O Censo Demográfico de 2022, realizado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), já tem data para acontecer: 1º de agosto de 2022.
A previsão é que sejam selecionados 183 mil recenseadores, que irão de porta em porta para realizar a coleta de dados, e 23 mil agentes censitários, que terão a função de supervisionar as pesquisas.
De acordo com as informações divulgadas pelo IBGE, o objetivo é que, até o mês de outubro, os recenseadores já tenham visitado mais de 70 milhões de domicílios em todos os municípios brasileiros, incluindo os condomínios.
Para contribuir com esta pesquisa e agilizar a coleta das informações, o síndico, funcionários e moradores do condomínio precisam estar preparados para este momento. Veja a seguir.
Como deve funcionar a identificação e liberação dos recenseadores dentro do condomínio
A pesquisa funcionará em duas etapas: contato do supervisor do IBGE no condomínio e coleta presencial dos questionários.
Identificação e contato do supervisor do IBGE
Após a identificação dos condomínios, o supervisor do IBGE se apresentará na portaria para o procedimento de identificação do colaborador que realizará as pesquisas.
O condomínio e a portaria do local devem facilitar o contato do colaborador (o recenseador) com a pessoa responsável pelo condomínio para realizar a operação.
Esta pessoa pode ser o síndico, subsíndico, zelador ou um funcionário designado para esta finalidade.
O que acontece se o primeiro contato for realizado com sucesso? O supervisor apresentará a metodologia e período de coleta do Censo e, se for necessário, fornecerá materiais de divulgação da campanha, solicitará meios de contatos, número de unidades do condomínio, entre outras informações;
O que acontece se o primeiro contato não for realizado? O supervisor deixará o seu telefone ou e-mail para que a pessoa responsável pelo condomínio entre em contato, em até 48 horas, para informar o melhor momento para coleta das informações censitárias.
Coleta presencial dos questionários no condomínio
A coleta das informações poderá acontecer de duas formas: coleta pré-agendada ou coleta regular.
Coleta pré-agendada: neste modelo, o recenseador irá até o condomínio no dia e hora combinada, para contato com a pessoa responsável que o apoiará na coleta de informações, conforme acordado anteriormente;
Coleta regular: neste segundo modelo, o recenseador se apresentará na portaria e tentará contato com o síndico a fim de avisá-lo sobre o início da coleta e os procedimentos adotados. Caso não seja possível falar com o síndico, o recenseador solicitará o contato com cada morador, unidade por unidade, para realizar a pesquisa.
Em ambos os casos, cabe ao condomínio, após identificar corretamente o colaborador do IBGE, dar apoio à operação e facilitar a coleta das informações.
Por quanto tempo a pesquisa acontecerá em cada condomínio?
Depende do setor (região onde acontecerá a pesquisa), do número de domicílios, número de moradores e outros fatores. Em alguns casos, a pesquisa poderá durar vários dias, inclusive à noite e aos finais de semana.
Os recenseadores poderão voltar ao condomínio, quantas vezes forem necessárias, para que todos os domicílios sejam recenseados.
O que acontece em caso de morador ausente? O recenseador retornará ao condomínio em outro momento para tentar realizar uma nova coleta e deixará um comunicado para o morador;
O que acontece se um morador se recusar a responder a pesquisa? É uma obrigatoriedade legal prestar informações ao IBGE. No entanto, caso o morador ainda se recuse a responder, ele (o morador) deverá informar a recusa ao recenseador, responsável pela coleta.
Procedimento de identificação do pesquisador do IBGE no condomínio
Para a segurança dos moradores e dos funcionários, o condomínio deve cumprir um procedimento padrão de identificação do pesquisador do IBGE. Veja as recomendações do próprio instituto:
O pesquisador (recenseador) deverá se apresentar nos condomínios portando o uniforme do IBGE, documento de identidade e crachá (com foto, nome completo, matrícula e número de identidade);
A portaria deverá solicitar o número de CPF do Recenseador e verificar no site “Respondendo IBGE” se a pessoa é, de fato, uma colaboradora do IBGE;
É importante verificar se o crachá do colaborador possui um QR Code, pois ele redireciona automaticamente para o site;
No site, será exibida uma foto do colaborador e os seus dados cadastrais;
A portaria também poderá solicitar que o colaborador do IBGE retire, por alguns instantes, a máscara de proteção facial para conferência;
Em todas as visitas, a portaria deve realizar o mesmo procedimento de identificação e validação do colaborador do IBGE.
Por fim, caso seja possível, o síndico pode adotar uma modalidade de plantão pré-agendado do recenseador no condomínio e disponibilizar um local adequado para que as entrevistas sejam realizadas.
Desta forma, o entrevistador e os moradores terão privacidade, conforto e segurança para realizar a pesquisa.
Em caso de dúvidas, o IBGE indica que você entre em contato com a Central de Atendimento, por meio do telefone: 0800 721 8181.
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Descubra quais são os 20 melhores livros para síndicos de todos os tempos e confira quais você não pode deixar de ler. Continue lendo!
Seja você um síndico morador ou um síndico profissional, a busca pelo conhecimento é o que determina o seu sucesso na área condominial.
Não se trata apenas de ler livros, mas sim de se aprofundar em diversos conteúdos que serão fundamentais para o seu crescimento pessoal e profissional.
Por isso, nós reunimos aqui uma lista dos principais livros para síndicos, desde os mais básicos, que apresentam os conceitos fundamentais da área, até os mais avançados, que trazem reflexões profundas e estratégias para você colocar em prática no seu condomínio.
Continue lendo e confira a nossa lista exclusiva com os 20 principais livros para síndicos.
Depois de anos trabalhando como gerente de produtos e processos de grande porte, Angela Alencastro, autora deste livro, decidiu compartilhar a sua experiência e conhecimento.
Então, ela criou este manual que reúne, de maneira clara e simples, todos os assuntos relacionados à administração de um condomínio, seja gestão de funcionários, manutenção de elevadores, reuniões de assembleia, segurança, entre outros.
Tudo isso levando em consideração a legislação pertinente.
Nesta edição do “Estou síndico. E agora?”, o autor apresenta respostas para as principais perguntas relacionadas à gestão e convivência de pessoas em condomínios edilícios.
O livro aborda situações práticas, questões jurídicas, legislação, jurisprudência e também ensina o caminho para que o trabalho do síndico seja exercido da melhor maneira possível.
Tenha acesso a um guia para consulta diária do síndico, funcionários, condôminos e até mesmo profissionais da área imobiliária.
As obrigações tributárias dos condomínios geralmente são densas e, por vezes, envolvem um grande desafio de interpretação e aplicação.
Por isso, a autora Michele Lordêlo reuniu, nesta obra, aplicações práticas, explicação simplificada, quadro, processos e procedimentos, especialmente para quem cuida da contabilidade, administração e gestão financeira do condomínio.
Morar em um condomínio exige, além do compartilhamento do espaço e do cumprimento de normas, a preservação de serviços considerados básicos, como o fornecimento de água e energia, manutenção geral, entre outros.
Para que tudo isso funcione perfeitamente, é preciso uma administração capaz de manter a estrutura em atividade e atender as expectativas dos moradores.
Pensando em toda essa complexidade, a autora deste livro aborda os principais tópicos que envolvem a administração de um condomínio.
De acordo com ela, as informações presentes na obra ajudarão qualquer síndico, mesmo os iniciantes, a realizar uma gestão eficiente, tranquila e segura. Enquanto os moradores serão capazes de conferir se tudo está, de fato, sendo cumprido.
Com este livro, você será capaz de enfrentar as principais questões do dia a dia de um síndico e resolver as dúvidas que não são facilmente encontradas nas doutrinas.
Cada caso analisado neste livro é explorado sob o olhar jurídico e administrativo, a fim de trazer uma solução e não apenas suposições.
Os temas envolvem home office, alteração de fachada, animais no condomínio, obras nos apartamentos, obrigações da construtora e muitos outros.
Esta obra traz esclarecimentos jurídicos para questões decorrentes da vida em condomínio, por meio de uma linguagem simples e direta.
São mais de 600 perguntas respondidas por advogados com muitos anos de experiência na área de imobiliária, conhecedores das dúvidas mais frequentes levantadas por moradores e síndicos.
Os principais problemas resolvidos neste livros, envolvem alterações de fachadas, vagas de garagem, inadimplência, segurança, eleição do síndicos, atas, prestação de contas, reuniões de assembleias e muito outros, que são tratados em detalhes para sanar suas dúvidas e servir como fonte de consulta simples e confiável.
Quando falamos em vida em condomínio, nunca é possível afirmar que já se viu de tudo. Mesmo com anos de experiência, muitos síndicos ainda se deparam com algo novo, jamais visto ou impensável.
Por ser uma fonte inesgotável para a psicologia e sociologia, ciências que estudam o comportamento humano, é que a autora Daphnis Citti escreveu este livro.
Aqui você encontra uma lista dos principais problemas condominiais, bem como uma discussão e solução para cada um deles, com base nas principais leis e jurisprudências.
Dificilmente um condomínio consegue sobreviver, se não houver uma atenção redobrada ao dinheiro que entra e sai do caixa. Por isso, um dos principais desafios dos síndicos envolve a gestão financeira e a contabilidade.
Síndicos que desejam realizar uma gestão eficiente, prestar contas da maneira correta e garantir que o dinheiro do condomínio está seguro, devem buscar o conhecimento necessário.
Por isso, o autor Cezimar Gomes reuniu os seus conhecimentos em ciências administrativas e desenvolveu este livro, onde aborda sobre organização, controle, análise e avaliação de resultados financeiros e contábeis.
Este livro reúne 105 textos objetivos sobre questões condominiais, selecionados entre mais de 300 artigos publicados em diversos periódicos pelo autor do livro, ao longo de 20 anos.
A obra possui um texto esclarecedor e de leitura acessível, onde explica direitos, reforça deveres e explica, sempre à luz do direito, as principais questões envolvidas na relação de síndicos, condôminos, administradores e prestadores de serviços.
Entre as principais questões resolvidas, então:
Quem paga a conta pelo dano provocado por infiltrações?
Como lidar com o barulho no condomínio?
Um condômino assume as dívidas do período anterior à aquisição do imóvel?
Quem decide a que horas o prédio abre ou fecha?
Essas e outras questões cotidianas são abordadas de forma objetiva, concisa e transparente.
