Casos de agressão física dentro do condomínio, infelizmente, têm se tornado recorrentes nos últimos meses. As notícias mostram situações de violência na vizinhança, afetando o bem-estar do restante da comunidade. Como o síndico pode agir nesses casos? Veja a seguir.
O papel do síndico é representar, ativa e passivamente, o condomínio e promover o bem-estar das pessoas que vivem lá, por meio da conservação e guarda das partes comuns e também do zelo pela prestação dos serviços.
No âmbito criminal, o síndico, como representante do condomínio, responde por suas ações e omissões, conforme o art. 13, do Código Penal:
Art. 13 – O resultado, de que depende a existência do crime, somente é imputável a quem lhe deu causa. Considera-se causa a ação ou omissão sem a qual o resultado não teria ocorrido.
2º – A omissão é penalmente relevante quando o omitente devia e podia agir para evitar o resultado. O dever de agir incumbe a quem:
a) tenha por lei obrigação de cuidado, proteção ou vigilância;
b) de outra forma, assumiu a responsabilidade de impedir o resultado;
c) com seu comportamento anterior, criou o risco da ocorrência do resultado.
Neste caso, como o síndico tem o dever de zelar pelo condomínio, ele também tem o dever de agir em casos de agressão física dentro do condomínio, por exemplo. A seguir, vamos discutir sobre o papel do síndico nestes casos. Continue lendo!
O que é considerado agressão física dentro do condomínio?
De forma geral, existe a agressão física e a violência doméstica.
A agressão física é definida assim quando ocorre um ato violento, seja ele físico ou psicológico, contra qualquer pessoa.
Já a violência doméstica se refere a todo ato de violência, seja ele físico, psíquico, moral, sexual e/ou patrimonial, que venha a acontecer entre duas pessoas com algum tipo de vínculo familiar.
O que o síndico deve fazer em caso de agressão física ou violência doméstica no condomínio?
Em casos de agressão física ou violência nas dependências do condomínio, o síndico pode e deve intervir.
Em situações de agressão comprovada ou pedido de socorro, o síndico deve acionar um dos canais de emergência e informar a ocorrência às autoridades competentes:
190, Polícia Militar: em caso de atos de violência ou atividade suspeita;
Disque 100: para realizar denúncias de violação dos direitos humanos, de maneira gratuita e confidencial. Neste caso, o número atende casos envolvendo também crianças, adolescentes, idosos, pessoas com deficiência, pessoas LGBTQIA+, casos de discriminação étnica ou racial, entre outros;
180, Central de Atendimento à Mulher em Situação de Violência: para realizar denúncias em casos de violência doméstica, também de maneira gratuita e confidencial.
Em ambos os casos, ainda que a vítima prefira não realizar a denúncia, é importante que o síndico não se omita e siga o procedimento para que a situação não se agrave.
Além disso, o síndico também deve manter sigilo e discrição sobre a ocorrência, evitando fazer comentários nas áreas comuns do condomínio, em reuniões de assembleia ou corredores, a fim de evitar a exposição da vítima e agravamento da situação.
5 ações que o síndico pode tomar para ajudar a promover a harmonia no condomínio
Um condomínio é como uma pequena cidade. Existe uma grande diversidade de pessoas, pensamentos e opiniões coexistindo em um mesmo espaço.
Existem regras, um regimento a ser seguido e, é claro, também podem existir conflitos.
É, também por este motivo, que o síndico é reconhecido como o líder dessa pequena cidade e assume a responsabilidade de representar os moradores e trabalhar pelos interesses da comunidade.
Portanto, a fim de evitar que essas pessoas tão diferentes entrem em conflito, o síndico precisa agir a fim de promover a harmonia e o bem-estar, para que a relação de todos seja saudável e a vida em comunidade seja agradável.
Mas é claro que isso não é assim tão fácil, por isso listamos algumas sugestões para você começar a aplicar no seu condomínio. Veja:
Leve esta discussão para uma reunião de assembleia. Promova a conscientização entre os moradores e mostre que uma eventual atitude ilícita pode gerar prejuízos para quem a cometer ou para o condomínio, em caso de pagamento de indenizações, por exemplo. Além disso, discuta a possibilidade de incluir penalidades no regimento interno do condomínio, como advertências ou multas, para quem cometer atos ilícitos;
Mantenha a postura. Se possível mantenha uma postura firme, segura e imparcial ao aplicar as penalidades, advertências ou multas, evitando favorecimentos;
Conscientize os condôminos acerca dos seus direitos. Porém, além de falar sobre direitos, lembre-se também de abordar os deveres dos condôminos, seja por meio de palestras, circulares, informativos, cartazes, regras de boa convivência, entre outros;
Promova eventos coletivos no condomínio. Esse tipo de evento não necessariamente precisa ser uma palestra, também podem ser festas de fim de ano, natal, junina ou outros meios de socialização entre os moradores;
Oriente os funcionários do condomínio. Treine e oriente os funcionários para lidar com situações desse tipo.
A lei nº 17.477, promulgada pelo governador de São Paulo, João Doria, obriga os condomínios do estado de SP a denunciar casos de maus-tratos aos animais à polícia. Entenda mais neste artigo!
Esta lei busca responsabilizar os síndicos e administradores, tanto de condomínios residenciais quanto comerciais, que não comunicarem à polícia ou autoridades responsáveis sobre maus-tratos a animais.
A lei também indica que os síndicos são os responsáveis por comunicar a ocorrência, com o maior número possível de informações e em até 24 horas do ocorrido.
Para ajudar você a entender todos os detalhes desta lei, continue lendo!
Maus-tratos aos animais: como realizar uma denúncia?
De acordo com a lei, existem duas formas de realizar a denúncia de maus-tratos aos animais:
quando a ocorrência já tiver acontecido: o síndico deve fazer a denúncia no portal da Delegacia Eletrônica de Proteção Animal (DEPA) ou em qualquer Delegacia da Polícia Civil do município de São Paulo, em até 24 horas.
Para realizar a denúncia, o síndico deve ter, se for possível, as seguintes informações sobre a ocorrência:
identificação e contato dos tutores;
espécie do animal, raça ou características físicas que permitam a sua identificação;
endereço de onde o animal ou os tutores possam ser localizados;
detalhes sobre a ocorrência, indícios ou provas da ocorrência de maus-tratos.
E, por fim, para contribuir com a prevenção de maus-tratos aos animais, é obrigatório colocar cartazes, placas ou comunicados nas áreas comuns do condomínio.
Qual a multa aplicada em caso de maus-tratos aos animais?
O Projeto de Lei previa a aplicação de multa em dois contextos:
Primeiro, em caso de inércia ou omissão por parte do síndico ou administrador do condomínio, em caso de ocorrência de maus-tratos, a pena seria de 200 vezes o valor da Unidade Fiscal do Estado de São Paulo (UFESP), equivalente a R$ 5.818.
Segundo, em caso de descumprimento da obrigação de colocar cartazes, placas ou comunicados nas áreas comuns do condomínio, a pena seria de 50 vezes o valor da UFESP, equivalente a R$ 1.454.
No entanto, ao promulgar a lei, o governador João Doria vetou todas as penalidades previstas no projeto, fazendo com que não exista nenhum tipo de sanção para aqueles que não denunciarem.
Chegamos em janeiro e, junto com o primeiro mês de 2022, também trouxemos muitas atualizações e novidades para contar sobre as nossas soluções TownSq Essencial e TownSq ADM Digital. Acompanhe a seguir!
Atualizações na solução TownSq
No TownSq versão para web e mobile (somente em Android), tivemos uma mudança na aparência da tela de atividades da gestão.
A partir de agora, a tela ficará dividida entre “suas tarefas” e “tarefas do condomínio”, contendo as tarefas pessoais do síndico, que só podem ser vistas no seu acesso, e tarefas da comunidade, que podem ser vistas por todos, respectivamente.A atualização também mantém a aparência dos detalhes das atividades, mas acrescenta a possibilidade de visualizar as categorias, status da atividade e um filtro para visualizar somente as atividades pendentes, em andamento, completas ou todas.
Envio de atividades para grupos
Além da atualização anterior, a partir de agora o TownSq também permite que grupos sejam responsáveis por atividades. As atividades são tarefas que podem ser criadas no aplicativo. O síndico pode criar uma atividade e atribuir a outro membro da gestão do condomínio, por exemplo.
No aplicativo existem também os grupos, que ajudam a organizar a gestão do condomínio. Pode haver um grupo de conselheiros, outro de funcionários, outro de proprietários, por exemplo. E agora, as tarefas podem ser criadas e ficarem a cargo de um grupo.
Com esta atualização, o síndico ganha em:
Organização: as tarefas que são de um grupo ficam registradas como tal. Evita aquela confusão de uma tarefa que é do grupo mas só um membro fica registrado como responsável.
Atualização: os membros do grupo agora serão notificados a respeito do andamento da tarefa. Antes, somente um dos membros seria notificado e o restante do grupo dependia desse membro para se manter atualizado.
Atualizações no TownSq Administração Digital
Plano de contas
Nesta estrutura de plano de contas, a solução apresenta a seguinte organização:
Categorias;
Subcategorias;
Complemento personalizável.
O condomínio tem a liberdade para habilitar ou não o plano de contas e, caso seja habilitado, ele receberá uma lista de categorias e subcategorias que podem ser excluídas ou mantidas, à critério do síndico.Além disso, existem também os complementos personalizáveis que podem ser adicionados às subcategorias, caso o síndico queira complementá-las com informações adicionais importantes para a gestão.
Feito isso, as despesas anteriores, poderão ser classificadas diretamente no ambiente de extrato.E, caso seja necessário, o síndico poderá emitir, a qualquer momento, um relatório das despesas pagas, organizadas em categorias, em formato PDF ou Excel.
Com a opção de plano de contas do TownSq Administração Digital e as suas últimas atualizações, o síndico ganha em diversos benefícios, como:
facilidade na prestação de contas;
categorização das despesas no lançamento;
menos tempo perdido antes de uma prestação de contas a ser apresentada na Assembleia Geral Ordinária, pois as despesas pagas já estarão organizadas;
acompanhamento diário e facilitado dos valores pagos em cada categoria de despesa, a qualquer momento;
atualização constante do previsto X realizado, eliminando a dor de cabeça para organizar os valores pagos e relacioná-los com a previsão orçamentária.
Previsão orçamentária
A previsão orçamentária se trata de um processo de análise e decisão sobre como o dinheiro arrecadado pelo condomínio será gasto no ano seguinte.Esta previsão das despesas futuras é baseada nos custos dos meses anteriores.Dentro da solução Administração Digital, ao habilitar o Plano de Contas, o condomínio poderá criar a sua própria previsão orçamentária dentro do sistema. A cada pagamento realizado, a previsão será atualizada com o previsto e realizado.
Ali você poderá visualizar dados sobre o quanto o condomínio ainda pode gastar no mês vigente, a comparação desta informação com dados do mês anterior e um gráfico da previsão orçamentária ativa, com uma comparação do previsto e realizado.Além disso, também é possível fazer o download de todos estes dados, no formato PDF ou Excel, sendo possível escolher baixar apenas os dados previstos, realizados ou a comparação de ambos.
Upload de extrato
Nesta tela, é possível centralizar as informações de todas as contas bancárias do condomínio, eliminando a necessidade de fazer login em todos os bancos ao mesmo tempo para ter acesso aos dados financeiros, transportar os dados para uma planilha e, ao final desse processo, conseguir comparar os números.
