dessa maneira, a administradora pode assumir as funções do síndico do condomínio de maneira integral.

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