Considerado o vade mecum da legislação condominial, esta obra única no mercado reúne as principais normas legais aplicáveis aos condomínios.
Além do Código Civil, Lei do Condomínio, de Locações e muito mais, foram incluídas novas normas legais, como o Estatuto da Pessoa com Deficiência, Lei da Acessibilidade, Lei Antifumo, Lei do Consumo Hídrico Individualizado, assim como os novos artigos do recente Código de Processo Civil de 2015.
Ao final, o livro também traz um completo índice temático, com palavras-chave e apontamentos que indicam com precisão a informação procurada na lei, para que o leitor solucione com facilidade e rapidez a sua dúvida.
Este é um livro que promete uma nova maneira de explicar a legislação do condomínio, reunindo as 36 diferentes leis que trazem regras sobre o condomínio.
O livro divide a legislação em 270 assuntos ou tópicos temáticos e, em cada um deles, mostra as regras vigentes em frases diretas com compreensão facilitada.
O objetivo deste livro é ser útil a quem trabalha na atividade condominial, servindo como um guia prático.
Este livro foi criado a partir de diversos artigos que reproduzem os mais relevantes temas do dia a dia do síndico morador e do síndico profissional, como terceirização da mão de obra, questões trabalhistas, manutenções preventivas e corretivas, contabilidade, direito condominial, engenharia e muitos outros.
Este trabalho permite aos síndicos, subsíndicos, conselheiros fiscais, condôminos e gestores condominiais terem acesso a um amplo conteúdo que poderá auxiliar nas questões diárias.
Neste livro, o autor Dr. Ricardo da Silva aborda, de forma objetiva, como o síndico deve mediar conflitos e realizar processos de cobrança aos condôminos.
Os autores João Ferreira Machado e Edson José de Araújo elaboraram a obra Como Administrar um Condomínio, cujo objetivo é fornecer esclarecimentos teóricos e práticos para administrar condomínios.
Além disso, a obra também inclui modelos, legislação e jurisprudências, para que qualquer pessoa possa exercer o cargo de síndico de maneira eficiente.
BÔNUS: 5 livros para síndicos para ir além da gestão condominial
Este livro, desenvolvido pela empresa criadora do maior aplicativo de condomínios do mundo, a TownSq, tem o objetivo de auxiliar os síndicos a expandir a sua carreira na gestão condominial e prospectar mais condomínios para a sua carteira de clientes.
A obra aborda: plano de negócios, marca e posicionamento, prospecção de oportunidades, proposta e eleição do síndico, além de orientações práticas para a carreira do síndico.
Em um mundo cheio de conflitos e mal entendidos, a comunicação é uma das armas mais eficazes neste contexto.
Grande parte dos problemas no dia a dia de um condomínio, por exemplo, poderia ser facilmente resolvido com uma comunicação eficiente ou uma escuta ativa.
Por isso, nesta obra best-seller no Brasil e no mundo, o autor explica os valores e princípios de uma comunicação não violenta, que se baseia em habilidades de linguagem e comunicação que fortalecem nossa capacidade de manter a humanidade, mesmo em condições adversas.
Além disso, este livro também traz um capítulo inteiro sobre mediação e solução de conflitos, ideal para síndicos que precisam lidar com condôminos, funcionários, prestadores de serviços e diferentes tipos de pessoas ao longo do dia.
O autor Simon Sinek acredita que algumas pessoas inspiram outras pessoas mais do que outras, simplesmente porque encontraram o seu “porquê”.
Ele ilustra essa ideia com as histórias de Martin Luther King, Steve Jobs e os irmãos Wright, mostrando que as pessoas só irão se dedicar de corpo e alma a um movimento, ideia, produto ou serviço se compreenderem o verdadeiro propósito por trás deles.
Por isso, neste livro, você verá como pensam, agem e se comunicam os líderes que exercem a maior influência, além de descobrir um modelo a partir do qual as pessoas, incluindo os condôminos e os seus funcionários, poderão ser inspirados e engajados.
De acordo com o autor, todo mundo já usou essas justificativas para o insucesso em alguma atividade: “eu tento, tento, mas não funciona”; “não tenho sorte”; “não dou pro negócio”; “por mais que eu ande, não saio do lugar”.
Por isso, neste livro, o autor afirma que você não pode atribuir o seu sucesso ou fracasso somente às forças externas e, a partir desta ideia, ele discute comportamentos comuns a todos e aponta caminhos para que cada um cultive a sua própria sorte.
De acordo com o autor deste livro: “uma pessoa essencialista não faz mais coisas em menos tempo – ela faz apenas as coisas certas.”
Por isso, se você se sente sobrecarregado, subutilizado, ocupado, mas pouco produtivo e pensa que o seu tempo parece servir apenas para o interesse dos outros, então você precisa conhecer o essencialismo.
Indo além de uma técnica de gestão do tempo ou de produtividade, este é um método que promete ajudar você a identificar o que é vital na sua vida e eliminar todo o resto, para que você possa dar a maior contribuição possível ao que realmente importa.
Neste livro, o autor Greg McKeown mostra que, para equilibrar trabalho e vida pessoal, é preciso eliminar o que não é essencial e se livrar de desperdícios de tempo. Ele cita que a pessoa essencialista toma as próprias decisões – e só entra em ação se puder fazer a diferença.
Você gostou dessa lista de livros para síndicos? Escolha a sua própria leitura agora mesmo e não esqueça de se inscrever na comunidade da TownSq e receber e-mails quinzenais com outras dicas, notícias e atualizações do universo condominial.
A prospecção de condomínios é o processo de buscar clientes em potencial para os seus serviços de síndico profissional. O objetivo é criar um relacionamento com esses clientes em potencial até que eles se tornem clientes reais, ou seja, geradores de receita. Entenda mais a seguir!
Se você começou a atuar como síndico profissional agora ou decidiu expandir a sua carteira de clientes, provavelmente viu um grande desafio nesse caminho: a prospecção de condomínios.
Muita gente ainda acredita que apenas o famoso “boca a boca” é suficiente, mas acaba se frustrando ao perceber que não está conseguindo atrair tantos clientes quanto gostaria.
Por outro lado, alguns síndicos já tentaram de tudo para conseguir o primeiro ou mais condomínios e parece que nada funciona corretamente.
Você se identifica com alguns destes casos? Então, continue lendo e veja o passo a passo para prospectar condomínio e fechar contratos como ninguém.
Como prospectar condomínios? Veja o passo a passo
#01: Defina o seu público ideal
Você pode colocar uma pasta debaixo do braço e, à moda antiga, bater na porta de cada condomínio do seu bairro até encontrar um que tenha interesse em ouvir o que você tem a dizer e (talvez) contratar os seus serviços.
No entanto, você vai perceber que existem diversos tipos de condomínios diferentes. Existem os comerciais, os verticais e os horizontais, por exemplo, além daqueles com características mais específicas, como os condomínios de praia, os luxuosos, os mais simples e por aí vai.
E ainda tem mais. Existem condomínios que preferem contratar síndicos profissionais, enquanto outros priorizam eleger síndicos moradores.
Provavelmente seguindo a lógica de atirar para todo lado, você demoraria muito mais tempo para prospectar um condomínio. Então, por onde começar?
Para dar início à sua prospecção, reserve um tempo para descobrir quem é o seu cliente ideal. Em outras palavras: com qual tipo de condomínio você deseja trabalhar?
Não presuma que só porque existem muitos condomínios comerciais na sua região, por exemplo, ele se encaixa no seu perfil de cliente ideal.
Para defini-lo, você precisa saber:
quais são os seus pontos fortes e habilidades que você tem;
como está o mercado e a demanda por síndicos nos condomínios;
quais são os tipos de condomínios que existem e em quais deles você gostaria de trabalhar;
qual a classe social e a localização dos condomínios onde você deseja atuar;
e qual o tamanho do condomínio ideal para você prestar os seus serviços.
Tenha a resposta para todos esses tópicos e pense sobre eles com calma, até encontrar o perfil ideal de condomínio que se encaixa na sua forma de trabalho.
Depois de finalizar essa primeira etapa, você terá um perfil desenhado e poderá usá-lo para guiar os próximos passos da sua prospecção.
Imagina só definir o seu cliente ideal, preparar a melhor proposta possível para aquele condomínio, treinar a sua fala na frente do espelho e, no final, perder o cliente para alguém que sabe se vender melhor do que você.
É frustrante, certo?
Por isso, o marketing pessoal é uma ferramenta excelente para você se destacar no mercado, atrair atenção para o seu trabalho, mostrar aos condomínios como você aplica as suas habilidades e conquistar a confiança dos condôminos.
Então, defina:
a sua missão, visão e valores;
esteja presente nas redes sociais;
tenha um site bem estruturado;
use o google meu negócio;
tenha uma identidade visual;
emita o seu CNPJ;
faça networking com outros síndicos profissionais;
Depois de finalizar os tópicos anteriores, agora é hora de definir quais são as suas metas e objetivos, afinal de contas você não quer trabalhar no escuro, certo?
Portanto, pense sobre estes tópicos:
quantos clientes você quer ter na sua carteira em 6 meses? E em 2 anos?
quanto você gostaria de faturar por mês?
quanto você vai cobrar por cada condomínio? um valor fixo? um valor por unidade?
você pretende trabalhar sozinho ou com uma equipe?
quais são as vantagens e desvantagens de trabalhar com um time e também sozinho?
quantas visitas por semana você pretende fazer em cada condomínio?
Percebe como vai ficando cada vez mais claro? Nós estamos trilhando uma jornada, passo a passo, e mesmo que seja difícil agora pensar sobre cada ponto, ao final você terá um processo de prospecção de condomínios muito simples e será cada vez mais fácil aumentar a sua carteira de clientes.
#04: Defina o que você vai oferecer
Calma, antes de sair procurando os seus clientes, você ainda precisa ter a descrição do seu serviço na ponta da língua.
Então, a pergunta é simples e direta: você consegue resumir o que você oferece como síndico profissional em poucas linhas?
Se você não tem certeza, então comece por:
o que você faz e o que não oferece;
quais são os serviços que você presta aos condomínios;
qual é a descrição do seu trabalho;
e, por fim, qual é a sua proposta de valor em uma frase.
Não se engane ao pensar que você apenas oferece “gestão do condomínio”, é preciso ir além e utilizar as suas principais habilidades e experiências para se destacar e sair na frente.
