Crie um cronograma de manutenções impecável e evite dores de cabeça no seu condomínio. Leia este guia completo com dicas e passo a passo para garantir segurança, organização e valorização do seu patrimônio. Confira a seguir! 

Assim como o nosso corpo precisa de cuidados preventivos para evitar doenças, o condomínio exige atenção constante para prevenir problemas e garantir o bom funcionamento de suas estruturas. 

Afinal de contas, o condomínio é como um organismo vivo, com sistemas complexos que garantem o bem-estar e a harmonia de todos os moradores. 

E a chave para essa saúde predial está em um cronograma de manutenções bem elaborado e executado. 

Neste post, vamos mergulhar fundo no universo da manutenção condominial, desvendando cada etapa da criação de um cronograma impecável. Continue lendo!

Por que um cronograma de manutenções é essencial? 

Antes de colocarmos a mão na massa, vamos entender por que um cronograma de manutenções é tão crucial para a saúde do seu condomínio.

As vantagens são inúmeras: 

Prevenção de problemas 

Imagine um pequeno vazamento em um dos apartamentos do condomínio. 

Se for ignorado, ele pode evoluir para infiltrações, mofo, danos na estrutura e até curtos-circuitos.

Neste caso, a manutenção preventiva age como um escudo, identificando e corrigindo esses pequenos problemas antes que se transformem em grandes (e caros!) desafios.

Exemplo: A inspeção regular das instalações hidráulicas previne vazamentos, evitando o desperdício de água, danos aos apartamentos e áreas comuns, e o desgaste prematuro de bombas e tubulações.

Segurança em primeiro lugar 

A segurança dos moradores é prioridade absoluta. 

Equipamentos em perfeito estado de funcionamento, como elevadores, portões automáticos, sistemas de alarme e iluminação de emergência, minimizam o risco de acidentes e garantem a tranquilidade de todos.

Exemplo: Manutenção periódica dos elevadores, com a verificação de cabos, freios e sistemas de segurança, previne falhas que podem causar acidentes graves. 

Economia a longo prazo 

A máxima “prevenir é melhor que remediar” se aplica perfeitamente à manutenção condominial. 

Investir em prevenção é um ato de sabedoria financeira, pois evita gastos inesperados com reparos emergenciais, que costumam ser mais caros e complexos. 

Exemplo: A limpeza e conservação regular da caixa d’água previne a proliferação de bactérias e a necessidade de reparos no sistema de abastecimento, além de evitar problemas de saúde para os moradores. 

Valorização do patrimônio 

Um condomínio bem cuidado e com manutenções em dia é um imã para compradores e inquilinos.

A valorização do patrimônio é um benefício direto da manutenção preventiva, impactando positivamente o investimento de cada morador.

Exemplo: A pintura regular da fachada, além de preservar a estrutura do prédio, melhora a aparência do condomínio, tornando-o mais atrativo e valorizado.

Organização e controle 

O cronograma de manutenções funciona como um mapa detalhado, guiando as ações e proporcionando organização e controle sobre as atividades do condomínio.

Ele facilita a gestão, a previsão de custos e a tomada de decisões estratégicas.

Exemplo: Com um cronograma detalhado, o síndico pode planejar as manutenções com antecedência, negociar melhores preços com fornecedores e evitar imprevistos que impactem o orçamento do condomínio.

Transparência e confiança 

Um cronograma claro, acessível e atualizado demonstra aos moradores a transparência na gestão do condomínio.

Essa atitude gera confiança, aumenta a participação dos moradores nas decisões e fortalece a comunidade condominial.

Exemplo: Disponibilizar o cronograma de manutenções em um aplicativo ou sistema online, com informações detalhadas sobre cada serviço, custos e datas, permite que os moradores acompanhem as ações e se sintam parte importante da gestão do condomínio.

Mãos à obra: Construindo um cronograma de manutenções imbatível 

Agora que você já sabe a importância de um cronograma de manutenções, vamos ao passo a passo para criar um plano de ação completo e eficiente: 

Passo 1: Diagnóstico completo do condomínio 

Comece com um raio-x completo do seu condomínio. 

Levante todos os itens que demandam manutenção, desde os mais óbvios, como elevadores, portões eletrônicos e sistemas de segurança, até os detalhes que podem passar despercebidos, como iluminação de emergência, extintores de incêndio e bombas de recalque. 

Dicas: 

Realize uma inspeção predial detalhada: Contar com a ajuda de um profissional especializado em inspeção predial pode ser fundamental para identificar problemas ocultos e determinar a real necessidade de cada item. 