Na tela de upload de extrato do sistema, o condomínio que possui contas em outros bancos pode centralizar e facilitar a prestação de contas no TownSq.As linhas de despesas poderão ser categorizadas junto com o Plano de Contas e também serão contabilizadas na tela de Previsão Orçamentária.
A gestão do tempo é um processo de organização e planejamento das tarefas, que envolve estratégias para dividir melhor o tempo entre diferentes atividades, resultando em maior produtividade e eficiência. Continue lendo!
Como você tem adotado a gestão do tempo na sua rotina profissional?
Com a correria do dia a dia de um síndico profissional, os imprevistos e as dores de cabeça, a impressão é de que as 24 horas não são suficientes para finalizar tudo o que precisa ser feito.
E o pior disso tudo: a falta de gestão do tempo pode ocasionar problemas graves, como estresse e burnout.
Isso tudo parece familiar demais pra você? Talvez este seja o momento certo para você dar uma pausa, analisar a sua rotina e começar a adotar estratégias para ajudar a otimizar o seu tempo de trabalho.
Por isso, neste artigo você confere os principais benefícios da gestão do tempo, por onde começar e as principais práticas, metodologias e ferramentas. Veja!
O que é gestão do tempo?
A gestão do tempo se trata de organizar e planejar as suas tarefas, evitando perder tempo com atividades que não fazem sentido para a sua rotina.
No entanto, gerir bem o seu tempo não significa adotar truques milagrosos que vão transformar as suas 24 horas diárias em 48 horas.
Certamente não faltam conselhos em livros, blogs, cursos, aplicativos ou nas redes sociais, porém só isso não é suficiente.
Alguns estudos afirmam que um bom gerenciamento de tempo envolve tomar decisões que vão estruturar e ajustar o tempo de uma pessoa às mudanças que acontecem na sua rotina.
Neste sentido, três habilidades específicas separam o sucesso na gestão do tempo do fracasso:
Conscientização: pensar realisticamente sobre o seu tempo, entendendo que este é um recurso limitado;
Organização: projetar e organizar as suas metas, planos, agendas e tarefas para usar o tempo com eficácia;
Adaptação: monitorar o uso do tempo durante a execução das atividades, possibilitando ajustar ou alterar as prioridades.
Quais são os benefícios de planejar e organizar corretamente o seu tempo?
#01: Menos estresse
Fazer uma boa gestão do tempo reduz o nível de estresse, de ansiedade e ainda aumenta a sua confiança para assumir o controle das suas tarefas e saber exatamente onde investir o tempo.
Além disso, gerenciar bem o seu tempo evita que você se sobrecarregue e se sinta cansado o tempo todo, permitindo mais produtividade durante o tempo que dispõe, menos dor de cabeça e um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a profissional.
#02: Maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional
Um dos benefícios mais importantes de uma boa gestão do tempo é a possibilidade de manter um maior equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, possibilitando produtividade no trabalho e tempo de qualidade com as pessoas que mais importam na sua vida.
Quanto mais tempo você passa dedicado ao seu trabalho, maior o risco de se sentir esgotado e cansado o tempo todo, impedindo que você consiga parar e estar presente com a família e amigos, por exemplo.
Por isso, com uma boa gestão do tempo você consegue atingir os seus objetivos em menos tempo e se organiza melhor para poder fazer suas atividades particulares também.
#03: Maior liberdade de tempo
As técnicas de gestão do tempo garantem que você tenha liberdade para fazer mais coisas que importam para você, além do trabalho, como ler um livro, ver um filme, começar a desenhar ou apenas ficar deitado numa rede aproveitando o ócio.
Quando você entende o valor da gestão do tempo, começa a trabalhar com prioridades e a priorização é o que garante maior liberdade de tempo.
E tem mais: liberdade garante mais tempo com a família, espaço para aprofundar relacionamentos e horas para gastar em busca de um novo hobbie ou propósito de vida.
#04: Aumento do seu foco
Quando você não faz a menor ideia de por onde começar a gerenciar o seu tempo, acaba se perdendo em milhares de atividades diferentes, sem saber onde começa e onde termina o seu trabalho.
Portanto, gestão do tempo também é uma medida eficaz para aumentar o seu foco, permitindo que você dedique mais tempo a cada tarefa, projeto, meta ou pessoa.
Desta forma, você assume o controle do seu dia e começa a trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil e com mais tarefas.
#05: Aumento dos níveis de produtividade
Já dissemos, mas vale repetir: gestão do tempo significa mais produtividade.
Quando você entende como gerenciar bem o seu tempo, é possível saber o que priorizar, os objetivos ficam claros e as tarefas são finalizadas com mais rapidez.
Como resultado, você garante mais tempo para obter resultados maiores e melhores.
Mas lembre-se: para ser mais produtivo com o seu tempo, é preciso identificar as prioridades diárias e focar nelas com atenção plena, sem se preocupar com atividades irrelevantes, como ficar olhando as notificações do celular.
#06: Menos procrastinação
A procrastinação acontece quando você não administra bem o seu tempo e não tem clareza de quais são os seus objetivos e prioridades do dia.
Por isso, a gestão do tempo garante que você não se sinta sobrecarregado ou fora do controle da sua carga de trabalho, fazendo com que sinta desanimado, desmotivado e com menos vontade de finalizar as tarefas. Você se identifica com isso?
Por outro lado, quando você se sente focado e no controle do seu tempo, é menos provável que procrastine.
#07: As coisas ficam mais simples e fáceis
Quando você não gerencia bem o seu tempo, qualquer atividade parece grande e difícil demais, fazendo com que você se sinta inseguro, cansado e exausto em relação às atividades do seu trabalho.
No entanto, quando você assume o controle do seu tempo, essa situação muda e você se sente mais confiante, capaz de assumir responsabilidades e menos estressado ou frustrado.
#08: Menos distrações
Além dos benefícios anteriores, a gestão do tempo também elimina as distrações e aumenta a concentração e o foco nas atividades essenciais à sua rotina.
Isso acontece simplesmente porque você começa a planejar melhor o seu dia e priorizar aquilo que faz sentido para alcançar os seus objetivos, ignorando tudo o que for irrelevante.
E mais: pessoas que sabem gerenciar bem o seu tempo também passam a impor limites em torno do seu tempo, garantindo que o foco esteja concentrado nas tarefas e reduzindo a sobrecarga e distração.
#09: Aumento da energia
Quando você não sabe por onde começar o seu dia, acaba se distraindo em diversas tarefas ao mesmo tempo, não consegue finalizar uma atividade sem já iniciar outra em seguida e perde horas em tarefas que são simples do que parecem.
O resultado disso: desmotivação e falta de energia, além de sentir que você está cansado o tempo todo.
Por isso, a gestão do tempo também é uma maneira de ajudar a gerenciar os seus níveis de energia e ajudá-lo a se concentrar no trabalho mais importante.
Os vilões mais comuns da falta de uma boa gestão do tempo
Vilão #1: A procrastinação
Um dos principais vilões da execução de tarefas é a procrastinação. É aquele famoso “empurrar com a barriga” ou “deixa que eu faço depois”.
A procrastinação é um mal que atinge todos os profissionais, incluindo os síndicos. E, geralmente, isso acontece quando não queremos enfrentar tarefas chatas, desagradáveis ou muito longas.
Por isso, quem tem o costume de adiar as tarefas, acaba virando uma vítima da procrastinação e quando a data de entrega da atividade se aproxima, o prazo aperta e o estresse e ansiedade surgem.
Mas como resolver?
Se a tarefa parece grande demais, divida ela em blocos e distribua ao longo dos dias;
A tarefa parece chata e burocrática demais? Em vez de começar pelas tarefas mais fáceis, elimine a tarefa mais difícil primeiro;
É possível delegar tarefas? Faça isso;
Estipule um horário de início e de término da tarefa e coloque na sua agenda;
Utilize o método de recompensas. Pode ser uma pausa de 10 minutos quando você finalizar a tarefa ou um chocolate, por exemplo;
Foque no objetivo por trás da finalização daquela tarefa.
Vilão #2: Desorganização
Outro grande vilão da gestão do tempo e da produtividade é a desorganização.
Quantas vezes você se perdeu nos milhares de grupos de WhatsApp do condomínio? Ou perdeu um documento importante, porque esqueceu onde guardou?
Olhe agora para a sua mesa e seja sincero: você tem a impressão de que passou um furacão ali?
A desorganização, seja visível sobre a sua mesa ou nos arquivos do computador, é um vilão que rouba parte do seu tempo e faz com que você precise sempre colocar mais energia em atividades sem importância, como passar meia hora procurando o lembrete que ficou debaixo daquela pilha de papéis.
Para dar os primeiros passos no caminho da organização, você precisa:
Definir um local para cada coisa. Se for preciso, tenha pastas com etiquetas que indicam o que deve ser guardado ali, crie pastas diferentes para os tipos de arquivo no computador ou crie categorias dentro do aplicativo do condomínio;
Crie o hábito de registrar tudo. Precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio? Anote. A data de manutenção dos elevadores se aproxima? Anote também. Isso aumenta o foco sobre o que precisa ser feito e ajuda a administrar o tempo;
Não deixe nada para depois. Quando tiver que fazer algo, faça agora. Se não puder, volte para a dica anterior e deixe anotado quando precisará fazer esta tarefa;
Utilize a tecnologia como aliada da sua gestão. A tecnologia surgiu para facilitar a sua rotina, possibilitar maior qualidade no seu dia e promover uma melhor administração do seu tempo, garantindo que você possa se dedicar a outras atividades no condomínio.
Vilão #3: Falta de objetivo
Foi Henry Kissinger, um diplomata muito importante na política dos EUA, que disse:
“Se você não sabe para onde vai, todos os caminhos o levarão a lugar nenhum.”
Em outras palavras, ter objetivos não significa que eles serão 100% alcançados. No entanto, não tê-los é bem pior.
Quando você trabalha no escuro, sem saber para onde está indo, acaba sendo levado pelas circunstâncias e a sensação de não ter tempo, motivação ou de estar fazendo algo inútil é inevitável.
Por onde começar, então?
Comece decidindo o que você deseja atingir;
Pense em um plano de ação para atingir essa meta;
Quebre a meta em blocos e distribua em um cronograma;
Defina em quanto tempo você deseja alcançar essa meta;
Faça uma lista de tudo o que você vai precisar para alcançar essa meta, seja dinheiro, pessoas, estudo ou outros;
Como você vai identificar se a meta está sendo alcançada? Planilhas? Papéis? Por meio de uma tecnologia? Defina como você irá mensurar os resultados.
Por mais que a tarefa seja difícil e o caminho seja longo, você perceberá que tendo um objetivo, o trajeto até o destino será muito mais claro e eficiente.
Vilão #4: Falta de disciplina
Alguém falou pra você que é legal ser multitarefas, mas, no fundo, isso só é uma desculpa para não ter disciplina, afinal de nada adianta querer fazer tudo de uma vez e, no final das contas, não fazer nada.
Ter disciplina significa fazer as atividades no tempo ideal para atingir aquele seu objetivo dentro do prazo que foi estipulado no seu planejamento.
Quando você faz uma atividade de cada vez, sem atropelar nada, a sua disciplina se fortalece e é mais difícil “colocar a carroça na frente dos bois”.
Mas, calma, isso não significa que não exista um trabalho dinâmico e que em algum momento você não precise fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Na rotina de síndico profissional, isso é mais comum do que imaginamos.