Se você está começando agora, então conseguir os primeiros clientes para a sua carteira, pode ser uma tarefa exaustiva.
Mas você tem amigos, familiares e até mesmo colegas de trabalho que moram em condomínios. Então, por que não começar por eles?
Pergunte como é a gestão dos seus condomínios atualmente, se estão com algum problema específico ou como é a atuação do síndico.
A resposta para essas perguntas pode ser a porta de entrada para você prospectar os seus primeiros clientes.
E lembre-se: não subestime o poder de uma visita.
Depois de entender quais são os condomínios em potencial, peça uma indicação e faça uma visita estratégica, ou seja:
faça perguntas-chave;
converse com os condôminos;
identifique pontos de melhoria;
veja o que os condôminos e o condomínio precisa atualmente;
confira se utilizam alguma tecnologia, como um aplicativo para condomínios;
existe alguma informação que você possa enviar para eles?
e, por fim, procure se informar sobre a próxima eleição do condomínio.
Você não precisa de um discurso de vendas roteirizado e robótico, mas sim de uma preparação para manter o diálogo com os condôminos e saber fazer as perguntas certas para entender as principais necessidades e problemas do condomínio.
#06: Utilize a internet para prospectar
Digamos que você já conseguiu os seus primeiros condomínios por meio da indicação de colegas, amigos, familiares ou clientes mais antigos. Então, como seguir em frente e aumentar a sua carteira?
A internet pode (e deve) ser usada para isso. E existem diversas maneiras, veja:
Anúncios online: existe uma maneira de pagar que para que você apareça para as pessoas certas, no seu caso, essas pessoas certas fazem parte do seu perfil de cliente ideal, ou seja, os condomínios. Neste caso, você pode utilizar o Facebook Ads ou Google Ads, por exemplo, para começar;
Redes sociais: as redes sociais podem ser usadas para muito mais do que postar as fotos daquela sua viagem. Você pode compartilhar uma foto dos condomínios que você atende, de uma reunião de assembleia ou contar a sua história como síndico profissional. Estas são apenas algumas ideias para você atrair clientes interessados nos seus serviços;
E-mails: apesar do que muita gente acredita, os e-mails não estão obsoletos. Se você tiver uma lista de e-mails de condôminos ou pessoas interessadas em serviços de síndico profissional, pode criar uma série de e-mails e enviar dicas, conteúdos ou informações úteis e que mostrem que você é especialista no assunto e um síndico profissional de destaque. Lembre-se que para fazer isso, antes de qualquer coisa, é preciso levar a LGPD em consideração e só enviar e-mails para as pessoas que autorizarem;
Vídeos: eu não sei se você já sabia disso, mas pesquisas apontam que 80% do conteúdo consumido pela internet em 2022 será em vídeo. Esta é uma excelente oportunidade para se apresentar, oferecer informações, contar histórias, mostrar as suas habilidades e, é claro, dar o seu melhor discurso de vendas;
Conteúdo: seja nas redes sociais ou em um blog, por exemplo, criar conteúdo é uma ótima maneira de mostrar para os condomínios que você realmente sabe o que faz. Você pode escrever artigos sobre problemas comuns em condomínios, pode apresentar as soluções que você ofereceria nessas situações e ainda pode incluir histórias reais do seu trabalho para aumentar a sua autoridade e credibilidade;
Site: assim como criar conteúdo aumenta a sua autoridade, um site também pode ser uma ferramenta para aderir valor à sua imagem pessoal, afinal é lá onde você vai falar sobre você, suas certificações, sua história, condomínios atendidos e resultados. É um verdadeiro portfólio do seu trabalho centralizado em um mesmo local.
#07: Torne-se mais do que um síndico profissional
Não entendeu? Eu vou resumir: cuidado para não ficar preso na parte técnica da gestão condominial e esquecer que você ainda é um ser humano, assim como os seus condôminos.
Portanto, você precisa ir além dos assuntos sobre gestão, finanças ou processos condominiais. Também é importante saber muito sobre:
relações interpessoais;
comunicação;
liderança;
empatia;
automotivação;
autocontrole;
colaboração;
inteligência emocional;
criatividade;
persuasão;
adaptabilidade;
resiliência.
Além de melhorar essas habilidades, você também pode mostrar, durante uma prospecção ou nas suas redes sociais, como você as aplica no dia a dia.
As pessoas querem saber se você entrega uma gestão de qualidade e, é claro, isso será um fator decisivo para a contratação dos seus serviços.
#08: Faça bastante networking
Aqui entra um outro elemento chave para garantir uma boa prospecção de condomínios: o networking.
Um bom networking garante que você vai ficar por dentro das novidades do mercado, saber como outros síndicos trabalham, gerar autoridade, conseguir oportunidades de crescimento, conseguir indicações e muito mais.
Em outras palavras: você só tem a ganhar.
Veja algumas maneiras de melhorar o seu networking:
participe de eventos para condomínios, síndicos e administradoras;
esteja presente no LinkedIn;
participe de grupos nas redes sociais, como o Facebook, WhatsApp ou Telegram;
seja prestativo e compartilhe o que você sabe, seja nas redes sociais ou em eventos;
crie relacionamentos com fornecedores, prestadores de serviços e outros síndicos profissionais.
Esse não é um trabalho simples e que gera resultados da noite para o dia, mas cultivar bons relacionamentos com outras pessoas, pode ajudar você a prospectar novos condomínios com ainda mais rapidez.
#09: Acompanhe, acompanhe, acompanhe
Por fim, lembre-se que os frutos do seu trabalho geralmente não resultam em fechamentos de contratos já no primeiro contato e isso requer um trabalho constante.
Ou seja, persista no relacionamento com condomínios, faça ligações, envie e-mails, encaminhe informações, fortaleça o seu marketing pessoal e não desista.
Enquanto você se mantiver ativo, maiores serão as chances de você prospectar ainda mais condomínios.
O marketing pessoal para síndicos profissionais é uma estratégia que utiliza ferramentas do marketing tradicional para que os profissionais promovam a sua imagem, tenham mais autoridade no mercado e consigam ainda mais clientes. Veja por onde começar!
Com o crescimento da acessibilidade à informação, tornou-se mais fácil estudar novos temas e iniciar uma nova carreira, como a de síndico, por exemplo.
Por outro lado, isso também fez com que a competitividade também aumentasse.
Portanto, aplicar o marketing pessoal para síndicos profissionais é imprescindível, pois você será capaz de estabelecer uma marca que não apenas o represente, mas que também ajude o mercado a reconhecê-lo como especialista no assunto e autoridade na área em que atua.
Neste artigo, você vai encontrar o passo a passo definitivo para colocar o seu marketing pessoal em prática e atrair novos condomínios. Confira!
O que é marketing pessoal?
Imagine a seguinte situação: Joana é síndica do prédio onde mora há quase 4 anos.
Durante este período, ela aprendeu tudo sobre gestão condominial, como ser uma síndica excelente e entregar os melhores resultados ao seu condomínio.
Apesar disso, Joana percebeu que não conseguia se destacar no mercado, entre tantos outros síndicos profissionais, e prospectar outros condomínios.
Com o tempo, ela percebeu que havia outros síndicos no mesmo nível profissional que ela, ou mesmo com menos tempo de experiência, mas que conseguiam se promover com muito mais facilidade. Tudo isso graças ao que eles fizeram com as suas imagens pessoais.
A Joana é uma personagem fictícia, é claro, mas ela representa muitos síndicos reais que, apesar de possuírem muito conhecimento técnico, ainda não sabem como vender a sua própria imagem.
É aí que entra o marketing pessoal. Esta estratégia pode ser utilizada para que você se destaque entre os seus concorrentes, desenvolva a sua imagem pública e a torne cada vez mais atrativa.
Quanto mais você trabalha na sua imagem, maiores são as chances de ser notado não só pelo mercado, mas também pelos seus potenciais clientes.
Para que serve o marketing pessoal para síndicos profissionais?
Se você souber utilizar essa estratégia do jeito certo, conseguirá conquistar a carreira de síndico profissional que tanto deseja.
Afinal, ao valorizar as suas habilidades e diferenciais, também será possível conquistar o primeiro ou mais condomínios para a sua carteira de clientes, ganhar mais dinheiro e se tornar uma autoridade no seu mercado. Veja outras vantagens:
Atraia mais atenção para o seu trabalho
Conquistar espaço no mercado condominial não é uma tarefa fácil, mas quando você consegue atrair atenção para aquilo que faz, as chances de se destacar crescem.
Por isso, aplicando técnicas de marketing pessoal corretamente, você irá elevar a sua autoridade e prospectar ainda mais condomínios para a sua carteira de clientes.
Mostre aos potenciais clientes como você aplica as suas habilidades
O marketing pessoal, por meio das redes sociais, apresentações ou portfólio, também é uma chance para mostrar aos potenciais clientes como você aplica as suas habilidades no dia a dia dos condomínios.
Não tenha medo de mostrar os seus resultados, desafios, conflitos e também o seu processo para solucionar todos os problemas. Uma outra sugestão é fotografar o seu novo condomínio e publicar nas suas redes sociais ou portfólio, convidar um morador para falar sobre o seu trabalho ou publicar um print com um depoimento de alguém sobre você.
É isso que a maioria dos condôminos deseja saber quando estão à procura de um síndico profissional.
Mas atenção: cuidado para não deixar dados sensíveis públicos, como informações pessoais de outros condôminos, números privados dos condomínios ou outros números ou documentos que não podem ser disponibilizados para qualquer pessoa. E, é claro, lembre-se de sempre pedir autorização antes de divulgar qualquer informação.
Conquiste a confiança dos condôminos
Construir uma boa reputação e autoridade para si mesmo também é uma etapa crucial para conquistar a confiança dos seus condôminos.
O marketing pessoal oferece as ferramentas certas para que você consiga construir um relacionamento com os seus clientes, evoluir as suas habilidades e demonstrar, de forma clara, que você é capaz de oferecer os melhores resultados aos condomínios.
Como fazer o seu marketing pessoal?
Identifique a sua missão, visão e valores
Para construir uma imagem forte, você precisa ter certeza de quais são os seus valores, crenças, ideias e a sua própria visão de mundo. Para dar os primeiros passos nessa construção, você pode definir a boa e velha missão, visão e os seus valores.