Consulte os manuais dos equipamentos: Os manuais dos fabricantes fornecem informações importantes sobre a periodicidade ideal de cada manutenção e os procedimentos a serem seguidos. 

Crie um checklist completo: Utilize um checklist para garantir que nenhum item seja esquecido durante o levantamento. Inclua informações como: 

• Nome do item;

• Localização;

• Descrição;

• Data da última manutenção;

• Próxima manutenção prevista;

• Observações.

Passo 2: Definindo a frequência ideal de cada manutenção 

Com o diagnóstico em mãos, defina a periodicidade ideal para cada tipo de manutenção.

Leve em consideração fatores como: 

• Recomendações do fabricante: Consulte o manual do equipamento para verificar a frequência de manutenção recomendada;

• Intensidade de uso: Itens que são utilizados com mais frequência, como elevadores e portões eletrônicos, exigem manutenções mais frequentes;

• Condições climáticas: As condições climáticas da sua região podem influenciar na periodicidade de algumas manutenções, como a pintura da fachada e a limpeza de calhas;

• Histórico de problemas: Se um item apresenta histórico de problemas, aumente a frequência das manutenções preventivas para evitar falhas e imprevistos.

Exemplos de periodicidade: 

• Elevadores: Manutenção preventiva mensal, com empresas especializadas, e anual, com a realização de testes de segurança;

• Caixa d’água: Limpeza e desinfecção a cada 6 meses, seguindo as normas da vigilância sanitária;

• Jardins: Manutenção semanal, incluindo poda, irrigação e adubação;

• Sistema de incêndio: Inspeção e testes a cada 6 meses, com recarga dos extintores conforme a necessidade;

• Portões eletrônicos: Manutenção preventiva a cada 3 meses, com lubrificação e ajustes.

Passo 3: Crie um cronograma visual e acessível 

Com as informações coletadas, é hora de organizar tudo em um cronograma visual e de fácil acesso.

Utilize ferramentas que facilitem a visualização e o acompanhamento das manutenções, como:

• Planilhas: Crie planilhas detalhadas com as informações de cada item, a periodicidade das manutenções e as datas previstas; 

• Aplicativos de gestão condominial: Utilize aplicativos específicos para gestão de condomínios, que oferecem recursos para criar cronogramas de manutenções, registrar os serviços realizados e controlar os custos;

• Softwares de gestão: Softwares de gestão condominial são ferramentas mais completas, que permitem integrar o cronograma de manutenções com outras funcionalidades, como controle financeiro, comunicação com moradores e gestão de documentos.

Dicas: 

• Categorize as manutenções: Separe as manutenções por categorias (elevadores, áreas comuns, sistemas hidráulicos, etc.) para facilitar a visualização e o acompanhamento;

• Utilize cores e recursos visuais: Utilize cores, gráficos e tabelas para tornar o cronograma mais intuitivo e fácil de entender;

• Compartilhe o cronograma com os moradores: Disponibilize o cronograma em um local de fácil acesso, como o mural do condomínio ou um portal online, para que todos os moradores possam acompanhá-lo.

Passo 4: Documentação completa e organizada 

Mantenha registros detalhados de todas as manutenções realizadas, incluindo: 

• Data da manutenção; 

• Serviços executados; 

• Empresa contratada; 

• Responsável pela execução; 

• Custos; 

• Observações; 

• Fotos e vídeos para registrar o estado dos equipamentos antes e depois da manutenção. 

Dicas: 

• Crie um sistema de arquivamento eficiente: Organize os documentos de forma clara e fácil de encontrar, utilizando pastas, arquivos digitais ou softwares de gestão; 

• Digitalize os documentos: Digitalize os documentos físicos para garantir a segurança das informações e facilitar o acesso; 

• Mantenha os registros atualizados: Atualize os registros a cada nova manutenção realizada. 

Passo 5: Comunicação transparente com os moradores 

A comunicação transparente com os moradores é fundamental para o sucesso do cronograma de manutenções.

Informe sobre as datas das manutenções preventivas com antecedência, detalhando os serviços que serão realizados e os possíveis impactos na rotina do condomínio.

Dicas: 

• Utilize diferentes canais de comunicação: Utilize murais, e-mails, grupos de WhatsApp, aplicativos de gestão condominial e outros canais para garantir que a informação chegue a todos os moradores; 

• Seja claro e objetivo na comunicação: Utilize linguagem clara e objetiva para evitar dúvidas e mal-entendidos; 

• Esteja aberto a sugestões e feedback: Incentive os moradores a darem sugestões e feedback sobre o cronograma de manutenções. 