No entanto, apesar de ser comum, não pode ser um hábito. E a solução existe: crie uma programação do seu dia, do momento de acordar até dormir, e tente seguir a risca, com foco e atenção plena.
Desta forma, é mais fácil ter disciplina e, consequentemente, ter mais tempo.
Vilão #5: O medo de dizer “não”
É impossível agradar todos os moradores, condôminos, inquilinos, funcionários e o restante do mundo, certo? Então, por que continuar dizendo “sim” para tudo e matar a sua produtividade?
Apesar de existirem exceções, dizer “não” não significa que você é um síndico mal, egoísta e sem coração.
Pois é, eu sei que você não quer parecer mal educado, mas, na verdade, ao dizer “não”, você só está escolhendo fazer aquilo que está ao seu alcance e focar nas coisas certas.
Para facilitar, aqui vão algumas frases que você pode começar a dizer, caso tenha receio em dizer “não” de cara:
Eu tenho outras atividades urgentes para finalizar e não posso me comprometer com essa tarefa;
Eu posso te dar uma resposta amanhã? Tenho interesse, mas não posso dar uma resposta agora;
Eu entendo que isso seja importante para você, mas realmente não pode ser feito/eu não posso fazer.
Por outro lado, dizer “não” para tudo e recusar ser solícito, gentil e empático com os problemas alheios, também não é o melhor caminho para uma boa gestão condominial e ainda pode somar pontos negativos na sua reputação.
O melhor caminho, no fim das contas, é buscar o equilíbrio entre evitar dizer “sim” para qualquer coisa sem priorizar nada ou dizer “não” para qualquer coisa e ser grosseiro.
Pareceu difícil? Apesar de parecer complicado, é necessário. Desta forma, você foca nas tarefas que são mais importantes e relevantes para o condomínio, finaliza elas mais rápido e ainda sobra um tempo livre.
Como fazer uma boa gestão do tempo?
Certo, depois de tudo isso, fica a pergunta: como se preparar para ser um melhor gestor do tempo?
A resposta não é tão direta ao ponto, porém pode ser resumida em descobrir onde você deseja focar. Por isso, entender a sua rotina é uma ótima maneira de começar a fazer essa descoberta.
Para isso, existem algumas etapas que podem ajudar você a se tornar um profissional em gestão do tempo. Veja:
#01: Encontre o horário em que você se sente mais motivado
Encontre aquele horário do dia em que você sente um pico de produtividade. Pode ser pela manhã ao acordar ou quem sabe durante a madrugada.
Ao ter isso em mente, você poderá dividir o seu dia em blocos e, ao longo de uma semana, classificar esses blocos do mais para o menos produtivo.
Na hora de planejar as suas tarefas da semana, é só distribuir as atividades mais importantes ou urgentes nos horários de maior produtividade e deixar as outras em outros horários.
Percebe como vai ser mais fácil concluir aquelas tarefas que parecem monstros de 7 cabeças?
#02: Evite tratar todas as tarefas como urgentes
Urgentes e importantes são conceitos relacionados, mas completamente diferentes.
Tarefas urgentes precisam de atenção imediata, enquanto tarefas importantes têm consequências a longo prazo, mas podem aguardar.
Tarefas urgentes devem ser feitas agora, mas enquanto você tratar todas as suas tarefas como urgentes, provavelmente, você nunca conseguirá se planejar o suficiente para realizá-las com calma e foco.
#03: Utilize um aplicativo de calendário
Não confie 100% na sua mente para lembrar de datas, vencimentos ou compromissos importantes.
Com um aplicativo de calendário, você poderá registrar as datas de vencimento de cada tarefa e quando acontecerão os seus compromissos, além de possibilitar criar categorias para cada evento e organizar todos os acontecimentos do seu dia.
#04: Comece a criar hábitos
Uma das maneiras de garantir uma boa gestão do seu tempo é amarrar hábitos às suas tarefas importantes, possibilitando que tarefas de alta pressão possam ser resolvidas naturalmente, sem que você se sinta ansioso ou distraído.
Como fazer isso? Se você precisa, diariamente, analisar números específicos, por que não programar um horário específico e fazer isso enquanto toma um café?
O hábito de tomar o café das 16h pode ser atrelado à análise dos números importantes da sua gestão, sem que você sinta que isso é um grande esforço.
#05: Faça pausas programadas
Quando as tarefas parecem grandes demais ou você começar a sentir que está quase sendo engolido pela rotina, faça um intervalo de 15 a 30 minutos e procure não pensar em nada.
Apesar de parecer difícil, isso pode ajudar você a tirar o foco, relaxar a mente e retornar com mais energia do que antes.
Se você conseguir, tente programar essas pausas de tempos em tempos ao longo do dia, evitando passar o dia inteiro na mesma posição e sem olhar para os lados.
#06: Agende um tempo para imprevistos
Os imprevistos fazem parte da rotina de um síndico. Por isso, não adianta tentar controlá-los ou se estressar por conta deles, pois há coisas que, simplesmente, podem acontecer e você não tem como prever, como:
vazamentos;
manutenções de última hora;
infiltrações;
problemas na segurança do condomínio;
entre outros imprevistos.
No entanto, você deve planejar a sua semana e reservar um período livre todos os dias para que, em caso de imprevistos, você possa tratá-los com a atenção que merecem.
Principais ferramentas para ajudar na sua gestão do tempo
Depois de entender o que é gestão do tempo, qual a sua importância, benefícios, vilões mais comuns e ainda o passo a passo para administrar o seu tempo e ter mais produtividade, a seguir você confere uma lista com ferramentas, métodos e tecnologias que vão ajudar a sua rotina a ser mais produtiva.
Método GTD – Getting Things Done
O método GTD, ou Getting Things Done, se trata de um método de produtividade criado pelo norte-americano David Allen, que reuniu diversos aprendizados e técnicas ao longo da vida e publicou um livro sobre a metodologia chamado “A arte de fazer acontecer”, em português.
O GTD se baseia em cinco passos simples para fazer as suas tarefas:
Capturar: tire todas as ideias e coisas a fazer da sua cabeça e transfira para um lugar mais confiável (uma agenda, um aplicativo, planilha, etc);
Esclarecer: dedique-se, com foco e atenção, em analisar cada uma dessas tarefas e decidir se demandam alguma ação ou não;
Organizar: tenha listas organizadas para que você consiga acessá-las na hora certa e lugar certo;
Refletir: revise todo o sistema para não perder nenhuma tarefa de vista, atualize as informações e obtenha perspectiva;
Engajar: é hora de executar com significado, ou seja, saber que o que você está fazendo, naquele momento, é realmente a coisa mais importante que você deveria estar fazendo, em vez de ficar distraído com outras coisas.
O GTD é um método que garante fazer as suas atividades com tranquilidade e certeza de que aquilo que você não está fazendo está sob controle e pode ser feito depois.
Não é à toa que este método é baseado em um conceito chamado “mind like water”, ou “a mente como água”, em português, e trata-se de uma analogia às artes marciais, fazendo jus à tranquilidade de ter tudo sob controle.
Mas atenção:
Ter tudo sob controle não significa que a sua rotina é chata e entediante, mas sim que você sabe se organizar e se recompor, caso tudo dê errado.
E, por outro lado, ter controle das suas atividades não significa ter 100% de controle sobre a vida, pois, é claro, tudo pode acontecer e não existe um dia igual ao outro.
Técnica Pomodoro
A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que incentiva as pessoas a trabalharem com o tempo que têm e não contra o tempo.
Funciona da seguinte forma:
Primeiro, você divide o seu dia de trabalho em blocos de 25 minutos separados por intervalos de 5 minutos;
Cada intervalo é chamado de pomodoro;
Depois de 4 pomodoros (4 períodos de 25 minutos, com um espaço de 5 minutos entre eles), você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos.
A ideia por trás dessa técnica é instalar um senso de urgência. Em vez de sentir que você tem um tempo infinito de trabalho e acabar desperdiçando essas horas procrastinando ou se distraindo com as notificações do celular ou e-mails, você foca nos 25 minutos que possui para progredir.
Além disso, as pausas forçadas ajudam a curar a sensação de esgotamento e exaustão que a maioria dos síndicos profissionais experimenta no final do dia.
E tem mais: com o pomodoro, é impossível passar horas na frente do computador sem perceber, pois o cronômetro lembra você de se levantar e respirar fundo.
Método Kanban
O método Kanban é um conjunto de princípios e práticas para gerenciar melhor o fluxo de trabalho e promover melhorias graduais.
O Kanban funciona com 4 princípios básicos:
Comece com o que você está fazendo agora: O método explica que, inicialmente, você não deve fazer mudanças imediatas na configuração do seu trabalho, mas sim de maneira gradual ao longo de um período de tempo e em um ritmo que todos se sintam confortáveis;
Concorde em buscar uma mudança evolutiva na sua rotina: o Kanban encoraja você a fazer pequenas mudanças ao invés de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência da equipe;
Inicialmente, respeite as funções, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional e afirma que a equipe vai identificar e implementar, de forma colaborativa, todas as mudanças necessárias;
Incentive atos de liderança em todos os níveis: por fim, e para que o tópico anterior funcione, você deve abrir espaços para que todos forneçam ideias e mostrem liderança para implementar mudanças que melhorem o trabalho de todos e a entrega dos serviços.
Todoist
Agora falando de tecnologia, temos o Todoist, que é um aplicativo que permite planejar o dia e a semana. Você pode usar a ferramenta para adicionar tarefas simples, como no exemplo acima, e ir marcando à medida que as finalizar.
Para usar o Todoist, você pode criar uma conta gratuita e poderá:
criar até 300 tarefas ativas por projeto;
criar até 20 sessões ativas por projeto;
adicionar, no máximo, 5 colaboradores em cada projeto.
Além da conta gratuita, também é possível fazer um upgrade para um plano pago e ter acesso a outras funcionalidades.
Google Keep
O Google Keep é a versão do Google de um aplicativo de anotação. No entanto, ele possui mais do que apenas listas de tarefas básicas e ainda é integrado com o Google Drive, permitindo que você acesse pelo celular, computador ou tablet.
Veja como você pode utilizar o Keep:
fazendo anotações por voz, pra quando você não tiver tempo de parar para anotar um lembrete ou uma ideia;
compartilhar com outras pessoas e fazer anotações em grupo;
definir lembretes e uma data e horário para que o Keep te envie uma notificação;
ir além do texto simples e adicionar imagens, desenhos, gravações, checklist e mais dentro de uma mesma anotação.
Trello
O Trello é um aplicativo de gerenciamento de trabalho colaborativo projetado para rastrear projetos de equipe, destacar tarefas em andamento, mostrar quem são os responsáveis por cada tarefa e detalhar o andamento da conclusão do projeto.
Em sua essência, o Trello se baseia nos princípios do Kanban, que já falamos por aqui, para visualizar os fluxos de trabalho, fornecendo ao gestor das tarefas e membros da equipe uma visão geral e simples de todas as tarefas, do início ao fim.
Por fim, os principais componentes dessa ferramenta são as listas, cartões e os quadros.