Portanto:
Missão: defina os motivos que lhe movem e aquilo que você pretende enxergar para os seus condomínios;
Visão: este é o seu planejamento a longo prazo. Defina onde você deseja estar daqui há alguns anos;
Valores: aqui você escreve tudo aquilo que você defende, acredita e sonha. São aqueles valores inegociáveis, que você seria capaz de bater na mesa para defender.
Trabalhe bem as suas redes sociais
Já faz alguns anos que as redes sociais deixaram de ser um espaço para publicar fotos de pratos de comida ou das viagens e se tornaram uma ferramenta poderosa de trabalho.
Não é à toa que muitos síndicos profissionais já as utilizam diariamente para alavancar a sua marca pessoal e também prospectar novos condomínios.
Veja algumas dicas para começar a usar as suas redes sociais para se tornar um síndico profissional de sucesso:
Escolha uma única plataforma e tenha consistência. Pode ser tentador ter um perfil no Instagram, outro no LinkedIn e ainda publicar vídeos no YouTube. No entanto, se você trabalha sozinho, não será nada fácil dar conta de todos esses canais e ainda ter certeza de que todos os seus condomínios estão bem. Por isso, escolha o canal que você mais se sente à vontade para produzir conteúdo, que você realmente for produzir e seja consistente. A consistência e o foco são duas ferramentas poderosas para o seu sucesso nas redes sociais;
Decida qual o tipo de condomínio que você deseja trabalhar. Talvez você esteja pensando em atingir todos os condomínios da sua região, mas, provavelmente, não sabe que esse não é o melhor caminho. Para se destacar nas redes sociais e conseguir mais clientes, você precisa definir o cliente, ou seja, aquele tipo de condomínio que você deseja trabalhar. Comece pensando em dois tipos e, à medida que for evoluindo, poderá adicionar outros perfis. Pense sobre os seus pontos fortes, o mercado onde você deseja atuar, o tipo de condomínio (horizontal, vertical ou comercial), a classe social e se você deseja trabalhar com condomínios maiores, menores, novos, mais antigos, etc. Reúna essas informações e escreva qual o tipo de cliente ideal. É para ele que você vai produzir posts nas redes sociais;
Crie conteúdos únicos e relevantes. Tenha o cuidado para não copiar posts de outras pessoas ou reproduzir frases sem dar o devido crédito. Você pode achar que a internet é grande demais para alguém perceber, mas, em algum momento, isso pode destruir a sua credibilidade nas redes sociais e afetar a sua autoridade como síndico. Por isso, mesmo que você tenha inspirações, encontre os seus próprios pontos de essência e crie conteúdos originais, únicos e relevantes para o seu público. Uma opção para quem não tem muito tempo é contratar um especialista em redes sociais ou uma agência de marketing para fazer esse trabalho por você;
Conte a sua história e seja genuíno. Apesar de ser um espaço profissional, as redes sociais também refletem a sua essência e, para isso, você pode usar a sua história ao seu favor. Contá-la na internet pode ser uma excelente maneira de se conectar com as pessoas, gerar identificação, fortalecer a sua identidade e também mostrar personalidade. Mas, lembre-se: nem tudo é só sobre você. Por isso, escolha uma história sua e apresente uma solução ao final dela;
Siga as redes sociais da TownSq. Atualmente nós estamos presentes no Instagram, LinkedIn, Facebook, YouTube e Pinterest. Em todos os canais, você encontra conteúdos sobre gestão condominial, ideias e referências que você pode aplicar nas suas redes sociais e também diversos posts para compartilhar com os seus moradores.
Crie o seu site
Se você não tem tempo ou interesse em criar um perfil em uma rede social e alimentá-lo com conteúdos para atrair novos clientes, uma boa saída é criar o seu próprio site.
Neste ambiente, você poderá:
expor o seu trabalho como síndico profissional;
apresentar a sua história, experiência, habilidades e certificações;
inserir depoimentos de moradores ou parceiros;
se posicionar como especialista em gestão condominial (ou em um tipo de condomínio específico, por exemplo);
atrair mais pessoas para crescer o seu negócio;
e, por fim, também poderá escrever artigos para o seu site e apresentar resultados, imagens ou trabalhos de sucesso que você já realizou.
Para ter um site você precisa, basicamente, de um domínio, hospedagem e um bom tema. Em ambos os casos, você poderá contratar um profissional ou uma agência de marketing ou poderá pesquisar materiais na internet e montar o seu site sozinho.
Use o Google Meu Negócio
Uma outra forma de potencializar o seu marketing pessoal é por meio de uma ferramenta chamada Google Meu Negócio. Ela pertence ao Google e é 100% grátis.
O seu funcionamento é muito simples. Quando um condômino pesquisar por “síndico profissional” ou outras palavras relacionadas no Google, ele encontrará mais informações sobre a sua empresa, como endereço, horário de funcionamento, fotos, avaliações e outros dados.
Veja este exemplo. Ao buscar por TownSq, é possível ter acesso à diversas informações na lateral direita da página:
Cadastrar a sua empresa de síndico profissional no Google Meu Negócio ajuda a ampliar a sua presença no digital, expandir a sua marca pessoal e torná-lo ainda mais conhecido e acessível para novos clientes.
Veja como se cadastrar:
Acesse a página inicial do Google Meu Negócio e clique em “gerenciar agora”;
Preencha as informações sobre a sua empresa, como nome, categoria e dados pessoais, por exemplo, e confirme em seguida;
Siga o passo a passo na tela para confirmar que a conta é realmente sua, por meio de um código que será enviado ao seu celular;
Pronto! Você será redirecionado para a página do seu negócio no Google e poderá adicionar imagens, outros dados ou fazer publicações;
BÔNUS: Lembre-se de sempre pedir para que outras pessoas, como parceiros e moradores, possam fazer uma avaliação sua no Google Meu Negócio, afinal isso vai facilitar que outros clientes tomem a decisão de contratar você.
Crie a sua logo de síndico profissional
A identidade visual é um dos principais elementos que tornam uma marca forte no mercado. E isso não seria diferente para os síndicos profissionais.
Uma das maneiras de destacar a sua marca pessoal é tendo um logotipo, por meio do qual o público vai identificar o seu serviço entre tantos concorrentes.
Neste caso, você poderá utilizar plataformas gratuitas de design gráfico, como o Canva, ou contratar um profissional designer ou uma agência de comunicação para ajudá-lo a construir a sua identidade.
Tenha o seu CNPJ
Emitir notas fiscais não é o único benefício em ter um CNPJ. Outras vantagens envolvem evoluir profissionalmente e se apresentar como uma empresa aos seus clientes, trabalhar de acordo com a lei e ter acesso a mais possibilidades de negócios.
Para isso, você precisa:
Ter um profissional contábil de confiança para o acompanhar na profissão de síndico;
Ter um capital inicial para “abrir as portas” do seu negócio com origem fiscal comprovada;
Ter um endereço fiscal, mesmo que seja o endereço da sua própria casa;
Emitir o e-CPF A1, que se trata de um certificado autenticado digital, como uma espécie de CPF eletrônico;
Ir até a Junta Comercial para emissão do Ato Constitutivo, que é uma espécie de “certidão de nascimento” da sua empresa;
Emitir o seu CNPJ por meio da Junta Comercial ou diretamente na Receita Federal, dependendo do estado onde você se encontra;
Emitir o alvará de funcionamento junto à prefeitura;
E, por fim, ter um contrato de trabalho para começar a prestar serviços aos seus condomínios.
Faça networking com outros síndicos profissionais
Para ser um bom síndico profissional, não significa que você precisa ignorar todos os outros síndicos e se isolar do mundo, afinal o networking também é uma etapa importante para fortalecer o seu marketing pessoal.
Você faz isso quando:
participa de eventos;
interage com outros síndicos e especialistas do mercado;
comenta posts de outros síndicos profissionais;
compartilha e reposta outros conteúdos;
constrói um relacionamento e realiza parcerias;
e é um agente ativo da comunidade de síndicos profissionais.
São ações simples que você pode colocar em prática aos poucos, mas demonstra que você é um profissional acessível e abre inúmeras portas para novas oportunidades de trabalho e propostas melhores.
Mantenha contato constante com os seus condôminos
Construir um bom marketing pessoal para síndicos profissionais, não significa apenas focar em atrair novos clientes, mas também manter o contato constante com os clientes que já estão na sua carteira.
Portanto, jamais se esqueça dos seus condôminos e, se possível, tenha uma lista com o contato deles, de forma organizada, e mantenha a comunicação ativa.
Você pode fazer isso ao informar que existe um canal de comunicação aberto por meio do aplicativo do condomínio, por exemplo.
Esta é uma maneira de deixar uma contribuição genuína para os seus clientes, que vai além do seu trabalho diário rotineiro, e fortalecer a sua autoridade como síndico profissional.
Conte boas histórias para o seu público
Uma característica constante dos principais empreendedores e líderes de sucesso é o storytelling. Você já ouviu falar? Esse é um termo em inglês que, de forma geral, significa a arte de contar histórias e transmitir uma mensagem de maneira inesquecível.
E, é claro, ela também é peça-chave para o marketing pessoal de síndicos profissionais.
O importante aqui é entender que a histórias geram identificação com o seu público, despertam emoções e os ajuda a tomar uma decisão, como escolher você como o síndico de um condomínio, por exemplo.
Para contar boas histórias nas suas redes sociais, você pode:
Usar uma história para servir de exemplo ou ilustração, facilitando o entendimento de um tema;
Humanizar as suas redes sociais, despertando alguma emoção ou criando narrativas que envolvam histórias da sua vida pessoal ou profissional nos condomínios;
Contar a trajetória da sua marca de síndico profissional e relembrar os desafios, conflitos ou vitórias;
Criar posts que dialoguem entre si e ir destrinchando a sua histórias aos poucos, ao longo de vários posts.
Invista na sua qualificação
Seja em termos profissionais ou de desenvolvimento profissional, o investimento em qualificação, como um curso de síndico profissional, também é crucial para fortalecer a sua imagem, o seu marketing pessoal e também as suas habilidades.
Entre as principais vantagens, podemos destacar:
Ter um direcionamento de aprendizado;
Atualização do conhecimento em gestão condominial;
Evolução da sua carreira de síndico profissional;
Ter um certificado que vai comprovar o seu conhecimento;
E, por fim, aprender a se destacar no mercado condominial.