Passo 6: Ajuste e aprimore o seu cronograma 

O cronograma de manutenções é um documento dinâmico e deve ser revisado e atualizado periodicamente.

Ajuste a frequência das manutenções conforme a necessidade, inclua novos itens e avalie os resultados das ações preventivas.

Dicas: 

• Realize pesquisas de satisfação: Utilize pesquisas de satisfação para coletar a opinião dos moradores sobre a qualidade das manutenções e identificar pontos de melhoria;

• Monitore os custos: Acompanhe os custos das manutenções e busque alternativas para otimizar os recursos do condomínio;

• Invista em tecnologia: Utilize ferramentas tecnológicas para automatizar tarefas, facilitar a comunicação e melhorar a gestão do cronograma de manutenções.

Dicas extras para um cronograma de manutenções eficiente 

• Crie um fundo de reserva para manutenções: Separe um valor mensal no orçamento do condomínio para cobrir os custos das manutenções preventivas e imprevistos;

• Negocie contratos de manutenção preventiva: Negocie contratos de manutenção preventiva com empresas especializadas para garantir serviços de qualidade com preços mais acessíveis;
• Treine os funcionários do condomínio: Invista em treinamento para os funcionários do condomínio, como porteiros e zeladores, para que eles possam realizar pequenas manutenções e identificar problemas em estágio inicial.

Você pode ir além: Escolha o TownSq e automatize o cronograma de manutenções do condomínio

Chegou a hora de dizer adeus às planilhas confusas e aos lembretes perdidos em meio a papéis!

Com o TownSq, você pode automatizar o seu cronograma de manutenções, centralizar as informações, otimizar o tempo e garantir que nenhuma tarefa seja esquecida.

A funcionalidade “Atividades” do TownSq é sua aliada para organizar e controlar as manutenções do condomínio de forma simples e eficiente.

Com ela, você pode:

• Cadastrar todas as manutenções: Crie atividades para cada item do seu cronograma, com informações detalhadas sobre a periodicidade, os responsáveis e as datas previstas;

• Configurar lembretes automáticos: Programe lembretes para serem enviados por e-mail ou notificações no aplicativo, garantindo que nenhuma manutenção passe despercebida;

• Acompanhar o status das atividades: Monitore o andamento de cada tarefa, verifique quais manutenções estão pendentes, em andamento ou concluídas;

• Centralizar as informações: Mantenha todas as informações sobre as manutenções em um único lugar, acessível a qualquer hora e lugar.

Passo a passo para automatizar as suas manutenções no TownSq 

Crie uma nova atividade 

• Acesse o menu lateral e clique em “Atividades”. 
• Clique em “Criar atividade”. 

Preencha as informações da atividade 

• Nome da atividade: Dê um nome claro e objetivo à atividade, como “Manutenção preventiva do elevador social”;
• Prioridade: Defina o nível de prioridade da atividade (alta, média ou baixa). 
• Categoria: Categorize a atividade para facilitar a organização (ex: elevadores, áreas comuns, segurança);
• Data prevista: Informe a data prevista para a realização da manutenção;
• Responsável: Indique o responsável pela execução da atividade (zelador, empresa contratada, etc.);
• Descrição: Adicione uma descrição detalhada da atividade, incluindo informações relevantes sobre o serviço a ser realizado;
• Anexos: Anexe documentos importantes, como orçamentos, contratos e laudos técnicos (até 7 anexos, exceto vídeo e áudio);
• Clique em “Próximo”. 

Personalize as configurações da atividade: 

• Pública: Marque esta opção se desejar que a atividade seja visível para todos os moradores;
• Repetir atividade: Ative esta opção para que a atividade se repita automaticamente após a conclusão. Defina a periodicidade desejada (imediatamente, semanal, mensal, bimestral, semestral ou anual);
• Enviar lembrete: Ative esta opção para receber lembretes sobre a atividade. Defina com que antecedência deseja receber o lembrete (1 dia, 3 dias, 5 dias, 1 semana, 2 semanas ou 1 mês);
• Já concluída em: Se a atividade já foi concluída, marque esta opção e informe a data de conclusão.

Salve a atividade 

Clique em “Salvar” para finalizar a criação da atividade. 

Pronto! Sua atividade está criada e automatizada no TownSq. Agora você pode acompanhar o andamento das manutenções, receber lembretes e manter tudo organizado em um único lugar. 

Viu como é simples? Explore as funcionalidades do TownSq e descubra como otimizar a gestão do seu condomínio em apenas alguns cliques. Inscreva-se no formulário e assista a uma demonstração gratuita!