Técnica LAR
Esta técnica, explicada no livro “Tempo e Razão”, do escritor Jaime Wagner, apresenta uma maneira fácil de identificar as tarefas/informações que são consideradas “lixo” e descartá-las imediatamente, informações que não pedem ação, mas sim apenas guardar as informações e, por fim, tarefas que precisam de alguma ação. Veja:
Lixo (L): estas são ações que podem ser descartadas imediatamente e não precisam da sua atenção;
Ação (A): aqui são as tarefas que precisam de alguma ação imediata;
Referência (R): e, por fim, aqui são as tarefas de referência pura, que são apenas mensagens, por exemplo, e não precisa de alguma ação específica, porém interessa que sejam arquivadas.
Ao identificar as suas tarefas, é indicado que você faça logo todas as atividades rápidas, aquelas que levam menos de 3 minutos, ou as emergenciais, que são urgentes e importantes. O restante que puder esperar, deve ser agendado para um tratamento em outro momento.
TownSq
O TownSq é o maior aplicativo para condomínios do mundo e possui uma tela especialmente para síndicos que desejam organizar as suas atividades da gestão e as demandas dos condomínios.
A tela fica dividida entre “suas tarefas” e “tarefas do condomínio”, contendo as tarefas pessoais do síndico, que só podem ser vistas pelo usuário do sistema, e tarefas da comunidade, que podem ser vistas por todos, respectivamente.
O processo para adicionar novas tarefas é muito simples, basta clicar no botão “Criar atividade” e, em seguida, adicionar as informações de título, categoria, descrição, data prevista para realização da atividade, se é pública e, por fim, se a atividade foi concluída ou não.
Além disso, existem outras funcionalidades visíveis nas tarefas, como categorias, status da atividade e um filtro para visualizar somente as atividades pendentes, em andamento, completas ou todas.
5 livros para ajudar na sua gestão do tempo e produtividade
Segundo Charles Duhigg, autor deste livro, conhecer os seus hábitos e saber quais deles não estão contribuindo com a sua rotina, pode ser uma excelente maneira promover uma melhor gestão de tempo e produtividade. A ideia principal do livro é mostrar que nós somos comandados pelos nossos hábitos e, portanto, é imprescindível entender:
como eles impactam a nossa rotina;
como eles podem ser transformados;
como identificar os hábitos nocivos;
como dar espaço aos hábitos saudáveis;
e, por fim, como é possível, a partir dos nossos hábitos, gerar ferramentas eficazes contra a procrastinação.
O autor de “A Tríade do Tempo”, Christian Barbosa, é considerado o maior especialista em gestão do tempo do Brasil e, a partir de uma pesquisa realizada com 42 mil pessoas ao redor do mundo, ele desenvolveu um método de planejamento pessoal a fim de ajudar todas as pessoas a organizarem a sua vida e se tornarem mais produtivas.
Basicamente, o conceito criado se divide em três grandes esferas: importante, urgente e circunstancial. No livro, você aprende a equilibrá-las para melhorar o seu desempenho e também como agir caso você esteja desperdiçando o seu tempo na esfera errada.
A Tríade do Tempo traz ferramentas modernas, ações práticas e uma metodologia facilmente aplicável, que permitirá encontrar um tempo livre e se dedicar ao que realmente importa na sua vida profissional e pessoal.
De acordo com David Allen, autor deste livro, a sua mente deve estar livre para criar, e não preocupada em reter informações. Pensando nisso, ele aplicou a ciência cognitiva na gestão de tarefas e desenvolveu um método chamado Getting Things Done (GTD), que ajuda na organização do fluxo de trabalho, fazendo com que ele se torne o mais natural possível.
Por meio de cinco passos e inúmeros exemplos, você vai aprender a:
Aplicar a regra dos Dois Minutos (faça, delegue, adie ou jogue fora) para esvaziar a sua caixa de entrada;
Reavaliar as metas e manter o foco;
Planejar projetos de longo prazo e revisá-los semanalmente;
Controlar a ansiedade e a sobrecarga de trabalho;
Aceitar que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo e que algumas coisas podem ficar para depois.
Diferente dos outros livros, neste aqui o autor Timothy Ferriss procura apresenta um novo conceito de trabalho. De acordo com ele, é possível:
Ensinar o seu chefe a valorizar o seu desempenho, em vez da sua presença no escritório;
Trocar uma longa carreira com aposentadoria somente ao final, por pequenos períodos de trabalho e mini aposentadorias frequentes;
Cultivar a chamada ignorância seletiva e gerar tempo com uma dieta de pouca informação;
Preencher o vazio e criar uma vida plena.
O livro apresenta mais de 50 dicas práticas, truques, ferramentas e estudos de caso de pessoas que superaram obstáculos em comum e se reinventaram usando as dicas do autor como ponto de partida.
Neste livro, o autor apresenta o Método PowerSelf das Três Disciplinas para a Gestão do Tempo, reflexões e dicas práticas para a definição de prioridades, organização da rotina, gestão de projetos, resiliência emocional e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional.
Ao longo do livro, você entenderá sobre:
Organização – a disciplina do Foco: o que faço agora?
Planejamento – a disciplina da Realização: o que vou realizar?
Reflexão – a disciplina da Sabedoria: como viver?
Gestão do tempo do síndico: por que é importante?
Depois de tudo isso que já falamos, ficou claro o quanto a gestão do tempo é importante para a rotina de qualquer pessoa.
E quando falando de um síndico, então, o gerenciamento do tempo pode ser o que faltava para garantir que a sua rotina de tarefas e responsabilidades seja mais tranquila, focada e eficiente.
Afinal, como você já deve saber, o dia a dia de um síndico possui tantas demandas complexas, mensagens de moradores, reuniões, visitas à condomínios, análises e números que, no final, a bagunça pode se instalar rapidamente e atrapalhar o desempenho e a entrega dos serviços.
Então, por que a gestão do tempo não seria importante para os síndicos? Se você ainda tem dúvidas, nós trouxemos 6 benefícios de adotar a gestão do tempo na gestão condominial.
Bem-estar: a saúde, mental e física, é uma das principais beneficiadas quando o síndico adere a gestão do tempo na sua rotina, pois ela tem ligação direta com a diminuição do risco de problemas cardiovasculares. Além disso, gerenciamento do tempo garante mais tempo livre para comer melhor, praticar atividades físicas, estar com a família e amigos e ter hobbies;
Produtividade e eficiência: com certeza você já deve ter percebido que, em dias de muitas atividades, parece que você não consegue fazer nada direito e produz menos do que gostaria. A gestão do tempo permite reverter essa situação, fazendo com que você dê prioridade às tarefas mais relevantes para o condomínio e seja mais produtivo na sua rotina;
Melhoria da reputação do síndico: imagina só se você esquece de pagar um imposto e o condomínio recebe multas por isso, ou se você acaba por esquecer de convocar uma assembleia ou se perde nos números financeiros e não consegue apresentar a prestação de contas do condomínio? Nada disso é bom para a reputação do síndico, mas tudo isso pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
Mais tempo livre: uma boa gestão do seu tempo como síndico, garante que você consiga focar em projetos pessoais, tenha tempo para prospectar novos condomínios ou consiga planejar como poderia melhorar o atual condomínio. Isso tudo faz sentido pra você?
Menos estresse: não é raro encontrarmos síndicos irritados, cansados e estressados com a sua rotina de trabalho, além de se sentirem frustrados por não conseguirem cumprir prazos ou ter uma rotina menos agitada. Novamente, isso tudo pode ser facilmente resolvido com uma boa gestão do tempo;
Menos problemas: sabe aquela manutenção que você já deveria ter solicitado, mas esqueceu? E aqueles moradores que ainda não foram respondidos? Ou os inadimplentes que você não teve tempo de cobrar? Tudo isso também pode ser resolvido quando você adota a gestão do tempo e planeja as suas tarefas, sem ficar deixando a vida te levar.
Conclusão
Chegamos ao final deste artigo e a lição que fica é: não importa a ferramenta ou metodologia, mas sim o que faz mais sentido para você.
Existem muitas, e excelentes, dicas ao redor do mundo, mas elas só farão sentido se fizerem sentido na sua rotina diária nos condomínios.
Portanto, depois de ler este texto, lembre-se de parar um pouco e refletir sobre qual o principal objetivo ao gerir melhor o seu tempo e qual a melhor forma de fazer isso, seja em uma ferramenta online ou em uma agenda e caneta, à moda antiga.
Então, depois de tudo isso, este artigo ajudou você a entender a importância da gestão do tempo na sua rotina? Caso tenha ficado alguma dúvida, deixe nos comentários.
A Assembleia Geral Ordinária é um dos principais eventos da gestão condominial e se trata de uma reunião que acontece, obrigatoriamente por lei, uma vez ao ano e tem como objetivo realizar atividades, como prestação de contas do condomínio, eleição e destituição do síndico, entre outras decisões. Continue lendo para saber mais!
Como você já deve saber, a Assembleia Geral Ordinária, ou apenas AGO, é uma importante reunião anual e o síndico possui, como um de seus deveres, a obrigação de fazer a sua convocação, de acordo com as regras estabelecidas na legislação.
No entanto, mesmo parecendo simples, existem detalhes que passam despercebidos ou são confundidos com outros tipos de assembleia. Veja mais neste artigo!
Qual a diferença entre a Assembleia Geral Ordinária e Extraordinária?
Como já dito, a Assembleia Geral Ordinária ocorre, no mínimo, uma vez ao ano e a data da sua realização é definida pela Convenção do Condomínio, como manda o Código Civil:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
Para que serve uma Assembleia Geral? Veja o que acontece nesta reunião:
apresentação e aprovação das despesas ordinárias e extraordinárias;
Já a Assembleia Geral Extraordinária não possui uma periodicidade definida, ou seja, não tem data exata para acontecer. Isso significa que ela pode ser convocada sempre que houver necessidade de discutir algum assunto, mesmo que ele já tenha sido abordado na Assembleia Geral Ordinária.
Portanto, em resumo, a lei diz que, obrigatoriamente, deve acontecer ao menos uma Assembleia Geral Ordinária por ano, enquanto a Assembleia Extraordinária pode acontecer mais de uma vez.
Logo, a AGO é um dever do síndico, enquanto a AGE é um recurso utilizado caso haja alguma necessidade.
Como deverá ser feita a convocação da Assembleia Geral Ordinária?
De acordo com a Lei nº 6.404, a convocação da AGO deverá ser comunicada aos condôminos por, no mínimo, 3 vezes antes da reunião, contendo:
local;
data;
horário da reunião de assembleia;
ordem do dia;
e quais serão os assuntos a serem discutidos na reunião.
Além disso, para que uma assembleia não seja cancelada sob a justificativa de os condôminos não terem recebido a convocação, é importante que o aviso seja comunicado em mais de um canal, seja cartazes em murais informativos, grupos de WhatsApp ou por meio de aplicativos de condomínio.
A reunião de assembleia também poderá acontecer em formato digital. Veja o que diz a legislação:
“Art. 1.080-A. O sócio poderá participar e votar à distância em reunião ou em assembleia, nos termos do regulamento do órgão competente do Poder Executivo federal.
Parágrafo único. A reunião ou a assembleia poderá ser realizada de forma digital, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos sócios e os demais requisitos regulamentares.”
Quem pode convocar Assembleia Extraordinária em condomínio?
A Assembleia Geral Ordinária ou Extraordinária deverá ser convocada pelo síndico do condomínio ou pelos condôminos, caso seja da vontade de pelo menos 25% deles.
Por isso, é importante que todos estejam cientes da reunião, caso contrário todas as decisões tomadas poderão ser invalidadas.
Como acontece uma votação em uma Assembleia Geral Ordinária?