Cuide bem do seu visual
O visual, seja o design dos seus posts ou a sua aparência, é um elemento poderoso para se fixar na mente das pessoas e fazer com que:
elas lembrem de você;
interajam com você;
compartilhem os seus posts nas redes sociais;
indiquem o seu trabalho;
e, é claro, contratem você.
Se você não tem uma identidade forte, então é muito provável que, simplesmente, seja esquecido da mente das pessoas e abra espaço para o seu concorrente.
Para isso, você pode:
Utilizar o Canva para criar posts para as suas redes sociais;
Contratar um profissional designer para desenvolver a sua identidade visual;
Escolher um fotógrafo da sua cidade e fazer uma sessão de fotos que transmita os seus valores e seja diferente e autêntica.
O Imposto de Renda deve ser declarado até o dia 31 de maio e, com a chegada desta obrigação, muitos síndicos moradores, síndicos profissionais e condôminos ficam com dúvidas sobre o assunto. Confira todas as respostas a seguir.
Quando a época da declaração do imposto de renda se aproxima, diversos síndicos começam a ficar preocupados, sem saber por onde começar.
E, apesar de ser um tema bastante complexo, é muito importante que síndicos (moradores ou profissionais) e condôminos estudem bastante sobre este assunto, para que façam as suas declarações da forma correta e evitem problemas com a Receita Federal.
Continue lendo e veja tudo sobre a declaração de imposto de renda do condomínio.
O condomínio precisa declarar imposto de renda?
Muitos síndicos ainda têm dúvidas se condomínio tem que declarar Imposto de Renda. Então vamos à resposta: não, condomínios não precisam declarar Imposto de Renda.
Isso ocorre, porque não há geração de renda no condomínio e também porque há a falta de uma personalidade jurídica.
Resumidamente, as normas brasileiras consideram que condomínios têm como fim exclusivo cuidar apenas dos interesses em comum dos co-proprietários.
Assim, a lei parte do princípio de que todo o dinheiro arrecadado é utilizado para administrar o bem-estar dos moradores e não a fim de ter lucro.
Veja o que o Parecer Normativo CST nº 76 de 1971 diz:
Nessas condições, por não se tratar de pessoa jurídica e por não se situar entre as entidades enumeradas na Portaria GB-337-69, não se inclui na obrigatoriedade da apresentação da declaração de rendimentos.
Entretanto, a situação é diferente quando o assunto é Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF).
Condomínios que possuem funcionários com carteira assinada precisam lidar com um tributo diferente do que os que contratam empresas terceirizadas.
No período que inicia a declaração do Imposto de Renda, o condomínio precisa disponibilizar aos funcionários uma declaração de rendimentos, para que cada colaborador declare o seu imposto.
Nesses casos, o condomínio paga o Imposto de Renda de Pessoa Física. Este deve ser calculado com base no ano-calendário do salário do zelador, porteiro, equipe de limpeza e demais contratados.
Se o condomínio conta com arrecadações extras além da taxa condominial, é possível que também seja necessário declarar o IRPF.
O artigo 3º da Lei nº 12.973/2014 declara que:
“Ficam isentos do Imposto sobre a Renda das Pessoas Físicas os rendimentos recebidos pelos condomínios residenciais constituídos nos termos da Lei no 4.591, de 16 de dezembro de 1964, limitado a R$ 24.000,00 (vinte e quatro mil reais) por ano-calendário, e desde que sejam revertidos em benefício do condomínio para cobertura de despesas de custeio e de despesas extraordinárias (…)”
Por sua vez, esses rendimentos podem ser: aluguel de partes comuns do condomínio ou multas aplicadas segundo as regras da convenção.
DIRF é a mesma coisa que Imposto de Renda?
A DIRF é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Ela serve para fiscalizar o Imposto de Renda, buscando combater a sonegação fiscal.
Ou seja, a DIRF não é a mesma coisa que o Imposto de Renda.
A declaração da DIRF é obrigatória para todas as fontes pagadoras. O processo é feito anualmente, sempre na segunda quinzena de fevereiro.
Para isso, a declaração da DIRF pode ser feita diretamente pelo site da Receita Federal. Basta apenas ter o Certificado Digital ou uma procuração eletrônica na receita para declarar.
Desta forma, a declaração precisa informar à Receita Federal se houve imposto ou contribuição retida na fonte.
No caso dos condomínios, é obrigatório realizar a DIRF. Todas essas questões são regulamentadas pelo decreto nº 3.000, de 26 de março de 1999 sobre tributação, fiscalização e a administração do Imposto sobre a Renda e Proventos de Qualquer Natureza.
O síndico precisa declarar imposto de renda?
Depende. Geralmente, o síndico profissional emite Nota Fiscal e os tributos são recolhidos pela empresa contratante.
Por outro lado, quando falamos de síndico morador, a Receita Federal aconselha que a isenção de pagamento da taxa condominial deve constar na base de cálculo para apuração do recolhimento mensal obrigatório (o chamado carnê-leão) e do ajuste anual.
Em 2019, no entanto, o Superior Tribunal de Justiça decidiu que um síndico morador do Rio de Janeiro não precisava recolher o Imposto de Renda da taxa condominial e gerou muitas dúvidas.
Para o STJ, foi considerado que esta isenção corresponde à dispensa de uma despesa devida, em razão da convenção condominial e não pode ser considerada pró-labore do síndico.
É muito importante destacar que esta decisão não significa que todos os síndicos moradores estão dispensados dessa obrigação, mas sim que isso é possível.
Neste caso, você precisa solicitar uma declaração atestando a não tributação da isenção por meio de ação contra o Fisco.
Veja como fazer isso:
para começar, você vai dar início à sua ação judicial solicitando a não exigência do tributo já na sua próxima declaração de Imposto de Renda;
esta ação deverá ser solicitada em caráter de tutela antecipada, que permite que o autor da ação possa receber, ainda no curso do processo, a totalidade ou parte do seu direito;
você também deverá solicitar, ao final, que esta não exigência seja confirmada por sentença;
e, se for o caso, você também poderá solicitar a devolução dos valores pagos nos últimos 5 anos.
Lembre-se: este pedido pode ou não ser considerado pelo juiz, por isso pense bem se vale a pena gastar tempo, dinheiro e energia em prol desta ação.
Como o síndico deve declarar imposto de renda?
Caso você decida por não solicitar uma declaração atestando a não tributação da isenção, então chegou a hora de declarar o seu Imposto de Renda. Veja:
Se você é síndico morador
Neste caso, provavelmente, você possui uma isenção ou redução no pagamento da taxa condominial, portanto deve declarar o valor como rendimento obtido através da prestação de serviços.
Atenção: essa quantia NÃO deve entrar na ficha “rendimentos recebidos de PJ”, afinal o condomínio não possui personalidade jurídica.
Na hora de fazer a sua declaração, coloque o valor na ficha de “rendimentos recebidos de pessoa física ou do exterior”, na coluna “outros”.
Se você é síndico profissional
Neste caso, a orientação é a mesma anterior. A única diferença é que, caso você seja um síndico profissional, então irá declarar o valor que você recebe em troca do serviço prestado aos seus condomínios.
Quem deve declarar as receitas arrecadadas pelo condomínio?
Neste caso, estamos falando de valores arrecadados a partir do aluguel de áreas comuns, multas aplicadas devido à infração do regimento interno, entre outras situações.
Mas atenção: esses valores só devem ser declarados no Imposto de Renda, se o condomínio superar R$ 24.000 de arrecadação no ano-calendário, do contrário ele estará isento.
A lei nº 12.973, de 13 de maio de 2014, fala sobre isso:
Ficam isentos do Imposto de Renda das Pessoas Físicas os rendimentos recebidos pelos condomínios residenciais, limitado a R$ 24.000,00, por ano-calendário e desde que sejam revertidos em benefícios do condomínio para a cobertura de despesas de custeio e de despesas extraordinárias, estejam previstos e autorizados na convenção condominial, não sejam distribuídos aos condôminos e decorram:
I – de uso, aluguel ou locação de partes comuns do condomínio;
II – de multas e penalidades aplicadas em decorrência de inobservância das regras previstas na convenção condominial; ou
III – de alienação de ativos detidos pelo condomínio.
Se o condomínio tiver ultrapassado o valor anual, então os condôminos deverão declarar a quota correspondente à sua unidade, de acordo com a Convenção Condominial.
Isso é o que a Receita Federal diz:
As quantias recebidas por pessoa física pela locação de espaço físico sujeitam-se ao recolhimento mensal obrigatório (carnê-leão) se recebidas de pessoa física ou de fonte no exterior, ou à retenção na fonte se pagas por pessoa jurídica, e ao ajuste na Declaração de Ajuste Anual.
Ressalte-se que, diante da inexistência de personalidade jurídica do condomínio edilício, as receitas de locação por este auferidas, na realidade, constituem-se em rendimentos dos próprios condôminos, devendo ser tributados por cada condômino, na proporção do quinhão que lhe for atribuído, na forma explicada no primeiro parágrafo.
Ainda que os condôminos não tenham recebido os pagamentos em espécie, são eles os beneficiários dessa quantia, observando-se isso, por exemplo, quando o valor recebido se incorpora ao fundo para o qual contribuem, ou quando diminui o montante do condomínio cobrado, ou, ainda, quando utilizado para qualquer outro fim.
Ou seja: como o condomínio não é considerado uma personalidade jurídica, então são os condôminos os responsáveis pela declaração das receitas arrecadadas pelo condomínio, declarando os seus próprios rendimentos, como o pagamento da taxa condominial, por exemplo.
Como declarar o pagamento de condomínio no imposto de renda
Não existe nenhuma obrigatoriedade de informar o pagamento da taxa condominial no Imposto de Renda, no entanto essa despesa poderá ser deduzida do IR do locatário e do locador.
Em ambos os casos, o morador deve:
ter esse valor registrado em contrato;
e guardar todos os comprovantes de pagamento do condomínio, caso a Receita Federal solicite.
Se você é locador
Neste caso, se o locador é responsável pelo pagamento da taxa condominial, ou seja, se o locatário (inquilino) faz o pagamento junto com o aluguel, mas é o locador quem faz o pagamento final, então é possível deduzir essa despesa do Imposto de Renda.
Para isso, basta fazer o desconto no aluguel e lançar o valor já descontado no carnê-leão.
Despesas extraordinárias, como benfeitorias, não podem ser descontadas do valor do aluguel.
