Nem toda a aprovação de contas em condomínio precisa ser um bicho de sete cabeças. Com transparência, ética e conhecimento, o síndico consegue tirar de letra essa tarefa obrigatória que assusta muita gente.

Aprenda tudo sobre aprovação de contas em condomínio com esse artigo:

O que é aprovação de contas em condomínio?

Como determina o Capítulo VII do Código Civil no Art. 1.348, a prestação de contas de condomínio deve ser feita à assembleia anualmente. A prática ocorre durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO), de acordo com os prazos estipulados pela convenção do condomínio.

Nesse evento anual, o síndico apresenta as despesas dos últimos 12 meses de mandato e a previsão orçamentária para o próximo ano. Essas informações sobre as movimentações financeiras do condomínio devem passar pelo crivo da votação da assembleia, que decide aprovar, recusar ou aprovar parcialmente as contas.

É importante destacar que, após a aprovação das contas pelos condôminos, o assunto é encerrado. Qualquer questionamento futuro, só poderá ser feito com base em provas de que houve um ato ilícito durante o processo. Para garantir a transparência e evitar fraudes, pode ser contratado o serviço de uma auditoria em condomínio.

Quórum para aprovação de contas em condomínio

Votações em assembleias de condomínio seguem algumas regras pré-determinadas pela legislação. No caso de uma votação de aprovação de contas, é necessário seguir os seguintes passos:

1. Fazer a primeira convocação, na qual é necessário atingir quórum de metade do número total de condôminos;
2. Se não for alcançado o número mínimo de pessoas, é feita uma segunda chamada que tem quórum livre;
3. A votação é decidida pela maioria dos condôminos presentes (50% + 1).

Prestação de contas não aprovada – e agora?

Caso ocorra a reprovação das contas do condomínio ou a aprovação de contas com ressalvas, normalmente é cedido um prazo para que o síndico justifique e/ou regularize as informações polêmicas. Esse período e outras informações acerca dessa situação geralmente podem ser encontradas na convenção do condomínio,. Mas o normal é que o tempo não exceda 60 dias. Ao término desse prazo, a assembleia geral se reúne novamente para decidir se aprova ou não as contas.

Quando ocorre a reprovação de contas do condomínio, é costumeiro contratar o serviço de uma empresa ou especialista em auditoria em condomínios. Essa medida pode ser tomada pelo Conselho Fiscal, pelos moradores e inclusive pelo próprio síndico.

Se o laudo final da auditoria for favorável ao síndico e mesmo assim a assembleia não optar por aprovar as contas, o profissional tem o direito de entrar com uma ação judicial buscando conquistar a aprovação das contas.

Por outro lado, se o laudo de auditoria confirmar alguma irregularidade no trabalho do síndico, o condomínio deve permitir uma oportunidade de resposta e o ressarcimento dos valores determinados pelo síndico.

Entretanto, em casos em que se é comprovada fraude nas contas, os moradores têm o direito de recorrer à Justiça. Dependendo da situação, o síndico pode ser processado pelo crime de apropriação indébita, previsto no Art. 168 do Código Penal Brasileiro, com pena de um a quatro anos de prisão e multa.

Motivos para não aprovar as contas do síndico

Alguns motivos que podem levar o síndico a ter as contas do condomínio reprovadas são:

• Descumprimento das normas estabelecidas pela convenção do condomínio;
• Não seguir as decisões tomadas pela assembleia;
• Utilização do fundo de reserva de forma indevida;
• Ausência ou perda de comprovantes de pagamento e notas fiscais;
• Gastos acima do limite previsto pela convenção sem a anuência da assembleia ou do Conselho Fiscal;
• Comprovação de superfaturamento em contratação de serviços;
• Realização de obras úteis ou voluptuárias sem votação em assembleia;
• Pagamento por serviços não realizados;
• Uso do dinheiro do condomínio para cobrir gastos não aprovados pela convenção ou assembleia;
• Comprovação de fraudes ou desvios de dinheiro;
• Pagamentos feitos em duplicidade;
• Multas sobre as contas de água e energia elétrica quando há dinheiro no caixa para efetuar o pagamento dentro do prazo.

Checklist para aprovar contas no condomínio

Organizar uma apresentação de prestação de contas é uma tarefa um tanto quanto trabalhosa. O síndico precisa reunir e contabilizar uma série de documentos que comprovam as receitas e despesas do condomínio.

Preparamos uma checklist de itens que o síndico precisa entregar durante a prestação de contas do condomínio:

• Relatório do orçamento: é preciso revisitar o orçamento de gastos e receitas aprovado no início da gestão e comparar o que foi feito nesse período. Deve-se analisar a diferença dos gastos planejados e valores realmente gastos.
• Relatório de receitas: separe esse documento em duas partes: condôminos adimplentes e inadimplentes, acrescentando multas por atraso no pagamento da taxa condominial. Se o condomínio aluga áreas comuns, essa receita também deve ser descrevida.
• Relatório de despesas: apresentar as despesas fixas (folha de pagamento, seguros, contas e demais despesas mensais); variáveis (mantenções programadas ou outros gastos com valores que variam); extras (obras e consertos extraordinários) e emergenciais.
• Balancetes: a prestação de contas mensal também deve ser incluída, trazendo o saldo de cada mês e o saldo atual da conta do condomínio.
• Inadimplência: o síndico é encarregado de apresentar estudos, gráficos e porcentagens da inadimplência no condomínio. Além disso, também é essencial demonstrar quais ações foram tomadas ao longo do ano para resolver o problema.

Organize seus documentos em uma pasta de prestação de contas online ou física, que precisa estar acessível aos condôminos. Para facilitar esse processo, recomendamos a utilização de uma Planilha de Prestação de Contas do Condomínio e a contratação de um sistema de gestão condominial, como o TownSq.

É fundamental destacar a importância da presença de todos os condôminos nas reuniões de assembleia. Apenas assim é possível realizar plenamente essa tarefa tão importante dentro da administração de condomínios: a prestação de contas. Assim, o ideal é que todos os moradores fiquem a par do que está acontecendo na gestão financeira do condomínio.

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