O Código Civil prevê, no artigo 1.353, a necessidade de haver uma quantidade mínima de condôminos para realizar a votação e tomar uma decisão sobre algum assunto pertinente ao condomínio.
Caso não hajam pessoas suficientes para realizar a votação, a lei diz:
Art. 1.353. Em segunda convocação, a assembleia poderá deliberar por maioria dos votos dos presentes, salvo quando exigido quórum especial.
A lei também especifica outras quantidades mínimas necessárias para acontecer a votação:
Alterações na convenção ou regimento interno: exige maioria na votação de um quórum de 2/3 de todos os proprietários;
Destituição de síndico: a demissão só é válida com a maioria absoluta (50% + 1) de todos os condôminos;
Aprovação de contas, aumento da taxa condominial e eleição de síndico: deve-se fazer a primeira convocação, na qual é preciso quórum de metade do total de condôminos. Se não for alcançada essa quantidade, é feita a segunda convocação, que tem quórum livre. Neste segundo caso, a votação é decidida pela maioria dos presentes;
Aprovação de obras necessárias: todas aquelas que buscam conservar e impedir a deterioração do condomínio, como pinturas de fachada, reparos ou manutenções contra infiltrações. A aprovação é feita pela maioria dos votos presentes na reunião de assembleia (50% + 1);
Aprovação de obras úteis: obras que melhoram o acesso e a vida no condomínio, como instalação de grades ou compra de sistema de segurança. Precisam da maioria dos votos (50% + 1) de todos os condôminos para serem aprovadas;
Aprovação de obras voluptuárias: são aquelas não urgentes e que focam na beleza do condomínio ou lazer dos moradores (jardins, decorações ou reformas estéticas nas áreas comuns). Precisam ser aprovadas por 2/3 dos votos de todo o condomínio.
No caso de outros assuntos referentes às mudanças e decisões para o condomínio, se aplica a regra de votação mínima de todos os presentes.
O PPRA é o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, enquanto o PGR é o Programa de Gerenciamento de Riscos. Em 2022 teremos o fim do PPRA e a chegada do PGR para os condomínios. Continue lendo para entender!
Com a chegada do PGR e o fim do PPRA, provavelmente muitos síndicos ainda estão sem saber os detalhes, datas importantes ou por onde começar.
Se este é o seu caso, hoje nós trouxemos as últimas novidades sobre esta mudança. Veja a seguir.
Mas antes, o que é o PPRA?
O PPRA, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais, é uma norma regulamentadora que tem o objetivo de preservar a saúde e a integridade física dos colaboradores do condomínio.
Por meio deste programa, é possível antecipar, reconhecer e avaliar os riscos de um local de trabalho, como:
Agentes Físicos: ruídos, vibrações, pressões anormais, temperaturas extremas, radiações ionizantes, radiações não ionizantes, ultrasons e infrasons;
Agentes Químicos: quaisquer substâncias, compostos ou produtos que sejam capazes de penetrar no organismo do trabalhador, como: neblinas, gases, vapores, etc;
Agentes Biológicos: bactérias, fungos, bacilos, parasitas, protozoários, vírus, etc.
Antes das mudanças, o PPRA contava com um planejamento anual de prioridades, que contava com estratégias, metodologias e registros dos dados, que eram registrados em um documento-base.
E o que é o PGR?
Já o PGR, Programa de Gerenciamento de Riscos, é um modelo de gestão que tem o objetivo de gerenciar riscos a partir de um processo de melhoria contínua.
Na prática, o PPRA e o PGR têm objetivos bastante próximos, pois envolvem identificar riscos que podem colocar a vida dos trabalhadores em risco, mesmo que seja fora da empresa.
No entanto, enquanto o PPRA foca em riscos de acidentes mais específicos, o PGR será mais amplo e tratará de identificar riscos gerais, que podem ser tanto ergonômicos quanto mecânicos.
Por este motivo, o PPRA deixará de existir e, em seu lugar, teremos somente o PGR. Veja o que muda a seguir.
O fim do PPRA e a chegada do PGR: o que muda?
Com a atualização das normas regulamentadoras, NR1 e NR9, o PPRA será substituído pelo PGR, que passa a ser obrigatório a partir de 03 de Janeiro de 2022, com declaração até dia 15 de Fevereiro.
Além disso, as informações de Segurança do Trabalho passam também a serem informadas de forma digital, via e-Social, sendo necessário que o condomínio possua certificado digital.
Desta forma, se você tiver um PPRA que precise passar por revisão em dezembro de 2021, isso ainda poderá acontecer, mas em Janeiro o PGR já deverá ser elaborado.
No entanto, como o PGR está em fase de transição e é bem mais abrangente do que o PPRA, o condomínio pode escolher elaborar o PGR em substituição ao PPRA.
Veja outras principais dúvidas:
O PGR é obrigatório para todos?
Não. Quem é MEI (Microempreendedor individual), ME (Microempresa) ou EPP (Empresas de pequeno porte) não estão obrigados a fazer o PGR.
Em caso de ME e EPP, esta não obrigatoriedade só é válida para grau de risco 1 e 2, onde não há exposição a agentes físicos, químicos ou biológicos.
No caso dos condomínios, o PGR é obrigatório para todos que tiverem funcionários.
Quem é o responsável pela elaboração e assinatura do PGR?
A responsabilidade desta tarefa será de um engenheiro, técnico em segurança do trabalho ou empresa competente.
O que acontece se o condomínio não realizar o PGR?
A multa pode variar de acordo com o número de funcionários do condomínio. Para entender melhor o valor da multa, é preciso consultar o Anexo I da NR-28 e fazer o cruzamento da infração com o número de trabalhadores.
Qual a estrutura do PGR?
Para cumprir a norma, o PGR precisa ter dois itens: inventário de riscos e plano de ação.
Inventário de riscos: É gerado a partir da identificação de perigo, avaliação de riscos, riscos identificado, nível dos risco, avaliações ambientais;
Plano de ação: Não se resume apenas ao que se quer implementar, mas também o que já foi implementado e assegurar que a manutenção já está sendo feita.
Todos os documentos do PGR devem ser elaborados pela organização, respeitando o que está disposto nas normas regulamentadoras e devem estar sempre disponíveis para que os colaboradores possam ler ou caso a inspeção do trabalho solicite.
Além disso, estes documentos devem ser guardados por, no mínimo, 20 anos.
Quando o PGR deve ser renovado?
O PGR deve ser renovado a cada 2 anos ou quando acontecer algumas das situações abaixo:
após a implementação de medidas de prevenção;
após mudanças em tecnologias, ambientes, processos, condições, procedimentos e organização do trabalho que implique em novos riscos;
caso seja identificado inadequações, insuficiências ou ineficácias nas medidas de prevenção;
caso ocorra algum acidente ou doença relacionada ao trabalho;
e, por fim, quando há alguma mudança nas legislações.
A EFD-Reinf é uma obrigação fiscal importante para a gestão condominial, especialmente no que diz respeito à prestação de serviços terceirizados.
Neste ano, houveram mudanças significativas para os condomínios, em relação às obrigações fiscais. Continue lendo para entender melhor!
O que é EFD-Reinf para condomínios?
EFD-Reinf, ou Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é um dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e se trata de um complemento do e-Social, que diz respeito à prestação de serviços terceirizados, como:
limpeza;
jardinagem;
portaria;
segurança;
e construção civil.
Essa obrigação faz parte do bloco do Sped Fiscal, que é processo de escrituração digital do governo, e tem como principal objetivo permitir que o INSS acesse mais facilmente as informações de notas fiscais dos trabalhos realizados.
Ou seja, ele concentra as informações convenientes à contribuição previdenciária, retenção do imposto de renda e das contribuições sociais.
Esta é uma forma de unificar o sistema utilizado para recebimento das informações, a fim de reduzir o volume de declarações e facilitar o cumprimento das obrigações pelos condomínios.
Para cumprir essa obrigação fiscal, é necessário que o condomínio possua um certificado digital para transmitir as informações e gerar a guia de pagamento.
Por que o condomínio precisa fazer a declaração da EFD-Reinf?
A Receita Federal instaurou a obrigatoriedade da EFD-Reinf para quatro grupos, como consta na Instrução Normativa RFB nº 2043/21, sendo que os condomínios estão enquadrados no terceiro grupo.
Caso haja atraso no prazo de entrega, de não entrega ou informações incorretas ou omitidas, o condomínio poderá receber multas automáticas, que podem variar de acordo com a situação, impossibilitando a emissão da Certidão de Regularidade da Receita Federal do Brasil (certidão negativa), podendo culminar, inclusive, em ação de Execução Fiscal.
Qual a multa da EFD-Reinf?
de 2% ao mês calendário ou fração, incidentes sobre o montante de tributos informados na EFD-Reinf, ainda que integralmente pagos, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20%;
de R$ 20 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas;
de R$ 200 no caso de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores;
de R$ 500 se o sujeito passivo deixar de apresentar a declaração no prazo fixado ou apresentá-la com incorreções ou omissões.
Quais serão as novas obrigações dos condomínios a partir de agora?
Para os integrantes do grupo 3, como é o caso dos condomínios, a partir de novembro de 2021 (com pagamento em dezembro) passa a ser obrigatória a EFD-Reinf mensalmente.
Por meio da EFD-Reinf é gerada a DCTFweb. Na DCTFweb, é gerada uma guia contendo as informações de impostos de funcionários e de terceiros, passando a ficar tudo unificado.
Atualmente, o único imposto de folha e de terceiros que será unificado é o do INSS. Futuramente, serão os demais impostos, como o PIS, COFINS, CSLL e IR.
Em outras palavras: INSS de incidente sobre a Folha de Pagamento e INSS retido de NF, serão pagos na mesma guia.
Essa guia deixa de ser GPS, Guia da Previdência Social, e passa a ser uma DARF, Documento de Arrecadação de Receitas Federais.
A EFD-Reinf, junto ao eSocial, abrirá espaço para substituição de informações solicitadas em outras obrigações acessórias, como a DIRF, a GFIP, a RAIS e o CAGED.
A DCTFweb deve ser gerada até o dia 15 de cada mês, enquanto a guia DARF gerada deverá ser paga até o dia 20 de cada mês. Caso o dia 15 seja feriado ou caia em um final de semana, a DCTF deverá ser antecipada.
Para condomínios sem movimento de imposto retido, a informação é feita uma vez em Janeiro.
Quais informações devem ser declaradas pelos condomínios
serviços referentes à conservação, como limpeza, lavagem, serviços de manutenção, jardinagem, manutenção de piscinas, limpeza de decks, etc;
serviços de vigilância e segurança;
construções de adição ou manutenção dos espaços;
serviços de natureza rural, como irrigação ou dedetização de pragas;
outras informações, como as datas da NF, valor da NF e impostos retidos.