Se você é locatário
Neste caso, o locatário deverá informar os valores dos aluguéis pagos na declaração de imposto de renda, na ficha “Pagamentos e doações efetuados”, no código 70, referente a aluguel do imóvel.
O valor informado deve se referir somente às mensalidades que foram pagas no ano anterior. Não é preciso informar o valor da taxa condominial ou IPTU.
Além disso, o locatário também deve indicar o nome e o CPF do proprietário do imóvel (locador) que recebeu esses pagamentos.
Receitas extras a partir da locação de áreas comuns, como salão de festas, por exemplo, também são tributáveis, mesmo que o dinheiro tenha sido utilizado para o fundo de reserva do condomínio ou para reduzir o valor da taxa condominial.
Este conteúdo foi útil para você? Caso ainda tenha dúvidas, basta deixar o seu comentário abaixo.
A Convenção de Condomínio é um documento que reúne as principais regras de convivência e administração do condomínio, além de determinar como ele será gerenciado pelo síndico. Continue lendo para baixar um modelo de convenção de condomínio grátis!
Como você já deve saber, a Convenção de Condomínio é um documento muito importante para a gestão condominial, que, além de ser uma obrigação legal de acordo com o Código Civil, também ajuda a preservar o bem-estar da comunidade.
Antes de sair escrevendo a sua convenção, lembre-se que o documento não pode ter pontos que vão contra a legislação vigente.
Em ambos os casos, se ocorrer, então o que foi determinado na convenção acabará invalidado.
Pensando em ajudar você a construir a Convenção do Condomínio da maneira correta, nós criamos um modelo simples e eficiente que você poderá baixar gratuitamente e utilizar nos seus condomínios.
Para baixar o modelo de convenção de condomínio, é só se inscrever no formulário abaixo e enviaremos o material direto para o seu e-mail:
MATERIAL GRATUITO: Modelo de Convenção de Condomínio
Neste conteúdo você vai:
definir as funções e deveres do síndico;
determinar o modelo de administração do condomínio;
estipular quais serão as sanções condominiais, em caso de desobediência Às regras do regimento interno;
definir detalhes sobre cobranças judiciais e cobrança de inadimplentes;
determinar como será o pagamento pelos condôminos para cobrir as despesas de manutenção e demais contas do condomínio;
determinar quais são as obrigações da diretoria e conselho do condomínio;
informar sobre como deve ser feita a realização de obras estruturais, de manutenção ou qualquer contratação de serviço para melhorias de infraestrutura;
definir o modo de uso dos itens coletivos e serviços comuns aos condôminos;
e, por fim, detalhar os tipos de reuniões de assembleia, bem como as regras para convocações e procurações.
Gostou deste material? Então, inscreva-se abaixo e receba outros materiais como este direto no seu e-mail. Sem custos!
O balancete de condomínio é um documento contábil, no qual consta um resumo de todas as despesas, receitas, saldo inicial e final do condomínio, referente a um período, que pode ser semanal, quinzenal ou diário. Continue lendo para saber mais!
O balancete é um demonstrativo não obrigatório, porém de extrema importância, já que tem a função de garantir a transparência da gestão financeira do condomínio, monitorar todos os dados e certificar que os valores gastos correspondem às demandas do condomínio.
Com este documento, o síndico pode acompanhar de perto a saúde financeira do condomínio e garantir que a previsão orçamentária e o planejamento financeiro serão realizados conforme o planejado.
Portanto, é fundamental não esquecer do balancete e sempre deixar claro aos condôminos que as práticas condominiais acontecem com honestidade, transparência e seriedade, inclusive os convidando a estarem atentos às finanças do condomínio.
Neste artigo você vai entender como fazer um balancete, quem é o responsável pela sua produção e assinatura e mais. Veja a seguir.
Como fazer um balancete de condomínio?
Fazer um balancete de condomínio mensalmente não é nenhum bicho de 7 cabeças, principalmente se você é um síndico organizado.
Afinal de contas, um bom balancete é aquele que é simples, fácil de ler e de compreender todas as informações. E isso só pode ser feito quando:
os comprovantes, notas fiscais e extratos bancários estão em locais de rápido acesso;
e quando todas as outras informações importantes do condomínio são acessíveis.
Agora que você entende que a organização é o primeiro passo para fazer o balancete do condomínio, veja como ele é feito nestas duas situações:
Como o balancete era feito nas administradoras tradicionais
O síndico faz a gestão financeira condominial durante todo o mês;
Caso o condomínio possua um contador, ao final de cada mês, o síndico envia os comprovantes de pagamento, notas fiscais, contratos, boletos e outros documentos financeiros para a administradora;
Caso não tenha contador, o síndico envia por e-mail ou por malote (via motoboy) as notas para pagamento, a administradora executa estes pagamentos e monta a pasta contábil para o condomínio (ou “balancete”) com os documentos que possui. Algumas administradoras não incluem comprovante de pagamento, outras sim;
Se o síndico enviar os documentos para a administradora realizar os pagamentos, então, com a documentação em mãos, ela vai lançar todas as despesas no sistema, agendar as datas de pagamento, gerar os relatórios e devolver ao condomínio em forma de um livro. Este é o balancete;
O síndico e o conselho fiscal recebem esse livro e podem conferir toda a movimentação financeira do condomínio durante o mês, contendo os extratos bancários, inadimplência, acordos e mais;
Por fim, esse documento também deverá ser levado à reunião de assembleia geral ordinária, que acontece anualmente, para a prestação de contas e, mensalmente, fica disponível para análise pelo conselho ou, quando não há conselho, para a comunidade consultar.
Já existe uma opção mais segura e eficiente para o seu condomínio: o TownSq Administração Digital
Além de ter acesso ao saldo do condomínio atualizado, toda a comunidade tem fácil acesso ao balancete;
Basta selecionar o relatório, digitar o e-mail para o qual você deseja enviar o PDF e escolher o período dos dados (por exemplo: balancete de janeiro);
Em seguida, acesse o e-mail e confira o documento com o compilado dos saldos, extratos de todas as contas, despesas, comprovantes e datas de pagamento;
Como está disponível para todos, você não precisa se preocupar em enviar ao Conselho, aos moradores ou deixar impresso. Todos podem acessar livremente direto no sistema, a qualquer momento. Tudo 100% online.
Além disso, você não precisa esperar para ter acesso aos dados, o que, consequentemente, gera decisões mais rápidas, otimização do seu tempo e maior eficiência.
Como deve ser o balancete do condomínio?
O balancete do condomínio faz parte da pasta de prestação de contas e deve apresentar:
todas as despesas do mês;
todas as receitas do mês;
o saldo mensal;
o saldo atual do condomínio;
o extrato completo de todas as contas do condomínio, incluindo contas de fundo de reserva, notas e seus comprovantes de pagamento.
Quando pronto, o balancete será analisado pelo conselho e, eventualmente, pelos condôminos que assim desejarem.
Para facilitar, você deve deixar o balancete disponível de maneira digital, por meio do aplicativo do condomínio, para que os moradores tenham acesso.
Caso ainda não tenha uma tecnologia desse tipo, existem outras opções:
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto aos condôminos;
disponibilizá-lo para consulta no site da administradora;
fixar uma cópia do extrato no quadro de avisos;
ou apenas deixar em aberto, para que os condôminos solicitem, caso desejem conferir o documento.
O balancete de condomínio tem que ser assinado por quem?
De forma geral, todo documento contábil deve ser assinado por um contador. Isso é o que diz a Resolução CFC nº 803/96.
Art. 2º. São deveres do Profissional da Contabilidade:
III: zelar pela sua competência exclusiva na orientação técnica dos serviços a seu cargo;
V: inteirar-se de todas as circunstâncias, antes de emitir opinião sobre qualquer caso;
Art. 3º. No desempenho de suas funções, é vedado ao Profissional da Contabilidade:
IV: assinar documentos ou peças contábeis elaborados por outrem, alheio à sua orientação, supervisão e fiscalização;
No entanto, como não existe uma obrigatoriedade em ter um contador para realizar a prestação de contas do condomínio, é realizado um demonstrativo de receitas e despesas e assinado por quem o fez ou pelo síndico.
Quem é o responsável por produzir o balancete de condomínio?
Como o Código Civil ordena, a obrigação da prestação de contas é do síndico, sendo que o balancete de condomínio é uma das formas de realizá-la.
No entanto, não existe nenhuma legislação que impeça que o síndico possa terceirizar a responsabilidade de fazer o balancete para uma administradora ou outro profissional, por exemplo.
Nestas situações, o síndico será responsável por fiscalizar o trabalho que está sendo prestado, garantindo que ele acontecerá da maneira adequada, que os documentos serão entregues mensalmente e que, por fim, tudo isso seja apresentado corretamente aos condôminos.
Como fazer a apresentação do balancete de condomínio
Para garantir que os condôminos tenham conhecimento do balancete mensal do condomínio, existe algumas ações que podem ser adotadas pelo síndico, como:
apresentar o documento em uma reunião de assembleia;
enviar o balancete por e-mail;
imprimir uma cópia do balancete e enviar junto com o boleto da cota mensal;
colar uma cópia do documento no quadro de avisos;
disponibilizar o balancete no aplicativo de gestão do condomínio e/ou site da administradora, caso ela tenha um.
Além deste documento, outros comprovantes, notas fiscais e extratos bancários também precisam estar devidamente organizados e arquivados, caso algum condômino ou o conselho deseje acessá-los.
Chegamos ao fim! Espero que este artigo tenha ajudado você a entender a importância do balancete de condomínio e como fazê-lo.
O planejamento financeiro para condomínios é uma etapa importante da gestão financeira condominial e funciona como um guia para ajudar o síndico a manter o patrimônio dos condomínios sempre valorizado, planejar a realização de novos projetos, realizar investimentos e visar o bem-estar dos moradores. Veja agora como construir um planejamento eficiente!
Se você assumiu um novo condomínio recentemente e deseja elaborar um plano financeiro orçamentário que o ajude a ter uma perspectiva melhor das finanças para o ano todo, então você está no caminho certo.
Elaborar um planejamento financeiro para o seu condomínio garante que você não realize a gestão no escuro e tome decisões com base em achismos.
Afinal de contas, você conhecerá profundamente todas as despesas da comunidade, o dinheiro disponível e conseguirá traçar estratégias com muito mais profissionalismo.
Portanto, neste artigo, você terá acesso a 7 etapas para dar início ao seu planejamento financeiro e apresentá-lo para a assembleia. Continue lendo!
Quais as etapas do planejamento financeiro?
Agora, vamos desvendar a estrutura de um planejamento financeiro. Sugerimos aqui as etapas ideais para a criação de um plano mais amplo e completo, mas você pode (e deve) adaptá-las de acordo com a sua necessidade.
1. Análise da situação atual
A construção do planejamento começa olhando para dentro. Procure fazer uma análise da situação financeira atual do condomínio, olhando os seguintes pontos:
Quais são as despesas necessárias para o bom funcionamento do condomínio e como elas estão sendo alocadas;
Quais são os principais pontos críticos ou à melhorar;
Quais são as receitas à disposição (o dinheiro que está em caixa) e se são suficientes para suportar as despesas;
Qual o nível de inadimplência atual;
Verificar se o fundo de reserva está constituído e se é utilizado para os fins adequados;
Conferir as negativas do condomínio e verificar se há dívidas em aberto;
E, por fim, conferir o planejamento financeiro realizado nos anos anteriores, caso tenha.
A análise sobre a situação do condomínio proporciona uma visão mais clara sobre a saúde financeira da organização e garante um planejamento financeiro mais adequado à realidade da comunidade, além de alinhá-lo às decisões que o síndico irá tomar.
2. Liste todas as despesas ordinárias e extraordinárias
Na segunda etapa, é hora de fazer uma lista com todas as despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio. Relembre:
Despesas ordinárias são os gastos fixos, necessários e indispensáveis para o condomínio, como:
salário dos funcionários;
contas recorrentes, como água, luz, gás;
gastos com materiais de limpeza;
gastos com manutenção dos elevadores, da piscina, da caixa d’água, entre outros.
Já as despesas extraordinárias são os gastos que não acontecem com frequência ou que surgem somente em casos de emergências e imprevistos, como:
gastos com conserto de vazamentos e desentupimentos;
troca de equipamentos;
manutenções que não foram previstas.
Construir a relação das despesas do condomínio é uma etapa extremamente importante para que o síndico tenha clareza sobre os gastos, maior organização do dinheiro e dados reais para o momento da elaboração do orçamento do condomínio.
3. Crie ou revise o fundo de reserva do condomínio
Em resumo, o fundo de reserva se trata de um estoque de dinheiro criado para garantir que o condomínio consiga arcar com despesas extraordinárias, ou seja, aquelas emergenciais ou imprevistas.
Durante a elaboração do planejamento financeiro, é importante que o síndico considere a criação ou a revisão do fundo de reserva, pois ele atende demandas específicas no âmbito condominial, como:
bancar despesas emergenciais, indispensáveis ou que não foram abordadas pela previsão orçamentária;
dar suporte financeiro para futuros investimentos, como obras e manutenções;
realizar pagamentos de despesas de última hora;
entre outros.
4. Considere a previsão da inadimplência
A inadimplência é um problema que prejudica bastante o fluxo de caixa, pois diminui os recursos financeiros e, consequentemente, pode deixar a saúde financeira do condomínio no vermelho.
Lembre-se:
A taxa de condomínio é a principal fonte de renda e, portanto, é importante que o síndico calcule uma estimativa do percentual de arrecadação que não entrará no caixa.
Em outras palavras, considerar que uma porcentagem das pessoas pode não realizar o pagamento da taxa de condomínio.
Com estes dados em mente, o síndico poderá tomar melhores decisões para cobrir esse saldo negativo ou pensar em estratégias para redução de custos no condomínio.
5. Planeje as manutenções preventivas
Pensar preventivamente também é uma maneira de garantir a boa saúde financeira do condomínio, além de contribuir para a redução de despesas a longo prazo e aumentar a vida útil dos equipamentos, evitando surpresas desagradáveis e gastos imprevistos, além de ser mais barato do que fazer manutenções emergenciais, quando peças e serviços ficam mais caros.
Portanto, considere incluir um planejamento de manutenção preventivas no seu planejamento financeiro e criar uma rotina de manutenção. Veja algumas sugestões:
Confira de quanto em quanto tempo cada equipamento precisará de manutenção. Esta informação pode ser coletada com a incorporadora/construtora;
Faça uma lista de todos os equipamentos que precisam de manutenções periódicas e considere os elementos estruturais;
Crie um cronograma de manutenção de acordo com a periodicidade de manutenções;
Se possível, contrate um engenheiro para implementar um programa de manutenção preventiva.
6. Considere os encargos trabalhistas
Imagine a seguinte situação:
Chegou o final do ano e você precisa pagar o 13º dos funcionários do condomínio, férias, licenças ou realizar a demissão de pessoas e contratar novas.
No entanto, o caixa do condomínio está vazio, pois você não considerou estes pagamentos, que possuem um custo elevado, no orçamento condominial.
Provavelmente, de última hora, você teria que levantar novos recursos financeiros para realizar esses pagamentos, como emissão de taxas condominiais extras, por exemplo.
Além disso, essa situação teria que ser apresentada na reunião de assembleia, ocasionando um constrangimento desnecessário e afetando a sua reputação como síndico.
Ainda bem que este é apenas um exemplo, pois agora, sabendo disso, você pode considerar os encargos trabalhistas no planejamento financeiro do seu condomínio e garantir que eles serão pagos.
7. Apresente a sua previsão orçamentária
Chegamos ao fim do nosso passo a passo e, nesta última etapa, é hora de montar um arquivo organizado e justificar cada tópico do seu planejamento.
É importante que todos os condôminos precisam entender as informações sem dificuldades, portanto distribua as informações de maneira clara, utilizando gráficos e tabelas, por exemplo.
E lembre-se: apresentar a previsão orçamentária é uma obrigação legal, portanto não deixe de realizá-la.
Materiais gratuitos para dar início ao planejamento financeiro do seu condomínio
Agora, nós vamos facilitar ainda mais a sua vida. Selecionamos alguns materiais gratuitos para ajudar você a dar os primeiros passos no planejamento financeiro do seu condomínio. Veja:
Enfim, agora você já tem todas as informações que precisa para criar um planejamento financeiro eficiente. Não esqueça que esse documento é um instrumento importante para o condomínio, mas também para ajudar você a tomar as melhores decisões.
Siga as dicas deste artigo e aproveite o nosso kit gratuito, mas adapte a estrutura e as etapas do processo para a sua realidade.
Velhos conhecidos dos cerca de 68 milhões de pessoas moram em condomínios no Brasil, segundo a Associação Brasileira de Síndicos e Síndicos Profissionais, os problemas de convívio em prédios e outras unidades habitacionais coletivas costumam ser resumidos aos chamados “cinco cês”: cachorro, carro, cano, criança e calote. Por trás de cada um deles, dilemas do dia a dia que são as principais causas de dores de cabeça para administradores e condôminos, como questões relacionadas a regras de uso de espaços comuns, acessibilidade, barulho, infraestrutura e realização de obras. Transtornos que, agora, foram potencializados por um sexto “cê”. Ocorre que, desde 2020, a Covid-19 se impôs como um desafio adicional para a boa convivência entre vizinhos.
Em resposta à maior emergência sanitária dos últimos cem anos, síndicos se viram obrigados a adotar uma postura ainda mais cuidadosa em relação ao bem-estar, saúde e segurança de funcionários e moradores. A pandemia obrigou, por exemplo, a adoção de medidas restritivas a fim de limitar a circulação de condôminos em espaços comuns, interditando ou determinando novas regras de uso de áreas como piscinas, playgrounds, salões de festas e salas de jogos. Decisões que muitas vezes esbarram na resistência daqueles que, em vez de protegidos, se veem prejudicados diante dessas novas e necessárias medidas. E o efeito imediato desse choque são reiteradas discussões e repetidos desentendimentos, tornando o convívio menos harmonioso.
Em 2020, durante um dos momentos mais severos da pandemia no país, quando o sistema de saúde colapsou em boa parte dos Estados, a médica Lilian Mara, 52, precisou lidar com esse tipo de situação, chegando a se indispor com vizinhos que insistiam na abertura da academia que funciona no condomínio em que ela vive.
À época, em entrevista a O TEMPO na qual falou da perda de sua mãe, a ultrassonografista lembrou que, diante das exigências que pipocavam no grupo de WhatsApp de moradores, não viu alternativa a não ser se posicionar enfaticamente sobre o assunto. Contudo, nem mesmo as explicações sobre a singularidade do momento vivido convenceram os vizinhos. Lilian, então, apelou para uma postura ainda mais didática: “Falei que, se houvesse a reabertura, eu, que estava na linha de frente, seria a primeira a usar esses equipamentos”, contou, citando que só assim a discussão foi encerrada e os moradores se convenceram de que ainda não era o momento para a reabertura do local.
Os usos de espaços compartilhados ainda são motivo de desgaste para Ricardo Érico de Almeida, 59. Vindo de Diamantina, ele mora e é um dos três conselheiros condominiais em um prédio inaugurado há cinco anos em Belo Horizonte. “É complicado. São 56 unidades dentro do edifício, então conciliar o gosto de todo mundo não é fácil”, comenta, informando que a gestão do espaço é feita por um síndico profissional. “O foco de atrito são as regras para utilização de espaços, o que pode e o que não pode. Tem gente que não pergunta e vai fazendo. E, quando é feita uma advertência, acha ruim. Então tem esse tipo de conflito”, pontua, assegurando que, fora isso, ainda não presenciou nada de muito grave. “Felizmente, não tenho inimizades no prédio. E espero continuar assim”, brinca.
Trabalho e educação remotos expuseram problemas antes invisíveis
Além dos conflitos gerados por discordâncias sobre regras de uso de espaços comuns, a pandemia contribuiu para que questões que não eram um problema se tornassem fonte de inesgotáveis entreveros. Por exemplo, o barulho de uma obra realizada no horário comercial, o choro de uma criança ou os latidos de um cachorro pouco incomodavam aqueles que passavam o dia fora de casa. Porém, diante de uma maior adesão aos regimes remotos de trabalho e de aprendizagem, esses ruídos passaram a ser notados, gerando um mar de reclamações e disputas.
“Tenho um vizinho que tem mais gatos que filhos, e isso acaba incomodando, assim como os latidos de cães”, reconhece Renato Pedro de Souza, 49. Com o tempo, o belo-horizontino até aprendeu a lidar com esse inconveniente. Há outra questão, porém, que o tira do sério. “O pior mesmo é quando alguém para em frente à vaga de garagem, o que causa um grande transtorno. Estas são as situações que mais geram atritos, mas, mesmo assim, com um pedido de desculpas, fica tudo bem”, reconhece.