Checklist para elaboração da EFD-Reinf
Organize os documentos do seu condomínio. Organização é um ponto importante quando se trata de gestão condominial. Por isso, nós indicamos que você coloque em local de fácil acesso, documentos como a convenção do condomínio, o regimento interno, a última ata da diretoria, uma atualização do CNPJ do condomínio no QSA e os documentos do síndico;
Verifique a situação fiscal do condomínio na Receita Federal. Nesta verificação, você poderá saber se o condomínio possui alguma pendência ou dívida que possam afetar o CNPJ. Caso ele já esteja inapto, com essa verificação já será possível buscar resolver o problema;
Tenha ciência do tempo de mandato do síndico. Esse acompanhamento permite que você evite atualizar as informações do condomínio junto à Receita Federal com atraso;
Crie processos para receber as notas fiscais e guardar registros. Você deve guardar as notas fiscais dos prestadores de serviço e criar uma rotina de recebimento das notas fiscais, bem como de todos os recibos;
Certifique-se de que possui um certificado do tipo A1. É muito importante ter um certificado digital, que poderá ser próprio ou via procuração eletrônica emitida para a administradora ou contador. A nossa recomendação é que você tenha um certificado do tipo A1, que é digital, ao contrário do tipo A3, que é físico;
Utilize sistemas de apoio. Para auxiliar nessas atividades, você poderá contar com a tecnologia para garantir a automação da sua gestão de contratos, gestão financeira, gestão das notas fiscais, etc. Sempre lembrando de manter esta tecnologia atualizada.
Você conseguiu compreender o que é a EFD-Reinf, a sua importância e mudanças em 2021/2022? Caso reste alguma dúvida, é só deixar abaixo.
O síndico tira férias? A resposta é sim! Mas antes de comprar as passagens e fazer as malas, é preciso se planejar, organizar as tarefas e garantir que o condomínio vai funcionar perfeitamente, mesmo na sua ausência. Veja como fazer isso!
Apesar do que muitos pensam, o síndico também tem direito a tirar férias. Por não ter vínculo empregatício com o condomínio, ele é livre para decidir a melhor data para se ausentar.
Porém, mesmo com toda esta liberdade, é importante que:
em caso de síndicos profissionais, essas regras sejam estipuladas também no contrato de prestação de serviços;
e que o síndico seja organizado e planeje as suas pausas com antecedência.
Durante o seu afastamento, o condomínio não pode se administrar sozinho. Por isso, na maior parte das vezes, quem assume as responsabilidades é o subsíndico, alguém do conselho ou, em caso de uma empresa de síndico profissional, uma pessoa desta empresa também pode assumir.
Continue lendo para entender o que o síndico deve fazer antes de sair de férias e como se preparar para este momento.
Síndico tira férias? O que deve ser feito antes do síndico sair?
Mesmo com todo um planejamento e preparação antes de sair de férias, imprevistos ou emergências ainda podem acontecer no condomínio.
Por isso, para curtir as férias tranquilamente, o síndico precisa tomar algumas providências para que tudo permaneça funcionando na sua ausência. Veja quais são:
Certifique-se que o subsíndico, o conselho e a administradora estejam cientes da sua saída. De preferência, envie um aviso com as informações da sua data e tempo de afastamento. Afinal, caso ocorra algo inesperado, eles saberão que o síndico não está presente e podem solucionar os problemas ou, no mínimo, saberão quem procurar e quanto;
Converse com o subsíndico e/ou conselho e alinhe pontos importantes antes da sua saída, com o que deve ser feito ou mantido durante a sua ausência;
Organize-se para sair de férias de fevereiro a novembro, pois os meses de dezembro e janeiro são, normalmente, mais movimentados nos condomínios e há mais demandas, a depender do condomínio;
Treine os funcionários para que eles possam agir em caso de emergências, como um vazamento de gás, incêndio ou cano estourado, por exemplo;
Faça uma cópia do regimento interno e da convenção e entregue à pessoa responsável pelo condomínio durante a sua ausência;
Faça uma lista de todos os pagamentos que deverão ser feitos durante a sua ausência e certifique-se que a pessoa responsável esteja ciente sobre esta responsabilidade;
Verifique todos os documentos que precisam da sua assinatura e certifique-se de finalizar esta atividade antes de sair;
Garanta que telefones importantes possuem fácil acesso e não precisam de você para que sejam conferidos, como o contato de profissionais de reparos, encanamento, eletricidade, bombas, portões, elevadores, piscina, entre outros. Uma boa ideia é fazer um cartaz com os principais contatos de emergência e deixar em um local visível ou no aplicativo do condomínio;
Certifique que a empresa de segurança e monitoramento também está ciente da sua ausência durante o período estipulado;
Certifique-se que outros funcionários não tirem férias junto com o síndico, evitando que o condomínio funcione com poucos colaboradores;
Monte um plano do que deve ser feito durante a sua ausência, bem como o que também não deve, e entregue-o para os funcionários.
Quando o síndico sai de férias, quem assume?
Nesse caso é, geralmente, o subsíndico, alguém do conselho ou, em caso de síndicos profissionais, uma pessoa da sua empresa que assume o papel e as responsabilidades do síndico perante o condomínio.
Para garantir o bom trabalho deste substituto, é importante que ele possua autorização no banco, por exemplo, para realizar pagamentos e, também, que a administradora e os condôminos estejam cientes da mudança, mesmo que temporária, para que saibam a quem recorrer em casos de dúvidas ou emergências.
Síndico recebe 13º salário?
Ainda que o síndico tenha direito à previdência social, eles não têm direito a outros benefícios de trabalhadores CLT (com carteira assinada) possuem, como o 13º salário, reajustes salariais periódicos, férias remuneradas, salário etc.
Neste último ponto, por exemplo, ainda que não seja obrigatório, é importante que o condomínio respeite o papel que este profissional possui e garanta que ele tenha o suporte necessário para que o seu trabalho ocorra de maneira coerente, correta e com tranquilidade.
A declaração anual de quitação de débitos do condomínio é um documento que comprova que os condôminos não possuem débitos junto ao condomínio até a sua data de emissão. Com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados, a emissão deste documento passa a ser obrigatória. Continue lendo!
Esta declaração pode ser emitida pelo síndico, a pela administradora do condomínio ou pela empresa de contabilidade, e deve ser assinada pelo síndico e entregue aos condôminos.
Com ela em mãos, o proprietário da unidade condominial não precisa, obrigatoriamente, guardar todos os comprovantes de pagamento das taxas condominiais do período anterior à data de emissão da declaração e pode utilizar apenas este documento como comprovante.
Em caso de compra e venda do imóvel, a declaração também é importante, pois a averbação da escritura só será feita após a apresentação deste documento que comprova a quitação do condomínio.
No entanto, até pouco tempo atrás a legislação que regulamenta a prestação de contas, a lei 12.007/2009, não tornava obrigatória a emissão da declaração anual de quitação de débitos do condomínio.
Veja o que muda com a proposta recém aprovada pela Câmara dos Deputados.
O que muda na rotina do síndico com a proposta aprovada pela Câmara dos Deputados
Até o momento, no entanto, o texto foi aprovado e foi acrescentado entre as competências do síndico a obrigação de fornecer, anualmente, a declaração de quitação de débitos do condomínio aos condôminos.
Ou seja, o que antes não passava de uma recomendação, agora se enquadra como uma das obrigações do síndico e também como um direito dos condôminos, caso ele tenha pago todos os débitos do ano de referência.
A proposta aprovada pelo CCJ modifica o que está estabelecido no Código Civil e, de acordo com o relator do processo, deputado Luis Miranda (DEM-DF), pode ser considerada uma mudança notável.
Ele afirma:
“O projeto pretende, também nas relações condominiais, acabar com a necessidade de os condôminos guardarem todos os comprovantes de pagamento mensais relacionados ao condomínio, como o pagamento de eventuais taxas extras e taxa condominial mensal. O condômino que estiver com os pagamentos em dia receberá do síndico essa declaração, que valerá sobre todas as outras. O resultado é benéfico, pois aumenta a segurança jurídica dos envolvidos e reduz a burocracia.”
Além disso, o texto do Projeto de Lei 451/20 na íntegra também argumenta que esta obrigação tornará a conservação dos documentos destinados à finalidade de comprovação de pagamento mais simples, pois a quitação relativa a cada mês dificulta a comprovação por parte dos condôminos.
Em um prazo de cinco anos, por exemplo, que é o limite para realizar a cobrança de despesas condominiais, um condômino teria que guardar cerca de 60 comprovantes.
Com a nova proposta ele guarda apenas 5 comprovantes de pagamento e, desta forma, garante meios mais eficazes de proteger o seu patrimônio em processos executivos.
É importante destacar que o texto não diz se existem punições em caso de descumprimento da obrigação. No entanto, faz sentido que o síndico se organize e inclua esta atividade nas suas obrigações de final de ano para evitar quaisquer problemas futuros.
Como fazer a declaração de quitação de débitos condominiais?
Dito isso, provavelmente você deve estar se perguntando como fazer a declaração de quitação no seu condomínio, certo?
Esta não é uma atividade tão complexa quanto parece, mas exigirá atenção e organização do síndico para encontrar todos os dados e preenchê-los da maneira correta.
É importante que esta declaração tenha os seguintes dados:
nome do síndico;
assinatura do síndico;
nacionalidade;
estado civil;
profissão;
número do CPF;
número do RG;
informe do condômino;
localização do condômino (AP, quadra ou nº do imóvel);
nome do condomínio;
nome do condômino;
CPF do condômino;
data (dia/mês/ano);
UF do município do condomínio.
Veja este modelo da declaração de quitação de débitos condominiais
[CIDADE-UF ONDE FICA O CONDOMÍNIO], [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Certidão Negativa de Débito Condominial
Declaro, para todos os fins de direito, que o(a) Sr(a), [NOME DO PROPRIETÁRIO], inscrito no CPF sob o nº. [Nº DO CPF DO PROPRIETÁRIO], proprietário(a) da unidade [Nº DO APARTAMENTO], do Condomínio [NOME DO CONDOMÍNIO], inscrito no CNPJ sob o nº. [Nº DO CNPJ DO CONDOMÍNIO], situado na [NOME DA RUA OU AVENIDA], nº [Nº DO IMÓVEL] – [BAIRRO] – [CIDADE] – [UF] – CEP [XXXXX-XXX], está quite com suas contribuições condominiais até o mês de [MÊS] de [ANO], que teve vencimento no dia [DIA] de [MÊS] de [ANO].
Por ser expressão da verdade, dou fé e firmo a presente.
__________________________________________
[NOME DO SÍNDICO] – Síndico do [NOME DO CONDOMÍNIO]
_________________________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL PELA ADMINISTRADORA] – Responsável pela Administradora
Basta copiar o texto acima e adicionar os dados nos locais indicados entre colchetes e, em seguida, enviar para os respectivos condôminos.
Se você gostou deste artigo, mas ainda ficou com alguma dúvida, basta fazer um comentário abaixo e nós vamos responder.
A gestão financeira é um conjunto de ações, métodos e processos que permite que uma empresa possa analisar, planejar e controlar todas as suas atividades financeiras. Quando falamos de condomínios, isso não é muito diferente. Continue lendo para entender melhor!
Quando se pensa em gestão financeira, a primeira coisa que vem à mente de muitas pessoas é aquele homem de cabeça branca que fica sentado em frente à milhares de planilhas o dia inteiro, sem analisar quase nada e se limitando às atividades manuais.
No entanto, o futuro da gestão financeira é muito mais do que isso. Afinal, hoje existem milhares de possibilidades e ferramentas que permitem otimizar a rotina, potencializar os processos e extrair ideias poderosas para auxiliar na tomada de decisão.
Quando falamos da gestão financeira condominial então, esse pensamento não pode ser diferente, pois ainda é comum encontrar síndicos que não entendem a importância da gestão financeira moderna e as vantagens de incluir um sistema na sua rotina, por exemplo.
Pensando nisso, neste artigo você confere tudo o que precisa saber sobre gestão financeira, a sua importância nos condomínios, bem como o uso da tecnologia para tornar os processos mais eficientes. Continue lendo!
O que é gestão financeira?