Profissionalismo é a solução
Para Ingrid Zenatti, diretora de marketing da empresa TownSq, especializada em soluções tecnológicas para a administração de condomínios, a resposta para boa parte dos impasses vivenciados entre vizinhos e entre moradores e gestores passa por uma comunicação mais assertiva.
“A gente ainda vê soluções arcaicas sendo implementadas. Ocasionalmente vemos histórias de prédios em que os recados são afixados nos elevadores. E alguns desses recados, de forma muito amadora, podem até expor um morador e gerar uma disputa judicial. Sem dúvida, esta não é a melhor maneira de estabelecer um sistema de comunicação eficiente”, avalia.
No extremo oposto, Ingrid lembra que o uso de ferramentas tecnológicas de maneira acrítica pode tornar o convívio ainda mais complicado. Ela lembra ser comum, por exemplo, o uso de aplicativos de conversa, como o WhatsApp, para reunir condôminos. “O problema é que essas ferramentas não foram pensadas para um ambiente complexo como um condomínio. Nessas plataformas, informações importantes para todos podem se perder enquanto assuntos diversos – e que nada têm a ver com os problemas reais daquela comunidade – podem ganhar protagonismo”, diz.
“Para minimizar esses problemas de convivência, acredito ser fundamental pensar a comunicação interna, como as grandes empresas fazem. Basicamente, é importante dar o direcionamento correto diante de uma queixa, e é crucial deixar claro o que é ou não aceitável naquele espaço”, aponta. Se problemas avançam, “acionar um mediador de conflitos pode ser uma estratégia”, sugere, lembrando que, em última instância, cabe ao síndico acionar a polícia ou o Judiciário para conter algum tipo de excesso.
Ingrid sustenta que o uso de tecnologia projetada especificamente para as dinâmicas de um condomínio pode reduzir os tantos problemas de convivência nesses espaços. Citando que o TownSq, que tem sede em Porto Alegre, na região Sul do país, e em Dallas, nos Estados Unidos, atende mais de 14 mil condomínios e cerca de 2 milhões de casas e apartamentos, ela comenta que, em Minas, após a pandemia, o uso de recursos de reserva para utilização de espaços – como horário para frequentar academia ou piscina – aumentou 103%. Já o volume de notificações de entrega de produtos subiu 80% no Estado. “Esse tipo de solução permite uma redução da circulação, o que é desejável no atual momento, e otimiza as dinâmicas sociais, evitando choques e desentendimentos”, aponta.
Dinheiro
Outro fenômeno contribui para acirrar os ânimos. Administrados por mais de 421 mil síndicos, sejam eles profissionais ou não, estima-se que esses condomínios movimentem cerca de R$ 165 bilhões por ano no Brasil. Com a redução de jornada e de salários em diversas atividades profissionais, a renda média mensal dos residentes de condomínios de casas e apartamentos caiu, e, com isso, as taxas condominiais passaram a pesar ainda mais no bolso. Como consequência, houve um aumento da desconfiança de todas as partes. De um lado, os administradores temem os calotes, e, de outro, os moradores passam a exigir maior transparência nos gastos condominiais e se queixar mais recorrentemente de despesas com as quais discordam.
Ingrid Zenatti defende que esse tipo de problema também pode ser solucionado pelo uso de ferramentas tecnológicas que permitam mais transparência em relação a contas e tomadas de decisão. “Ter ambientes virtuais para verificar despesas e para participar das decisões, como por meio de enquetes, tende a ser uma boa alternativa nesse sentido”, avalia.
Fraternidade
“Antes, tínhamos um contato maior com quem morava próximo de nós. Hoje, a vizinhança muda com mais frequência. Com isso, não conhecemos quem mora ao nosso lado”, avalia Caroline Santos de Souza, 28, freira da Congregação das Irmãs Operárias da Santa Casa de Nazaré.
Na avaliação dela, além da tecnologia e do profissionalismo, praticar a fraternidade é essencial para um bom convívio social. “Acho que o caminho para uma boa convivência é sempre o caminho do diálogo. O papa Francisco nos lembra que a sociedade, para crescer, precisa construir menos muros e mais pontes. O diálogo e a fraternidade são algumas dessas pontes. Precisamos lembrar que não vivemos sozinhos, precisamos nos reconhecer como irmãos. Este é o caminho”, aconselha.
Para realizar uma boa gestão condominial, o síndico precisa se atentar a uma lista de documentos do condomínio que devem ser guardados por um período específico, organizados e categorizados corretamente, evitando extravios ou subtrações. Veja mais a seguir!
Muitos documentos, ainda que pareçam irrelevantes, devem ser guardados corretamente, caso contrário, você (ou o futuro síndico do condomínio) poderá precisar de uma informação que está impossível de ser acessada, devido à bagunça de papéis e pastas.
Em outros casos, poderá ocorrer uma ação judicial que, na maioria das vezes, somente aceita provas documentais em papel e você, novamente, ficará sem saber onde encontrar tais papéis.
E se você ainda não se convenceu, especialistas afirmam que, em uma situação onde, por exemplo, há um processo trabalhista e o síndico perde a ação por não ter os documentos necessários devidamente armazenados, ele poderá ser responsabilizado pelo prejuízo da indenização paga.
Continue lendo e veja mais sobre como e por quanto tempo guardar os documentos do condomínio.
Como guardar os documentos do condomínio corretamente?
Separe os documentos por categorias
Como você já sabe, uma gestão condominial precisa de uma quantidade bastante diversa de documentos para funcionar bem, o que pode ser um problema se você não souber organizá-los corretamente.
Neste caso, para facilitar o acesso, conservação e gerenciamento dos documentos, você pode adotar uma classificação por categorias.
Veja alguns exemplos possíveis:
documentos do mês;
documentos financeiros;
documentos relacionados aos moradores (identificação, dados importantes);
relacionados à constituição do condomínios (plantas, regulamento interno, convenção);
obrigações do condomínio (seguros, contratos);
atas de reunião de assembleia;
boletos, orçamentos e/ou comprovantes;
entre outros.
Armazene os documentos em um local seguro
Perder documentos importantes é um pesadelo que nenhum síndico deseja passar, certo?
Logo, é muito importante armazenar os documentos em um local seguro, seja na administradora ou em uma sala restrita no próprio condomínio.
Entre as principais recomendações para guardar os documentos do jeito certo, nós destacamos:
escolha uma sala arejada, evitando a proliferação de fungos e bactérias e protegida da chuva, umidade e mofo;
evite dividir a sala de documentos com outras salas, como a garagem, sala de máquinas ou onde guardam-se os produtos de limpeza, por exemplo;
guarde os documentos em pastas facilmente identificáveis;
mantenha sempre a sala trancada, a fim de evitar vandalismo, extravio ou subtração de documentos;
disponibilize a chave da sala somente para funcionários específicos, como o zelador, por exemplo;
informe aos condôminos que a consulta aos documentos é livre, mas que deve ser realizada de maneira organizada e respeitosa, evitando levar papéis para casa.
Tenha a Certificação Digital
Um outro detalhe que, geralmente, passa despercebido por alguns síndicos é a certificação digital do condomínio.
A certificação digital se trata de um documento eletrônico que serve como identidade virtual da pessoa física ou jurídica, garantindo a autenticidade, integridade e confiabilidade dos dados fornecidos.
Por meio desta certificação, o síndico pode realizar diversos serviços de maneira totalmente digital, o que contribui para a agilidade nos processos e redução de custos e burocracia.
Desde 2013, esta certificação digital tornou-se obrigatória para os condomínios e deve ser solicitada pelo síndico por meio de Autoridades Certificadoras, a fim de tornar a gestão condominial e a emissão de documentos mais eficaz.
Além disso, é com o certificado digital que se consulta diversos documentos de forma online, não sendo necessário manter a versão física de alguns deles.
Digitalize os documentos
Além de guardar os documentos em um local seguro, ter uma versão deles digitalizada também ajuda a tornar a gestão condominial mais eficaz e garante a segurança de dados e arquivos relacionados à gestão.
Os documentos serão salvos em formato digital, criando-se automaticamente um backup de toda a documentação, e danos e perdas serão diminuídos, além de facilitar a busca por uma informação.
Afinal de contas, para encontrar um dado o síndico não precisará ir até uma sala específica e passar vários minutos procurando em pastas e papéis, deixando esta ação somente em casos que, realmente, seja necessário ter o documento físico.
Por quanto tempo devo guardar os documentos do condomínio?
Veja a seguir quais são os principais documentos do condomínio e por quanto eles devem ser guardados.
Tipo de documento
Tempo de guarda
Cartão de CNPJ
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB a qualquer momento.
Livro de Inspeção do Trabalho
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Processos trabalhistas
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Prontuários de funcionários
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Dossiê (Convenção / Especificação)
Permanente (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Livros de atas de reuniões de assembleia
Permanente
Plantas do condomínio
Permanente
Extratos Bancários
Não precisa guardar
AVCB
Renovar a cada 3 anos
Seguros de Incêndio – Apólice
5 anos após a vigência
Apólices de Seguro de Vida
5 anos após a vigência
DIRF
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Formulário CAGED
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Transporte
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
GR Contribuição Sindical / Assistencial
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Holerite / Recibo de Pagamento
5 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
Folha de ponto
6 anos (Apenas o recibo em meio digital, em formato PDF)
DARF IRRF
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
DARF PIS
Não precisa guardar, poderá ser consultado no portal da RFB.
GPS (Guia da Previdência Social)
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Recibo de Vale Refeição / Cesta Básica
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Pastas de Prestação de Contas
10 anos
GPS – Seguridade Social
10 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Laudo PPRA
20 anos (É atualizado anualmente e, por isso, alguns contadores não veem a necessidade de guardar os laudos antigos)
Exames Médicos (Adm, Dem. Periódico)
20 anos (Mas também pode ser guardado em meio digital, em formato PDF)
Folha de pagamento
10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR)
30 anos
RAIS
5 anos
Orçamentos / Contratos de Obras
Até o final da garantia
Este artigo ajudou você a entender melhor a importância de guardar corretamente os documentos do condomínio? Caso tenha restado alguma dúvida, deixe nos comentários abaixo.
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