Muitos síndicos profissionais acreditam saber o que é gestão financeira, mas na prática ainda deixam escapar erros básicos que podem comprometer a saúde financeira do condomínio.
Por isso, é muito importante que, antes de procurar por dicas milagrosas, o síndico entenda primeiro o significado da gestão financeira.
Para início de conversa, é preciso destacar o quanto as finanças são importantes para administração de um condomínio, afinal a boa gestão dos recursos financeiros é um passo essencial para a sobrevivência de qualquer organização em meio à complexidade de um mundo cada vez mais globalizado.
Portanto, o principal objetivo da gestão financeira é alcançar o equilíbrio entre a rentabilidade e a liquidez, fazendo com que seja possível honrar todos os compromissos no prazo correto e, ainda assim, aumentar o retorno financeiro.
Isso significa que a principal função da gestão financeira em qualquer empresa é, de forma geral, aumentar os lucros sem negativar o caixa.
Por outro lado, a principal função da gestão financeira dentro de um condomínio é manter o caixa saudável diante de tantos desafios, como a inadimplência dos moradores, reajuste nos serviços ou emergências que podem surgir pelo caminho.
Para atingir esses objetivos, a gestão envolve um conjunto de ações, como:
planejamento estratégico;
análises;
controle das atividades financeiras;
e mais.
Quando a gestão financeira vai bem, o condomínio vai bem, portanto garantir que essas ações sejam cumpridas, permite o aumento do valor do patrimônio, a boa saúde financeira e uma visualização real da situação da organização.
Para que serve a gestão financeira?
Até aqui, você já deve ter compreendido que a gestão financeira não se trata de apenas uma metodologia ou estratégia qualquer, mas sim uma questão de sobrevivência para todas as organizações, incluindo os condomínios.
Neste sentido, o síndico profissional precisa:
saber utilizar corretamente o dinheiro que entra no caixa;
fazer os investimentos mais eficientes para o negócio;
controlar as despesas ordinárias e extraordinárias;
tomar as melhores decisões para o futuro do condomínio;
lidar com processos e gestão de pessoas;
e, por fim, entender que se trata de uma obrigação legal e, portanto, não poderá esquecer desta atividade.
O síndico que não compreende a importância destes pontos, pode colocar o condomínio em risco e provocar grandes perdas financeiras em pouco tempo.
Portanto, é fácil reconhecer a importância da gestão financeira e a necessidade de organizar as finanças corretamente, a fim de evitar que erros básicos sejam cometidos.
Qual é a importância da gestão financeira na administração de um condomínio?
Como você deve saber, nenhuma empresa gasta o seu dinheiro sem planejar, deixa de projetar a receita ou abandona o fluxo de caixa.
Em um condomínio isso também não pode acontecer, afinal muitos deles giram mais dinheiro do que grandes empresas ou cidades, a depender do seu tamanho e poder aquisitivo.
Por isso, os síndicos precisam garantir a aplicação do planejamento financeiro, manter a boa saúde das finanças da organização e evitar problemas que afetem o bem estar dos moradores.
Além disso, a gestão financeira condominial garante:
que o condomínio chegue até o fim do mês com as despesas controladas e as receitas em dia;
ajuda o síndico a lidar melhor com situações de crise, com o aumento de inadimplentes ou obras emergenciais;
permite que o síndico tenha mais clareza sobre os gastos fixos e variáveis de cada mês;
gera mais tranquilidade para o síndico exercer o seu papel com eficiência;
e, por fim, também faz com que os moradores se sintam mais seguros em relação à administração do local onde vivem.
6 erros de Gestão Financeira mais comuns em condomínios (que você também pode estar cometendo)
#01: Não ter um bom fundo de reserva
O primeiro erro cometido por síndicos durante a administração de um condomínio, é não ter um fundo de reserva ou acreditar que se trata apenas de uma poupança de condomínio comum.
Na verdade, essa medida é uma das peças fundamentais na gestão financeira condominial e se trata de um estoque de dinheiro feito para garantir que o condomínio consiga realizar investimentos no futuro.
Diferente da poupança comum, um fundo de reserva é criado com uma finalidade específica, seja ela apenas ter dinheiro disponível para emergências, pagar as contas ou juntar dinheiro, por exemplo.
Inclusive, em alguns casos, o condomínio pode possuir diversas subcontas diferentes, cada uma com um objetivo.
Independentemente do seu objetivo, a reserva tem de ser auditada pela convenção e deverá ter um limite de gastos liberado. Ao chegar nesse limite definido, o síndico precisará pedir aprovação ao conselho ou à assembleia, de acordo com o que for definido na convenção.
Para dar início a criação do fundo de reserva, você deve realizar um cálculo com base em uma porcentagem de 5% a 10% da taxa ou cota condominial.
#02: Desconsiderar a divisão das despesas condominiais
Você já deve ter ouvido falar em despesas ordinárias e despesas extraordinárias, certo?
As despesas ordinárias se tratam de gastos necessários à administração condominial e que, geralmente, são recorrentes, como consumo de água, gás, luz, salário de funcionários, etc.
Já as despesas extraordinárias não estão ligadas à rotina do condomínio, pois surgem de forma eventual e não foram previstas no orçamento, como obras, reformas, pintura da fachada, melhorias na iluminação, etc.
Não considerar essa divisão é um dos erros mais comuns dos síndicos, além de ser bastante grave, afinal é mais difícil fazer uma previsão correta clara dos gastos periódicos.
Quando isso não acontece, fica inviável estipular um valor da taxa condominial que seja adequado ou elaborar um plano financeiro que faça sentido para o condomínio.
Em outras palavras, se não há uma organização eficiente das despesas, o síndico não saberá onde os recursos serão necessários.
#03: Não manter o controle da inadimplência
Não é raro encontrar síndicos que estão enfrentando ou já enfrentaram problemas de inadimplência no condomínio.
A falta de pagamento das cotas ou taxas condominiais afeta a vida de todos, afinal o empreendimento ficará com déficit de verba, os moradores terão que pagar a mais e o síndico precisa gerenciar essa crise e, possivelmente, entrar com uma cobrança judicial.
Portanto, controlar a inadimplência dos moradores, antes que ela se torne uma bola de neve, é um passo importante para manter o controle financeiro do condomínio.
Primeiro, é preciso que o síndico tenha o controle exato de quais moradores estão devendo, quais meses estão em aberto, qual o valor total da dívida e como fazer a cobrança.
Com essas pequenas atitudes, será mais fácil ter clareza para conduzir o processo de cobrança e mais organização para sustentar o planejamento financeiro, além de permitir uma maior segurança do dinheiro que está em caixa e quanto entrará no futuro.
#04: Não ter regras claras sobre o processo de cobrança
Para complementar a correta gestão da inadimplência e preservar a boa saúde financeira do condomínio, é importante também ter regras claras de como fazer a cobrança dos moradores.
No entanto, antes de sair cobrando os moradores, lembre-se que este processo deve estar descrito na convenção.
Caso não esteja, procure discutir este assunto em uma reunião de assembleia e realizar a alteração e inclusão no documento.
Feito isso, você deve garantir que o processo seja claro e eficiente, tendo ciência das seguintes informações:
quem será a pessoa responsável por fazer a cobrança;
como a cobrança será feita, seja por carta, e-mail, pessoalmente ou de outra forma;
qual será o prazo definido para o cumprimento da cobrança;
quais serão as penalidades aplicadas em caso de não pagamento.
É importante lembrar que as penalidades a serem aplicadas também devem estar previstas na convenção do condomínio e de acordo com a legislação, caso contrário os moradores poderão alegar que estas cobranças são ilegais e solicitarem a devolução do dinheiro pago.
Além disso, o síndico não deve tomar nenhuma decisão que não esteja de acordo com o que foi discutido na reunião de assembleia e está descrito na convenção, como liberar um morador da multa sem aprovação da assembleia, por exemplo, pois isso abre precedentes para que outros moradores decidam não pagar, correndo o risco de aumentar a taxa de inadimplência.
Além de dividir as despesas ordinárias das despesas extraordinárias, o síndico também deve ter clareza e organização sobre o registro das receitas e despesas do condomínio.
Quando o síndico não tem ciência de tudo o que é arrecadado, como as taxas condominiais, por exemplo, é impossível fazer um controle correto ou prestar contas aos moradores.
Do outro lado, também existem as despesas que, por menores que sejam, ainda fazem diferença nas finanças do condomínio e, se acumuladas, podem trazer grandes impactos nas projeções futuras.
Em outras palavras, não há como fazer um controle das finanças se o síndico não faz ideia do quanto entrou ou saiu do caixa do condomínio.
#06: Esquecer de buscar maneiras para economizar
Não se trata de economizar por economizar, mas sim de procurar garantir segurança e qualidade nas finanças do condomínio.
Uma economia segura e de qualidade é aquela na qual menos gastos não significam que haverá menos benefícios para os moradores. Pelo contrário. Ela é capaz de valorizar os imóveis dos condomínios.
Afinal, esquecer de buscar maneiras para economizar abre uma porta para a falta de capital quando é necessário durante uma emergência, por exemplo.
O primeiro passo é conscientizar os moradores sobre os benefícios da economia e, em seguida, procurar formas de reduzir os custos a fim de manter um controle financeiro mais apurado, sem gastar demais sem necessidade, por meio da revisão de contratos com terceiros, melhorias no planejamento financeiro, manutenções preventivas, entre outras.
9 dicas para ter maior eficiência na gestão financeira do condomínio
Para ter uma gestão financeira mais eficiente, confira 6 atitudes que o síndico deve tomar:
#01: Controle todo o dinheiro que entra e sai da conta do condomínio
Todas as entradas e saídas previstas e efetivas devem ser registradas detalhadamente e, se possível, de forma separada.
Por isso, é importante que o síndico mantenha esse controle, especifique todas as formas de recebimento, bem como as datas, contas específicas e a discriminação das despesas ordinárias e extraordinárias, como já falamos anteriormente.
Se atualmente o seu condomínio já faz esse controle, lembre-se de ficar por dentro de tudo o que acontece e ter certeza de que todos os processos estão corretamente organizados, a fim de evitar erros nos registros.
#02: Faça auditorias periodicamente
É importante que o síndico também esteja em dia com as suas obrigações, principalmente quando se trata de analisar os dados financeiros e realizar projeções futuras para o condomínio.
No entanto, é comum que algumas informações passem despercebidas. Por isso, realizar auditorias periodicamente pode ser uma boa ideia para evitar falhas processuais e corrigi-las.
Lembre-se que o próprio síndico, o conselho ou uma empresa terceirizada podem realizar a auditoria periodicamente
Uma maneira rápida e eficiente de fazer isso é contratando uma ferramenta tecnológica e deixando que a inteligência de dados organize todas as informações financeiras, evitando que erros humanos ocorram nos processos e facilitando a tomada de decisão.
#03: Siga a previsão orçamentária definida
Elaborar a previsão orçamentária do condomínio é uma tarefa que traz muitos benefícios para o processo de gestão, porém, ao longo do ano, ela acaba sendo deixada de lado por muitos síndicos.
Um dos motivos que levam os síndicos a perderem o controle das informações financeiras é esquecer do planejamento orçamentário que foi feito e gastar muito mais daquilo que foi previsto.
Negligência, falta de organização e dependência de ferramentas pouco eficientes, como planilhas e papéis, são alguns dos motivos pelos quais esse erro acontece.
Por isso, a melhor solução é acompanhar de perto as principais entradas e saídas, garantindo que o planejamento seja realizado de acordo com o que foi definido, ter uma rotina clara para análises e revisões e, por fim, um processo que facilite o controle.
#04: Controle os gastos do condomínio
É claro que para executar as tarefas necessárias, manter o bom funcionamento do condomínio e garantir a excelência dos serviços prestados, o síndico precisará gastar.
No entanto, esses gastos não podem ser desmedidos, sem controle e correndo o risco do condomínio ficar sem dinheiro.
Por isso, outro ponto que garante maior eficiência na gestão financeira do condomínio é manter os gastos sempre controlados de maneira transparente e organizada, facilitando o processo de prestação de contas e evitando impactos negativos no caixa do condomínio.
#05: Organize os documentos do condomínio
Já falamos bastante sobre organização aqui, mas nunca é demais lembrar.
Quando falamos de gestão financeira, criar o hábito de manter todos os documentos organizados é indispensável para manter a eficiência da atividade e ainda pode prevenir que as contas fiquem negativadas.
Além disso, como o síndico precisa de diversos registros importantes para auxiliar o seu trabalho diário, garantir o acesso fácil e seguro desses documentos é um grande passo para que outras atividades performem bem, como a gestão financeira.
Veja algumas dicas eficientes para organizar os documentos do condomínio:
Separe os documentos por categorias. Na hora de organizar os documentos, procure separá-los por categorias, como recibos, comprovantes, solicitações, boletos, documentos sigilosos, etc. Desta forma, você perderá menos tempo procurando o que deseja;
Digitalize os documentos. Digitalizar os documentos garante maior segurança e menos perdas de arquivos, além de garantir que o condomínio tenha um backup de toda a documentação. Apesar desta ser uma ação recomendada, lembre-se que existem certos documentos que também devem existir em formato físico a fim de verificar a sua validade jurídica;
Guarde os documentos físicos em um ambiente seguro. Pode ser uma sala no condomínio, na sede da administradora ou em outro ambiente restrito. Garanta que este ambiente seja seco, arejado e livre de fungos ou bactérias que desgastam os papéis;
Guarde todos os comprovantes de pagamentos e documentos assinados. Procure criar o hábito de sempre guardar estes documentos logo que os receber, evitando deixá-los jogados em cima da mesa ou amontoados em gavetas;
Faça a certificação digital dos documentos. Ela pode ser feita por meio de autoridades certificadoras, que garantem a melhoria na transmissão dos dados. Neste caso, apenas o síndico eleito pode solicitar e, na maioria dos casos, dispensa a presença física para a comprovação da autenticidade de assinaturas ou emissão de documentos;
Garanta o acesso dos condôminos aos documentos. Qualquer condômino deve ter livre acesso à documentação, incluindo os documentos referentes às despesas que ainda não foram aprovadas em assembleia;
Utilize ferramentas para centralizar o acesso aos documentos. Evite deixar cada documento em um lugar diferente. Para isso, você pode utilizar a tecnologia para centralizar a documentação e facilitar o acesso.
Lembre-se que essa atenção aos documentos do condomínio deve ser contínua, pois como esses dados contêm informações importantes para o funcionamento das atividades, avaliá-los e arquivá-los corretamente deve fazer parte da rotina.
Afinal, eles poderão ser cobrados em reuniões de assembleia, prestações de contas, situações judiciais, etc. Garantir que eles serão facilmente encontrados será um ponto a mais na gestão do síndico.
#06: Faça um planejamento da emergência
Não esqueça de sempre planejar a emergência do condomínio e garantir que há um dinheiro a mais disponível em caixa, caso seja necessário.
Afinal, tudo pode acontecer, portanto se o condomínio precisar gastar com algo de última hora ou necessitar de uma manutenção corretiva, como elevadores quebrados, vazamentos, tubulações rompidas, entre outras casualidades, não será preciso assumir dívidas para resolver o problema de última hora.
#07: Planeje as ações com antecedência
O controle das finanças de um condomínio é mais eficiente quando há planejamento.
Somente a partir dele é que será possível colocar em prática os planos de investimento necessários para manter o bem estar, tranquilidade e conforto dos moradores.
Um dos primeiros passos de um planejamento financeiro é avaliar a atual situação do condomínio, entender o volume de capital recebido e os gastos e, somente em seguida, projetar as entradas e saídas futuras.
Caso o síndico perceba que existe capital suficiente ou uma previsão futura clara de recebimento, será possível analisar com mais cautela a possibilidade de reformas, manutenções ou outras melhorias no condomínio.
Por outro lado, caso o síndico identifique falta de dinheiro no caixa, então é necessário entender os motivos do caixa estar em vermelho e elaborar ações para reduzir as despesas e recuperar os prejuízos.
É claro que, tudo isso, só será possível se o síndico souber se organizar corretamente e planejar todas as ações com antecedência. Veja estas dicas:
Analise todos os dados e documentos do condomínio. A situação atual do condomínio está clara para todos? Quais são os custos, problemas e melhorias desejadas? Quais manutenções precisam ser feitas, sejam elas corretivas ou preventivas? Cada uma dessas atividades devem virar ações práticas e/ou metas a serem cumpridas;
Agrupe e liste as tarefas por tópicos e por ordem de prioridade. Experimente separar essas ações a serem feitas por grupos, como pessoas, rotinas, contratos, manutenções, etc. Será mais fácil fazer a gestão de cada tópico por vez;
Separe as tarefas ordinárias das extraordinárias. Defina quais dessas tarefas são ordinárias, aquelas que acontecem com frequência, como a manutenção do jardim, ou extraordinárias, aquelas que acontecem em um período maior, como o reajuste anual do condomínio que, consequentemente, aumenta os custos;
Comece pelas ações a curto prazo e planeje o futuro. O que é mais urgente? Ou o que precisa ser feito agora, pois pode trazer impactos também para o agora? Foque nisso e resolva. Em seguida, entenda quais problemas podem impactar o planejamento futuro e trace um plano de ação;
Faça uma previsão orçamentária do condomínio. É possível fazer uma projeção futura a partir dos dados do passado, que estão presentes no histórico.
#08: Evite constituir dívidas e empréstimos
Não existe uma gestão financeira eficiente quando o caixa do condomínio está sempre no vermelho, o fundo de reserva é utilizado sem cautela, empréstimos são solicitados o tempo inteiro e outras dívidas crescem sem parar.
Tudo isso pode comprometer o equilíbrio entre receitas e despesas por um período bastante longo, sendo necessário muito mais do que apenas planilhas organizadas para resolver a situação.
Portanto, caso seja necessário gastar dinheiro a mais do que o valor que existe em caixa, o síndico deve conversar abertamente com os moradores e verificar a possibilidade de divisão dos custos, a fim de diminuir os riscos de falência futura.
Além disso, existem outras maneiras de conseguir mais dinheiro no caixa sem precisar solicitar um empréstimo, adotar uma garantidora é uma delas.
Uma empresa garantidora de condomínio assume a cobrança da taxa condominial e repassa para o condomínio o valor total, ainda que tenham moradores inadimplentes.
Isso significa que esta empresa antecipa o valor em atraso, o condomínio o recebe de forma integral, e a garantidora fica responsável por cobrar esses valores diretamente aos moradores que estão devendo.
#09: Reduza os desperdícios
Por fim, uma outra etapa interessante para garantir a eficiência na gestão financeira do condomínio é reduzir desperdícios de gastos com energia elétrica, água e limpeza, por exemplo.
Porém, neste caso, é necessário mais do que apenas planejamento, mas também conscientização e colaboração entre todos os moradores.
A longo prazo, o síndico também pode procurar realizar investimentos estruturais que melhorem a eficiência energética e estrutural do condomínio, como com a instalação de energia solar e captação de água pluvial.
Como um sistema tecnológico pode ajudar na gestão financeira do seu condomínio?
Como já foi dito anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão financeira do condomínio.
Não faz sentido que o síndico continue trabalhando com informações descentralizadas e dados bagunçados, quando tudo isso poderia ser facilmente otimizado com as ferramentas disponíveis no mercado.
Quando se trata de grandes condomínios ou síndicos que gerenciam diversos condomínios ao mesmo tempo, por exemplo, a quantidade de informações financeiras desordenadas e mal controladas pode ser de assustar.
Por isso, contar com uma ferramenta trará um benefício em grande escala para o futuro da gestão condominial.
Confira aqui os principais benefícios em adotar um sistema para condomínio que auxilie na gestão financeira:
#01: Praticidade e ganho de tempo
A resolução e o acompanhamento de chamados podem ser feitos de maneira simples e prática pelo síndico, assim como o agendamento e notificações de reuniões de assembleias ou de reuniões diretas com os moradores.
Além disso, todas as informações são atualizadas em tempo real e a ferramenta possui conexão direta com o banco, possibilitando praticidade e ganho de tempo ao síndico, além de permitir que os moradores tenham acesso facilitado às informações sem precisar enviar várias mensagens ao síndico.
#02: Gestão financeira facilitada
Com um sistema de gestão de condomínio, é possível compartilhar documentos de prestação de contas, como notas fiscais e balancetes do condomínio, auxiliando na geração de relatórios para os moradores e previsão de gastos para os próximos meses.
Além de facilitar a gestão financeira, também reduz custos e o risco de erros, além de acrescentar mais confiança ao trabalho do síndico.
#03: Transparência financeira do condomínio
O síndico pode realizar o envio de documentos, como contas e comprovantes, direto pelo sistema, garantindo que a gestão esteja mais transparente, os moradores mais informados, os documentos e informações estejam em um lugar só e que o condomínio passe a ter um histórico sem correr o risco de perder arquivos.
#04: Redução dos custos do condomínio
Realizando quase todas as atividades no sistema, desde prestação de contas até a convocação para reuniões de assembleia, haverá uma grande economia de tempo e outros recursos que eram utilizados (papel, tinta, etc), tudo com maior agilidade e redução de conflitos de informação.
Além disso, um aplicativo de gestão condominial ajuda o síndico a encontrar as informações úteis para o seu trabalho de maneira muito mais fácil e rápida, permitindo que ele tome as decisões mais eficientes, rápidas e que contribuam para a economia financeira.
#05: Redução de horas extras
Ao utilizar um sistema de gestão de condomínio, o síndico possui uma visão de tudo o que está acontecendo no condomínio.
Portanto, fica mais fácil reorganizar a escala de funcionários e diminuir o pagamento de horas extras, o que auxilia na redução dos gastos, chegando ao equilíbrio financeiro e possibilitando um acúmulo de recursos para novas obras e melhorias.
Isso tudo será possível graças à facilidade de comunicação e organização com os moradores por meio do sistema.
#06: Otimização de processos
Usando um sistema de gestão de condomínio, o síndico também tem todas as informações ao alcance das mãos.
Assim, ele não precisa sempre ligar para a administradora para saber, por exemplo, quando um pagamento será realizado ou quanto dinheiro há na conta.
Como a informação é centralizada no sistema, o síndico consegue:
acessar todas as informações essenciais para o seu trabalho em tempo real;
realizar pagamentos;
acessar o extrato bancário atualizado em tempo real;
conferir o balancete;
realizar a prestação de contas mais rápido;
delegar funções às equipes internas sem empecilhos;
realizar a gestão das contas a pagar, evitando gastos extras.
Em outras palavras, tudo pode ser feito ainda mais rápido, evitando o desgaste mental, a perda de tempo e o desperdício de dinheiro.
